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TEMA: PLANES DE ACCION INTRODUCCION Los planes de accin son instrumentos gerenciales de programacin y control de la ejecucin anual de los

proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratgico. En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversin, sin embargo, un plan debe contener tambin, el desarrollo de las Tareas especficas. Dichos planes, en lneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas especficas para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de accin presentan su estructura de modo personalizado para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de accin adecuado a sus necesidades y metas. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Conocer sobre la ejecucin y el seguimiento de la planificacin en torno a las actividades del plan de Accin. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Establecer la forma en cmo los objetivos del plan de accin se relacionan con los objetivos estratgicos y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores. Identificar las lneas especficas por medio de las cuales son las dependencias o niveles jerrquicos involucrados en el cumplimiento del plan de accin.

QUE ES UN PLAN DE ACCION Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos. Un plan de accin es una presentacin resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo especficos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado El plan de accin es un espacio para discutir qu, cmo, cundo y con quien se realizaran las acciones.

COMO ELABORAR EL PLAN DE ACCION El plan de accin es un trabajo en equipo, por ello es importante reunir a los dems trabajadores comunitarios y a los miembros de la comunidad y formalizar el grupo llamndolo Comit de planeamiento u otra denominacin.

El plan lleva los siguientes elementos. Que se quiere alcanzar (objetivo) Cunto se quiere lograr (cantidad y calidad) Cundo se quiere lograr (en cunto tiempo) En dnde se quiere realizar el programa (lugar) Con quin y con qu se desea lograrlo (personal, recursos financieros) Cmo saber si se est alcanzando el objetivo (evaluando el proceso) Cmo determinar si se logr el objetivo (evaluacin de resultados)

Los planes de accin solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado la estrategia a seguir. Los principales problemas y fallas de los planes se presentan en la definicin de los detalles concretos. Para la elaboracin del plan es importante identificare las grandes tareas y de aqu desglosar las pequeas. Se recomienda utilizar un cuadro de plan de accin que contemple todos los elementos. ACTIVIDADES CUANTO TIEMPO LUGAR RECURSOS SSEGUIMIENTO LOGRO

El plan de accin es un instrumento para la evaluacin continua de un programa. Es a su vez la representacin real de las tareas que se deben realizar, asignando responsables, tiempo y recursos para lograr un objetivo

El control del plan de accin tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no estn saliendo de acuerdo a lo esperado. En cuanto al control tras su finalizacin, el objetivo es establecer un balance y confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos.

Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de accin perder tiempo ya que necesitar examinar cada paso para descubrir si marcha en la direccin correcta. PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) Serie de pasos o actividades ordenadas, que se constituyen en una gua de carcter general que deber ser ajustada a las necesidades especficas de todos y cada uno de los rganos de la organizacin y sobre la cual se evalan todos los proyectos y actividades de la misma. La ejecucin del Plan de Desarrollo Institucional se apoya en el programa operativo anual que de l se deriva. El proceso de planeacin organizacional no termina con la elaboracin del Plan de Desarrollo, ms bien ah tiene su origen y sustento. Una vez que tenemos la misin y la visin de nuestra empresa y en base al diagnstico estratgico realizado, se definen los proyectos, que se administrarn bajo la metodologa del Programa Operativo Anual. Con la correcta elaboracin del POA se lograr: Alcanzar los objetivos indicados con un mnimo de consumo de recursos y costos dentro de los lmites de tiempo estipulados El POA debe ser entendido como un ejercicio completo, en el cual se contemplan todos los aspectos de la programacinpresupuestaria de cada uno de los rganos del sistema los cuales tienen orientada su accin al cumplimiento de una parte del objetivo global que se pretende alcanzar.

Plan de Desarrollo Institucional

Formato de Calendarizacin Diagrama de Gantt, que define los tiempos de cada actividad

Formato de Presupuestario Es conveniente que para el presupuestario se tomen en cuenta los siguientes factores en orden de cubrir todos los posibles gastos o inversin: Gasto / Inversin en:

PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) El Programa Anual de Caja es un instrumento de manejo financiero de ejecucin presupuestal que contiene por meses la totalidad de los ingresos que se esperan recaudar discriminados por fuentes, y en el que se precisa los de destinacin especfica y la totalidad de los pagos que se estiman efectuar, estos ltimos clasificados como mnimo en funcionamiento, servicio de deuda e inversin. El PAC de gastos se presenta por cada mes y contendr los valores de dicho lapso de tiempo que se esperan pagar en desarrollo de los compromisos estimados en la ejecucin presupuestal para la vigencia. Asimismo, separadamente, se presentan los pagos que se esperan realizar en desarrollo de los compromisos registrados como reservas de la vigencia anterior. El PAC tiene como finalidad regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal El PAC se elabora por el total del ao antes de iniciar su aplicacin (diciembre del ao anterior al de la referencia) y deber ser revisado en los ltimos cinco das de cada mes conforme a su ejecucin, para reprogramar sus valores mensuales por el tiempo que resta del ao. Existe una estrecha relacin entre el proceso de ejecucin del presupuesto de gastos y el PAC, teniendo en cuenta que para realizar cualquier pago o pactarlos en los compromisos, la entidad debe sujetarse a los montos mensuales del PAC aprobado. Igualmente no podr programarse en el PAC ningn valor que no tenga respaldo en el Presupuesto de Gastos.

Formato Ejemplo del Programa Anual Mensualidad de Caja PAC

COD.

CONCEPTO PROYECTO XXX - TAREA 1 - TAREA 2 - TAREA 3 PROYECTO XXX - TAREA 1 - TAREA 2 - TAREA 3 PLAN DE CONPRAS - PAPELERA - VOLQUETA - COMPUTADOR OBLIGACIONES POR PAGAR TOTAL

P.PUESTO TOTAL PAC SUSPENSION 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

ENERO 0

FEBRERO 0

NOVBRE 0

DICBRE 0

REZAGO 0

PAC NO EJECUTADO 0

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL El plan de desarrollo institucional es una propuesta de desarrollo de parte de los gerentes que orientan a una mejor gestin A travs de este se propone mejorar la efectividad de la empresa, la calidad, llegando a ser concretado a mediano plazo. El plan de desarrollo institucional puede desarrollar los siguientes ejes: Polticas de gestin (objetivos y resultados) Infraestructura Procedimientos Participacin Organizacin Control

Porque es necesario un plan de desarrollo institucional? Este plan permite alcanzar resultados deseados aprovechando las oportunidades que se presenten Trazar rumbos institucionales ms precisos, que favorezcan la toma de decisiones, para enfrentar los riesgos derivados de la actual situacin poltica, social, ecolgica y econmica del pas. Garantizar la efectividad de la gestin administrativa en lo relacionado con la toma de decisiones, la evaluacin y el control. Generar consensos, acuerdos y sinergias en torno al rumbo institucional.

Identificar los factores internos y externos que influyen sobre el desarrollo de la institucin, as como las amenazas y oportunidades que ofrece el entorno. Disponer de mtodos para monitorear la gestin y evaluar la efectividad, la pertinencia y el impacto institucional, as como sus procesos y procedimientos, como condicin para el mejoramiento continuo. Generar competencias sociales y laborales en trminos de una mejor respuesta a la problemtica social, econmica y ambiental de la regin de influencia y del pas. Orientar los procesos institucionales hacia el cumplimiento de la misin y el alcance de la visin.

ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

REDISEAR LOS PROCESOSCLAVES ORGANIZACIONALES PARA LOGRAR UNA GESTION INSTITUCIONAL EFECTIVA