PROCEDIMIENTO OPERACIONAL

Auditoras
Elaboracin: Andrs Chvez Revisin: Lorena Len
RESULTADO ESPERADO

Revisin: 01 Fecha de aprobacin: 09/12/10 Aprobacin: Carlos Duque

Establecer un mecanismo que permita asegurar el desarrollo eficiente del proceso de auditoras, con la finalidad de reconocer oportunidades de mejora y de verificar que los procesos auditados, estn cumpliendo con los requisitos del Sistema del Sistema de Calidad y de las normas de gestin y financiero de la empresa.
INSUMOS

Manual de calidad Documentacin de proceso

Auditoras pasadas

TAREAS CRITICAS QU HACER CMO

1.

Definiciones

Auditora interna de calidad: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. Auditora de certificacin o seguimiento: proceso similar a la auditora interna pero realizada por un ente externo acreditado y con fines de obtencin del certificado de calidad basado en la norma ISO 9001 o su respectiva validacin anual. Auditor del SGC: Persona calificada para realizar auditoras de la calidad. Para ser considerado auditor del SGC, se debe de acreditar la aprobacin de un curso en auditorias de sistemas de gestin de calidad o en tcnicas de auditora y la interpretacin de las Normas de referencia del SGC. No conformidad: Incumplimiento con los requisitos especificados. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. NOTA: La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria frente a los criterios de auditora. NOTA: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora u oportunidades de mejora.

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Auditoras
Elaboracin: Andrs Chvez
QU HACER

Revisin: 01 Fecha de aprobacin: 09/12/10 Aprobacin: Carlos Duque

Revisin: Lorena Len

CMO

2.

Auditora Interna Calidad

Elaboracin de programa de auditora de El analista HSQE elabora el programa anual de auditoras internas, segn el formato Programa Anual de Auditoras Internas y Revisin por la Direccin y lo aprueba el Gerente General. Preparacin de auditora El Analista HSQE coordina la fecha de ejecucin de la auditora interna con los responsables del rea y verifica que los auditores programados no tengan un compromiso directo con las reas a auditar. El plan de la auditora se enviar con anticipacin a los auditados para la programacin respectiva. Ejecucin de la auditora Los auditores proceden a recoger evidencias de auditora, a travs de entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de registros, con la finalidad de compararlo con los criterios de auditora y determinar los hallazgos. Finalizada la auditoria, el equipo auditor informa al rea auditada las no conformidades, mejoras u observaciones detectadas. Una vez concertadas las no conformidades, mejoras u observaciones con el rea auditada, el equipo auditor procede a comunicarlas al Analista HSQE a fin de que sean revisadas previas al ingreso en el formato PDI-DPRO-0000-D001POE_Gestion_mejoras_Anexo_A, la revisin consiste en confirmar el elemento de la norma o documento afectado y la redaccin de hallazgos a fin de evitar su repeticin.. El auditado en forma conjunta con el responsable de rea, proceden a dar solucin a las no conformidades detectadas. Las acciones correctivas deben ser coordinadas con el Analista HSQE. El equipo auditor debe reportar al Analista HSQE, los resultados de la auditoria, indicando el nmero de no conformidades, mejoras y observaciones identificadas, as como los puntos positivos del rea. Seguimiento de las Acciones Correctivas Para el seguimiento de Acciones Correctivas se procede de acuerdo al POE Gestin de Mejora

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Auditora de Elaboracin de programa de auditora Certificacin y de seguimiento La empresa certificadora o de seguimiento en acuerdo con PDI, elabora y programa de acuerdo a su disponibilidad la fecha y la cantidad de auditores para la ejecucin de la auditora. Preparacin de auditora Una vez recepcionado el Plan de auditora, el Analista HSQE enva a los auditados la programacin respectiva. Ejecucin de la auditora Los auditores proceden a recoger evidencias de auditora, a travs de entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de registros, con la finalidad de compararlo con los criterios de auditora y determinar los hallazgos. Finalizada la auditoria, la empresa certificadora o de seguimiento presenta a travs de un Informe el resultado del proceso, identificando las No Conformidades y Observaciones detectadas. Seguimiento de las Acciones Correctivas Para el seguimiento de Acciones Correctivas se procede de acuerdo al POE Gestin de Mejora

4.

Auditora de Gestin

La empresa definir si en el ao se considera una auditora de Gestin a PDI. El Gerente General de PDI podr solicitar una Auditoria de Gestin del proceso que considere conveniente. La Auditoria de Gestin ser realizada por personal de la Casa Matriz de ISA o de una empresa especializada contratada para tal fin. Los responsables de la Auditoria enviaran un cronograma de actividades de acuerdo al alcance de la Auditoria para poder realizar las coordinaciones con el personal a ser auditado. La Jefatura de Administracin y Finanzas coordinar con las reas auditadas el cronograma. Los auditores entregarn a la Gerencia General y la Jefatura de Administracin y Finanzas el informe de los hallazgos encontrados durante la auditoria. Las mejoras sern registradas de acuerdo al POE Gestin de Mejoras.

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Auditora financiera externa

Por instruccin de la casa matriz al cierre del ao fiscal se realiza una auditoria a los estados financieros antes de presentar la declaracin de impuestos. Se realiza una evaluacin a nivel corporativo para la eleccin de la empresa auditora as como el cronograma de auditora. La jefatura de Administracin y Finanzas coordina las fechas de la auditora. La empresa auditora presenta los siguientes documentos: Dictamen Carta de Control Las mejoras sern registradas de acuerdo al POE Gestin de Mejoras.

RIESGOS - CUIDADOS ESPECIALES ( Manejo de material o informacin)

ACCIONES PREVENTIVAS

Incumplimiento sistemtico del programa anual de auditora. No programar auditora interna si existe un cambio en el sistema de Gestin de Calidad o problema grave de calidad, perdiendo la oportunidad de identificar planes de mejora a los procesos Que no se ejecuten las acciones correctivas.

Tener clara la importancia de las Auditoras. Realizar seguimiento y medicin a las observaciones y/o no conformidades de forma peridica.