6. DESCRIPCION DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Los principales ciclos de Transacciones son los siguientes: 1.- Tesorera 2.

- Adquisicin y pago (egresos) a) Compra b) Nomina 3.- Conversin 4.- Ingresos a) Ventas b) Ingresos de Efectivo 5.- Informe financiero 6.1 Ciclo de tesorera Podemos definir al ciclo de tesorera como a aquel que incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital; sus funciones se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores; sin embargo tambin se encarga de la relaciones con sociedades financieras y de crdito, relaciones con accionistas, administracin del efectivo, acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos, custodia fsica del efectivo y los valores, administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios, administracin y vigilancia de la deuda (principal e intereses), operaciones de inversin y financiamiento, administracin financiero de planes de beneficio a empleados y la administracin de seguros.

El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorera pueden efectuarse en la Tesorera de la empresa. Sin embargo, la Direccin Financiera, la Contralora, Personal, por ejemplo, tambin pueden tener participacin. Es frecuente que algunas funciones de la alta direccin estn encaminadas a la planeacin y control financiero.

6.1.1 Funciones de Ejecucin Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser: Relaciones con sociedades financieras y de crdito. Relaciones con accionistas. Administracin del efectivo. Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos. Custodia fsica del efectivo y los valores. Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

Administracin y vigilancia de la deuda (principal e intereses). Operaciones de inversin y financiamiento. Administracin financiero de planes de beneficio a empleados. Administracin de seguros.

6.1.2 Asientos Contables Dentro del ciclo de Tesorera podamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: Obtencin y pago de financiamiento. Emisin y retiro de acciones. Compra y venta de inversiones en valores. Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones. Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda. Compra y venta de moneda extranjera. Gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones.

6.1.3 Formas y Documentos Importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorera: Certificados provisionales de acciones. Acciones emitidas. Obligaciones, bonos, papel comercial. Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. Ttulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados. Plizas de seguro.

6.1.4 Objetivos del Control Interno Objetivos de autorizacin

Tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin. Objetivo 1-Las fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo a las polticas establecidas. En los criterios de seleccin de fuentes de inversin y financiamiento utilizados por la Empresa, estos deben especificar estndares respecto a los diversos asuntos. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 1: o o o Polticas por escrito para la seleccin de fuentes de financiamiento. Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte, etc. Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos.

Tcnicas para aprobar la confiabilidad de las bases de datos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1: La Empresa o o o o puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a medida que surge. Los inversionistas pueden tratar de obtener control de la Empresa. Los inversionistas pueden retirarse en tiempo inoportuno. La Empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias. Puede incurrirse en altos costos de capital.

Objetivo 2-Los importes, momento y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas. Objetivo 3-Polticas establecidas por la administracin para el logro de estos objetivos, puede Especificar lo siguiente: o o o Cuando, en qu cantidad y en qu condiciones deben adquirirse recursos. Polticas de inversin de valores. Polticas de dividendos.

Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 2 y 3: o o o o o o Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a ste respecto. Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte y procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos. Proyecciones de efectivo que se actualicen constantemente. Tabla de fechas para los prstamos que se desea obtener, para pago de prstamos y a participantes en el capital. Cuestionario de cumplimiento de las estipulaciones y restricciones de los prstamos. Lista de inversiones aprobadas.

Ejemplos de riesgos sino se logran los objetivos 2 y 3: o o o o Omitirse el cumplimiento de restricciones y clusulas legales o de los prstamos. Puede tenerse una estructura de capital no apropiada. Los recursos de capital pueden obtenerse en condiciones que no son los autorizados. Pueden hacerse inversiones ilegalmente

Objetivo 4-Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidas y la distribucin contable, deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 4: o o o o Uso y aprobacin de formas pre numeradas estndar para llevar a cabo los ajustes. Investigacin de ajustes que excedan una cantidad predeterminada. Informes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de ajustes. Autorizacin especfica de ajustes cuando stos no coinciden con las polticas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:

o o o o

Las cuentas pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes errneos. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin. Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades. Pueden infringirse estipulaciones de prstamos como consecuencia de ajustes a cuentas de pasivo o capital.

Objetivo 5-Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas. Ejemplos de Tcnicas para lograr el objetivo 5: o o o o o Manual de polticas y procesamiento. Requisitos de supervisin. Documentacin de sistemas y programas. Verificacin peridica de las aprobaciones para transferir responsabilidades Estndares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales de programacin y documentacin.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5: o o o o o o o o Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del personal. Pueden llevarse a la prctica procedimientos que eviten las tcnicas de control interno existentes. Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controles. Puede alterarse el flujo de la informacin para retener datos de quienes han de recibirlos. Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas. Pueden no procesarse transacciones. Las transacciones pueden procesarse incorrectamente. Pueden no ejecutarse procedimientos de control.

Objetivo 6-Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin o entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. Objetivo 7-Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversin que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 6 y 7: o o o o o o o o o o Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para obtener o devolver recursos y comprar o vender inversiones. Uso y control de formas pre numeradas. Archivo de firmas autorizadas para aprobar transacciones de Tesorera. Inspeccin peridica de las formas utilizadas para ver que estn completas y autorizadas. Aprobacin de funcionario autorizado para cada tipo de transaccin. Designacin por parte de la administracin o consejo de administracin de aquellas personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa. Comparacin de los detalles importantes de cada transaccin que se realiza con las polticas establecidas. Limitacin del acceso a los archivos o datos de entrada manuales. Informes por excepcin de transacciones de Tesorera que no son aceptados. Revisin de los contratos de prstamos, actas por consultores externos.

Supervisin estrecha de las disponibilidades, vencimientos de prstamos o de inversiones. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones

Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin registro e informe de las transacciones ocurridas. Objetivo 8-Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Objetivo 9-Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Objetivo 10-Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Objetivo 11-Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 8 a 11: o o o o o o Preparacin oportuna de las actas de asamblea. Revisin peridica de las actas de asamblea para cumplir con los acuerdos de pagar de dividendos, compra de acciones de Tesorera, inversiones, etc. Informes manuales del Estado que guarda los prstamos en cuanto a pagos, intereses, vencimientos, etc. Uso y control de formas pre numeradas importantes. Informes manuales del estado que guardan las inversiones en cuanto a rendimientos, plazos, etc. Informes sobre los contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos de 8 a 11: o o o o Podran no registrarse pasivos en que se ha incurrido Podran registrarse incorrectamente o en un periodo equivocado el gasto de intereses, los ingresos por dividendos e intereses, y las ganancias y prdidas en inversiones. Pueden distraerse, usarse indebidamente ingresos por intereses o dividendos. Pueden no informarse cambios en la clasificacin de inversiones o financiamientos.

Objetivo 12-Las cantidades adeudadas as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Objetivo 13-Las cantidades adeudadas por entidades en que se invierte deben calcularse con exactitud y registrarse oportunamente. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 12 y 13: o o o o o Comparacin de los acuerdos con las transacciones registradas por una persona independiente. Comparacin de las rdenes de compra y venta de valores a corredores. Registro cronolgico para determinar que cada compra y venta se reconocen dentro del periodo. Conciliacin del total de dividendos a pagar con las acciones en circulacin. Conciliacin de los intereses acumulados con las cantidades apagar por deudas.

Conciliacin de las transacciones registradas con los estados de cuenta.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 12 y 13: o Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversin, crditos bancarios, capital y de las cuentas por pagar y por cobrar.

Objetivo 14-Cuando los principios de contabilidad requieren que se efecten cambios a los valores de las inversiones stos deben calcularse con exactitud. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 14: o o Procedimientos documentados para las comparaciones peridicas de los valores en libros con los valores de mercado. Revisin de los cambios en los valores por personal independiente a quien los registro originalmente.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 14: o Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones, crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y por pagar que les son relativas.

Objetivo 15-Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Objetivo 16-Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, entidades que invirtieron en la empresa y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse oportunamente. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 15 y 16: o o o o o o Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de periodo. Comparacin de resultados reales con los presupuestados. Investigacin de las interrupciones en la secuencia numrica. Arqueos peridicos de formas prenumeradas y su conciliacin. Seguimiento de los informes de transacciones de Tesorera pendientes de procesar. Mantener registros cronolgicos que puedan usarse para acumular transacciones de Tesorera.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 15 y 16: o o o o o Pueden no procesarse inversiones, intereses, pago de prstamos y dividendos. Pueden cometerse errores en los asientos contables. Puede duplicarse la contabilizacin de comprobantes. Pueden ocasionarse problemas para cerrar oportunamente el periodo de operaciones. Pueden existir errores en la clasificacin contable de las transacciones de Tesorera o bien no registrarlas en el periodo correspondiente.

Objetivo 17-Los recursos obtenidos, los productos de ellos, las entregas y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.

Objetivo 18-Las compras y ventas de inversiones, sus productos y ajustes deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierten. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 17 y 18: o o o o Conciliacin de los saldos de auxiliares de inversiones contra los saldos del mayor. Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuente. Revisin de la aplicacin contable a las cuentas de inversin, acreedores y accionistas. Rotar las labores del personal de contabilidad.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 17 y 18: o o o Los movimientos en las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos de mayor. Las operaciones con instituciones financieras pueden pasarse incorrectamente en sus auxiliares provocando pagos equivocados. Pueden tomarse decisiones en base informacin incompleta.

Objetivo 19- Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte y por los ajustes relativos. Objetivo 20-Los asientos contables de Tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 19 y 20: o o o o o o o o Preparacin de un catlogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada una. Procedimientos escritos para solicitar cambios en la clasificacin de cuentas. Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas. Procedimientos de cierre de periodo expresando por funcin las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables. Comparaciones de periodo de los montos de asientos contables. Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor. Registro de asientos contables uniformes. Formas prenumeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 19 y 20: o o Los estados financieros podran no ser preparados oportunamente. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente.

Objetivo 21-La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de Tesorera debe producirse correcta y oportunamente. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 21: o o o o Existencia de procedimientos para preparar la informacin e impuestos requerida. Revisin de las transacciones por personal conocedor de los requisitos fiscales. Clasificacin de cuentas, plan de codificacin para facilitar la obtencin automtica de la informacin de impuestos. Revisiones por parte de auditores internos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 21: o o o Usar datos errneos en los clculos de impuestos. Pagar multas y recargos. Pagar impuestos en exceso.

Objetivos de verificacin y evaluacin

Tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Objetivo 22-Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y las actividades de transacciones relativas. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 22: o o o Manuales de procedimientos y polticas, grficas de organizacin y otra documentacin. Tcnicas utilizadas para describir errores y omisiones. Tcnicas para evaluar los saldos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 22: o o o Los informes preparados pudieran presentar informacin errnea. Las decisiones importantes podran basarse en informacin errnea. Algunos errores en la salvaguarda fsica y procedimiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos.

Objetivos de salvaguarda fsica

Tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Objetivo 23-El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 23: o o o o o o Almacenaje externo. Servicios externos. Seguros y fianzas de fidelidad al personal que maneja valores. Archivos de formas del personal autorizado. Control de llaves para archivos. Disposicin de lugares de trabajo que permita la visibilidad a los supervisores.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 23: o El efectivo o los valores pudieran substraerse, perderse o destruirse temporalmente.

Objetivo 24-El acceso a los registros de accionistas de tenedores de deuda, as como las formas, lugares y procedimientos debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 24: o o o o o Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, almacenaje externo para archivos del computador. Custodia controlada de formas importantes. Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso. Auditoras internas de cumplimiento. Procedimientos sistemticos de archivos de informacin.

Ejemplos de riesgos si no se logra con el objetivo 24: o o o Los registros pueden destruirse o perderse. Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado. Los medios de proceso de informacin pudieran perderse.

6.1.5 Cuentas de Mayor Generalmente Utilizadas Efectivo y bancos Deudas a largo plazo Documentos por pagar Intereses producto Primas Inversiones Acciones por suscribir Suscriptores de acciones Acciones suscritas, etc.

6.1.6Enlaces ms Comunes con Otros Ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorera. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la funcin de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorera, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de ingreso, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir dnde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorera, o ambos, se procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorera podramos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos: Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras. Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos. Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos. Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nminas.

6.1.7 Bases de Datos Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas auxiliares, etc. Que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dan se pueden clasificar como: a. Bases de referencia- representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b. Bases dinmicas- Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal s estn modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorera podran ser las siguientes: Bases de Referencia. Archivo maestro de accionistas. Cdulas de trabajo de intereses y dividendos. Libro de registro de accionistas y utilidades. Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamos. Bases Dinmicas Saldos de las cuentas bancarias. Cartera de inversiones. Saldos de mayores auxiliares de inversiones y acreedores.

Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorera varan de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucin de dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan espordicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al pblico o una colocacin privada de bonos u obligaciones que podran registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o ms asientos contables diseados para ello.