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NDICE
1. APRESENTAO 2. PROGRAMA DE QUALIFICAO DE FORNECEDORES PARA O VAREJO ABVTEX 3. AUDITORIA 4. DOCUMENTO DE QUALIFICAO 5. CANCELAMENTO OU SUSPENSO DA QUALIFICAO 6. PRAZO PARA OBTER A QUALIFICAO 7. LISTA DE SUBCONTRATADOS 8. CHECK LIST E BLOCOS TEMTICOS 9. CANAIS DE COMUNICAO pg. 3 pg. 4 pg. 7 pg. 10 pg. 10 pg. 11 pg. 13 pg. 14 pg. 15
1. APRESENTAO
Esta cartilha uma importante ferramenta para que voc, fornecedor ou subcontratado de empresa varejista, compreenda o que , como funciona e como fazer parte do Programa de Qualificao de Fornecedores para o Varejo ABVTEX. Considere fORNECEDOR aquele que fornece produtos diretamente s empresas varejistas signatrias do Programa, representando o primeiro elo da cadeia de fornecimento. As informaes pertinentes ao fornecedor estaro sinalizadas nesta cartilha pelo desenho Considere SUBCONTRATADO aquele que fornece produtos para o fornecedor direto das empresas varejistas, representando o segundo elo da cadeia de fornecimento. As informaes pertinentes ao subcontratado estaro representadas nesta cartilha pelo desenho Para obter mais informaes sobre o Programa, acesse o portal www.abvtex.org.br/programaquali, clique na seo Regulamento e leia o documento Regulamento Geral do Programa de Qualificao de Fornecedores para o Varejo.
Confira abaixo os benefcios que os fornecedores e seus subcontratados tero ao participar do Programa. fORNECEDORES Adotar prticas de responsabilidade social na sua empresa e nas relaes comerciais com seus subcontratados Adotar melhores condies de trabalho para os seus funcionrios Estar apto a fornecer para as empresas varejistas participantes do Programa
SUBCONTRATADOS
Adotar melhores condies de trabalho para os seus funcionrios Estar apto a participar (indiretamente) da cadeia de fornecimento das empresas varejistas participantes do Programa ABRANGNCIA DO PROGRAMA Devem participar do Programa todos os fornecedores do varejo no ramo txtil e seus subcontratados, situados no Brasil, que j faam parte ou que desejam fazer parte da cadeia de fornecimento das empresas varejistas integrantes do Programa. O Programa se aplica aos: fornecedores e subcontratados de vesturio: roupas em geral, roupas ntimas e meias; Fornecedores e subcontratados de itens txteis para o lar: cama, mesa e banho. O Programa no se aplica aos: Fornecedores e subcontratados de acessrios e calados; Fornecedores e subcontratados de matria-prima ou que faam o beneficiamento do tecido antes do corte.
RESPONSABILIDADES Ao participar do Programa, os fornecedores e seus subcontratados assumem algumas responsabilidades, que esto descritas abaixo. fORNECEDORES Fazer a sua adeso ao Programa Seguir as diretrizes e atender aos critrios e requisitos descritos no Regulamento do Programa Agendar as suas auditorias de qualificao e requalificao com algum dos organismos de qualificao credenciados no Programa Contratar os organismos de qualificao credenciados para a realizao das auditorias previstas no Programa, arcando com as despesas de contratao Investir os recursos necessrios para adequao da sua empresa aos requisitos do Programa Comunicar formalmente os seus subcontratados sobre o Programa Estimular e apoiar a adeso e adequao ao Programa por parte dos seus subcontratados Controlar a adeso e adequao dos seus subcontratados ao Programa para que estejam qualificados dentro do prazo estabelecido Informar corretamente ao Programa a lista de subcontratados que produzem mercadorias para as empresas varejistas participantes, submetendo a lista a uma avaliao durante o processo de auditoria Manter relaes comerciais somente com aqueles subcontratados que se qualificarem no Programa, conforme critrios e prazos estipulados no Regulamento Informar as empresas varejistas envolvidas no Programa, e com as quais mantm relaes comerciais, sobre os resultados de seu processo de qualificao e de seus subcontratados SUBCONTRATADOS Fazer a sua adeso ao Programa Seguir as diretrizes e atender aos critrios e requisitos descritos no Regulamento do Programa Agendar as suas prprias auditorias de qualificao e requalificao com algum dos organismos de qualificao credenciados no Programa Contratar os organismos de qualificao credenciados para a realizao das auditorias previstas no Programa, arcando com as despesas de contratao (exceto nos casos em que o fornecedor optar por assumir os custos de auditoria de seus subcontratados) Informar os fornecedores diretos do varejo - para os quais prestam servios - sobre os resultados de seu processo de qualificao
ADESO AO PROGRAMA Para efetivar a adeso, o fornecedor e seus subcontratados devem: Formalizar a adeso ao Programa: Preencher o Termo de Participao do Programa disponvel no portal www.abvtex.org.br/programaquali Definir o tipo de auditoria: Auditoria inicial de qualificao: aplicvel se estiver ingressando pela primeira vez no Programa Auditoria de requalificao: para renovar a qualificao j obtida Solicitar a auditoria: Preencher o Formulrio de Solicitao de Qualificao disponvel no portal www.abvtex.org.br/programaquali Escolher o Organismo de Qualificao que realizar a auditoria, conforme lista de organismos credenciados disponvel no Programa Enviar o Formulrio de Qualificao, juntamente com o Termo de Participao, assinados para o Organismo de Qualificao selecionado Agendar e contratar a auditoria: Definir a forma de contratao e agendar a data da auditoria diretamente com o Organismo de Qualificao selecionado
1 Passo
Solicitar Auditoria
4 Passo
3. AUDITORIA
Os Organismos de Qualificao credenciados no Programa pela ABVTEX sero os responsveis por realizar as auditorias de qualificao nos fornecedores e subcontratados. Estes Organismos so empresas independentes atuantes no ramo de auditoria, com larga experincia de mercado. A lista dos Organismos de Qualificao j credenciados est disponvel no Portal do Programa (www.abvtex.org.br/programaquali). O auditor do Organismo de Qualificao verificar o atendimento do local aos requisitos do Programa. Para isso, ele far uso de um questionrio - tambm conhecido por check list (ver item 8). O check list est organizado em blocos temticos e, para cada bloco, h uma pontuao mnima. H, tambm, uma pontuao total mnima exigida para a obteno da Qualificao. Alguns temas e questes do check list se aplicam somente ao fornecedor. TIPOS DE AUDITORIA H trs tipos de auditorias que podero ser realizadas nos fornecedores e seus subcontratados. O tipo de auditoria depender do momento em que ser realizada. Confira abaixo: Auditoria Inicial de Qualificao: a primeira auditoria a ser realizada pelo fornecedor ou subcontratado, para que possa obter sua primeira qualificao ao Programa. responsabilidade do local a ser auditado agendar a realizao desta auditoria com algum dos Organismos de Qualificao credenciados. Auditoria de Manuteno: ocorre um ano aps a realizao da Auditoria Inicial de Qualificao. obrigatria porque verifica se o local auditado continua atendendo aos requisitos do Programa. uma auditoria realizada sem agendamento prvio e, portanto, no ter uma data exata para ocorrer, j que o objetivo retratar o local em suas condies usuais de funcionamento. Esta auditoria dever ocorrer entre o 12 e 14 ms aps a qualificao inicial (conforme data registrada no Documento de Qualificao). Importante: quando for contratada a Auditoria Inicial de Qualificao, os custos referentes Auditoria de Manuteno j devero ser negociados. Este ponto fundamental para que o Organismo de Qualificao possa se programar para realizar a Auditoria de Manuteno. Auditoria de Requalificao: ocorre a cada dois anos. obrigatria para renovar a validade da Qualificao. responsabilidade do local auditado agendar a realizao desta auditoria com algum dos Organismos de Qualificao credenciados no Programa, antes do vencimento do Documento de Qualificao inicial. DOCUMENTAO NECESSRIA PARA REALIZAO DA AUDITORIA A lista de documentos que o local a ser auditado deve apresentar ao auditor est disponvel no portal do Programa www.abvtex.org.br/programaquali. Qualquer pendncia em relao disponibilizao dos documentos requeridos significar uma no conformidade e ser apontada no relatrio de auditoria. Por isso, fique atento lista completa de documentos exigidos e pea ao seu contador que disponibilize cpias das documentaes necessrias para apresentao no dia da auditoria. Vale lembrar que o Organismo de Qualificao tambm poder solicitar algum documento para anlise antes do dia da auditoria, com o objetivo de fazer uma verificao prvia. CUSTOS O fornecedor ou subcontratado responsvel pelos seus prprios custos, que envolvem: Contratao do Organismo de Qualificao para realizao das auditorias Investimentos que podero ser necessrios para realizar as adequaes do local para o cumprimento dos requisitos do Programa Fica a critrio do fornecedor apoiar financeiramente seus subcontratados em relao aos custos para qualificao ao Programa. RESULTADO DA AUDITORIA Aps a realizao da auditoria, o Organismo de Qualificao tem at 15 dias teis para elaborar o relatrio final de auditoria e disponibiliz-lo no portal do Programa (www.abvtex.org.br/programaquali). As informaes podero ser acessadas pelo fornecedor ou subcontratado com seu login e senha. No entanto, j ao final da auditoria, o Organismo de Qualificao far uma reunio de fechamento com os representantes da empresa, quando j sero relatadas as no conformidades, caso sejam encontradas.
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Ao passar pelo processo de auditoria, a empresa receber o relatrio de auditoria apontando um dos resultados listados abaixo:
Qualificado: indica que a planta auditada do fornecedor ou subcontratado atendeu aos requisitos do Programa, conseguindo a pontuao mnima em cada bloco e a pontuao total necessria para obter a Qualificao no Programa. O relatrio pode ainda sinalizar algumas oportunidades de melhoria, mas que no alteram o status da Qualificao. Importante: A planta auditada que estiver qualificada receber o Documento de Qualificao, conforme explicado no item 4.
Pendente Plano de Ao Corretiva: indica que a planta auditada do fornecedor ou subcontratado possui alguma(s) no conformidade(s) por no atender plenamente a determinados requisitos do Programa. O fornecedor ou subcontratado ter at 90 dias para: 1. Elaborar um plano com aes corretivas para cada no conformidade encontrada 2. Implantar o plano de ao corretiva 3. Passar por uma nova verificao do Organismo de Qualificao para que seja constatada a correo da no conformidade (Auditoria de Acompanhamento de Plano de Ao) Neste caso especfico, obrigatrio que a verificao seja realizada pelo mesmo Organismo de Qualificao que realizou a auditoria em que foi constatada a no conformidade. Aps esta verificao, um novo relatrio de auditoria ser emitido pelo Organismo de Qualificao. Importante: No caso da no realizao da Auditoria de Acompanhamento de Plano de Ao Corretiva dentro de 90 dias, a Auditoria Inicial de Qualificao realizada perder sua validade. Neste caso, para obter a qualificao, uma nova auditoria completa dever ser agendada. Enquanto isso, o fornecedor ou subcontratado no est qualificado.
Reprovao por No Conformidade Crtica: Este resultado aponta que a planta auditada no obteve a Qualificao, pois foram encontradas no conformidades crticas, isto , de alta gravidade.
REP
ROVA
DO
Neste caso, no h plano de ao corretiva e o local deve aguardar seis meses at que uma nova auditoria possa ser agendada. Importante: So consideradas como no conformidades crticas todas aquelas ligadas aos temas trabalho infantil, trabalho forado ou anlogo ao escravo e trabalho estrangeiro irregular.
Os funcionrios trabalham duro para implantar a ao corretiva, que neste caso, organizar as caixas para deixar a sada de emergncia livre
O que acontece com o fornecedor ou subcontratado que tiver uma reprovao por no conformidade crtica? Fornecedor: a empresa varejista no poder manter relaes comerciais com este fornecedor e, consequentemente, com seus subcontratados. Os subcontratados deste fornecedor s podero continuar participando indiretamente da cadeia de fornecimento das empresas varejistas signatrias do Programa se integrarem a lista de subcontratados de outro fornecedor, que esteja devidamente qualificado pelo Programa. Subcontratado: no caso da planta auditada ser de um subcontratado, o fornecedor dever exclu-lo de sua lista e no poder mais enviar servios para ele. Em ambos os casos, aps seis meses os locais podero passar por nova auditoria, de modo a comprovar que os problemas foram solucionados. Importante: Para que a empresa varejista tenha conhecimento do resultado do processo de qualificao de seu fornecedor e respectivos subcontratados, o fornecedor ter que informar empresa varejista o nmero de seu processo para acesso a tais informaes no sistema do Programa. Este mecanismo visa preservar a confidencialidade dos dados dos fornecedores. Ou seja, s o prprio fornecedor poder autorizar quem ter acesso as suas informaes.
4. DOCUMENTO DE QUALIFICAO
O Documento de Qualificao uma declarao do Organismo de Qualificao de que a planta da organizao auditada cumpre os requisitos estabelecidos pelo Programa, conforme informaes apresentadas nesta cartilha e no Regulamento. Este Documento ser emitido pelo Organismo de Qualificao que realizou a auditoria no local. O Documento sempre se refere a uma planta especfica. Ou seja, caso o fornecedor ou subcontratado possua mais de uma planta, cada uma delas dever passar por um processo de qualificao.
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SUSPENSO O caso de suspenso poder ocorrer nas seguintes situaes: Descumprimento com suas obrigaes financeiras junto ao Organismo de Qualificao Resultados desfavorveis na Auditoria de Manuteno ou de Requalificao No caso especfico do fORNECEDOR, a Qualificao poder ser suspensa ou mesmo cancelada quando este trabalhar com: Subcontratados que no foram relacionados em sua lista auditada inicialmente pelo Organismo de Qualificao Subcontratados que no obtiveram a Qualificao no Programa Subcontratados que tiveram sua Qualificao cancelada ou suspensa por qualquer motivo
Cronograma de implantao do Programa Regio Estado de So Paulo Demais regies do Brasil Prazo para obter a Qualificao Inicial At 31/12/2012 At 31/12/2013 Validade da qualificao 2 (dois) anos 2 (dois) anos
O prazo acima colocado o mximo para que os fornecedores e seus subcontratados concluam todo o processo e obtenham o Documento de Qualificao Os subcontratados que trabalham para fornecedores do Estado de So Paulo devero seguir o prazo estipulado para o Estado de So Paulo, independente de sua localizao Fornecedores e subcontratados fiquem atentos quanto: Aos prazos: para continuidade do fornecimento s empresas signatrias da ABVTEX, a Qualificao deve ser obtida at o prazo mximo indicado. No entanto, as empresas varejistas signatrias do Programa da ABVTEX podero solicitar a alguns de seus fornecedores que antecipem este prazo, evitando um acmulo muito grande de auditorias ao final do prazo estabelecido. Ao agendamento da auditoria: programem a auditoria com antecedncia mnima de 4 (quatro) meses deste prazo final, para que haja tempo de efetuar possveis aes corretivas.
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Para que o fORNECEDOR possa continuar fornecendo para as empresas varejistas signatrias, ele dever garantir que, at o prazo mximo estabelecido, sua planta e a de todos os seus subcontratados que trabalham para as empresas varejistas signatrias estejam com o Documento de Qualificao em mos.
Fornecedor qualificado
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Novos fornecedores: Aps os prazos apresentados, ser necessrio primeiro ingressar no Programa e obter a Qualificao (do fornecedor e de seus subcontratados) para somente depois fechar o primeiro contrato com a empresa varejista. No entanto, fica a critrio das empresas varejistas participantes do Programa exigir, a qualquer momento (mesmo antes do prazo final), que novos fornecedores e seus respectivos subcontratados j sejam previamente qualificados pelo Programa.
7. LISTA DE SUBCONTRATADOS
A lista de subcontratados dever ser informada pelo fornecedor no momento em que estiver passando pela auditoria. Devero estar relacionados nesta lista apenas os subcontratados envolvidos na produo de peas para as empresas varejistas participantes do Programa. Somente ser permitido o trabalho com empresas subcontratadas que: Estejam juridicamente constitudas, com apresentao de CNPJ Estejam em situao legal no que se refere contratao de funcionrios, conforme previsto na legislao brasileira Empresas subcontratadas que no estiverem de acordo com estes requisitos mnimos no podero participar da cadeia de fornecimento das empresas varejistas signatrias. A lista ser verificada em todos os tipos de auditoria, ou seja, nas auditorias de Qualificao Inicial, Manuteno e Requalificao. O auditor far a verificao desta lista por meio da conferncia de documentos que comprovem sua veracidade. fORNECEDOR, fique atento! Omisses feitas na lista de subcontratados podem levar ao cancelamento da sua Qualificao e, consequentemente, suspenso do fornecimento para as empresas varejistas participantes.
COMO INCLUIR NOVOS SUBCONTRATADOS EM LISTA J AUDITADA Para incluir novos subcontratados em uma lista j auditada necessrio que o fornecedor oriente o novo subcontratado sobre os requisitos do Programa e a necessidade de obter previamente o Documento de Qualificao. Somente aps a obteno da Qualificao, o subcontratado poder trabalhar na produo de peas vendidas para as empresas varejistas do Programa. dever do fornecedor informar ao Organismo de Qualificao responsvel por sua qualificao inicial a entrada deste novo subcontratado, para que esta informao possa ser inserida no sistema de informaes do Programa.
O QUE fAZER CASO O SUBCONTRATADO NO OBTENHA A QUALIfICAO Tanto os fornecedores quanto os subcontratados tm a possibilidade de elaborar e implantar planos de ao corretiva para resolver suas no conformidades. Caso o plano no seja devidamente implantado ou no tenha uma avaliao positiva do Organismo de Qualificao, o fornecedor no poder trabalhar com o respectivo subcontratado.
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fORNECEDOR, sua empresa tem um papel importante frente aos seus subcontratados. Para que os subcontratados relacionados na lista auditada obtenham a Qualificao, fundamental: Comunicar formalmente seus subcontratados sobre o Programa Estimular e apoiar a adeso e adequao ao Programa por parte dos seus subcontratados Controlar a adeso e adequao dos seus subcontratados ao Programa Consulte a situao dos seus subcontratados no sistema do Programa e, se achar pertinente, visite pessoalmente todas as empresas subcontratadas que integraro a sua lista para falar do Programa e apoi-las.
fORNECEDOR, fique atento! de extrema importncia manter relaes comerciais somente com aqueles subcontratados que se qualificarem no Programa, conforme critrios e prazos estipulados no Regulamento
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Liberdade de Associao
Os trabalhadores devem ter o direito de unir-se ou constituir sindicatos por prpria escolha e realizar negociaes coletivas. Os representantes dos trabalhadores no devem ser discriminados e devem poder exercer suas funes representativas em seu lugar de trabalho.
A empresa no deve se envolver com ou apoiar a discriminao na contratao, remunerao, acesso a treinamento, promoo, encerramento de contrato ou aposentadoria, com base em raa, classe social, nacionalidade, religio, deficincia, sexo, orientao sexual, idade, gravidez, associao a sindicato ou afiliao partidria. proibido o abuso fsico ou disciplinar, a ameaa de abuso fsico, sexual ou outro tipo de assdio, o abuso verbal e Abuso e Assdio outras formas de intimidao. A empresa deve proporcionar um ambiente de trabalho seguro e higinico. Devem ser tomadas medidas prticas Sade e Segurana do Trabalho para preveno de acidentes e danos sade que possam surgir, associados ou causados pelos perigos inerentes ao ambiente de trabalho. Discriminao Monitoramento e Documentao Compensao Horas Trabalhadas Benefcios Monitoramento da Cadeia Produtiva (somente para fornecedores) Meio Ambiente (somente para fornecedores) A empresa deve comprovar com documentao o respeito s leis e normas brasileiras. Todos os funcionrios devem trabalhar de acordo com o disposto na legislao trabalhista e com registro na Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS). Salrios e horas trabalhadas devero ser pagos de acordo com a base legal nacional, ou conforme definido em conveno coletiva, devendo prevalecer o mais alto. As horas trabalhadas (incluindo horas extras) devem ser realizadas e pagas de acordo com a base legal nacional, ou conforme definido em conveno coletiva. Benefcios adicionais (alm do salrio) podem ser oferecidos pela empresa aos seus funcionrios, dando-lhes melhor qualidade de vida e incentivo ao trabalho, ou conforme definido em conveno coletiva. A empresa deve manter mecanismos para monitoramento de seus subcontratados, no que diz respeito garantia de condies de trabalho dignas aos seus trabalhadores. A empresa tambm deve manter uma base de dados atualizada de seus subcontratados, bem como controle de rastreabilidade das peas a eles enviadas. A empresa deve dar tratamento adequado aos seus efluentes e resduos slidos. desejvel que a empresa desenvolva iniciativas para melhorar o meio ambiente.
9. CANAIS DE COMUNICAO
Para saber mais sobre a Associao Brasileira do Varejo Txtil (ABVTEX) visite o site www.abvtex.org.br. Para obter informaes completas do Programa de Qualificao de Fornecedores para o Varejo ABVTEX, acesse o regulamento disponvel no site do Programa: www.abvtex.org.br/programaquali. Os fornecedores tambm podero tirar dvidas com seus pontos de contato das empresas varejistas para quem fornecem e repassar as informaes aos seus subcontratados. Problemas de acesso ao sistema do Programa e dvidas sobre como formalizar a adeso, contate a ABVTEX pelo e-mail programaquali@abvtex.org.br ou pelo telefone (11) 3431-8858.
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SOCIEDADE COLETIVA
Fontes Mistas
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