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Cdigo PSIG-001 PROCEDIMIENTO PARA LA Versin: 2 ELABORACIN, CONTROL Y Pgina 1 de 16 DIVULGACIN DE Fecha 10-10-2012 DOCUMENTOS DEL SIG Aplicacin:

1.

OBJETIVO

Definir la metodologa para elaborar, controlar, administrar, proteger, actualizar, divulgar e implementar toda la documentacin asociada al sistema integrado de gestin SQS de CEISA. 2. ALCANCE

Aplica a toda la documentacin, interna y externa que hace parte del sistema integrado de gestin SQS de CEISA. 3. RESPONSABILIDADES

Los documentos relacionados con el sistema integrado de gestin SQS de CEISA, son responsabilidad integral de la empresa, el Presidente debe ser responsable por el sistema implementado. El control de la documentacin es responsabilidad del Coordinador SQS (Representante de la Direccin). 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS O DE REFERENCIA

NTC ISO-9000:2005, Sistemas De Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC ISO-9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos NTC ISO-14001:2004, Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su Uso. NTC OHSAS-18001:2007, Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos UNE 66177:2005, Gua para la Integracin de los Sistemas de Gestin. NC-PAS 99:2008, Especificacin de Requisitos comunes del Sistema de Gestin como Marco para la Integracin

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5.

DEFINICIONES

5.1 Autenticacin: Es el acto de establecimiento o confirmacin de un documento. 5.2 Aprobacin: Actividad que manifiesta la aceptacin y conformidad con un documento. 5.3 Control de Documentos: Proceso que coordina la identificacin, codificacin, mantenimiento, distribucin y control de la documentacin del sistema integrado de gestin. 5.4 Documento. (NC-PAS99:2008) medio de soporte informacin producida o recibida por la empresa. de la

Nota: El medio puede ser papel, magntico, disco electrnico de computadora, fotografa o muestra maestra, o una combinacin de los mismos (NC-PAS99:2008).

5.5 Documentos Externos: Aquellos generados por organismos externos, que establecen compromisos que debe cumplir la empresa, o normas que utiliza para el desarrollo de las actividades relacionadas con el sistema integrado de gestin. 5.6 Documentos Internos: Aquellos generados por la empresa y que establecen disposiciones sobre el desarrollo de actividades relacionadas con el sistema integrado de gestin. 5.7 Documento Obsoleto: Aquel documento de anterior versin o revisin, luego de ser actualizado o cambiado. 5.8 Manual SIG: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestin y sus procesos, as como una referencia a los documentos y al alcance de la certificacin.
NOTA: Los manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada organizacin en particular.
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5.9 Mapa de procesos: Representacin grfica de la secuencia e interaccin de los diferentes procesos que tienen lugar en una organizacin.
Nota: el mapa de procesos es una herramienta de gran utilidad para la evaluacin de los procesos de trabajo, contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una organizacin de una forma distinta a como normalmente se percibe.

5.10 Objetivo: Condiciones organizacin desea alcanzar. 5.11 Organizacin: (3.3.1 instalaciones con una autoridades y relaciones.

futuras

documentadas

que

la

ISO9000:2005)

conjunto de personas e disposicin de responsabilidades,

EJEMPLO: Compaa, corporacin, firma, empresa, institucin, empresa unipersonal, asociacin o parte o una combinacin de las anteriores.

5.12 Procedimiento: (3.4.5. ISO9000:2005) forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1. ISO9000:2005).
Nota: los procedimientos pueden estar documentados o no.

5.13 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en elementos de salida. 5.14 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 5.15 Revisin: Es la actividad de evaluacin del contenido y aplicacin de un documento. 5.16 SIG: Sistema Integrado de Gestin. Conjunto formado por la estructura de la organizacin, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para
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llevar a cabo la gestin integrada de los sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. 6. 6.1. CONDICIONES GENERALES Forma de presentacin de la documentacin

La documentacin del SIG de CEISA se encuentra ubicada en la red en la carpeta denominada Sistema Integrado de Gestin SQS CEISA 2012 en Procesos Compartidos, organizada en subcarpetas de acuerdo a los requisitos de la documentacin, disponible y accesible para consulta, para todos los funcionarios de la organizacin. La impresin, sin autorizacin del Responsable de la documentacin, de cualquier documento se considerar como copia no controlada. 6.2. Estructura de la documentacin Para el correcto desarrollo del control de los documentos en el sistema integrado de gestin de CEISA, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones que son aplicables a todos los documentos del sistema, garantizando su coherencia y homogeneidad. Nivel I: Poltica de Calidad, Objetivos y Manual Integrado de Gestin. Definen los lineamientos para el desarrollo de las actividades de la organizacin, que inciden sobre el desempeo en calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, haciendo referencia a la estructura organizacional, los procesos y procedimientos. Nivel II: Procedimientos Estandarizan la ejecucin de un proceso o tarea. procedimientos estn diseaos para fines operativos aseguramiento.

Los o de

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Nivel III: Registros Dan la evidencia de actividades desempeadas o los resultados obtenidos. En este nivel tambin se consideran las instrucciones de trabajo y fichas tcnicas utilizadas en la organizacin.

6.3. Presentacin de la Documentacin La documentacin del SIG de CEISA, debe ser elaborada en formato de fuente Verdana, tamao 12, con espacio interlineal de 1,15 y configuracin de pgina as: Tamao de papel: Mrgenes: Carta Superior, 3 cm Inferior, 3 cm Izquierdo, 4 cm Derecho, 3 cm Encabezado de pgina: 1.2 cm
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Pie de Pgina: Prrafo:

0.84 cm Justificado

Los documentos deben elaborarse en un formato que contenga la siguiente informacin: Un encabezado con informacin que contribuya a la identificacin del documento, as:

1.

Logotipo de la organizacin.

2. Nombre del proceso dueo del procedimiento de acuerdo al criterio descrito en el apartado 6.4 de este procedimiento. 3. Nombre del documento (Manual, Procedimiento, Instructivo, Ficha Tcnica). 4. Se indicar el cdigo del documento de acuerdo a los criterios descritos en el apartado 6.4 de este procedimiento. 5. Versin del documento, donde ## es el nmero empleado para discriminar los cambios realizados al contenido del documento. 6. Consecutivo de pginas que tenga el documento, donde H es pgina actual y Q total de pginas que tiene el documento.
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7. Fecha en la que se emite el documento o su revisin, se diligencia de la siguiente forma: DD/MM/AAAA DD: Dgitos que representan el da. MM: Dgitos que representan el nmero del mes. AAAA: Corresponde a los cuatro dgitos del ao. Adicionalmente el formato de la documentacin contar con un Pi de Pgina con la siguiente informacin:

1. Nombre y Cargo de quien elabora o realiza las modificaciones del formato de la documentacin. 2. Nombre y Cargo de quien revisa el formato de la documentacin. 3. Nombre y Cargo de quien aprueba el formato de la documentacin. 4. Nmero consecutivo empleado para discriminar los cambios realizados al formato de la documentacin. 5. Fecha en que se implementa el formato de la documentacin o se realiza la modificacin. 6. Nota, acerca de la presentacin en forma impresa del documento, el cual debe ser controlado. 6.4. Estructura de la codificacin de la documentacin

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La siguiente es la estructura para codificar la documentacin: X Cdigo MI MF P I FT G C PR F Y Tipo de documento al cual corresponde, as: Documento Manual Integrado SQS Manual de Funciones Procedimiento Instructivo Ficha Tcnica Gua Caracterizaciones Protocolo Formato Sigla del Sistema Integrado de Gestin (SIG), seguida de un guin ( - ) Nmero consecutivo de tres dgitos, iniciando desde 001 a 999, que registra al documento en el Listado Maestro de Documentos del SIG.

###

Para el caso de los Instructivos y Registros, la estructura es la siguiente: XYZ-###, dnde: X Y Z Tipo de documento al cual corresponde, en este caso F. Cdigo del Procedimiento que aplica al formato. Cdigo del Proceso que aplica el procedimiento, seguida de un guin ( - ) Nmero consecutivo de tres dgitos, que registra al documento en el Listado Maestro de Documentos del SIG.

###

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La siguiente es la estructura de los procesos de CEISA:

Y se identificarn en la documentacin, as:

Proceso Nombre para Documentacin

Estratgico - Planificacin Estratgico Mejora del SIG Comercializacin Generacin del Producto Gerencia Administrativa y Financiera Recursos Humanos Mantenimiento

Planificacin Mejora SIG Comercial Unidad Tcnica GAF RRHH Mantenimiento

6.5. Revisiones a los documentos Las revisiones a los documentos del SIG de CEISA, se realizarn cada vez que sea necesario, tomando en consideracin las
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recomendaciones indicadas en los reportes de auditoras, sugerencias de funcionarios de la organizacin o cuando se considere oportuno efectuar modificaciones para mejorar la efectividad del sistema. Cuando se efecte un cambio de contenido o de forma en algn documento del SIG de CEISA, este debe ser registrado en la seccin Histrico de Revisiones del documento, as:

HISTRICO DE REVISIONES No. REV. 00 FECHA 6/05/2009 CAUSAS Primer Ejemplar RESPONSABLE Jaime Franco Asesor Externo AC&C

Si una vez realizada la revisin, se considera que el documento es obsoleto, se retira de la carpeta de ubicacin en la red, al tiempo que se hace el registro de la revisin vigente en el listado maestro de documentos o formatos y se elimina el documento obsoleto. Se verifica peridicamente que se encuentre disponible en la red, para los funcionarios de CEISA, la versin vigente de los documentos del SIG que apliquen a cada rea cuando se realicen cambios. 6.6. El formato de la documentacin aplica para:
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Manuales Procedimientos Instructivos Fichas Tcnicas Guas Caracterizaciones

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Protocolos Formatos Planes No aplica para: 6.7. Actas Informes Circulares Reglamentos Polticas Cartas Memorandos

Despus de aprobar el documento se realiza el registro en el listado maestro de documentos o de formatos, segn sea el caso, y se genera la copia para la carpeta de la documentacin del sistema en la red de CEISA. CEISA debe mantener copias magnticas de toda la documentacin vigente del SIG. Adems de estar en la red interna, debe estar en un medio magntico para su conservacin a posibles inconvenientes que se puedan presentar, y sern custodiadas por el Responsable de la documentacin.

6.8.

7. CUERPO DEL DOCUMENTO Todos los documentos del SIG de CEISA, exceptuando la Poltica Integrada, los Planes y los Registros, se elaboran teniendo en cuenta la estructura detallada en el siguiente cuadro:

CAPTULOS
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MANUAL
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PROCEDIMIENTO
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Portada Contenido Objetivo Alcance Responsabilidades Documentos Asociados o de Referencia Definiciones Condiciones Generales Descripcin Revisiones del Documento

X X X X (opcional) X (opcional) X (opcional) X X

a. Objetivo: indica para qu se hace el documento. b. Alcance: Indica el mbito de aplicacin del documento (rea, proceso o actividad). c. Responsabilidades: Quien lo debe hacer. d. Documentos asociados o de referencia: Otros documentos del SIG que aplican al manual, procedimiento o instructivo. e. Definiciones: Para aclarar y unificar trminos a los usuarios del documento. f. Condiciones generales: Son los parmetros o lineamientos que deben tenerse en cuenta para el desarrollo de las actividades del manual, procedimiento o instructivo. g. Descripcin: Nmero de actividad, actividad: cmo hacerlo, responsable: quin lo hace y referencia: documento gua o de registro de la actividad. h. Revisin del documento: Histrico de revisiones o control de cambios.

8. NECESIDAD DE CREAR DOCUMENTOS EN EL SIG

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Para generar un documento para el SIG de CEISA, el funcionario que identifique la necesidad, debe presentar un borrador al Jefe del Proceso donde se presente la necesidad, este borrador debe cumplir con lo establecido en el presente procedimiento. 9. REVISIN, APROBACIN, AUTENTICACIN, DIVULGACIN Y PUBLICACIN DE DOCUMENTOS 9.1. Revisin La revisin del documento la debe hacer el Jefe del Proceso donde se presenta la necesidad en conjunto con el Responsable de la documentacin y/o el Presidente de CEISA. Estos deben revisar el borrador del documento y solicitar los ajustes necesarios hasta que el documento est listo para su aprobacin. 9.2. Aprobacin La aprobacin del documento la debe realizar el Presidente de CEISA. 9.3. Autenticacin, divulgacin y publicacin Autenticacin

9.3.1.

Una vez aprobado, se enva un correo electrnico al Responsable de la documentacin con el archivo del documento solicitando su autenticacin, la cual consiste en la asignacin del cdigo de acuerdo a los lineamientos definidos en el presente procedimiento y su registro en el Listado Maestro de Documentos del SIG.

9.3.2.

Divulgacin

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Todos los documentos del SIG de CEISA, se divulgarn mediante correo interno a cada una de las reas o responsables involucrados en dicho documento. Igualmente se divulgarn los cambios, novedades, nuevos documentos o nuevas versiones a travs de un correo electrnico. Es responsabilidad de cada Jefe de Proceso garantizar que estas comunicaciones lleguen a todos los colaboradores a cargo. 9.3.3. Publicacin

Se publica el documento en la carpeta correspondiente al SIG en la red de CEISA, previo su registro en el Listado Maestro de Documentos del SIG.

10.

MANEJO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos, es decir todo documento ajeno a CEISA, que incida o brinde informacin relevante para el desarrollo de las actividades de la organizacin; y que la Presidencia o Jefes de Procesos consideren importante incluir en el SIG, debe ser controlado mediante la aplicacin del Procedimiento PSIG-003 Recepcin y Despacho de Documentos Externos.

11.

REGISTROS
Registros Responsable de Archivo

Listado Maestro Documentos del SIG

de

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Las revisiones que se han dado de este procedimiento, las fechas y causas son las siguientes: HISTRICO DE REVISIONES No. REV.
00 01

FECHA
6/03/2009 09/10/2012

CAUSAS
Primer Ejemplar Modificacin del procedimiento al tomar la Alta Direccin la decisin de integrar los sistemas de Calidad, Ambiente y
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RESPONSABLE
Carlos Ignacio Unda Director Comercial Jaime Franco Asesor Externo AC&C Yasmid Cecilia Cuza M. Coordinadora SQS

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Revisado Por: Julian Revilla Presidente

Revisin: 02

Fecha: 01/10/2012

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PROCEDIMIENTO PARA LA Versin: 2 ELABORACIN, CONTROL Y Pgina 16 de 16 DIVULGACIN DE Fecha 10-10-2012 DOCUMENTOS DEL SIG Aplicacin:
Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a disposiciones normativas, cambiando todo el esquema de la documentacin.

Cdigo

PSIG-001

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