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SUPERVISIN
Curso: Control Interno

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Objetivo general del curso

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El participante comprende que la supervisin constituye el medio de verificar y mejorar la calidad del desempeo del control interno, esto a travs del ejercicio de una supervisin continua y puntual
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GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO


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Generalidades del Control Interno

Concepto de Control Interno

Definicin
Composicin

Responsabilidad Ejecutores Objeto

El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestin, integradas a los procesos bsicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organizacin, bajo la responsabilidad de su consejo de administracin y su mximo ejecutivo, llevado a cabo por stos y por todo el personal de la misma, diseado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organizacin.

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Generalidades del Control Interno

Objetivo del Control Interno

Proporcionar un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, en cuanto a:


La eficacia y eficiencia de las operaciones, La confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas, as como las iniciativas de calidad establecidas.
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Generalidades del Control Interno

Componentes y su interrelacin

SUPER VISIN

ACTIVIDADES DE CONTROL

EVALUACIN DE RIESGOS

AMBIENTE DE CONTROL

Marco Integrado de Control Interno


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Generalidades del Control Interno

Roles y Responsabilidades

Agentes Internos

Agentes Externos

Ejecutivos de las unidades funcionales Personal de la entidad


Mxima Autoridad Ejecutiva Auditoria Interna

Contralora General de la Repblica Auditores Externos


Legisladores y reguladores Otros (Beneficiarios, Proveedores, etc.)

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Generalidades del Control Interno

Limitaciones del Control Interno

Factor Humano

Debilidades en el diseo, errores de juicio o interpretacin, mala comprensin, descuido, fatiga, distraccin, colusin, abuso o excesos.

Disminucin de Recursos

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Los beneficios de los controles deben ser considerados consecuentemente en relacin a su costo.

Cambios organizacionales y la actitud gerencial

Revisar y actualizar los controles continuamente, comunicar los cambios al personal, y dar el ejemplo con la adhesin a estos controles.

ASPECTOS GENERALES DE LA SUPERVISIN


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Aspectos generales de la Supervisin

Definicin de Supervisin

Constituye un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las actividades que desarrolla una organizacin, sean estas de gestin, de operacin o control, realizado por los niveles adecuados.
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Aspectos generales de la Supervisin

Propsito de la Supervisin
Evala el funcionamiento real del sistema de control interno, la existencia de controles y su formalizacin en el desarrollo de las actividades cotidianas. Contribuye a la minimizacin de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales. Incrementa la eficacia del desempeo del control interno. Permite conocer en un momento dado, total o parcialmente el funcionamiento del control implantado y realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a los cambios en las condiciones.
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Valora si, en cumplimiento de la misin de la entidad, se alcanzan los objetivos institucionales.


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Aspectos generales de la Supervisin

Responsables de la Supervisin
La supervisin es ejecutada segn la distribucin de responsabilidades y funciones asignadas y autoridad delegada en la estructura organizativa.

La Direccin Superior
Asume la responsabilidad indelegable del ejercicio de la supervisin general (SUPERVISIN CONTINUA Y EVALUACIN PUNTUAL)

Direccin Superior Auditoria Interna y Externa Auditoria Interna


Informan oportunamente sobre las deficiencias de control interno detectadas, estos no son responsables de la implantacin del control interno (EVALUACIN PUNTUAL)

Gerencia Comercial

Gerencia Operativa

Gerencia Financiera
Contabilidad Presupuestos

Los Supervisores
Son aquellos funcionarios a los cuales se les ha delegado autoridad para el ejercicio de determinadas funciones (SUPERVISIN CONTINUA) .

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Aspectos generales de la Supervisin

Caractersticas de los Supervisores

El Supervisor est obligado a responder por sus funciones ejerciendo las mismas:
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con competencia e idoneidad, observando la aplicacin de las reglas internas vigentes, y con aplicacin de su criterio y juicio profesional

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Aspectos generales de la Supervisin

Calidad de la Supervisin

Oportunidad

Alcance

Frecuencia

Calidad de la supervisin

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Cumplimiento

Competencia

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Aspectos generales de la Supervisin

Riesgos ante la falta de Supervisin

Insatisfaccin del servicio ofrecido por la entidad Prdida o reduccin de mercado Inexistencia de proveedores de bienes o servicios a ser utilizados como insumo Fusin, absorcin o liquidacin de la entidad

RIESGOS

Riesgos Externos

Riesgos Internos
Inexistencia de informacin oportuna para la toma de decisiones Incumplimiento en las labores, prdida de bienes y recursos, incumplimiento de metas. Inexistencia de retroalimentacin y mejoramiento de los controles. Desconocimiento de la eficacia del proceso de control interno. Desatencin de la direccin sobre los hallazgos y recomendaciones de los auditores internos y externos.

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Aspectos generales de la Supervisin

Formas de Supervisin

Supervisin Continua (ON GOING)

Evaluaciones Puntuales (PERIDICAS)

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Supervisin Combinada
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Aspectos generales de la Supervisin

Formas de Supervisin
Supervisin Continua

(Cont.)

Evaluaciones Puntuales
E Q U I L I B R I O

On Goin

In point

Coaching
Concurrente Continua

Auditoras
Posterior Peridica

SUPERVISIN

Evaluacin Combinada
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Aspectos generales de la Supervisin

Formas de Supervisin

(Cont.)

Mayor

SUPERVISIN CONTINUA

OBJETIVO Asegurar el mantenimiento de la eficacia del control interno

PARMETROS: Nivel de riesgo Adecuacin de la Supervisin Continua

Menor Menor
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EVALUACIONES PUNTUALES

Mayor

Equilibro de la Supervisin
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Aspectos generales de la Supervisin

Formas de Supervisin

(Cont.)

Caractersticas Especificas
SUPERVISIN CONTINUA Supervisores EVALUACIONES PUNTUALES Auditora Interna y Externa y autoevaluaciones Todos los componentes Peridica Direccin Superior (formal)

CARACTERSTICAS Ejecutores

Focalizacin Frecuencia Destinatario

Actividades de Control Peridica (recurrente) Nivel ascendente (formal e informal)

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Aspectos generales de la Supervisin

Formas de Supervisin

(Cont.)

Anlisis, monitoreo y control (accin preventiva)

+
Monitoreo

Monitoreo

Impacto

permanente

especial
Monitoreo

Monitoreo

_
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regular

frecuente

Probabilidad

Aspectos generales de la Supervisin

Diferenciacin con los controles directos

ACCIONES CORRECTIVAS

MEJORAS SITEMICAS

Busca la deteccin de controles

Pretende el mejoramiento de los controles

CONTROLES DIRECTOS Gerenciales

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OBJETIVOS

Supervisin Continua De procesamiento Independientes Evaluaciones Puntuales

Eficacia de los controles

Eficacia del proceso de control interno

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Aspectos generales de la Supervisin

Diferenciacin con los controles directos (Cont.)


CONTROLES DIRECTOS Control Minimizar riesgos

CARACTERSTICAS Naturaleza Objetivo

SUPERVISIN Control de controles Evaluar eficacia del proceso de Control Interno

Alcance
Frecuencia Resultados Propsito

Tareas
Constantes Deteccin Permite correcciones puntuales

Tareas, operaciones o sistemas


Peridica Informe formal o informal Permite correcciones generales

Evitar que transciendan errores

Mejorar la eficacia del proceso de Control Interno

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Aspectos generales de la Supervisin

Relacin con el control interno

Contribuye al mejoramiento de los objetivos del proceso de control interno para que la direccin superior a la que apoyan tengan la seguridad razonable en:

la confiabilidad de la informacin acerca del avance en el logro de los objetivos y metas y en el empleo de criterios de eficacia, eficiencia y econmica, expresados en informes de gestin, operativos y financieros

el cumplimiento de la legislacin y normativa interna vigente, incluyendo las polticas y los procedimientos emanados de la propia organizacin, y

en los niveles de calidad logrados en el desempeo real.


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SUPERVISIN CONTINUA

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Supervisin Continua

Definicin

Es la revisin y evolucin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte del control interno. Esta ntimamente relacionada con las actividades corrientes y se desarrolla principalmente con la aplicacin de las actividades de control directas y debe conducir a identificar controles dbiles, insuficientes o innecesarios
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Supervisin Continua

Alcance

Comprende los controles:


Controles regulares efectuados por la direccin superior y el nivel ejecutivo Determinadas tareas que realiza el personal en cumplimiento de sus funciones

gerenciales

de procesamiento
independientes

SUPERVISIN CONTINUA

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Supervisin Continua

Actividades de la Supervisin Continua

Comprobacin diaria de la efectividad del sistema de control Verificaciones de registros contra la existencia fsica de los recursos Anlisis de los informes de auditora, reporte de deficiencias, autodiagnsticos y otros

La supervisin continua implica la ejecucin de las siguientes actividades:

Comparacin de informacin generada internamente con otra preparada por entidades externas Reuniones de trabajo, comisiones especiales o crculos de calidad Deteccin de fraudes u otros actos indebidos

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Supervisin Continua

Caractersticas que deben reunir los supervisores

Mantener la autoestima del supervisado


Dirigirse con respeto sin afectar la dignidad de sus colaboradores

Centrarse en el producto
Concentrarse en el producto esperado de sus colaboradores

Fomentar la participacin de los colaboradores


Forma de comportamiento de los supervisores durante la supervisin continua:
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para motivar a sus colaboradores

Escuchar para motivar


Para generar en el colaborador la confianza y el deseo de desempearse eficientemente en el trabajo

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Supervisin Continua

Coaching
COACHING

Sistema que incluye procesos, estructuras, herramientas de trabajo y un estilo de liderazgo

Propsito

Atributos del coach

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Ayudar a los funcionarios a mejorar su aptitudes. Desarrollar las capacidades individuales y de grupo. Otorgar mucha responsabilidad, autoridad y autonoma.

Claridad Apoyo Construccin de confianza Mutualidad Perspectiva Riesgo Paciencia Confidencialidad Respecto

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EVALUACIONES PUNTUALES

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Evaluaciones Puntuales

Definicin

sirven para examinar y determinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisin continua

aseguran que el control interno logre los resultados deseados basndose en mtodos predefinidos y procedimientos

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cubren la evaluacin de la efectividad del sistema de control interno

Las evaluaciones puntuales:


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Evaluaciones Puntuales

Alcance y frecuencia
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales, depende de:
la significatividad de los riesgos la importancia de las respuestas a los riesgos los controles disponibles para gestionarlos

Depende del objetivo a ser evaluado:


Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la informacin, y Cumplimiento de leyes y normas. FRECUENCIA ALCANCE

Depende del tipo de evaluacin (completa o especifica), a raz de las siguientes razones:
Cambios importantes en la estrategia o gestin, Adquisiciones o enajenaciones, Cambios en las condiciones econmicas o polticas, y Cambios en las operaciones o los mtodos de procesamiento de datos.
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Evaluaciones Puntuales

Responsables de las Evaluaciones Puntuales


Direccin Ejecutiva
En forma de autoevaluaciones, en las que los responsables de una determinada unidad o funcin establecen la efectividad de los controles para sus actividades.

Auditores Internos
La evaluacin del control interno forma parte de sus actividades obligatorias y recurrentes y estos son realizados como: Parte de un examen, donde permite determinar con precisin el enfoque a desarrollar o como un examen independiente.

Auditores Externos (CGR, UAI Entes Tutores, FPA y PI)


Por mandato legal, la evaluacin del control interno tambin es parte de un examen, donde permite determinar el enfoque a aplicar, o como un examen independiente.
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Evaluaciones Puntuales

Proceso de evaluacin
Pasos a seguir en las evaluaciones
Generacin de informes y acciones correctivas

Planeacin

Ejecucin

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Define los objetivos y alcance Identifica al directivo del proceso a evaluar Conforma el equipo Define la metodologa y calendario Define el plan de evaluacin

Obtiene conocimiento del proceso Comprende el control interno Aplica mtodo de evaluacin Analiza los resultados Documenta las deficiencias Revisa y valida los resultados

Valida los resultados Obtiene comentarios y planes de correccin Emite el informe final de evaluacin

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Evaluaciones Puntuales

Metodologas y herramientas
Metodologas y Herramientas:
Diagramas de flujo del proceso Matrices de riesgo y de control
Manuales de referencia de riesgo y de control Benchmarking, empleando informacin interna, del sector o de empresas afines Tcnicas de auditora asistidas por computador Talleres de trabajo de autoevaluacin de riesgos y de control Cuestionarios
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Sesiones moderadas

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Evaluaciones Puntuales

Documentacin de soporte

Instituciones grandes
Manuales de polticas Organigramas formales Descripciones de trabajos Diagramas de flujo

DOCUMENTACIN

Instituciones pequeas

La alcance (extensin) de la documentacin depende de: el tamao, la complejidad, y factores similares

Mayores controles formales y menores controles informales


Hace mas eficiente la evaluacin, porque facilita el entendimiento de los empleados sobre como opera el sistema y sus roles particulares, y hace fcil modificarlo cuando sea necesario

Mayores controles informales y menores controles formales


Esto no significa que el control interno no sea efectivo, o que no pueda ser evaluado

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Evaluaciones Puntuales

Plan de accin
Decidir sobre el alcance de la evaluacin
(objetivos, componentes o actividades)

Identificar actividades que proporcionan tranquilidad


(tareas relevantes)

Analizar y considerar los hallazgos hechos por los auditores internos y externos (adecuado aceptable, adecuado con deficiencia o inadecuada) Priorizar las reas de mayor riesgo que exigen atencin inmediata
(riesgo alto, moderado o bajo)

Desarrollar un plan de evaluacin con segmentos cortos y largos


(alcance pretendido, oportunidad, metodologa, informes y seguimientos)

Realizar en conjunto evaluaciones puntuales


SUPERVISIN

Monitorear el progreso y la revisin de los hallazgos

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Resultados de la Supervisin

Rol de la Unidad de Auditoria Interna


La UAI favorecer al propsito de la supervisin, si estos: Desarrollan una planificacin estratgica en funcin a su nivel de riesgo

Formulan el POA y lo ejecutan con total independencia e imparcialidad


Obtienen un apoyo formal de la MAE de la entidad Tienen el acceso irrestricto a toda la informacin y archivo Disponen de manuales de procedimientos actualizados y aprobados Evitan la duplicacin de esfuerzos en el trabajo con la entidad tutora Ejecutan eficaz y eficientemente el programa operativo Mantienen un nivel actualizado de conocimientos Disponen de una estructura organizativa suficiente
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Emiten recomendaciones oportunas y aplicables Reflejan una imagen respetable de alto nivel tcnico
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Resultados de la Supervisin

Rol de la Auditora Externa


Apoyo de la Auditora Externa en la Supervisin: Califican la eficacia de los sistemas de administracin y control interno Opinan sobre la confiabilidad de los registros contables y operativos Dictaminan sobre la razonabilidad de los estados financieros Evalan los resultados de eficiencia y economa de las operaciones Realizan el anlisis de los sistemas operativos y administrativos y de las tcnicas y procedimientos de control interno incorporados en ellos. Evalan el trabajo de la unidad de auditora interna Evalan las inversiones y contratos o de los resultados de economa y eficiencia de las operaciones Realizan el anlisis legal de los resultados presentados en los informes de auditora interna y externa

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Supervisin Combinada
Cuanto mayor sea la eficacia de la supervisin continua menor ser la necesidad de evaluaciones puntuales

SUPERVISIN CONBINADA

EVALUACIONES PUNTUALES SUPERVISIN CONTINUA

SUPERVISIN

EFICACIA DE LA SUPERVISIN

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Informacin de deficiencias

RESULTADOS DE LA SUPERVISIN
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Resultados de la Supervisin

Informacin de deficiencias
Supervisin Continua Evaluaciones Puntuales Informacin de Terceros

DEFICIENCIAS

Deben informase a aquellos que tomarn las acciones necesarias

Es una condicin dentro de la cual un sistema de control interno es digno de atencin, en consecuencia una deficiencia:

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Es una situacin (hecho) que representa una debilidad percibida, potencial o real que puedan afectar la consecucin de los objetivos de la entidad

Es una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno a fin de proporcionar mayor probabilidad de que se logren los objetivos de la entidad
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Resultados de la Supervisin

Informacin de deficiencias (Cont.)


Ejemplo: Considerando que no existe ningn problema tan insignificante que no merezca una investigacin de sus implicaciones, un vendedor seala que las comisiones de venta ganadas fueron calculados incorrectamente. Causa: Efecto: Acciones a seguir: Interrogantes: Uso de un precio desactualizado de un producto particular Subestimacin de las comisiones, as como de la subfacturacin de los clientes (prdidas econmicas) Reclculo de todas las comisiones de los vendedores y la facturacin Por qu no se us el nuevo precio? Qu controles existen para asegurar que los incrementos en precios se ingresen al sistema de informacin correcta y oportunamente? Podra otro componente de control interno identificar el problema de manera oportuna, para que el vendedor no sea quien seale el error?
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Resultados de la Supervisin

Fuentes de informacin de las deficiencias

Sistema de Control Interno Supervisin Continua Fuentes de informacin de las deficiencias:


Incluyen las actividades administrativas y la diaria supervisin

Generan intuiciones al personal directamente implicado en las actividades de la entidad

Evaluaciones Puntuales
Aquellos ejecutados por la MAE, Auditor Interno y otros

Destacan reas con necesidades de mejora

Informacin de Terceros
De: clientes, proveedores y otros que colaboran con la entidad (auditores externos, rganos tutores y reguladores) SUPERVISIN

Informacin sobre el funcionamiento del sistema de control interno

Sus informes debern ser considerados cuidadosamente a causa de sus implicancias


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Resultados de la Supervisin

Destinatarios de los deficiencias

La informacin rutinaria, aquella generada por los empleados en la realizacin de las actividades operativas regulares

Al inmediato superior, y ste a todas las direcciones y estas a las personas que pueden o deberan actuar al respecto (comunicacin hacia arriba o lateralmente) A las personas que estn en posicin de tomar la accin correctiva (a travs de canales de comunicacin alternativos) A los responsables de la funcin o actividad implicada que estn en posicin de tomar la accin correctiva, y a nivel de administracin que es responsable directo de la persona Al nivel suficientemente alto para asegurar la accin apropiada

La informacin sensible as como de actos ilegales o impropios

Los hallazgos de deficiencias de control interno Cuando transcienden los lmites organizacionales
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Resultados de la Supervisin

Directrices para el reporte de deficiencias


Proporcionar la informacin necesaria sobre las deficiencias de control interno al lugar correcto, es crtico.
Requiere:
Informacin que afecta a las acciones o el comportamiento del personal bajo sus responsabilidad Informacin necesaria para alcanzar los objetivos especficos Informacin sobre infracciones serias de polticas y procedimientos Informacin que pudiera tener impacto financiero o implicancias estratgicas o que pueda afectar la reputacin de la entidad Informacin sobre deficiencias de control interno que afecta a sus unidades

Un Directivo Por ello se establecen protocolos donde se definen la informacin necesaria:


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Una MAE

La direccin ejecutiva

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Fin

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