UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA VIRTUAL LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE LAS ORGANIZACIONES

Asesor: Karla Edith Cotero Moreno Estudiante: Mendoza Herrera Fernando 3er Semestre 28 de Mayo del 2010 CREACION Y MODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Caso integrador: Diseo y elaboracin del manual de procedimientos

Objetivo: Aplicar los conocimientos adquiridos durante el curso diseando un manual de procedimientos.

Contenido Introduccin Objetivo del manual Alcance Justificacin Polticas Base legal Cuadro de actividades Formatos utilizados Anexos

SECRETARIA DE SALUD JALISCO, REGION IV CIENEGA LA BARCA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DISTRIBUCION Y ENTREGA DE

INSUMOS LA BARCA, JALISCO

AUTORIZACIONES

ELABORO:

L.A.O. FERNANDO MENDOZA HERRERA ENCARGADO DE SUPERVISION

Vo. Bo.

L.I. FRANCISCO CHAVEZ MURILLO ENCARGADO DE RECURSOS MATERIALES

APROBO: ADMINISTRADOR GENERAL

AUTORIZO: DIRECTOR DE LA REGION SANITARIA IV

|CODIGO:

|REG-IV125

|SELLO |

|FECHA DE EMISION:

|ENERO DEL 2010 |

|NO./ FECHA DE REVISION:

|001/MAYO DEL 2010 |

|FECHA DE AUTORIZACION:

|JUNIO DEL 2010 |

|COPIA No.:

|1 DE 5 |

ndice

Introduccin Objetivo del manual Alcance Justificacin Polticas Base legal Cuadro de actividades Formatos utilizados Anexos

Introduccin El manual de procedimientos es un instrumento tcnico-administrativo que se elabora con la finalidad de cumplir todas y cada una de las tareas para las que es creado, buscando la practicidad y simplificacin de las actividades siempre buscando eficientarlas de manera rpida y simple.

OBJETIVO: Almacenar los insumos de manera adecuada y abastecer de acuerdo a las necesidades de cada departamento, servicio y/o unidad mdica para su adecuado funcionamiento.

ALCANCE:

Areas que intervienen; Administracin regional, recursos materiales, centros de salud y consultorios populares.

JUSTIFICACION:

El servicio que presta la Secretaria de Salud Jalisco, Regin IV Cienega La Barca, est mostrando deficiencias por el mal uso y/o desinformacin del personal en cuanto al control de entradas y salidas y el manejo de los registros que no estn siendo utilizados de la manera correcta por falta de capacitacin y adiestramiento del personal del rea medica y administrativo, afectando con ello el aprovechamiento adecuado de los recursos que se aplican en este rubro del Organismo Publico Descentralizado. Es por ello que se ha trabajado sobre la mecanizacin de los procedimientos para corregir las deficiencias encontradas a lo largo de los ltimos dos aos y evitar que se siga desperdiciando el recurso humano y material implicado.

POLITICAS:

Los responsables de farmacia de las unidades de salud debern realizar el corte de registro de informacin de la demanda de medicamento cada da 25 de cada mes, y deber ser enviado o entregado de manera personal al almacn regional.

Todos los insumos que no forman parte del almacn, no estarn bajo la responsabilidad del mismo y deber reportar al administrador y director para que sean reubicados en las areas que correspondan.

El almacn deber elaborar un calendario de abastecimiento previamente autorizado por la direccin y la administracin.

Es responsabilidad del encargado de almacn o farmacia la de entregar insumos no caducados y basado en el sistema PEPS.

El abasto de insumos en las unidades de salud, debe realizarse de acuerdo a la demanda real y a la solicitud de aprovisionamiento.

Todos los insumos que se compren por gasto directo, debern ingresar al almacn para su registro.

Todos los traspasos o devoluciones, debern ingresar al almacn o farmacia para su registro.

Toda recepcin de insumos dentro de la regin, deber hacerse por los encargados de rea, de servicio o el personal asignado por el responsable de la unidad medica.

Todo traspaso de insumos entre unidades deber establecerse mediante un escrito justificando la accin, mismo que deber estar firmado por los responsables de cada unidad involucrada.

Es responsabilidad de los usuarios del sistema SICARH, la de solicitar a oficinas estatales la actualizacin del catalogo de productos para registrar los insumos al sistema.

Definiciones: PEPS; Salidas.

Siglas que representa las Primeras Entradas, Primeras

SICARH; Siglas que representan al Sistema de Inventarios y Control de Almacenes de Regiones y Hospitales.

BASE LEGAL: (www.jalisco.gob.mx/)

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Publicada; 5 de Febrero de 1917 Reforma ms reciente a la fecha; Diario oficial de la Federacin del da 27 de septiembre de 2004

Ley Federal del Trabajo Publicacin; Diario oficial de la Federacin el 1 de abril de 1940

Constitucin Poltica del Estado de Jalisco Publicada; El peridico oficial del estado 21, 25, 28 de Julio y 1 de agosto de 1917 Reforma ms reciente a la fecha; Peridico oficial del estado el da 14 de septiembre de 2004

Ordinaria; Ley General de Salud Publicada; Diario oficial de la federacin 05 de octubre de 2004

Ley Estatal de Salud Publicada; Peridico oficial del estado 30 de diciembre de 1986 Reforma ms reciente a la fecha; Peridico oficial del Estado del da 07 de octubre de 2004

Ley Orgnica del Poder ejecutivo del Estado de Jalisco Publicada; Peridico oficial del Estado 28 de febrero de 1989

Ley que crea el Organismo Publico Descentralizado denominado Servicios de Salud Jalisco. Publicada; Peridico oficial del estado 10 de abril de 1997

Sin reformas a la fecha.

Reglamento de Capacitacin de los trabajadores de la Secretaria de Salud. Suscrito; 10 de noviembre de 1998 Sin reformas a la fecha

Reglamento de la Ley General de Salud en materia de prestacin de servicios de atencin medica. Publicado; Diario oficial de la Federacin 14 de mayo de 1986 Sin reformas a la fecha.

CUADRO DE ACTIVIDADES:

|No. de Actividad

|Responsable

|Descripcin de la actividad

| |1 |Responsable de almacn |Entregar en el mes de enero

de cada ao al director y/o administrador, la programacin de abastecimiento Anual. |2 | |Unidad medica |Elabore en original y copia el

informe de Demanda Real (ver formato A2) de forma mensual y entregue al responsable del almacn regional el | | | |da que le corresponde la entrega de | |Recibe la copia del informe de

informacin (ver formato A6) |3 |Responsable de almacn

demanda real y la guarda en archivo. | |4 | |Captura la informacin en sistema

SICARH y genere el reporte de acuerdo a la necesidad de abasto de cada unidad. | |5 | |Elabora la nota de salida de almacn (ver

formato A4) en original y dos copias y recabe las firmas correspondientes en la misma. |6 | | |Concentre los materiales en el rea de

embarques o espacio asignado y enve los insumos a la unidad junto con la Nota de salida. |7 | | |Entregue al personal de la unidad mdica

de acuerdo al programa de abastecimiento e indique que los deber de dar de alta en los registros o | | | |libretas correspondientes. | |8 |Personal de la unidad medica |Recibe los insumos y firma de

recibido en la Nota de salida, resguarde la copia y entregue el acuse al responsable del almacn o personal | | | |del mismo. | |9 |Responsable de almacn |El responsable del almacn o

personal asignado por el mismo, debe archivar la hoja de acuse. | |10 |Personal de la unidad medica |Dar de alta los insumos en

la libreta o registro correspondiente, anotando todas las entradas, salidas, devoluciones y/o traspasos que se | | | |realicen en la unidad. |

FORMATOS UTILIZADOS:

|Tipo de formato Documento |Anexo 01 flujo |Anexo 02 |Instructivo para manejo de medicamento | |Anexo 03 caducidades |Formato A1 diario |Formato A2 real |Formato A3 aprovisionamiento |Formato A4 salida |Formato A5 insumos de poco y nulo movimiento |Formato A6 de abastecimiento |Formato A7 de medicamento en farmacias de centros de salud |Formato A8 Medicamento caducado | | | | | | | | | | | |

|Diagrama de

|Manejo de

|Registro

|Demanda

|Solicitud de

|Nota de

|Reporte de | |Calendario

|Inventario |

Diagrama de flujo; Anexo 01 El diagrama de flujo nos sirve para explicar de manera esquematizada los pasos y procedimientos a realizar de forma ordenada en cada rea en especfico o de manera generalizada segn sea la necesidad.

Instructivo para el manejo de mercanca y responsabilidad del rea del almacn o farmacia; Anexo 02 En este formato se explica de manera detallada la forma en que debe manejarse el medicamento y material de curacin as como las diferentes maneras de manejarla (manera manual, con patn, con diablito, montacargas, etc.) as como la responsabilidad del encargado de farmacia, almacn o embarques.

Manejo de caducidades; Anexo 03 Se explica de manera detallada las formas de manejar las fechas de caducidad del medicamento para evitar que la mercanca se deteriore o expire con el tiempo.

FORMATOS Registro diario; Formato A1 En este formato se hace el registro de salidas diarias del medicamento al instante que despacha el medicamento de la farmacia de la unidad mdica a travs del personal asignado, se concentra el informe para todo el mes y se utiliza para el llenado de la libreta mensual de medicamento ver (formato A2).

Demanda real; Formato A2

En este formato se entrega el informe completo de la demanda real del medicamento que reportan los mdicos en cada centro de salud de la regin, el cual se captura en el sistema de computo y en base a esto se programa su entrega a todas las unidades cada mes.

Solicitud de aprovisionamiento; Formato A3 Este formato sirve para solicitar el medicamento extra que requieren las unidades de salud de la regin, cuando no fueron surtidas por falta de existencia en almacn conforme al calendario programado y tambin sirve para solicitar el dems material (oficina, aseo, curacin, dental, trpticos, etc.) Nota de salida; Formato A4 Este formato sirve para comprobar la entrega de mercanca a quienes solicitan conforme a las necesidades y demanda real mensual, quedando capturadas en el sistema de cmputo para su correcto control de entradas y salidas.

Reporte de insumos de poco y nulo movimiento; Formato A5 En este formato se reporta el medicamento de poco o nulo movimiento y para registrar las devoluciones y/o traspasos de los insumos para programar su redistribucin a otras unidades que lo requieran.

Calendario de abastecimiento; Formato A6 En este formato se explica detalladamente el calendario con fechas programadas explicando de manera clara las fechas de entrega de medicamentos de los centros de salud a la oficina regional para que todos los mdicos pasantes entreguen en tiempo y forma su reporte que generan mensualmente en sus consultorios.

Inventario de medicamento en farmacias de centros de salud; Formato A7 Este formato sirve para hacer los inventarios en las farmacias de la regin, para

controlar y verificar el correcto manejo de registro del medicamento en las unidades de salud.

Medicamento caducado; Formato A8 Este formato es para manejar el medicamento caducado de las farmacias y hacer el reporte correspondiente del motivo de baja.

Anexos Diagrama de flujo: Anexo 01[pic] Instructivo para el manejo de mercanca y responsabilidad del rea del almacn o farmacia; Anexo 02

Manejo de los insumos;

El manejo de los insumos deber realizarse de manera adecuada, evitando en todo momento poner en riesgo los insumos durante su traslado a las unidades de salud.

Por ningn motivo se colocara la mercanca en el suelo, debe colocarse sobre los anaqueles correspondientes, y en caso de que haya insuficiente espacio, deber solicitar ms mueble en el departamento de inventarios.

Cuando se trasladen los insumos a las unidades de salud, debern estar protegidos contra los rayos del sol y la lluvia para evitar que se dae y llegue en buenas condiciones a la unidad mdica.

Es responsabilidad de la persona que realiza el manejo de insumos, reportar a su jefe inmediato, cualquier avera de los insumos durante el trayecto de entrega.

Coloque el medicamento conforme a las caducidades correspondientes, dejando el de caducidad ms amplia en la parte de atrs para que salga ms pronto el de caducidad prxima a vencer, evitando en todo momento que el insumo expire.

Mantenga el medicamento identificado con etiquetas de semaforizacin en todo momento y cada vez que reciban insumos de acuerdo a las caducidades correspondientes (ver Anexo 03).

En ningn momento el medicamento deber ser manejado y despachado en las unidades de salud por personal ajeno al designado por el encargado de la unidad.

Todo personal adscrito al almacn y/o farmacia es responsable del control de los insumos existentes, por lo que cualquier desviacin (imputable a su responsabilidad), sern acreedores a las sanciones dictadas por la contralora interna.

El medicamento deber ser acomodado de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, por caducidad de acuerdo al anexo 03 y tambin por clave y numero progresivo. Manejo de caducidades; Anexo 03

| | | | | |

|Insumos con caducidad menor de 6 meses

|Insumos con caducidad de 6 meses a 1 ao

|Insumos con caducidad mayor de 1 ao

Al realizar el inventario fsico cada mes, es necesario actualizar los colores contenidos de acuerdo a caducidades para cada insumo.

Es responsabilidad del encargado de la farmacia o de la unidad mdica, contar con la pizarra a la vista.

El manejo de caducidades implica revisar los insumos ya colocados y/o almacenados, de tal manera que su acomodo sea de la fecha de caducidad ms prxima al frente, hasta la fecha de caducidad ms amplia al fondo, cuidando de reacomodar los insumos siempre en este orden.

Es responsabilidad de quien surte el insumo, revisar los colores y las caducidades y reacomodar segn el surtido, obligando a retirar las etiquetas de colores que ya han sido agotadas para evitar confusin y dejar las vigentes.

En caso de detectar caducidad menor a 6 meses, deber reportar de forma inmediata al director o coordinador de rea municipal para que este a su vez hacer lo conveniente respecto a la re-distribucin a otras unidades de salud o al almacn regional para promover el consumo total y oportuno dentro de las fechas aplicables.

Al identificar el insumo caducado se proceder a levantar el acta correspondiente, firmado por las instancias ejecutivas y directivas del rea y ser enviado a las areas de control estatal de los insumos y la contralora interna para que se realicen los trmites segn corresponda.

Es responsabilidad del jefe de almacn establecer estndares de consumo para

cada insumo, con la finalidad de asegurar su consumo en tiempo y forma y as evitar o prevenir caducidades cortas. NOTA: Indudablemente el acomodo de las mercancas nos dar la pauta para un mejor control de los insumos, facilitando su conteo y localizacin inmediata. Formato A1 (Hoja de registro diario de salida del medicamento para uso en los consultorios y centros de salud).

[pic]

Formato A2 (Libro de reporte mensual que se entrega al almacn regional para ser capturado en el sistema SICARH)

Formato A3; Solicitud de aprovisionamiento

|SECRETARIA DE SALUD JALISCO |

| |

| |

| BARCA |

|REGION SANITARIA IV - CIENEGA LA |

| |

| |

| | |

|VALE INTERNO DE ALMACEN

|Formato A3 | | | | |UNIDAD: | | | | | |FECHA: | | | | | | | | | | | | | | | | | |Clave |Descripcin |Surtida | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Presentacin | | |FOLIO | | |

| |

|Solicitada

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | |ING. SERGIO QUEZADA MENDOZA |AUX DE ALMACEN | |ADMINISTRADOR REGIONAL ENTREGA | | | | | | | | | |RECIBIDO |SOLICITANTE | |NOMBRE Y FIRMA |NOMBRE Y FIRMA | | | | | |

Formato A4; Nota de Salida

|SECRETARIA DE SALUD JALISCO |

| |

| |

|REGION SANITARIA IV - CIENEGA LA BARCA |

| |

| |

| |Formato A4

|NOTA DE SALIDA DE INSUMOS

| |

|Unidad:

| | |

|FOLIO

| | |

|Abastecimiento para el mes de:

| | |

| | |

| | |

| |

| | | | | | | |Clave pieza | |Descripcin |Costo | |pieza) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Cantidad mnima (por|Cantidad por | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Total | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |ING. SERGIO QUEZADA MENDOZA AUX DE ALMACEN | |ADMINISTRADOR REGIONAL ENTREGA | | | | | | | | | |RECIBIDO |SOLICITANTE | |NOMBRE Y FIRMA |NOMBRE Y FIRMA | | | | | | | | | | | | | | | | | |

Formato A5; Reporte de insumos de poco y nulo movimiento

| | | | | | |

| | | | | | |

| | | | | | | | | |

|REGION SANITARIA IV | | | |

CIENEGA LA BARCA | | | | | | | | | | |

|DEVOLUCION Y TRASPASO DE | | | | |

MEDICAMENTO | | | | |A UNIDAD: TRASPASO | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | |

| | | | |

| | | | | | |_______________________ | | |

|MOTIVO Y/O CAUSA: | | | | | | ENTREGA | | |CALENDARIO DE ENTREGA DE INFORMACION |RECIBE | | | | | |

| |Municipio |Fecha de corte de informacin; |Fecha de entrega a oficina regional; |Ayotlan, Degollado y Atotonilco el Alto | |Los das 25 de cada mes

|El da 27 de cada mes |La Barca, y Jamay |El da 28 de cada mes |Ocotlan y Tototlan |El da 29 de cada mes |Zapotlan del Rey, Poncitlan y Chapala |El da 30 de cada mes |Tizapan, Tuxcueca y Jocotepec |El da 31 de cada mes |Nota: La fecha de entrega es a partir del 27 de cada mes, en caso de das festivos o no laborables el calendario se brinca al da siguiente. | |Los das 25 de cada mes | |Los das 25 de cada mes |

|Los das 25 de cada mes | |Los das 25 de cada mes |

Formato A7; Inventario de medicamento en farmacias de centros de salud Este formato sirve para hacer los inventarios en las farmacias de la regin y controlar el manejo de registro del medicamento.

[pic]

Formato A8; Medicamento caducado Este formato es para manejar el medicamento caducado de las farmacias y hacer el reporte correspondiente del motivo de baja.