ELABORAR MAPAS DE PROCESOS PARA DEFINIR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN

ANETTE ALEXANDRA DIAZ GARAY

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE SOFTWARE SENA 2012

ISO 9001 Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La estructura de la nueva norma ISO 9001:2000 ha cambiado considerablemente en comparacin con la segunda edicin de 1994; la estructura habitual de los requisitos, contenidos en veinte puntos (del 4.1 al 4.20) ha desaparecido, y se han sustituido por el planteamiento de enfoque a procesos. La Norma promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin, puede denominarse "enfoque basado en procesos"

Esta norma tiene aplicacin en aquellas compaas que disean, fabrican y dan servicios sobre sus productos. Consta de 20 "clusulas", cada una de las cuales establecen los requisitos para las diferentes reas de su sistema de calidad. 1. Responsabilidad De La Direccin La direccin es la principal responsable de una organizacin [Deming]. La direccin de la organizacin debe revisar en forma regular los resultados del sistema de calidad.

La direccin deber definir y documentar su poltica y objetivos de calidad para asegurar el compromiso con la calidad y con los requerimientos mnimos de ISO 9000. Es necesario tener un manual que incorpore la norma ISO 9000 y as mismo haga referencia a los procedimientos que se emplean para cumplir con la norma. 2. Sistema de Calidad Es preciso contar con un sistema documentado que define como se comunicarn y ejecutaran los cambios al cliente y a la propia organizacin interna. 3. Revisin del contrato Es preciso tener procedimientos documentados que se aseguren que los diseos de los productos cumplen con los requerimientos de los clientes. 4. Control de diseo Todos los documentos y datos requerirn de la aprobacin de una persona autorizada. Es necesario autorizar de manera formal a tales personas y que estas debern ser capaces de evaluar la validez del documento. 5. Control de los documentos y de los datos Llevar a cavo las operaciones de compra de forma sistemtica que asegure que se obtienen los materiales apropiados para los requerimientos especficos de la organizacin. 6. Compras Se debern establecer procedimientos para la inspeccin, almacenamiento, manejo y mantenimiento de los materiales que el cliente proporciona. 7. Control de los productos suministrados por los clientes La evaluacin de un proveedor deber incluir un mtodo de revisin documentado y formal, la organizacin deber mantener los registros de evaluacin de un proveedor y un listado formal de aquellos que satisfacen este proceso documentado. La evaluacin deber especificar la calidad de los materiales que se reciben. 8. Identificacin y rastreabilidad de los productos Se refiere al proceso global de producir un artculo y el mtodo por el cual se controla y asegura que se siguen los procesos. El equipo y herramientas que utilicen los empleados debern contar con las instrucciones de operacin y planes de mantenimiento apropiados. 9. Control de los procesos Abarca las pruebas de los materiales que se desplazan por los procesos, as como la inspeccin final del producto. Las operaciones de prueba debern realizarse de acuerdo con los procedimientos documentados y apoyarse con registros que indiquen el estado del material y la condicin satisfactoria de todos los requerimientos antes del lanzamiento del producto.

10. Inspeccin y ensayos Es preciso asegurar el mantenimiento, revisin y control de todos los equipo de prueba, calibracin y cualquier otro, incluyendo moldes, accesorios, plantillas, patones y programas de computacin. Se debern cumplir los puntos: Identificar la medicin a realizar, identificar y calibrar todos los equipos de pruebas a intervalos regulares de tiempo o uso. 11. Control de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo A medida que los productos recorren las diversas reas de prueba, el material y los productos debern portar la identificacin referente a su estado. 12. Estado de inspeccin y ensayo 13. Control de los productos no conformes La norma pide que las personas involucradas enfrenten los problemas de manera sistemtica. 14. Acciones correctivas y preventivas La norma exige revisar los pedidos de los clientes antes de aceptarlos. La norma dicta que es preferible un pedido por escrito. Independientemente de la revisin de un perodo de cliente por parte de una persona autorizada, es preciso mantener un registro del pedido y de su revisin. La norma exige realizar una inspeccin y una prueba completa del producto final, debern verificar que los datos estn conformes con las especificaciones del producto segn las define el plan de calidad. Tambin se exige retener el producto y posponer el envo de este hasta haber concluido todas las inspecciones y verificar que el producto cumple con todas las especificaciones. El registro deber indicar quien autoriz el envo del producto. 15. Manipulacin, almacenamiento, embalaje, preservacin y entrega 16. Control de los productos no conformes La direccin deber mantener una verificacin interna para el propsito primario de realizar una auditoria interna. El personal de la auditoria deber contar con la capacitacin apropiada para las actividades de verificacin. Es necesario realizar estas auditorias al menos una vez al ao. 17. Auditorias internas de la calidad Es necesario identificar una autoridad capaz de administrar y verificar que los trabajos que influyen en la calidad se realizan en la forma que los documenta el sistema de calidad. 18. Adiestramiento 19. Servicios posventa 20. Tcnicas estadsticas

De manera adicional, la norma nos indica que podemos aplicar a todos los procesos la metodologa PHVA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar), que puede describirse brevemente como: Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. Hacer: implementar los procesos. Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos. PROCESOS

Es una secuencia de forma repetitiva de actividades que una o varias personas desarrollan para generar una entrada, conseguir un resultado y una salida que satisfaga los requerimientos del cliente Proceso responde el que Procedimiento responde el como

Los tipos de proceso Procesos estratgicos: Son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de panificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc. Procesos misionales (solucin a la necesidad): Son tambin denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin de servicio, el proceso de comercializacin Procesos de apoyo (soporte): Son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos misionales se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc.

METODOLOGA DE ANLISIS DE PROCESOS Una metodologa es una manera sistemtica o claramente definida de alcanzar un fin. Es tambin un sistema de orden en el pensamiento o la accin. La metodologa no da respuestas sino que ofrece un medio o modo de pensar acerca de una situacin; como ver y entender si naturaleza y las consecuencias del cambio. Una buena metodologa no es un conjunto rgido de reglas que hay que seguir estrictamente, sino una gua que nos orienta y debemos atender flexiblemente. Las metodologas de anlisis de procesos consisten en un conjunto de diferentes tcnicas que se utilizan en las distintas etapas del anlisis. IDENTIFICACION DE PROCESOS CRITICOS A MEJORAR La definicin de los procesos crticos se lleva a cabo mediante la intervencin por parte de las personas o equipo destinado a ello mediante La aplicacin del juicio profesional de los actores El conocimiento histrico de hechos La evaluacin de perdida ocasionadas por estos El o los antecedentes de aquellos hechos que siendo un pequeo numero de incidentes (cantidad), infiere un alto porcentaje en los resultados (calidad)

Se puede decir que un proceso es crtico si la ocurrencia de incidentes puede Daar a la gente (causal de accidentes laborales) Daar equipos, maquinarias y ambiente (causal de incidentes) Discontinuar la marcha de las operaciones (causal de imagen empresarial ) Afectar la calidad del producto o servicio que se entrega (causal de imagen empresarial)

Retraso de entregas o incumplimientos (causal de imagen responsabilidad empresarial) Incremento de costos (dao econmico financiero de la empresa)

de

DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING Mi punto de vista sobre dicha herramienta es su utilidad dentro de una empresa o una organizacin ya que nos ayuda de una forma ms fcil disear y documentar cualquier tipo de proceso. En el video podemos observar como funciona esta herramienta y todos los beneficios que nos brinda como analizar los diagramas para identificar que procesos o subprocesos se estn ejecutando.

CUESTIONARIO Responda a las siguientes preguntas. 1. Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades. El mapa de procesos ofrece una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informacin. Los mapas de procesos son tiles para: Saber cmo llevan los trabajos se estn haciendo en la actualidad Para aumentar la clida Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos crticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados. 2. Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionaria una empresa como tal no sera afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones: Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria. En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con sus resultados laborales. Para enfocarse en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cual se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos.

 Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado. Para medir la efectividad o eficiencia del trabajo ya sea para modificar y obtener un mejor resultado final. 3. Que permite identificar los Mapas de Procesos. Los mapas de proceso permiten identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, tambin es una gua sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha. 4. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. Ya de cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar informacin sin perder tiempo en la informacin innecesaria, cuando se necesita crear un departamento mas en una empresa y tambin para mostrar informacin de una mejora si es viable o no. 5. Cules son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquelas. Las dos alternativas que existen para presentar un proceso se les llama: Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: 1. Mapa funcional: es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. Lnea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la produccin de la entidad sin perder la calidad. flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todo el paso y elementos que intervienen en el mismo.

2. 3.

6. Explique las alternativas para representar los procesos grafquelos.

cruzados y

Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer da pensar en una propuesta para despus procesarla luego en el segundo da tomar una decisin si funciona o no, si no

funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente da se coordina visita y se presta el servicio.

Se recibe la solicitud

Se ofrece el servicio

Se procesa la solicitud

Error corregido

Se coordina visita

Se procesa y refiere

Aprobacin si o no

7. Cules son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno.
Ovalo: Indica el inicio o el final de un proceso Cuadrado: indica la operacin, accin, paso, tarea o actividad Triangulo: documento en espera de una accion

Cuadro cortado: indica informacin o documento impreso

Diamante: indica decisin

ESTUDIOS DE CASO. Guia: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."