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CAP. 2 ECUACION FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD 2.

1 BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION El balance general, estado de situacin o balance de fin de gestin, es un estado financiero bsico, que en forma resumida de acuerdo con normas de contabilidad y disposiciones legales proporciona informacin en trminos de unidades monetarias referidas a la situacin patrimonial y financiera de una empresa a una determinada fecha. 2.1.1 OBJETO El objeto del balance general es proporcionar informacin referida a la situacin patrimonial y financiera de una empresa, para la toma de decisiones. 2.1.2 FORMAS DE EXPOSICION El balance general puede prepararse y exponerse tomando en cuenta informacin referida a un ejercicio o a varios ejercicios. Adems, dicho estado financiero puede ser expuesto: en forma de cuenta en forma de informe

a) EN FORMA DE CUENTA Se dice tcnicamente el balance general se expone informacin en forma de cuenta u horizontal, cuando el activo esta al lado izquierdo y el derecho utilizado por el pasivo y el patrimonio. b) EN FORMA DE INFORME Se dice tcnicamente el balance general se expone informacin en forma de informe o vertical cuando el activo esta en la parte superior y el pasivo y patrimonio en la parte inferior. 2.2 ECUACION DE BALANCE Toda empresa al momento de iniciar sus actividades y continuar con las mismas necesitan de inversiones (activos), que desde luego habrn sido obtenidas mediante financiaciones (pasivos), de sta realidad se desprende la denominada: Ecuacin fundamental de la contabilidad. La igualdad que presenta esta ecuacin es: A = P + A P Pat.

= Activo = Pasivo

Pat.

= Patrimonio

Quiere decir que las inversiones realizadas en le activo, son iguales a las financiaciones mediante pasivo, es decir, con capital ajeno (pasivo) y capital propio (Patrimonio). Esta igualdad recibe tambin el nombre de Ecuacin de Balance. Ahora bien, cada una de las magnitudes de la ecuacin presentada: Activo: Es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos. (Representa el conjunto de bienes, valores y derecho, propiedad de la entidad.) Es una obligacin presente, surgida a raz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporaran beneficios econmicos. (Representa el conjunto de obligaciones pendientes de pago a una determinada fecha y que se encuentran a cargo de la empresa.) Es la parte RESIDUAL de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. (Representa la parte del Capital invertido por los dueos de una empresa, que luego del resultado de las operaciones efectuadas, ste obtendr utilidades o perdidas que incrementaran o decrementarn el capital inicial.)

Pasivo:

Patrimonio:

2.3 VARIACION DE LA ECUACIN DE BALANCE La mencionada ecuacin, va ha variar en funcin de las diferentes y constantes transacciones comerciales ocurridas en la entidad. Estas variaciones cambiaran la magnitud cuantitativa de los tres elementos a la vez, o solo en dos de ellos. Las transacciones que dan lugar a la variacin de la ecuacin contable, se pueden agrupar en dos tipos dehechos contables; modificativo y permutativos. 2.3.1 HECHOS MODIFICATIVOS Son aquellos que debido a la naturaleza de la transaccin, modifican el capital inicial, incrementndolo (ingresos) o decrementandolo (gastos). 2.3.2 HECHOS PERMUTATIVOS Son aquellos que debido a la naturaleza de la transaccin no modifican en lo absoluto el monto del capital.

Para analizar algunos hechos contables, planteremos los siguientes casos a examinar. Ej. Al inicio de sus actividades un negocio cuenta con los siguientes valores: Efectivo en moneda nacional Bs. 50,000.00; deudas pendientes de pago a terceras personas Bs. 15,000.00. La relacin fundamental viene dada por: A tenemos 50,000.00 Pat. propiedad es: = = 15,00.00 50,000.00 + Pat. ; Despejando patrimonio 15,000.00; entonces el patrimonio = P + Pat. ; Remplazando valores

35,00.00 = 50,000.00 15,000.00; que ser la relacin fundamental. a) Si incrementamos el efectivo en bolivianos 10,000.00 a consecuencia de ingresos por honorarios tenemos: b) Si disminuye el efectivo en Bs. 5,000.00 como consecuencia de pagar por consumo de energa elctrica tenemos: c) Si el activo se incrementa y decrementa en Bs. 8,000.00 como consecuencia de la compra de una computadora al contado, tenemos: d) Si el activo y el pasivo se incrementan en Bs. 6,000.00 por la compra de varios muebles a crdito tenemos: e) Si el activo total y el pasivo total disminuyen en Bs. 4,000.00 por el pago de una deuda tenemos: Desarrollo: a) Pat. = A P

35,000.00+10,000.00 = (50,000.00+10,000.00) - 15,000.00 45,000.00 = 60,000.00 - 15,000.00

Un hecho modificativo que cambia el patrimonio debido a los ingresos sucede cuando se incrementa el activo total, permaneciendo invariable el pasivo total. b) Pat. = A P

45,000.00 5,000.00 = (60,000.00 - 5,000.00) - 15,000.00 40,000.00 = 55,000.00 - 15,000.00

Un hecho modificativo que cambia el patrimonio, debido a los egresos y disminuciones del patrimonio, sucede cuando el activo disminuye, permaneciendo el total del pasivo constante. c) Pat. 40,000.00 40,000.00 = A P

= ( 55,000.00 + 8,000.00 - 8,000.00) = 55,000.00

- 15,000.00 - 15,000.00

Un hecho permutativo que no implica cambio en le patrimonio sucede cuando se sustituye un activo por otro del mismo valor monetario. d) Pat. 40,000.00 = A P

= (55,000.00 + 6,000.00) - (15,000.00 + 6,000.00)

40,000.00 = 61,000.00 21,000.00 Un hecho permutativo que no implica cambio en le patrimonio neto, sucede cuando: el activo total y el pasivo total en igual valor monetario. e) Pat. = A P 40,000.00 40,000.00 = (61,000.00 - 4,000.00) = 57,000.00 - (21,000.00 - 4,000.00) 17,000.00

Como se podr advertir, cada una de las operaciones mercantiles da lugar a un cambio en los elementos de cada ecuacin, por el efecto de las transacciones acontecidas. 2.4 TRANSACCIONES COMERCIALES 2.4.1 Qu es una Transaccin? En el mundo de los negocios es muy frecuente hacer uso de la denominacin transaccin. Este hecho aparece como consecuencia del intercambio de bienes y servicios destinados a satisfacer necesidades, persiguiendo con este hecho la obtencin de utilidades monetarias. En contabilidad, este evento es reconocido mediante los denominados asientos contables en un registro de diario. El momento para registrar una transaccin depender del suceso en cuestin, de la determinacin de las cuentas afectadas y de la justificacin (documento fuente) de la transaccin. Las transacciones u operaciones mercantiles afectan a los elementos de la ecuacin fundamental, mediante el registro diario y posterior resumen en el mayor, podemos encontrar las variaciones de la ecuacin en un momento determinado del tiempo, que por lo general es de doce meses (un periodo contable).

2.5 LA CUENTA La cuenta es un registro formal de un tipo particular de transaccin expresada en dinero u otra unidad de medida y que se lleva en el libro mayor. La cuenta, es una clasificacin metdica y ordenada de operaciones similares bajo un titulo comn y apropiado, donde se registran los cargos y abonos de dicho titulo. Es decir, que a medida que se van sucediendo las operaciones, se las a clasificado de acuerdo al efecto / causa en los elementos de la ecuacin fundamental y a objeto de reconocer una clasificacin dada, se les va asignando un titulo genrico. La cuenta es l titulo genrico que se asigna como consecuencia de los hechos mercantiles a aquellas transacciones de caractersticas similares, Por ejemplo, La utilizacin de dinero en efectivo en algn hecho mercantil, suscitar la utilizacin de la cuenta CAJA, el pago con cheque o deposito de dinero en una entidad bancaria suscitar la utilizacin de la cuenta BANCO, etc. 2.5.1 CARACTERISTICA DELA CUENTA Y SU MANEJO Sea el sistema usado, manual, mecnico o electrnico las caractersticas de las cuentas y su manejo son las mismas y se pueden sintetizar en las siguientes: a) b) Toda cuenta llevara dos columnas, una para registrar los aumentos y otra para registrar las disminuciones. La columna del lado izquierdo se denomina DEBE y la columna del lado derecho HABER. Cuando se registra (anotar) una cantidad en el DEBE se dice, debitar o cargar, cuando se registra al lado HABER se dice, acreditar abonar, datar. Cuando la suma del lado DEBE es mayor a la suma del lado HABER, se dice que hay saldo deudor y cuando la suma del lado HABER es mayor a la del lado DEBE, se dice que hay saldo acreedor, si son iguales el saldo es cero o nulo. Abrir una cuenta es registrar un valor por primera vez. Cerrar una cuenta es igualar las sumas de ambos lados, estableciendo el saldo que corresponda en cada caso Reabrir una cuenta es registrar el saldo anterior, deudor o acreedor para continuar operaciones.

c)

d)

Todas las cuentas del activo, costo y gasto deben presentar saldo deudor, y las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos deben presentar saldo acreedor Ej. La cuenta Caja se carga por todo ingreso o recepcin de dinero que obtiene una empresa y se abona por toda salida o erogacin de dinero de sta. 2.5.2 EXPOSICION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Se denomina exposicin en los estados financieros, al lugar donde una cuenta con su respectivo saldo debe ser presentada. Ej. La cuenta Caja con su respectivo saldo deudor en trmino de unidades monetarias expresadas en

cantidades, debe ser expuesta en el grupo del Activo y sub. - grupo Activo Corriente. 2.5.3 CUENTAS DE BALANCE Las cuentas de Balance s sub. clasifican en: Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Patrimonio 2.5.4 CUENTAS DE RESULTADOS S sub. clasifican en: Cuentas de costo Cuentas de gasto Cuentas de ingreso 2.5.5 CUENTAS DE ORDEN Se sub. clasifican en: Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras 2.6 LA PARTIDA DOBLE La partida doble o de doble entrada es el denominador comn de los sistemas contables de uso ms difundido. Esta basada en le principio de la lgica denominada Ley de la Causalidad, cuyo postulado consiste en la causa / efecto de las cosas, es decir que implcitamente existe una relacin dual ya que a una causa se suscitara un efecto, determinados empleos requerirn determinados recursos. La partida doble, consiste en que todas las transacciones al producirse causa cambio en por lo menos dos cuentas, una en el lado izquierdo DEBE y otra en el lado derecho HABER de cada cuenta, se debe registrar en ambos el valor de la operacin. En resumen, todo valor registrado en el DEBE de una o ms cuentas, tambin deber registrarse en el lado HABER de una o ms cuentas, segn el caso particular. Este tipo de registro, trae como consecuencia aumentos o disminucin de unas y aumentos o disminucin en otras. Citaremos Algunos ejemplos para aclarar este concepto. Aumentos y Disminuciones La compra de mercaderas para inventario y en efectivo por la suma de Bs. 1,000.00 significa un aumento en la cuenta de inventarios y una disminucin de Caja por el mismo valor. Han intervenido dos cuentas. Aumento Aumento Si se compra mercadera al crdito, existe un aumento del inventario de mercaderas y el mismo tiempo un aumento de las obligaciones por pagar por la misma suma.

Si se obtiene un prstamo bancario, habr al mismo tiempo un aumento del efectivo en Caja, y un aumento de las obligaciones por Pagar por la misma suma. Disminucin Disminucin Si se pagan posteriormente la obligacin anterior, habr simultneamente una disminucin del efectivo en Caja y una disminucin de la obligacin por una cantidad similar. Por tanto, todas las transacciones modifican una o ms cuentas del DEBE y una o ms cuentas del HABER. Estas modificaciones se registran de acuerdo a reglas que se pueden presentar en la forma siguiente: 1. - Todo incremento en las cuentas del Activo y de Gastos o Egresos se registra en el lado DEBE, y consecuentemente toda disminucin en el lado HABER. 2. - Todo incremento en las cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos, se registran en l HABER, y consecuentemente toda disminucin en el lado DEBE. En forma general diremos: Si los aumentos en una cuenta se registran en el lado DEBE, sus disminuciones se registran al lado HABER y si los aumentos se registran en el lado HABER, sus disminuciones se registran en el lado DEBE. Las dos reglas anteriores se pueden ver grficamente en la siguiente figura:

Registra al DEBE

Registrar al HABER

MAS

Cuentas de Activo Cuentas de Gastos

Cuentas de Pasivo Cuentas de Patrimonio

AUMENTOS

MENOS

Cuentas de Pasivo Cuentas de Patrimonio Cuentas de Ingreso

Cuentas de Activo Cuentas de Gasto

DISMINUCION

2.7 BASE CONCEPTUAL Y TERMINOLOGIA EMPLEADA Para referirnos a la terminologa empleada y a la que usaremos ms adelante, as como a la significacin de los datos, partiremos de las premisas fundamentales: Todo hecho contable debe ser mensurable; en trminos monetarios y en un momento dado. 2.7.1. ACTIVOS

Es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos. Se
denomina Activo a la suma de bienes, valores y/o derechos que posee una empresa, administrado por recursos humanos. Se denomina bienes al conjunto de recursos con los que cuenta una empresa, pudiendo ser: - Bienes de cambio, el dinero (moneda nacional y/o extranjera), las mercaderas y/o productos destinados a su compra venta. - Bienes de uso, los muebles, inmuebles, maquinaria, automotores y otros, utilizados por una empresa para el desarrollo de sus actividades. - Bienes inmateriales, aquellos que no poseen forma corprea como ser inventos, patentes, etc. Que coadyuvan al desarrollo de actividades de una empresa. Se denominan valores a los ttulos negociables (letras de cambio, acciones, certificados de aportacin, bonos, etc.) que representan la colocacin transitoria o permanente de recursos con la finalidad de obtener beneficios. Se denominan derechos, al conjunto de facultades que posee una empresa para poder exigir algo de su beneficio a otras personas naturales y/o jurdicas, emergentes de realizarse operaciones de venta de mercaderas al crdito. Contablemente, utilizamos la terminologa de derechos para identificar todas aquellas transacciones, que como resultado originaron algo por cobrar a favor de la empresa. Los recursos humanos, se refieren a personas naturales que estn a cargo de las actividades de una empresa, pudiendo ser: El dueo o propietario para empresas unipersonales La junta de accionistas a socios y el directorio para empresas constituidas jurdicamente en sociedades mercantiles. El personal administrativo.

2.7.1.1 CLASIFICACION DE ACTIVOS: ACTIVO CORRIENTE Los bienes de intercambio que pueden convertirse en dinero con relativa facilidad en el curso de un ao, o que son dinero por si mismos, son los recursos que forman el activo corriente. Sin embargo, algunos tems dentro del inventario, podran tener una estabilidad mayor a un ao y seguir siendo parte del activo corriente. Un activo o pasivo se clasificar como corriente cuando: Se espera realizar o cancelar, o se tiene la intencin de venderlo o consumirlo, en el ciclo normal de operacin; Se mantiene con fines de negociacin;

Se espera realizar o pagar dentro de los doce meses siguientes despus del periodo sobre el que se informa; Es efectivo o equivalente al efectivo, a menos que se encuentre restringido y no pueda ser intercambiado o utilizado por un periodo mnimo de doce meses; o

A continuacin presentamos los principales tems del activo corriente, ordenado segn sus grado de liquidez en funcin del tiempo: DISPONIBLE. Dinero efectivo en forma de: CAJA: Moneda de curso corriente para operaciones CAJA CHICA: Moneda de curso corriente separada de la anterior, para cubrir gastos menores y frecuentes. BANCOS: Moneda depositada en uno o ms Bancos, para operaciones. CAJA DE AHORROS: Moneda depositada en Bancos o en Instituciones de ahorro especializados. EXIGIBLE. Dinero a cobrar o recuperar de: DOCUMENTOS POR COBRAR: Deudas de terceros con documento oficial de crdito: Letras de Cambio, Pagars, etc. CUENTAS POR COBRAR: Generalmente son deudas de terceros, sin documento oficial. CLIENTES, DEUDORES, OBLIGACIONES POR COBRAR: son otros nombres de cuentas para mostrar dineros a cobrar y que pueden sustituir a los anteriores segn el mejor criterio del contador. DEUDAS DE EMPLEADOS: Obligaciones que tienen los miembros del personal de la firma, por anticipo de sueldos, prestamos, vales, etc. REALIZABLE. Valores de cambio formado por: INVENTARIOS: Valores invertidos en productos destinados al cambio, venta o transformacin en otros productos para su venta posterior. Pueden darse varios nombres segn el caso como: Inventario de mercaderas, de Materias Primas de Productos en Proceso, de Productos Terminados, de Suministros Indirectos para la Produccin, etc. EFECTOS O VALORES A NEGOCIAR: Se denominan as a las inversiones temporales en otras empresas, en forma de acciones, bonos u otros. DIFERIDOS. Corto Plazo: GASTOS DIFERIDOS: Anticipos por cualquier concepto que se convertir en gasto en el futuro prximo, como: alquileres, seguros, o impuestos pagados por adelantado. Como se puede observar, los trminos utilizados disponible, exigible, realizable, son todava utilizados en algunos pases, como desglose del Activo

Corriente, para indicar el grado de liquidez. Sin embargo tal clasificacin es utilizada en el lenguaje oral de los negocios, no as en el lenguaje escrito. Su aplicacin es optativa. 2.7.1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES: FIJOS

INVERSIONES: Las inversiones a largo plazo en otras empresas ACTIVOS FIJOS: Constituido por los bienes tangibles destinados al uso y cuya duracin se estima en mucho tiempo. Estn sujetos generalmente al desgaste natural por el uso o por el tiempo. Estn sujetos generalmente al desgaste natural por el uso o por el tiempo, as como puede ser susceptible de revalorizacin por disposiciones legales. Incluye edificios, construcciones, planta y equipo, muebles, propiedades agrcolas, mineras, bosques, vehculos, etc. Es importante recalcar la diferencia clara que se establece entre bienes de cambio que pertenecen al activo corriente y bienes de uso que corresponden al activo fijo. OTROS ACTIVOS: Todos los dems bienes, tangibles o intangibles no incluidos en las categoras anteriores, se agrupan bajo el nombre de otros activos. Su importancia en trminos de dinero suele ser muy relativa con relacin a los anteriores. Son ejemplos de otros activos tangibles o los gastos de instalacin cuyo valor es distribuido en ms de un periodo. Son ejemplos de intangibles, los derechos creados o pagados por llave de negocios, patentes industriales, marcas de fbrica, derecho de imprenta, etc. 2.7.2 PASIVO

Es una obligacin presente, surgida a raz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporaran beneficios econmicos. Un pasivo es una obligacin de la
empresa para con terceros que debe ser cubierta en un plazo corto o largo segn las condiciones del crdito y que est garantizada por los valores del activo. 2.7.2.1. PASIVO CORRIENTE Son obligaciones de la empresa a ser cubiertas dentro de un plazo corto, generalmente, no mayor a un ao. Se incluye en esta categora las deudas a proveedores, obligaciones bancarias y otros valores recibidos a cambio de un bien o servicio aun no entregado o prestado, Ejemplo: El pago echo por terceros a la empresa como anticipo para efectuar una orden de trabajo, los alquileres recibidos por adelantado, etc. La entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelacin del pasivo. PASIVO NO CORRIENTE

2.7.2.2

Las deudas de la empresa a ser cubiertas en un plazo mayor a un ao corresponden a esta categora de Pasivos, tambin llamando simplemente Otros Pasivos. Los prestamos a largo plazo son generalmente empleados en bienes duraderos o de uso como ser el activo fijo. Pudiendo esos activos constituir la garanta de las obligacin, tal el caso de los Prstamos Hipotecarios. La alcuota parte que debe cubrirse dentro del ao inmediato es traspasada al pasivo corriente, por conveniente esa parte en deuda a corto plazo. Las reservas que figuran bajo el ttulo de Reservas para Beneficios Sociales son tambin parte de los pasivos a largo plazo. 2.7.3 PATRIMONIO

Es la parte RESIDUAL de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Se denomina patrimonio a la suma de aportes de capital, reservas
y resultados. Se denomina aportes de capital, al conjunto de recursos que el propietario de su patrimonio personal entrega a la empresa para el normal desarrollo de sus actividades, tales aportes pueden ser, en bienes, valores y/o derechos. 2.7.4 INGRESOS

Son INCREMENTOS en los BENEFICIOS ECONOMICOS, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado AUMENTO DEL PATRIMONIO NETO, y no estn relacionados con las aportaciones de los propietarios a este patrimonio. Los ingresos estn
conformados por los valores facturados, por las ventas, sean de bienes o de servicios, propias de la actividad de la empresa y aquellos otros ingresos que no provienen de ella, como los ingresos eventuales por disposiciones de otros activos, intereses percibidos por operaciones de crdito, etc. 2.7.5. EGREOS O GASTOS

Son los DECREMENTOS en los BENEFICIOS ECONOMICOS, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien de nacimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado DECREMENTOS EN EL PATRIMONIO NETO, y no estn relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio. En una empresa comercial, los valores desembolsados y/o
consumidos durante el periodo, son clasificados como gastos, tales como desembolsos por sueldos, alquileres, seguros, impuestos, etc. Mientras que una empresa industrial la mayora de los desembolsos sumados a los materiales o materias primas extradas del almacn para el proceso productivo, son considerados como costos. 2.8. NOMENCLATURA DE CUENTAS

La nomenclatura de cuentas o plan de cuentas, es un listado de las partidas que apropia una empresa, debiendo estar acorde al giro especfico de sus actividades y volumen de sus operaciones para de esta manera poder controlar adecuadamente las transacciones suscitadas en esta. La nomenclatura de cuentas emerge como consecuencia de la preparacin de una manual de contabilidad. Se denomina cdigo a la identificacin numrica, alfabtica o alfanumrica asignada a una cuenta para su identificacin. El cdigo de una cuenta es asignada como consecuencia de a realizar una adecuada codificacin de estas. Las cuentas deben estar codificadas en funcin a la estructura de los estados financieros, de acuerdo con lo siguiente: Grupo al que pertenece la cuenta sub. grupo al que pertenece la cuenta Cuenta sub. - cuenta Ejemplo: GRUPO 1000 SUB-GRUPO 100 10 01 Nacional 02 Extranjera CUENTA SUB-CUENTA ACTIVO Disponibilidades Caja Caja Moneda Caja Moneda

Los cdigos de las cuentas Caja moneda nacional y Caja moneda extranjera sern. 1000 100 10 01 1000 100 10 02 Caja Moneda Nacional Caja Moneda Extranjera