Organize seus documentos e papis em casa ainda estamos no comeo do ano!

No escritrio domstico ou na casa eficiente, organizar os documentos um dos passos essenciais para que tudo o mais funcione. No preciso exemplificar a importncia desta atividade no escritrio (domstico ou no), mas em casa vale a pena lembrar de algumas situaes em que a organizao se paga: ao reunir os documentos para declarar o imposto de renda, na hora de devolver para a imobiliria um apartamento alugado, ao reunir os documentos para fazer matrcula em uma universidade, ou quando precisamos achar o comprovante de garantia do aparelho que estragou.

Sou um praticante (s vezes relapso) do mtodo GTD de organizao pessoal, mas um de seus postulados eu pratico quase religiosamente: acreditar que o segredo para que os documentos no se percam ter um processo simples, rpido e sempre disponvel para guard-los diretamente em seu lugar definitivo, onde saberemos localiz-los (tambm com facilidade) na hora em que eles vierem a ser necessrios.

Arquivo de pastas suspensas para uso domstico Em casa, isso geralmente significa comear pela escolha do local para armazenamento deste material de referncia (contas pagas, comprovantes para o imposto de renda, correspondncia recebida de bancos, contratos de servios, etc.). Na minha opinio, a configurao ideal composta por uma gaveta (separada exclusivamente para este fim) e um arquivo de pastas suspensas que voc encontra a partir de R$ 40 em papelarias. O arquivo da foto acima um bom primeiro passo pequeno, leve e barato. Vrios modelos de arquivos de pastas suspensas tm tampas e alas, mas eu sugiro que voc encontre um local em que ele possa ficar definitivamente, e aberto quanto mais obstculos entre voc e a pasta em que um determinado papel deveria ficar definitivamente, maior a probabilidade que voc o deixe em uma pilha em cima da mesa, prometendo a si mesmo guardar daqui a pouco. E a, voc sabe: j era. E no basta possuir: voc tem que usar bem. Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra manter o arquivo sempre ao alcance de sua mo, e ter nele pastas que reflitam a organizao do uso dos documentos na sua vida. No meu arquivo pessoal,

aqui em casa, tenho uma pasta para cada um dos meus projetos, e mais as seguintes pastas:

Contas pagas Imobiliria (comprovantes de condomnio, IPTU, pagamento do aluguel) Impostos e cmbio Outras notas, recibos e garantias Bancos e contratos Sade Carro

Eu uso um arquivo igual a este Aps testar vrios modelos (em gavetas, em caixas plsticas transparentes, etc.) eu acabei me fixando na caixa de madeira com trilhos exibida na foto acima, que comprei na Oz, e deixei aqui ao lado da escrivaninha. Em paralelo, deixo em uma gaveta especialmente designada para isso os materiais que uso na hora de lidar com os documentos: grampeador, clips, perfurador, extrator de grampos, etiquetas, post it, rotulador, canetas de destaque de texto, etc. O que voc no pode encontrar, voc no pode usar e em um escritrio em casa, voc no ter a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo! Estamos no comeo do ano, que tal comear j? Para mais dicas sobre como organizar as pastas, leia o artigo anterior: Escritrio domstico: como arquivar documentos pessoais.