Programa de la Auditoria Administrativa

Programas de Auditoria: Es planificar el trabajo general, adems debe ser una gua de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o reas especificas, con explicacin de lo que debe hacerse. El programa de auditoria es un enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran. Segn: Nudman Puyol Manual de Auditoria Operativa. El MAGU (Ministerio de Auditoria Gubernamental) seala que el programa de auditoria es un listado de procedimientos ha ser realizados y proporcionan una base para la asignacin de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son ms faciles de preparar cuando los procedimientos de auditoria han sido identificados. Los programas de auditoria correctamente laborados resultan fundamentales para cumplir con las responsabilidades de los auditores. Segn: Auditoria Gubernamental Moderna. Oswaldo Fonseca Luna. El auditor en general, no forma a su juicio de una sola tcnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo hecho. Se pueden formular programas generales y pormenorizados, segn el grado de detalle. Los primeros se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos y tcnicas a aplicar, los segundos son mas detallados en la descripcin de los procedimientos y tcnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de accin y de las tareas a realizar). El programa de auditoria es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores. Su preparacin proporciona:

Plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que pueda comunicarse a todo el personal de auditoria. Base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes. Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoria con relacin a los planes aprovados y normar complementarias establecidas. Apoyo para el entrenamiento de personal sin experiencia de auditoria. Ayuda de supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditoria en forma directa.

Objetivo General:

 Establecer lineamientos generales que normen la realizacin de auditorias considerando desde las actividades previas, hasta la elaboracin y presentacin del programa. Obejtivos Especificos: Promover que los rganos internos conduzcan sus acciones en materia de auditoria en forma programada y sistematica cumpliendo con sus actividades la totalidad de programas funciones, recursos y areas de la empresa, pero dando preferencia a los aspectos sustantivos. Homogenizar la formulacin y presentacin de los documentos que integran el programa. Definir el tipo de auditoria segn los requerimientos de la globalizadora y las prioridades o necesidades de la empresa. Enunciar aspectos generales que sirvan de base a los rganos internos para determinar, de acuerdo con la fuerza de trabajo total, el numero, los objetivos, el alcance y tiempo en que se realizaran las auditorias. Propiciar que en la programacin de las auditorias se atienda principalmente a la calidad de las revisiones, ms que a su cantidad. Areas de Aplicacin: Los apartados del programa abarca los principales aspectos que deben ser revisados, tales como: organizacin de las areas planeacin de recursos y actividades Observancia de medidas de austeridad Racionalidad y disciplina presupuestaria Registro oportuno y confiable de las operaciones Logro efectivo de metas y objetivos

En el programa tambin se establecen los lineamientos generales para la planeacin y ejecucin de auditorias haciendo especial nfasis en la importancia de la supervisin por parte del titular del rgano interno que este designado. Los programas son aplicados en: La Auditoria En El Sector Privado La Auditoria En El Sector Pblico

Programa de la Auditoria Administrativa

Grfica No. 1
Determinacin del rea a visitar dete de General Definicin de Objetivos

E pecficos s
S eleccin del pers onal m idneo y s conocedor de la dependencia

P ram de rog a Auditoria Determ cin ina de R ecurs os

H anos um L s og ticos

F inancieros

E el rea de n Auditar charla previa con

Gerentes

Alg unos F uncionarios

Fuente: Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU). Elaboracin Propia. 02 de febrero de 2012. Grupo No. 3

Metodologa para la Auditoria Administrativa

La metodologa de auditoria administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodologa son: Planeacin Recopilacin y Registro

Planeacion de la Auditoria Administrativa

Planeacion: Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. Objetivo: El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. Factores a Revisar: Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes:
1. El Proceso Administrativo:

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacion con su objeto o atribucin sustantiva.
2. Elementos Especificos que Forman Parte de su Funcionamiento:

Se incluye una relacion de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

Fuentes De Informacion: Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

Internas: rganos de gobierno. rganos de control interno. Socios. Niveles de organizacin. Unidades estratgicas de negocio. rganos colegiados y equipos de trabajo. Sistemas de informacin.

Externas: rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters. Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. Redes de informacin en el mercado global.

Investigacion Preliminar: Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Este procedimiento puede provocar una formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Dicha informacin debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusin cuando se interprete su contenido. Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren de atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.

 Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Preparacion del Proyecto de Auditoria: Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye: Propuesta Tecnica:
Naturaleza (tipo de auditoria que se pretende realizar). Alcance (reas de aplicacin). Antecedentes (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento

previos).
Objetivos (logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria

administrativa).
Estrategia (ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de

recursos). Justificacion (demostracin de la necesidad de instrumentarla). Acciones (iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin). Recursos (requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos). Costo (estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios). Resultados (beneficios que se esperan lograr). Informacion Complementaria (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo). Programa de Trabajo: Identificacion (nombre de la auditoria). Responsable (s) (auditor a cargo de su implementacin). Area (universo bajo estudio). Clave (numero progresivo de las actividades estimadas). Actividades (pasos especficos para captar y examinar la informacin). Fases (definicin del orden secuencial para realizar las actividades). Calendario (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase). Representacion Grafica (descripcin de las acciones en cuadros e imgenes). Formato (presentacin y resguardo de avances). Reportes De Avance (seguimiento de las acciones). Periodicidad (tiempo dispuesto para informar avances).

Asignacion de la Responsabilidad: Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas

de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo. Capacitacin: Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos. Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos. Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. Actitud: La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. Diagnostico Preliminar: El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

Genesis de la Organizacin: Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades.

Infraestructura: Esquema de operacin (procesos/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico. Forma De Operacin: Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas. Proceso de toma de decisiones. Posicion Competitiva: Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales. Clientes, proveedores y competidores.

Recopilacin de la Auditoria Administrativa

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. Recopilacion De Informacion: Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla. Se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. Tecnicas de Recopilacin: Para recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas:

Investigacion Documental: Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son:

 Normativa:

Acta constitutiva. Ley que ordena la creacin de la organizacin. Reglamento interno. Reglamentacin especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares.
Administrativa:

Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de informacin y certificacin. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratgicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas. Indicadores financieros y de gestin. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.
Mercado:

Productos y/o servicios. reas. Poblacin. Ingresos. Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Situacin actual. Caractersticas. Situacin futura (proyectada). Comportamiento de la oferta. Situacin actual. Anlisis del rgimen de mercado. Situacin futura (previsible). Determinacin de precios. Ubicacin Geografica: Localizacin. Orden espacial interno. Caractersticas del terreno. Cercana con el mercado (clientes y proveedores).

 Distancias y costo de transporte. Alternativas de conexin con unidades nuevas. Justificacin en relacin al tamao y procesos. Estudios Financieros: Recursos financieros para inversin. Anlisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento. Evaluacin financiera. Creacin de valor. Situacion Economica: Sistema econmico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa. Aspectos sociales. Variables demogrficas. Relaciones con el exterior. Observacion Directa: Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditoria. Acceso A Redes De Informacion: El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Dejar abierta la puerta. Clasificar la informacin que se obtenga. Registrar la informacin en una bitcora.

Cuestionario: Estos instrumentos se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cual es la mnima cantidad de informacin representativa del todo (muestra) que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente. Cedulas: Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo realizar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos. Medicion: Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. As mismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.

La eleccin y el empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacion de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente.

Programa de la Auditoria Administrativa

Grfica No. 2
Normativa Recopilacin deInformacin Administrati vo Mercado Investigacin Documental Instrumentacin Ubicacin geogrfica Estudios financieros Situacin Econmi ca

Tcnicas de recoleccin

Observacin Directa

Acceso a redes de informacin

Entrevista Cuestionario Cedulas

Tener claro el objetivo TR

Fuente: Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU). Elaboracin Propia. 02 de febrero de 2012. Grupo No. 3

Registro de la Auditoria Administrativa

El Analisis Y Evaluacion De La Informacion Obtenida. Base Conceptual: La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de

sus necesidades, para identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas; y, sobretodo, para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su atencin eficaz. El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad de la organizacin. Marco de Referencia: Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales. Contenido: Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos:
Contexto: Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su

trayectoria histrica. Mecnica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento. Esfera de accin. Posicin en el mercado. Ciclo de vida de la organizacin. Informacion Operativa: Gestin de funciones, procesos y proyectos. Coordinacin de las acciones. Administracin de la tecnologa de la informacin. Anlisis de la interaccin, planeacion, organizacin, direccin y control. Desempeo: Manejo de indicadores financieros y de gestin. Comportamiento organizacin. Resultados alcanzados. Margen de efectividad. Estrategia Competitiva: Propsito estratgico. Enfoque estratgico. Procesos estratgicos. Habilidades distintivas. Liderazgo: Cultura organizacional. Valores. Trabajo en equipo. Calidad de vida de la organizacin. Perspectivas: Estructura. Oportunidades de negocio. Administracin del cambio. Potencial de innovacin. Control estratgico.

Representacion Grafica Del Plan General De Auditoria Administrativa: Para la descripcin grafica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico (C.P.M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PERT) y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt. Presentacion Del Informe Final Y Programa De Implantacion: En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la

organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como: Objetividad: Visin imparcial de los hechos. Oportunidad: Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar. Claridad: Fcil comprensin del contenido. Calidad: Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de calidad. Logica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Aspectos Operativos: Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa; para tal efecto se recomiendan los siguientes aspectos:
Introduccion: Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoria. Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la

organizacin. Justificacion: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin. Objetivos de la Auditoria: Razones por las que se efectu la auditoria y los fines que se persiguen con el informe. Estrategia: Curso de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos empleados. Costo: Recursos financieros utilizados en su desarrollo. Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo. Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa. Metodologia: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. Resultados: Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte. Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. Recomendaciones: Sealamientos para mejorar el desempeo. Alternativas de Implantacion: Programa y mtodos viables. Desviaciones Significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria. Opiniones de los Responsables de las Areas Auditadas: Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Asuntos Especiales: Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo.

Lineamientos Generales para Preparar el Informe: Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeo de una organizacin, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atencin a la formulacin de

criterios, si bien susceptibles de llevarse a la prctica, tambin con una visin estratgica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad. Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar solidamente los resultados. Al llegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y congruente. Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente. Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporneamente) de las medidas recomendadas. Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la implementacin de resultados.

Registro de la Auditoria Administrativa

Grfica No. 3

Diseo y Procedimiento de la visita Estadsticas

Resultados

Resultados frente a la Hiptesislos y Objetivos

Registro

Otros resultados Colaterales

Descripcin Breve

Resumen

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos o Soportes

Fuente: Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU). Elaboracin Propia. 02 de febrero de 2012. Grupo No. 3

Tipos de Informe: Informe General: Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccion: Breve descripcin de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. Antecedentes: Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditoria. Tecnicas Empleadas: Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo. Diagnostico: Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles. Propuesta: Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. Estrategia de Implementacion: Explicacin de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados. Seguimiento: Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

 Conclusiones y Recomendaciones: Sntesis de los logros obtenidos, problemas

detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas. Apendices o Anexos: Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacion de la auditoria. Informe Ejecutivo: Responsable Periodo de Revision: Lapso que comprendi la auditoria. Objetivos: Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria. Alcance: Profundidad con la que se audito la organizacin. Metodologia: Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. Sintesis: Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones: Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin. Informe de Aspectos Relevantes: Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caractersticas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico. Informe de Aspectos Relevantes:

Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. La fundamentacion de cada observacin. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes caractersticas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico. Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este informe puede presentarse acompaado de un ejemplar del informe general o ejecutivo. Propuesta de Implementacion: La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditoria; y se realiza en 3 fases: Preparacion del Programa: Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realizacin. Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin. Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin. Metodos de Implementacion:

Metodo Instantaneo: Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente. Metodo del Proyecto Piloto: Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global. Metodo en Paralelo: Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores. Metodo Parcial o por Aproximaciones Sucesivas: Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. Combinacion de Metodos: Constituye el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organizacin. Integracion De Recursos: Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Despus, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el acondicionamiento fsico de las instalaciones. Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar en su ejecucin. Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin de las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas. En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los avances que se hayan realizado.

BIBLIOGRAFIA Auditora Administrativa. Enrique Benjamn Franklin F. Editorial Mc Graw Hill. Pginas: 55-91, 431-432. Auditoria Gubernamental Moderna. Oswaldo Fonseca Luna. Pagina 291. Paginas Web Consultadas: http://www.mitecnologico.com/Main/ElProcesoDeLaAuditoriaAdministrativa