10.

3 Distribuir la informacin
Proyecto: Barceloneat
Realizado por PMbarnaBOK,

Mster Project Management Industrial y Servicios (Edicin 2010-11)

Versin
1 (01/06/2011)

Motivo
Redaccin Inicial

Realizado
RSM

Comprobado
SB

Aprobado
DV

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ndice
1. DEFINICIN...........................................................................................................................3 1.1DISTRIBUCINDEINFORMACINALOSEMPLEADOSDELOSRESTAURANTES. ................................4 . 1.2COMUNICACINALOSEMPLEADOS..................................................................................................5 EXPECTATIVAS, INFORME DE RENDIMIENTO..........................................................................................6 1.3 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS INVERSORES..............................................7 EXPECTATIVAS, INFORME DE RENDIMIENTO..........................................................................................8 1.4 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS PROVEEDORES.........................................9 1.5 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A GOBIERNOS Y ENTIDADES REGULADORAS ...............................................................................................................................................................11 1.6 DISTRIBUCIN DE LA COMUNICACIN A LOS SOCIOS...................................................13 1.7 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN................15

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1.

DEFINICIN.

Es el proceso que consiste en poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

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1.1DISTRIBUCINDEINFORMACINALOSEMPLEADOSDELOSRESTAURANTES.

Director de RR.HH y Comunicaciones

Project Manager

Responsable Azabu

Responsable Ginza

Responsable Kagurazaka

Responsable Ebisu

Responsable Kanda

Almacn

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Manipulador alimentos

Chef

Chef

Chef

Chef

Chef

Recepcin y distribucin

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1.2COMUNICACINALOSEMPLEADOS.
La direccin tratar de compartir la informacin con sus empleados de acuerdo a las necesidades de estos, uno de los propsitos de la comunicacin interna es optimizar la circulacin de informacin descendente y ascendente dentro de la organizacin. La figura del responsable ser la persona encargada de transmitir de forma descendente la informacin de la empresa, har llegar de forma ascendente el feedback de los empleados hacia el gerente. El responsable de cada local ser tambin la persona encargada de proponer acciones que estimulen a sus empleados, reforzar la imagen organizativa entre los empleados y, realizar reuniones semanales con los miembros del local para saber inquietudes y repasar las propuestas de cambio. El director de RR.HH y Comunicacin se encargar de hacer llegar la informacin a los Responsables ,as mismo se encargar de establecer procedimientos de seguridad para la informacin, determinar las necesidades internas y externas de informacin, gestionar la comunicacin de crisis , definir indicadores y medir los resultados de las acciones comunicativas llevadas acabo por la empresa.

Los medios utilizados para la comunicacin ascendente y descendente sern: E-mail Reuniones informativas Telfono Correo intranet

Los idiomas utilizados para todos los comunicados de empresa sern el ingls, japons y espaol.

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 Expectativas, Informe De Rendimiento Gestionar las expectativas Semanalmente se har un registro de incidentes de cada local (el formulario de este registro se podr localizar en la Intranet). El responsable de cada local enviar al director el informe semanal, el responsable ser la persona que dirigir las acciones que determine la organizacin en cada local. Mensualmente el Director de RR.HH y Comunicacin mantendr una reunin con todos los responsable de los locales, en esta reunin se revisarn las solicitudes de cambio, necesidades de formacin y comunicacin y se revisarn el registro de accidentes de cada local y las acciones tomadas.

Informe de Rendimiento Una vez al semestre el director de RR.HH y Comunicaciones tendr una reunin con todos los empleados de la organizacin y informar de todas las acciones llevadas en solicitudes de cambios y necesidades del personal. El responsable de local actualizar los paneles de informacin de rendimiento del personal en cada local.

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1.3 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS INVERSORES

Director Riesgos y Adquisiciones Project Manager

Inversores institucionales

Instituciones Gubernamentales

Fundaciones

Otros

Comunicacin a los inversores El director de Riesgos y Adquisiciones es la persona que la organizacin ha designado como elemento comunicador entre los inversores y la organizacin. El tipo de comunicacin utilizada ser bidireccional . Los medios de comunicacin utilizados sern reuniones informativas. El idioma utilizado ser el acordado con el inversor. La convocatoria de reunin se realizar por va e-mail con acuso de recibo , si uno de los asistentes no confirmara su asistencia se contactara telefnicamente. 7de17

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 Expectativas, Informe De Rendimiento Gestionar las expectativas Toda inversin requiere una devolucin con un rendimiento de intereses y crecimiento sobre la cantidad invertida, el director de riesgos y adquisiciones deber estimar y contrastar constantemente el flujo de inversiones y devoluciones. Este grupo de interesados ser informado nicamente de aspectos financieros, remarcando el flujo de caja anual. Cualquier registro de incidentes o solicitud de cambio por parte de este grupo de interesados se estudiar en el consejo asesor de cambios

Informe de Rendimiento Anualmente se organizar una reunin informativa con estos interesados. Los Stakeholders de este grupo podrn tener acceso voluntario y restringido al apartado de facturacin de la intranet de Barceloneat.

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1.4 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS PROVEEDORES

Director Riesgos y adquisiciones

Project Manager

Cooperativas Alimentaras

Escuelas Hosteleras

Servicios de Infraestructura

Servicios Logsticos

Comunicacin con los proveedores La comunicacin con nuestros proveedores es un proceso vital para la organizacin, el Director de Riesgos y Adquisiciones velar porque la comunicacin sea multidireccional con nuestros proveedores. La gestin de cambios por reclamaciones del grupo de proveedores las gestionar el Director de Riesgos y Adquisiciones junto al Consejo Asesor de Cambios. Adems definir las necesidades de comunicacin externa Los medios para la comunicacin sern reuniones, telfono y e-mail. El primer contacto con cualquiera de los proveedores se realizar a travs de e-mail con la carta de presentacin de Barceloneat. Los idiomas utilizados sern ingls, japons y espaol. 9de17

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 La comunicacin de pedidos de stock a los proveedores se gestionar desde la intranet de Barceloneat, cada Restaurante enviara a travs de la intranet un pedido al Almacn, las necesidades del pedido se encargar de gestionarlas el Director de este rea.

Expectativas, Informe de Rendimiento Gestionar las expectativas Se crear en la intranet de la organizacin un apartado para que los proveedores contacten y expresen sus solicitudes de cambio o inquietudes.

Informe de Rendimiento Se crear una base de datos alojada en la Intranet, donde se introducirn los datos, productos y todos los pedidos de un proveedor, con ello el proveedor podr ver los ltimos pedidos enviados, nuevos pedidos, tracking de stocks. El almacn central realizar los pedidos a las cooperativas alimentaras mediante del sistema de pedidos de la intranet, el productor recibir inmediatamente la solicitud de productos y el periodo de entrega.

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1.5 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A GOBIERNOS Y ENTIDADES REGULADORAS

Director Calidad y Legislacin

Project Manager

Ministerio de Industria

Entidades Regulatorias

Ministerio de Turismo

Ministerio de Pesca y Agricultura

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 Comunicacin con los Gobiernos y Entidades Reguladoras

El Director de Calidad y Legislacin ser la persona que realizar todas las comunicaciones con este grupo de Stakeholders, normalmente la comunicacin con estos interesados es Mono direccional aunque el director de Barceloneat tendr como objetivo bidireccionarla y obtener feedback de las comunicaciones. Barceloneat quiere participar activamente con estos interesados, una buena y frecuente comunicacin repercutir en cumplir no solo los requerimientos legales obligatorios, sino tambin cumplir con compromisos y homologaciones voluntarias. La comunicacin con los interesados de este grupo ser formal y por las vas que tengan establecidas los interesados. El director de Calidad y Legislacin deber participar en Foros, debates, jornadas empresariales, sesiones informativas de estas instituciones, etc La comunicacin o envo de informacin con este grupo se realizar en el idioma correspondiente al pas de origen de la institucin.

Expectativas, Informe de Rendimiento Gestionar las expectativas Se generar una base de datos donde poder consultar todos los requerimientos legales que se precisan para satisfacer las expectativas de estos interesados. En la base de datos quedarn reflejados los requerimientos y documentos necesarios de cada Stakeholder.

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 Informe de Rendimiento Se realizarn auditorias peridicas a la base de datos, se verificar que todos los documentos cumplen con los requerimientos establecidos por las entidades gubernamentales y reguladoras.

1.6 DISTRIBUCIN DE LA COMUNICACIN A LOS SOCIOS

Director RR.HH y Comunicaciones

Ferran Adria

Fundacin Alicia

Escuelas de Hosteleria

Otros Equipos de Master

Comunicacin con lo socios 17/06/2011Fichero:10_3Distribuirlainformacin 13de17

 Los socios tendrn comunicacin con el director de RR.HH y Comunicaciones a travs de telfono, e-mails, y por medio de la Intranet de Barceloneat. La organizacin de Barceloneat quiere cuidar y dar una especial importancia a este grupo de interesados, son socios, proveedores y embajadores de la empresa Barceloneat. Dado que en la primera fase de proyecto todos nuestros socios utilizan el cataln y espaol como idioma habitual se realizar las comunicaciones en estos dos idiomas, en una segunda fase se quiere ampliar las colaboraciones con socios japoneses, por lo cual se utilizara el idioma japons para los escritos y e-mails y el ingls para las reuniones.

Expectativas, Informe de Rendimiento Gestionar las expectativas Los socios tendrn acceso a la intranet y desde ella podrn realizar las consultas a travs del sistema de mensajeria directo al buzn del director de recursos humanos. Con este servicio se quiere flexibilizar la comunicacin de expectativas por parte de los socios.

Informe de rendimiento En la intranet se depositarn informes con las actividades y mejoras realizadas en la organizacin, los socios podrn consultar estados de cuentas, numero de ventas, control de stocks, ideas de mejoras y actas reuniones de equipos.

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1.7 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN

Director de Marketing e Innovaciones

Project Manager

Internet

Mensajeria Mvil

Redes Sociales

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Project Manager

Televisin y Radio

Peridicos

Publicaciones Gastronmicas

Comunicacin con los medios de Comunicacin La comunicacin con este grupo de interesados es vital para la organizacin en su fase de consolidacin. Se divide el programa de comunicacin en dos partes. El director de RR.HH y Comunicaciones se encargar de cuidar y satisfacer la comunicacin con los medios convencionales (Televisin, Radio, Peridicos, Publicaciones gastronmicas) y el Directo de Marketing e Innovaciones realizar e-Marketing junto a la comunicacin con las nuevas tecnologas (Internet, Mensajeria Mvil, Redes Sociales). En el documento 10.2 Plan de Comunicacin se puede ampliar esta informacin. Los idiomas utilizados sern los propios del pas del medio de comunicacin, en el apartado de Internet, Publicaciones Gastronmicas y Redes sociales, se abrir una pgina ntegramente en japons para que el cliente pueda realizar una rpida identificacin de nuestros productos en su idioma, se realizar una campaa en redes sociales en japons. 16de17

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 Expectativas, Informe de Rendimiento Gestionar las expectativas Las expectativas de este grupo de interesados se controlarn por medio de presentaciones a prensa, jornadas gastronmicas, degustacin de productos en los locales, realizacin de artculos para publicaciones gastronmicas. Dentro de la intranet existir un apartado donde se realizar una base de datos con las acciones tomadas a cada uno de los interesados, de este modo se quiere que el director de Comunicaciones tenga controlado el tiempo desde la ltima accin tomada, el nmero de acciones completadas por interesado, grado de satisfaccin del interesado despus de cada accin, futuras acciones y previsin de nuevos interesados dentro de los medios de comunicacin. Despus de cada accin realizada se realizar una consulta a cada interesado para evaluar el grado de cumplimiento de las expectativas.

Informe de rendimiento Los informes de rendimiento de este grupo los gestionar el Director de Comunicacin, en ellos se recoger anualmente el nmero de acciones realizadas por interesado y su impacto. Para la exposicin de este informe se convocar a una jornada de degustacin a todos los interesados de este grupo.

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