Ms Word

TP Microsoft Word 2003 lusage des ISP
- pour vos Thse et mmoires I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.
Les mises en formes locales (pas bien !) Les styles : motivations Plan hirarchis avec des styles Insrer des images Sauvegarder les styles *.dot Les tabulations (bannissez les espaces !) Raccourcis clavier : les indispensables Dplacement avec le clavier et slection de texte Suppression de contenu
Dr Emmanuel Chazard www.chazard.org
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Les mises en forme locales (prfrer les styles)
I. II. III.
Avant toute chose Appliquer un format de paragraphe Appliquer un format de caractre
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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles
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Afficher/Masquer les caractres invisibles
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Un espace
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Une tabulation
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Une fin de paragraphe
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Deux paragraphes
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Appliquer des mises en forme

Mises en forme de police
Peuvent concerner seulement certains caractres ou mots police de caractre, taille, couleur, styles Format > Police ou certains boutons
Mises en forme de paragraphes

Concernent au moins un paragraphe alignements, marges Format > Paragraphe ou certains boutons
Exercice 1 : ouvrez le fichier fichiers_word\remerciements.doc et modifiez les deux premiers enseignants de manire ressembler la diapositive suivante Astuce : vous pouvez utiliser reproduire la mise en forme
2008-12-16 2008-12Dr Emmanuel Chazard www.chazard.org
Appliquer des mises en forme exercice 1

arial, gras, assez grand, marge dessus et dessous arial, italique, marge gauche, petit Times, vert
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Les styles : motivation principale de ce cours
I. II.
Sparer la forme et le fond Buts de la sparation
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Sparer la forme et le fond

Un document rsulte de la fusion de plusieurs concepts :
Le contenu : texte et images bruts que vous ajoutez la suite les uns des autres La mise en forme : aspect graphique que vous imposez ce contenu La structure : parfois la mise en forme traduit un sens, une hirarchie ou une smantique du contenu. Ex : QCM, remerciements, plan
Un document bien conu distingue radicalement la forme et le fond.
Exercice 2 : Ouvrez le fichier test_html/index.htm et faites changer la feuille de style

Buts de la sparation
Permettre une stricte homognit du document Faciliter les modifications esthtiques de tous les paragraphes du mme type en un seul endroit Faire apparatre une notion smantique:
Structuration visuelle Fonctions supplmentaires : numrotation du plan, sommaire automatique
Appliquer des styles exercice 3

Exercice 3 : ouvrez le fichier fichiers_word\remerciements.doc Enregistrez les styles des 3 premiers paragraphes sous les noms :
a_professeur a_titres a_merci
Appliquez ensuite ces styles aux paragraphes suivants Modifiez un de ces styles et apprciez les effets

Le deuxime exemple vous montre le bien-fond des styles :
Ouvrez le fichier fichiers_word\QCM.doc Mettez en forme les QCM et QROC uniquement en appliquant les styles dj conus par lauteur du document
Observation : certains lments habituellement instancis dans le contenu peuvent tre transfrs dans la mise en forme. Ici :
Les sauts de ligne sont en fait des espaces avant les paragraphes Les cases cocher des rponses aux QCM sont en fait des puces de listes Les lignes discontinues sont en fait des bordures
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Plan hirarchis
I. II. III. IV. V.
Prparation avec les styles Numrotation automatique Explorateur de document Affichage en mode plan Table des matires
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Prparer un plan hirarchis

Word propose dj des styles :
titre 1 titre 2 titre 9 Dots dune prsentation dapparence hirarchique Rellement identifis comme des titres de niveaux 1 9
Conduite tenir :
Entrer le texte SANS faire de mise en forme locale Affecter les styles de paragraphe aux bons endroits (NB : si le nom des styles napparat pas, vous pouvez les crire directement car ils sont dj dfinis) ventuellement modifier la description de ces styles : taille et police, indentation et surtout NUMEROTATION
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Numrotation automatique
Cette numrotation est pr-programme si les titres 1 9 ont t dsigns Pour lactiver, modifier les styles titre 1 titre 9, en une seule fois :
Modifier le format titre 1 Note : les niveaux suivants sont hrits de Titre 1 Rubrique format > numrotation : choisir le plan hirarchis (et pas les listes)
Toute modification de lordre ou de limbrication des paragraphes entranera automatiquement une mise jour de la numrotation Parfois utile : clic_droit > numrotation > recommencer__partir_de_ce_point
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Plan hirarchis exercice 5

Ouvrez le fichier fichiers_word\cours_cata.doc Ouvrez simultanment le fichier dexemple test_html\index.htm
avec le style chaz+plan, en guise de modle uniquement
Appliquez dans le fichier Word les styles de titres 1 4 aux endroits souhaits Appliquez galement lorsque cest ncessaire des listes puces ou des listes numrotes au texte Modifiez les styles des titres 1 4 (dans cet ordre) de manire obtenir :
Une police adapte et un style homogne (arial sans italique) Une taille dcroissante et une indentation croissante Une numrotation automatique de type plan hirarchique. NB : Appliquez la numrotation Titre 1, les autres en hritent
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Explorateur de document
Utile pour naviguer dans un gros document
Exercice 6 : tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc
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Menu Afficher > Explorateur
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Ou bien bouton
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Un volet dot de liens hypertexte saffiche
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Affichage en mode plan (1)

Menu Affichage > Mode Plan Le mode plan permet :
De visualiser la structure complte du document
Les boutons [1] [9][tout] permettent de choisir la profondeur daffichage
De remodeler le plan tout en conservant limbrication hirarchique :

Changer lordre des sous-parties Changer le niveau hirarchique
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Le mode plan vite les erreurs :
Word conserve la relation entre le contenu (texte et images) et la position hirarchique des titres qui prcdent Pratique : un clic dans la marge hauteur dun titre le slectionne ainsi que tous les lments subordonnes Le contenu, tendu sur plusieurs pages, peut tre masqu
Ex 7 : tester sur le fichier

fichiers_word\morceau_de_these.doc
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Les boutons grent la profondeur daffichage
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Les boutons grent la profondeur daffichage Dplacer un groupe (contenu + titre) ou bien la souris
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Les boutons grent la profondeur daffichage Dplacer un groupe (contenu + titre) ou bien la souris Changer le niveau hirarchique dun groupe ou bien au clavier
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Insrer une table des matires

Se positionner lendroit voulu Ajouter un saut de page aprs (insertion > saut > saut de page) Menu Insertion > Tables_et_index > Table_des_matires Ne pas oublier de mettre jour les champs lorsque ncessaire
Sur la table des matires, clic_droit > mettre_a_jour_les_champs > toute_la_table
Ex 8 : Tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc

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Insrer des images
I. II. III. IV. V. VI.
Les types dimages Exemples de sources dimages Un truc de mise en forme La lgende La table des illustrations Les renvois
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Les types dimages

Les images en mode point
Bitmap = carte de points. Les composants que vous identifiez visuellement ne peuvent pas tre dissocis Exemples : BMP, GIF, JPEG, PNG galement obtenues par imprime cran
Des objets qui ressemblent des images :

Tous les objets Microsoft Office : graphique Excel, WordArt
Les dessins vectoriels

Ce sont des objets constitus de la superposition dautres objets qui restent bien distincts Exemples : WMF Autre source : copiez un objet Microsoft Office, puis dition>collage_spcial>mtafichier_amlior
Ex 9 : le fichier fichiers_word\images.doc illustre cela

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Un truc de mise en forme

Tout dabord, au moment de coller une image, utilisez dition>collage_spcial afin de choisir le mode Ensuite clic droit sur limage>proprits puis choisissez lalignement sur le texte (pour une thse)
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Lgender une image

Pour lgender proprement une image (ou un tableau ou une quation) :
Clic droit sur limage > lgende Ou bien slectionner limage et menu insertion>lgende
Avantages :
la lgende ainsi insre utilise le style prdfini Lgende Les lgendes sont numrotes automatiquement Cela permettra des fonctions supplmentaires
Exercice 10 : reprendre le fichier fichiers_word\cours_cata.doc et lgender les figures

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Crer une table des figures

La table des figures :
Reprend uniquement les lgendes insres de manire orthodoxe (cf. ante) Permettra de retrouver les titres et numro de page des figures
Ralisation :
Se placer lendroit souhait Menu Insertion>tables_et_index>table_des_illustrations en choisissant figure dans la case lgende Mettre jour chaque fois que ncessaire : clic_droit>mettre__jour_les_champs
Exercice 11 : insrez une table des figures dans le cours de catamaran

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Utiliser les renvois dans le texte

Les renvois permettent dinsrer des intituls dynamiques du type :
Figure 1 Figure 1 : volution de lHbA1c des patients diabtiques type 2 Page 25 Ci-dessous
En ciblant divers lments particuliers :

Les titres et sous-titres Les figures/tableaux/quations
Procdure :
Se placer lendroit souhait Menu insertion>renvoi>lment_numrot choisir figure puis laspect souhait
Exercice 12 : dans le cours de catamaran, insrez un renvoi vers la premire figure

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Sauvegarder et rutiliser les styles
I.
II. III.
Les documents *.doc et les formats *.dot Lextension des fichiers Enregistrer un *.dot
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Rutiliser un style
Extensions connues par Word :
*.doc : document standard *.dot : format de document
Les fichiers *.dot :

Des fichiers word comme les autres Mais utilisables comme modle pour crer les nouveaux fichiers
Pour affecter un style particulier aux nouveaux documents :

Crer simplement un fichier *.dot Ou, plus radical, modifier le fichier :
C:\Documents_and_Settings\XXX\Application_Data\Microsoft\Modles\Normal.dot
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Noms de fichiers
Les noms de fichiers sont moins norms depuis 1995 (sortie de Windows 95) Seuls caractres interdits /:\?*<>"| Norme toutefois conseille :
Deux parties spares par un seul point Le nom de base : utilisez uniquement az09_- et vitez les majuscules, les caractres accentus, les espaces, les ponctuations Lextension : 2 5 lettres ou chiffres az09
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Lextension du fichier
Vous devriez demander votre explorateur de toujours lafficher
Outil > option des dossiers > affichage > dcocher la case masquer les extensions des fichiers dont le type est connu
Lextension indique au systme quelle icne et quelles actions associer au fichier

Exercice 13 :
aprs avoir forc laffichage des extensions renommez le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc en fichiers_word\morceau_de_these.dot puis lisez les intituls proposs par le clic droit double-cliquez dessus. Rendez-lui son nom initial puis double-cliquez dessus.
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Les tabulations
(bannissez les sries despaces)
I. II.
La tabulation en gnral Utiliser les taquets de tabulations sous Word
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La tabulation en gnral
Cest un caractre despacement de longueur variable Invisible par dfinition
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Cest un caractre despacement de longueur variable Invisible par dfinition Sous Word on peut lafficher en cliquant sur le bouton afficher les caractres spciaux
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Cest un caractre despacement de longueur variable Invisible par dfinition Chaque logiciel dfinit des taquets de tabulation par dfaut, ici 1.25 cm, en gnral 7 espaces successifs.
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Cest un caractre despacement de longueur variable Invisible par dfinition La tabulation fera au moins 1 espace de large, mais le logiciel llargira jusqu ce quelle atteigne le taquet de tabulation suivant.
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Les taquets de tabulation (1)

Interdiction dutiliser des sries despaces :
Perte de temps Alignement lcran mais pas limpression
Les taquets comprennent :

Les taquets par dfaut (gauches) Les taquets personnaliss (G, D, Centrs, Dcimaux)
Les taquets peuvent sappliquer (porte) :

Au paragraphe courant (curseur dedans) Aux paragraphes slectionns un style de paragraphe
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Fonctionnement gnral : le morceau de texte qui suit une tabulation est dplac jusqu ce quil satisfasse la condition dalignement fixe par le premier taquet (non dpass) quil rencontre (dans lordre dalignement du texte) Prcisions :
Dans lesprit de cette dfinition, il est possible dutiliser plusieurs taquets la suite Dfinition via la rgle :
permet de dfinir des taquets la sourie, en commutant au pralable le mode de dfinition (G, Centr, D, Dcimal) permet de supprimer un taquet, en le tirant vers le bas
Dfinition possible par le menu format>paragraphe puis bouton tabulations Dfinition dans les styles : modifier>bouton format >tabulations
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Alignement sur un taquet de tabulation GAUCHE

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Alignement sur un taquet de tabulation CENTRE

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Alignement sur un taquet de tabulation DROIT

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Alignement sur un taquet de tabulation DECIMAL

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En labsence de taquet personnalis, les taquets par dfaut sont maintenus
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Raccourcis clavier : les indispensables
I. II.
Copier, couper, coller Enregistrer
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Raccourcis clavier : les indispensables

Ce sont des oprations ralisables par les menus, et parfois par des boutons. Si un raccourci existe, il est toujours mentionn dans le menu.
Oprations de presse-papier :
dition>copier : ctrl+C
La slection est copie dans le presse-papier
dition>couper : ctrl+X
La slection est copie dans le presse-papier et supprime
dition>coller : ctrl+V
Ce qui est dans le presse-papier est coll la place du curseur ou de la slection. Parfois, prfrer dition>collage_spcial.
Fichier>Enregistrer : ctrl+S
Si le fichier na jamais t enregistr, ce raccourci reproduit la commande fichier>enregistrer_sous
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Dplacements avec le clavier, slection
I. II.
Dplacements avec le clavier Slection
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Se dplacer avec le clavier

Les touches suivantes dplacent le curseur et donc la zone visible. La touche Contrle modifie ces dplacements. Notes :
Les ascenseurs et la roulette de la souris dplacent la zone visible, mais pas le curseur. De plus, ils sollicitent intensment le systme graphique (et faisaient planter les anciens PC) Les manipulations au clavier sont prcises et sans surprise tout linverse de la souris !
Exercice 14 : ouvrez le fichier dplacements ci-aprs
fichiers_word\morceau_de_these.doc et testez les

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Se dplacer avec le clavier

Visuel Nom gauche droite haut bas dbut fin Page Up Page Down
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Dplacement
1 caractre vers la gauche 1 caractre vers la droite 1 ligne vers le haut 1 ligne vers le bas Dbut de la ligne Fin de la ligne Une partie de la page (selon le zoom) Une partie de la page (selon le zoom)
Dplct lorsque la touche CTRL est enfonce
1 mot vers la gauche 1 mot vers la droite Paragraphe prcdent Paragraphe suivant Dbut du document Fin du document Page prcdente Page suivante
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Slection dune portion de texte/contenu (1)

Avec la souris : attention aux mauvaises manuvres ! Avec le clavier, ou clavier+souris :
1. 2. 3. 4.
Positionner le curseur au dbut de la zone slectionner Enfoncer la touche Majuscule Positionner le curseur la fin de la zone slectionner Lcher la touche Majuscule
Dans la slection avec Majuscule, tous les moyens sont bons pour dplacer le curseur :
Dplacements avec le clavier (avec ou sans ctrl) Dplacements avec la souris et les ascenseurs
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Slection dune portion de texte/contenu (2)

Remarques pour slectionner une ligne ou plus :
Le mode daffichage Plan reste le moyen le plus scurisant et efficace de slectionner une partie du texte (titres imbriqus + contenu) Un clic dans la marge permet de slectionner la ligne concerne. Ctrl+clic_dans_la_marge = Ctrl+A = dition>slectionner_tout
Remarques sur les slections multiples et discontinues :

Elles sont possibles avec la souris uniquement (et non le clavier), en maintenant la touche Contrle enfonce Avec Word 2003, le menu styles permet de slectionner lgamment tous les lments affects dun mme style
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Suppression de contenu
I. II. III.
Suppression de texte Suppression dobjet Suppression de tableau
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Suppression de texte
Si aucun texte nest slectionn, le curseur tant dans le texte :
La touche Del supprime le caractre gauche du curseur La touche Suppr supprimer le caractre droite du curseur
Si du texte est slectionn :

La toucher Del et la touche Suppr suppriment le texte Toute touche de caractre (dont espacements et entre) suppriment le texte et le remplacent dition>Couper ou Ctrl+X supprime le texte et le place dans le presse-papier
Rappel : le mode daffichage Plan est trs utile pour supprimer un contenu de taille importante
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Suppression dobjet
Lorsque lobjet est slectionn :
Les touches Suppr et Del permettent de le supprimer dition>Couper ou Ctrl+X permet de le supprimer et de le placer dans le presse-papier
Lorsque le curseur est ct de lobjet, en gnral pour viter toute erreur la premire pression sur Suppr ou Del ne fait que slectionner lobjet, la deuxime pression le supprime
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Suppression de tableau
Attention, les rgles varient selon les logiciels Aprs slection des cellules, les touches Suppr et Del permettent uniquement de supprimer le contenu du tableau, et pas sa structure Seules des commandes spcifiques permettent de supprimer le contenu et la structure du tableau :
dition>Couper ou Ctrl+X (le tout est alors dans le pressepapier) le menu Tableau>Supprimer>Tableau Clic_droit>supprimer
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Votre fichier est trop gros ? Word narrive plus enregistrer ?

Ce problme ne dpend ni de la puissance de votre ordinateur, ni rellement de la taille de votre fichier, mais du type denregistrement de Word Pendant votre travail :
Importez les graphiques en tant que mtafichier amlior et non en tant quobjet
Configuration de Word :
Dsactivez imprativement les enregistrements rapides
outils > options > enregistrements > dcocher autoriser les enregistrements rapides
ventuellement, dsactivez lenregistrement automatique et lenregistrement en arrire plan
Rcupration de votre fichier lorsquil est trop tard :

Slectionnez tout sauf le dernier mot du document Faites un copier-coller vers un document vierge
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Les mises en forme locales (prfrer les styles)

Avant toute chose Appliquer un format de paragraphe Appliquer un format de caractre

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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles

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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles

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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles

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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles

Une fin de paragraphe

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Avant toute chose : afficher les caractres invisibles

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Appliquer des mises en forme

Mises en forme de paragraphes

Appliquer des mises en forme exercice 1

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Les styles : motivation principale de ce cours

Sparer la forme et le fond Buts de la sparation

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Sparer la forme et le fond

Un document bien conu distingue radicalement la forme et le fond.

Exercice 2 : Ouvrez le fichier test_html/index.htm et faites changer la feuille de style

Appliquer des styles exercice 3

Appliquer des styles exercice 4

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Appliquer des styles exercice 4

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Appliquer des styles exercice 4

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Appliquer des styles exercice 4

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I. II. III. IV. V.

Prparer un plan hirarchis

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Plan hirarchis exercice 5

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Exercice 6 : tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc

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Exercice 6 : tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc

Menu Afficher > Explorateur

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Exercice 6 : tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc

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Exercice 6 : tester sur le fichier fichiers_word\morceau_de_these.doc

Un volet dot de liens hypertexte saffiche

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Affichage en mode plan (1)

De remodeler le plan tout en conservant limbrication hirarchique :

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Affichage en mode plan (2)

Ex 7 : tester sur le fichier

Affichage en mode plan (3)

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