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Tenemos el grato placer de presentarles para Usted esta nueva herramienta que le permitir calcular fcilmente y sin complicaciones la Liquidacin de Prestaciones del personal de su Empresa o de Terceros, tomando en cuenta los siguientes aspectos relacionados con la nueva ley y la transicin de un rgimen de prestaciones sociales LOT 1997 al nuevo LOTTT 2012 vigente. 1. Garanta y Liquidacin de las Prestaciones Sociales. 1.1 Garanta de las Prestaciones Sociales depositados o abonados cada Trimestre y los Intereses mensuales. Artculo 142.numerales a y b. Artculo 143. 1.2.- La Retroactividad de las Prestaciones Sociales. (Para todos los Trabajadores Activos que se retiren bajo cualquier causa luego de entrar en vigencia la LOTTT 2012). Artculo 142 numerales c y d. 1. 3.- Garanta de las Prestaciones Sociales depositados o abonados mensualmente con sus Intereses al 30-04-2012. Ttulo X: Disposiciones Transitorias: Segunda: Numeral 1.
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1.4 La Liquidacin de las Prestaciones Sociales de los puntos anteriores junto con las Asignaciones y Deducciones de Ley como tambin las Fracciones que corresponden al trabajador al culminar la relacin laboral. - Incluye Intereses de Mora (Tasa Activa) en caso de no pagarse las Prestaciones Sociales dentro de los 5 das hbiles Art. 142 numeral F. Una de las ventajas ms importantes est el hecho de procesar un mismo formulario los clculos de la transicin y de la antigedad trimestral e intereses.
Incluye adems: 2. Pago de Bonificacin de Fin de ao y Distribucin de Utilidades basadas en la nueva ley. 3. Liquidacin y Pago de Vacaciones Individuales y Colectivas. Ventajas adicionales: -Tabla de Histricos mensuales por trabajador, a los fines de determinar el Salario para: Prestaciones Sociales. Vacaciones Bonificacin fin de ao.
-Integracin con el mdulo de Contabilidad, de tal forma que aproveche los asientos contables respectivos.
Si necesita procesar las Empresas y sus respectivas Liquidaciones a los Trabajadores, debe primero Activar la Clave de Conformacin. Ver punto B. B. Conformar la clave de Activacin: Para Activa el Sistema, entre al programa de Configuracin de la Clave de Activacin por medio del acceso directo. Ver Instructivo de Conformacin de la Clave. Al finalizar con la Activacin del Sistema, ya puedes entrar al Sistema y crear las empresas que necesite y ejecutar los procesos sin restricciones segn los alcances definidos en el contrato de licencia. C. Entre al Sistema SGTNmina (LPS) por medio del acceso directo en el escritorio.
Antes de comenzar a realizar clculos o liquidar personal, recomendamos que conozca primero las opciones del mdulo en Generalidades.
CAPITULO 1
GENERALIDADES
Como primera fase est disponible el Mdulo de Liquidacin Laboral.
Selecciones este Mdulo para ingresar a todas las opciones arriba en la barra principal de men verticales: Macros. Ficheros. Movimientos. Procesos Informes Utilitarios. Pgina 5 SGTNmina versin 1.1 o superior.
1. MACROS: Corresponden a opciones generales del Sistema, cuyas funciones son iguales
para todas las Empresas.
Para conocer estas opciones consulte la AYUDA del Sistema General SGTContable.
2. Ficheros: Corresponden a las tablas o bases de datos que deben ser actualizadas o
mantenidas antes de realizar un proceso o clculo de Prestaciones Sociales.
2. 1 Trabajadores
Por medio de este formulario se registran los trabajadores, de igual forma actualizan sus datos. La tabla de trabajadores es fundamental para todos los procesos, ya que sin estos registros es nulo cualquier tipo de resultado. Es por ello que primero debe registrar o ingresar los trabajadores para luego ser procesados en cualquiera de los clculos que dispone el Sistema. El formulario de Trabajadores tiene una serie de campos que son necesarios llenarlos para identificar el trabajador y para ejecutar procesos que solicitan tales datos. Los campos de los trabajadores son visualizados fcilmente en el formulario que a continuacin es mostrado:
l.
Salario base para el clculo de prestaciones socialesArtculo 122. El salario base para el clculo de lo que corresponda al trabajador y trabajadora por concepto de prestaciones sociales, y de indemnizaciones por motivo de la terminacin de la relacin de trabajo, ser el ltimo salario devengado, calculado de manera que integre todos los conceptos salariales percibidos por el trabajador o trabajadora. En caso de salario por unidad de obra, por pieza, a destajo, a comisin o de cualquier otra modalidad de salario variable, la base para el clculo ser el promedio del salario devengado durante los seis meses inmediatamente anteriores, calculado de manera que integre todos los conceptos salariales percibidos por el trabajador o trabajadora.
Salario para vacaciones Artculo 121. El salario base para el clculo de lo que corresponda al trabajador o trabajadora por concepto de vacaciones, ser el salario normal devengado en el mes efectivo de labores inmediatamente anterior a la oportunidad del disfrute. En caso de salario por unidad de obra, por pieza, a destajo o a comisin, ser el promedio del salario normal devengado durante los tres meses inmediatamente anteriores a la oportunidad del disfrute.
Buscar Trabajador: - Muestra la Ventana de bsqueda de datos. Detalles abajo. Histrico de Salarios: - Permite incluir los Salarios o Remuneraciones devengadas por cada trabajador. Detalles abajo. Guardar Datos del Trabajador: - Al finalizar de Incluir o Modificar un Trabajador, es necesario usar esta opcin para que queden grabados los cambios. Eliminar Datos del Trabajador: - Elimina el registro o ficha de un trabajador. Solo est disponible si el trabajador no ha tenido proceso o histricos. Salir: - Sale de la opcin o del formulario.
En la medida que indican datos de Apellido o Nombres se filtran los trabajadores segn el criterio de bsqueda seleccionada.
De Clic a una de las filas del trabajador a elegir. Luego de Clic al botn de aceptar.
Su uso es muy sencillo, solo debe ubicar a un trabajador determinado, de Clic al botn de Histrico de Salarios y se presenta el formulario con las columnas respectivas para ingresar los montos mensuales desde su fecha de ingreso a la fecha de egreso o retiro, (En caso de no tener fecha de Egreso, ser hasta el mes dele fecha de trabajo. Pgina 12 SGTNmina versin 1.1 o superior.
Las Columnas de Montos promedios se calculan automticamente en base a las Remuneraciones mensuales indicadas y se utilizan para los siguientes escenarios: Promedio Mes: Es Utilizado como Salario ltimo. (Prestaciones, Bono Fin de Ao y Vacaciones). o Se determina as: Remuneracin Mensual dividido entre 30 (das). Promedio Trimestre: Es Utilizado como Salario para Vacaciones cuando el Trabajador devenga un Salario Variable. o Se determina as: Remuneracin Mensual de los ltimos seis (3) meses dividido entre 90 (das). Promedio Semestre: Es Utilizado como Salario para Prestaciones Sociales cuando el Trabajador devenga un Salario Variable. o Se determina as: Remuneracin Mensual de los ltimos seis (6) meses dividido entre 180 (das).
Cuando es primera vez que entras a esta tabla, el Sistema le asigna a cada mes el Salario ltimo (diario) que indic en la ficha del trabajador, sin embargo para cumplir con el proceso correcto de indicar los Salarios o Remuneraciones Mensuales percibidas por el Trabajador, use el botn de Modificar e indique las Remuneraciones Mensuales, Anticipos de Prestaciones e Intereses correspondientes.
Un Trabajador que Ingres el 12/08/2009 y se Retira el 04/10/2012 Sus Remuneraciones Mensuales son las Siguientes:
Creas una matriz por cada trabajador parecida a esta, donde debe indicar adems de las Remuneraciones Mensuales, los Anticipos de Prestaciones y los Pagos de Intereses (si los hubo).
Puede modificar esta tabla las veces que sea necesario, pero recuerde que los Salarios Promedios sern actualizados cada vez que guardes los nuevos cambios, motivo por el cual debe procesar al trabajador nuevamente los procesos tales como: Prestaciones Sociales, Vacaciones y Utilidades para que recalcule y logre nuevos resultados. Esta tabla puede ser actualizada los campos de Remuneracin Mensual, Anticipos de Antigedad y Pago de Intereses por medio de procesos externos de Importacin de datos, sin embargo recomendamos que entre y guarde para que los Promedios sean actualizados por el Sistema. Existen 3 botones adicionales que puede ser de mucha utilidad: Exportar a una Hoja de Excel: o Por medio de esta opcin podr llevar estos valores a una Hoja de Excel de forma automtica. Importar desde una Hoja de Excel. Pgina 15 SGTNmina versin 1.1 o superior.
2.2 Parmetros:
Corresponde a los valores o constantes que son necesarios cuando se ejecutan clculos o procesos:
LOTTT 2012:
o o o Corresponden a los parmetros que son necesarios en la LOTTT vigente. Por defecto estn guardados los mnimos establecidos. Los valores almacenados son los siguientes: Das Vacaciones: Das Bono Vacacional. Das Bono Fin de Ao. El Usuario podr modificarlos usando el botn de Modificar ubicndose en cada celda o campo. Pgina 16
LOTTT 1997:
o Corresponden a los parmetros que son necesarios en la LOT 1997 derogada, sin embargo para los casos mediante el cual se requiere liquidar trabajadores cuyas fecha de ingreso corresponden antes de la entrada de vigencia de la nueva Ley, es necesario determinar las Prestaciones Sociales hasta el 30 de Abril del 2012, es por ello necesario contar con los parmetros que existan para ser aplicados correctamente. Por defecto estn guardados los mnimos establecidos. Los valores almacenados son los siguientes: Das Vacaciones: Das Bono Vacacional. Das Bono Fin de Ao. El Usuario podr modificarlos usando el botn de Modificar ubicndose en cada celda o campo.
o o
- Vacaciones Colectivas:
o En el proceso de liquidacin y pago de Vacaciones Colectivas es necesario definir la fecha de Inicio y Fin de las Vacaciones que establece la Empresa para determinar los das hbiles, feriados y descanso. Cada ao deber cambiar o actualizar la fecha de Inicio y Fin de Vacaciones Colectivas.
- General:
o Corresponden a valores de tipo general que son utilizados en los clculos o procesos de Nmina. Para tales efectos se requiere del campo: Salario Mnimo:
correspondiente a las
Prestaciones Sociales para todos los efectos desde Julio 1997 hasta el mes de retiro del trabajador.
La Tasa Promedio es el resultado de la ecuacin. (Tasa Activa+Tasa Pasiva) Divido en 2. TA+TP 2 Obviamente estas tasas las importamos desde la hoja de Excel del BCV que publica mensualmente.
fecha de pago es posterior a la fecha mxima de pago establecida en la nueva ley. (5 das hbiles posteriores a la fecha de Retiro del trabajador).
3. Movimientos
Corresponde a un grupo de opciones relacionadas con los procesos de clculo del Sistema, mediante el cual generan movimientos o histricos para luego ser integrados con la contabilidad, tales movimientos son los siguientes: Prestaciones Sociales LOTTT. Bonificacin fin de ao. Vacaciones. o Individuales o Colectivas.
CAPITULO 2
Encabezado: Muestra los datos del trabajador seleccionado. Cuerpo: Muestra los Clculos y Resultados finales en 3 fases distintas
o o o Prestaciones Sociales e Intereses (LOT 1997) ANEXO 2: Acreditados mensualmente hasta el 30 de abril del 2012. Ley Anterior LOT 1997. Prestaciones Sociales e Intereses (LOTTT 2012) ANEXO 1: Acreditados Trimestralmente a partir de Mayo 2012. Ley actual LOTTT 2012. Liquidar Prestaciones Sociales: Por medio de este proceso se determinan todos los conceptos de la LOTTT que le corresponden al trabajador al momento de ser liquidado.
3.1.1 ENCABEZADO
En esta seccin del Formulario nos permite identificar al trabajador que estamos seleccionando (Punto anterior).
Los campos visibles son: Datos de la Ficha del Trabajador: Cdula Nombre: Apellidos: Nacionalidad: Cargo: Fecha de Ingreso: Fecha de Egreso: ltimo Salario Diario. Frecuencia de Pago: Forma de Pago: Salario Variable: Datos de Prestaciones Sociales: Antigedad en la Empresa: Garanta de las Prestaciones Sociales: Parmetros Generales: Das de Vacaciones: Das de Bono Vacacional: Pgina 21 SGTNmina versin 1.1 o superior.
Para iniciar el proceso de Calcular las Prestaciones Sociales a un trabajador es necesario Buscarlo y Seleccionarlo por medio del botn de Buscar Empleado/Trabajador.
Seguidamente se despliega la ventana de bsqueda del Trabajador con criterios de bsquedas tales como: Cdula Apellidos Nombres Status.
Recuerde que por defecto est el Status de Activo, en caso de que el trabajador est Liquidado, no ser mostrado mientras exista el filtro de Activo, debe cambiar para el Status de Liquidado. Elija el trabajador respectivo y de Clic al botn de Seleccionar. Si no existe un trabajador que requiera liquidarlo, debe registrarlo previamente por medio de Fichero de Trabajadores. Ver punto 2.1
3.1.2 CUERPO
En esta seccin del formulario se divide en 3 procesos en distintas pestaas: Prestaciones Sociales e Intereses (LOTTT 2012).Anexo 1 Prestaciones Sociales e Intereses (LOT 1997). Anexo 2 Liquidar Prestaciones Sociales. Cada uno de estos procesos lo identificaremos con el punto 3.1.2 seguido del nmero en orden que le corresponde.
CAMPOS DEL FORMULARIO: Por cada fila sern mostrados los datos relacionados con las siguientes columnas: a. Aos: Es el ao cumplido segn la fecha del registro. b. Fecha: Corresponde al Mes y Ao en forma progresiva desde el primer mes de Ingreso hasta el mes de la fecha de Retiro. Salario Diario: Corresponde al Monto Diario devengado por el Trabajador segn la tabla en Fichero del Trabajador llamada Histrico de Salario. 1. El monto diario pender del tipo de Salario del Trabajador: Fijo o Variable. a. Si es Fijo: Muestra el Salario Diario de la Columna Salario Promedio Mes. b. Si es Variable: Muestra el Salario Diarios de la Columna Salario Promedio Semestre. Cuota Parte Bono Fin de Ao: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Ao de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono de Fin de Ao: Salario x Das Utilidades dividido entre 360. El valor de Das del Bono Fin de Ao es tomado del formulario de Parmetros en Ficheros, bajo el recuadro de LOTTT 2012. Cuota Parte Bono Vacacional: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Ao de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono Fin de Ao. Salario Integral: Es la suma de los Montos de las 3 columnas anteriores. Das Abonados: Corresponde a los 15 das (depositados o abonados cada trimestre) por derecho de Prestaciones Sociales segn el Art. 142 numeral A. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. Das Adicionales: Corresponde a los 2 das adicionales (depositados o abonados cada ao despus del primer ao) segn el Art. 142 numeral B. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. Total Das: Corresponde a la suma en el mismo mes de las columnas Das Abonados y Das Adicionales.
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Prcticamente es igual al formulario LOTTT 2012, la diferencia es que est los abonos mensuales o trimestrales. Los abonos de Antigedad mensual son calculados desde la fecha de Ingreso del Trabajador hasta el 30 de Abril del 2012. En caso de Trabajadores que ingresaron despus del 30 de Abril del 2012, no se mostrarn ningn tipo de registro o clculo. Veamos las diferencias en los campos que se detallan a continuacin:
CAMPOS DEL FORMULARIO: Por cada fila sern mostrados los datos relacionados con las siguientes columnas: a. Aos: Es el ao cumplido segn la fecha del registro. b. Fecha: Corresponde al Mes y Ao en forma progresiva desde el primer mes de Ingreso hasta el mes de la fecha de Retiro. Salario Diario: Corresponde al Monto Diario devengado por el Trabajador segn la tabla en Fichero del Trabajador llamada Histrico de Salario. 1. El monto diario pender del tipo de Salario del Trabajador: Fijo o Variable. a. Si es Fijo: Muestra el Salario Diario de la Columna Salario Promedio Mes. b. Si es Variable: Muestra el Salario Diarios de la Columna Salario Promedio Semestre. Cuota Parte Utilidades: Es el resultado diario de lo devengado por Utilidades de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Utilidades: Salario x Das Utilidades dividido entre 360. El valor de Das de Utilidades es tomado del formulario de Parmetros en Ficheros, bajo el recuadro de LOTT 1997. Cuota Parte Bono Vacacional: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Ao de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono Fin de Ao. Salario Integral: Es la suma de los Montos de las 3 columnas anteriores. Das Abonados: Corresponde a 5 das (depositados o abonados mensualmente) por derecho de Prestaciones Sociales segn el Art. 108 LOT 1997. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. Das Adicionales: Corresponde a los 2 das adicionales (depositados o abonados cada ao despus del primer ao) segn el Art. 108 LOT 1997. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. Total Das: Corresponde a la suma en el mismo mes de las columnas Das Abonados y Das Adicionales. Es probable que el resultado sea 0, 2, 5 o 7 das segn las condiciones y resultados que se cumplan en el mismo mes. Pgina 28 SGTNmina versin 1.1 o superior.
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PIE DEL FORMULARIO: En esta seccin al final del Formulario que corresponde al Clculo de las Prestaciones Sociales e Intereses segn la LOTTT 2012, el Sistema le provee Informacin Resumida y Detalle de los Clculos para su Impresin. RESUMEN CONSOLIDADO DE MONTOS Resumen de Prestaciones Sociales: En este recuadro se muestran los resultados resumidos de las Prestaciones Sociales calculadas en ambos formularios (Ley Anterior y Actual en columnas distintas), de tal forma que permita verificar los resultados de forma consolidada. LOT 1997 LOTTT 2012. TOTAL (Consolidado o la suma de cada fila de ambas columnas). Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas. Menos: Anticipos sobre Prestaciones Sociales. Saldo de Prestaciones Sociales.
Resumen de Intereses sobre Prestaciones Sociales: En este recuadro se muestran los resultados resumidos de los Intereses sobre Prestaciones Sociales calculados en ambos formularios (Ley Anterior y Actual en columnas distintas), de tal forma que permita verificar los resultados de forma consolidada. LOT 1997 LOTTT 2012. TOTAL (Consolidado o la suma de cada fila de ambas columnas). Intereses abonados mensualmente. Menos: Intereses pagados. Saldo de Intereses sobre Prestaciones Sociales.
REPORTES
Anexo 1 A: Por medio de este reporte podr conocer como se realizaron los clculos de los montos de los Depsitos o Abonos de las Prestaciones Sociales realizados por cada mes, indicando adems como se determin el Salario Integral y los Das que corresponden por ley. Anexo 1 B: Por medio de este reporte podr conocer como se realizaron los clculos de los montos de los Intereses sobre las Prestaciones Sociales abonados cada mes.
Estos reportes sirven como anexo al Comprobante de Pago de Liquidacin de Prestaciones Sociales en relacin a los Clculos de la LOTTT 2012.
A continuacin los Reportes en PDF y Excel. (Para Imprimir en PDF, recomendamos usar PDFCreator y lo elije como Impresora al momento de Imprimir).
Cuando finaliza la Impresin, el Sistema le da la opcin de Exportar el Reporte en Formato Excel. Elija la opcin Si y se genera automticamente.
Es importante que el Usuario conozca los criterios de clculos que realizamos apegados a la LOTTT vigente, de tal forma que pueda auditar los resultados emitidos por el Sistema. PRIMER TRIMESTRE PARA EL DEPSITO O ABONO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES. Es importante aclarar que este proceso realiza el primer abono trimestral en base a los siguientes escenarios: A. Abono de las Prestaciones Sociales en el primer Trimestre basado en texto de la LOTTT: Disposiciones Transitorias Segunda, Numeral 4: Los trabajadores y Trabajadoras que para el momento de la entrada en vigencia de esta Ley tuviesen un tiempo de servicio menor a tres meses, se les efectuar el primer depsito de quince das por concepto de garanta de prestaciones sociales establecida en esta Ley al cumplir los tres meses de servicio.
Si el trabajador ingres en Febrero o Marzo del 2012, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 das se realiza en Mayo del 2012. Recordemos que estos trabajadores en la anterior Ley no se les abon la Antigedad de los 5 das sino hasta el cuarto mes. Es por ello que se le reconoce los 15 das en Mayo 2012.
Si el trabajador ingres en Abril del 2012, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 das se realiza en Junio del 2012; ya que su primer trimestre los cumple en Junio 2012.
B. Abono de las Prestaciones Sociales en el primer Trimestre basado en texto de la LOTTT: Art. 142, Numeral a: El patrono o patrona depositar a cada trabajador o trabajadora por concepto de garanta de las prestaciones sociales el equivalente a quince das cada trimestre, calculado con base al ltimo salario devengado. El derecho a este depsito se adquiere desde el momento de iniciar el trimestre. i. Si el trabajador ingres en Mayo del 2012 o cualquier fecha de Enero del 2012 o anterior, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 das se realiza en Julio del 2012, o sea, al cumplir su primer trimestre segn la nueva ley.
CALCULO DE LOS INTERESES DE PRESTACIONES SOCIALES: Este proceso se realiza mensualmente a la Tasa Promedio tomando como capital el Saldo de las Prestaciones Sociales. (Total Prestaciones Sociales menos los Anticipos.) Los Intereses Acumulados menos los pagos de Intereses podr visualizarlos en el Anexo 1 b. ANTICIPOS DE LAS PRESTACIONES SOCIALES: Aunque la Ley regula el Anticipo de Prestaciones Sociales cuando se Acredita en la Contabilidad de la Entidad (Art. 144) o cuando se Deposita en una Cuenta de Fideicomiso Individual o en el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales, el Usuario podr indicar los montos de Anticipos si los mismo han sido otorgados. El sistema procesar la informacin que Usted registre y no restringir el campo para tales efectos.
Para tales efectos es necesario conocer los procedimientos para determinar la Liquidacin del trabajador.
De este resultado se compara con el total de Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas, de ser Mayor el Total del Monto de Retroactivo, entonces le corresponde pagar este Monto. Como contablemente ya tenemos depositados o abonadas la Prestaciones Sociales, entonces se le cancela la Diferencia a favor por este recalculo. Ejemplo1: Cuando el monto de la Retroactividad es mayor que el monto de lo Depositado o abonado de las Prestaciones Sociales. Un trabajador tuvo una Total de Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas por un Monto de BsF. 15.000, y al momento del Retiro se hizo el Clculo de la Retroactividad y el Monto fue de BsF 18.000 (6 Aos = 180 das por BsF. 100 ) entonces , la Empresa debe pagarle BsF. 3.000 como una compensacin por Retroactividad de las Prestaciones Sociales. Finalmente el trabajador cobra BsF. 18.000 (Suma de 15.000 de Prestaciones Sociales + 3.000 por la Dif. De Retroactividad). Ejemplo2: Cuando el monto de la Retroactividad es menor que el monto de lo Depositado o abonado de las Prestaciones Sociales.
Formulario de Liquidar Prestaciones Sociales tiene varios botones para distintos fines, tales como: Motivo del Retiro o Egreso: Es necesario que seleccione una de estas opciones de Retiro, ya que del mismo dependen el clculo de otros conceptos. Las opciones de Retiro son las siguientes: - Retiro Voluntario.(Retiro) - Culminacin de Contrato. (Justificado). - Despido (Justificado). - Despido (No Justificado). - Fallecimiento. (No Justificado). - Jubilacin (Retiro). - Incapacidad. (No Justificado). Fecha de Pago: Esta fecha es importante indicarla para determinar los Interese de Mora en caso de que la fecha de pago sea posterior a la fecha tope a pagar que establece la ley. Pgina 40 SGTNmina versin 1.1 o superior.