Word Avanzado

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIN PROFESIONAL TECNICA
MICROSOFT WORD 2007 AVANZADO

RECOPILACIN
Enrique Gmez Chvez
2012
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007
Plantillas
Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de s mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensin .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo). Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseo de pgina, fuentes, mrgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la informacin especfica del documento. Al guardar ste como un archivo .docx o .docm, se almacenar por separado de la plantilla en la que est basado. Las plantillas se parecen a los documentos en que pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, as como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una seccin de una plantilla, o aplicar una contrasea a sta para impedir la modificacin de su contenido. Puede encontrar plantillas de Word para la mayora de los tipos de documentos en Microsoft Office Online. Si dispone de una conexin a Internet, haga clic en el botn de Microsoft Office crear sus propias plantillas. NOTA Si desea crear plantillas complejas y muy estructuradas, como un formulario para la declaracin de impuestos, es aconsejable que utilice programas de creacin de formularios, como Microsoft Office InfoPath 2007. , haga
clic en Nuevo y, a continuacin, haga clic en la categora de plantillas que desee. Tambin puede
Crear una plantilla

Puede comenzar con un documento vaco y guardarlo como una plantilla, o puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente.
Profesor Enrique Gmez Chvez

Comenzar con una plantilla en blanco
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuacin, haga clic en Crear. 3. Realice los cambios que desee en los valores de los mrgenes, el tamao y la orientacin del papel, los estilos y otros formatos.
Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los grficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.
4. Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
5. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
NOTA Tambin puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).
7.
Cierre la plantilla.
Crear una plantilla basada en un documento existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office 2. Abra el documento que desee. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como. y, a continuacin, haga clic en Abrir.
4. Efecte los cambios que desea que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla. 5. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

7. Cierre la plantilla.
Crear una nueva plantilla basada en una ya existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
2. Debajo de Plantillas, haga clic en Nuevo a partir de existente. 3. Haga clic en una plantilla que sea similar a la que desee crear y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo. 4. Realice los cambios que desee en los valores de los mrgenes, el tamao y la orientacin del papel, los estilos y otros formatos.
Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los grficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.
5. Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
6. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, haga clic en Plantilla de Word en el cuadro Guardar como tipo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
8. Cierre la plantilla.
Agregar controles de contenido a una plantilla

Si desea ofrecer una mayor flexibilidad a los usuarios que utilicen su plantilla, agregue y configure controles de contenido en sta, como controles de texto enriquecido, imgenes, listas desplegables o selectores de fecha.

Por ejemplo, podra proporcionar a un compaero una plantilla que incluyese una lista desplegable, pero dicho compaero desea utilizar un conjunto de opciones distinto en dicha lista para el documento basado en su plantilla que est distribuyendo. Dado que usted permiti la edicin de la lista desplegable al agregar el control de contenido a la plantilla, su compaero podr modificarla rpida y fcilmente para adaptarla a sus necesidades.
Agregar controles de contenido

NOTA Tambin puede agregar controles de contenido a los documentos.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office 2. Haga clic en Ms frecuentes.
y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word.
3. Active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
NOTA The Ribbon is a component of the Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
4. Abra la plantilla a la que desee agregar controles de contenido y, a continuacin, haga clic en el lugar donde desee insertar un control. 5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en el control de contenido que desee agregar al documento o la plantilla.
Por ejemplo, puede hacer clic en Texto enriquecido para insertar un control de texto enriquecido que aparecer en cualquier documento que se cree basado en la plantilla. NOTA Si no estn disponibles los controles de contenido, es posible que tenga abierto un documento creado en una versin anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botn de Microsoft Office , en Convertir y, a continuacin, en Aceptar. Una vez que haya convertido
el documento, gurdelo.
6. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles. 7. En el cuadro de dilogo Propiedades, elija si el control de contenido se va a poder eliminar o editar cuando alguien utilice la plantilla.

8. Si desea mantener varios controles de contenido o algunos prrafos de texto juntos, seleccione los controles o el texto y, a continuacin, haga clic en Agrupar en el grupo Controles.
Por ejemplo, podra tener un texto de renuncia de tres prrafos. Si utiliza el comando Agrupar para agrupar dichos prrafos, la renuncia no se podr editar y nicamente se podr eliminar como un grupo.
Agregar texto de instrucciones a una plantilla

A veces, es til incluir instrucciones de marcador de posicin para indicar cmo se debe completar un control de contenido en particular que ha agregado a una plantilla. Las instrucciones se reemplazan por contenido cuando alguien utiliza la plantilla.
1. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseo. 2. Si no ha agregado an un control de contenido al documento, haga clic donde desee que aparezca el control y, a continuacin, en un control.
NOTA Si los controles de contenido no estn disponibles, es posible que haya abierto un documento creado en una versin anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botn de Microsoft Office , en Convertir y, a continuacin, en Aceptar. Una vez que haya convertido
el documento, gurdelo.
3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseo. 4. Haga clic en el control de contenido en el que desea agregar el texto del marcador de posicin. 5. Modifique el texto y aplique el formato que desee.
Si agrega un control de contenido de cuadro de texto y desea que el texto del marcador de posicin desaparezca cuando alguien introduzca texto, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y, a continuacin, active la casilla de verificacin Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido.
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Guardar y distribuir bloques de creacin con una plantilla
Los bloques de creacin son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galeras, lo que permite tener acceso a ellos y reutilizarlos en cualquier momento. Tambin puede guardar dichos bloques y distribuirlos con las plantillas. Por ejemplo, podra crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios dos tipos de carta de presentacin entre los que elegir cuando creen sus propios informes basndose en dicha plantilla.
1. Guarde y cierre la plantilla que ha diseado de acuerdo con sus necesidades y en la que desea agregar bloques de creacin entre los que podrn elegir los usuarios. 2. Abra la plantilla.
Mantenga abierta la plantilla en la que desea agregar las opciones de bloques de creacin.
3. Cree los bloques de creacin que desea proporcionar a los usuarios de la plantilla.
Cuando rellene la informacin en el cuadro de dilogo Crear nuevo bloque de creacin, asegrese hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro Guardar en.
4. Distribuya la plantilla.
Cuando enve o ponga a disposicin de los dems usuarios la plantilla, los bloques de creacin que ha guardado junto con sta estarn disponibles en las galeras que haya especificado.
Agregar proteccin a una plantilla

Puede agregar proteccin a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contrasea.

Agregar proteccin a partes de una plantilla
1. Abra la plantilla a la que desee agregar proteccin. 2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios. 3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades. 4. En el cuadro de dilogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos:
Active la casilla de verificacin No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que est basado en la plantilla. Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido.
Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten.
Agregar proteccin a todo el contenido de una plantilla

1. Abra la plantilla que desee proteger de los cambios. 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y despus en Restringir formato y edicin. 3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edicin, active la casilla de verificacin Admitir slo este tipo de edicin en el documento. 4. En la lista de restricciones de edicin, haga clic en las restricciones que desee. 5. Para elegir opciones de restriccin adicionales, como quines pueden leer o cambiar el documento, haga clic en Restringir permiso.
Las opciones de restriccin incluyen establecer una fecha de caducidad para el documento y permitir a usuarios copiar contenido.
6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en S, aplicar la proteccin.

7. Para asignar una contrasea a un documento de modo que slo los revisores que la conozcan puedan quitar la proteccin, escriba una contrasea en el cuadro Escriba la nueva contrasea (opcional) y confrmela.
IMPORTANTE Si elige no utilizar contrasea, cualquier persona podr cambiar sus restricciones de edicin.
Tablas
Cambiar el diseo de la tabla
Puede cambiar el diseo de una tabla que cre, como el borde, el color, etc. Al cambiar el diseo, puede crear una tabla que sea ms fcil de leer. Cambiar el diseo de la tabla creada en Insertar una tabla.
1. Haga clic en algn lugar de una tabla y, a continuacin, haga clic en la ficha Diseo en Herramientas de tabla.
2. Cuando desee cambiar el diseo del borde, seleccione de forma previa el estilo, grosor y color de la lnea.
Haga clic en la flecha de Estilo de lnea en Dibujar bordes y, a continuacin, seleccione el estilo de lnea. En Estilo de lnea, puede seleccionar diversos estilos de lnea como lnea doble, lnea triple, lnea punteada, lnea dentada, etc.
Haga clic en la flecha de Grosor de lnea en Dibujar bordes y, a continuacin, seleccione el grosor de lnea.
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Haga clic en la flecha de Color de la pluma en Dibujar bordes y, a continuacin, seleccione el color de lnea.
Haga clic en Dibujar tabla en Dibujar bordes cuando no est seleccionado. Cuando hace esto, el puntero del mouse se convierte en una pluma.
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Puede arrastrar el borde de la tabla para cambiar el diseo del borde.
Si desea dibujar una lnea diagonal en una celda, arrastre diagonalmente de un rincn de la celda a otro rincn.
Una vez que haya terminado de cambiar el diseo del borde, haga clic de nuevo en Dibujar tabla en Dibujar bordes.
Sugerencia: si desea hacer que el borde sea invisible Seleccione blanco cuando selecciona Color de la pluma en Borde y, a continuacin, cambie el color del borde a blanco.
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3. Si desea cambiar el color de la celda, seleccione las celdas para las que desea cambiar el color.
Haga clic en la flecha de Sombreado en Estilos de tabla y, a continuacin, seleccione el color.
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Cambiar el color de las celdas.
Sugerencia: si desea cambiar el estilo general de la tabla Haga clic en algn lugar de la tabla y, a continuacin, seleccione el diseo que desea de la lista de estilos de tabla en Estilos de tabla en la ficha Diseo.
Editar el contenido de una celda aparece a continuacin.
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Hipervnculos
Word crea automticamente un hipervnculo cuando escribe la direccin de una pgina web existente, como www.microsoft.com, en un documento. Este comportamiento slo se produce si no ha desactivado la funcin de formato automtico de los hipervnculos. Tambin puede crear hipervnculos personalizados a documentos de un equipo o de un recurso compartido de red. Estos hipervnculos pueden ser absolutos. O bien, estos hipervnculos pueden ser relativos al documento de Word con el que est trabajando. De forma predeterminada, la opcin Actualizar vnculos al guardar de Opciones Web est activada en Word. Por tanto, cuando crea un hipervnculo en un documento de Word, Word convierte el hipervnculo en un hipervnculo relativo. Definiciones y ejemplos Hipervnculo Un hipervnculo es texto coloreado y subrayado o un grfico coloreado y subrayado en el que se hace clic para abrir cualquiera de los elementos siguientes: o Un archivo o Una ubicacin de un archivo o Una pgina web de Internet o Una pgina web de una intranet o Un sitio de Gopher, Telnet o Protocolo de transferencia de archivos (FTP) Tambin puede hacer clic en un hipervnculo para ver grupos de noticias. Hipervnculo absoluto Un hipervnculo absoluto es un hipervnculo que contiene la direccin completa del archivo o del sitio web de destino. La direccin siguiente es un ejemplo de una direccin completa en un hipervnculo absoluto: http://www.microsoft.com/support Base de hipervnculo Una base de hipervnculo es la ruta de acceso compartida por el archivo que contiene el hipervnculo y el archivo de destino. Hipervnculo relativo Un hipervnculo relativo es un hipervnculo que contiene una direccin relativa a la direccin del archivo de destino. La direccin del archivo de destino tambin se denomina base de hipervnculo. Por ejemplo, un documento tiene la base de hipervnculo siguiente: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Mis documentos
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Un documento denominado "Ventas.doc" se encuentra en la ruta de acceso de archivo siguiente: C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Abril\Ventas.doc El hipervnculo relativo a este documento slo contiene la direccin relativa a Ventas.doc. Por tanto, el hipervnculo relativo contiene la direccin siguiente: Abril\Ventas.doc
Cmo utilizar hipervnculos absolutos en lugar de hipervnculos relativos

Para utilizar hipervnculos absolutos, realice una de las acciones siguientes: Utilice hipervnculos absolutos en todos los documentos de Word. Para ello, utilice uno de los mtodos siguientes.
Mtodo 1: Word 2007

1. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word. Haga clic en Opciones avanzadas. En General, haga clic en Opciones Web. Haga clic en la ficha Archivos. Haga clic para desactivar la casilla Actualizar vnculos al guardar. Haga clic dos veces en Aceptar.
Mtodo 2: Word 2003

7. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. 8. Haga clic en la ficha General. 9. Haga clic en Opciones Web. 10. Haga clic en la ficha Archivos. 11. Haga clic para desactivar la casilla Actualizar vnculos al guardar. 12. Haga clic dos veces en Aceptar. Utilice hipervnculos absolutos en un nico documento. Para ello, utilice uno de los mtodos siguientes.
Mtodo 1: Word 2007

1. Abra el documento en el que desee utilizar un hipervnculo absoluto.
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2. 3. 4. 5. Haga clic en el botn de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. Haga clic en Propiedades del documento y, a continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba x y haga clic en Aceptar.
Mtodo 2: Word 2003 6. 7. 8. 9. Abra el documento en el que desee utilizar un hipervnculo absoluto. En el men Archivo, haga clic en Propiedades. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba x y haga clic en Aceptar.
Cmo restablecer hipervnculos

Para restablecer hipervnculos existentes en un documento, siga estos pasos: 1. Abra el documento. 2. Haga clic con el botn secundario en el hipervnculo que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Modificar hipervnculo. 3. En el cuadro Buscar en, haga clic en el documento que desee que abra el hipervnculo. O bien, escriba la direccin URL del destino en el cuadro Direccin. 4. Haga clic en Aceptar.
Cmo establecer una base de hipervnculo

Para establecer una base de hipervnculo para todos los hipervnculos o las direcciones URL de un documento, utilice uno de los mtodos siguientes segn su versin de Word. Mtodo 1: Word 2007 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra el documento en el que desee establecer una base de hipervnculo. Haga clic en el botn de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. Haga clic en Propiedades del documento y, a continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba la ruta de acceso que desee utilizar para todos los hipervnculos que cree en este documento. Haga clic en Aceptar.
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Mtodo 2: Word 2003 Abra el documento para el que desee establecer una base de hipervnculo. En el men Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin, haga clic en la ficha Resumen. 3. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba la ruta de acceso que desee utilizar para todos los hipervnculos que cree en este documento. 4. Haga clic en Aceptar. Nota: para omitir la base de hipervnculo, escriba la direccin completa del hipervnculo en el cuadro Direccin del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. 1. 2.
Crear y actualizar un ndice

Un ndice enumera los trminos y los temas que se tratan en un documento, as como las pginas en las que aparecen. Para crear un ndice, se marcan las entradas de ndice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuacin, se genera el ndice.
Entradas de ndice
Puede crear una entrada de ndice: Para una palabra, una frase o un smbolo Para un tema que se extiende por un intervalo de pginas Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicletas". Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de ndice, Microsoft Word agrega un campo especial XE (entrada de ndice) que incluye la entrada principal marcada y la informacin de referencia cruzada que desee incluir.
Una vez marcadas todas las entradas de ndice, elija un diseo de ndice y genere el ndice terminado. A continuacin, Word rene las entradas de ndice, las ordena alfabticamente, crea
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referencias a sus nmeros de pgina, busca y quita las entradas duplicadas de la misma pgina y muestra el ndice del documento.
Marcar entradas de ndice y crear un ndice

Para crear un ndice, marque las entradas, seleccione un diseo y, a continuacin, genere el ndice. Paso 1: Marcar las entradas de ndice Siga uno de estos procedimientos para marcar las entradas de ndice: Marcar palabras o frases Marcar entradas de ndice para texto que se extiende por un intervalo de pginas
Marcar palabras o frases

1. Para utilizar texto existente como entrada de ndice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de ndice, haga clic donde desee insertar la entrada de ndice. 2. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.
3. Para crear la entrada de ndice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. 4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada:

Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuacin, escriba el texto de la entrada de tercer nivel. Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y, a continuacin, escriba en el cuadro el texto de la otra entrada.
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5. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina.
Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.
6. Para marcar la entrada de ndice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 7. Para marcar entradas de ndice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice y, a continuacin, repita los pasos 3 a 6.
Marcar palabras o frases para texto que se extiende por un intervalo de pginas
1. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de ndice. 2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.
3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar.
En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador.

4. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.
5. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de ndice correspondiente al texto marcado.
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6. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina.
Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.
7. En Opciones, haga clic en Intervalo de pginas. 8. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador escrito en el paso 3 y, a continuacin, haga clic en Marcar.
Paso 2: Crear el ndice Despus de marcar las entradas, est listo para seleccionar un diseo de ndice e insertar el ndice en el documento.
1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el ndice. 2. En el grupo ndices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar ndice.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en un diseo del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseos de ndice disponibles. Crear un diseo de ndice personalizado:
1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuacin, en Modificar. 2. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el estilo de ndice que desea cambiar y, a continuacin, en Modificar. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee. 4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla. 5. Haga clic en Aceptar dos veces.
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4. Seleccione cualquier otra opcin de ndice que desee.
NOTAS
Para actualizar el ndice, haga clic en l y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar ndice en el grupo ndice de la ficha Referencias.
Si encuentra un error en el ndice, busque la entrada de ndice que desea cambiar, efecte el cambio y actualice el ndice. Si crea un ndice en un documento maestro, expanda los subdocumentos antes de insertar o actualizar el ndice.
Modificar o aplicar formato a una entrada de ndice y actualizar el ndice

1. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar Inicio. en el grupo Prrafo de la ficha
2. Busque el campo XE de la entrada que desea cambiar como, por ejemplo, { XE "Calisto" \t "Vea Lunas" }. 3. Para modificar o aplicar formato a una entrada de ndice, cambie el texto que va entre comillas. 4. Para actualizar el ndice, haga clic en l y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar ndice en el grupo ndice de la ficha Referencias.
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NOTAS
Si encuentra un error en el ndice, busque la entrada de ndice que desea cambiar, efecte el cambio y actualice el ndice. Para buscar rpidamente el siguiente campo XE, presione CTRL+B, haga clic en Especial y, a continuacin, en Campo. Si no aparece el botn Especial, haga clic en Ms.
Eliminar una entrada de ndice y actualizar el ndice

1. Seleccione todo el campo de entrada de ndice, incluidas las llaves ({}) y presione SUPR.
Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Prrafo de la ficha Inicio.
2. Para actualizar el ndice, haga clic en l y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar ndice en el grupo ndice de la ficha Referencias.
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Insertar o eliminar una nota al pie o una nota al final
Mostrar todo Las notas al pie y notas al final se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar o hacer referencia al texto de un documento. Puede utilizar las notas al pie para comentarios detallados y las notas al final para citar fuentes de Informacin. NOTA Si desea crear una bibliografa, encontrar comandos para crear y administrar fuentes de informacin y citas en la ficha Referencias del grupo Citas y bibliografa.
Notas al pie y notas al final

Las notas al pie o las notas al final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.
Marcas de referencia de notas al pie y notas al final Lnea de separacin Texto de nota al pie Texto de nota al final
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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Insertar una nota al pie o una nota al final
Microsoft Office Word numera automticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar un solo esquema de numeracin en todo un documento, o bien, distintos esquemas de numeracin para las diversas secciones de un documento. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de las notas al pie y al final. NOTA Si las notas al pie del documento estn numeradas de forma incorrecta, es posible que el documento contenga marcas de revisin. Acepte las marcas de revisin para que Word numere correctamente las notas al pie y las notas al final. 1. 2. En la vista Diseo de impresin, haga clic en el lugar donde desee insertar la marca de referencia de nota. En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar nota al final.
Mtodo abreviado de teclado Para insertar subsiguientes notas al pie, presione CTRL+MAYS+Y. Si desea insertar posteriores notas al final, presione CTRL+ALT+O. De manera predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada pgina y las notas al final al trmino del documento. 3. Para realizar cambios de formato en las notas al pie o las notas al final, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo Notas al pie y siga uno de estos procedimientos:
En el cuadro Formato de nmero, haga clic en el formato que desee usar. Para utilizar una marca personalizada en vez de un formato tradicional de nmero, haga clic en Smbolo junto a Marca personal y, a continuacin, elija una marca en los smbolos disponibles.
4. Haga clic en Insertar.
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NOTA Esta accin no cambia los smbolos existentes, sino que slo agrega nuevos smbolos. Word inserta el nmero de nota y sita el punto de insercin a continuacin del nmero de nota. 5. 6. Escriba el texto de la nota. Haga doble clic en el nmero de nota al pie o nota a final para volver a la marca de referencia en el documento.
Cambiar el formato de los nmeros de las notas al pie o notas al final

1. Coloque el punto de insercin en la seccin en la que desee cambiar el formato de la nota al pie o la nota al final. Si el documento no est dividido en secciones, coloque el punto de insercin en cualquier lugar del documento. 2. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogo Pie de pgina y nota al final. 3. Haga clic en Notas al pie o en Notas al final. 4. Haga clic en la opcin deseada del cuadro Formato de nmero. 5. Haga clic en Aplicar.
VOLVER AL PRINCIPIO
Crear un aviso de continuacin de notas al pie o notas al final

Si una nota al pie o nota al final es demasiado larga para caber en una pgina, puede crear un aviso de continuacin para indicar a los lectores que dicha nota contina en la pgina siguiente. 1. 2. Asegrese de que est en la vista Borrador haciendo clic en Borrador junto a Vista en la barra de estado. En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Mostrar notas.
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3. Si el documento contiene notas al pie y notas al final, aparecer un mensaje. Haga clic en Ver el rea de notas al pie o Ver el rea de notas al final y, a continuacin, en Aceptar. 4. En la lista del panel de notas, haga clic en Aviso de cont. de notas al pie o en Aviso de cont. de notas al final. 5. En el panel de notas, escriba el texto que desee utilizar para el aviso de continuacin. Escriba, por ejemplo: Las notas al pie continan en la pgina siguiente.
VOLVER AL PRINCIPIO
Eliminar una nota al pie o una nota al final

Para eliminar una nota, se trabaja con la marca de referencia de nota en la ventana del documento, no con el texto de la nota.
Marca de referencia de nota
Si elimina una marca de referencia de nota numerada automticamente, Word volver a numerar las notas con el nuevo orden.
Eliminar una nota
En el documento, seleccione la marca de referencia de la nota al pie o de la nota al final que desee eliminar y, a continuacin, presione la tecla SUPRIMIR.
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Convertir notas al pie en notas al final y viceversa
Despus de haber insertado las notas al pie de un documento, puede convertirlas en notas al final y viceversa.
Convertir una o varias notas en notas al pie o en notas al final

1. Asegrese de que est en la vista Borrador (haga clic en Borrador en la barra de estado). 2. En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Mostrar notas.
Si el documento contiene notas al pie y notas al final, aparece un mensaje. Haga clic en Ver el rea de notas al pie o en Ver el rea de notas al final, en funcin de si desea convertir notas al pie o notas al final, y despus en Aceptar.
3. Seleccione el nmero de la nota o notas que desee convertir y haga clic en l con el botn secundario del mouse (ratn). 4. Haga clic en Convertir en nota al pie o en Convertir en nota al final.
Convertir todas las notas en notas al pie o en notas al final

1. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogo Pie de pgina y nota al final. 2. Haga clic en Convertir. 3. Haga clic en la opcin que desee y despus haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Cerrar.
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Reiniciar la numeracin de las notas al pie o las notas al final desde 1

La numeracin de las notas al pie se puede reiniciar en cada pgina o en cada seccin y la de las notas al final, en cada seccin. NOTA Si las notas al pie del documento estn numeradas de forma incorrecta, es posible que el documento contenga marcas de revisin. Acepte las marcas de revisin para que Word numere correctamente las notas al pie y las notas al final.
1. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogo Pie de pgina y nota al final.
2. En el cuadro Iniciar en, haga clic en 1. 3. En el cuadro Numeracin, haga clic en Reiniciar en cada seccin o en Reiniciar en cada pgina. 4. Haga clic en Aplicar.
Crear una bibliografa

Una bibliografa es una lista de fuentes de informacin, que normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la creacin de los documentos. En Microsoft Office Word 2007 se pueden generar bibliografas automticamente tomando como base la informacin de origen proporcionada para el documento.
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Cada vez que cree una nueva fuente de informacin, sta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de informacin que haya creado.
Agregar una nueva cita y una fuente de informacin a un documento

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, tambin se crea una nueva fuente de informacin que aparecer en la bibliografa. 1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en la flecha situada junto a Estilo.
2.
Haga clic en el estilo que desea utilizar para la cita y la fuente de informacin. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen utilizar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de informacin.
3. 4.
Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.
5.
Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar la informacin de origen, haga clic en Agregar nueva fuente.
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Para agregar un marcador de posicin, de manera que pueda crear una cita y rellenar ms adelante la informacin de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posicin. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de marcador de posicin en el Administrador de fuentes. 6. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliogrfica.
Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web.
7. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin.
Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.
NOTAS
Para buscar fuentes de informacin adicionales o ms informacin sobre las fuentes que est citando, haga clic en Insertar cita y, a continuacin, en Buscar en bibliotecas. Por ejemplo, podra buscar en la base de datos de una biblioteca todas las apariciones de un tema concreto en la coleccin de esa biblioteca. A continuacin, con un solo clic, puede insertar la cita en el documento o puede agregar la informacin de la fuente a la lista actual de fuentes de informacin para usarla posteriormente. Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es nica, anexa un carcter alfabtico al ao. Por ejemplo, una cita aparecera como [Pasteur, 1848a]. Si elige ISO 690 - Orden numrico y agrega citas al documento, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 para ordenar correctamente las citas.
VOLVER AL PRINCIPIO
Buscar una fuente de informacin

La lista de fuentes de informacin que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podra buscar una fuente de informacin citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes.
1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.
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Si abre un documento que todava no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de informacin usadas en documentos anteriores. Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2. Para buscar una fuente de informacin especfica, siga uno de estos procedimientos:
En el cuadro de ordenacin, ordene por autor, ttulo, nombre de etiqueta de cita o ao, y a continuacin busque en la lista resultante la fuente de informacin que desea usar. En el cuadro Buscar, escriba el ttulo o el autor de la fuente de informacin que desea buscar. La lista se acotar dinmicamente para coincidir con el trmino de bsqueda. NOTA Puede hacer clic en el botn Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de informacin en el documento. Por ejemplo, podra conectar con un archivo almacenado en un recurso compartido de red, en el equipo o el servidor de un compaero de investigacin o en un sitio Web de una universidad o una institucin de investigacin.
Modificar un marcador de posicin de cita

En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posicin de cita y despus esperar hasta ms tarde para rellenar la toda la informacin de las fuentes de informacin bibliogrfica. Los cambios que realice en una fuente de informacin se reflejan automticamente en la bibliografa, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de marcador de posicin en el Administrador de fuentes.
1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.
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2.
Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posicin que desea modificar. NOTA Las fuentes de marcadores de posicin se alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con todas las dems fuentes, segn el nombre de etiqueta del marcador de posicin. Los nombres de etiqueta de marcador de posicin son nmeros de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posicin con cualquier etiqueta que desee.
3. 4.
Haga clic en Editar. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliogrfica. Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web.
5.
Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. Utilice el botn Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado. Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.
Crear una bibliografa

Puede crear una bibliografa en cualquier momento despus de insertar una o ms fuentes en un documento. Si no dispone de toda la informacin necesaria sobre una fuente de informacin para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posicin de cita y, ms adelante, completar la informacin relativa a la fuente de informacin. NOTA En la bibliografa no se incluyen los marcadores de posicin de citas.
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografa, normalmente al final del documento.
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2. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Bibliografa.
3. Haga clic en un formato bibliogrfico prediseado para insertar la bibliografa en el documento.
Novedades de Word para estudiantes, maestros y profesores

colegios, institutos, universidades, etc., Microsoft Office Word 2007 dispone de nuevas caractersticas mejoradas que les ayudarn a obtener excelentes calificaciones. Microsoft Office Word ha sido con diferencia el programa de procesamiento de texto ms utilizado en las oficinas de todo el mundo. Pero los estudiantes, maestros y profesores tambin generan documentos. Para todas las personas que desarrollan trabajos en
Citar sus fuentes

Est escribiendo algn documento de investigacin? Es posible que el seguimiento de las citas y la creacin de la bibliografa no sean las partes que ms le agraden del proceso. Puede que sea un escolar inexperto en la creacin de bibliografas o un universitario que pasa muchos apuros a la hora de citar fuentes. O quizs un licenciado que tiene que luchar con informacin detallada de MLA, APA o algunas otras directrices de publicacin. Si escribe documentos de investigacin, la nueva caracterstica de bibliografa de Office Word 2007 se encarga de realizar el trabajo ms duro. Puede pasar todo el tiempo que desee escribiendo su documento en lugar de estar preocupado por las citas y las referencias.
Administrar fuentes
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Mientras realiza su trabajo de investigacin, puede agregar cada una de las fuentes a una lista principal de fuentes consultadas. Solo tiene que rellenar datos tales como autor, ttulo, ao de publicacin, etc. Office Word 2007 crea automticamente las citas correspondientes basndose en la informacin proporcionada. Cuando redacta su documento y hace referencia a una fuente, puede insertar fcilmente una cita seleccionndola de las fuentes incluidas en la lista, o puede agregar una entrada para una nueva fuente. Las citas adquieren automticamente el formato de las directrices que especifique (como Chicago o APA).
Word 2007 almacena una lista principal de las fuentes consultadas durante su trabajo de investigacin. Cuando haga referencia a una fuente, inserte una cita en su documento y Word 2007 realizar el seguimiento de las fuentes citadas. Una vista previa mostrar el aspecto de la cita, en este caso, en formato MLA. Una vista previa tambin mostrar el aspecto de la entrada de bibliografa correspondiente a esta fuente; nuevamente en formato MLA en este ejemplo.
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Cuando finalice su documento, podr preparar fcilmente la lista de referencias utilizadas. Solo tendr que hacer clic en un botn para crear la bibliografa. Office Word 2007 le aplicar formato automticamente de acuerdo con las directrices que usted especifique.
No es necesario partir de cero

Suponga que ha escrito un documento para su clase de literatura y un peridico especializado en docencia desea publicarlo. Ha utilizado el estilo MLA para aplicar formato a las citas y a la bibliografa, pero el peridico utiliza el estilo APA. El proceso de editar todas las citas y revisar la bibliografa para cambiar de un estilo a otro sera muy laborioso. Afortunadamente, Office Word 2007 puede cambiar estilos de bibliografa. Solo tiene que elegir un estilo diferente y Word cambiar automticamente el formato de todas las citas y de la bibliografa. Qu puede suceder la prxima vez que escriba un documento sobre un tema relacionado? Si est especializado en Mark Twain, es probable que cite muchas de sus mismas obras en ms de un documento. Word almacena su lista principal de fuentes y, cada vez que empiece un nuevo documento, podr elegir de la lista de fuentes las citas que vaya a incluir en dicho documento.
Utilizar la combinacin de correspondencia para crear e imprimir letras y otros documentos

Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico. Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
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1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. 2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. 3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qu elementos (registros) incluir. 4. Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos. 5. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. SUGERENCIA Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
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Configurar el documento principal

1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
3.
Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear: Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la direccin de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias
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para el tamao del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre. Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas. Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico El contenido bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene informacin especfica para cada destinatario, como su nombre, direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrnico para crear esos tipos de documentos. Un catlogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin de cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Reanudar una combinacin de correspondencia

Si tiene que dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, podr guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinacin ms adelante. Microsoft Office Word conserva la informacin del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinacin. 1. Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar un comando SQL. 2. Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
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Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Volver al principio
Conectar el documento a un origen de datos.

Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia.
Elegir un archivo de datos

1. En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
2.
Siga uno de estos procedimientos: Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook Establecer conexin con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algn problema. A continuacin encontrar soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:
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No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexin con ella. Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas. No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas. Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos, pero no puedo conectar con ella.
No encuentro la carpeta Contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook. Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico 5. 6. En Microsoft Office Outlook, en el men Ir, haga clic en Contactos. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la carpeta Contactos que contiene la informacin que desea usar para la combinacin de
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correspondencia y haga clic en Propiedades.
7.
En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico est activada y haga clic en Aceptar.
Volver a las sugerencias de Outlook Cambiar el perfil de usuario de Outlook El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrnico y libretas de direcciones. Normalmente slo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar ms de un perfil. Si, al iniciar la combinacin de correspondencia, est usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estar disponible. Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinacin de correspondencia.
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Si no se le pide que elija ningn perfil y sabe que tiene varios, quizs desee configurar Outlook de forma que s se le pida. Para ello: 8. 9. Cierre Outlook. En el Panel de control, cambie a Vista clsica y, a continuacin, haga clic en Correo. 10. Haga clic en Mostrar perfiles. 11. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuacin, en Aceptar.
Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas
Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinacin de correspondencia de Word y Outlook no est configurado como el programa de correo electrnico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibir un mensaje de error que dice: "No hay ningn cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajera. Ejecute Microsoft Office Outlook y establzcalo como el cliente predeterminado". Para evitar la aparicin de este mensaje durante la combinacin de correspondencia, siga este procedimiento: 12. Salga de Word. 13. En el men Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuacin, haga clic en la ficha Programas.
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14. En Correo electrnico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuacin, en Aceptar. Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinacin de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.
No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas
Si inicia una combinacin de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente: "No se puede completar la operacin. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de dilogo. Intntelo de nuevo ms tarde". Si lo intenta ms adelante, recibe el mismo mensaje de error. Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas pblicas como archivo de datos para la combinacin de correspondencia, debe empezar la combinacin de correspondencia de Outlook.
Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinacin de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y despus conecte con dicho archivo.
Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express:

15. Inicie Microsoft Outlook Express.
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16. En el men Archivo, elija Exportar y, a continuacin, haga clic en Libreta de direcciones. 17. En el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y despus en Exportar. 18. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuacin, haga clic en Examinar. 19. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicacin donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta til guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. sa es la primera ubicacin en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinacin. 20. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificacin que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar. NOTA Cuando decida qu campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrnico o etiquetas que desea crear con la combinacin de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos. 21. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportacin, haga clic en Aceptar. 22. Para cerrar el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuacin, salga de Outlook Express. Cuando vuelva a Word para realizar la combinacin de correspondencia y llegue al paso de conexin con un archivo de datos, elija la opcin Utilizar una lista existente y desplcese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carcter separador usado para separar
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unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuacin, en Aceptar.
Volver a las sugerencias de Outlook Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos: Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de clculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
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Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos. Libretas de direcciones electrnicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook. Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de datos. Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de prrafo.
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Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel Si el archivo de datos es una hoja de clculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o cdigos postales, puede conservar el formato numrico de los datos mediante la opcin Intercambio dinmico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un cdigo postal de cinco dgitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el nmero 7865 (sin el cero a la izquierda). Antes de conectar con la hoja de clculo, siga estos pasos en Word: 5. Haga clic en el botn de Microsoft Office Opciones de Word. 6. 7. Haga clic en Avanzadas. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir. 8. 9. Haga clic en Aceptar. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuacin, haga clic en Usar lista existente. 10. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella. 11. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar. NOTA Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificacin Mostrar todo. y, a continuacin, haga clic en
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12. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar. NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente. NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).
Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento: 1. En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.
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2.
En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de estos procedimientos: Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir. Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir. Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabtico descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabtico por los apellidos y los cdigos postales por orden numrico. Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificacin para incluir y excluir registros.
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Para filtrar los registros, siga este procedimiento: 1. 2. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar. En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar copias del documento principal nicamente para las direcciones que contengan Australia como pas o regin, haga clic en Pas o regin en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparacin, y en Australia en la lista Comparado con. 3. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y especifique ms criterios. Por ejemplo, para generar copias del documento principal slo para las empresas de Munich, podra filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich as como todas las direcciones que incluyen un nombre de compaa, independientemente de la ciudad. NOTA Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento

Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada copia del documento.
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Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin para estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.
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NOTA Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
Qu ocurre al realizar la combinacin

Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente .
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Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al disear cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrnico y otros documentos combinados. Por ejemplo: Suponga que est creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo Organizacin en lugar de escribir el nombre de cada organizacin especfica. Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes informndoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribir notas como, por ejemplo "Sra. Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo NotaPersonal en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos. Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletn y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que
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finaliza cada suscripcin. Si coloca un campo FechaCaducidad en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinacin de correspondencia, los suscriptores podrn ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales. Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: Nombre Apellidos Direccin Cdigo postal Ciudad, Estado o provincia Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.
El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido.
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Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.
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Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre no estn asignados. No es necesario que el documento de la combinacin de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en campo o un campo oculto.
Escribir el contenido y agregar campos 1. 2. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
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3.
Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin 1. 2. Haga clic en Bloque de direcciones. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Lnea de saludo 4. 5. Haga clic en Lnea de saludo. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin. 6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. 7. Haga clic en Aceptar.
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8. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos individuales Puede insertar informacin desde campos individuales, como nombre de pila, nmero de telfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rpidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y haga clic en el nombre del campo. Para obtener ms opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento: 9. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinacin. 10. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de direccin. Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos. 11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 12. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. 13. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic
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en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. NOTA Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, ms adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podr insertar la informacin de dicho campo en el documento combinado. Campos personalizados de los contactos de Outlook La nica manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinacin de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinacin. A continuacin, inicie la combinacin de correspondencia. Una vez elegida la configuracin deseada, se abre Word automticamente y puede completar la combinacin. Configurar una vista de los contactos con campos personalizados 14. En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Lista de telfonos. 15. Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos. 16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. 17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el
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campo en la ubicacin que desee.
NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior. 18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de dilogo Selector de campos. 19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado de columna. Ejecutar la combinacin de correspondencia desde Outlook 20. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningn contacto. 21. En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. 22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
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23. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la combinacin. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal. 25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a continuacin, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. 26. Seleccione las opciones de combinacin que desee usar. Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envo masivo de correo. Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envo masivo de correo. Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo. Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista de direcciones. Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por separado en Word. Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada. Correo electrnico Generar documentos combinados diseados para ser usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para completar la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga
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clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar mensajes de correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de dilogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook. 27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que desee agregar al documento. NOTAS No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia. Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo (cdigo de campo: texto de marcador de posicin que muestra dnde aparecer la informacin especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El cdigo de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (campo de resultado: texto o grfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los cdigos de campo, los resultados de campo sustituirn a los cdigos de campo.). Esto no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual.
Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la informacin escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con
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los datos sin formato. Cuando se combina la informacin de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado. Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia y aplquele el formato que desee, de la misma manera que lo hara con cualquier otro texto. Asegrese de que la seleccin incluye las comillas de combinacin ( ) que rodean el campo.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla

Una vez agregados los campos al documento principal, estar listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista previa, puede completar la combinacin de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinacin

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinacin. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados. Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
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Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar destinatario. NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinacin
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, as como imprimir o cambiar todos los documentos o slo un subconjunto de ellos. Imprimir los documentos combinados. 1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Imprimir documentos.
2.
Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los nmeros de registro.
Cambiar copias individuales del documento
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1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Editar documentos individuales.
2.
Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los nmeros de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de pgina entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedir que indique si desea volver a combinar la informacin del archivo de datos en el documento principal. Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro, exclusivamente.
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Habilitar o deshabilitar macros en documentos de Office
En este artculo es sobre la seguridad de las macros, se explican los riesgos que implica habilitar macros y cmo el Centro de confianza de 2007 Microsoft Office System puede ayudar a mitigarlos. En este artculo, el trmino "documento" puede significar cualquier archivo de Microsoft Office que pueda contener macros. El trmino "macro" significa una macro creada mediante Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.).
Qu es una macro y cules son los riesgos de seguridad?

El propsito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabacin de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse (ratn), los programadores escriben macros de VBA (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) ms eficaces que utilizan cdigo que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razn, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informtico puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la insercin de copias de s mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dainos.) en el equipo.
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Cmo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras?
Antes de permitir que una macro se habilite en un documento, el Centro de confianza comprueba lo siguiente: La macro est firmada por el programador con una firma digital (firma digital: sello electrnico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.). La firma digital es vlida (vlido: se refiere al estado de un certificado comprobado en la base de datos de una autoridad de certificacin y del que se sabe que es legtimo, est vigente y no ha caducado ni se ha revocado. Los documentos firmados con un certificado vlido y no modificado desde su firma se consideran como vlidos.). Esta firma digital est actualizada (no ha caducado). El certificado asociado a la firma digital fue emitido por una entidad emisora de certificados (entidad emisora de certificados: organizacin comercial que emite certificados digitales, realiza un seguimiento de quin est asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla qu certificados estn revocados o han caducado.) acreditada. El programador que firm la macro es un editor de confianza (editor de confianza: programador de una macro en la que confa para usarla en su propio equipo. Los editores de confianza se identifican mediante el certificado que utilizaron para firmar digitalmente la macro. Tambin se conocen como fuentes de confianza.). Si el Centro de confianza detecta un problema relacionado con estas comprobaciones, la macro se deshabilita de forma predeterminada y aparece la barra de mensajes para notificarle de que hay una macro que puede no ser segura.
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Si hace clic en Opciones en la barra de mensajes, aparece un cuadro de dilogo de seguridad que permite habilitar la macro. Vea la siguiente seccin para saber cmo tomar una decisin segura antes de hacer clic en una opcin. NOTA En Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Publisher 2007, las alertas de seguridad aparecen en cuadros de dilogo, no en la barra de mensajes.
Qu debo hacer cuando una advertencia de seguridad pregunte si deseo habilitar o deshabilitar una macro?
Cuando aparece un cuadro de dilogo de seguridad, tiene la opcin de habilitar la macro o dejarla deshabilitada. Slo debe habilitarla si sabe con certeza que procede de una fuente de confianza.
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IMPORTANTE Si sabe que el documento y la macro proceden de una fuente de confianza, tienen una firma vlida y no desea volver a recibir notificaciones sobre ellos, en lugar de cambiar la configuracin del Centro de confianza a una configuracin de seguridad de macros menos segura, puede hacer clic en la opcin Confiar en todos los documentos de este editor del cuadro de dilogo de seguridad. De esta forma, se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de confianza. Todo el software procedente de ese editor es de confianza. Si la macro no tiene ninguna firma vlida, pero confa en ella y no desea volver a recibir notificaciones, en lugar de cambiar la configuracin predeterminada del Centro de confianza a una configuracin de seguridad de macros menos segura, es mejor mover el documento a una ubicacin de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobacin del sistema de seguridad del Centro de confianza. En funcin de la situacin, el cuadro de dilogo de seguridad describe el problema especfico. La tabla siguiente muestra la lista de los posibles problemas y da consejos sobre lo que se debe hacer en cada caso.
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Problema La macro no est firmada Dado que la macro no est firmada digitalmente, no se puede comprobar la identidad del editor de macros. Por lo tanto, no es posible determinar si la macro es segura o no. La firma de la macro no es de confianza Puede que la macro no sea segura, ya que se ha firmado digitalmente, la firma es vlida y se ha elegido no confiar en el editor que la firm. Consejo Antes de habilitar macros sin firmar, asegrese de que la macro procede de una fuente de confianza. Puede continuar trabajando en el documento aunque no habilite la macro.
Puede confiar (confianza: indica si se confa en el individuo o grupo a quin se le ha emitido el certificado. La configuracin predeterminada es Heredar la confianza del emisor, lo que significa que se confa en el certificado porque se confa en el emisor, normalmente una entidad emisora de certificados.) explcitamente en el editor de la macro haciendo clic en la opcin Confiar en todos los documentos de este editor en el cuadro de dilogo de seguridad. Esta opcin solamente aparece si la firma es vlida. Al hacer clic en esta opcin se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de confianza. Se recomienda que no habilite macros con firmas no vlidas. Una posible razn para que la firma no sea vlida es que se haya manipulado. Para obtener ms informacin, vea Cmo saber si una firma digital es de confianza.
La firma de la macro no es vlida Puede que la macro no sea segura, porque se ha firmado digitalmente y la firma no es vlida. La firma de la macro ha caducado Puede que la macro no sea segura, porque se ha firmado digitalmente y la firma ha caducado.
Antes de habilitar macros con firmas caducadas, asegrese de que la macro procede de una fuente de confianza. Si ha usado este documento en el pasado sin problemas de seguridad, el riesgo que supone habilitar la macro puede ser menor.
Cambiar la configuracin de seguridad de las macros de todos los documentos en el Centro de confianza
La configuracin de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organizacin, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuracin predeterminada; por tanto, quiz no pueda hacer cambios en ella. NOTA Al cambiar la configuracin de la macro en el Centro de confianza, slo cambia para el programa de Office que est utilizando. La configuracin de la macro no cambia para todos los programas de Office. Siga estos pasos en estos programas de 2007 Microsoft Office System: Word, Excel, PowerPoint o Access
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1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Nombre del programa, donde Nombre de programa es el nombre del programa que est utilizando, por ejemplo, Opciones de Word. 2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuracin del Centro de confianza y, a continuacin, en Configuracin de ActiveX. 3. Haga clic en las opciones que desee: Deshabilitar todas las macros sin notificacin Haga clic en esta opcin si no confa en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que s confe, puede poner estos documentos en una ubicacin de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobacin del sistema de seguridad del Centro de confianza. Deshabilitar todas las macros con notificacin Esta es la configuracin predeterminada. Haga clic en esta opcin si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cundo habilitar esas macros caso por caso. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuracin es igual que Deshabilitar todas las macros con notificacin excepto en que si la macro est firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificacin. Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) Haga clic en esta opcin para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuracin hace que el equipo sea vulnerable a cdigo posiblemente malintencionado y no se recomienda. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuracin es slo para programadores.
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SUGERENCIA En Word, Excel y PowerPoint, puede abrir el cuadro de dilogo de configuracin de seguridad de macros desde la ficha Programador en la cinta de opciones. Si la ficha Programador no est disponible, haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en
Opciones de Nombre del programa, donde Nombre de programa es el nombre del programa que est utilizando, por ejemplo, Opciones de Word. Haga clic en Ms frecuentes y, a continuacin, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Visio o Publisher 1. 2. 3. En el men Herramientas, haga clic en Centro de confianza. Haga clic en Configuracin de macros. Haga clic en las opciones que desee: Deshabilitar todas las macros sin notificacin Haga clic en esta opcin si no confa en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que s confe, puede poner estos documentos en una ubicacin de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobacin del sistema de seguridad del Centro de confianza. Deshabilitar todas las macros con notificacin Esta es la configuracin predeterminada. Haga clic en esta opcin si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cundo habilitar esas macros caso por caso. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuracin es igual que Deshabilitar todas las macros con notificacin excepto en que si la macro est firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificacin.
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Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) Haga clic en esta opcin para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuracin hace que el equipo sea vulnerable a cdigo posiblemente malintencionado y no se recomienda. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuracin es slo para programadores. Outlook 1. 2. 3. En el men Herramientas, haga clic en Centro de confianza. Haga clic en Configuracin de macros. Haga clic en las opciones que desee: Ninguna advertencia y desactivar todas las macros Haga clic en esta opcin si no confa en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Advertencias para todas las macros Esta es la configuracin predeterminada. Haga clic en esta opcin si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cundo habilitar esas macros caso por caso. Advertencias para macros firmadas, deshabilitar todas las macros no firmadas Esta configuracin es igual que Deshabilitar todas las macros con notificacin excepto en que si la macro est firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificacin. Ninguna comprobacin de seguridad para las macros (No recomendado) Haga clic en esta opcin para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuracin
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hace que el equipo sea vulnerable a cdigo posiblemente malintencionado y no se recomienda.
Escribir o grabar una macro

En Microsoft Office Word 2007 se pueden automatizar las tareas realizadas con ms frecuencia creando macros. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan
en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automticamente. Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente: Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamao y bordes especficos, y con un nmero determinado de filas y columnas. Hacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible. Automatizar series de tareas complejas. Para crear macros puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones, o bien, puede crear macros desde el principio escribiendo cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) en el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar cdigo y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuracin para buscar sintaxis, tiempo de ejecucin y problemas lgicos en el cdigo en uso.). NOTA Para trabajar con macros en Office Word 2007 es necesario mostrar la ficha Programador. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office de Word. y, a continuacin, haga clic en Opciones
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2. 3. Haga clic en Ms frecuentes. Bajo Opciones principales para trabajar con Word, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. NOTA The Ribbon is a component of the Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent.
Utilizar la grabadora de macros

1. 2. En el grupo Cdigo de la ficha Programador, haga clic en Grabar macro. En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. NOTA Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarn a las de la macro integrada. Para ver una lista de las macros integradas, en la ficha Programador, dentro del grupo Cdigo, haga clic en Macros. En la lista Macros en, haga clic en Comandos de Word. 3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseo de pgina de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o en el documento en que desea guardar la macro. 4. 5. En el cuadro Descripcin, escriba un texto descriptivo de la macro. Siga uno de estos procedimientos: Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botn de la Barra de herramientas de acceso rpido o a una tecla de mtodo abreviado, haga clic en Aceptar. Para asignar la macro a la Barra de herramientas de acceso rpido, siga estos pasos: 1. Haga clic en Botn.
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2. Bajo Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione el documento (o todos los documentos) para el que desea agregar la macro a la Barra de herramientas de acceso rpido. 3. En el cuadro de dilogo Comandos disponibles en, haga clic en la macro que vaya a grabar y, a continuacin, haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.
Para asignar la macro a un mtodo abreviado de teclado, siga este procedimiento: 1. 2. 3. Haga clic en Teclado. En el cuadro Comandos, haga clic en la macro que va a grabar. En el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, escriba la secuencia de teclas que desea utilizar y haga clic en Asignar. 4. Haga clic en Cerrar para empezar a grabar la macro.
6.
Realice las acciones que desee incluir en la macro. NOTA Cuando grabe una macro, utilice el mouse (ratn) para hacer clic en comandos y opciones, pero no para seleccionar texto. Si desea seleccionar texto, hgalo usando el teclado. Para obtener informacin sobre cmo seleccionar texto utilizando el teclado, vea el tema Seleccionar texto.
7.
Para dejar de grabar las acciones, haga clic en Detener grabacin en el grupo Cdigo.
Utilizar Visual Basic para Aplicaciones

1. 2. En el grupo Cdigo de la ficha Programador, haga clic en Macros. En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. NOTA Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarn a las de la macro
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integrada. Para ver una lista de las macros integradas, haga clic en Comandos de Word en la lista Macros en. 3. En la lista Macros en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseo de pgina de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o el documento donde desee guardar la macro. 4. Haga clic en Crear para abrir el Editor de Visual Basic.
Insertar automticamente la fecha actual

1. Escriba los cuatro primeros caracteres del mes actual. Por ejemplo, escriba febr para febrero. Microsoft Word muestra el mes actual: febrero. 2. Presione ENTRAR para insertar el mes y despus presione BARRA ESPACIADORA. Word muestra la fecha actual como, por ejemplo 12 de febrero de 2008 o 12 febrero 2008. 3. Presione ENTRAR para insertar la fecha completa.
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Agregar controles de contenido

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office 2. Haga clic en Ms frecuentes.

y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word.

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6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en S, aplicar la proteccin.

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Puede arrastrar el borde de la tabla para cambiar el diseo del borde.

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Haga clic en la flecha de Sombreado en Estilos de tabla y, a continuacin, seleccione el color.

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Cambiar el color de las celdas.

Editar el contenido de una celda aparece a continuacin.

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Cmo utilizar hipervnculos absolutos en lugar de hipervnculos relativos

Mtodo 1: Word 2007

Mtodo 2: Word 2003

Mtodo 1: Word 2007

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Cmo restablecer hipervnculos

Cmo establecer una base de hipervnculo

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Crear y actualizar un ndice

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