PROCESO DE COMPRAS PROCEDIMIENTO ESTANDARIZADO PARA PROCESO DE COMPRAS 1.

El Departamento Solicitante, debe remitir la Requisicin de Compras al Jefe de Compras, es necesario que adjunte especificaciones tcnicas en caso de productos nuevos. 2. El Jefe de Compras recepta la Requisicin de Compras, evala contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones tcnicas. 3. El Jefe de Compras decide si es viable la aprobacin de la requisicin. 4. Si la requisicin es aprobada por el Jefe de Compras, elabora el Formato de Consulta de Insumos a Bodega, y hace llegar el documento al Departamento de Bodega. 5. El Supervisor de Bodega que atiende pedido, verifica la existencia del pedido en relacin a las cantidades actuales que se encuentran en bodega. 6. El Supervisor de Bodega elabora un Informe de Saldos en Bodega; y hace llegar copia del documento al Jefe de Compras. 7. El Jefe de Compras determina si las existencias de bodega, cumplen con la Requisicin de Compras enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras. 8. Si las existencias de bodega no satisfacen la Requisicin de Compras; el Jefe de Compras establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida saldos en bodega). 9. El Jefe de Compras revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la Requisicin de Compra; si encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10. 10. El Jefe de Compras solicita proformas o cotizaciones a proveedores. 11. Los proveedores realizan y proporciona proforma en el tiempo sugerido por el Jefe de Compras. 12. El Jefe de Compras realiza un anlisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opcin de compra en base a precios y tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo mximo de dos das. Dndole al sistema especificaciones concretas de lo que deseo comprar el programa permite ver con facilidad la mejor opcin de compra ya que puede organizar de manera confiable las proformas por menor precio, tiempo de entrega permitiendo generar informes de manera inmediata. El programa proporciona facilidad en el uso, calidad en la informacin suministrada en el informe permitiendo tomar decisiones a menor tiempo por tal motivo se convierte en una herramienta eficiente. .

13. Si no existe una proforma que llegue a satisfacer la requisicin, se regresa al paso 10. El programa permite determinar segn especificaciones dadas si la proforma cumple con los requisitos necesarios para hacer efectiva la compra en caso que no sea as informar al usuario a travs de una notificacin que no cumple con lo anteriormente requerido y nos llevar a la opcin 10 en el cul se debe iniciar con el proceso de realizar y proporcionar proformas. Esta opcin permite un alto nivel de eficiencia y calidad en la futura compra. 14. Si el costo del producto es mayor al parmetro establecido como Monto Mximo de Aprobacin de Compras, se debe solicitar la aprobacin al Gerente General. En el sistema permite clasificar las compras por montos y de acuerdo a ellos a su vez tendrn una persona encargada en autorizar permitiendo que el Gerente pueda tener control de los gastos de un alto valor. Esto permite que en las empresas reduzcan riesgo en el momento de tomar una mala decisin ofreciendo efectividad y confiabilidad en la toma de decisiones teniendo en cuenta que esta depender de una persona de alta experiencia. 15. Si el costo del producto es menor al parmetro establecido como Monto Mximo de Aprobacin de Compras, se debe solicitar la aprobacin al Jefe Administrativo. 16. Si el Jefe Administrativo determina que la compra requiere de la instauracin de un contrato, ir al paso 17. 17. El Asesor Jurdico de la empresa, se encarga de la elaboracin del contrato y de su debida legalizacin, tambin se encarga de establecer las garantas para el cumplimiento del mismo. 18. El Jefe de Compras, elabora la Orden de Compra y la remite al proveedor seleccionado. 19. El proveedor despacha la Orden de Compra. 20. El Supervisor de Bodega recibe y verifica que orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la Orden de Compra correspondiente 21. Si el producto no cumple con las especificaciones de la Orden de Compra ir al paso 22 caso contrario ir al paso 23. 22. El Supervisor de Bodega realiza la devolucin correspondiente elabora informe de Evaluacin de Proveedores, e informa de la situacin al Jefe de Compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensin de la Orden de Compra. 23. El Supervisor de Bodega elabora informe de Evaluacin de Proveedores con base en la verificacin de pedido y permite el ingreso del producto a bodega.