Capitulo V- MODELO DE CONTROL INTERNO BASADO EN INFORME COSO

5.1 ASPECTOS GENERALES DEL MODELO

5.1.1. INTRODUCCION La propuesta del modelo de control interno, facilitar el desarrollo de las actividades operativas y administrativas de la cooperativa, la aplicacin de controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso, como la ejecucin de las actividades establecidas internamente. Se presenta detalladamente las herramientas de control por componentes, planteando actividades propias del control segn COSO, adems se presenta un manual de referencia para las actividades importantes de la cooperativa, presentamos una evaluacin global del sistema de control, donde se plantean interrogantes para evaluar por cada componente. El cul podr ser desarrollado por la administracin de la cooperativa para evaluar cuando se estimen necesario; se presenta un esquema de evaluacin para el cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una gua sobre las leyes aplicables, que servirn de indicador para verificar la atencin de sus obligaciones legales.

5.1.2 OBJETIVOS La propuesta esta diseada bajo el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras: A) Efectividad y eficiencia de las operaciones: se orienta a los objetivos bsicos del negocio en la cooperativa, incluyendo los de desempeo, la rentabilidad y la salvaguarda de los recursos. B) Confiabilidad de la informacin financiera: se relaciona con la preparacin de estados financieros, y C) Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables: se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la entidad.

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5.1.3. IMPORTANCIA DE LA APLICACIN La aplicacin de este modelo tiene como base principal hacer uso adecuado de los recursos materiales, humanos, salvaguardar sus activos y mejorar la imagen de la cooperativa ante sus clientes y se puede lograr los objetivos de COSO.

5.2. REA ADMINISTRATIVA Objetivo: Establecer factores de ambiente de control con el fin de mantener integridad, valores ticos y competencia del personal dentro de la entidad

5.2.1 Ambiente de Control: Estructura de las actividades del negocio: Produccin de concentrados Servicios de molido y mezclado Alquiler de maquinarias (verificar la salida y entrada del equipo en el tiempo acordado) Inventarios Insumos agrcolas Concentrados Materias primas Medicinas veterinarias

Ventas Insumos agrcolas Concentrados Materias primas Medicinas veterinarias

Despacho de los productos Verificacin de la salida de los productos

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Autoridad y responsabilidad: El consejo de administracin deber dejar claro a la gerencia la asignacin de autoridad y responsabilidad de forma descendente, para el desarrollo de las actividades operacionales, motivando al personal que usen su iniciativa en la orientacin y la solucin de problemas. Es importante conocer las oportunidades de mercado, en las operaciones de ventas y en las expectativas del cliente, la cul es competencia y responsabilidad de la informacin contable, la cul no se debe ignorar. La iniciativa y la capacidad para reaccionar rpidamente pueden mejorar la competitividad y la satisfaccin del cliente. Tambin se requiere que el consejo de administracin monitoree las actividades y los resultados.

Consejo de Administracin: El Consejo de Administracin es el principal responsable de los resultados finales que tenga la cooperativa, sean estos favorables o adversos, relacionados tanto con las actividades operativas como las financieras, por lo que es importante: Asignar autoridad y responsabilidad a la gerencia administrativa de las actividades a realizar. Revisar y verificar los informes recibidos por la gerencia, rea de produccin contabilidad y auditoria externa de los resultados obtenidos en cada periodo. Establecer polticas de compra y venta de insumos, materias primas, maquinaria, y otros. Exigir que se cumpla el 100% de los objetivos propuestos. Verificar el cumplimiento de Normas y Reglas establecidas por la Cooperativa.

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La gerencia: Es la responsable de ejecutar los planes y actividades asignados por el Consejo de Administracin, proporcionando informes de los resultados obtenidos, asignar actividades y solicitar informes a los jefes de rea. La junta de vigilancia: Es la responsable de monitorear las actividades de cada uno de los puestos, que cumplan con los requerimientos establecidos tanto para el rea administrativa como operativa; y al consejo de administracin que son los ms involucrados, apoyarse en los informes proporcionados por los auditores para verificar que las observaciones hayan sido corregidas en su oportunidad.

Integridad y valores ticos: Se comparten e informan los valores ticos; debern darse a conocer y aplicar el manual de conducta a todos los miembros de la cooperativa. 1. Los miembros de la cooperativa deben presentar una conducta apropiada. 2. Siempre debern usar el uniforme, conforme a las pautas de conducta sugeridas. 3. Ser discretos en la vida personal de los compaeros de trabajo. 4. Tratar con respeto a los superiores y compaeros dentro de la cooperativa en horas de trabajo. 5. Presentarse puntualmente a sus labores. 6. Cumplir adecuadamente y en el tiempo justo sus funciones y obligaciones. 7. El personal debe tomar conciencia sobre la importancia del control interno. 8. El personal debe conocer las polticas y procedimientos de la cooperativa para su efectiva aplicacin. 9. Incentivos en base a resultados para fomentar el ambiente y evitar que los empleados se involucren en actos inapropiados. Estn en pautas de conducta sugeridas

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Compromisos para la competencia: Este compromiso supone un espritu de los empleados dentro de la cooperativa; deber reflejarse en el conocimiento de los empleados y en sus habilidades para realizar las actividades individuales. Es necesario que los asociados de la cooperativa sientan la necesidad del cambio, buscando los medios para capacitar a sus empleados y mejorando el concepto y la imagen de su empresa. Adems, la capacitacin debe orientarse hacia la incorporacin de nuevas tcnicas en sus procesos operativos. El propsito de la cooperativa es lograr que los empleados sean eficientes y competentes en sus actividades individuales; tambin debe generar el ambiente favorable para que los empleados tengan la disposicin para involucrarse en otras actividades distintas a las que corresponden a sus funciones. El consejo de administracin deber considerar en su plan de trabajo no slo los objetivos y estrategias claramente definidos; si no adems conceder importancia a la reduccin de costos en las actividades operativas y administrativas.

Consejo de Administracin: En el caso de CAPCYSA, nos referiremos al consejo de administracin es el que rige, orienta y debe definir objetivos y los planes estratgicos de cada actividad ya esta semestral o anual.

Junta de Vigilancia: La junta de vigilancia deber verificar todo comportamiento y ejecucin de las actividades tanto del consejo de administracin como del personal

administrativo y operativo de la cooperativa.

Filosofa y estilo de operacin de la administracin. El consejo de Administracin deber asumir la administracin de la cooperativa con sus consecuencias refirindonos al conjunto de riesgos normales de un negocio. Para el logro del objetivo administrativo deber auxiliarse medio adecuado: de un

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Mantenerse informado de la situacin de la empresa Coordinar sus funciones Verificar si se esta actuando de acuerdo a las polticas establecidas Asegurarse de que se estn logrando los objetivos.

Estructura organizacional. Claridad en la definicin de las responsabilidades claves que competen tanto al consejo de administracin y la gerencia para administrar sus actividades. Este enfoque se dirigir hacia las actividades de operacin, elaboracin de los productos (concentrados), mercadeo (ventas), y atencin al cliente (servicio).

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Organigrama:
Asamblea General de Asociados Auditor externo Junta de Vigilancia Consejo de Administracin

Comit de Adquisicin y Sper Maquinaria

Comit Educacin

Comit de crdito y Comercializacin

Comit de Prod. Y Normas de calidad

Gerente General

Unidad Administracin Fabricacin de concentrado Secretaria Bodega Ordenanza Formulacin Contabilidad Molinero Vigilancia Fabricacin Mezcladora Molino Servicios Ambulantes Bodegas Servicio Mezclado y Molino

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5.2.2 EVALUACIN DEL RIESGO Valoracin de riesgos: Objetivo Establecer mecanismos para identificar los riesgos a que esta expuesta la entidad, a fin de que estos sean analizados y administrados eficientemente.

Riesgos: Toda entidad, esta sujeta a diversos riesgos tanto externos como internos, por lo que el consejo de administracin debe establecer objetivos generales y especficos, identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no sean logrados o afecten su capacidad para:

Salvaguardar sus bienes y recursos: Crear un sistema computarizado para el control de activos fijos, en el que se detallen todas las caractersticas de cada uno de los activos. Elaborar cuadro de depreciacin, por cada mueble y equipo, tomando en cuenta los porcentajes permitidos por las leyes y normas internacionales de contabilidad Verificar permanentemente las maquinarias que se alquilan,

corroborando hora y fecha de salida y entrada; adems chequear las condiciones fsicas del equipo, antes y despus que sean utilizadas. Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y a las instalaciones elctricas. Cada empleado de la cooperativa, debe velar por los mobiliarios y equipos asignados y responder por el cuando haya sido daado sin ninguna justificacin. Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos y

maquinarias, para que estas sean reparadas en el momento, evitando gastos mayores. Verificar la existencia fsica de los bienes con tarjetas de control y registros contables. Control del efectivo de caja. 72

Vigilar la administracin de cuentas por cobrar. Controlar la administracin de las cuentas bancarias. Control eficiente de los insumos y productos. Control efectivo en las ventas. Mantener ventaja ante la competencia Fabricar producto de mejor calidad Peso exacto del producto Mayor competitividad con precios mejorados Mantener su crecimiento competitivo.

Construir y conservar su imagen Calidad en los productos Mantener precios de mercado Atencin al cliente Entrega de los productos a tiempo.

Incrementar y mantener solidez financiera Reducir costos. Mejorar la calidad del producto. Buscar y mantener clientes potenciales.

Manejo del Cambio: Debe conocerse las fortalezas y debilidades tanto externas como internas; as como las oportunidades y amenazas que posee la cooperativa. Este es un proceso paralelo a la valoracin de riesgos, que implica la identificacin de las condiciones cambiantes, para identificar y comunicar sucesos que afecten a las actividades, objetivos de la cooperativa y el anlisis de las oportunidades asociadas riesgos. Es competencia del consejo de administracin, el que deber manifestar las situaciones difciles a la asamblea general. Adems deben analizar estratgicamente las fuerzas que se mueven en su entorno como los proveedores, clientes, competencia, productos sustitutos y competidores potenciales.

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5.2.3 ACTIVIDADES DE CONTROL: Objetivo: Determinar actividades de control en todos los niveles de la entidad que aseguren la aplicacin efectiva de las acciones establecidas por la administracin. Actividades de control con distintas caractersticas como preventivas, detectivas y correctivas: Aprobaciones y autorizaciones. Reconciliaciones. Segregacin de funciones. Salva guarda de activos. Fianzas y seguros. Anlisis de registro de informacin. Verificaciones. Revisin de desempeo operacionales Controles sobre procesamiento de la informacin.

Al igual encontramos tipos de controles como: Detectivos: diseado para detectar hechos indeseables. Ejerce una funcin de vigilancia, actan cuando se evaden los preventivos.

Preventivos: diseados para prevenir resultados indeseables, reducen la posibilidad de que se detecte, estn incorporados a los procesos en forma imperceptible, gua evitan que existan las causas.

Correctivos: diseado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrige causas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigacin y correccin de causa.

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Polticas y procedimientos: Establecer polticas a los empleados que puedan cumplirse: Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el horario de trabajo y con las actividades diarias. Los empleados debern realizar los procedimientos establecidos para cada una de las actividades. Las formulas del concentrado sern mejoradas solamente por sugerencias del consejo de administracin y la junta de vigilancia. Los insumos y productos daados o de mala calidad se vendern a precio de costo. Por cada compra debern hacerse al menos tres cotizaciones por producto. Al ingresar producto o insumo a la cooperativa, deber llevar anexo a la factura o nota de remisin, su respectiva orden de compra debidamente autorizada.

Control Sobre Los Sistemas De Informacin: Se necesitan controles sobre la totalidad de los sistemas: administrativo, financiero y de cumplimiento. Pueden aplicarse controles diferentes dependiendo del rea a monitorear, el proceso de la informacin puede ser computarizada y otros que son estrictamente manuales. Como su nombre lo indica, los controles de aplicacin estn diseados para controlar las aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto, autorizacin y validacin de las transacciones.

5.2.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN: Informacin: Estados financieros confiables y oportunos, permitirn conocer lo ocurrido con poco tiempo atrs para mejorar en el prximo periodo.

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Las polticas deben ser informadas a los miembros y empleados de la cooperativa para que estos conozcan hacia donde se orienta.

Comunicacin: Comunicarle los objetivos que tiene la entidad, a todos los miembros y empleados para que estos trabajen conjuntamente en funcin de los resultados. Los miembros y empleados de la entidad deben conocer las metas a corto y a largo plazo. Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en las actividades a realizar. Los responsables de rea deben conocer los procedimientos que deben seguir ya sea por medio de instructivos o manuales proporcionados por el consejo de Administracin. La gerencia debe elaborar circulares y hacerlas llegar a cada empleado, por cada actividad nueva a realizar.

Interno: Se refiere a la comunicacin interna que debe poseer la gerencia de la

cooperativa. Cuando se enven mensajes estos debern ser claros, respecto a las responsabilidades especficas de cada empleado, la administracin y hasta el mismo consejo de administracin; es importante que los mensajes se comuniquen correctamente.

Externa La comunicacin de partes externas es necesaria, porque proporcionan informacin importante para la cooperativa mediante canales de comunicacin abiertos, los clientes por las preferencias, los proveedores por las orientaciones significativas en el desarrollo de las demandas de la calidad del producto o servicio. Es competencia del consejo administracin y la gerencia.

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Evaluacin: Este es un proceso administrativo, este se centrar como evaluador para definicin de objetivos, anlisis de riesgos y administracin del cambio.

Medios De Comunicacin Los medios de comunicacin que deben usarse, son: circulares, memorando, notas en un peridico mural, reuniones semanales o quincenales con el personal, con miembros de la entidad, proveedores, clientes, en forma separada y junta para que pueda haber una excelente convivencia de las partes internas con las externas. Verbalmente puede dirigirse el jefe inmediato al subalterno y este a su jefe, siempre que sea importante.

5.2.5. MONITOREO Algunas de las actividades de monitoreo que debe realizar la entidad para obtener el logro de los objetivos y metas son las siguientes: Verificar las actividades que realizan los empleados de la entidad, por medio de guas de control, por parte de la gerencia. Los comits existentes debern cumplir con los lineamientos establecidos y verificar que las actividades se desarrollen conforme se requiere para lograr los objetivos.

La junta de vigilancia, debe tomar en consideracin los informes de Auditoria y los comits, para revisar los diferentes problemas que tiene la entidad y verificar que se tomen las medidas recomendadas para corregir los errores.

La junta de vigilancia debe estar pendiente de las actividades que realizan los miembros del Consejo de Administracin y verificar que estn de acuerdo al plan de trabajo propuesto, objetivos y metas de la cooperativa.

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Actividades de monitoreo continuo (Ongoing) La administracin, deber auxiliarse para el desarrollo de las actividades regulares, como la gestin operativa para verificar si el sistema de control interno esta funcionando. La informacin recibida de partes externas genere o sealen problema. La estructura organizacional sea la apropiada y las actividades de supervisin logren una visin amplia de las funciones de control y la identificacin de deficiencias. Comparar los activos fijos con los datos registrados. A travs de la informacin recibida por los auditores internos y externos fortalecer las deficiencias. Preguntar al personal peridicamente, si entienden y cumplen con las pautas de conducta de la cooperativa.

Evaluaciones Separadas: Realizar arqueos de caja sorpresivos, por el Auditor externo de la entidad. Realizar muestreo fsico sorpresivo de los inventarios, para comparar lo registrado en tarjetas, libros y existencias. Realizar muestreo de los productos elaborados, de forma sorpresiva Verificar conforme tarjetas de inventario, las existencias fsicas de los bienes muebles que posee la entidad. Tomar nota de las actividades realizadas por los empleados, de forma espordica.

Informacin de deficiencias: Es un proceso administrativo, en dnde la gerencia deber informar de los resultados del sistema de control interno, al consejo de administracin.

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5.3 REA FINANCIERA (CICLOS DE NEGOCIOS) Se ha diseado los ciclos de negocio: Ingresos, costos y gastos, Inventarios, prstamos, propiedad, planta y equipo, nominas, tesorera, produccin, servicios, contabilidad y ciclo de cumplimiento de leyes y regulaciones, porque consideramos como equipo que son los aplicables a la cooperativa.

5.3.1 CICLO DE INGRESOS Este ciclo representa los ingresos recibidos por CAPCYSA de R.L. y comprende desde el inicio, la Administracin, procesamiento de cobros. Las actividades por las que CAPCYSA de R.L., genera ingresos son: Venta de concentrados Prestamos otorgados Venta de insumos agrcolas, medicinas veterinarias, y fertilizantes Servicios de mezclado y molido Servicios de alquiler de maquinaria Alquiler de sillas y mesas Venta de agua. Alquiler de pastaje

Riesgos: No emitir factura, generara salida de producto sin ingresar efectivo a la empresa. Asignar crdito sin estudiar el record crediticio de los clientes y las Polticas de la cooperativa causara serios problemas de liquidez para la cooperativa. Proporcionar servicios a los clientes, sin llevar una orden de trabajo, ocasionara que muchos de ellos se retiren sin cancelar. Mantener al jefe de produccin con dos funciones como es el despacho de mercadera y responsable de produccin, acarreara posible salida de producto sin factura o producto de mala calidad. Ocupar el terreno que ha sido alquilado para pastaje, con fines diferentes. Puede pasar a nombre de terceras personas.

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No revisar el contrato donde se estipulan los fines para lo que ha sido alquilado el terreno y la cuanta mensual o anual a cobrar, podra estar siendo sub. valuado, es decir estar cobrando menos de lo que realmente debe ser. El terreno podra estar siendo sub. arrendado a terceras personas, sin tomar en cuenta el contrato.

1. Administracin y procesamiento de pedidos Actividades de control: a. Los pedidos de clientes se procesan solamente dentro de los lmites de crdito aprobados. b. El consejo de administracin aprueba los pedidos en cuanto a precios y condiciones de venta. c. La informacin de los pedidos se transfiere completa y correctamente a las reas de entrega y facturacin.

2. Facturacin, devoluciones sobre ventas y ajustes Actividades de control: a. Las facturas se elaboran y se registran correctamente. b. Las notas de crdito y ajustes a las cuentas por cobrar se calculan y se registran correctamente. c. Se emiten notas de crdito para todos los bienes devueltos y ajustes a las cuentas por cobrar de acuerdo con la poltica de la organizacin. d. Todas las notas de crdito se relacionan con una devolucin de bienes u otros ajustes vlidos. e. Todas las notas de crdito emitidas se registran. f. Las cuentas por cobrar reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. g. La informacin de ventas y cuentas por cobrar se presenta apropiadamente y se revela toda la informacin necesaria para la

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presentacin

razonable

el

cumplimiento

con

las

normas

internacionales de contabilidad o los requerimientos legales.

3. Procesamiento de cobros Actividades de control: a. La cobranza se registra en el perodo en el cual se recibe. b. La informacin de la cobranza se captura para su procesamiento correcto. c. Los descuentos en efectivo se calculan y se registran correctamente. d. Se monitorea la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar.

4. Mantenimiento del archivo maestro de clientes Objetivos de control: a. Todos los cambios al archivo maestro de clientes se capturan y se procesan oportunamente.

Actividades de Control a. Las rdenes de venta no son procesadas si los lmites de crdito del cliente se ven excedidos. b. La posicin financiera y anlisis de crditos de los clientes son monitoreados. c. Los lmites de crdito a los clientes son asignados en base a una evaluacin de los mritos de crdito y capacidad de pago. d. Las rdenes son aprobadas por el consejo de administracin en cuanto a los precios y condiciones. e. Las rdenes de ventas y/o trminos de las facturas y precios estn basados en una lista de precios aprobada. f. Las rdenes registradas y la informacin de las rdenes de cancelacin son comparadas contra la documentacin soporte por una persona independiente al proceso de captura de las rdenes. g. La informacin capturada de las facturas y notas de crdito es conciliada; la informacin no conciliada es corregida rpidamente.

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h. Las notas de crdito y ajustes a las cuentas por cobrar son calculadas y registradas correctamente. i. La gerencia monitorea la naturaleza, volumen e importes de las notas de crdito registradas, cancelaciones y otros ajustes a cuentas por cobrar. j. Todos los bienes entregados son facturados.

k. Las ventas registradas, mrgenes de utilidad y entradas varias de efectivo, son comparadas regularmente contra el presupuesto. l. Las notas de crdito emitidas son registradas en el perodo apropiado.

m. La informacin de Ventas y Cuentas por Cobrar es presentada de una manera razonable y es revelada toda la informacin necesaria para la presentacin razonable y de conformidad con normas internacionales de contabilidad o requerimientos legales.

5. Procesamiento de entradas de efectivo Actividades de Control: a. Las ventas en efectivo se registran usando una mquina registradora. Al cliente se le proporciona una copia del recibo y el total de recibos diarios de la mquina registradora es conciliado contra el efectivo depositado en el banco. b. Los estados de cuenta bancarios son conciliados regularmente con el mayor general. c. Las entradas de efectivo son analizadas y conciliadas para asegurar su completo y consistente registro en el perodo contable apropiado. d. La informacin de las entradas de efectivo es capturada para su procesamiento correcto. e. La informacin obtenida de las entradas de efectivo es editada y validada. f. Las transacciones de entradas de efectivo son agrupadas y la informacin capturada de estos grupos es conciliada g. El consejo de administracin debe registrados otorgados a los clientes. revisar el nivel de descuentos

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h. Debe monitorearse la cobranza oportuna de las cuentas por cobrar, por la Junta de vigilancia. i. Los procedimientos establecidos por el Consejo de Administracin para cuentas vencidas y no pagadas deben ser realizadas como se han planeado. j. Se debe preparar y analizar regularmente la antigedad de cuentas por cobrar. k. Los cambios registrados en el archivo maestro de clientes son comparados contra la documentacin fuente autorizada o confirmados con los clientes para asegurarse de que fueron capturados

correctamente. l. Los cambios importantes al archivo maestro de clientes son aprobados por el consejo de administracin. m. Debe revisarse peridicamente los contratos de arrendamiento de terreno, para evitar sean mal utilizados sin ganancias para la cooperativa. n. Verificar que el arrendatario, este dndole uso que se estipulo en el contrato y que pague la cantidad justa. o. Llevar un registro detallado de los pagos de arrendamiento efectuados por el arrendatario, tomando en cuenta las facturas emitidas. p. Los contratos de arrendamiento deben estar autorizados y presentados en el Centro Nacional de Registros; y guardados en un sitio seguro.

Responsables: a. Gerencia b. Auxiliar de contabilidad c. Cajera

Documentacin relacionada: a. Orden de compra b. Facturas c. Crditos fiscales

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d. Notas de recepcin e. Reportes de clientes f. Bitcoras g. rdenes de venta.

5.3.2. CICLO DE COSTOS Y/O GASTOS: El ciclo de costos y gastos, comprende todas las erogaciones efectuadas en concepto de gastos operativos y no operativos, as como los costos de materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin. - Riesgos: Salida de efectivo sin verificacin de la documentacin de respaldo (ordenes de compra, comprobantes de crdito fiscal, otros.) Compra de bienes y/o servicios no presupuestados en el plan anual y que no son tan necesarios para el funcionamiento de la cooperativa. Si las facturas no se capturan correctamente, las cuentas por pagar estarn errneas, as como las cuentas relevantes de gastos, inventario o activos

1. COMPRAS a. Las rdenes de compra se colocan solamente con requisiciones aprobadas. b. Las rdenes de compra se registran correctamente. c. Todas las rdenes de compra emitidas se capturan y se procesan.

2. Procesamiento de cuentas por pagar: Actividades de control: a. Los montos registrados en cuentas por pagar representan bienes o servicios recibidos. b. Los montos por bienes o servicios recibidos se deben registrar en el perodo correspondiente.

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c. Los activos y pasivos reflejaran los eventos y las condiciones econmicas existentes del negocio de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. d. La informacin financiera debe presentarse adecuadamente, revelando toda la informacin real de la cooperativa, cumpliendo con los requerimientos legales. e. Los gastos reales se deben comparan con el presupuesto de compras, elaborado en el plan de trabajo por la junta de vigilancia y se las da a conocer al consejo de administracin para que apruebe las variaciones importantes. f. Las mercaderas recibidas se deben comparar manualmente con los detalles de la orden de compra, los comprobantes de crdito fiscal g. las notas de recepcin de mercaderas, rdenes de compra y/o facturas pendientes se investigan oportunamente h. Los crditos fiscales que no concuerdan con las notas de entrada de mercaderas (u otras documentaciones de soporte apropiadas recibidas) se investigan; los pagos de las facturas que no concuerdan requieren aprobacin especfica de la gerencia. i. Las cuentas de gastos y otras relativas del mayor general se concilian contra los listados de respaldo (como la depreciacin contra el sistema de propiedades y de gastos por salarios y los registros de nmina) y las diferencias se resuelven oportunamente j. Las facturas por los servicios recibidos son autorizadas y acompaadas por la documentacin soporte apropiada. k. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas por pagar y las diferencias son investigadas. l. Los comprobantes de la mercanca recibida (documentacin que comprueba la entrega) se prenumeran, la secuencia de tales comprobantes se contabiliza. m. Las mercaderas recibidas, se revisan y/o se concilian para asegurar su registro completo y consistente en el perodo apropiado.

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n. Se prepara un listado de rdenes de compras pendientes por mercancas cuya propiedad es transferida antes de la entrega, con el propsito de crear el pasivo correspondiente. o. Las cuentas por pagar debern vlidas. ajustarse solamente por razones

Responsables: a. Gerencia, b. asistente administrativo, c. auxiliar de contabilidad, d. contador.

Documentacin relacionada: a. Estados de cuenta de proveedores. b. Auxiliar de proveedores y cuentas por pagar. c. crditos fiscales. d. Recibos e. Facturas. f. Notas de crdito. g. Plan anual. h. Ordenes de compra.

3. Procesamiento de desembolsos Actividades de control: a. Los desembolsos solamente se deben hacer por bienes y servicios recibidos. b. Los desembolsos se entregan a los proveedores correspondientes. c. Los desembolsos se registran correctamente en el perodo en el cual se realizan. d. La gerencia revisa la documentacin soporte antes de hacer efectivos los pagos.

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e. La gerencia revisa peridicamente los cheques pagados que son devueltos por firmas no autorizadas, alteraciones, y/o endosos.

Riesgo: Pagos no autorizados podran efectuarse a partes ficticias si los desembolsos no se hacen a los proveedores.

Actividades de Control a. Los cheques se endosan de manera restrictiva por el preparador para asegurar que se paguen al beneficiario especificado. b. La documentacin soporte llevara la leyenda cancelado una vez que se realiza el pago. c. Los cheques llevan la leyenda de NO NEGOCIABLE para asegurar que se pague al beneficiario especificado. d. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores se concilian regularmente con las cuentas del proveedor en los auxiliares de cuentas por pagar y las diferencias son investigadas. e. Los estados de cuenta bancarios se concilian con el mayor general regularmente. f. Todos los desembolsos se registran en el momento oportuno. g. El asistente administrativo revisa la antigedad de las cuentas por pagar e investiga las partidas inusuales. h. Los cheques daados se cancelan para evitar que se vuelvan a usar y se archivan para su inspeccin posterior. i. Los desembolsos realizados, se revisan para asegurar su registro

completo y consistente en el perodo contable apropiado. Responsable: a. Gerencia, b. asistente administrativo c. auxiliar de contabilidad Documentacin relacionada: a. Presupuesto anual de compras y gastos.

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b. Estados de cuenta de los proveedores. c. auxiliar de cuentas por pagar. d. Estados de cuenta bancarios. e. Facturas. f. Recibos.

g. Comprobantes de crdito fiscal. h. Notas de crdito.

4. Mantenimiento del archivo maestro de proveedores Actividades de Control a. La gerencia verifica peridicamente la informacin del archivo maestro de proveedores para mantenerla precisa y actualizada. b. Los cambios registrados en el archivo maestro de proveedores se comparan con los documentos fuente autorizados para asegurar que fueron capturados correctamente. c. La gerencia aprueba los cambios importantes al archivo maestro de proveedores. d. La informacin del archivo maestro de proveedores permanece pertinente.7

Responsables: a. Gerencia, b. auxiliar de contabilidad c. asistente administrativo.

Documentacin relacionada: a. Auxiliar de proveedores, b. Registro de informacin sobre proveedores.

"Pertinente" significa que el archivo maestro refleje las condiciones actuales.

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5.3.3. CICLO DE INVENTARIO Ciclo que representa las existencias de materia prima, insumos agrcolas, medicina veterinaria, fertilizantes, productos terminados (concentrado) y se toma en cuenta desde la adquisicin de materia prima o mercadera para la venta, administracin de esta, procedimientos de elaboracin de productos terminados y control de ellos. Riesgos: Adquisicin de materia prima y/o producto terminado sin cotizar al menos a tres proveedores, ocasionara producto de baja calidad y quizs de mayor costo. Esperar a que se terminen las existencias de materia prima y productos terminados, incurrira en adquirir a costos mas elevados y

probablemente no de la misma calidad que se requiere. No tener una cartera amplia de proveedores, limita la posibilidad de reducir costos y obtener mayores ganancias. Almacenamiento excesivo en bodegas generara endurecimiento en la materia prima y concentrado de baja calidad debiendo por lo tanto reducir precios. Almacenar insumos agrcolas, fertilizantes, herbicidas y otros en excesiva cantidad, generara perdidas a la cooperativa, pues si no se tiene control necesario de ellos en cuanto a su vencimiento se perdern. No llevar un control de materia prima y/o productos veterinarios e insumos agrcolas, defectuosos para ser devueltos a los proveedores, en el momento oportuno generara bajo rendimiento a la cooperativa. Llevar un control de existencias de forma computarizada, sin sistema que permita identificar mximos y mnimos de inventarios en momento preciso, generara poca informacin.

1. Administracin del inventario Objetivos de control: a. El inventario es vendible o utilizable. b. La salvaguarda del inventario es adecuada.

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c. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se relacionan con cambios vlidos de precios y diferencias con los inventarios fsicos se registran adecuadamente. d. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se registran, correcta y oportunamente en el perodo apropiado. e. El inventario refleja las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. f. La informacin financiera se presenta apropiadamente y se revela toda la informacin que es necesaria para la presentacin razonable y el cumplimiento con las normas profesionales o los requerimientos legales.

Actividades de Control: a. Debe tenerse a la mano un listado amplio de posibles proveedores de bienes y servicios, con detalle de ofertas, para poder evaluar las mejores. b. Debe realizarse al menos tres cotizaciones para la adquisicin de bienes y servicios, con al menos un mes de anticipacin antes que se termine la existencia. c. Se evala la mejor cotizacin en cuanto a precio y calidad de los bienes y servicios, para tomar decisiones. d. La venta de los productos terminados y el uso de las materias primas se evalan regularmente, incluyendo una revisin durante los recuentos del inventario fsico. e. El inventario se debe guardar en bodegas acondicionadas

ambientalmente y debidamente aseguradas, cuyo acceso se restringe a personal autorizado. f. Las materias primas rechazadas se deben separar adecuadamente de las dems materias primas y monitorear con regularidad para asegurar su devolucin oportuna a los proveedores.

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g. Los productos terminados rechazados, daados u obsoletos se separan adecuadamente de los dems productos terminados y se monitorean para asegurar su disposicin oportuna. h. Personal de seguridad monitorea todas las entradas y salidas de vehculos y se asegura de que toda mercanca que sale de las instalaciones vaya acompaada por documentacin debidamente registrada i. Los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se relacionan con cambios vlidos de precios y diferencias con el inventario fsico. j. La gerencia revisa y aprueba todos los ajustes registrados a los precios o a las cantidades del inventario. k. Todos los ajustes al inventario se comparan con los documentos fuente autorizados para asegurarse que se registraron con precisin. l. El inventario fsico se cuenta peridicamente por personas

independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el inventario. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del mismo, y stos se concilian con el mayor general. m. Todos los ajustes a los precios o a las cantidades de los inventarios se registran. n. Las cantidades del inventario segn el sistema de administracin del inventario se concilian regularmente con las cantidades de almacenaje. o. La cooperativa, debera adquirir un sistema computarizado que le permita identificar de forma inmediata, ingresos, costos y/o gastos, utilidades, inventarios mximos y mnimos que deben tenerse y que se tienen.

Responsables: a. Gerencia b. responsable de bodega

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c. responsable de produccin d. contabilidad.

Documentacin relacionada: a. Tarjetas de control de materia prima b. productos terminados e insumos agrcolas c. hojas de reportes.

2. Recepcin y almacenamiento de materia prima Actividades de Control a. La materia prima recibida se registra correctamente y se acepta solamente si se muestran las rdenes de compras debidamente autorizadas. b. La recepcin de materia prima se registra oportunamente y en el perodo apropiado. c. La materia prima defectuosa se devuelve oportunamente a los proveedores. d. Las mercaderas recibidas se comparan manualmente con los detalles de la orden de compra y/o con las facturas; las notas de recepcin de mercaderas, rdenes de compra y/o facturas pendientes se investigan oportunamente e. El inventario fsico se cuenta peridicamente por personas

independientes de quienes cotidianamente custodian o registran el inventario. f. Los recuentos del inventario se concilian con los registros del mismo, y stos se concilian con el mayor general. g. Las mercaderas recibidas se anotan en el cuaderno de bitcora, mismo que se concilia con las entradas registradas en el sistema de administracin del inventario, el cual se usa para registrar los movimientos del inventario en los registros financieros. h. La junta de vigilancia verifica las compras registradas con base en su conocimiento de las actividades cotidianas.

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i. Un sistema integrado de aplicaciones ejecuta las funciones de elaboracin de requisiciones de compra, administracin de inventarios y cuentas por pagar. En el mayor general se actualizan automticamente la recepcin de mercaderas y las erogaciones por las mismas.

3. Manejo de la produccin/costos del inventario Actividades de control: a. Todos los costos de produccin registrados son consistentes con los gastos directos e indirectos reales asociados con la produccin. b. Todos los gastos directos e indirectos asociados con la produccin se registran correctamente como costos de produccin y en el perodo apropiado. c. Todas las transferencias de unidades completas de produccin al inventario de productos terminados se registran completa y

correctamente en el perodo apropiado. d. Todos los productos defectuosos y el desperdicio que resulta del proceso de produccin son vlidos y se registran completa y correctamente en el perodo e. Los productos terminados devueltos por los clientes se registran

completa y correctamente en el perodo apropiado. f. Los productos terminados recibidos de la produccin se registran completa y correctamente en el perodo apropiado. g. Los productos devueltos por el cliente se aceptan solamente de acuerdo con las polticas de la cooperativa.

4. Mantenimiento al archivo maestro del inventario. Actividades de control: a. Solamente se realizan cambios vlidos al archivo maestro de administracin del inventario. b. Todos los cambios vlidos al archivo maestro de administracin del inventario se capturan y se procesan oportunamente.

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c. El archivo maestro de administracin del inventario permanece pertinente.

Responsables: a. Auxiliar de contabilidad b. gerencia. c. cajera. d. responsable de bodega e. responsable de produccin.

Documentacin relacionada: a. Orden de compra b. Facturas c. crditos fiscales d. notas de recepcin gerencia e. Tarjetas de control de inventarios

5.3.4. CICLO DE PRSTAMOS Comprende el otorgamiento de prstamos por parte de la cooperativa, como la adquisicin de prstamos en concepto de financiamiento, para la generacin de mayores utilidades. Riesgos: a. La difcil recuperacin de crditos, por no aplicar las polticas de crdito establecidas en la cooperativa. b. Impacto de morosidad, por no prever la capacidad del asociado c. Calculo inadecuado de intereses, generara que no entre la totalidad de los ingresos a la cooperativa. d. No aplicar los pagos oportunamente a la cuenta de cada asociado, reflejara la situacin actual de los asociados y de la entidad. e. Robo de efectivo, por no emitir factura o recibo con numeracin correlativa debidamente autorizada.

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1. PRSTAMOS Actividades de control: a. La deuda registrada representa un pasivo de la cooperativa. b. Todos los prstamos se registran correctamente y en el periodo

apropiado, en cuanto a montos y condiciones. c. Todos los intereses se calculan correctamente y se registran en el perodo apropiado. d. Todos los pagos por prstamos se registran correctamente en el perodo apropiado. e. Los prstamos se pagan de acuerdo con las condiciones de los mismos. f. Los prstamos reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. g. La informacin financiera se presenta apropiadamente y se revela toda la informacin que es necesaria para la presentacin razonable y el cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los requerimientos legales. h. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general reveladas representan operaciones vlidas, se registran en el perodo apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros. i. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan correctamente y se registran en el perodo apropiado. j. Todas las operaciones de prstamos deben ser aprobadas por el comit de auditoria. k. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el registro de prstamos y se toman acciones por las diferencias. Responsables: a. Gerencia, b. auxiliar de contabilidad, c. comit de compras, d. comit de crditos

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Documentacin relacionada: a. Estados de cuentas bancarios b. Carteras de prestamos de clientes c. Libro control de inversiones

3. Administracin de operaciones Actividades de Control: a. El consejo de administracin aprueba y comunica al comit de crdito las polticas y procedimientos de la organizacin relativas a las actividades con operaciones derivadas y el cumplimiento del monitoreo. b. La junta de vigilancia aprueba las operaciones derivadas para asegurarse que son vlidas y se est cumpliendo con las polticas y procedimientos de la cooperativa c. Las conciliaciones de las cuentas de las operaciones derivadas del mayor general son realizadas utilizando los auxiliares y otra

documentacin que soporten los valores justos de los derivados. d. Las confirmaciones recibidas de la contraparte se concilian regularmente con los registros internos por personas independientes de la funcin de tesorera; las discrepancias se resuelven rpidamente por personas independientes de la funcin de tesorera. e. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan correctamente y se registran en el perodo apropiado. f. Los gastos por intereses se concilian con los estados de cuenta de terceros y las diferencias se resuelven rpidamente. g. La gerencia programa por anticipado los gastos por intereses, los

cuales se concilian con los gastos registrados y se revisan para asegurar que los gastos por intereses registrados son vlidos y se registran oportunamente. h. Las operaciones derivadas reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando.

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Responsable: a. La gerencia b. Contabilidad c. Asistente administrativo Documentacin relacionada: a. Estados de cuentas b. Auxiliar para registrar las inversiones

5.3.5 CICLOS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (INMOVILIZADOS) Cuenta del sistema contable de la empresa, representa los activos destinados a la realizacin de las actividades operativas de la empresa como Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo de Oficina, Instalaciones y Obras en proceso (construcciones o remodelaciones sin terminar). comprende desde la adquisicin de activo fijo, el desgaste por uso de dichos activos genera depreciacin y/o amortizacin, administracin, procedimientos de control hasta la baja de activos fijos e intangibles.

Riesgos No llevar registros detallados de los bienes de la empresa, no revelara la informacin actualizada de la cooperativa, o perderse en cualquier momento por no llevarlos. No verificar permanentemente las salidas y entradas de maquinarias que se alquilan, generara mal uso de dichas maquinas como utilizarlas mas del tiempo convenido sin que esta reciba la totalidad del os ingresos. No proporcionar mantenimiento preventivo constante a las maquinarias, acarreara gastos mayores para la empresa. No reportar oportunamente las fallas de los equipos y maquinarias, ocasionara dejar de producir en temporadas altas de la cooperativa, perdida de clientes potenciales.

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Actividades de control 1. Adquisicin de activos fijos a. Las adquisiciones de activos fijos se registran correctamente y en el perodo apropiado.

2. Depreciacin de activos fijos a. Los cargos por depreciacin se calculan y se registran correctamente el periodo apropiado.

3. Bajas de activos fijos a. Las bajas de activos fijos registradas representan bajas reales. b. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente en el perodo apropiado.

4. Administracin de los activos fijos Actividades de control: a. Los registros de mantenimiento del activo fijo se llevan con precisin. b. Los activos fijos deben ser salvaguardados adecuadamente. c. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan

oportunamente. d. Los activos fijos reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. e. La informacin financiera se debe presentar apropiadamente y se

revela toda la informacin necesaria para la presentacin razonable y el cumplimiento de normas internacionales de contabilidad o los

requerimientos legales. f. El consejo de administracin prepara programas para el mantenimiento de los activos. g. La junta de vigilancia revisa peridicamente las actividades de mantenimiento de los activos, segn el registro de la historia de

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mantenimiento del activo, para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la gerencia. h. Las actividades de mantenimiento del activo se ingresas y se validan en la entrada de informacin. i. Los activos fijos estn salvaguardados adecuadamente; se ubican en un rea de seguridad apropiada, donde se restringe el acceso a personal no autorizado. j. El personal de seguridad monitorea por instrucciones de la junta de vigilancia todas las entradas y salidas de los vehculos y se asegura de que toda mercadera que sale de las instalaciones vaya acompaada por documentacin debidamente requerida (por ejemplo, una nota de entrega o nota de devolucin de mercaderas). k. Se adjuntan etiquetas de identificacin prenumeradas a los activos fijos cuando se adquieren para facilitar la identificacin fsica de los mismos y el registro de sus detalles. l. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las polticas importantes relacionadas con los activos fijos. m. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan

oportunamente. n. La actividad de mantenimiento se registra en hojas/rdenes de trabajo prenumeradas; cuya secuencia numrica de tales formas se contabiliza. o. La administracin revisa peridicamente las valuaciones de mercado y/o la posibilidad de realizacin de los activos fijos para identificar bajas de valor permanentes y registrarlas adecuadamente.

5. Mantenimiento de archivo maestro (base de datos) de los activos fijos: Actividades de control: a. Solamente se realizan los cambios vlidos a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos. b. Los cambios a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos se procesan oportunamente.

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c. La gerencia revisa peridicamente los registros y/o la informacin del archivo maestro de activos fijos para mantener su precisin y actualizacin. d. Se realizan recuentos peridicos de activos fijos y se concilian con los registros y/o con el archivo maestro de los mismos. e. Los cambios contabilizados en los registros y/o en el archivo maestro de activos fijos se comparan con los documentos fuente autorizados para asegurarse de que fueron registrados correctamente. f. La gerencia ejecuta todos los cambios efectuados a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos. g. La gerencia verifica las adquisiciones de activos y los convenios de financiamiento correspondientes (incluyendo la consideracin del presupuesto de desembolsos de capital), antes de que se autoricen. h. La gerencia verifica el cumplimiento con todas las polticas importantes relacionadas con los activos fijos. i. Los saldos del activo fijo y de la depreciacin acumulada se conectan de un ciclo de procesamiento al siguiente, usando informacin obtenida sobre la adquisicin y la disposicin de activos y sobre el gasto por depreciacin, de manera independiente. j. Las solicitudes para cambiar la informacin del registro y/o del archivo maestro de activos fijos se registran y se presentan en una bitcora, la secuencia se contabiliza para asegurarse de que todos los cambios solicitados se procesen oportunamente. k. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes, despus o al final de un perodo contable se revisan y/o se concilian para asegurar el registro completo y consistente en el perodo contable apropiado. l. Todos los documentos fuentes autorizadas que soporten las

adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la informacin del registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron registrados.

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Responsables: a. Gerencia, b. Auxiliar de contabilidad.

Documentacin relacionada: a. Archivo maestro de activos fijos, b. presupuesto de desembolso de capital, c. comprobantes de adquisicin de activos fijos, d. polticas y procedimientos de activos fijos, e. auxiliar de activos fijos, f. bitcoras o tarjetas de control de cada bien.

6. Depreciacin de activos fijos Actividades de Control: a. Los saldos del activo fijo y de la depreciacin acumulada se conectan de un ciclo de procesamiento al siguiente, usando informacin obtenida sobre la adquisicin y la disposicin de activos y sobre el gasto por depreciacin, de manera independiente. b. Las tasas y mtodos de clculo de la depreciacin se revisan peridicamente para asegurarse de que sean razonables y que estn de acuerdo con legislacin vigente y Normas internacionales de

contabilidad. c. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las polticas importantes relacionadas con los activos fijos.

7. Bajas de activos fijos Actividades de Control: a. La junta de vigilancia revisa peridicamente los registros y/o la informacin del archivo maestro (base de datos) de activos fijos para mantener su precisin y actualizacin.

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b. El consejo de administracin aprueba todas las bajas de activos fijos registradas. c. Las solicitudes para cambiar la informacin de los registros y/o del archivo maestro de activos fijos se registran y se presentan en formas prenumeradas; la secuencia numrica de tales formas se contabiliza para asegurarse de que todos los cambios solicitados se procesen oportunamente. d. Todos los documentos fuentes autorizadas que soportan las

adquisiciones, disposiciones y otros cambios a la informacin del registro y/o archivo maestro de activos fijos se comparan con el registro y/o archivo maestro de activos fijos para asegurarse de que fueron registrados. e. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente. f. Las operaciones relacionadas con los activos que se realicen, antes, despus o al final de un perodo contable se revisan y/o se concilian para asegurar el registro completo y consistente en el perodo contable apropiado. Responsables: a. Contabilidad. b. Gerencia y asistente administrativo c. Jefes de bodegas d. Jefes produccin Documentacin relacionada: a. Tarjetas de control de activos fijos b. polticas contables de activos fijos. c. Archivo maestro de activos fijos

5.3.6. CICLO DE NMINAS Representa los procedimientos de la contratacin de personal, la creacin de expedientes para cada empleado, el registro del tiempo trabajado, calculo de remuneraciones, horas extras, vacaciones, calculo de retenciones legales, y baja de nomina por terminacin de contrato o despido.

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Riesgos: Creaciones de plazas fantasmas, ocasionara perdida a la cooperativa. Contratacin de personal con falta de capacidad para realizar las actividades. Que el proceso de contratacin sea de acuerdo a las polticas de recursos humanos y manual de funciones. Que se incumpla al empleado con los beneficios establecido en la contratacin. Que se contrate personal para actividades inoperantes que fail pueda realizar otro empleado.

1. Terminacin De Contratos Del Personal Actividades de control: a. Los empleados que dejan de laborar para la cooperativa se dan de baja en el archivo maestro de la nmina. b. Los empleados dejan de laborar para la Cooperativa de acuerdo con requerimientos legales.

2. Registro de tiempos Actividades de control: a. La informacin relativa al tiempo y asistencia registrados refleja el tiempo real trabajado y est autorizado. b. Todo el tiempo trabajado se procesa correcta y oportunamente.

3. Clculos de las nminas Actividades de control: a. La nmina (incluyendo remuneraciones y retenciones) se calcula y se registra correctamente en perodo apropiado. b. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nmina reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando.

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c. La informacin financiera se presenta apropiadamente y se revela toda la informacin que es necesaria para la presentacin razonable y el cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los requerimientos legales.

4. Desembolsos de la nmina Actividades de control: a. Los desembolsos de la nmina y los gastos registrados de la misma se relacionan con el tiempo real trabajado.

5. Mantenimiento del archivo maestro de la nmina a. Todos los cambios vlidos a la base de datos de la nmina se capturan y se procesan oportunamente. b. Solamente se realizan cambios vlidos a las tarifas de retencin de la nmina. c. Todos los cambios vlidos a las tarifas de retencin de la nmina se capturan y se procesan oportuna y correctamente. d. Las tarifas de retencin de la requerimientos legales. Actividades de Control: a. La informacin del archivo maestro de la nmina se revisa nmina son consistentes con

peridicamente en cuanto a su exactitud y pertinencia continua. b. El gerente revisa peridicamente los listados de los empleados actuales dentro de cada rea y notifica al consejo de administracin los cambios necesarios. c. Los cambios registrados al archivo maestro de la nmina se comparan con la documentacin fuente autorizada para asegurarse de que fueron capturados correctamente. d. Todos los nuevos empleados les dan la incorporacin en el archivo maestro de la nmina.

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e. Las variaciones entre el archivo maestro de la nmina y el sistema de registro de tiempos se investigan y se toman las acciones apropiadas, si es necesario. f. La junta de vigilancia monitoreara el cumplimiento con las polticas y procedimientos relacionados con la terminacin de la relacin laboral, incluyendo el cumplimiento con los requerimientos de reglamentacin legal. g. La gerencia revisa el cumplimiento con todas las polticas importantes relacionadas con el personal y las compensaciones. h. Las transacciones de la nmina realizadas, se revisan y/o se concilian para asegurar su registro completo y consistente en el momento contable apropiado. i. Los registros de nmina detallados muestran toda la informacin pertinente que describe la nmina (incluyendo la compensacin total, los impuestos directos relacionados y otras retenciones) y se cuadran los saldos relacionados, de forma oportuna, con las cuentas o ajustes correspondientes del mayor general por personas quienes no tienen acceso ilimitado con el efectivo. j. La gerencia estudia y aprueba los informes de la nmina de sueldos y por hora (incluyendo la informacin de remuneraciones y retenciones). k. La gerencia estudia las horas extra trabajadas, para que procedan al pago de las mismas a todos los empleados asalariados. l. Las acumulaciones/provisiones relacionados con la nmina reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. m. La informacin financiera se debe presentar apropiadamente y revelar toda la informacin necesaria para la presentacin razonable y el

cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los requerimientos legales. n. El acceso a las transferencias bancarias relacionadas con la nmina se restringe al personal autorizado.

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o. Los empleados firman por el efectivo recibido; la junta de vigilancia monitorea su cumplimiento.

Responsables: a. La gerencia b. Jefes de rea c. Auxiliar de contabilidad

Documentacin relacionada: a. Contrato de trabajo b. Planillas de sueldo c. Solicitudes de actualizacin, bitcoras.

5.3.7 CICLO DE TESORERIA Este ciclo comprende aquellas operaciones relacionadas con ingresos, desembolsos como Administracin del efectivo e inversiones, custodia del

efectivo y dems valores, riesgos que pueden darse, procesamiento de transacciones.

1. Administracin del efectivo e inversiones Objetivos de control a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa. b. Las inversiones registradas se afectan por las compras, ventas y vencimientos de las inversiones. Riesgos: Registro de operaciones en periodos diferentes, gastos de intereses, ingresos por dividendos y ganancias o prdidas o contabilizarse en momento que no se ha dado. Los estados financieros pueden no ser elaborados oportunamente o presentarse incorrectamente.

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El efectivo y dems valores pueden perderse, sustraerse o destruirse si no se le mantiene en un sitio seguro. No llegar a satisfacer las necesidades de recursos financieros en el momento que estas se presenten. La cooperativa puede correr el riesgo de llegar a obtener financiamiento en condiciones que no le son favorable como incurrir en costos financieros demasiado altos. Hacer inversiones en contravencin a reglamentos o Polticas establecidas por el estado, puede ocasionar desestabilizacin o debilitamiento de su capital de trabajo. Las inversiones a largo plazo y los ttulos o valores se presentaran sobreestimados, si no se valan y registran correctamente las bajas o disminuciones de valor.

Actividades de control: a. Las inversiones registradas representan activos de la cooperativa. b. Toda transaccin o ingreso por inversiones se calcula y se registra correctamente en el perodo apropiado. c. Los prstamos y las inversiones reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. d. La informacin financiera se presenta apropiadamente y se revela toda la informacin que es necesaria para la presentacin razonable y el cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad o los requerimientos legales. e. La Junta de vigilancia verificara las compras, ventas y vencimientos de las inversiones registradas, con base en su conocimiento de las actividades cotidianas. f. Las inversiones y cuentas relacionadas en el mayor general se concilian con el soporte detallado y las diferencias se resuelven de manera oportuna.

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g. La gerencia, empleados independientes o los auditores internos realizan pruebas directas (otras distintas a la revisin analtica) al registro y conciliacin de las inversiones y cuentas relacionadas. h. Las transacciones por inversiones realizadas, se analizan y se concilian para asegurar su registro completo. i. La gerencia revisa peridicamente las valuaciones y/o la posibilidad de realizacin de las inversiones para identificar los ajustes de valor justo y para registrar adecuadamente dichos ajustes. j. Las operaciones derivadas registradas representan activos o pasivos de la cooperativa, al igual que operaciones fuera del balance general reveladas representan operaciones vlidas, se registran en el perodo apropiado y se presentan adecuadamente en los estados financieros. k. Todos los gastos por intereses en operaciones derivadas se calculan correctamente y se registran en el perodo apropiado. l. Todas las operaciones de prstamos deben ser aprobadas por el comit de auditoria. m. Los estados de cuenta recibidos de los prestamistas se concilian con el registro de prstamos y se toman acciones por las diferencias.

Responsables: e. Gerencia, f. auxiliar de contabilidad,

g. comit de compras, h. comit de crditos Documentacin relacionada: d. Estados de cuentas bancarios e. Carteras de prestamos de clientes f. Libro control de inversiones

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5.3.8. CICLO DE PRODUCCIN Objetivos de control: Esta enfocado a la actividad principal de la empresa como es la transformaron de materias primas en producto terminado (concentrado). Comprende los riesgos a que esta expuesta, la adquisicin de materia prima, administracin de esta, procedimientos de transformacin de materia prima a producto terminado y traslado a inventario. Riesgos: Producto terminado de baja calidad, ocasionara perdidas en la empresa, puesto que no tendra aceptacin en los clientes. Almacenamiento excesivo de materia prima provocara compactacin y por lo tanto bajo rendimiento en los productos terminados. Poco control de calidad en la aplicacin de la formula generara producto de mala calidad y poca aceptacin, incluso devoluciones constantes. Poco control en el peso y medida exacta de los productos acarreara inconformidad en los clientes y posibles prdidas a la cooperativa. Mantener o utilizar la zona de produccin como despacho de mercadera quita concentracin del jefe de produccin y por lo tanto descuida por momentos ambas funciones, lo que puede generar perdidas a la cooperativa. Mantener una sola empresa como proveedora de materia prima, ocasionara escasez de esta. en temporadas de mayor venta y perdida de clientes. Exceso de confianza entre empleados genera descuido en las zonas asignadas a cada responsable, como las reas de almacenaje o bodega. Desperfectos en maquinarias, generara baja en la produccin de concentrados. Mal uso de maquinaria, acarreara bajo rendimiento de esta, desperfectos y por lo tanto gastos a la cooperativa.

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Actividades de Control: a. Establecer un buen control de calidad de la formula a utilizar para la elaboracin de concentrados. b. El jefe de produccin no debe descuidar la aplicacin de la formula segn requerimientos especficos. c. Debe apegarse al plan anual para la adquisicin de materia prima, evitando as que esta se dae por el exceso o por el tiempo lluvioso. d. Deben tenerse como mnimo tres proveedores potenciales para la compra de materia prima y as evitar escasez y prdida de clientes. e. El jefe de rea de produccin debe estar pendiente del peso y medida exacta del concentrado. f. El responsable del rea de produccin deber llevar un control exacto de cantidad de materia prima que ha entrado de bodega y cantidad exacta de producto terminado al final de cada da. g. El responsable del rea de produccin deber llevar un control de la materia prima que se ha desperdiciado en el acarreo desde bodega. h. El responsable de produccin deber enviar un reporte al departamento de contabilidad, de la cantidad de materia prima recibida por cada una de ellas, as como de los productos elaborados. i. Mantener un plan de mantenimiento preventivo permanente para aquellas maquinas que permanecen en el rea de produccin. j. El responsable de rea deber supervisar peridicamente el funcionamiento de cada una de las maquinas utilizadas en el proceso productivo. k. Capacitar a los obreros en el uso adecuado de las maquinas. l. Establecer un rea de despacho, diferente a la de produccin. m. Reunir a los empleados peridicamente e informarles que deben cumplir con sus funciones

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n. Recordar a los empleados peridicamente cuales son sus responsabilidades y sus derechos, en su puesto de trabajo, ya sea verbalmente, por memorando, peridico mural, otros. o. Los costos de materia prima, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

5.3.9. CICLO DE SERVICIOS Objetivos de control: Representa una de las actividades para la generacin de ingresos de la cooperativa, como mezclado y molido. Comprende los riesgos a que esta expuesto, desde la llegada de materiales para el mezclado y molido, adquisicin de materiales para molerlo y mezclarlo, servicio de alquiler de maquinaria. Riesgos: Salida de materia prima por exceso de confianza entre empleados y clientes Servicios prestados sin facturarse, ocasionara perdidas a la cooperativa Maquinaria sin control de horario de salida y entrada a la cooperativa, podra ser utilizada para otras actividades sin retribuirle a esta por el uso. Bajo rendimiento de las maquinarias que prestan servicios fuera de la cooperativa, por desperfectos. Actividades de control: a. Llevar un control de horario de entrada y salida de la maquinaria b. Estimar el tiempo de uso de la maquinaria cuando presta servicios fuera de la cooperativa. c. Establecer un plan de mantenimiento preventivo para las maquinarias que prestan servicios fuera de la cooperativa. d. Llevar un control detallado de los clientes que llegan a alquilar maquinaria, por fecha, hora y cdigo de maquina.

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e. Elaborar un documento firmado por el cliente en el que se comprometa a costear los daos ocasionados por el mal uso de dicha maquina o por otras causas. f. El vigilante deber chequear el estado fsico de las maquinas cuando salen de la empresa y verificar cuando regresan, as como el horario que ha sido convenido. g. Se deber elaborar una factura adicional, por el tiempo que se ha tardado el cliente en devolver la maquina, cuando este sea mayor a una hora. h. La maquinaria deber salir solo con autorizacin del responsable.

5.3.10. CICLO DE CONTABILIDAD Comprende los objetivos de control, los riesgos a que esta expuesta la informacin financiera y actividades de control que deben realizarse para evitar los riesgos.

Objetivos de control Registrar oportuna y correctamente las operaciones realizadas por la empresa, as como la presentacin razonable de la informacin financiera. Evitar omisiones en registro de eventos que afecten de manera significativa las operaciones de la cooperativa. Clasificar adecuadamente las cuentas de manera que la informacin financiera este acorde a su naturaleza.

Riesgos: Asientos o registros contables incorrectos, presentaran informacin errnea u ocultaran hechos dolosos. Omisin de registro de eventos importantes, afectaran

significativamente las operaciones de la cooperativa.

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Perdida de comprobantes de respaldo generara informacin financiera no razonable o poco confiable. Presentacin incorrecta de Estados financieros, debido a errores aritmticos, clasificacin inadecuada de cuentas, tipos de cambios incorrectos.

Actividades de control: a. Utilizar adecuadamente el sistema contable diseado para la

cooperativa. b. Aplicar correctamente las polticas contables establecidas por la empresa c. Registrar en el momento preciso y oportuno las transacciones efectuadas por la cooperativa. d. Sustentar con documentacin de respaldo todas las transacciones efectuadas por la cooperativa, tanto de ingresos como de egresos. e. Elaborar tarjetas de control de bienes muebles, por cada uno de ellos, reflejando estado fsico, fecha de adquisicin, vida til estimada y valor neto. f. Guardar en sitio confiable los archivos de respaldo de cada una de las transacciones realizadas. g. Evitar el acceso a cualquier otro(a) empleado(a) que pueda manipular la documentacin de respaldo para evitar alteraciones. h. Registrar la materia prima recibida a precio de costo, adicionndole los costos que se incurran hasta llevarla a bodega, separndola una de otra. i. Descontar de materia prima las cantidades que salgan de almacn hasta el departamento de produccin a produccin en proceso. j. Registrar la produccin terminada contra la produccin en proceso, especificando cantidad de quintales de concentrado elaborados, de acuerdo a los costos. k. Descontar terminados. los concentrados vendidos, del inventario de productos

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l. La valuacin de los inventarios, debe realizarse de acuerdo a las Polticas contables de la cooperativa. m. La valuacin de los activos inmovilizados, debe realizarse de acuerdo a las Polticas contables de la cooperativa, sin contradecir la ley de Impuesto sobre la renta. n. La elaboracin de los estados financieros, es responsabilidad del contador. o. Los estados financieros debern ser autorizados por el contador, auditor externo y por la gerencia de la cooperativa. p. Los estados financieros deben ser presentados por la gerencia al consejo de Administracin y aprobados por esta. q. Los estados financieros de cada ejercicio, debern ser presentados a junta general de asociados y aprobados por ellos.

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5.3.1 CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES 5.3.1.1 Evaluacin sobre el cumplimiento de leyes (Se considero como ms necesario la evaluacin en el cumplimiento de leyes). Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General de Asociaciones Cooperativa. -Esta Artculos Relacionados Descripcin integrada y la vigilancia Direccin, de la - La direccin, administracin y vigilancia de la cooperativa, debe estar integrada por Asamblea General de Asociados, Consejo de Administracin y la Junta de Vigilancia. C N/C Consideraciones

administracin

cooperativa segn art. 32?

-Cumple el Consejo de Administracin, la junta de vigilancia y los asociados, con los acuerdos tomados por la Asamblea General de Asociados, segn Art.33?

- Los acuerdos tomados en Asamblea general de Asociados, es de obligato riedad que sean cumplidos, por la

administracin y el resto de asociados, siempre que estn de conformidad a esta ley, su reglamento o los estatutos.

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Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General de Asociaciones Cooperativa

Artculos Relacionados Descripcin -Estn establecidas las atribuciones de la Asamblea General de Asociados, en los estatutos de la cooperativa, segn Art.34?

N/C

Consideraciones

-Segn la ley, las atribuciones de la asamblea general de asociados, deben estar en los estatutos y en el reglamento de esta ley como conocer la agenda de trabajo del da, aprobar los objetivos y polticas, aprobar normas generales de la administracin y otros.

-Se realiza la sesin de Asamblea General de Asociados, en el periodo que establece el Art. 35?

-La sesin de Asamblea General de Asociados, se debe celebrar dentro de un periodo no mayor a los noventa das posteriores al cierre de cada ejercicio

-Se cumple con los requisitos que establece el art. 36 sobre las

econmico. -Las convocatorias, deben ser hechas por el Consejo de Administracin, con quince das de anticipacin, dejando constancia.

convocatorias para celebrar Asamblea General de Asociados?

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Leyes y Regulaciones aplicables. -Se

Artculos Relacionados Descripcin cumple el requisito de

N/C

Consideraciones

-Para establecer qurum se debe estar presente la mitad mas uno de los asociados en la primera convocatoria, sin embargo si no fuese as, la junta de vigilancia levantara acta en donde

establecimiento de qurum, el cual ser delimitad mas uno por lo menos de Asociados hbiles, segn art.37?

establecer los asistentes y la asamblea emitir los acuerdos, siempre que el numero de asociados, no sea menor del 20%

-El

Consejo de Administracin est

-El consejo de Administracin, debe estar integrado por un nmero impar de miembros, no menor de 5 ni mayor de 7, elegidos asociados. en Asamblea general de

integrado por el numero de miembros que establece el art. 40?

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Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General de -Se

Artculos Relacionados Descripcin cumple con los lineamientos

N/C Consideraciones -Los miembros de los rganos directivos, duraran en sus funciones de uno a tres aos, no pudiendo ser electos por ms de dos periodos, en forma consecutiva para el mismo rgano directivo.

Asociaciones Cooperativas

establecidos en el reglamento y los estatutos para la integracin y eleccin de los rganos de administracin y vigilancia establecidos en los artculos del 42?

-Esta cumpliendo la cooperativa con el art.55 donde establece que las

-Ningn asociado podr tener en aportaciones ms del 10% del capital social, excepto cuando lo autorice la Asamblea General de Asociados, pero nunca podr ser mayor al 20% del mismo.

aportaciones de cada asociado no podr exceder del 10% del capital social?

118

Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General

Artculos Relacionados Descripcin

N/C

Consideraciones

de -Se establecen las reservas que estipula el art.57 sobre los excedentes que arroja el Estado de Resultados anuales?

-Las reservas que deben determinarse son para el fondo de educacin y reserva legal que en ningn caso ser menor al 10% por los excedentes, ni mayor al 20% del capital pagado por los asociados, para esta ultima; indemnizaciones laborales y cuentas incobrables.

Asociaciones Cooperativas

-Se

esta

utilizando

el

fondo

de

-El fondo de educacin, debe ser utilizado en programas de promocin y educacin cooperativa y no para gastos operativos.

educacin para el fin que fue constituido

-Se cumple con el Art. 61 en relacin a los fondos de reserva legal, de educacin, laboral, cuentas incobrables, subsidios, donaciones, herencias y legados que reciba la cooperativa?

-Todos los fondos establecidos por ley y los recibidos de terceros, no sern distribuidos, por lo tanto los asociados y herederos tendrn derecho a recibir parte de ellos.

119

Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General

Artculos Relacionados Descripcin

N/C

Consideraciones

de -Se estn utilizando los recursos de la cooperativa y la firma social fines que fue creada, art.69? para los

-Los recursos de la cooperativa, deben ser de exclusivos para los fines que se han establecido, as como la firma social.

Asociaciones Cooperativas

-Se

esta

cumpliendo establecidas cooperativas

con para segn

las las lo

-La cooperativa, debe llevar los libros que sean necesarios para sus operaciones como Actas, Registro de Asociados y de Contabilidad autorizados por el INSAFOCOOP, comunicar por escrito a este dentro de los treinta das siguientes a su eleccin, la nomina de los miembros para los diferentes rganos directivos, entre otros.

obligaciones asociaciones

establecido en artculo 70?

120

Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley General de Asociaciones Cooperativas. -Se

Artculos Relacionados Descripcin ha cerciorado el plazo de

N/C

Consideraciones

-Las cooperativas gozaran del beneficio de no pagar impuesto sobre la renta siempre que se haga la peticin al Ministerio de Hacienda, por plazo de cinco aos prorrogables por periodos iguales.

vencimiento de la prorroga de la exencin de renta que establece el art.72 literal a?

-Se ha cerciorado sobre la fecha de vencimiento exencin de de la prorroga sobre y

-Toda vez que la cooperativa solicite la exencin de impuestos fiscales antes de que su plazo termine, y por periodo de cinco aos, gozara de este beneficio. -Algunas actas no estn firmadas por la totalidad de los propietarios o suplente en el caso que este en representacin de unos de los propietarios, relacionado con art.39 cdigo tributario.

impuestos

fiscales

municipales sobre su establecimiento y operaciones, art.72 literal b?

121

Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley del Impuesto sobre la renta

Artculos Relacionados Descripcin -Pagan impuesto por la renta obtenida en cada ejercicio o periodo, segn Art. 5?

N/C

Consideraciones

-Exenta del pago de impuesto sobre la renta segn resolucin del Ministerio de Economa

-La renta obtenida se ha determinado sumando productos o utilidades totales de las diferentes fuentes de renta del sujeto pasivo, segn lo que estipula el artculo 12?

-Los ingresos y gastos del periodo debern tomarse para determinar la renta obtenida, aunque no hallan sido percibidos ni pagados, art.24 -Debe realizarse el 31 de diciembre de cada ejercicio, y debe hacerlo el

contador.

122

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se determina la renta en base al sistema de acumulacin o devengue, segn Art. 24?

N/C

Consideraciones

-Toda empresa formal, debe realizar sus operaciones contables en base al sistema de acumulacin o devengo, aunque no hayan sido cobrados los ingresos ni pagados los gastos. Art.24

-Se determina la renta neta restando de la renta obtenida los costos y gastos necesarios para la produccin o

-La renta neta debe determinarse al final del 31 de diciembre de cada ejercicio.

conservacin de su fuente de ingresos conforme al art.28? -Se han deducido de renta los gastos necesarios para la fuente segn artculo 29? de ingreso, -Para efectos de renta, solo podrn deducirse los gastos realmente necesarios para la generacin de ingresos de la cooperativa.

123

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Aplica y registra la depreciacin a la propiedad, planta y equipo conforme art. 30? -Se deduce de renta, la depreciacin anual de la propiedad, planta y equipo utilizada para la generacin de ingresos, conforme al artculo 30? -Aplica y registra la amortizacin a los bienes intangibles, conforme art. 30A? Se deduce de la renta la amortizacin anual determinada a los bienes

N/C

Consideraciones

-La depreciacin y la amortizacin puede realizarse peridica o anual-mente y debe realizarla el auxiliar contable o el contador

-La depreciacin y la amortizacin debe ser deducida tomando en consideracin el tiempo, en que los bienes no han sido utilizados en ese periodo y estos sean restados del total.

intangibles, utilizados para la generacin de ingresos, conforme Art. 30-A?

124

Leyes y Regulaciones Artculos Relacionados aplicables. Descripcin -Las erogaciones (donativos), con fines sociales, son deducibles de la renta obtenida, segn el art. 32?

N/C

Consideraciones

-Por la finalidad de la asociacin, cooperaran con proyectos sociales en beneficio de la comunidad. -Las donaciones con fines sociales debern ser registradas y deducida por el contador, no ser deducible si la entidad beneficiaria no presenta en el informe anual de donaciones recibidas

-Se calcula el Impuesto del 25% sobre la renta imponible segn art. 41?

-Resolucin emitida por el Ministerio de Economa, la asociacin cooperativa est exenta de impuestos fiscales.

125

Leyes y Regulaciones Artculos Relacionados aplicables. Descripcin -Es elaborada y presentada en el perodo correspondiente la declaracin de renta, conforme art. 48?

N/C

Consideraciones

-Debe ser elaborada por el contador y presentada por este u otra persona que sea designada Ser elaborada y presentada en los cuatro meses posteriores al vencimiento del ejercicio o perodo. -El contador o el auxiliar contable, debe hacer las modificaciones necesarias al detectarse el error en cualquier tiempo. -La cooperativa debe declarar la totalidad de sus rentas en el formulario respectivo, y del ejercicio correspondiente.

126

Leyes y Regulaciones aplicables. -Ley de IVA

Artculos Relacionados Descripcin -Esta registrada como contribuyente del impuesto a la transferencia de bienes muebles conforme art. 20 literal e?

N/C

Consideraciones

-Es obligacin de la Administracin, el registro de la cooperativa como

contribuyente en la Direccin General de Impuestos Internos, al inicio de las operaciones.

-Estn intereses

exentos

del

impuesto servicios

los de

-Los intereses cobrados por prestamos a los asociados estn exentos del impuesto de IVA. -En las operaciones de productos que

recibidos

por

financiamiento, conforme Art.46 literal f? -Se realiza la proporcionalidad cuando hay ventas en parte gravadas y exentas de IVA, como establece art.66?

hayan gravadas, exentas o no sujetas de IVA en un periodo tributario, deben establecer proporcionalidad al crdito fiscal de ese periodo y continuar dicho proceso en los prximos perodos.

127

Leyes y Regulaciones aplicables. - Cdigo Tributario -Ha

Artculos Relacionados Descripcin presentado de el formulario de para

N/C

Consideraciones

-Debe ser elaborado por el contador y presentado por el representante legal o apoderado, en los primeros diez das hbiles de cada ao o cuando cambie de direccin en el plazo de cinco das hbiles cambio. siguientes de suscitado el

actualizacin

direcciones

notificaciones, como establece Art.90?

- Ha presentado la declaracin IVA en el plazo estipulado y en los formularios que dispone la administracin tributaria, segn Art.91 y 92CT; y 93 y 94 del IVA? -Se ha presentado el Balance General del ejercicio y Estado de Resultados en el plazo estipulado de renta, Art.91 inc.2? -Se emiten los documentos formales exigidos para los ingresos, por cada operacin efectuada segn Art. 107?

-Los contribuyentes estn obligados a presentar la declaracin de IVA en los primeros diez das hbiles del mes siguiente, art.94. IVA. -Debe ser presentado en el periodo de los cuatro meses despus del ejercicio, al momento de presentar la declaracin de renta.

128

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin

N/C

Consideraciones

-Por cada operacin debe emitirse el documento correspondiente.

-Se Emiten las Notas de Debito y Notas de Crdito, cuando existen ajustes como diferencias de precios, devoluciones y otros, segn Art.110?

-Todo ajuste en los crditos fiscales emitidos, ya sea por devoluciones, rebajas o descuentos de los clientes, o por aumento en el precio y otros, debe emitirse ya sea una Nota de crdito o una nota de debito para los ajustes de ingresos, haciendo referencia al nmero de comprobante de crdito fiscal.

-Ha

emitido o

los

comprobantes

de

-Debe emitirlos el auxiliar contable, cada vez que se haga un pago sujeto a retencin o percepcin.

retencin

percepcin,

cumpliendo o

requisitos, en caso de retencin percepcin

IVA; y retencin impuesto

sobre renta segn Art.112?

129

Leyes y Regulaciones aplicables. -Los emiten

Artculos Relacionados Descripcin documentos cumplen formales con los que se

N/C

Consideraciones

-Los comprobantes de ingresos como crditos fiscales, facturas y otros deben hacerse por cada operacin efectuada y cumplir con los requisitos formales.

requisitos

establecidos en el, Art. 114?

-Se

ha

solicitado

autorizacin

para

-Cada vez que necesiten elaborar documentos se debe llenar un formulario proporcionado por la DGII, para solicitar autorizacin -Cada operacin realizada por compra, se debe exigir ya sea crdito fiscal, factura o equivalente que ampare dicha operacin.

elaborar el correlativo de documentos legales, (C.C.F., Facturas y otros), segn Art. 115A? -Se exige documentos que cumplan con Art.114, para las operaciones de compra, segn lo establecido en art.117?

- Se solicitan los datos generales de los sujetos excluidos como contribuyentes de IVA, segn art.119 C. T.?

-Los contribuyentes deben exigirse a los sujetos excluidos los datos generales como nombre, direccin, NIT, fecha de

130

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin

N/C

Consideraciones

Emisin y la firma del contribuyente en la copia del sujeto cuando las operaciones sean superiores a mil novecientos

noventa y cinco colones. -Se exige estados financieros y la declaracin de renta del periodo anterior, a los clientes, cuando solicitan crditos o financiamientos, s/ art. 120 -La asociacin, debe exigir de los

prestamistas, la declaracin de renta y los estados financieros correspondientes al periodo anterior.

-Se le informa a la Administracin tributaria, sobre los valores de ingresos, costos y gastos que consignan en el estado de resultado o ingresos y gastos para sustentar la concesin de crditos y prestamos, por monto solicitado iguales o mayores de $ 40,000, Art. 120 A y B?

-Debe informarse a la administracin tributaria en la declaracin de renta y estados financieros proporcionados

cuando existan prestamos que excedan de $ 40,000.00.

131

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Ha presentado el informe anual de retenciones del Impuesto sobre renta del ao anterior, art.123?

N/C

Consideraciones

-Debe ser elaborado por el auxiliar contable o contador y presentado por estos en el mes de enero de cada ao.

-Ha presentado el informe mensual de retenciones y percepciones del 1% de IVA, Art.123A?

-Debe ser elaborado y presentado en los en los primeros 10 das hbiles del mes siguiente.

-Ha

efectuado

las

percepciones

-Art.72

Ley

de

Asociaciones

retenciones de IVA en el momento preciso, art.161 y 162?

Cooperativas y el art. 151 del reglamento de la misma ley. Debe pagarse en los primeros diez das hbiles de cada mes.

132

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se han pagado los impuestos retenidos del periodo anterior, en concepto de renta a los trabajadores, y otros servicios, Art. 154?

N/C

Consideraciones

- Los impuestos retenidos en concepto de renta, deben ser pagados ntegramente.

-La

cooperativa el 10%

debe de

retenerles ISR., a

y los

declarar

trabajadores eventuales.

-Se han pagado los impuestos retenidos del periodo anterior, en concepto

-Las

retenciones

efectuadas

en

el

periodo debern enterarse o pagar-se al fisco ntegramente, en los diez das hbiles del mes siguiente mediante por la

retencin del 1% IVA por ventas de bienes y servicios, Art.162?

formulario

determinado

Administracin Tributaria.

133

Leyes y Regulaciones aplicables. -Lleva

Artculos Relacionados Descripcin Contabilidad formal la

N/C

Consideraciones

-Estn obligados a llevar contabilidad formal, los que poseen un activo superior a cien mil colones, debe ser elaborado por un contador pblico autorizado.

cooperativa, segn Art.139?

-Las operaciones se registran en orden cronolgico Art.139? -Los libros contables o pginas estn y de manera oportuna,

-Todas

las

operaciones

debern

realizarse de forma oportuna y en orden cronolgico y respaldarse con la

documentacin correspondiente.

debidamente foliados/as y legalizados por un contador Publico?

-Las ventas y las compras, se registran correlativamente en el periodo que

-Debern

registrarse

de

manera

cronolgica, permitindose como mximo un atraso de quince das calendario.

corresponde, Art. 141 literal a?

134

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Los libros de IVA o paginas sueltas (ventas a contribuyente, a consumidor y compras, estn legalizados por un

N/C

Consideraciones

-Las

compras

ventas

deben

ser

registradas peridicamente por el auxiliar contable con un atraso no mayor de siete das.

contador autorizado, Art.141 literal d?

-Los libros y registros permanecen en el establecimiento, Art.141 literal e?

- Los libros y registros deben mantenerse en el negocio o en el lugar informado a la administracin tributaria.

-Existen costos de

registros materia

auxiliares prima y en

de para

los los

-Todo contribuyente esta obligado a llevar un registro para la detallado venta de sus los

productos

elaborados

proceso,

productos

como

segn art.142?

materiales para la manufactura, ser realizado por el contador peridicamente.

135

Leyes y Regulaciones Artculos Relacionados aplicables. Descripcin -Los inventarios, son valuados de

N/C

Consideraciones

-Se debe valuar los inventarios ya sea por costo segn ultima compra, costo promedio de ligacin directa, costo

acuerdo a algn Mtodo sugerido en el Art.143?

promedio, primeras entradas primeras salidas, para efectos tributario.

-Se

le

extiende

las

constancias

-Cuando es retencin por servicios de carcter permanente, se le debe

respectivas a los sujetos a quienes se les retiene renta como lo establece el Art. 145?

proporcionar a ms tardar un mes despus que se ha efectuado la ltima retencin del ejercicio y en el momento a aquellos eventuales.

-Se

conservan de

los soporte

registros de

-Es obligacin conservar los registros y la documentacin de soporte por un periodo de cinco aos contados a partir de su emisin.

documentos

aos

anteriores, como lo establece el Art.147?

136

Leyes y Regulaciones Artculos Relacionados aplicables. Descripcin -Se retiene renta a los empleados que su sueldo excede del $ 316.67 mensual, Art.64, 65; 95 R. C. T.?

N/C

Consideraciones

-El impuesto sobre la renta debe ser retenido por el encargado de pagos.

-Se

retiene

renta

los

sueldos

-Deben

retenerse peridicamente el

eventuales, honorarios y otros servicios que no tengan relacin laboral con la empresa, Art.156?

10%, en concepto de renta, por el auxiliar contable a todos aquellos sujetos que

prestan servicio a la cooperativa.

137

5.3.2 APLICACIN DE LEYES LABORALES Y MERCANTILES Leyes y Regulaciones Artculos Relacionados C aplicables. - Cdigo de Comercio Descripcin -Tiene sistema contable actualizado y legalizado la cooperativa, por un Contador autorizado segn art.435?

N/C

Consideraciones

-Todo comerciante, esta obligado a llevar contabilidad debidamente organizada,

por un profesional de la contadura -El contador debe aplicar las polticas que

-Aplica establecidas

las en

polticas su

contables sistema de

han sido establecidas en el sistema contable legalizado. -Toda empresa cuyo activo exceda de previamente elaborado y

contabilidad, conforme art.435?

-La Contabilidad es llevada por un contador con titulo reconocido por el estado, o por medio de empresas

cien

mil

colones,

deber

llevar

contabilidad formal

y por un contador

legalmente reconocido.

legalmente autorizadas, segn Art.437 inciso 3?

138

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Los registros obligatorios, libro diario, mayor y estados financieros, estn

N/C

Consideraciones

-Los registros obligatorios deben llevarse en libros foliados y empastados o en hojas separadas y debern ser

legalizados por un Contador Publico Autorizado, como establece el Art.438?

autorizados por un Contador Publico Autorizado

-Tiene actualizado los registros en libro diario, mayor y Libro de Estados

-Las

operaciones

deben

registrarse

diariamente y llevarse de forma clara, en orden cronolgico, por un contador

Financieros?

designado por la cooperativa. -Han elaborado el balance general y el estado de resultados del ejercicio y adems certificados por un Contador Publico Autorizado, segn Art.441? -La cooperativa, debe presentar y su

situacin mediante

econmica los

financiera, financieros

estados

certificados, previamente elaborados por el contador, al cierre de cada accin.

139

Leyes y Regulaciones aplicables

Artculos Relacionados Descripcin -Estn registrados: el balance general, resumen de los inventarios, estado de prdidas y ganancias, estado de

N/C

Consideraciones

-El contador, debe registrar anualmente en los libro de Estados financieros, toda aquella informacin que reflejan la

composicin del patrimonio y estado de flujo de efectivo por cada ejercicio en el libro de estados financieros? -Se ha constituido reserva laboral para dar cumplimiento a obligaciones con los empleados, como establece el art. 447?

situacin econmica y financiera de la cooperativa.

-Debe establecerse una provisin por obligaciones que puedan surgir

inesperadamente con los empleados, como son despidos por causa

injustificada o justificada, otros.

-Se conservan los registros por diez aos, segn establece el Art.450?

-La

cooperativa

debe

conservar

los

registros por diez aos despus de emitidos o registrados.

140

Leyes y Regulaciones aplicables. - Cdigo de Trabajo

Artculos Relacionados Descripcin - La cooperativa ha elaborado contratos individuales de trabajo en los que

N/C Consideraciones -Por cada empleado que la cooperativa contrate, deber elaborar un contrato de trabajo, en donde especifique los

garantice la estabilidad laboral de los empleados segn lo establecido en

generales del empleado y del patrono o representante legal, el tiempo que durara su contrato, las obligaciones que debe cumplir y los derechos que tendr.

artculo 18 inc., 1 y 2?

-Los contratos de trabajo cumplen con los requisitos que se establecen en artculo 23?

-Las contrataciones no debern basarse solamente por recomendaciones de los socios. -Debern cumplir con las disposiciones que ley exige.

141

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se cumplen con las indemnizaciones por despidos laborales ya sean de hecho o sin causa justificada segn lo establecido e los artculos 58 y 59?

N/C

Consideraciones

-Cada vez que se despida un empleado, el patrono esta obligado a darle una cantidad de dinero en concepto de indemnizacin, que ser el sueldo de un mes por ao de trabajo para la empresa, o en proporcin a los meses de trabajo.

-Se est cumpliendo el derecho a vacacin y pagos de las mismas, establecido en el artculo 177?

-Por cada ao de trabajo, la cooperativa, deber cancelar en concepto de

vacaciones una cantidad por sueldo de quince das ms el 30% sobre este, y que este goce de dichas vacaciones.

142

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se cumple con pago de aguinaldos al personal conforme lo estipula el art.197?

N/C

Consideraciones

-Por cada ao de trabajo, el emplea-do tendr derecho a una cantidad de dinero de la siguiente manera: de un ao a 3, sueldo de 10 das, de 3 a 10 aos,

sueldo de 15 das, de 10 aos en adelante sueldo de 18 das, en caso de no tener un ao se har de forma proporcional.

- Ley del ISSS

-Esta inscrita la cooperativa en el ISSS?

-Toda

empresa, sea natural o jurdica,

debe inscribirse en el ISSS, para cumplir con las obligaciones de seguridad social de sus empleados.

143

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se descuenta el porcentaje correcto en concepto de aporte laboral al ISSS sobre sueldos, a los empleados permanente, conforme al art.29?

N/C

Consideraciones

-Todo patrono, en este caso la cooperativa representada por la administracin, debe descontar a sus empleados

permanentes, un porcentaje del 3.50% sobre su sueldo base mensual,

vacaciones, comisiones, bonificaciones, otros excepto aguinaldos y cancelarlo posteriormente.

-Esta

aportando

la

cuota

que

le

-Por cada empleado permanente, es decir que tiene relacin laboral con la empresa, la cooperativa debe cancelar como cuota patronal un porcentaje del 7% sobre el sueldo base mensual.

corresponde

a la cooperativa, como

aparte patronal, segn el art.33?

144

Leyes y Regulaciones aplicables.

Artculos Relacionados Descripcin -Se cancelan las planillas del ISSS, del periodo anterior, segn lo establecido en el art.33, inc.3?

N/C

Consideraciones

-La administracin de la cooperativa, debe cancelar en cualquier banco del sistema, las aportaciones des-contadas de su sueldo a los trabaja-dores y la patronal en concepto de seguro por enfermedades al ISSS, en los ltimos das del mes.

-Se

ha

presentado

las

oficinas

-El personal administrativo designado, deber presentar la planilla cancelada del mes anterior, en los primeros cinco das hbiles de cada mes, en las oficinas administrativas del Instituto.

administrativas, la planilla cancelada de ISSS, en los primeros cinco das hbiles de cada mes?

-Se ha informado al ISSS, sobre los accidente de trabajos ocurridos, segn Art.75 inc.2?

-La administracin debe informar al ISSS, de los accidentes que sufran los

empleados en horas laborales.

145

Leyes y Regulaciones aplicables. - Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones

Artculos Relacionados Descripcin -Conocen los empleados la importancia de las disposiciones generales y la funcin que tiene la ley, segn lo establecido en artculo 1?

N/C

Observaciones

-Conocen los empleados de la afiliacin individual, al igual que de la forma de afiliacin al sistema, segn lo establecen los artculos 5, 6 y 7?

-Todo empleado, es libre de afiliarse a la AFP que desee

-Conoce

la

administracin

de

la

-La

administracin

esta

obligada

obligatoriedad y de las cotizaciones al sistema por parte de los trabajadores y empleadores segn lo que estipula el artculo 13?

descontar del sueldo a cada empleado permanente, el 6.25% en concepto de AFP y aportar un 6.75% por dicho monto.

146

Leyes y Regulaciones aplicables. -Los

Artculos Relacionados Descripcin trabajadores y empleadores

N/C

Observaciones

-El

monto

que

deben

pagar

los

conocen el monto de distribucin de las cotizaciones al Sistema, segn el artculo 16?

trabajadores un 6.25% sobre el sueldo base y el patrono debe pagar un 6.75% sobre dicho monto.

-La administracin informa

de las

-El descuento realizado a los empleados y el aporte de los patronos, debe ser informado y pagado en los primeros 10 das hbiles de cada mes siguiente al devengado, sistema. en cualquier banco del

retenciones y el pago que se aplica mensualmente al Sistema, por parte de los trabajadores y empleadores se lo que se estipula en artculo 19?

147

5.4. EVALUACION GLOBAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTES INTERNO AMBIENTE DE CONTROL 1.Es suficientemente efectivo el control -La efectividad de los controles estar interno y tanto la organizacin como el limitado por la realidad de las fallas personal le presta la debida importancia? humanas en la toma de decisiones, puesto que no basta con un buen control interno si no es llevado a la prctica. 2.Est la competencia de los empleados -Deben establecer responsabilidades de ajustada a sus responsabilidades? acuerdo a su competencia y que estas sean respetadas por los empleados.DEL CONTROL CONCLUCIONES ACCIONES NECESARIAS PELIMINARES

Supervisar

el estilo de la administracin

porque el exceso de confianza puede convertirlo en falla.

3.

Es

apropiado

el

estilo

de

la

-Consejo contribuir

de en

Administracin, lo necesario

deber para la

administracin, la forma como asigna autoridad, responsabilidad, organiza y

efectividad del ambiente de control.

desarrolla a su personal? 4.Proporciona Administracin el el nivel consejo adecuado de de

atencin a la cooperativa? VALORACION DE RIESGOS 1. Son establecidos y vinculados los - Los objetivos de la cooperativa debern objetivos globales de la entidad con los ser determinados en un nivel apropiado, objetivos a nivel de actividad? dirigida a lo que esta quiere que sea ejecutado.

148

COMPONENTES INTERNO

DEL

CONTROL CONCLUCIONES ACCIONES NECESARIAS

PELIMINARES

2. Son los riesgos internos y externos los - El proceso de la compaa para la que influyen en el xito o en el fracaso de identificacin y anlisis de riesgos es los objetivos identificados y evaluados? basado en la naturaleza de las operaciones de la entidad.

3. Son los mecanismos apropiados y -Controles para identificar y reaccionar estn actualizados para la identificacin de ante los cambios. Continuar monitoreando los cambios que afectan la habilidad de la el potencial moral para encaminar a los entidad en cuanto a la realizacin de los empleados. Considerar la posibilidad de objetivos? tener un recurso humano basado en actividades y monitoreo.

ACTIVIDADES DE CONTROL 1. Son las polticas y procedimientos -Para la identificacin de las actividades de modificados como van siendo necesarios? control en la entidad, se basa en los riesgos y objetivos y parece ser efectivo.

2.

Son

las

actividades

de

control -Las actividades estn en su lugar para

apropiadas que aseguran la adherencia a planes y programas significativos. Ellos son las polticas establecidas y llevar acabo las los responsables de las necesidades de la acciones para tratar los riesgos administracin

relacionados? 3. Hay procedimientos para cada de una control -El sistema de informacin suministra a la de las direccin los datos que requiera en un tiempo prudencial para dirigir la entidad en forma efectiva.

apropiadas

actividades de la empresa?

149

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO INFORMACIN Y COMUNICACIN. 1. Los sistemas de

CONCLUCIONES PELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

informacin - El sistema de informacin suministra a la

identifican y capturan la informacin direccin los datos que requiera, en un pertinente, financiera y no financiera, tiempo prudencial para dirigir la entidad en relacionada a los eventos externos e forma efectiva. internos, y se traslada al personal de manera que permita llevar acabo sus responsabilidades? 2. Es claro el respeto a las expectativas -Los empleados deben ser evaluados si y responsabilidades de los individuos y tambin trabajan en otras actividades. los grupos y el reporte de los resultados? 3. La comunicacin fluye hacia abajo, -El sistema de informacin debe suministrar hacia arriba y a travs de la organizacin, direccin con la informacin necesitada para tambin como entre la entidad y otras dirigir la empresa efectivamente. partes?

MONITOREO 1. Se monitorean los procedimientos, -El monitoreo de y apropiado. formalizar requerir Considerar un cdigo el de la

continuamente o peridicamente con el beneficio fin de verificar la funcionalidad de los conducta otros componentes del control interno?

peridicamente

afirmacin del empleado sobre lo que ellos entienden.

2.Son reportadas las deficiencias al -Las polticas y procedimientos establecidos personal responsable? permiten reportar las deficiencias al

personal responsable de cada rea.

150

5.5. PAUTAS DE CONDUCTAS SUGERIDAS: OBJETO: El propsito de estas pautas de conductas, es el de enunciar normas y principios ticos que deben inspirar la conducta y el quehacer de todos los agentes de CAPCYSA de R. L.: a) Promover y mantener la confianza de la asociacin cooperativa. b) Aportar una gua fundamental para que asociacin desarrollen sus tareas con la mxima transparencia con impacto directo en la calidad del trabajo, el clima laboral y la atencin al cliente. c) Orientar la educacin tica con el fin de prevenir conductas equivocadas que pudieran facilitar la realizacin de actos de corrupcin. I. mbito de aplicacin

Art. 1.- El contenido del siguiente documento es de aplicacin y observancia general para los miembros del Concejo de Administracin, Junta de Vigilancia y Empleados de CAPCYSA de R. L., en el ejercicio de su cargo, cuando acten en nombre de la institucin o cuando se vinculen con sta.

II.

Nuestra identidad

Art. 2.- CAPCYSA, se ha caracterizado por conducirse en el cumplimiento de sus fines con independencia, calidad y excelencia, reconociendo que el comportamiento tico guarda relacin directa con la dignidad de la persona humana. Art. 3.- Cada uno de los miembros de CAPCYSA, debe de estar enterado que su accionar diario estar sujeto a estndares ticos claramente establecidos y que al ocurrir una contravencin a los mismos es susceptibles de ser sancionados en proporcin al acto realizado. Por ello, se confa en el buen sentido de cada persona para adoptar la conducta ms adecuada que se requerir para lograr el cumplimiento y la observancia de estas normas. Art. 4.- En CAPCYSA, se confa en la cooperacin de todas las personas involucradas para el cumplimiento de sus objetivos, a fin de continuar

151

cimentando la buena reputacin existente, la cual se apoya en la coherencia tica entre el mensaje y el comportamiento diario de sus miembros

III.

Los valores ticos

Art. 5.- Los miembros de CAPCYSA son responsables directos del compromiso tico en el ejercicio de sus funciones. Art. 6.- No hay una tica de empresa esencialmente distinta, no existe ms de una tica que no varia segn lugares, tiempos y mbitos de actuacin. Art. 7. El obrar es tico cuando resulta conforme con la naturaleza que tenemos y sta no cambia por el hecho de que actuemos en el campo privado, familiar, laboral o social. Art. 8.- El propsito de la tica es la vida conforme al ser del hombre, a la dignidad que deriva de ser persona humana; el medio para alcanzarla se encuentra en la prctica diaria de las virtudes humanas.

Art. 9.- Todos los miembros de CAPCYSA creen y comparten valores ticos que practican en sus actividades de trabajo, que se sealan a continuacin en orden alfabtico: a) Compromiso: Reflejado en las actitudes y acciones que desarrollen para coadyuvar en el cumplimiento de la misin de CAPCYSA, a travs de las actividades de trabajo con el propsito de aportar beneficio a sus miembros. b) Constancia: Mostrando siempre firmeza y perseverancia en todas sus responsabilidades como miembro de Junta Directiva, comisiones o empleado de CAPCYSA. c) Confidencialidad: Guardando estricta y celosa reserva de hechos e informacin que sea conocida en la entidad. d) Honestidad: Mostrando decencia y moderacin en todos sus actos de la vida diaria, sin ocultar o deformar informacin que afecte el mejor conocimiento de la institucin. e) Integridad: Como sinnimo de rectitud en el comportamiento diario, sin engaos falsedades o hipocresas. f) Justicia: Procediendo con equidad e imparcialidad, de manera objetiva, sin favoritismos ni intereses preestablecidos.

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g) Lealtad: Permitiendo e impulsando el cumplimiento de los objetivos y misin de CAPCYSA, como compromiso con la vida institucional de sta. h) Liderazgo: Sabiendo que el ejemplo personal es la mejor forma de promover conductas ticas y de calidad en el desempeo de sus actividades. i) Respeto: Interactuando entre sus miembros y con la sociedad salvadorea, para lograr una adecuada convivencia social. j) Responsabilidad: Asumiendo el adecuado cumplimiento de sus compromiso con la institucin, en sus acciones o misiones y actitudes como miembros de CAPCYSA. k) Tolerancia: Admitiendo y respetando las diferencias personales e institucionales con otros miembros de CAPCYSA y de la sociedad salvadorea, para lograr una convivencia y el trabajo armnico que se requiere para el xito de su misin. l) Transparencia: Haciendo adecuado uso de los recursos de la institucin para difundir su pensamiento y el resultado de sus actividades, cumpliendo siempre con el compromiso de su misin.

IV.

Conducta de los miembros de CAPCYSA

Art. 10.- Cumplimiento y Obligaciones: Los miembros de CAPCYSA cumplieran con lo establecido en sus estatutos y dems normativa, manteniendo en todo momento una conducta ejemplar de acuerdo con la calidad que debe distinguir a la entidad. De acuerdo con lo anterior los miembros de CAPCYSA: a) Conoce y aplican las leyes, reglamentos, normas, lineamientos,

procedimientos y programas con los cuales se regula CAPCYSA, sean estos de carcter pblico, privado o interno. b) Creen en la honestidad e integridad que debe existir en todos los aspectos de la vida, por lo cual rechazan aquellos comportamientos que estn fuera de la tica profesional. V. Uso y aplicacin de recursos y fondos:

Art. 11.- Concientes de que, como miembros de CAPCYSA, tienen bajo su responsabilidad los bienes que conforman el patrimonio de la institucin, existe compromiso de que estos debern ser utilizados exclusivamente para el

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beneficio de la institucin, as como para el cumplimiento adecuado de su misin; asignndolos de manera transparente, justa e imparcial, para que el trabajo se realice de manera eficiente, bajo principios de racionalidad, ahorro y buenas costumbres. VI. Uso, responsable y transparente de la informacin

Art. 12.- Se reconoce el derecho a la privacidad de todo miembro de la asociacin; sin embargo, no se goza de este derecho en lo que se refiere a la informacin o archivos que sean propiedad de CAPCYSA o transmitidos o almacenados por medio de los sistemas de computacin, correo de voz, correo electrnico, fax o bien por cualquier medio que se desarrolle. Art. 13.- Todos los miembros de CAPCYSA, con imparcialidad, cuidado y dedicacin, dando el uso estrictamente profesional e interno a la informacin que se recibe en el ejercicio de su cargo cumpliendo en todo momento con lo establecido en el ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIN. Art. 14.- No se alterara ni se ocultara, ni se dar a conocer a terceros ni extraos los registros y dems informacin interna, con el fin de obtener beneficios econmicos o de otra ndole. No se deber alterar ninguna informacin para ocultar la verdadera naturaleza de una transaccin Art. 15.- Siendo que la informacin que se maneja en CAPCYSA es valiosa e importante para el cumplimiento de sus fines, se proporcionara informacin a todos los miembros de CAPCYSA de manera veraz y oportuna, sin criterios de discrecionalidad, utilizando los conductos y niveles de aprobacin adecuada. VII. Clima laboral y ambiental

Art. 16.- Los miembros de CAPCYSA promovern el trato amable y cordial dentro de sus instalaciones y fuera de ellas, interactuando con cualquier persona dentro de las normas de respeto, cortesa y justicia, con independencia de gnero, capacidades, edad, religin, origen o nivel jerrquico. Art. 17.- Se fomentara la existencia de un ambiente de trabajo agradable, expandido, libre de acosos de cualquier naturaleza, hostigamientos, amenazas o discriminaciones.

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Art.18.- Se propiciara un medio ambiente de trabajo seguro y saludable, como seal del compromiso de todos los miembros de CAPCYSA, de contribuir a proteger el medio ambiente del pas, como una responsabilidad ciudadana.

VIII.

Conflictos de intereses

Art. 19.- Se entiende por conflicto de intereses a cualquier circunstancia en la que un miembro de CAPCYSA genere dudas n su quehacer diario; esto es, que sus actos carezcan o aparenten adolecer de falta de lealtad, honestidad, o que sus intereses personales de cualquier ndole se traslapen o choquen con los de la cooperativa. Art. 20.- Los conflictos de intereses se presentan de varias formas, entre las que se destacan: que el trabajador obtenga un empleo adicional al que ya tiene dado por un proveedor de servicios de la cooperativa o por una institucin competidora, o preste cualquier tipo de servicio u obtenga otro vinculo laboral con un tercero, siempre que comprometa su independencia, motivacin, rendimiento o lealtad y que ponga en riesgo el cumplimiento de la misin e intereses de la cooperativa y en general cuando choquen los intereses propios con los de la cooperativa. Art. 21.- En tal virtud, CAPCYSA, reconoce que su mayor fortaleza reside en el talento y la habilidad de sus miembros; por ello, espera que todos ellos adquieran la responsabilidad de mantener los estndares profesionales ms altos, teniendo como base el respeto mutuo en todas las relaciones de ndole laboral, comercial o profesional. Art. 22.- Los miembros de CAPCYSA, no podrn aceptar regalos o beneficios de ningn tercero, ajeno a la institucin, cuando tenga como propsito influenciar directa o indirectamente o tengan que opinar o ejecutar acciones que favorezcan a dicho tercero. Art. 23.- Ningn miembro de CAPCYSA podr emitir o participar en aquellas decisiones que puedan influir directa o indirectamente para generarle beneficios de cualquier tipo, personal o econmico. Art. 24.- En el caso que surja alguna duda sobre el proceder en determinado caso, la persona involucrada antes de comprometer a la cooperativa en una actividad que pueda ser cuestionada, presentara los hechos ante su jefe

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inmediato, quien lo har del conocimiento de la comisin de tica respectiva, para que se pronuncie sobre el caso, en un plazo no mayor de quince das. IX. Derecho de emitir opiniones y criticas

Art. 25.- Conforme con el principio de libertad de expresin, se debern aceptar aquellos comentarios y criticas justas y objetivas, efectuadas en el momento y en la forma que muestren una genuina intencin de fomentar el intercambio de ideas. Art. 26.- Se debern reconocer los errores y corregirlos, as como dar crdito a todo aquello que contribuya a evitarlos o a mejorar su trabajo. Art. 27.- Se evitaran comentarios desleales cuando dichos comentarios perjudiquen la reputacin de la cooperativa o sus miembros. X. Comisiones de tica

Art. 28. Se establecen una comisin de tica para la aplicacin o interpretacin de las presentes pautas de conducta, en cualquier caso concreto que se presente o que sea conocido por el consejo de administracin.

Vigencia: Una vez aprobado por el consejo de administracin.

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