EXAMEN FINAL Elaborar un proyecto de cualquier ndole que contenga todos los puntos mnimos mencionados a lo largo del

curso: Esta empresa es una institucin de gobierno dedicada a la salud, el uso de mesas de mayo es un estndar en este rubro, debido a sus especificaciones de fabricacin en acero inoxidable y con ruedas para poder desplazarla sobre piso con loseta; La empresa cuenta con talleres y la maquinaria necesaria para esta fabricacin, as como con personal tcnico para su elaboracin. Tambin cuenta con el 100 % del material ya que este es sobrante en otro proyecto que fue mal calculado por ello su existencia y se desea aprovechar para no comprarlas a travs de un proveedor que finalmente ofrece el producto mucho ms caro de su precio normal. Se utiliza al personal ya existente para llevar a cabo este proyecto. 1. Actividades del proceso de administracin estratgica. Revisar y definir la misin de la empresa: La misin de esta empresa es proporcionar el servicio de la salud a los derechohabientes con calidad y calidez. Para Establecer metas y objetivos a largo plazo. Analizar y formular estrategias para alcanzar los objetivos Implementar estrategias a travs de proyectos. 2. Justificar el modelo de seleccin. Se decide utilizar un modelo no financiero principalmente para reducir la dependencia en proveedores Se decide utilizar el modelo de la lista de verificacin dado que este modelo ofrece una serie de preguntas que permiten evaluar el proyecto para su aceptacin o rechazo, por su flexibilidad, adems de que es un proyecto nico y no se va a elegir entre una cartera de proyectos por lo que no se utiliza el mtodo de seleccin de criterios mltiple. 3. Justificar estructura organizacional. Se utiliza una organizacin funcional que forme parte de la organizacin o arreglo matricial, dado que este proyecto es temporal solo es para cubrir la necesidad de mesas en la organizacin sin tener que comprarles a los proveedores que finalmente con ellos sale ms costosos, la empresa cuenta con la maquinaria para poder fabricar las mesas y utilizando al mismo personal para aprovechar su mano de obra se decide utilizar esta organizacin funcional. 4. Definir el enfoque y prioridades del proyecto. El enfoque que toma este proyecto es la utilizacin del mismo personal y recursos ya existentes en la empresa para cubrir una necesidad. Enfoque: Objetivo del proyecto: Fabricacin de mesas de mayo con recursos propios en lugar de compra de dichas mesas. Producto a entregar: 10 mesas de mayo Momentos importantes: Requerimientos tcnicos: se requiere de operadores de cizalla, soldador y ayudantes Lmites y exclusiones: Solo se fabricaran 10 mesas Revisiones con el cliente: Esta etapa del proyecto se fabricar 10 mesas las cuales se entregaran al usuario Prioridades: Se decide limitar el tiempo no se acepta retrasos, aunque el desempeo no sea la calidad requerida y se acepta el costo.

Limitar Subrayar Aceptar

Tiempo X

Desempeo Costo X X

5. Establecer la EDT y Matrices de responsabilidad.

Actividad Elaborar plan detallado Gestin de recursos Adquisicin de materia prima Adquisicin de materiales diversos Adquisicin de equipos Contratacin de mano de obra Cortes 10 charolas 10 entrepaos 40 tubos Ensamble Tubo-charola Entrepao-tubo-charola Bujes 40 Rodajas 40 Limado charola entrepao tubo Pulido charola entrepao tubo Instalacin Entrega Joel Joel Joel Juan GER/DIR Joel Joel Joel Francisco Francisco Francisco Francisco Juan Juan Juan Recurso Director Gerente Almacn Almacn Almacn Personal Tiempo 10 15 8 2 1 4 6 2 2 2 6 2 2 1 1 3 1 1 1 3 1 1 1 1 1

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
R=Responsable A=aceptable C=Consulta I=informe Plan de gestin Metas Especificaciones Tareas Responsabilidades Calendarios Presupuestos Recursos Riesgos Asignacin de personas Reportes Cambios Calidad Pronsticos Capacitacin Director de proyecto Gerente de proyecto Equipo trabajo de Supervisor

A A A A A A A A A A I A A A A

R R R R R R R R R R R R R R R

I I I C I C C C C C I I I I C

C C I I I I C I I C I I I I I

Transferencia documentos Liberacin recursos Liberacin personal

de A de A de A R C I R C I R C I

6. Crear un Plan de comunicacin del proyecto. En es proceso de desarrollo se planea la forma de comunicacin asignada a un elemento que se encargara de esta actividad con su programa en mano dar seguimiento desde el momento quede inicio el proyecto para comunicar a los encargados su participacin as como trasladar los materiales de un departamento a otro de acuerdo al plan para evitar retrasos o rezagos de comunicacin u omisin dndole as continuidad al plan. 7. Estimados de tiempos y costos.
Actividad Elaborar plan detallado Gestin de recursos Adquisicion de materia prima Adquisicion de materiales diversos Adquisicion de equipos Contratacion de mano de obra Cortes 10 charolas 10 entrpaos 40 tubos Ensamble Tubo-charola Entrepao-tubo-charola Bujes 40 Rodajas 40 Limado charola entrepao tubo Pulido charola entrepao tubo Instalacin Entrega Recurso Director Gerente Almacen Almacen Almacen Personal Juan Juan Juan Juan Francisco Francisco Francisco Joel Joel Joel Joel Joel Joel Joel Joel Joel Joel Juan GER/DIR Tiempo 10 15 8 2 1 4 6 2 2 2 6 2 2 1 1 3 1 1 1 3 1 1 1 1 1

ASIGNACIN DE RECURSOS HUMANOS CORTADOR SOLDADOR AYUDANTE ACTIVIDAD EQUIPOS Y HERRAMIENTAS CORTADORA SOLDADORA PULIDORA

TASA DE COSTO DE RECUR SOS (POR DA) EQUIPOS Y HUMANOS HERRAMIENTAS Costo total del recurso 3000 3000 390 180 200 CORTADORA SOLDADORA CORTADOR SOLDADOR AYUDANTE PULIDORA 50

Nm. 1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10

Elaborar plan detallado Adquisicin de materia prima Adquisicin de materiales diversos Adquisicin de equipos Contratacin de mano de obra Cortes Ensamble Limado Pulido Instalacin Entrega

1 1 1 1 1

1 1 1

200 200 130 130 200 1

300 300

duracin 10 8 2 1 4 6 6 3 1 1

8. Desarrollo de una red de proyecto (tiempos de holgura, ruta crtica).

9. Anlisis de riesgos.
PROBABILIDAD
CORTE MAL HECHO SOLDADURA MAL HECHA PERFORACION DEL TUBO BUJE AGRIETADO CHAROLA RAYADA 1 2 2 3 4

IMPACTO
5 5 3 2 5

DIFICULTAD
2 2 3 4 1

MOMENTO
En corte de lamina Al ensamble Al ensamble Al ensamblar buje Al pulir

10. Programa de recursos y costos.

ASIGNACION DE RECURSOS ACTIVIDAD Nm. 1 Elaborar plan detallado 2 Adquisicin de materia prima 3 Adquisicin de materiales diversos 4 Adquisicin de equipos 5 Contratacin de mano de obra 5 Cortes 1 6 Ensamble 7 Limado 8 Pulido 9 Instalacin 10 Entrega El Gerente y la secretaria se asigna globalmente al proyecto RECURSOS HUMANOS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS CORTADOR SOLDADOR AYUDANTE CORTADORA SOLDADORA PULIDORA

1 1 1 1 1 1 1 1

ASIGNACION DE RECURSOS ASIGNACIN DE RECURSOS EQUIPOS Y HERRAMIENTA S PULIDORA CORTADORA SOLDADORA CORTADOR TASA DE COSTO DE RECUR SOS (POR DA) EQUIPOS Y HERRAMIENTA S CORTADORA SOLDADORA PULIDORA Cortadora Soldadora Pulidora Ayudante duracion Costo total del recurso costo diario del rec Cortador Soldador Costo total por Actividad 200 100 50 50 50 3100 3100 490 640 400 1480 0

HUMANOS CORTADOR SOLDADOR AYUDANTE

HUMANOS SOLDADOR AYUDANTE

Nu m 1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 Elaborar plan detallado Adquisicion de materia prima Adquisicion de materiales diversos Adquisicion de equipos Contratacion de mano de obra Cortes Ensamble Limado Pulido Instalacin Entrega TOTAL DE ACTIVIDADES GERENTE 40 0 37 1480 0 1 1 1 1 1 1 1 20 0 1 1 20 0 20 0 13 0 13 0 30 0 30 0 20 0 20 0 13 0 13 0 20 0 30 0 30 0 50 0 50 0 13 0 18 0 20 0 10 8 2 1 4 6 6 3 3 1 1 3000 3000 390 540 200 200 100 50 50 50 100 100 100 100 200

50

50

11. Alternativas de reduccin de costos y tiempos. Se tena programado terminar en 42 das, haciendo un anlisis se puede recortar el tiempo de Adquisicin de materia prima de 8 a 6 das, El tiempo de pulido se puede reducir de 3 a 2 das y el tiempo de pulido de 3 a 2 das sin que se sacrifique la calidad.
Actividad Elaborar plan detallado Gestin de recursos Adquisicin de materia prima Adquisicin de materiales diversos Adquisicin de equipos Contratacin de mano de obra Cortes 10 charolas 10 entrepaos 40 tubos Ensamble Tubo-charola Entrepao-tubo-charola Bujes 40 Rodajas 40 Limado charola entrepao tubo Pulido charola entrepao tubo Instalacin Entrega Anterior 10 15 8 2 1 4 6 2 2 2 6 2 2 1 1 3 1 1 1 3 1 1 1 1 1 Reprogramado 10 13 6 2 1 4 6 2 2 2 6 2 2 1 1 2 1 1/2 1/2 2 1 1/2 1/2 1 1

Total

42

37

costos fijos

ACTIVIDAD

$22980

ASIGNACION DE RECURSOS ASIGNACIN DE RECURSOS EQUIPOS Y HERRAMIENTA S PULIDORA CORTADORA SOLDADORA CORTADOR TASA DE COSTO DE RECUR SOS (POR DA) EQUIPOS Y HERRAMIENTA S CORTADORA SOLDADORA PULIDORA Cortadora Soldadora Pulidora Ayudante duracion Costo total del recurso costo diario del rec Cortador Soldador Costo total por Actividad 200 100 50 50 50 3100 3100 360 460 400 1320 0

HUMANOS CORTADOR SOLDADOR AYUDANTE

HUMANOS SOLDADOR AYUDANTE

Nu m 1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 Elaborar plan detallado Adquisicion de materia prima Adquisicion de materiales diversos Adquisicion de equipos Contratacion de mano de obra Cortes Ensamble Limado Pulido Instalacin Entrega TOTAL DE ACTIVIDADES GERENTE 40 0 33 1320 0 1 1 1 1 1 1 1 20 0 1 1 20 0 20 0 13 0 13 0 30 0 30 0 20 0 20 0 13 0 13 0 20 0 30 0 30 0 50 0 50 0 13 0 18 0 20 0 10 6 2 1 4 6 6 2 2 1 1 3000 3000 260 360 200 200 100 50 50 50 100 100 100 100 200

50

50

Total Con esta modificacin se reduce En tiempo = 37 hrs - 4 hrs = 33 hrs En Costo = $22980-$21070 = $1910.

$21070

12. Cdigo de tica para el proyecto. Desempearse con tica es un valor que acrecienta la confiabilidad en alguien por lo que en un proyecto no se debe actuar sin ese valor, es decir un precio justo sin exagerados dividendos injustificables, materias primas y materiales e la calidad que se establece en el proyecto, con mano de obra estipulada en el proyecto no de menor calidad, no sacrificar la calidad de materiales o mano de obra por mayores dividendos, esto hablara del profesionalismo de un lder de proyecto. 13. Proceso de construccin de equipos de proyecto. FORMACIN-FASE 1 En esta etapa el grupo est tan solo conformndose por lo que se le llama tambin como etapa de Preparacin o de Orientacin. Se caracteriza usualmente porque la gente trata de destacarse, asimismo se denota inseguridad y deficiencia entre sus miembros, a pesar de que los integrantes extrovertidos rpidamente asumirn alguna clase de liderazgo. Predomina la conciencia de mantenerse. Hay una alta dependencia en el lder en cuanto a gua y direccin. Roles individuales y responsabilidades son poco claras. El lder se debe de preparar para responder gran cantidad de preguntas acerca del propsito del equipo, objetivos y sobre relaciones externas. Los procesos son casi siempre ignorados. Los miembros evalan la tolerancia del sistema y del lder TORMENTA-FASE 2 Ya establecido el grupo, ste es un periodo de bromas para alcanzar una posicin, autoridad e influencia entre sus miembros. Se hace referencia de esta fase como de Insatisfaccin, Ajuste o en la metfora de un bote de remos Girar en Crculos. Este es un perodo de probando al lder. Aparecen o se generan desacuerdos y los roles son eventualmente repartidos. Los lideres que salieron al inicio probablemente no sobrevivirn ste perodo: es la fase mas incmoda de la vida del grupo, es como la adolescencia del grupo. Las decisiones no se realizan fcilmente dentro del grupo.

costos fijos

ACTIVIDAD

Los miembros del equipo rivalizan entre s para adquirir posiciones mientras tratan de establecer por si mismos relaciones con otros miembros del equipo y con su lder, quien podr recibir retos de los miembros del equipo. La claridad del propsito aumenta, pero cantidades de incertezas persisten. Se forman pandillas y agrupaciones y se pueden dar luchas de poder. El equipo debe mantenerse enfocado en sus metas para evitar que sobrevengan distractores causados por las relaciones entres los miembros y por asuntos emocionales. Compromiso es requerido para poder progresar. El lder acta como coach. NORMALIZACION-FASE 3 Una vez ordenada la estructura interna, tenemos entonces el para qu el grupo se ha conformado. Se le llama tambin fase de Integracin o de Tomar el Rumbo. Que clase de comportamiento y contribucin es aceptable y cual no. Los miembros exploran detrs del proceso de lucha de poder y comienzan a formular alguna idea sobre la identidad de grupo, ahora el grupo est en la mente de sus miembros. Desde luego esto es raro que se haga explcitamente, por lo que se puede retroceder a la fase anterior de Conflicto. Se forma acuerdo y consenso dentro del equipo, el cual responde bien a la enseanza del lder. Los Roles y responsabilidades son claros y aceptados. Grandes decisiones son tomadas por acuerdo del grupo; las pequeas decisiones son delegadas individualmente o pequeos equipos que se forman dentro del grupo. La unin y el compromiso son fuertes. El equipo se puede involucrar en actividades divertidas y sociales. El equipo discute y desarrolla sus procesos y su forma de trabajo. El lder es respetado por el equipo y parte del liderazgo es compartido por el equipo. El lder facilita y capacita. DESEMPEO-FASE 4 A partir de este momento, el grupo comienza a hacer su trabajo sobre la base de una estructura relativamente estable. Esta fase tambin es referida como Produccin o Remar a toda Velocidad. El equipo est estratgicamente alerta. El equipo sabe de antemano porqu lo est haciendo y para qu lo est haciendo. El equipo tiene una visin compartida y est capacitado para pararse por su propia cuenta sin la intervencin o participacin del lder. Hay un enfoque en lograr resultados y el equipo toma decisiones por si mismo. El equipo tiene un alto grado de autonoma. Los desacuerdos ocurren pero ahora son resueltos positivamente dentro del equipo y los cambios necesarios al proceso y a la estructura son realizados por el equipo. El equipo est ahora capacitado para alcanzar metas y tambin para atender los asuntos de relaciones, estilos y procesos a lo largo del camino. Los miembros del equipo se cuidan entre ellos. El equipo requiere que el lder delegue tareas y proyectos. El equipo no necesita ser instruido o asistido. Los miembros del equipo pueden pedir asistencia del lder. El lder delega y ve sobre todos. En el Diagrama este proceso no se presenta como una secuencia linear, sino mas bien como un ciclo despus de su formacin inicial. Pero en realidad, no es realmente un ciclo, el grupo puede ir desde cualquiera de sus tres estados anteriores hacia los otros. En grupos abiertos, donde los miembros entran y salen, puede retrocederse a la fase de Formacin, particularmente si el grupo es pequeo y la rotacin sustancial. CIERRE-FASE 5 Tambin referida como Desintegracin, Deformacin y Duelo. La etapa de Terminacin es sin lugar a dudas muy relevante para los integrantes del grupo y su bienestar, pero no hacia la principal tarea de administrar y desarrollar un equipo, que claramente se centra en las cuatro primeras fases Afortunadamente es la desintegracin del grupo cuando la tarea se completa exitosamente y su propsito es alcanzado. Todos sus miembros se pueden mover hacia cosas nuevas sintindose bien por lo que han conseguido. Desde una perspectiva organizacional el

reconocimiento y sensibilidad hacia la vulnerabilidad de las personas en la quinta etapa es de utilidad, particularmente si los miembros del grupo han estado muy unidos y sienten un sentido de inseguridad o amenaza de este cambio. Sentimientos de inseguridad pueden ser naturales en personas con gran sentido de pertenencia y con fuertes estilos de rutina y empata. La etapa de Desintegracin es cada vez mas frecuente con el surgimiento de las organizaciones virtuales, las cuales se terminan cuando se logra el proyecto o fin buscado. 14. Si es necesario razones para la contratacin externa (Outsourcing). No es necesario la contratacin externa ya que el personal con que se cuenta tiene la capacidad de realizar las actividades asignadas a cada quien. 15. Medicin y evaluacin del progreso y el desempeo (incluir ndices). Para medir o evaluar el progreso de un proyecto se hace mediante indicadores o ndices que nos visualizan cual es el estado y el progreso de un proyecto, para ello se utilizan algunas tcnicas y para elle se hace una recoleccin de datos, un anlisis, un informe y reporte; y se e establece un plan de lnea base el cual nos proporciona elementos para medir el desempeo, como son tiempos, costos etc.; con esas mediciones cuantitativas se puede determinar que tanto se ha cumplido el progreso del proyecto. Se compara el plan real con lo programado y se analiza que tan diferentes son y Por qu?. Si el proyecto esta muy alejado se procede a actuar para regresar el proyecto a su trayectoria original. Hay dos ndices de medicin de desempeo como son el ndice del Desempeo del Costo (CPI) que mide la eficiencia del costo del trabajo realizado hasta el momento, El segundo es el de desempeo d el programa que mide la eficiencia del programacin a la fecha (SPI). Hay dos ndices pe porcentaje de terminacin de proyecto. 16. Establecer procedimiento de auditoria y revisin del proyecto. En el procedimiento de auditoria hay tres pasos a seguir, el primero es evaluar si el proyecto entrego los beneficios esperados a todos los interesados, Se manejo bien el proyecto?, El cliente se quedo satisfecho?. El segundo es evaluar lo que se hizo mal y lo que contribuyo a los xitos. Y por ultimo identificar los cambios para mejorar la entrega. Incluye una revisin de la cultura organizacional, La auditoria en proceso evala el progreso y desempeo durante el proyecto a diferencia de las auditorias postproyecto que analiza lo acontecido despus de terminado el proyecto. Paso 1: Inicio y asignacin de personal: La empresas de consultora externas resultan objetivas dado que presentan un punto de vista externo. Paso 2: Recopilacin y anlisis de datos: Cada organizacin y cada proyecto son nicos por lo que la informacin recolectada ser analizada detenidamente para encontrar los errores y aciertos con la finalidad de aprender para el futuro y no cometer los mismos errores. Paso 3: Elaboracin de informes: Aqu se plasma los resultados del anlisis. En el informe se captan los cambios y lecciones aprendidas del proyecto para usarse en futuros proyectos. 17. Criterios de Supervisin del proyecto. La supervisin es la forma de vigilar un sistema de administracin de proyectos, la intensin es asegurarse que los proyectos cumplan con las necesidades de la organizacin mediante los estndares, procedimientos, responsabilidades, asignacin de recursos y mejora continua. Mediante las graficas Gantt y diagramas de control que permiten establecer un criterio de supervisin ya en el se puede ver toda la trayectoria del proyecto y se puede calcular cualquier desviacin a tiempo para retornar el curso a su trayectoria de origen.