INTRODUCCIN El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio,

estructurados en un todo para la obtencin de tres objetivos fundamentales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones. El control interno ha carecido durante muchos aos de un marco referencial comn, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y segura ya que sta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir tambin el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado. Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que afectan al mismo. El riesgo de auditora puede ser considerado como una combinacin entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditora. El riesgo de auditora est integrado as: a) Riesgo Inherente, b) Riesgo de Control y c) Riesgo de Deteccin. La evaluacin del control interno consiste en hacer una operacin objetiva del mismo. Dicha evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa. El siguiente informe contiene la investigacin concerniente al Control Interno y su Evaluacin. OBJETIVOS Objetivo general Conocer en qu consiste el control interno, as como su funcionamiento en la organizacin, su importancia dentro de la misma, sus componentes, los tipos de control interno que existen, as como los medios por los cuales puede ser evaluado, y los procesos para dicha evaluacin. Objetivos especficos 1. Definir el control interno, y determinar por qu es tan importante que funcione adecuadamente en una entidad. 2. Conocer los tipos de control interno que existen, con el propsito de identificar cada uno de ellos, y saber aplicarlos de acuerdo a las circunstancias. 3. Identificar los principios de control interno de acuerdo a su clasificacin, e indicar

cual es su funcin para el desarrollo del control interno.

4. Distinguir los principales componentes de control interno, y la utilidad que estos proporcionan al mismo. 5. Conocer los medios por los cuales el control interno puede ser evaluado, y la utilidad que el auditor da a los resultados que obtiene de la evaluacin.
CONTROL INTERNO Y SU EVALUACIN 1. Definicin[1]

Es el proceso realizado por el consejo de administracin, los ejecutivos u otro personal, diseado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categoras de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 1.1 Importancia El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. 1.2 Ambiente y estructura del control interno

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la gerencia, y por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

MTODOS PARA DOCUMENTAR EL CONOCIMIENTO DEL CONTROL INTERNO Existen los siguientes mtodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad.

MTODO DESCRIPTIVO

Consiste en la narracin de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. Una descripcin adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro caractersticas:

q q q

Origen de cada documento y registro en el sistema. Cmo se efecta el procesamiento. Disposicin de cada documento y registro en el sistema.

q Indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la evaluacin de los riesgos de control.

MTODO GRFICO Consiste en la preparacin de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operacin. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representacin simblica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este mtodo debe incluir las mismas cuatro caractersticas del mtodo grfico enunciadas anteriormente.

MTODO DE CUESTIONARIOS

Bsicamente consiste en un listado de preguntas a travs de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las reas en las cuales el auditor dividi los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para as formular la pregunta clave que permita la evaluacin del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se disea para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la mayora deben ser especficas para cada organizacin en particular y se deben relacionar con su objeto social.

Ejemplo de un cuestionario de control interno:

AUDITORES ANDINOS LTDA. Auditores y Consultores Empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE CLIENTE: AUDITORIA A: OFIMUEBLES LTDA. Diciembre 31 de 2.00A No. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES 1 2 3 Las entradas de disponible se controlan mediante prenumeracin, relacin de cobros etc.? Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma oportuna a contabilidad? Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora del siguiente da hbil en la misma especie recibida? Todos los egresos de disponible se realizan por medio de cheque? Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer beneficiario y se prohbe el giro al portador? El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de pguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta solamente? Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se realizan los ajustes necesarios al mes siguiente? Los cheques se giran usando como mnimo dos firmas? Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja fuerte? Los talonarios de cheques y su secuencia numrica son controlados por la persona responsable? Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un sello de Pagado donde se describa el nmero de cheque y cuenta? Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan debidamente documentadas con las respectivas autorizaciones? Existen restricciones para electrnicas de fondos? Fondos Fijos para gastos menores transferencias

4 5

8 9 10 11

12

13

14 15 16 17 18 19 20

La creacin del fondo fijo se realiza mediante resolucin de gerencia en la cual: Se determina el monto mximo a girar por cada pago? Se prohbe fraccionar facturas? Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los que estn prohibidos? Se establece el momento de realizar el reembolso? Se fija fianza para el responsable del fondo? Se obliga al reembolso al final del ejercicio? Se prohbe hacer prstamos con los dineros del fondo?

El control interno administrativo y contable El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. El control interno es un factor bsico que opera en una o en otra forma en la administracin de cualquiera organizacin mercantil o de otra ndole. Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las polticas de operacin en su conjunto y las conserva dentro de campos de accin factibles. Un sistema particular de control interno es usualmente un nico detalle. En general se dice que existe un control interno bien diseado y cuidadosamente aplicado cuando una organizacin opera sin tropiezos, con economas y de conformidad con los objetivos fijados por las polticas superiores. Un elemento importante para mantener el control interno lo proporciona el trabajo del auditor interno. Esto ultimo le otorga al auditor interno una categora profesional de casi independientey tiende a desarrollar y mantener su capacidad de observador e informador imparcial, en quien puede confiar la gerencia para obtener informes sobre el funcionamiento del control interno. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la capacidad discrecional del individuo y no se rigen precisamente por reglas o convenciones. Los elementos principales que contribuyen al control interno son generalmente: unidad de organizacin existen uno o mas componentes funcionales o de accin, conocidos como actividades, costo o centros por areas de responsabilidad, o unidades administrativas. La autoridad de operacin delegada a cada unidad de organizacin, que permite la libertad de accin dentro de limites definidos. La relacin directa de las erogaciones con respecto a una autoridad individual especificada. del producto final a) mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organizacin y a sus componentes funcionales, conservando as, simultneamente, las disciplinas de operacin, b) la adopcin de los estndares de comparacin y otras medidas de realizacin como los costos estndar, controles de calidad y metas de tiempo. Un proceso de contabilidad que proporciona medios administrativos de organizacin y funcionales, con informacin rpida, completa y exacta sobre la ejecucin de las operaciones y adems comparaciones con normas de operacin predeterminadas.

Informes peridicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, dichos informes sirven de informacin de las operaciones y de exposicin de los factores favorables y desfavorables que han ejercido alguna influencia en la ejecucin. La comprobacin interna instituida ofrece mxima proteccin contra fraudes y equivocaciones. Las valuaciones profesionales frecuentes sirve como un servicio de proteccin y constructivo a la gerencia variando su nfasis con la calidad de las polticas de operacin y su administracin. La construccin de los controles mencionados, de tal manera que estimulen y aprovechen totalmente los tributos naturales y personales de los empleados, cuyo completo reconocimiento y ejecucin evita la necesidad de algunos controles internos y determinan la extensin y rigidez de otros. En su sentido mas amplio el control interno se refiere tanto al control administrativo como al control contable. Los controles administrativos incluyen el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que facilitan la planeacin y el control administrativo de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos pro departamentos, los reportes de desempeo y los procedimientos para el otorgamiento de credito a los clientes. Los controles contables incluyen los mtodos y procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisin de los registros financieros. Los buenos controles contables ayudan a maximizar la eficiencia ayudan a minimizar el desperdicio, los errores y el fraude. Hable sobre: La autorizacin: las transacciones se ejecutan de acuerdo ka las intenciones generales o especificas de la administracin. El registro: todas las transacciones autorizadas se registran en las cantidades, periodos y cuentas correctos. No se registran transacciones ficticias. La salvaguarda: los registros se comparan contra otros registros y cuentas fsicas llevados de manera independiente. Tales comparaciones ayudan a asegurar que se obtenga otros objetivos de control. La valuacin: las cantidades registradas se revisan en forma peridica para el menoscabo de los valores y las rebajas necesarias. Ejemplos de Control Interno El efectivo es casi siempre el activo mas llamativo para los ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos para el efectivo son mucha mas elaborados que para, digamos, los clips y los escritorios que estan en las instalaciones. Cabe destacar en particular los puntos siguientes:

ar separada de desembolsar efectivo. Adems, los individuos que manejan efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables

del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada da debe usarse directamente para ningn otro propsitos.

Se deben investigar los cheques faltantes. s sorprendente el numero de empresas que no concilian regularmente sus cuentas bancarias. El control del efectivo requiere de procedimientos para manejar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por grandes cantidades de dinero por lo comn requieren dos firmas. La moneda es probablemente la forma de efectivo mas atractiva. Los negocios que manejan mucho dinero en efectivo, tales como establecimientos de juegos de azar, restaurantes y bares, estan en particular sujetos al robo y al reporte falso. Control interno del efectivo del inventario. En muchas organizaciones, se tiene un acceso mas fcil a los inventarios que al efectivo. Pro tanto son uno de los blancos favoritos de los ladrones. La contraccin del inventario es la diferencia entre el valor del inventario que se obtendra si no hubieran hurtos, clasificaciones errneas, roturas o errores en el registro y el valor del inventario que se obtiene al hacer cuenta fsica. Los expertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta. Las tiendas minoristas han llegado a extremos tales como colocar minsculas etiquetas sensibles en la mercanca; si el vendedor no las despega o neutraliza, estos transmisores en miniatura activan un alarma en el momento en que el culpable esta a punto de salir de la tienda.. La imponente magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. Lista de Verificacin para el control interno. Todos los buenos sistemas de control interno tiene caractersticas comunes. Estas se pueden resumir en una lista de verificacin para el control interno que se puede utilizar para evaluar cualquier procedimiento, es la lista que algunas veces se conocen como principios o reglas o conceptos o caractersticas o elementos. El elemento mas importante para obtener el xito con el control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema de independientemente de lo bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de

verificacin. Los procedimientos para contratar, capacitar, motivar y supervisar a los empleados son esenciales. La confiabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organizacin como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tienen un mejor desempeo cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. Sistema Contable El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeo y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. Los administradores deben estar alertas a la importancia de los sistemas y controles. Los registros contables se llevan por varias razones. Una razn primordial es para ayudar a los administradores a operar entidades de manera mas eficiente y efectiva. Cualquier persona que constituye una empresa pronto descubrir que es absolutamente esencial llevar registros. Aun las organizaciones mas simples deben tener algn tipo de registros. La prueba de costo -beneficio se cumple fcilmente. A menos que se tenga una recopilacin ordenada de los registros, se obtiene un caos intolerable. En resumen, un sistema contable es una sabia inversin en el negocio. El enfoque del sistema esta en las transacciones repetitivas voluminosas, que casi siempre caen dentro de una de las cuatro categoras siguientes:

Desembolsos de efectivo Entradas de efectivos Adquisicin de bienes o servicios, incluyendo la nomina de los empleados Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.

Ningn administrador presente o futuro puede arriesgarse a no tener una conciencia de los atributos de un sistema de control interno adecuado. Separacin de obligaciones. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilacin de datos preciso sino que tambin limita las oportunidades de hacer un fraude que requerira del acuerdo de dos o mas personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:

separacin de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda funcin contable debe divorciarse de los departamentos operativos. Separacin de la custodias de los activos de contabilidad Separacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los activos relativos.

Separacin de obligaciones dentro de la funcin contable.

Un objetivo principal en la separacin de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona, actuando por si sola, no puede hacerle un fraude a la compaa. Autorizacin apropiada La autorizacin puede ser general o especifica. La autorizacin general comnmente se encuentra por escrito, fija limites a pagar sobre el precio a recibir, sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. Tambin pueden haber prohibiciones absolutas. La autorizacin especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviacin particular de los limites fijados en la autorizacin general. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varan de manera considerable, desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulacin indebida. Se promueve utilizando el barrido ptico de datos de cdigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseando formas para un registro fcil. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con seales o timbres fuertes y cintas de recopilacin. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. Procedimientos Apropiados La mayora de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la informacin e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Las revisiones rutinarias y automticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. As como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por divisin y especializacin de actividades repetitivas, las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. Salvaguardas Fsicos. Obviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad, cerrojos, guardias y acceso limitado. Muchas compaas requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. Los empleados tambin utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. Las puertas a las areas de investigacin o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un cdigo especifico. Algunas veces, los negocios pequeos son en particular vulnerables al robo de activos fsicos.

Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el xito en el control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema, independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificacin. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad. La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organizacin. La administracin operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Adems, la supervisin y evaluacin adecuada de los empleados son esenciales. El sistema contable mas moderno y dinmico ser deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organizacin como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeo cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. Conciliacin Bancaria Una conciliacin bancaria es un anlisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. Los trminos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. Los bancos hacen crditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depsitos adicionales y hacen dbitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. El cuentahabiente realiza una conciliacin bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. Ejemplo sobre conciliacin bancaria: Diario General del Cuentahabiente

Fecha 5/1

Detalle Cuentas por pagar @ Efectivo Cheque No.1

Debito 2,000.00

Credito

2,000.00

10/1

Efectivo @ Cuentas por cobrar Ficha de deposito No.1

4,000.00 4,000.00

15/1

Impuesto sobre la renta por pagar @ Efectivo

3,000.00

3,000.00 5,000.00 5,000.00

19/1

Cuentas por pagar @ Efectivo Cheque No.3

24/1

Efectivo @ Cuentas por cobrar Ficha de deposito No.2

6,000.00 6,0000.00

29/1

Cuentas por pagar @ Efectivo Cheque No.4

8,000.00 8,000.00

31/1

Efectivo @ Cuentas por cobrar

5,000.00 5,000.00

Conciliacion Bancaria Marzo 30 Segun saldo en libros $10,000.00 Deducir cargos por servicios bancarios de marzo no registrados $50.00 Saldo ajustado segn libros $9,950.00 Saldo segn el Banco $12,950.00 Sumar: depositos no registrados por el banco $5,000.00 Total

Deducir cheques no cobrados cheque del 29/1 $17,950.00 Saldo ajustado segn el banco $8,000.00 $9,950.00 Este formato comn consta de las siguientes secciones: - Saldo segn libros: el saldo en la cuenta T del efectivo - Deducir: cargos por servicios bancarios de marzo no registrados por el banco pero si en los libros. - Saldo ajustado: corregido segn los libros - Saldo segn el banco: saldo del estado de cuenta - Sumar: depsitos no registrados por el banco (depsitos en tramite) - Deducir: cheques no cobrados - Saldo ajustado no corregido segn el banco.
La primera seccin comienza con el saldo en los libros y la segunda con el saldo del banco. Los ajustes se hacen por partidas que no han sido registradas por el banco pero si en los libros. Despus de los ajustes, cada seccin debe tener saldos en efectivo ajustados idnticos. Esta es la cantidad que debe aparecer bajo el rengln de efectivo en bancos en el balance general del cuetahabiente. Introduccin Toda empresa requiere de un sistema contable para conocer el desempeo y las posiciones financieras de esta; adems de un control interno que proporcione un aseguramiento razonable a la autorizacin, al registro, la conciliacin y la valuacin.. Tambin es necesaria una lista de verificacin que resume las caractersticas de este control interno. Pero no debemos olvidar la adecuada separacin de la obligaciones, un personal confiable y procedimientos apropiados. Y por supuesto la conciliacin Bancaria que nos mostrara el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y el mostrado por el banco. Conclusin El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. Un sistema particular de control interno es usualmente un nico detalle. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos.

Los expertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeo y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. A esto se debe su importancia.