Plano de Gerenciamento das Comunicaes

Projeto GPCOM

1. Apresentao
O propsito do plano de comunicao GPCOM fornecer uma estrutura geral para o gerenciamento e coordenao de uma variada gama de comunicaes que ir, direta ou indiretamente, acontecer como componente do projeto de implementao GPCOM. Ele enfoca os comunicadores, partes interessadas, mensagens, canais de comunicao, mecanismos de feedback e cronograma de mensagens, e cria um mapeamento entre eles. A estrutura deve assegurar que o projeto de implementao GPCOM tenha informaes consistentes, relevantes e acuradas a qualquer momento. O gerente do projeto nomear um responsvel pelo processo de comunicao para desenvolver os materiais de comunicao e suportar e verificar a distribuio de informaes, alm de assumir uma tarefa adicional de medir e analisar a eficcia do plano de comunicao do projeto. A entrega efetiva de muitas mensagens de comunicao ser realizada por meio de comunicadores designados, que facilitaro e apresentaro sesses de discusso e reviso, entregaro mensagens diretamente e solicitaro feedback. Os recursos necessrios para desenvolver os materiais de comunicao e suportar a entrega das informaes sero includos nos planos de trabalho dos materiais especficos. O plano ser constitudo dos seguintes componentes: partes interessadas do projeto; eventos de comunicao; cronograma de comunicao; formatos de comunicao; elementos de comunicao.

Para que o projeto obtenha suporte e o trabalho eficaz de cada grupo envolvido com ele diretamente (partes interessadas) necessria uma comunicao efetiva com eles.

2. Partes interessadas do projeto

Esta seo contm uma descrio das varias partes interessadas que, como audinciaschave, devem estar cobertas no plano de comunicao. O quadro 1 identifica cada parte interessada, seus interesses especficos e expectativas.
Partes interessadas
Patrocinadores executivos

Participantes

Interesses das partes interessadas

Owners da estratgia do projeto Designao e uso adequado dos recursos Progresso do projeto Desenvolvimento de polticas Estratgia do projeto Mudana nas operaes e polticas

Expectativas
Projeto seja bem planejado Andamento do projeto conforme planejado Problemas sejam levantados rapidamente Polticas sejam seguidas Receber reportes do andamento Poder identificar e resolver questes polticas

Ildo Moraes, Alicia Severo, Celso Morieto

Comit executivo

Felipe Santos, Lidio Gomes, Artur Remo

do negcio Implementao do GPCOM Entregveis do projeto Implementao do sistema GPCOM Designao dos recursos da empresa GP Adeso aos padres tcnicos e legais Como o sistema vai operar e como vai impact-los Mudanas nos processo e politicas do negcio Direcionamento e delegao clara de tarefas Gerenciamento da qualidade consistente

Aprovar o planejamento do projeto Fornecer input na reviso dos projetos do projeto Receber reportes de andamento Ter notificao de variaes do Project charter e da estratgia do projeto Assumir a responsabilidade pelos recursos do projeto Receber treinamento Receber um sistema bem responsivo Ter assistncia do aprendizado do novo sistema Participar da reviso e feedback dos entregveis Receber delegao pela qualidade

Grupo de liderana executivo

Cintia Saraiva, Lorimar Couto, Dcio Lins

Usurios locais

Pessoal de linha que vai trabalhar nos escritrios locais, incluindo pessoal prprio ou terceirizado Pessoal designado direta ou indiretamente para trabalhar no projeto

Equipe do projeto

Tabela 1 - Partes interessadas do projeto

3. Eventos de comunicao para o projeto de implementao GPCOM

Esta seo, por meio do quadro 2, indica os eventos de comunicao que devem ocorrer para suportar o projeto. Os formatos de comunicao e de reunies so apresentadas na seo 6.
Evento Comunicador Audincia
Executivos patrocinadores, comit executivo, grupo de liderana executivo, partes interessadas internas e externas

Canal (mdia)

Frequncia

Mecanismo de feedback

Relatrio de andamento

Gerente do projeto

Relatrios escritos, revises de status presenciais

Mensal (sob demanda)

Comentrios nos relatrios, pessoalmente

Reunio do comit executivo do projeto GPCOM Relatrio de status de garantia de qualidade Reunies de melhores prticas Reunies iniciais regionais (12 regies)

Gerente do projeto

Comit executivo

Notas orais e discusso Relatrio escrito de garantia de qualidade Reunio presencial e atas de reunio

Mensal

Pessoalmente

Consultor de garantia de qualidade Executivo patrocinador, gerente do projeto Executivo patrocinador, gerente do projeto

Executivos patrocinadores

Mensal

Pessoalmente

Gerentes regionais

Bimensal

Pessoalmente

Coordenador da regio, equipe regional Equipe regional, gerncias regionais, partes interessadas internas e externas Equipe do departamento Coordenador da regio, equipe regional Todas as partes

Reunio presencial

Uma vez, no incio do projeto

Pessoalmente

Circular eletrnica

Gerente do projeto

E-mail

Trimestral

Formulrio de feedback

Notcias dirias

Gerente do projeto Executivo patrocinador, gerente do projeto, analista tcnico Gerente do projeto,

Somente para o departamento

Peridica

Formulrio de feedback Caixa de resposta no e-mail, pessoalmente Formulrio de

Reunies regionais de primplementao Implementao do

Reunio

Dezembro 2005

Biblioteca de

Incio em Janeiro

website GPCOM

pessoal tcnico, pessoal comercial

interessadas

documentos, FAQ, cronogramas, planos, relatrios de andamento circulares, documentao do sistema e ajudas Sesses de material de treinamento

2006

feedback

Treinamento dos usurios

Instrutor GPCOM

Todos os funcionrios usurios reas com requisito de relatrios de andamento (p. ex. DAG, DPM, DTI, etc.)

Piloto: maro 2006; geral: junho 2006

Pessoalmente, formulrio de feedback

Apresentaes de andamento

Gerente do projeto, coordenadores do projeto

Apresentao

Sob demanda

Pessoalmente

Teleconferncia estadual

Gerente do projeto, coordenadores do projeto

A ser definida

Videoconferncia, conferncia telefnica ou webcasting

Duas vezes por ms (manhs de sexta-feira)

Pessoalmente

Orientao dos gerentes de programa e demonstraes

Gerente do projeto, coordenadores do projeto

Gerente de programa em nvel estadual Gerentes locais de programas, funcionrios de atendimento Equipes comerciais

Reunio presencial

Janeiro 2006

Pessoalmente

Orientao e demonstrao local

Gerente do projeto, coordenadores do projeto Gerente do projeto, equipe do projeto Coordenadores do projeto, equipe do projeto

Reunio presencial

Janeiro 2006

Pessoalmente

Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas

Reunio presencial

Quinzenal

Pessoalmente

Equipes tcnicas

Reunio presencial

Quinzenal

Pessoalmente

Tabela 2 - Eventos de comunicao

4. Cronograma de comunicao
Esta seo, pelo cronograma a seguir, identifica os eventos de comunicao que ocorrero em cada ms do projeto.
Ms
Janeiro 2006

Evento de comunicao
Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Teleconferncia estadual Demonstraes de orientao aos usurios Demonstraes de orientao aos coordenadores de projeto Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica

Fevereiro 2006

Maro 2006

Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas

 Abril 2006

Circular de implementao GPCOM Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica

Maio 2006

Junho 2006

Tabela 3 - Cronograma de comunicao

5. Formatos de comunicao
Esta seo tem o objetivo de estabelecer o contedo dos instrumentos-chave de comunicao das reunies.

6. Elementos de comunicao
Esta seo relaciona os elementos de comunicao que suportam o projeto de implementao GPCOM.

Grupos de audincia
Os grupos de audincia para o projeto de implementao GPCOM podem ser compostos de diferentes formas: equipes do programa, patrocinadores do programa, partes interessadas internas e externas. Claramente, a maior parte dos indivduos pertencer a um certo nmero potencial de grupos de audincia, alguns dos quais se sobrepem ou tm diferentes preocupaes e prioridades.

Relatrios e apresentaes de andamento Sumrio do status Realizaes atingidas Desvios do plano Cronograma Esforo/custo despendidos Decises e polticas-chave do projeto Plano de risco e mitigao

Comit executivo Reviso de pautas Discusso de problemas e questes crticas Reviso de polticas Reviso do plano de comunicao

Reunio de melhores prticas Reviso do andamento do projeto Reviso de decises e polticas-chave do projeto Reviso de atividades futuras do projeto Prover discusses de feedback

Circular de implementao GPCOM Status do projeto Decises e polticas-chave Perguntas mais frequentes Noes bsicas sobre interfaces e funes do sistema GPCOM

Reunio regional de pr-implementao Reviso do plano de implementao Reviso de papis e responsabilidades de implementao Reviso dos recursos de implementao Treinamento de usurios Treinamento no sistema GPCOM Regras de negcio Processos de negcios Relatrios Polticas e procedimentos do sistema

Documentao GPCOM Documentao tela a tela Dicionrio de dados com regras de negcio Procedimentos de cenrios de negcio Relatrios Polticas e procedimentos do sistema Obteno de ajuda

Tabela 4 - Instrumentos de comunicao

Canais de comunicao e feedback

Os canais de comunicao e feedback podem se distribuir em trs categorias: frente a frente, baseados em papel ou em tecnologia. Alguns sero mais adequados para certos tipos de audincia e para diferentes objetivos de comunicao do que outros. Frente a frente (principal mecanismo de comunicao): Apresentaes/reunies; Workshops; discusses um a um. Baseados em papel: circulares;

questionrios de comunicao; memorandos internos; formulrios de feedback. Baseados em tecnologia:

vdeo; e-mail; fruns eletrnicos; pginas web.

Comunicadores
To importante quanto a mensagem quem a entrega, o comunicador. Ele tem que ter credibilidade junto audincia que receber a mensagem. Tambm importante que os comunicadores sejam suportados e treinados em habilidades de comunicao.

Canais de comunicao e feedback

O feedback a chave para assegurar a efetividade constante do projeto de implementao GPCOM. Alm de determinar se as pessoas sentem que os comunicadores esto fazendo um trabalho confivel, o feedback deve focar as respostas a uma srie de questes, como, por exemplo, se os indivduos: entendem o que o projeto vai fornecer; entendem quando o projeto vai disponibilizar as capacidades especficas; entendem o progresso do projeto; entendem os problemas e questes crticas do projeto; sentem que esto envolvidos nos acontecimentos; sentem que dada a chance de que suas opinies sejam ouvidas; sentem que suas perguntas esto sendo respondidas; acreditam ser os donos do projeto.

Avaliando-se o feedback estaremos aptos a adaptar o plano de comunicao para atender s necessidades das audincias a qualquer momento, o que permitir uma melhoria contnua de comunicao futura. Eventos de comunicao frente a frente (por exemplo, encontro de vrias naturezas, workshops e visitas gerenciais) devem prover uma oportunidade para as audincias darem feedback diretamente aos comunicadores. Outros canais devem incluir formulrios fsicos de feedback, alm de fruns para que as pessoas deem feedback e faam as perguntas necessrias.