UNA PROPUESTA DE ORGANIZACIN CON BASE A LA TEORIA DE SISTEMAS POR ING. JUAN CEVALLOS. ABRIL 2010 1.

SOBRE LA TEORIA SISTEMICA DE LA ORGANIZACION 1.1. DEFINICION SOBRE SISTEMA Es un mtodo para conocer mejor la organizacin. Implica estudiar la organizacin con base al anlisis y sntesis de sistemas, la determinacin de funciones que se presentan en la organizacin y la determinacin de los cambios en el tiempo. La definicin clsica de Sistema, fue dada por Bertalanffy (1968) (fundador de la Teora General de Sistemas): "Un sistema puede definirse como un complejo de elementos f1,f2,...,fn, en interaccin." 1.2. CONCEPTOS BASICOS SOBRE SISTEMAS a. Las estructuras de los sistemas que crea el hombre pueden tomar como base el funcionamiento de los sistemas naturales. b. El todo es diferente que la suma de sus partes. El todo puede ser mayor o menor que. c. Los sistemas que desarrolla el hombre deben tomar en cuenta las culturas y los intereses cambiantes de los grupos humanos. Se debe apreciar con una concepcin global. d. Los sistemas complejos tienden a conservarse mediante intercambios con el medio y la actuacin de dispositivos de regulacin; y asimismo, tienden a crecer y desarrollarse. Sin embargo, el crecimiento de los subsistemas se da a diferentes ritmos. 1

e. f.

Todo sistema tiene una organizacin, que es compleja y est organizada. Los sistemas partiendo de situaciones diferentes pueden llegar a estados iguales; y asimismo, partiendo de situaciones iguales pueden legar a estados diferentes.

g.

Los sistemas complejos aprenden y se adaptan ante cambios acaecidos en el propio sistema o en su entorno.

h.

Los diversos sistemas y subsistemas se complementan entre s de manera dinmica en el tiempo.

i.

No es posible obtener un conocimiento total de ningn sistema, y por tanto siempre habr incertidumbre sobre el futuro rumbos que tome un sistema.

j.

Muchas causas explican las relaciones inter e intrasistmicas. Identificar el mayor nmero de estmulos externos e internos es importante a fin de identificar los factores ms significativos.

k.

Existe una gran interdependencia entre los sistemas; todo sistema depende en gran medida de otros sistemas.

i.

Todos los sistemas interactan producindose reacciones en cadena. Se busca aumentar los efectos positivos de la reaccin en cadena y disminuir los efectos negativos.

j.

La actuacin de cada subsistema se difunde por el sistema entero, con distinta intensidad.

k.

Todo sistema es complejo desde el punto de vista conceptual y est compuesto de estructuras reales. 2

l.

Los sistems humanos se caracterizan por una complejidad creciente de: conocimientos, organizacin, relaciones y funciones, entornos, tecnologas, necesidades de informacin.

ll.

Hay diversos niveles de complejidad que pasan desde el subatmico, atmico, partcula coloidal, clula, hasta llegar al ser humano, y a entidades sociales de aspecto multiforme como: eductivas, econmicas, militares, ideolgicas, literarias, artsticas, polticas, etc.

1.3. METODOS Y TECNICAS DE SISTEMAS El Mtodo Sistmico Integrado Es un mtodo que toma en cuenta los hechos del exterior, con base a ello desarrolla hiptesis y aplica los mtodos inductivo y deductivo para experimentar y con base a los resultados de la experimentacin, planifica futuros cambios o mejoras.

EXTERIOR HECHOS Y DATOS RESULTADOS DE EXPERIMENTOS

PENSAMIENTO HIPOTESIS INDUCCION Y DEDUCCION

ACCION EXPERIMENTACION

El anlisis de sistemas es un mtodo para comprender la estructura, funciones y relaciones de los sistemas. El anlisis de sistemas es aplicable a toda situacin en la que hayan de adoptarse decisiones de amplio alcance y se disponga de tiempo suficiente para estudiar la situacin. En los procesos de anlisis de sistemas se utilizan experiencias, conocimientos, tcnicas y procedimientos que proceden en gran parte de la prctica militar, empresarial e industrial, y de las teoras elaboradas por pensadores, cientficos y tcnicos a lo largo de diversas pocas y para hacer frente a diversas situaciones. 3

El anlisis de sistemas es una actividad multidisciplinaria orientada hacia la solucin de problemas, que responde a la necesidad de manejar las complejas situaciones que se presentan actualmente en las organizaciones y en las empresas pblicas y privadas. En el anlisis de sistemas hay ciertas caractersticas comunes que se presentan cuando se aplica a las diversas organizaciones, ellas son: a. Contexto: Implica considerar la empresa y su contexto, es decir su entorno y la sociedad. b. Mtodos: Que se entiende como una sntesis de comprensin, invencin, anlisis, diseo, intuicin, juicio y concepcin cientfica. c. Instrumentos: Pueden ser la lgica, estadstica, matemticas, tecnologa y las ciencias utilizadas por grupos multidisciplinarios. d. e. Objetivo: Determina las respuestas que e esperan obtener. Clientes: Personas o entidades que tienen inters en obtener las respuestas precisadas en los objetivos, por lo general estn relacionadas con problemas o retos por avanzar. f. Relacin: Interaccin continua entre el grupo de anlisis y los clientes a lo largo del trabajo. 1.4. Actividades para Hacer Anlisis de Sistemas. 1 Reunir datos relativos al problema, a la experiencia y al conocimiento cientfico relacionado, y si es preciso buscar nuevos datos y elaborar nuevos conocimientos. 4

2 3

Examinar los objetivos sociales relacionados con el problema. Explotar diversas opciones para cumplir los objetivos y disear o inventar nuevas posibilidades.

Reconsiderar el problema y su posible reformulacin a la luz de los conocimientos acumulados durante el anlisis.

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Evaluar el impacto de las diversas formas de actuacin. Comparar las opciones, aplicando diversos criterios a sus consecuencias. Presentar los resultados del estudio, de forma que facilite la eleccin. Contribuir a llevar a cabo las actuaciones elegidas. Evaluar los resultados.

1.5. Tipos de Anlisis. Los tipos de anlisis podran clasificarse en: a. Estructural: Que considera los componentes y elementos de la estructura del sistema. Tiene un carcter ms bien esttico. b. Funcional: Permite definir los flujos de personas, materiales, dinero, energas u otras corrientes de masa - energa que transcurre por los diversos circuitos de la organizacin. c. Relacional: Permite determinar los elementos, partes componentes o subsistemas de la organizacin que se hallan ntimamente interrrelacionados, 5

pudiendo aislare y definirse hasta cierto punto sus circuitos y otros muchos tipos de conexiones. Los tres tipos de anlisis estn a su vez interrelacionados. Esquemas para el anlisis de sistemas Uno de los ms sencillos es el que considera los siguientes elementos: -Tipo del sistema -Determinacin de objetivos -Estructura -Funciones -Entornos -Relaciones -Resumen de la situacin presente -Lneas de accin para alcanzar objetivos y metas. -Determinacin de metas secuenciales. Cronograma -Propuesta de nuevos objetivos. -Escenarios o modelos prospectivos a corto, medio y largo plazo. -Anlisis de los puntos dbiles y fuertes. -Anlisis de las amenazas y oportunidades del entorno. -Anlisis de costos. -Anlisis de los medios de realizacin: humanos, naturales, tecnolgicos, financieros, etc. El anlisis puede alcanzar mayores detalles y considerar: -Objetivos concretos. -Estrategia y tctica -Evaluacin de actividades -Puntos fuertes y dbiles -Anlisis del entorno. 6

-Anlisis de los sistemas de comunicacin e informacin. Sntesis de Sistemas Es una recomposicin fsica o lgica de conjuntos interactivos, a partir de sus elementos constituyentes y sus interrelaciones respectivas. 1.5. MODELO DE TRABAJO DE LA INGENIERIA DE SISTEMAS Arbones, en su texto Ingeniera de Sistemas, plantea el siguiente modelo de trabajo: Etapas: Planeacin y desarrollo y Accin. Las Fases de Planeacin y Desarrollo son: Estudio de sistemas, Planeacin del Proyecto y Planeacin del Desarrollo. La Planeacin del Desarrollo comprende: Determinacin del problema, Seleccin de los Objetivos, Sntesis del Sistema, Anlisis del Sistema, Seleccin del Mejor Sistema, Comunicacin de los Resultados. Las Fases de la Accin son: Estudios durante el desarrollo y Prosecucin Tcnica. Una parte fundamental en todo el proceso es la Construccin del Modelo del Sistema, que debe elaborarse luego de la Fase de Planeacin y Desarrollo. Para la propuesta de modelo tienen que tenerse presentes los principios y caractersticas de los sistemas, lo que se ver a continuacin. 1.6. PRINCIPIOS Y CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS A. SUBSIDIARIDAD: Todo sistema es subsidiario, en su delimitacin y en sus aportes, de otros sistemas en virtud de los cules acta y que forman su entorno. 7

B. INTERACCION: Todos los sistemas que forman la empresa estn mutuamente relacionados en su comportamiento. C. DETERMINISMO: Todo fenmeno que acta en, o a travs de los sistemas es resultado de causas definidas y contrastables. D. EQUIFINALIDAD: El sistema debe estar diseado de forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a travs de medios y acciones diferentes entre s. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS A. ESTABILDIAD: El sistema debe ser capaz de mantenerse en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos al mismo. B. ADAPTABILDIAD: El sistema debe ser capaz de evolucionar dinmicamente con arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados en los que conserva su eficacia y su orientacin al objetivo que constituye su finalidad. C. EFICIENCIA: El sistema debe atender a su objetivo con economa de medios, poniendo en jugo procesos que le permiten ser adaptable y equilibrado. D. SINERGIA: Su capacidad de actuacin debe ser superior a las de sus componentes sumados individualmente. 2. HACIA UNA PROPUESTA 2.1. INTRODUCCION En el mundo moderno la arquitectura de la organizacin busca convertirse en una ventaja competitiva, para ello se toma en cuenta aspectos como la innovacin tecnolgica, la orientacin al cliente, el brindar productos y servicios a bajo costo y la habilidad para mantener esas competencias en al largo plazo y otros 8

relacionados. Ello implica para todo directivo de una organizacin: comprender y aprender las tcnicas relacionadas con el diseo de su organizacin y el que el diseo de la organizacin para que sea eficaz es un proceso incabable. Para tener un adecuado sistema organizacional es necesario ir ms all de lo tradicional. Lo tradicional radica en considerar slo: los presupuestos, los balances generales, los cuadros de personal, los organizagramas , las relaciones entre personas, el trabajo, las estructuras formales y las prcticas y el comportamiento informal. Para ello es necesario considerar la organizacin como un sistema altamente integrado. Se requiere entender la organizacin. La organizacin es un sistema cuyo desempeo est determinado por el grado de alineacin entre sus principales componentes, se busca la arquitectura adecuada, para lograr la alineacin perfecta. Para una adecuada arquitectura hay que tomar en cuenta lo estructural y lo social, lo cual nos debe llevar a un modelo conceptual de la organizacin. Las organizaciones muestran las caractersticas de cualquier sistema bsico, as tenemos: 1. La interrrelacin interna. 2. La capacidad de interrelacin. 3. El equilibrio. 4. Los sistemas pueden producir ms o menos lo mismo, si usan configuraciones opcionales. 5. La adaptacin. Es decir todo ello se basa en la teora de los sistema abiertos, lo cual es distinto al viejo esbozo de la estructura piramidal. 2.2. CONCEPTO DE CONGRUENCIA En la actualidad se puede estudiar a las organizaciones bajo el concepto de modelo de congruencia del comportamiento organizacional. Es as que los componentes de toda organizacin coexisten en varios estados de equilibrio y consistencia, lo que se 9

denomina ajuste o congruencia, para ello la interdependencia. Asimismo, actan cuatro elementos fundamentales: 1. Insumos: entorno, recursos, e historia. 2. Estrategia: visin particular de cmo la organizacin se interrelacionar con el entorno; que define el conjunto de decisiones explcitas sobre los mercados, ofertas, tecnologa y las competencias distintivas. 3. Productividad: se refiere a como la organizacin produce, como se desempea y su grado de eficiencia. 4. Los procesos de transformacin: el trabajo y los procesos comerciales que convierten los recursos en ofertas. Por otro lado estn los cuatro elements de toda organizaicn: el trabajo, la gente, los acuerdos formales de la organizacin y la organizacin informal. Finalmente la congruencia tambin la podemos definir como el grado en que las necesidades, demandas, metas, objetivos y estructuras de un componente son consistentes con los del otro. Como la medicin del nivelde la eficacia con que se ajustan los pares de componentes. 2.3. GRUPOS ESTRATEGICOS La seleccin de la estructura bsica: grupos estratgicos. El agrupamiento estratgico es el paso ms importante en el proceso de diseo. Establece el marco bsico para el diseo de la organizaicn. El agrupamiento unifica algunas tareas, funciones o disciplinas, en tanto que divide otras, en esencia concetra la atencin de la organizacn. El agrupamiento estratgico supone dos preguntas relacionadas: 1. Cul es la configuracin bsica de la organizacin? 2. Cmo se especializan o diferencian los componentes organizacionales?

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La eleccin inicial del agrupamiento estratgico y la configuracin del ncleo de la organizacin son consecuencias diractas de la estrategia de la organizacin o de la unidad. Agrupamiento estratgico: las configuraciones bsicas: 1. Agrupamiento por actividad o procesos. 2. Agrupamiento por servicios o productos. 3. Agrupamiento por usuario, cliente o rea geogrfica. Las conexiones estratgicas, permiten la coordinacin del trabajo. La base para las decisiones sobre las conexiones estructurales (agrupamiento) est arragigada en el concepto de la interdependencia de las tareas. Con relacin a las conexiones estructurales estratgicas se presenta una gama de opciones, de lo que se busca es que favorezcan los flujos de informacin, procedimientos jerarqua. Tambin se pueden dar otras conexiones estructurales para complementar la funcin del gerente como integrador: posicin de enlace, grupos de unidades cruzadas, posicones integradoras, estructuras matriciales, etc. Para la toma de decisiones sobre las conexiones estructurales, se debe analizar los aspectos de costo, la organizacin informal, y las capacidades de procesamiento de informacin. El diseo a nivel de la organizacin. Para ello se debe tener presente la gama de arquitecturas a nivel de empresa que existen: en un extremo la empresa integrada (organizaciones de procesos / horizontal) y al otro extremo las unidades de negocios independientes (redes organizacionales). El rea de diseo, y que debemos escoger se encuentra en algn punto entre la empresa integrada y la red organizacional. 11 y estructuras adecuados para atender la interdependecia relacionada con el trabajo. La forma ms obvia de conexin estructural es la

Para dicha eleccin se tiene en cuenta los conceptos de enfoque y apalacamiento. El enfoque, imlica que una empresa consiste en una secuencia bsica de procesos que transforman las tecnologas en ofertas que se llevan al mercado. Yendo del fondo de la organizacin hacia el frente ello incluye: concebir, disear, desarrollar, fabricar, vender, distribuir y dar asitencia a una oferta. El apalancamiento implica la capacidad de derivar ventajas de escala de los recursos comunes compartidos por la organizacin. Ello se encuentra en las reas comunes de diseo, tecnologas bsicas, capacidad de produccin, redes de distribucin o actividades relacionadas con clientes. Es as que sugen una serie de posibilidades: frente apalancado, fondo apalancado, medio apalancado, frente y fondo apalancado, unidades microempresariales. 2.3. DISEO A NIVEL OPERATIVO Luego del diseo a nivel de toda la organizacin tenemos el diseo a nivel operativo, que implica tomar en cuenta los diseos tradicionales, los por procesos y lo ms recomendado que son los diseos STAD Sistemas de Trabajo de Alto Desempeo, parten de los principios socio tcnicos iniciales: 1. Reglas mnimas. 2. Control de variaciones. 3. Multihabilidades. 4. Ubicacin de lmites. 5. Flujo de informacin. Con la aplicacin de los diseos socio tcnicos surgieron dos ideas: 1. Que haba una enorme fuerza en los equipos de trabajo autnomos. 2. Que en los aos 60 y 70 el trabajo socio tcnico se haba llevado a cabo con un enfoque interno, pero que lo ms eficaz emanaba de una perspectiva externa o de sistemas abiertos. Que se orientaban hacia los clientes, proveedores y competidores.

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Esta experiencia se ha aplicado luego a los procesos de fabriacin completos con xito. Los conceptos esenciales que abarcan este nuevo diseo son: 1. Seleccin de empleados. 2. Diseo de la planta fsica. 3. Diseo de los puestos. 4. Sistemas de pago. 5. Estructura organizacional. 6. Capacitacin. 7. Filosofa gerencial. Es clave para la aplicacin de los STAD que cada organizacin debe disear su propia versin consistente con su trabajo y cultura. Sin embargo hay 10 principios que se consideran fundamentales para lograr ello: 1. El diseo empieza con un enfoque externo en las necesidades del cliente y de ah parte hacia el interior para establecer las configuraciones organizacionales y los procesos de trabajo apropiados. 2. El trabajo est diseado en torno de unidades autodirigidas, interralacionadas de manera flexible y encargadas de generar productos o procesos completos. 3. El trabajo debe estar orientado por una direccin clara, metas explcitas y una comprensin cabal de las necesidades de produccin y las mediciones de desempeo. 4. Las variaciones deben detectarse y controlarse en su origen, en lugar de inspeccionarlas fuera de la unidad de trabajo. 5. Los sistemas sociales y tcnicos se relacionan estrechamente; cada uno de ellos est diseado con los otros en mente para producir el deempeo ptimo. 6. El flujo sin trabas de toda la informacin pertinente hacia la gente que la necesita es crucial para el diseo de los STAD. 7. Los puestos ms interesantes y compartidos aumentan la motivacin de los individuos y dan mayor flexibilidad a la organizacin para asignar trabajo y resolver problemas.

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8. Las prcticas de recursos humanos deben complementar y fortalecer la delegacin de autoridad en los equipos e individuos. 9. La estructura, cultura y procesos gerenciales deben aceptar y apoyar el diseo de los STAD. 10. La organizacin y sus unidades de trabajo deben tener la capaidad de reconfigurarse para enfrentar las condiciones cambiantes de la competencia. 2.4. La secuencia de las decisiones relativas al diseo son: 1. Anlisis preliminar. 2. Diseo estratgico. 3. Diseo operativo. 4. Implantacin. Por tanto todo trabajo de organizacin sera muy til que tenga presente los anteriores conceptos presentados, los cules son los ms modenos a la fecha.

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