EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO, CONTROL, MANEJO Y CUSTODIA DE PROPIEDADES DE PLANTA Y EQUIPO, PROPIEDADES DE INVERSION Y ACTIVOS NO CORRIENTES DISPONIBLES PARA LA VENTA ELEPCO S.A.

Pgina 1

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

OBJETIVO

El presente pretende ser una herramienta de fcil consulta y gua sobre la forma de proceder de ELEPCO S.A. frente a los temas que se presentan en el manejo de los activos fijos.

Las disposiciones aqu descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios de activos fijos, el desconocimiento de las mismas no exime de responsabilidad a los mismos.

Pgina 2

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DEFINICIONES ALTAS DE ACTIVOS

BAJAS DE ACTIVOS CONTROL DE BIENES CONSIDERADOS NO ACTIVOS CONTROL DE ACTIVOS INSPECCIONES ACTIVOS MODIFICACIONES DE LOS ACTIVOS MANTENIMIENTO DE ACTIVOS CONTROL DE CONTRATOS DE COMODATO CONTROL DE CONTRATOS DE ARRENDAMEINETO DE POSTES PAZ Y SALVO DE ACTIVOS FIJOS y BIENES DE CONTROL CON CUSTODIA

Pgina 3

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DEFINICIONES BIENES.- Cosas materiales o inmateriales en cuanto sean objetos de derecho. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.- Son aquellos bienes propiedad de la Empresa, destinados a la explotacin de la misma, es decir a la prestacin de los servicios fundamentales como generacin, distribucin, y comercializacin de energa, o bienes de permanencia constante, que no estn destinados a la venta o inversin. Contablemente, se define propiedad planta y equipo como.- Aquellos bienes destinados a ser utilizados en la actividades propias de la Empresa y no a la venta habitual, incluyendo a los que estn en construccin, transito o montaje. ALTAS.- Son las incorporaciones de propiedad planta y equipo al patrimonio de la Empresa. Estos movimientos sern registrados: a su costo de adquisicin, construccin o produccin, formando parte de ellos todos los costos directos o indirectos requeridos para su compra, fabricacin, montaje, desmantelamiento, rehabilitacin medio ambiental y otros servicios necesarios para ponerlo en condiciones de ser utilizados. Altas de nuevas unidades.- Cuando se trata de incorporaciones de bienes completos independientes que responden a la definicin de unidad de propiedad. Incluso cuando la nueva unidad reemplace a otra existente de similares caractersticas, el movimiento ser considerado dentro de este tipo. Altas de componentes a unidades existentes.- Cuando se trata de incorporaciones de bienes que son aadidos a unidades de propiedad existentes. Se trata de elementos de segundo orden, que dependen de una unidad de propiedad, y que por lo tanto no son considerados como controlables independientes; necesariamente deben ser asignados a alguna unidad de propiedad existente. Mejoras.- Son un caso particular de las altas, en donde las incorporaciones son modificaciones y/o agregados a una unidad de propiedad cuyo efecto produce: Una extensin de la vida til. Un aumento de su capacidad productiva. Una mejora en la eficiencia del servicio que presta. Una reduccin de los costos de operacin.

BAJAS.- Son los retiros de la propiedad planta y equipo del patrimonio de la Empresa. Estas salidas de propiedad, planta y equipo tienen sus motivos definidos en situaciones como: Han dejado de generar beneficios econmicos futuros, es decir no se utilizarn y se estima que no volvern a estar en servicio; ya sea que resulten obsoletos, inservibles o simplemente que fueron reemplazados por otros, estos bienes deben identificarse para iniciar el trmite de baja. Pgina 4

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Porque han desaparecido; ya sea por prdida fortuita, fuerza mayor, hurto, robo u otro hecho similar.

Baja de unidades de retiro.- Cuando se trata de baja de bienes completos e independientes, cuya denominacin responde a la definicin de unidad de propiedad. Para la baja de un bien debe ingresarse a la bodega-inventario con su respectivo informe. Baja de componentes a unidades de propiedad.- Cuando se trata de ingresos (bodegainventario) de bienes que son partes de unidades de propiedad existentes. No debe ser considerado como baja la situacin de un bien que a pesar de estar totalmente depreciado, contina en servicio: bajo ningn concepto debe ser eliminado de la base de datos de propiedad planta y equipo, y por el contrario debe asignarse un valor razonable que permita poder ir asignando al costo o gasto su valor de amortizacin. TRANSFERENCIAS DE CUSTODIO Y UBICACIN FISICA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.- Son cambios que se originan sobre los parmetros que clasifican a la unidad de propiedad, de modo de variar su pertenencia a: Una localizacin fsica. Un centro de costo. Un funcionario custodio.

BIENES DE CONTROL (NO CONSIDERADOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO).- No se consideran como propiedad planta y equipo, y por lo tanto sujetos al control administrativo, los bienes tangibles de propiedad de la Empresa, sin embargo de tener una vida til superior a un ao y utilizarse en las actividades propias de la entidad, su costo ser menor o igual a 2 salarios mnimos vitales generales vigente, y sern determinados en funcin al uso que se vaya a dar a este tipo de bien. CUSTODIO.- Es el encargado de custodiar, proteger, vigilar, cuidar y dar buen uso de los bienes y la propiedad planta y equipo de la Empresa para el cumplimiento de sus funciones.

AREAS INVOLUCRADAS Presidencia Ejecutiva (Auditora, Centro de Cmputo y Asesora Jurdica) Direccin Financiera (Contabilidad, Propiedad Planta y equipo, Bodega - Inventarios) Direccin Comercial Direccin Tcnica Direccin de Generacin Direccin de Planificacin Direccin de Relaciones Industriales (Servicios Generales, Seguridad Industrial, Dispensario Mdico) Pgina 5

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS ALTAS DE ACTIVOS Los registros de altas de propiedad planta y equipo sern por: Adquisicin de propiedad planta y equipo. Ejecucin o construccin de propiedad planta y equipo (obras en construccin) por administracin directa. Ejecucin o construccin de propiedad planta y equipo (obras en construccin) por contratos con terceros. Incorporacin de propiedad planta y equipo por pago directos a travs de rdenes de pago. Por instalacin de acometidas y equipos de medicin a los abonados. Por la ejecucin y construccin de propiedad planta y equipo que tiene relacin con obras civiles. Por egresos de materiales que pasarn a ser propiedad planta y equipo directamente desde Bodega - Inventarios.

a) Adquisicin de propiedad planta y equipo. Para el registro en el catastro de propiedad planta y equipo por compra a travs de la unidad de adquisiciones, se seguir el siguiente procedimiento. El proceso de contratacin de los bienes de la empresa se realiza a travs de la jefatura de adquisiciones, cumpliendo lo que establece la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y los procesos internos definidos en la empresa; esta unidad proceder a efectuar el ingreso a bodega inventarios de los bienes adquiridos para su distribucin y/o entrega. El rea o funcionario requirente de estos bienes adquiridos proceder a efectuar la requisicin del bien. La unidad de bodega-inventario proceder a la entrega del bien (propiedad planta y equipo) solicitado, haciendo constar en el documento la entrega de toda la Pgina 6

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
informacin completa y/o relevante al activo, como son: descripcin del bien, custodio, cdigos, series, modelos, marca, ao de fabricacin, voltaje, corriente, capacidad, potencia, nmero de fases, etc. La unidad de Propiedad Planta y Equipo, y Contabilidad definirn a qu grupo de propiedad, planta y equipo se incluir el nuevo bien. Definidos los valores de altas mensuales, la unidad de Propiedad Planta y Equipo, proceder a conciliar con contabilidad que los valores registrados contablemente, sean los mismos que se registrarn en el catastro de bienes, el mismo que deber cuadrar exactamente entre las dos partes, para lo cual Contabilidad previamente remitir el reporte de adiciones y bajas a la unidad de Propiedad, Planta y Equipo, en un plazo no mayor a 15 das del mes siguiente, mediante memorando indicando los valores de adiciones incurridos en el mes, para proceder a desglosar y dar de alta los activos.

b) Ejecucin o construccin de propiedad planta y equipo (obras en construccin) por administracin directa. La Empresa ejecuta obras de construccin de redes, lneas y remodelacin a travs de la apertura de rdenes de trabajo, en las que se construyen, reparan o mejoran diversas estructuras del sistema de distribucin, bienes que para ser dados de alta se requiere la informacin que entregarn: La Direccin Tcnica: 1. La liquidacin de materiales de cada orden de trabajo. 2. La(s) estructura(s) construida(s), reformada(s) en mantenimiento de redes, las que han sido definidas previamente por Inventarios en comn acuerdo con la Direccin Tcnica y de actual aplicacin. 3. La(s) valoracin(es) de cada una de las estructuras. 4. Los materiales utilizados en ella(s). 5. La(s) ubicacin(es) fsica(s) y su posicionamiento georeferenciado. 6. Los cdigos de poste(s), transformador(s) y equipo(s). 7. Planos de construccin o remodelacin con referenciacin (ubicacin), tanto de inicio como de finalizacin en las redes existentes, es decir el punto de conexin al sistema de distribucin. 8. Copia en archivo magntico de la Gestin Administrativa de Proyectos (GAP) respectivo de cada orden de trabajo. 9. Constatacin fsica de la orden de trabajo certificada por delegado de Propiedad, Planta y Equipo, en caso(s) de ser considerado pertinente. Es obligacin del fiscalizador y administrador del contrato liquidar las obras ejecutadas en un plazo mximo de 30 das luego de concluida la construccin, para que se active en la fecha que corresponde.

Pgina 7

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La jefatura de contabilidad: El detalle total de los costos que se incurrieron en la orden de trabajo. El detalle global por cuenta contable, que corresponde a la liquidacin de la orden de trabajo. c) Ejecucin o construccin de propiedad planta y equipo (obras en construccin) por contratos con terceros. La Empresa contrata conforme a la Ley, profesionales particulares para la ejecucin de obras elctricas y/o civiles dispuestas en rdenes de trabajo. Bienes que para ser dados de alta se requiere la liquidacin de la obra contratada con la respectiva acta de entrega recepcin, la misma que contendr lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. La(s) estructura(s) construida(s), o reformada(s). La(s) valoracin(es) de cada una de las estructuras. Los materiales utilizados en ella(s). La(s) ubicacin(es) fsica(s) y su posicionamiento georeferenciado. Los cdigos de poste(s), transformador(s) y equipos. Planos de construccin o remodelacin con referenciacin tanto de inicio como de finalizacin en las redes existentes. 7. Copia en archivo magntico de la Gestin Administrativa de Proyectos (GAP) respectivo de cada orden de trabajo. 8. Constatacin fsica de la orden de trabajo certificada por delegado de Propiedad, Planta y Equipo, en caso(s) de ser considerado pertinente. La jefatura de contabilidad entregar: El detalle total de los costos que se incurrieron en la orden de trabajo. El detalle global por cuenta contable, que corresponde a la liquidacin de la orden de trabajo. Es obligacin del fiscalizador y administrador del contrato liquidar las obras ejecutadas en un plazo mximo de 30 das luego de concluida la construccin, para que se active en la fecha que corresponde.

d)

Incorporacin de propiedad planta y equipo por pagos directos.

Pgina 8

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Son adiciones de bienes a propiedad planta y equipo por pagos que efecta directamente la Empresa y que se registran como un incremento, mejoramiento, y otros que pudieran darse por la actividad propia de la Empresa, para lo cual el departamento de contabilidad proceder a entregar todos los documentos que sustenten la adicin del activo, los mismos que podran ser rdenes de pago y diarios de ajuste. El fiscalizador y administrador del contrato, adjuntar al trmite de pago los siguientes documentos: La liquidacin del contrato con la respectiva acta de entrega recepcin de la obra. La(s) estructura(s) construida(s). Las valoraciones de cada una de las unidades de retiro. Constatacin fsica de la orden de trabajo certificada por un delegado de Propiedad, Planta y Equipo, en caso(s) de ser considerado pertinente. Por instalacin de acometidas y equipos de medicin a los abonados.

e)

La empresa con el propsito de cuantificar la cantidad de energa entregada a cada usuario, realiza la instalacin de acometidas y medidores, estos trabajos se realizan para incorporar clientes nuevos, cambios de materiales por mejoras, Reubicacin de medidores y/o remodelaciones en los cuales la empresa entrega el material a los contratistas, y a travs de contratistas, que son considerados como propiedad planta y equipo. Para la adicin de estos activos se requerir: En Incorporacin de clientes nuevos Egreso de materiales con su respectiva orden de servicio asociada, en las que constar como informacin relevante, entre otros el cdigo del cliente, cuenta, nmero y caractersticas del medidor instalado. La unidad de retiro instalada (kit de acometidas y/o medidores). Posicionamiento georeferenciado. Valoracin de cada unidad de retiro, a los costos que reporta el egreso de bodega-inventario. Una vez instalado los materiales la direccin comercial, a travs del fiscalizador de instalacin de medidores proceder a liquidar en el sistema las rdenes de servicio que le sern entregadas por el instalador. La liquidacin se realizar en el mismo mes. El fiscalizador de instalacin de medidores y acometidas entregar a la jefatura bodegas-inventario un informe que sustente la fiscalizacin de los materiales instalados; el mismo que remitir al departamento de contabilidad con los documentos que originaron el egreso de materiales del inventario. El resultado de la liquidacin de las rdenes de servicio generara un ingreso y/o egresos de materiales, en cuyo documento constar el nmero de la orden de servicio, cliente, cuenta, nmero de medidor. Pgina 9

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Cambios de materiales por mejoras Egreso de materiales con su respectiva orden de servicio asociada, en las que constar como informacin relevante, entre otros el cdigo del cliente, cuenta, nmero y caractersticas del medidor instalado. La unidad de retiro instalada (kit de acometidas y/o medidores), cuando exista reemplazo total, caso contrario el material que se egresa se lo efectuar a travs de un kit de mantenimiento, que constar en la liquidacin. Posicionamiento georeferenciado actualizado. Valoracin de cada unidad de retiro, a los costos que reporta el egreso de bodega-inventario. Una vez instalado los materiales la direccin comercial, a travs del fiscalizador de instalacin de medidores proceder a liquidar en el sistema las rdenes de servicio que le sern entregadas por el instalador. La liquidacin se realizar en el mismo mes. El fiscalizador de instalacin de medidores y acometidas entregar a la jefatura bodegas-inventario un informe que sustente la fiscalizacin de los materiales instalados; el mismo que remitir al departamento de contabilidad con los documentos que originaron el egreso de materiales del inventario. Resultado de la liquidacin de las rdenes de servicio generara un ingreso y/o egresos de materiales, en cuyo documento constar el nmero de la orden de servicio, cliente, cuenta, nmero de medidor.

Reubicacin de medidores y/o remodelaciones en los cuales la empresa entrega el material a los contratistas. Se mantiene el proceso para servicios nuevos y cambios de materiales por mejoras, cuyas actividades sern responsabilidad de las direcciones tcnica y comercial, en un plazo no mayor a 30 das de concluido el proyecto, quienes proporcionarn la informacin necesaria para que la unidad de propiedad planta y equipo proceda con el alta del activo. Reubicacin de medidores y/o remodelaciones a travs de contratistas con la dotacin de materiales. (ADMINISTRACION DEL INFOPROYECT) Se mantiene el proceso para servicios nuevos y cambios de materiales por mejoras, cuyas actividades sern responsabilidad de las direcciones tcnica y comercial, en un plazo no mayor a 30 das de concluido el proyecto, quienes proporcionarn la informacin necesaria para que la unidad de propiedad planta y equipo proceda con el alta del activo. La Unidad de Propiedad Planta y Equipo, al momento de dar de alta el bien, har constar el cdigo de material de Bodega-Inventarios, del grupo de instalaciones generales.

Pgina 10

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

PROCEDIMIENTOS PARA BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Para la baja de bienes la entidad conforme al Reglamento General Sustitutivo para el manejo y Administracin de Bienes, y los lineamientos de la NIC 16, considerando: trmino de su vida til (es decir cuando deja de generar beneficios econmicos futuros para la entidad), por desuso o dao, se proceder de la siguiente manera: a) Para el grupo de Instalaciones Generales: bienes muebles, vehculos, herramientas, equipos de taller, equipos de laboratorio y medicin, equipos de comunicacin, equipos de computacin y equipos de bodega y diversos.- se requerir: Por ingresos a Bodega-Inventarios Solicitud de reingreso del bien por parte del custodio. Verificacin por parte de la Unidad Propiedad Planta y Equipo, de que el bien conste en la tarjeta del custodio. Identificar el bien en el modulo de activos fijos. La unidad de propiedad planta y equipo verificar la valoracin del bien a la fecha de la solicitud. El bien dado de baja se ingresar a Bodega-Inventarios, para lo cual la unidad de propiedad, planta y equipo establecer las condiciones fsicas en que se encuentra el bien y le asignar el valor estimado, relacionndole con el cdigo del tem de Bodega-Inventario y adjuntar el reporte del registro del activo en el sistema.

Las bajas de activos sern autorizadas por el responsable de la Unidad de Propiedad Planta y Equipo, quien enviar un reporte mensual con todos los sustentos de esta operacin a la unidad de contabilidad. Por robos, hurtos o prdidas de bienes. Se requerir: 1. Comunicacin enviada por el custodio dirigido al Jefe inmediato, a la mxima autoridad y a la Unidad Propiedad Planta y Equipos, con los pormenores que fueren del caso en un plazo mximo de dos das hbiles siguientes al conocimiento del hecho. Propiedad planta y equipo proceder a dar de baja el bien, previa la autorizacin de la Direccin Financiera (NIC 16). Contabilidad a travs de la respectiva interfase contable proceder a descargar el valor del bien y las diferencias que surjan entre el valor del activo y su depreciacin acumulada se lo har con cargo a cuentas de resultado; adems, con el fin de mantener el control de estas bajas deben registrarse en cuentas Pgina 11

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
de orden (NIC 37) el valor total del bien que se encuentra a cargo del custodio, y que permanecer registrado hasta cuando se declare como robo pblico, se determine responsabilidades, o se de el reconocimiento de la aseguradora indicando que el valor del deducible ser de responsabilidad del custodio del bien si se demuestra impericia o descuido, caso contrario ser un gasto. Lo expuesto en el numeral anterior no exime al custodio de su responsabilidad. El Asesor Jurdico continuar con todos los trmites, hasta que se determine la responsabilidad legal del hecho. Asesora Jurdica una vez concluido el trmite, remitir copia certificada de la desestimacin fiscal en la que se ordene el archivo del proceso, a la direccin financiera, al custodio, propiedad, planta y equipo, con el fin de que tenga conocimiento del trmite y Contabilidad, proceda al descargo correspondiente. En el caso de prdida, destruccin por fuerza mayor o caso fortuito, en un plazo no mayor a 48 horas, el custodio debe efectuar una declaracin juramentada ante Notario Pblico del lugar en el que sucedieron los hechos junto con dos testigos distintos a l (los) custodio(s), en el que se narren los hechos que les constan sobre la desaparicin del bien, trmite para el cual se contar con la asistencia del Departamento Jurdico de la Empresa. Con esta declaracin Propiedad, Planta y Equipo proceder a dar de baja el bien, previa autorizacin de la Direccin Financiera. Contabilidad a travs de la respectiva interfase contable proceder a descargar el valor del bien y las diferencias que surjan entre el valor del activo y su depreciacin acumulada se lo har con cargo a cuentas de resultado; adems, con el fin de mantener el control de estas bajas, deben registrarse en cuentas de orden (NIC 37) el valor total del bien que se encuentra a cargo del custodio, y que permanecer registrado hasta cuando la mxima autoridad de la Empresa, emita la orden expresa para que Contabilidad reverse los registros contables en las cuentas de orden de la entidad. b) Para la baja de bienes del sistema de distribucin, subtransmisin y subestaciones de la Empresa.Retiro de propiedad planta y equipo por remodelacin de redes.La direccin tcnica y/o el contratista, previo a la apertura de la orden de trabajo debe efectuar el levantamiento fsico con la posterior verificacin de la unidad de propiedad, planta y equipo.

Pgina 12

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Del levantamiento fsico efectuado se detallar el bien a darse de baja (unidad de retiro), de esta actividad se presentar un informe escrito entre la direccin tcnica y/o contratista, que contendr la siguiente informacin bsica: cdigo del poste, descripcin de la estructura, cdigo del transformador y equipos; si es una estructura asociada al transformador debe ir con este cdigo, planos de referencia de inicio y de final de la red existente. Adems se proceder a obtener el inventario estimado de los materiales que se ingresarn a bodega-inventario por el retiro de bienes. Con el contrato de remodelacin de redes, el inventario fsico de los bienes y el detalle del inventario de materiales, la unidad de propiedad planta y equipo, proceder a identificar los bienes a ser dados de baja segn los datos que consten en el modulo informtico Infocaf.

Con estos documentos de sustento la unidad de propiedad planta y equipo proceder a dar de baja en el modulo informtico Infocaf generndose automticamente la interfase contable, para lo cual enviar a contabilidad un detalle de los bienes que se dieron de baja, el mismo que constar: todos los datos del activo: descripcin, cdigo dado de baja, enlace contable, auxiliar contable, fecha de adquisicin o alta, costo de la adquisicin, depreciacin acumulada, deterioro, revalorizacin, y el valor en libros.

En caso de restitucin de un activo por dao y/o accidente. Previo al ingreso, la direccin tcnica remitir a la unidad de bodega-inventario, la siguiente informacin: 1. El cdigo de poste, de transformador y su capacidad, donde est instalada la estructura a reemplazar y/o modificar. 2. La descripcin de la estructura del bien (unidad de retiro) a ser reemplazada con la respectiva ubicacin fsica (direccin y coordenadas georeferenciadas), adjuntando el listado de materiales a ser reingresados. 3. El cdigo del transformador y su capacidad, tanto del reemplazado como del nuevo. 4. Si es una estructura asociada a un transformador, deber ir el cdigo de ste. 5. El plano de referencia donde se indique el inicio y el fin de la red con sus respectivas coordenadas. Para la aplicacin de este procedimiento, se considera como unidad de retiro los siguientes equipos o partes: postes, transformadores, luminarias completas, seccionadores, pararrayos, puestas a tierra, tensores, y estructuras de soporte de conductores, vanos de conductores (distancia entre postes), en baja y media Pgina 13

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
tensin. De lo cual se indicar de forma precisa su ubicacin, es decir direccin y coordenadas georeferenciadas, cdigo de postes, y equipos.

En caso de existir cambio o reemplazo de componentes de las estructuras (unidades de retiro), se considerar como gasto de mantenimiento. Luego de que la unidad de propiedad planta y equipo, proceda a la baja de bienes enviar a contabilidad un detalle de los bienes que se dieron de baja, el mismo que constar: todos los datos del activo: descripcin, cdigo dado de baja, enlace contable, auxiliar contable, fecha de adquisicin o alta, costo de la adquisicin, depreciacin acumulada, deterioro, revalorizacin, y el valor en libros.

c) Para la baja de acometidas y medidores en el rea comercial Por remodelaciones de red. La direccin tcnica, o el contratista, conjuntamente con la unidad de control de energa, previo a la apertura de la orden de trabajo debe efectuar el levantamiento fsico de las acometidas y equipos de medicin que sern cambiados, en la remodelacin de redes, en cuyo documento constarn las unidades de retiro (kit de acometidas y medidores). La informacin que se requiere en el levantamiento es la siguiente: Cdigo del poste al que est instalada la unidad de retiro (kit de medicin y acometida), nmero de cliente, cuenta, nmero de medidor, fases de medidor, serie, lectura, distancia en metros de acometida, tipo de cable. Listado estimados de materiales a ser retirados. La direccin tcnica o el contratista una vez que han efectuado el cambio de materiales proceder a entregar en la bodega-inventarios, con el listado definitivo de los mismos con los datos constantes y debidamente legalizados por la direccin tcnica, contratista, y control de energa. Se complementar los procesos respectivos en las reas comercial, cartera hasta llegar a ingreso a bodega inventarios, para lo cual se adjuntar el listado definitivo de los bienes a darse de baja y se establecer que bienes sern dados de baja y /o reutilizados. Con el ingreso a bodega la unidad de propiedad, planta y equipo efectuar la baja de estos bienes en el sistema infocaf. Y el proceso contable ser los mismos determinados en los trabajos anteriores.

Pgina 14

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Por cambio de materiales (daados, obsolescencia), clientes morosos, solicitud de cliente, liquidacin de cuenta. La unidades que efecten bajas de bienes (control de energa, clientes, grandes clientes y cartera), siguiendo los procesos establecidos por cada rea en estos casos, al momento de efectuar el ingreso a bodega-inventarios debe adjuntar a este documento el listado y/o formulario en el que conste como mnimo la siguiente informacin: cdigo del poste al que est instalada la unidad de retiro (kit de medicin y acometida), nmero de cliente, cuenta, nmero de medidor, fases de medidor, serie, lectura, distancia en metros de acometida, tipo de cable. Con el ingreso a bodega la unidad de propiedad, planta y equipo efectuar la baja de estos bienes en el sistema INFOCAF y el proceso contable ser los mismos determinados en los trabajos anteriores.

Al dar de baja un medidor q puede ser reutilizado se asignar un nuevo cdigo para su posterior instalacin.

CONTROL DE BIENES CONSIDERADOS NO ACTIVOS Los bienes no considerados activos fijos, sujetos al control administrativo, estar a cargo de bodega inventario, son entre otros los siguientes: Suministros, enseres menores. Utensilios de cocina; Instrumental mdico, insumos y de laboratorio; Libros, discos y videos; Herramientas menores; y, Otros.

Los bienes tendrn un custodio para el cumplimiento de sus funciones quien ser responsable directamente por su uso y conservacin. Los bienes sern registrados en tarjetas de control electrnicas por trabajador, en las que constarn: Nombre del trabajador. Cdigo o nmero de rol del trabajador. Detalle de (los) bien(es). Fecha y firma de responsabilidad.

Reposicin por prdida de bienes de control.- en caso de prdida o destruccin injustificada de bienes, los trabajadores responsables respondern por la restitucin

Pgina 15

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
de otros de igual especie y similares caractersticas o en dinero al precio actual de mercado. CONTROL DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los bienes de la Empresa sern controlados por la unidad de propiedad planta y equipo. Es obligacin de propiedad planta y equipo orientar y dirigir la correcta conservacin y cuidado de los bienes que han sido adquiridos o asignados para el uso y que se hallen en poder de la Empresa a cualquier ttulo: compra, depsito, custodia, prstamo de uso u otros. Propiedad planta y equipo ser responsable del registro y control de los bienes de la Empresa. La conservacin, buen uso y mantenimiento de los bienes, ser responsabilidad directa del trabajador que los ha recibido para el desempeo de sus funciones y labores oficiales (custodio). Para la correcta aplicacin de lo enunciado se determina: Etiquetado de bienes. La primera actividad para ingresar un activo a la base de datos es la asignacin del nmero consecutivo conocido como cdigo de bien, que ser la cdula de identificacin del mismo durante toda su existencia, en los registros en la base de datos. Para el efecto se colocar el cdigo impreso en un lugar estratgico del bien, mediante un sistema de lectura grfico que proporcionar al menos informacin bsica del activo como: clase, serie y custodio. Registro. Mantener registro y documentos actualizados de los bienes por custodio. En el respectivo registro se detallarn: Cdigo del bien. La descripcin del bien (marca, modelo, serie, amperaje, etc.) Fecha de la entrega del bien al custodio. El estado del bien. Valor del bien. Nombre y firma del custodio responsable del bien. Nombre y firma de Jefe de propiedad planta y equipo. Nombre y firma del Director Financiero. Respaldo. Se mantendr en archivos por custodio de los bienes a su cargo as como de las actas de traspaso de bienes que se efecten entre trabajadores de la Empresa.

Se efectuar constataciones fsicas de los bienes, por lo menos una vez al ao por parte la unidad de propiedad planta y equipo y delegados de Auditora y de la Pgina 16

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
mxima autoridad de la Empresa, de la diligencia se dejar constancia por escrito en acta suscrita por los intervinientes.

CAMBIO DE CUSTODIO DE LOS BIENES La unidad de propiedad planta y equipo, llevar registro actualizado de las modificaciones que tuvieren los bienes de control plasmadas en Acta de Movimiento de Bienes, en las que contendrn: Fecha del levantamiento de la Acta. Cdigo(s) de l (los) bien(es). Estado del bien. Descripcin detallada del bien. Valor del bien. Especificacin de quien entrega y recibe el bien con nmero de rol, departamento y direccin a la que pertenecen los actuantes y firmas respectivas de responsabilidad. Visto bueno del jefe de propiedad planta y equipo y Director Financiero.

INSPECCIONES FSICAS DE BIENES Propiedad planta y equipo efectuar inspecciones fsicas de los bienes de la Empresa, en forma aleatoria o por lo menos una vez al ao. Si de la inspeccin fsica se desprende el dao, prdida o destruccin del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del trabajador que lo tiene a su cargo y/o de los trabajadores que de cualquier manera tienen acceso al bien o activo.

MANTENIMIENTO DE BIENES El control del mantenimiento fsico de bienes estar a cargo y responsabilidad exclusiva de los custodios de los mismos, los costos del mantenimiento normal van a cargo de la empresa; sin embargo si la falta de este mantenimiento causare dao del bien, el costo de la reparacin o mantenimiento correr a cargo del custodio. En los casos especficos de bienes como el parque automotor y equipos de computo, sern tambin responsables del mantenimiento de los mismos las unidades existentes en la Empresa para estos fines como son Servicios Generales y Centro de Computo respectivamente.

Pgina 17

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
CONTROL DE CONTRATOS DE COMODATO El Departamento de propiedad planta y equipo tiene a su cargo el control de los Contratos de Comodato o Prstamo de Uso. El procedimiento a seguir es el siguiente: El interesado presentar la solicitud a la Presidencia Ejecutiva, quien autorizar la entrega de bienes en comodato. Una vez recibida la autorizacin respectiva para el otorgamiento de los bienes en prstamo de uso, se verificar la existencia de bienes en bodega que no sean utilizados por la Empresa y sean susceptibles para dar en comodato. Se efectuar el Contrato de Comodato o prstamo de Uso con la respectiva institucin Pblica. De creerlo conveniente, se efectuarn constataciones fsicas para la comprobacin del buen uso del bien. De ser viable se ratificarn los contratos existentes.

CONTROL DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE POSTES La unidad de propiedad planta y equipo tiene a su cargo el registro y control de los Contratos de Arrendamientos de Postes. Para el efecto se aplicar el siguiente procedimiento: El interesado presentar por escrito y en un plano referenciado, la ubicacin de los postes a utilizar. Se efectuar la inspeccin fsica de los postes a ser utilizados en arrendamiento, por parte de la unidad de propiedad planta y equipo previo la autorizacin respectiva de autoridad competente de la Empresa. Propiedad planta y equipo emitir el informe en el cual se hara constar la cantidad de postes efectivamente utilizados, documento que ser remitido al departamento jurdico. Asesora jurdica elaborar el contrato respectivo de arrendamiento por un perodo de dos aos, documento que ser remitido a cartera y agencias. Cartera y agencias gestionar el cobro y llevar el registro y control de los respectivos contratos de arrendamiento. Para la renovacin del contrato se efectuarn inspecciones fsicas por parte de propiedad planta y equipo, con la finalidad de ratificar o rectificar el nmero de postes utilizados en arrendamiento, en caso de existir incremento en los mismos antes de la finalizacin del contrato, se efectuarn los cambios respectivos en los contratos. Se podr financiar el pago por hasta tres cuotas: la primera a la firma del contrato, la segunda a 30 das y la tercera a 30 das ms. Cartera y agencias establecer los costos de mora y financieros.

PAZ Y SALVO DE BIENES DE CONTROL CON CUSTODIO Pgina 18

EMPRESA ELCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A.

DIRECCIN FINANCIERA - DPTO. DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POLITICAS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Cuando se presente la desvinculacin de un trabajador de la Empresa, la Jefatura de Personal enviar al Departamento de propiedad planta y equipo la solicitud de paz y salvo sobre los bienes del custodio que se retira, dando un plazo de 3 das hbiles siguientes a la recepcin de la solicitud para reportar que el empleado se encuentra a paz y salvo sobre los bienes que tena a su cargo. Si el jefe inmediato designare a un trabajador como nuevo custodio se realizar por parte de propiedad planta y equipo la respectiva acta de traspaso de bienes. Si el estado de algn bien es defectuoso por su mal uso o no se encuentre el mismo, propiedad planta y equipo, reportar a la Direccin Financiera con el fin de que se tomen las medidas que la Ley establece para el caso respectivo. El custodio del bien asumir de sus prestaciones sociales el costo de reposicin o reparacin de l (los) mismo(s).

Pgina 19