INTRODUCCION A PROJECT

La gestin de proyectos es una ciencia y es ampliamente extendida. Microsoft Project es un programa de la suite Microsoft Office que sirve para gestin de proyectos. Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cul esta diseado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Est compuesta por un cuadro de herramientas y utilidades que ayudan a pronosticar el efecto de los esfuerzos que una organizacin comprende. Los proyectos son esfuerzos temporales que se emprenden para alcanzar algn tipo de objetivo o resultado final. Para que un sistema de gestin de proyectos sea bueno deber responder a las siguientes preguntas:

Qu tareas deben llevarse a cabo para lograr el objetivo del proyecto? Quienes complementarn esta tarea? Cul es la mejor forma de comunicar los detalles del proyecto a las personas implicadas en el proyecto? Cundo debera realizarse cada tarea? Cul seria el coste de esta? y si alguna de estas tareas no son completadas segn lo previsto? Una buena gestin de proyectos no garantizara el xito del proyecto, pero una gestin ineficaz de proyecto normalmente conduce al fracaso.

Microsoft Office Project es una buena opcin. La finalidad de este manual es describir la forma de utilizar Project para incorporal planes de proyecto completos con tareas y recursos, utilizar las caracteristicas avanzadas de Project para organizar y aplicar formato a los detalles del plan de proyecto, realizar un seguimiento del trabajo llevado a cabo y tomar acciones correctivas cuando las cosas no se resuelven segn lo previsto.

GESTION DE PROYECTOS CON PROJECT Esta herramienta facilita el modo de llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones: Realizar un seguimiento de toda la informacin que conlleva los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos para el proyecto. Visualizar el plan del proyecto en un formato estndar y con un diseo apropiado. Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente. Intercambiar informacin de proyecto con otras aplicaciones del sistema de Microsoft Office. Comunicar la Informacin a los recursos y otros participantes, dado que el jefe de proyecto posee el control del proyecto. Gestionar los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones se productividad de escritorio. Microsoft Project esta basado es una aplicacin de escritorio basado en Windows para la gestin de proyectos, esta versin esta diseada para gestionar un nico proyecto y no interacta con Project Server.

La mayora de los proyectos no son gestionados como una herramienta de programacin real como Project, aunque deberan. Resulta habitual observar las listas de tareas y recursos en programas de hojas de clculo tales como Excel, o incluso en diagramas de Gantt procedentes de programas de dibujo tales como Visio. La ventaja que presenta Project sobre las aplicaciones es que incluye un motor de programacin (una rama de computacin que permite tratar aspectos como el efecto que se produce cuando la tarea 1 en una secuencia de 100 tareas cambia su fecha de comienzo). Este motor de programacin adems tiene en cuenta el tiempo no laborable, como los fines de semana, en el calculo de fechas de comienzo y fin de una tarea. Las aplicaciones como Excel y Visio tambin pueden intervenir en la gestiona de proyectos, aunque realmente necesitara un motor de programacin como Project.

CREACION DE UN NUEVO PROYECTO A continuacin se presentara como empezar a utilizar Microsoft Office Project 2003 de manera paso a paso secuencialmente. 1. Haga clic en el botn inicio de la barra de tareas de Windows. 2. Seleccione todos los programas en el men inicio, seleccione Microsoft Office y a continuacin seleccione Microsoft Office Project. La grafica correspondiente a los pasos descritos es la siguiente.

3. Aparecer Project Professional. La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin.

Barra de Mens. Barra de herramientas. Barra de herramientas gua de proyectos Panel Gua de proyectos Ventana del plan de proyecto

La barra de mens permite proporcionar instrucciones a Project. La barra de herramientas ofrece un acceso rpido a las tareas ms comunes; la mayora de los botones de la barra de herramientas correspondes a una orden de la barra de mens. Project personaliza los mens de la barra de herramientas de forma automtica, basndose en las rdenes o botones de la barra de herramientas que utiliza con mayor frecuencia. La Gua de proyectos es una interfaz que acta como un asistente y que puede utilizar durante la creacin o modificacin de un plan de proyecto. La barra de herramientas gua de proyectos permite visualizar todas las actividades en la Gua de proyectos. Esta barra de herramientas se encuentra dividida en las reas mas comunes de Project. 4. Haga clic en el men File y en la opcin New. Aparecer el panel New Project. 5. Si desea selecciona una plantilla prediseada de Project haga clic en el enlace On my computer. Aparecer el cuadro de dialogo Templates para seleccionar una plantilla como se muestra a continuacin.

VISTAS Office Project maneja vistas, las cuales son, el rea o espacio que se utiliza para introducir, editar, analizar y visualizar la informacin de nuestro proyecto, las vistas estn enfocadas a definir las tareas o los recursos. Algunos ejemplos de las vistas con las que cuenta Office Project son: VISTA DIAGRAMA DE GANTT VISTA HOJA DE RECURSOS VISTA CALENDARIO VISTA DIAGRAMA DE RED

VISTA DIAGRAMA DE GANTT En esta vista se definen las tareas a realizar, la fecha de inicio y culminacin del proyecto, grupos de tareas, se asignan los das para llevar a cabo cada

actividad, las uniones de los

grupos de tareas con la finalidad de tener

conocimiento como se llevaron a cabo las actividades ya sea, una tarea se realiza con el termino de otra, o, a la par, nos muestra el desarrollo de todo el proyecto.

El panel que se encuentra de lado izquierdo muestra las opciones para definir las tareas a realizar en el proyecto.

DEFINE THE PROYECT

1) Dar un clic a la flecha hacia abajo.

2) Seleccionar el da, el mes y el ao cuando se inicia el proyecto.

3) Desplazndose con las flechas que tiene el calendario. 4) IR AL PASO DOS

1) Seleccionar la opcin dos, debido a que no se va a tener un servidor WEB 2) Ir al paso 3

1) Seleccionar SAVE AND FINISH, para aguardar el proyecto.

Estn seleccionados los das que se va a trabajar, por lo tanto no se modifican los das a excepcin que el equipo de aumente das para trabajar, de no ser as se pasa al paso 3

DEFINE GENERAL

WORKING TIMES (DEFINIR TIEMPOS DE TRABAJO).

1) Se selecciona la opcin ESTNDAR 2) Ir al paso dos

1) Seleccionar CHANGE WORKING TIME

1) Seleccionar los das que no se van trabajar, en este caso fue el 1 y 2 de Noviembre 2) Dndole clic a NONWORKINGTIME 3) Dar clic a OK 4) Ir al paso 4

Esta opcin se deja tal cual y se va al paso 5

En el paso 5 damos clic a SAVE AND FINISH

LIST THE TASKS IN THE PROYECT (LISTAR LAS TAREAS EN EL PROYECTO)

1) Se listan las tareas que se realizaron y que se van a realizar en el desarrollo del proyecto 2) Se determinan los das que se ocuparon o se van a ocupar para realizar las tareas especificadas. 3) Los ttulos de las actividades tienen especificados 0 das, a esto, se les llama itos. 4) En la parte derecha las barras indican los das. 5) Se da clic en DONE.

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ORGANIZE TASKS INTO PHASES

1) Las tareas se van a agrupar para esto ocupar los iconos en la parte izquierda 2) Dar clic en el segundo icono para formar dichos grupos, estos se van a determinar de acuerdo a las tareas que abarquen al marco contextual, tcnicas para encontrar hechos, etc. (Cuando ya forma el grupo aparece un bloquecito negro arriba de las barras) 3) Para quitar el bloque se da clic en el tercer icono 4) Dar clic en DONE

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SCHEDULE TASKS

1) El primer icono indica la relacin a la terminacin e inicio de una actividad, con este icono seleccionamos las tareas que necesitaron de la culminacin de una para iniciar con otra tarea. 2) El segundo icono indica a la par, seleccionando las tareas que se realizaron al mismo tiempo. 3) El tercer icono indica la relacin de las actividades que se terminaron al mismo tiempo 4) Con el cuarto icono se quita las uniones, en caso de una equivocaciones

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VISTA HOJA DE RECURSOS

Se listan los recursos que se requieren en cada proyecto, el tipo de recurso ya sea humano o material, una tarifa por hora, horas de trabajo; Esta vista esta enfocada a los recursos que se emplean en el desarrollo de un proyecto.

1) Dar clic en VIEW 2) Seleccionar RESOUR SHEET

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1) Se empieza a capturar los nombres de las personas que integran el equipo y el nombre de los materiales que vamos a ocupar durante el desarrollo del proyecto 2) En la columna INITIALS, se escriben de manera automtica las iniciales de los recursos 3) La columna TYPE, especifica el tipo de recurso ya sea de RABAJO (WORK) o MATERIAL 4) La columna MAX.UNITS; se especifica el rendimiento de los recursos humanos y de los recursos materiales 5) Para cambiar el tipo de moneda, nos vamos a TOOLS, OPTIONS, VIEW, y se cambia el tipo de moneda, para especificar la tarifa por hora.

VISTA CALENDARIO Esta vista ya no tiene columnas y filas, ahora cuenta con divisiones en las cuales se tienen los das de la semana, esta vista tiene las siguientes caractersticas cuenta con los meses y los aos en los cuales se va a desarrollar el proyecto.

1) Clic en VIEW 2) Seleccionar CALENDAR

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Para esta vista se siguen los mismos pasos que en la vista DIAGRAMA DE GANTT.

Las barras abarcan los das establecidos para la realizacin de dichas tareas en el desarrollo del proyecto.

VISTA DIAGRAMA DE RED Se muestra la relacin entre las tareas, esta vista tiene las siguientes caractersticas: RECUADROS O NODOS: Los cuales muestran los detalles de una tarea LINEAS: Estas son las que unen los recuadros o los nodos y muestran a relacin que hay entre las tareas.

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Para la creacin del proyecto se siguen los mismos pasos que en la vista DIAGRAMA DE GANNT Office Project nos da la opcin de manejar dos vistas al mismo tiempo, esto consiste en separar la ventana del proyecto en dos paneles y cada panel tiene una vista diferente, las vistas estn vinculadas ya que si se selecciona una tarea la otra vista va a mostrar los detalles de la tarea seleccionada.

1) Dar clic en VIEW 2) Seleccionar MORE VIEWS

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ANALISIS DE LOS INFORMES.

Los informes son formatos predefinidos para la impresin de los datos de Office Project, este incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos para ayudarnos.

1) Clic en VIEW 2) Seleccionar REPORTS

1) Seleccionar cualquier opcin que el equipo desee. 2) Se listaran todos los informes predefinidos en Office Project

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Se selecciona la opcin ms conveniente para el equipo.

POR EJEMPLO SELECCIONANDO

TASKS STARTING SOON

La presentacin del informe es el siguiente:

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CREACION DE UN NUEVO PLAN DE PROYECTO

En Microsoft Project, se crea un plan del proyecto que es un modelo diseado en base a las caractersticas del proyecto real que se tienen previstas que ocurran, dicho modelo abarca solo alguno de los aspectos de proyecto real como: Las tareas Los recursos Las estimaciones del tiempo Y con algo de posibilidad el costo asociado del proyecto.

Para comenzar con la creacin del proyecto se siguen los pasos presentados a continuacin, despus de haber abierto el programa:

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1. Dar clic en File, y elegir New en el submen.

Fig1

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2. Hacer clic en el enlace Black Project en el panel que aparece al costado

Fig2 3. Haga clic en el enlace Define the Project en el panel de tareas que se indica en la Fig2. El panel cambia de forma, donde aparece ahora un calendario en donde definimos la iniciacin del proyecto. Podemos cambiar el mes y ao en el que queramos trabajar

Fig3

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4. Una vez seleccionada la fecha dar clic en el enlace Save and go to Step 2. 5. Pasando al siguiente paso, daremos clic en No, mientras no manejemos internet, damos nuevamente en Save and go to Step 3 y finalmente en save and finish. Guardar el proyecto en la direccin que se guste, dando clic en file y save as, despus de esto nos aparecer nuevamente el panel de tareas, con sus respectivas opciones, como se vio en la Fig1.

Fig4 Con esto se abra planteado completado la actividad Define the project

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AJUSTE DEL HORARIO NO LABORABLE En Project se utilizan los calendarios para programar las tareas y los recursos, existen diferentes tipos de calendarios, al que nos enfocamos esta ocasin es el calendario del proyecto el cual define el horario laborable y no laborable para las tareas. Un ejemplo podra ser definir un horario de lunes a viernes de 8:00 am a 14:00 pm, el horario que se all definido podra tener variaciones debido a los periodos vacacionales. Para definir nuestro calendario consideramos los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el segundo enlace de nuestro panel de tareas Define general working times y le aparecer la siguiente ventana:

Fig5 2. la opcin estndar quedara establecida as, despus dar clic en Save and go to Step 2. Nos aparecen los das que especificaremos para trabajar con el proyecto, de que hora a que hora ,definiendo asi los recesos que se tomaran.

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3. Damos clic en Save and go to Step 3, se muestra nuestro panel de tareas con el enlace Change Working Time... dar clic sobre este enlace y aparece la siguiente ventana:

Fig6 4. Deslicese hacia arriba y hacia abajo para escoger el mes que va a modificar.

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Esta fecha ahora se considera como horario no laborable en el proyecto. En esta ventana definimos los das que no se laboraran solo seleccionamos los das y damos clic en la opcin del costado derecho de la ventana Nonworking time y damos en OK, nuestro panel tendr la siguiente apariencia:

5. Para comprobar el cambio en el calendario del proyecto, recorra el area de grafico de la vista de Diagrama de Gantt, hasta encontrar la fecha que modifico se mostrara en color gris que indica horario no laborable.

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6. Damos clic en Save and go to Step 5. 7. Y finalizamos dando clic en save and finish. Y concluimos con al definicin de nuestros tiempo a laborar y no laborar.

Introduccin de las Propiedades de Proyecto

Ahora bien se mencionara algo acerca del Microsoft Project, ya que nos permite establecer propiedades a un archivo o a un proyecto como quieras llamarlo. Algunas de las propiedades que se pueden agregar son: estadsticas, informacin que se quiera ingresar a un proyecto, Ademas al momento de imprimir Project utiliza los encabezados y pies de pagina.

Aqu estn los pasos para ver como se especificaran las propiedades:

1. Iniciar Microsoft Project. 2. Seleccionar men ARCHIVO, la opcin PROPIEDADES. Aparecer el cuadro de dialogo PROPIEDADES. 3. seleccionar la pestaa RESUMEN O GENERAL. 4. Introducir el asunto del proyecto en el cuadro de texto ASUNTO. 5. Escribir el nombre del autor en el cuadro AUTOR. 6. Introducir nombre del ADMINITRADOR, en el cuadro de texto o simplemente dejarlo en blanco. 7. Inmediatamente escriba el nombre de la organizacin del cuadro de texto ORGANIZACIN. 8. seleccionar la casilla de verificacin GUARDAR VISTA PREVIA.

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Ventana de Dialogo Propiedades. Nota: Al momento que aparezca este archivo en el cuadro de dialogo ABRIR con la opcin VISTA PREVIA seleccionada, y rpidamente se seleccionara un imagen pequea con la primeras del proyecto.

9. a continuacin clic en el botn ACEPTAR para cerrar el cuadro de dialogo Nota Importante:

La familia de Project incluye Project Standard, Project Professional, Project Server y Project y Project Web Access. Por lo regular se deberia utilizar Project Standard en el escritorio, o en los ltimos tres en combinacin para dar una solucin de gestin de proyecto a una empresa. La caracterstica principal que diferencia Project de las dems herramientas de almacenamiento de tareas como es Excel es que Project es como un organizador que puede trabajar periodos de tiempo.

Tambien es importante recalcar que Project incluye plantillas que dan un inicio de para un proyecto.

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Una ventaja de usar este software es que dispone de vistas en donde se puede visualizar en un lado la Grafica de Gantt y en otro lado la vista ms conocida de Project.

Project tiene un gran nmero de informes diferentes, en el cual su funcin es la visualizacin de los datos de Project. Hay que utilizar el calendario para as poder manejar mejor las fechas.

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CREACIN DE LISTAS

Introduccin

El objetivo: es conocer las herramientas bsicas que Microsoft Project nos ofrece para poder organizar un proyecto, administrar las actividades y los recursos.

Este manual permite que los usuarios puedan realizar de una manera fcil y sencilla la creacin de una lista de tareas de un proyecto, mediante pasos prcticos, los cuales le servirn para poder llevar a cabo una mejor planeacin de las actividades a realizar, ya que una de las ventajas de este software Microsoft Project es planear, organizar y controlar las actividades, as como llevar una mejor administracin de los recursos humanos y materiales.

Pasos para crear un archivo con las tareas del proyecto:

1.-Guardar En la barra de herramientas elija el men archivo

Despus elija la opcin guardar como

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Escriba un nombre a su proyecto y presione el botn guardar

2.- Crear Si no se encuentra el panel de tareas, presione el botn tareas.

Cuando aparezca el panel de tareas, haga clic en crear una lista de tareas.

Despus dirjase a la columna con el ttulo Nombre de tarea, de clic en la celda que hay debajo y escriba el nombre de la tarea inicial en su proyecto pulse intro y repita este paso para las dems tareas.

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Project le asigna a las tareas escritas la duracin de un da como una duracin estndar pero usted le puede poner la duracin que sea necesaria.

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Estimacin de la duracin Toda tarea tiene una duracin, es decir, la cantidad de tiempo que va a utilizarse para realizarla. Project puede trabajar con duraciones de minutos o meses para las tareas.

o Definicin de los das, semanas y meses. 1. Elija Opciones en el men Herramientas.

2. Elija Calendario

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o Duracin de las tareas. 1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado Duration y elija la duracin para la tarea seleccionada.

*Ejemplo una vez asignada la duracin

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INTRODUCCION DE UN HITO Creacin de un Hito 1. Haga clic en el nombre de la tarea 2. En el men Insertar seleccione Nueva Tarea

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3. Escriba primer avance que marcara el trmino de un bloque de tareas y a continuacin escriba 0 das en la duracin de la tarea obteniendo el siguiente resultado. Que se muestra en el diagrama de Gantt la figura de un romboide.

4. Haga clic en el enlace listo en la parte inferior del panel crear una lista de tareas. ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN FASES

1) Haga clic en Organizar Tareas en Fases en el Panel de tareas

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2) Seleccion las tareas comprendidas en una fase especfica.

3) Haga clic en aplicar sangra en el panel de tareas

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Obtendr el siguiente resultado.

DESPUES AGRUPE TODAS LAS TAREAS RESTANTES DEACUERDO A LAS FASES A LAS QUE PERTENECEN. 4) Por ultimo de clic en Done y enseguida aparecer nuevamente el panel de tareas.

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Al final de agrupar las tareas en fases se obtendr el siguiente resultado:

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Vinculacin de tareas Para vincular tareas seleccionaremos las tareas a vincular y pulsamos el botn vincular tareas de la barra de herramientas. Y para desvincular las tareas, seleccionamos las tareas que queramos desvincular y elegimos el botn desvincular tareas que lo encontraremos en la barra de herramientas.

En Project existen dos tipos de tareas:

a) Secuencia: se le llama as ya que se realiza despus de la primera tarea. b) Dependencia: por lo que primero se tiene que terminar la primera tarea antes de comenzar la segunda. A la primera tarea que se realiza en Project se le llama predecesora, ya que de ella se desarrollan otras tareas las cuales se les llama sucesoras. Existen 4 tipos de relacin de tareas en Microsoft Project para poder vincular las tareas: Fin a comienzo (FC): Esta marca el inicio y final de una tarea, para poder empezar otra tarea, ya que de no ser terminada la primera no se puede pasar a la segunda tarea, tambin aumenta la duracin del proyecto.

Comienzo a comienzo (CC): En ella se podr poner en boques el comienzo de una tarea de forma que se vea la tarea predecesora y las sucesoras es decir las tareas comienzas a la vez, reduce la duracin ya que las tareas se realizan al mismo tiempo.
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Fin a fin (FF): Esta opcin indica que cuando sea el trmino de una tarea predecesora, tambin ser el trmino de una tarea sucesora, es decir las tareas se finalizan a la vez y se reduce la duracin.

Comienzo a fin (CF): En esta relacin nos dice que el principio de una tarea marcara el final de otra.

Microsoft Project nos ofrece muchas opciones para nuestro proyecto como: el tiempo o duracin del mismo, crear una nueva tarea o eliminarla a pesar de que estn vinculadas esas son las opciones que este programa nos ofrece.

Tambin las relaciones de las tareas aparecen de varias formas y estas son:

a) Diagramas de Gannt: se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, ya que en este diagrama cada tarea esta representada por una barra horizontal, y se sitan a lo largo de un periodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs de el podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales s unen entre si indicando que una tarea es posterior a otra y se tiene que realizar cuando halla terminado la primera. b) Tablas: en ellas aparece las tareas predecesoras y las tareas sucesoras. Pasos para poder vincular tareas

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1.-haga clic en programar tareas en el panel de tareas Y nos aparecer el men para vincular tareas dependientes.

2.- Se seleccionara las tareas a vincular daremos clic en el botn vincular ya sea: Fin a fin (FF) Comienzo a fin (CF) Fin a comienzo (FC) Comienzo a comienzo (CC)

y le

Dependiendo del caso que sea o del que se vaya a realizar la tarea. Pero si tomamos la opcin (FC) nos dar el siguiente resultado:

3.- Seleccionaremos las actividades a vincular y le daremos clic en la opcin de fin a comienzo

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4.- En caso de querer cambiar alguna tarea o bien haberse equivocado puede dar clic en el botn desvincular tareas que se encuentra en la barra de herramientas o bien dar clic en el men Edicin y luego en la opcin desvincular.

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DOCUMENTAR TAREAS

Se puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota. Existen tres tipos de notas: Notas de tareas, notas de recursos y las notas de asignacin. Las notas de Project soportan una amplia variedad de formatos de texto; incluso puede vincular o almacenar imgenes graficas y otro s tipos de archivos en las notas.

1.- Haga clic en el enlace Vincular o adjuntar ms informacin sobre tareas en el panel de tareas.

Va a aparecer el panel agregar informacin. 2.-seleccione una tarea. 3.- Haga clic en el enlace agregar nota en el panel agregar informacin.

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Project abrir un cuadro de dialogo informacin de la tarea visualizando la ficha notas.

4.-Escriba los asuntos referentes a la tarea seleccionada en el cuadro Notas. 5.- haga clic en el botn aceptar. Aparecer un icono de nota en la columna indicadores.

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6.- Coloque el puntero del ratn en el icono de nota: Aparecer la nota en una sugerencia de herramienta.

Creacin de un hipervnculo. 1.- Seleccione una tarea.

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2.- Haga clic en el enlace agregar un hipervnculo en el panel agregar informacin. Nota: Tambin se puede haciendo clic en el botn insertar hipervnculo en la barra de herramientas estndar.

3.- Escriba en el cuadro de Texto un nombre que haga referencia al hipervnculo. 4.- escriba la direccin del Hipervnculo en el cuadro Direccin.

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Para conocer la fecha programada para el fin del proyecto se utiliza la opcin de: Informacin del proyecto (Project information).

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1.-Para utilizar esta opcin presione la opcin Project en la barra de mens y seleccione la Informacin del proyecto (Project information).

2.-.En la ventana de informacin de proyectos se podr observar desde la fecha de inicio del proyecto, hasta la fecha finalizacin del mismo.

En esta opcin la fecha de finalizacin del proyecto es calculada mediante los das que se contemplaron para cada actividad y por tal motivo no se puede modificar la fecha directamente desde esta ventana.

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3.- Para poder conocer ms detalladamente la informacin de la duracin de nuestro proyecto de clic en la opcin Estadsticas (Statistics) en la cual podr observar las fechas con especificaciones ms detalladas as como los das laborables en el calendario entre la fecha de inicio hasta la de finalizacin del proyecto.

4.-Para poder observar el proyecto completo en una diferente escala elija la opcin Zoom en el men Ver, enseguida aparecer el cuadro de dialogo de Zoom.

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5.- Elija la opcin proyecto completo y de clic en la opcin Aceptar (Ok).

Enseguida aparecer el proyecto completo en la pantalla y se podar observar la duracin total del proyecto en la vista Diagrama de Gantt, de esta manera tener una mejor visin del plan de nuestras actividades.

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La opcin de Informacin del proyecto es una manera de ver los valores clave de un plan de proyectos.

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CONFIGURACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

Project trabaja con dos tipos de recursos, los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y las tareas que realizan dentro del proyecto.

Recurso de trabajo Persona individual identificada por un nombre. Persona individual identificada por una funcin. Grupos de personas con un objetivo comn. Equipamiento

Ejemplo Jon Ganio, Jim Hance.

Director, Operador de Cmara

Electricistas, carpinteros, extras.

Cmara de video, 600 vatios de luz.

Los recursos de equipamiento no deben ser necesariamente transportables, tambin se puede considerar equipamiento un lugar o una pieza de maquinaria. Todos los proyectos requieren recursos humanos, e incluso hay algunos es lo nico que necesitan.

Ejemplo: Ejercicio sobre informacin de diversos recursos humanos.

1. Elija Guardar como en el men Archivo. Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.

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2. Escriba Comercial Juguetes Wingtip 3 en el cuadro Nombre del Archivo y haga click en el botn Guardar.

3. Haga click en el botn Recursos en la barra de herramientas Gua de Proyectos. 4. Haga click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto en el panel de recursos.

Aparecer el panel Especificar recursos, y la vista Gua de proyectos: Hoja de recursos sencilla sustituir la vista de Diagrama de Gantt. 5. Seleccione la opcin Especificar recursos de forma manual.

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6. Haga click en la celda situada justo debajo del encabezado de columna Nombre del recurso en la vista Hoja de Recursos Sencilla.

7. Escriba el nombre Garret R. Vargas y pulse Tab. 8. Para ampliar la anchura de la columna Nombre del Recurso, coloque el puntero del ratn sobre la lnea vertical divisoria que se encuentra entre las columnas Nombre del Recurso y Direccin de correo electrnico, y haga doble click. 9. Introduzca la restante informacin de recursos en la Hoja de recursos sencilla. Jim Hance. Scott Cooper. Jo Brown. Patti Mintz. Peter Kelly. John Rodean. Jonathan Mollerup. Jon Ganio.

La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin:

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10. Haga click en Cerrar situado en la esquina superior derecha del Panel Gua del Proyecto para cerrar la gua del proyecto.

Tambin puede disponer de un recurso que representa varias personas. 11. Elija Hoja de Recursos en el men Ver.

Aparecer la hoja de recursos. Esta hoja contiene ms campos relacionados con los recursos que la hoja de recursos sencilla. 12. Escriba Electricista en el campo Nombre del Recurso justo debajo del ltimo recurso, y pulse Tab.

13. Asegrese de que se encuentra seleccionado Trabajo en el campo Tipo, y a continuacin pulse Tab varias veces hasta situar el punto de insercin en el campo Capacidad Mxima.

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El campo capacidad mxima representa la capacidad mxima de un recurso para llevar a cabo cualquier tarea.

14. Escriba o seleccione 200% en el campo Capacidad Mxima para el Electricista y despus pulse Tab. El recurso denominado Electricista no representa una nica persona: representa una categora de personas que irn intercambindose y que son Electricistas.

15. Haga click en el campo Capacidad Mxima de Jon Ganio para indicar que trabaja media jornada.

Configuracin de Recursos de Equipamiento Los recursos humanos y de equipamiento se configuran del mismo modo. Sin embargo existen diferencias en el modo de programar estos dos tipos de recursos. Diferencias. Recursos Humanos Recursos de Equipamiento

Las horas al da no superan las 12 hrs. la Pueden funcionar en horario completo. mayora de veces. Mas flexibles en las tareas que pueden Tienden a ser ms especializados en sus llevar acabo. tareas.

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No ser necesario que configure todos lo recursos de equipamiento del proyecto, sin embargo podr ser necesario configurarlos cuando: Existan varios equipos o personas que necesiten una parte del equipamiento para realizar diferentes tareas de manera simultnea y este se encuentre sobre asignado. Desee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados con el equipamiento.

Como introducir Informacin sobre los recursos de equipamiento en el cuadro de dialogo Informacin del Recurso. 1. Haga clic en la siguiente celda vaca de la columna Resource Name (Nombre del recurso) en la Hoja de recursos.

2. Haga clic en el botn Resource Information (Informacin del recurso) en la barra de herramientas Estndar o elija Resource Information en el men Project.

Aparecer el cuadro de dialogo Resource Information, el cual contiene muchos de los campos que se muestran en la vista Hoja de Recursos.

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Nota Tambin puede hacer doble clic en un nombre de recurso o en una celda en blanco de la columna Resource Name para visualizar el cuadro de dilogo Resource Information. 3. Seleccione la ficha General, en caso de que no lo est.

En la parte superior de la ficha General, podr reorganizar los campos que sern visualizados en la vista Hoja de recursos. 4. Escribiremos Cmara de grabacin Mini-DV en el campo Resource Name (Nombre del recurso).

5. Seleccione Work (Trabajo) en el campo Type (Tipo).

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6. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para cerrar el cuadro de dilogo Resource Information y regresar a la Hoja de recursos. El campo Max. Units (Capacidad mxima) para este recurso muestra el valor 100%, cambiaremos este valor.

Nota Tambin puede hacer doble clic en una celda vaca en la columna Resource Name para crear un nuevo recurso utilizando el cuadro de dilogo Resource Information. Cuando se crea un recurso de este modo, no podr introducir un valor para el campo Max. Units. Sin embargo, una vez creado podr editar este valor en el cuadro de dilogo y en la Hoja de recursos. 7. En el campo Max. Units (Capacidad mxima) para la Cmara de grabacin MiniDV, escriba o seleccione 300%, y pulse Enter. Esto significa que piensa tener tres cmaras de grabacin cada da laborable.

8. De esta forma podemos seguir introduciendo informacin sobre los recursos de equipamiento ya sea en el cuadro de dilogo Resource Information (Informacin del recurso) o directamente en la Hoja de recursos. En cualquier caso, asegrese de que se encuentra seleccionado Work (Trabajo) en el campo Type (Tipo).

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Configuracin de Recursos Materiales

Los recursos materiales son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. En un proyecto de construccin, podran considerarse como recursos materiales los calvos, tablas y hormign. En nuestro proyecto, la pelcula es el recurso material que ms nos interesa. En Project se realiza un seguimiento de los recursos materiales para conocer la tasa de consumo y el costo asociado.

Comparacin de los recursos de trabajo y los recursos materiales

Tanto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y perfeccionar las asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar distintas tasas de costo a aplicar en los diferentes horarios, y compartir los recursos a travs de un fondo de recursos. Los recursos materiales no utilizan tasa de horas extra, calendarios de recurso o capacidad mxima.

A continuacin se le indicara los pasos a seguir para agregar un recurso de tipo material:

1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso en la hoja de recursos.

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2. Escriba Cinta y video, y pulse Enter.

3. Seleccione Material en el campo Tipo, y pulse Enter.

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4. Escriba Cintas de 30-min. en el campo Etiqueta de material, y pulse Enter.

Utilizaremos cintas de 30 minutos como unidad de medida para realizar el seguimiento del consumo de cintas de video durante el proyecto. La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente figura. Introduccin de las tasas de Costos del Recursos.

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Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero, y el costo dirige el mbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestin de la informacin financiera permiten al administrador del proyecto responder a preguntas importantes como:

Cul es el costo total esperado del proyecto, basado en la estimacin de los recursos y la duracin de las tareas?

se estn utilizando recursos muy costosos que podran sustituirse por recursos econmicos?

Cul ser el importe de un determinado tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto?

podremos sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duracin del proyecto?

En nuestro proyecto para un comercial de televisin, le han confiado la informacin de los costos de todos recursos humanos utilizados en el proyecto. Observe en la informacin posterior las tarifas de la cmara de grabacin, las luces y el laboratorio de edicin que han sido rentados, ya que la compaa Southridge vides es propietaria del kit reflector y la cmara boom, no deber pagar por estos recursos. A continuacin veremos como colocar la informacin del costo de cada recurso.

1. Haga clic en el campo Tasa estndar del recurso 1, Garret R. Vargas en la hoja de recursos.

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2. Escriba 800/s, y pulse enter

Los honorarios semanales de 800 pesos de Garret aparecern en la columna Tasa estndar.

3. Escriba 18,75/h en el campo Tasa estndar del recurso 2, Jim Hance, y pulse enter.

Aparecer en la columna Tasa estndar el importe que cobra Jim Hance por cada hora de trabajo. La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

4. Introduzca las tasas estndar para los siguientes recursos:

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Nombre del recurso Tasa estndar Nombre del recurso Scout Cooper Jo Brown Patti Mintz Peter Kelly John Rodman Jonathan Mollerup Jon Ganio 775/s 18,75/h 9,40/h 16,75/h 22/h 10/h 15,50/h Electricista

Tasa estndar 22/h

Cmara de grabacin Mini-DV 250/s 600 vatios de luz y sonido Kit reflector Cmara Boom Laboratorio Edicin Cinta de video 100/s 0/h 0/h 200/d 5

La apariencia final de su pantalla deber ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin:

Observe que no se introdujo una tasa (por horas, das o semanas) para el coste de la cinta de video. Para los recursos materiales, el valor de la tasa estndar es por unidad de consumo (en este caso, las cintas de video de 30 minutos.) Ajuste del horario laboral para recursos individuales. En este punto mantendremos nuestra atencin solamente en el calendario de recurso. Este tipo de calendario que maneja Project se enfoca de manera individual a cada uno de los recursos que manejaremos a lo largo de nuestro proyecto, contamos con los recursos de trabajo como lo son personas y equipamiento, (no se aplica a recursos materiales).

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Anteriormente se debi haber ajustado el calendario del proyecto pero de una manera general. Como aparece a continuacin: Este es el calendario estndar de Project, definido anteriormente (Standard Project Calendar).

Enfoque de la gestin de proyectos: Obtencin de la informacin de costos de recursos. En ocasiones en ciertas organizaciones solo los especialistas de recursos humanos, y un administrador con gran experiencia podran conocer los costos de todos los recursos de trabajo de un proyecto, ya que se considerara confidencial. En nuestro proyecto nosotros podemos definir el costo de cada uno de nuestros recursos, con seguir los siguientes pasos:

1. Accesar a nuestra hoja de recursos( Resource Sheet) en el men ver ( View) de la barra de mens.

2. Despus nos situaremos en la columna Std. Rate a la altura del registro que asignemos su costo (aclaracin Project utiliza el pago por hora) como se muestra a continuacin.

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3. Ya situados en la casilla correspondiente, pondremos el costo (con teclado numrico). 4. En este caso se escogi el recurso Garret R. Vargas y se le asigno un costo por hora de $50.00.
Durante la creacin inicial de recursos de un plan de proyecto, el mismo proyecto crea un calendario de recurso para cada uno de estos, el ajuste inicial del horario laboral para el calendario del recurso coincidir exactamente con el calendario base estndar (figura 5.1). No obstante algunas ocasiones se tienen que especificar algunas excepciones en el horario laboral del calendario base para ciertos recursos. Ejemplos: Un horario de trabajo flexible. Periodos vacacionales. Horas en las que un recurso no se encuentra disponible. Podemos especificar la capacidad mxima de algn recurso, solo con estar en la hoja de recursos que se visualizara al elegir hoja de recursos (Resource sheet) en el men ver(view). Se muestra un ejemplo:

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1. Para especificar la capacidad mxima de un recurso, seleccionamos en la fila del recurso a modificar la columna con el nombre de (Max Units) como se muestra:

En este caso seleccionamos el recurso con el nombre Jo Brown el cual por una razn x, tendr una capacidad mxima de 60%. Tambin se puede realizar de la siguiente forma.

2. Damos clic en el men (Tools) en nuestra barra de mens 3. Despus damos clic sobre la opcin( Change Working Time) .

A continuacion se muestra el menu que se desplega.

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4. Este men nos permite cambiar el periodo laboral de cada uno de nuestros recursos, si damos clic del lado izquierdo de (base on Stndar calendar), nos desplegara cada uno de nuestros recursos. Como se muestra:

5. Seleccionamos el recurso deseado y procedemos a realizar el cambio necesario un ejemplo. El recurso Jo Brown ha avisado que faltara el da 5 de noviembre del ao en curso por causas personales. Damos clic en los botones de flecha arriba o flecha abajo para localizar dicho da y dicho mes.

Figura 5.9

6. Ya seleccionado el da procedemos a marcarlo como no laborable dando clic en la opcin (Nonworking time). (nota Project maneja por default como das no laborables sbado y domingo, por eso aparecen con un color gris, aunque tambin puede editar dichos das para que sean laborables para ciertos recursos)

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7. Ahora daremos (ok) y Project guardara los cambios del recurso, no le programara ni una tarea para ese da seleccionado.
Tambin podemos definir las horas que trabajara al da un recurso. Nos vamos a los pasos para llegar a la figura 5.8. Seleccionamos los das a la semana del recurso, en la parte derecha de nuestro cuadro aparecern dos campos editables (From y To) donde se vera de que a que hora labora el recurso, ah modificaremos la hora. Ejemplo:

8. Seleccionamos al recurso Jin Hance y cambiamos su hora de salida de lunes a jueves durante todo el resto del proyecto, el saldr ahora dos horas mas temprano estos das. 9. Damos ok y los cambios estarn efectuados.

Documento de Recursos Aqu se explica la manera de cmo visualizar notas de un recurso, por ejemplo si no se encuentra disponible para trabajar en un determinado intervalo de fechas de esta forma sera aconsejable que indicase la razn en una nota.

Pasos:

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1. haga clic en el nombre del recurso1, Garret Vargas, en la columna Nombre del recurso.

2. haga clic en el botn Notas del recurso (Resource Notes) en la barra de herramientas con la ficha Notas seleccionada.

Project visualiza el cuadro de dialogo Information del recurso (Resource Information) con la ficha Notas seleccionada.

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3. Escriba Asistencia de Garret al festival cinematogrfico de la costa Oeste los dias 13 y 14 de enero; no estar disponible para trabajar en el proyecto. En el cuadro Notas , luego haga clic en el botono k(aceptar).

Aparecer un icono de nota en la columna indicadores.

4. Coloque el puntero del ratn sobre el icono de nota y mostrara esto:

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ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS

Despus de crear tareas y recursos, se debe hacer una asignacin de recursos a las tareas. Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo. La asignacin de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la tarea.

Pasos para la asignacin.

1. Abrir el proyecto con el que se est trabajando, es decir, el proyecto al que se le quieren asignar recursos a las tareas definidas en el. 2. Hacer click en el botn Recursos(Resources) en la barra de herramientas Gua de proyectos(Project guide). se desplegar en la parte izquierda de la pantalla un men con diferentes opciones (vnculos) a los que se puede acceder desde este men.

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3. Hacer click en el enlace Asignar personas y equipamiento a las tareas(Assign people and equipment to tasks) en el panel Recursos(Resources).

Se desplegar un panel en la parte izquierda de la pantalla y en la parte del rea de trabajo aparecer el diagrama de Gantt del proyecto.

4. Hacer clic en el enlace Asignar Recursos(Assign Resources) de la opcin 1) del panel. Aparecer el cuadro de dilogo Asignar Recursos(Assign Resources), mostrando el nombre de los recursos introducidos previamente. Si el cuadro de dilogo emergente oculta la columna Nombre de la tarea(Task Name) del rea de trabajo, se puede arrastrar este cuadro de dilogo hacia cualquier parte de la pantalla que se desee con el fin de tener una mejor vista de las tareas que se tienen.

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5. Hacer click (seleccionar) en la tarea a la que se le deseen agregar recursos de la columna Nombre de la Tarea(Task Name), en el ejemplo se selecciona la tarea PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

6. Hacer click en el recurso del cuadro de dilogo Asignar Recursos(Assign Resources) que se le desee asignar a la tarea seleccionada, por ejemplo, si queremos asignar alguna persona a la tarea Planteamiento del problema seleccionada previamente en el paso 5, damos click en el nombre del recurso(en este caso una persona) que ser asignada a la tarea y a continuacin damos click en Asignar(Assign), como se muestra en el ejemplo.
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Aparecer una marca de comprobacin junto al nombre del recurso asignado para indicar que se le ha asignado una tarea. En el diagrama de Gantt del rea de trabajo aparecen los nombres de los recursos asignados a la tarea correspondiente, es decir, esto es el resultado de los pasos 5 y 6.

Recursos asignados Tarea seleccionada

Marca de Comprobacin

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7. Para asignar 2 o ms recursos a una tarea, seguimos un procedimiento similar al anterior. Seleccionamos el nombre de la tarea a la que se le asignarn los recursos. 8. Hacemos click en el nombre del primer recurso a asignar. 9. Presionamos la tecla CTRL del teclado, la mantenemos presionada y seleccionamos los dems recursos que se le asignarn a la tarea seleccionada. 10. Una vez que seleccionamos todos los recursos que se le asignarn a las tareas, dejamos de presionar la tecla CTRL. 11. Cuando ya se hayan seleccionado todos los recursos, damos clic en el botn Asignar(Assign). Aparecer una marca de comprobacin junto a los nombres de los recursos asignados y en el diagrama de Gantt del rea de trabajo aparecen los nombres de los recursos asignados a la tarea correspondiente. La figura muestra el resultado.

Tarea seleccionada

Recursos asignados

Marca de comprobacin

NOTAS: 1. Si asignamos slo un recurso a una tarea cuando debiramos asignar ms, se selecciona la tarea a la que se le desean asignar ms recursos, se selecciona el nombre del recurso o recursos del cuadro de dilogo Asignar Recursos(Assign Resources) y se le da clic al botn Asignar(Assign). Junto al diagrama de Gantt de la tarea aparecer el recurso que le hemos asignado, adems de los que ya tena asignados y junto al recurso asignado aparecer la marca de comprobacin.

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2. Para eliminar o anular la asignacin de un recurso de una tarea seleccionada, debemos hacer click en el nombre del recurso o recursos del cuadro de dilogo Asignar Recursos(Assign Resources), es decir, debemos seleccionar aquellos recursos que deseemos eliminar de la tarea y despus damos clic en el botn Quitar(Remove). Junto al diagrama de Gantt de la tarea aparecern slo los recursos que le dejamos a la tarea, es decir, desaparecern aquellos que le hemos quitado y desaparecer la marca de comprobacin que se encontraba junto al recurso removido.

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FORMATO E IMPRESIN DE UN PLAN.

El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estndar de visualizacin de los planes de proyectos, consta de dos partes:

Tabla en la parte izquierda Diagrama de barras en una escala temporal en la parte derecha

Las barras del diagrama representan grficamente las tareas de la tabla en trminos de fechas de comienzo y fin, duracin, y estado. El diagrama de Gantt es una representacin de l informacin del proyecto e fcil comprensin ampliamente extendida en el mundo de la gestin de proyecto. Existen 3 distintas formas de dar formato el diagrama de Gantt:

Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt: Dar clic en men Formato Opcin Estilos de Barra Realizar los cambios necesarios Pulsar Aceptar

Los cambios realizados para la grafica de Gantt sern aplicadas a todas las barras el Diagrama. La ventana en la que se realizaran los ajustes ser la siguiente:

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 Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt utilizando el Asistente para Diagramas de Gantt. Men Formato Opcin Asistente para Diagramas de Gantt Realizar los cambios necesarios, pulsando Siguiente cada ves que se traslade entre las ventanas. Pulsar Dar Formato

Este asistente contiene una serie de pginas que permiten seleccionar las opciones de formato para las barras de Gantt ms utilizadas en el diagrama de Gantt.

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 Dar formato a las barras de Gantt individuales de forma directa. * Doble clic en una barra de Gantt en el diagrama de Gantt para observar sus opciones de formato.

Los cambios de formato realizados no tendrn efecto en las dems barras del diagrama de Gantt.

GUARDAR PROYECTOS

Crear el proyecto Pulsar sobre men Archivo, opcin Guardar como:

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como, escribir Nombre de archivo y haga clic en el botn Guardar.

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Project genera la tarea de resumen del proyecto aunque no la visualiza de manera predeterminada.

Elija Opciones en el men Herramientas.

Seleccione la ficha Vista en el cuadro de dilogo Opciones. En la seccin Opciones de esquema, seleccione la casilla de verificacin Mostrar tarea de resumen del proyecto, y haga clic en el botn Aceptar.

Project visualizar la tarea de resumen del proyecto en la parte superior de la vista Diagrama de Gantt. Si desea aumentar la longitud de su barra; arrastre la barra vertical que divide la tabla y el diagrama hacia la derecha hasta que pueda observar el borde derecho de la columna.

Pulsando sobre esta imagen usted podr ampliar sus columnas

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Ser necesario crear una copia de la vista Diagrama de Gantt para que los cambios de formato realizados no afecten a la vista Diagrama de Gantt original. VISTAS DE UN PROYECTO Elija Ms vistas en el men Ver.

Aparecer el cuadro de dilogo Ms vistas con la vista actual (la vista Diagrama de Gantt) seleccionada.

Haga clic en el botn Copiar.

Aparecer el cuadro de dilogo Definicin de una vista. La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin:

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El campo Nombre contiene el nombre sugerido de la nueva vista. Escriba Diagrama de Gantt personal en el cuadro Nombre, y haga clic en el botn Aceptar.

El cuadro de dilogo Definicin de una vista se cerrar, y aparecer la vista Diagrama de Gantt personal seleccionada en el cuadro de dilogo Ms vistas. La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada en .la siguiente ilustracin:

Haga clic en el botn Aplicar en el cuadro de dilogo Ms vistas. En este momento, la vista Diagrama de Gantt personal es una copia exacta de la vista Diagrama de Gantt original, de modo que las dos vistas presentan la misma apariencia. Sin embargo, observe que e! ttulo de la vista mostrado en el borde izquierdo de la vista ha sido actualizado.

El nombre asignado estar disponible en nuestro men VER

FORMATO DE BARRAS MEDIANTE EL ASISTENTE

Elija en el men Formato, la opcin Asistente para diagramas de Gantt

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Aparecer la pgina de bienvenida del Asistente para diagramas de Gantt. La

apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin: Asistente para diagramas de Gantt Este asistente da el formato deseado a las barras del diagrama de Gantt. Para continuar, haga clic en el botn Siguiente. Aparecer la siguiente pgina del Asistente para diagramas de Gantt.

Seleccionando la opcin Otra, y seleccione en la lista desplegable situada junto a la opcin Otra, los cambios que usted desee realizar.

La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada en la siguiente ilustracin:

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Usted podr visualizar y elegir otros formatos del diagrama de Gantt disponibles en el asistente, seleccione la opcin deseada en el cuadro situado junto a la opcin Otra para observar la vista previa en el rea izquierda de la ventana del asistente. Esta es la nica seleccin que realizaremos por ahora en el Asistente para diagramas de Gantt, de modo que haga clic en el botn Fin. Aparecer la pgina final del Asistente para diagramas de Gantt. Haga clic en el botn Dar formato, y despus haga clic en el botn Salir del Asistente.

El Asistente para diagramas de Gantt aplicar el formato que haya elegido al Diagrama de Gantt personal y despus se cerrar.

VISTA PRELIMINAR Elija en el men Archivo la opcin Vista preliminar. Project visualizar la vista Diagrama de Gantt personal en la ventana Vista preliminar.

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Haga clic en el botn Cerrar en la barra de Herramientas Vista

preliminar.

Si lo desea, puede imprimir el plan de proyecto ahora, la vista preliminar resulta apropiada para verificar la forma real en la que quedara impreso nuestro proyecto.

IMPRESIN EN VISTA PRELIMINAR Se dispone en Project de opciones adicionales en el cuadro de dilogo Imprimir, que se abrir al elegir Imprimir en el men Archivo. Por ejemplo, puede optar por imprimir un determinado intervalo de fechas de una vista de escala temporal, tal como la vista Diagrama de Gantt, o imprimir un determinado intervalo de pginas.

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REPRESENTACION DE OBJETOS EN UN DIAGRAMA DE GANTT Project incluye una barra de herramientas DIBUJO con se puede trazar objetos directamente en el rea grfica de un Diagrama de Gantt. Por ejemplo, si desea anotar un determinado evento, puede dibujar objetos tales como cuadros de texto o flechas directamente en el Diagrama de Gantt. Si lo desea, tambin puede unir un objeto trazado al extremo de una barra de Gantt o a una fecha especfica en la escala temporal. Como veremos a continuacin.

Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a la tarea que la barra de Gantt representa. El objeto se mover con la barra de Gantt en caso de que la tarea fuese reprogramada.

Unir objetos a una fecha cuando la informacin a la que hace referencia se encuentra asociada a la fecha. El objeto permanecer en la misma CONSEJO: Si la barra de herramientas no dispone del elemento que desea aadir, puede aadir imgenes de mapa de bits o documentos utilizando la orden Objeto del men Insertar.

En el siguiente ejercicio, visualizaremos la barra de herramientas Dibujo aadiremos un cuadro de texto a la vista Diagrama de Gantt.

1.- Seleccione Barras de herramientas en el men Ver y elija Dibujo (Aparecer la barra de herramientas Dibujo).

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*.-

Aparecer en la parte superior de la pantalla la barra de herramientas Dibujo.

2.- Haga clic en el botn Cuadro de texto en la barra de herramientas Dibujo y, a continuacin, trazamos un recuadro en cualquier parte del rea grafica

del Diagrama de Gantt.

3.- Escriba alguna nota que desee que aparezca en el recuadro que acabamos de trazar.

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4.- Seleccione Dibujo en el men Formato y elija Propiedades. *.- Aparecer el cuadro de dialogo Formato de dibujo.

5.- Seleccione la ficha Lnea y seleccionada.

relleno en caso de que no se encuentre

6.- Seleccione algn color en el cuadro Color que se encuentra en el apartado Relleno. 7.- Ahora selecciona la ficha Tamao y posicin como se muestra en la siguiente figura:

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8.- Asegrese de que se encuentra seleccionada la opcin Adjuntar a escala temporal, y escriba o seleccione alguna fecha en el cuadro Fecha.

9.- Escriba 7.50 en el cuadro Vertical situado aun lado de la opcin Adjuntar a escala temporal. (ste es el numero de centmetros debajo de la escala temporal donde ser colocada l parte superior del cuadro de texto), y seguidamente hacemos clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo Formato de dibujo. Esto aplicara el color seleccionado al cuadro de texto situndolo debajo de la

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escala temporal a la fecha especificada. Como aparece en la siguiente pantalla. 10.- Puesto que asoci el cuadro de texto a una determinada fecha en la escala temporal, siempre aparecer junto a esta fecha, incluso si amplia o reduce la escala temporal, o desplaza la visualizacin del rea grfica de la vista hacia la derecha o hacia la izquierda. Para finalizar este ejercicio, ocultaremos la barra de herramientas Dibujo. 11.- Seleccionamos Barras de herramientas en el men Ver y, a continuacin, elija Dibujo. *.- La barra de herramientas Dibujo desaparecer.

FORMATO DEL TEXTO EN UNA VISTA.

Para aplicar formato al texto de las tablas en una vista Diagrama de Gantt, existen dos formas distintas de dar formato al texto: 1.- Para dar formato a todas las categoras de texto, ir al men Formato despus abrir Estilos de texto. los cambios se aplicaran a toda las ocurrencias de dicha categora en la vista activa.

2.- Dar formato directamente a selecciones individuales de texto; de esta forma los cambios en el formato no afectara el resto del texto de la vista. Los cambios de formato realizados en cualquier vista o informe solo afectaran a esa vista o informe y solo en el plan de proyecto actual.

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Si lo que se quiere es ver otra vista diferente a la vista diagrama de Gantt siga los siguientes pasos:

1.- Ubicarse en el men Ver. Despus irse a la opcion mas vistas... En la cual le aparece la siguiente ventana, con la vista actual.

2.- Para notar que diferencia hay entre una vista y otra, en esta ventana busque la opcion hoja de tareas, despus de clic en aplicar. Se puede observar que la vista actual ahora es la de hoja de tareas, esta vista no incluye un componente grafico; sino que es una simple tabla (observe la figura 3).

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Al estar en la vista hoja de tareas podemos cambiar la tabla para ello realizamos el siguiente paso.

3.- En el men Ver vaya a la opcion tabla: entrada y despus de clic en resumen. Observe que esta tabla centra su atencin en los detalles de las tareas, apareciendo otros campos se muestra en la ilustracin siguiente:

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Si se quiere aplicar formato a toda la categora completa de informacin es decir a todas las tareas realizamos lo siguiente:

4.- En el men Formato ir a la opcion Estilos de texto. 5.- Estando en la ventana de estilos de texto en la lista cambiar: seleccionar Tareas de resumen.

Los ajustes que se deseen efectuar en el formato actual de las tareas de resumen los puedes hacer, como cambiar el tamao y el color, los cambios los puedes ver en una vista previa en el cuadro muestra. Seleccione un tamao en el cuadro tamao y un color en el cuadro color y despus de clic en aceptar (observe la figura).

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Los cambios de formato que se realicen en esta vista se aplicaran a todas las tareas de la misma, cualquier nueva tarea de resumen que sea aadida al plan de proyecto aparecer con el nuevo formato. Como se muestra en la figura siguiente.

Es importante mencionar que los cambios de formato realizados en las tareas de resumen en la vista de hoja de tareas, no realizara cambios de formato en la tabla de resumen de otra vista.

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Otra forma es aplicar formato directo a un determinado elemento de una vista, siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en un campo (por ejemplo tcnicas para encontrar hechos) en la tabla resumen. 2. En el men Formato elija Fuente. Aqu realice los cambios de formato que desee, y despus de clic en aceptar; cabe aclarar que estos cambios sern aplicados en el texto seleccionado; as como la orden fuente no se encuentra en todas la vistas.

Algunas opciones de la orden fuente se encuentran disponibles en la barra de herramientas, pero no el formato basado en el estilo que podra aplicar la opcin de estilos de texto.

FORMATO E IMPRESIN DE INFORMES.

Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos de Project y estn diseados solo para al impresin o visualizacin en la ventana Vista preliminar, adems no permite la introduccin o edicin de datos directamente, sin embargo, puede editar algunos elementos de los informes tales como el texto que aparece en el encabezado o pie de pagina.

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Pasos para visualizar un informe en la ventana Vista preliminar y editar su formato para incluir informacin adicional.

1. En el men Ver, ir a la opcin Informes... Aparecer la ventana de informes en ella se muestra seis categoras generales de informes disponibles en Project como lo muestra la ilustracin.

2. De clic en Generales y despus en Seleccionar. Aparecer la ventana de informes Generales. Es similar a la siguiente ilustracin.

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Como se puede observar aparecen cinco informes predefinidos que Project ofrece para la informacin general a nivel de proyecto.

3. Seleccione la opcin de resumen de proyecto y a continuacin de clic en el botn Seleccionar. Esto se visualizara en la ventana de vista preliminar, y es un resumen de las tareas, recursos, costos y estados actuales del plan de proyecto. Para ampliar la visualizacin, haga clic en la mitad superior con el puntero del ratn en la ventana Vista preliminar. Nota: el titulo del proyecto y el nombre de la organizacin proceden de los valores introducidos en el cuadro de dialogo Propiedades que esta en el men archivo.

Las partes ms importantes de informacin en el informe son las fechas previstas de comienzo y fin, y el coste final, si alguno de los valores no se ajusta a las expectativas del proyecto o de los dems participantes, esto sirve para identificarlo y modificar lo que se crea conveniente.

4. Cierre la vista preliminar dando clic en el botn cerrar ubicado en la barra de herramientas. 5. Al cerrarse la vista preliminar volver a aparecer la ventana de informes.

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6. Para un proyecto sencillo tomaremos otro tipo de informe, ahora haga clic en Asignaciones y despus en Seleccionar. 7. Aparecer el cuadro de dialogo informes de asignaciones, de clic en la opcion Tareas, Recursos humanos y Fechas; vera una ventana similar a esta:

Y despus de clic en el botn Seleccionar. Project visualizara la primera pagina del informe Tareas, Recursos humanos y fechas en al ventana vista preliminar.

En la barra de estado aparece el nmero de pginas, para obtener el informe completo en la ventana Vista preliminar activaremos una vista de varias pginas. Para ello se debe hacer lo siguiente:

8. En la barra de herramientas de la Vista preliminar dar clic en el botn varias pginas. Para personalizar el encabezado incluyendo un logotipo siga los pasos que siguen: En la barra de herramientas de la vista preliminar hacer clic en el botn Configurar pagina. Aparecer la ventana de configurar pgina para el Informe de Tareas, Recursos humanos y Fechas. 9. Seleccione la ficha Encabezado. (como aparece en la figura siguiente).
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En los cuadros vista previa y alineacin los cdigos tales como & [Fecha] determinan el texto que aparecern en el encabezado. 10. Para aadir un logotipo seleccione el lado en el que quiere que este (derecha, izquierda o centro) en alineacin. 11. Haga clic en Insertar imagen, despus haga clic en donde este el logotipo a insertar. Dicho logotipo aparecer en la parte que se eligi del encabezado. 12. De clic en Aceptar y ver los cambios efectuados. Es importante mencionar que se pueden insertar otros elementos antes de imprimir. Terminadas los cambios se pasa al siguiente paso. 11. Imprimir informe. En la barra de herramientas de vista preliminar dar imprimir. Para regresar a la hoja de tareas solo debemos Cerrar en la barra de herramientas vista preliminar y cerrar en el cuadro de dialogo informes.

Otra forma rpida de mostrar los datos estadsticos es de la siguiente manera:

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1. Ir al men proyecto despus elija la opcin informacin del proyecto y de clic en el botn estadsticas y le aparecer la siguiente ventana:

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SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

El seguimiento del progreso consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como realiz trabajo hizo alguien, cuando se realiz el trabajo, y cual fue su costo valores reales, es esencial a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada, frente a la planificacin, y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. Los diferentes niveles de seguimiento detallado incluyen: Actualizacin del trabajo del proyecto segn lo previsto. Esto funciona de manera adecuada cuando todo en el proyecto sucede exactamente como se planific. La actualizacin del porcentaje completado de cada tarea, en valores precisos o incrementos como 25%, 50%, 75% o 100%. Actualizacin de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real la duracin real y restante de cada tarea o la significacin. Actualizacin del trabajo por periodo de tiempo. Este es el nivel del seguimiento mas detallado aqu actualiza los valores de trabajo real por da, semana, o por otro intervalo.

ALMACENAMIENTO DE UNA LINEA DE BASE DEL PROYECTO Una de las actividades mas importantes es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto para analizar el funcionamiento del proyecto, necesitamos compararlo con su plan original a lo que se le denomina lnea de base del plan. Una lnea de base es un conjunto de los conjuntos importantes de un plan del proyecto, como son la estimacin de las fechas de comienzo y finalizacin, y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Cuando almacena un a lnea de base, Project toma una imagen esttica de los valores existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones SITUACIONES DONDE SE ALMACENA UN A LINEA DE BASE: Cuando haya desarrollado el plan del proyecto lo ms completo posible. Cuando todava no haya comenzado la introduccin de los valores reales.

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PARA EJECUTAR PROJECT SE REALIZAN LOS SIGUIENTES PASOS

1.- Guardar el archivo 2.-Haga clic en el botn track (seguimiento) en la barra de herramientas gua de proyectos

3. - Clic en Save a baseline plan to compare with later versions. (Guardar un plan previsto para compararlo con versiones posteriores)

4.- Haga clic en el botn Save Baseline (Guardar lnea de base).

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Marca que se ha guardado una nueva base de lnea (Baseline)

5.- Hacer clic en el botn View (ver) y elegir more view (mas vistas), seleccionar Task sheet (Hojas de tareas) y el botn Apply (aplicar).

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6.- En el men seguimiento View seleccionar Table:Entry (Tabla: Entrada) y elegir Variance (Variacin)

Esta tabla incluye las columnas: Baseline star y Baseline finish (comienzo previsto y fin previsto), para una fcil comparacin.

SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO SEGN LO PREVISTO

Realizar un seguimiento del progreso es informando de que el trabajo real procede segn lo previsto. SEGUIMIENTO DE UN PROJECTO SEGN LO PREVISTO

La manera mas sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar de que el trabajo real procede segn lo previsto.

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Lo cual en este ejercicio se actualizarn los valores reales del proyecto especificando el trabajo en el da de hoy.

1.- Elegir Gantt Chart (Diagrama de Gantt) en el men View

2.- Seleccione el men Tools (Herramientas) en la opcin Tracking (Seguimiento) y elija Update Project (Actualizar el proyecto).

Donde aparecer el cuadro de dialogo Update Project (actualizar proyecto) 3.-Seleccione la opcin Update work as complete through:(Actualizar trabajo completado al), y seleccione la fecha del da primero de la semana en el cuadro de lista adyacente de fecha y de clic en el botn OK ( Aceptar)

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Project actualizara el porcentaje de trabajo completado para las tareas que fueron programadas. Donde se visualiza el progreso trazando barras de progreso en las barras de Gantt de las tareas.

Marcas de comprobacin en la columna indicadores de las tareas completas.

Barra de progreso que indica la parte de la tarea completada.

INTRODUCCION DEL PORCENTAJE COMPLETADO DE UNA TAREA

Cuando haya comenzado el trabajo de una tarea, podr actualizar el progreso expresado como un porcentaje. Cuando introduzca un porcentaje distinto de 0, Project cambiara la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con su fecha de comienzo programada.

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Las formas de introducir un porcentaje almacenado son: *Utilizar la barra de tareas Tacking (seguimiento); visualizada al seleccionar Tools (Barra de herramientas) en el men View(Ver) y elegir Taks(Seguimiento).

*Introducir el porcentaje exacto que ha sido completado en el cuadro de dialogo Update Tasks (Actualizar tareas

*Utilizar la gua de proyectos como lo veremos a continuacin: 1.- Haga click en el botn Tracks (seguimiento) en la barra de herramientas Gua de proyectos

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2.-Haga clic en el enlace Prepare to track the progress of your project (Preperarse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto) en el panel de Track(seguimiento)

3.-Se muestra el panel para la recopilacin con los valores reales de los recursos. En el panel del paso 1 seleccione No y a continuacin haga clic en Save and go to Step 2 (guardar e ir al paso 2).

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4.-En el panel de configurar seguimiento seleccione la opcin Realizar siempre seguimiento mediante la especificacin del porcentaje completado del trabajo y haga clic en guardar y finalizar.

Donde se actualizan la vista de guas de proyectos: tabla de seguimientos personalizado situada a la derecha.

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5.- Haga clic en el enlace incorporar informacin del progreso al proyecto en el panel seguimiento.

Donde se muestra el panel de incorporar progreso se podr establecer la fecha de estado.

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6.- Haga clic en el botn Ir a la tarea seleccionada donde se introducir un valor de porcentaje completado para una tarea diferente.

7.- Escriba o seleccione 50 en el campo % trabajo completado para la tarea 5.

8.- Al momento de situar el puntero del ratn sobre la barra de progreso de la barra de Gantt de la tarea 5 en la parte grfica (situada a la derecha) de la vista Diagrama de Gantt, el ratn adopta la forma de una flecha y un smbolo de porcentaje cuando seala una barra de progreso conde indica el porcentaje completado de la tarea y otros valores de seguimiento.

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9.- Haga clic en el enlace Listo en la parte inferior del panel incorporar progreso.

INTRODUCCION DE LOS VALORES REALES DE LAS TAREAS

Una forma de mantener actualizada la informacin de la programacin es registrar lo que realmente ocurre en cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores reales de comienzo, fin y duracin de cada tarea.

Para realizar la actualizacin de los valores de trabo real para algunas tareas y las fechas de comienzo y la duracin de otras tareas se har lo siguiente:

1.- Haga clic en el enlace Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto en el panel seguimiento.

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2.- Guardar e ir al paso 2. Si tiene el Project Estndar, no observara este panel

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3.- Selecciona la opcin Realizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del trabajo realizado y trabajo restante, haga clic en el enlace listo o en el enlace guardar y finalizar. Actualiza la lista gua de proyectos: tabla seguimiento personalizado, en la columna tabla real y trabajo restante.

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4.- Haga clic en el enlace incorporar informacin del progreso al proyecto en el panel seguimiento. Aqu se podrn establecer las fechas de estado y conocer el modo de introducir los valores en los campos trabajo real y trabajo restante.

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5.- Haga clic en el botn mostrar u ocultar la gua de proyectos en la barra de herramientas Guia de proyectos.

6.- Escriba 80 en el campo trabajo real en la tarea 5, y pulse enter.

7.- Seleccione seguimiento en el men herramientas y elija Actualizar tareas.

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8.- En el campo comienzo del apartado Estado real en la parte izquierda del cuadro del dialogo, escriba o seleccione 15/10/07.

9.- Escriba o seleccione 3d en el campo Duracin real.

10.- Haga clic en el botn aceptar Project actualizara la fecha del comienzo real y la duracin de la tarea.

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11.- Seleccione la tarea 9 y en el men Herramientas elija Actualizar tareas donde aparecer el cuadro de dialogo Actualizar tareas.

12.- Escriba o seleccione 3d en el campo duracin real y despus haga clic en el botn aceptar

Se muestra al final la actualizacin de las tareas tanto en el diagrama Gantt como en el estado real de las tareas, modificando no solo las fechas sino el tiempo de duracin de cada una.

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