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Orientao Tcnica Suprimentos Inventrio Fsico - Equipamentos de Medio

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SUMRIO: 1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FSICO DOS ESTOQUES 1.1 Importncia e Finalidade 1.2 Comisso Permanente de Inventrio CPI 1.3 Coordenadores do Inventrio 1.4 Equipes de Inventrio 2. DATA DO INVENTRIO, ABRANGNCIA E CRITRIOS DA CONTAGEM 2.1 Data do Inventrio 2.2 Abrangncia da Contagem 2.3 Material de Nossa Propriedade em Poder de Terceiros 2.4 Material de Propriedade de Terceiros em Nosso Poder 2.5 Critrio de Classificao de Item 2.6 Critrios para Contagem 2.7 Contagem fsica dos estoques nos CDs, CDAs e Empreiteiras 3. PROVIDNCIAS ANTES DO INVENTRIO 3.1 Designao das Equipes 3.2 Definio dos Locais de Contagem 3.3 Arrumao Fsica 3.4 Material No Conforme - Reprovas 3.5 Recebimento/Expedio de Materiais 3.6 Atividades de Movimentao de Materiais 3.7 Transferncias entre Depsitos 3.8 Materiais em Trnsito 3.9 Equipamentos para Contagem 3.10 Fichas de Controle de Estoque de Prateleiras 3.11 Atualizao do Sistema de Materiais 4. FORMULRIOS DE INVENTRIO E A SUA UTILIZAO 4.1 Formulrios 4.2 Responsabilidade pelos Formulrios 4.3 Instrues de Utilizao 5. PROVIDNCIAS DURANTE O INVENTRIO 5.1 Utilizao do Sistema 5.2 Controle das Contagens 5.3 Ocorrncias 5.4 Liberao de reas 5.5 Movimentao Fsica dos Materiais 5.6 Corte de Documentao Cut-Off 5.7 Protocolo de Controle das Listas de Materiais MB52 6. PROVIDNCIAS APS O INVENTRIO
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6.1 6.2 6.3 6.4 Encerramento Liberao do Sistema de Materiais Fichas de Controle de Estoque Diferenas/Justificativas

7. INVENTRIO ROTATIVO 7.1. Inventrio Rotativo nos Centros de Distribuio CD 7.2. Inventrio Rotativo nos depsitos dos Centros de Distribuio Avanados CDAs (Estaes Avanadas) 7.3. Inventrio Rotativo nos depsitos das Empreiteiras RPC e STC 8. SUBTRAO 8.1. Subtrao de Materiais Registrados nos Estoques

ANEXOS
1 - Organograma Funcional 2 - Lista de Materiais para o Inventrio MB52 3 - Relatrio das Justificativas das Divergncias 4 - Descrio das Funes e Responsabilidades dos Participantes 5 - Cronograma de Atividades / Responsabilidades 6 - Carta para a Confirmao de Materiais de Nossa propriedade em Poder de Terceiros 7 - Relatrio Comisso de Inventrio

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1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FSICO DOS ESTOQUES 1.1 IMPORTNCIA E FINALIDADE: Estabelecer procedimento para realizao do levantamento fsico anual que constitui um importante elemento, para confirmao e validao dos Equipamentos de Medio (Ativos no instalados), os quais podero ser acompanhados pela Auditoria Externa a critrio da CPI (Comisso Permanente de Inventrio). 1.2 COMISSO PERMANENTE DE INVENTRIOS CPI: Comisso constituda de representantes de diversas Diretorias da empresa, incumbida da coordenao geral dos inventrios na empresa. COMPOSIO DA CPI ( ANEXO 1 ): Coordenador Operacional - Gerente do Depto de Engenharia - Gerente do Depto de Recuperao Receita e Poder Pblico e - Gerente do Depto de Planejamento de Suprimentos Coordenador de Procedimentos - Gerente da Auditoria Interna. Equipes de Suporte - Membros representantes dos mdulos Materiais , Contabilidade e Auditoria (efetivos e suplentes) sero indicados pelos Membros da CPI. 1.3 COORDENADORES DO INVENTRIO Gerentes das Divises de Engenharia de Sistemas e Medio, Diviso de Perdas Comerciais, do Servio de Distribuio e Campo (STC e RPC), bases operacionais (CDAs) do Chefe de Operaes do Operador Logstico nos CDs. 1.4 EQUIPES DE INVENTRIO Designados pelos coordenadores do inventrio. 2. DATA DO INVENTRIO ABRANGNCIA E CRITRIOS DE CONTAGEM

2.1 DATA DO INVENTRIO: O Inventrio Oficial ser realizado no perodo a ser definido pela CPI seguindo o cronograma modelo no ANEXO 5.

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2.2 ABRANGNCIA DA CONTAGEM: Sero contados 100% dos itens que compem os estoques, no estando compreendidos na contagem: material ativado (reserva tcnica); materiais destinados a projetos especficos j baixados do estoque; materiais em processo de medio; material de propriedade de terceiros em nosso poder; materiais recebidos de fornecedores durante o processo de inventrio. 2.3 MATERIAL DE NOSSA PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS: O material de nossa propriedade em poder de terceiros (processo de beneficiamento), dever constar em relatrio especfico, identificando: cdigo, quantidade, fornecedor onde este encontra-se e o nmero do documento fiscal de remessa. Para estes itens dever ser enviado carta ao fornecedor, pedindo a confirmao dos nossos estoques em seu poder, conforme modelo de carta no ANEXO 6. 2.4 MATERIAL DE PROPRIEDADE DE TERCEIROS EM NOSSO PODER: O material de terceiros em nosso poder dever estar previamente separado, identificado atravs de referncia ao documento fiscal de entrada e arranjado em rea separada dos locais de contagem. conveniente sinalizar visualmente com tabuletas ou faixas, contendo a mensagem "Material de Terceiros em Nosso Poder". 2.5 CRITRIO DE CLASSIFICAO DE ITEM: A classificao dos itens A, B, C, se d em funo do seu valor de estoques, classificados em ordem decrescente de valor por depsito no ANEXO 2. 2.6 CRITRIOS PARA CONTAGEM: Os critrios para contagem so os seguintes: Itens - Lacrados: As quantidades registradas nas caixas dos fornecedores, devidamente lacradas, podem ser utilizadas desde que, se tenha validado estas quantidades, atravs de amostragem por item. Grau de Tolerncia: o grau de aceitao da divergncia, sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como um erro ou diferena no sistema. Trata-se de uma simples aplicao do bom senso, pois a determinao de uma tolerncia reduz a necessidade de reconciliaes e ajustes de saldo desnecessrios, em contraste com a poltica de tolerncia zero.
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Tolerncia na Acuracidade de Itens CDs/CDAs Sero aplicadas as tolerncia para efeito de acuracidade de itens conforme parmetros de porcentagem e valores ( modular ) estabelecidos na tabela abaixo:
Porcentagem do Valor Total do Item
1% 1% R$ R$

Material
Medidor TC/TP

Limite do Valor
400,00 400,00

Lista de Materiais para o Inventrio Ser fornecido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, o relatrio por depsito, dentro dos critrios pr determinados (MB52), conforme modelo do ANEXO 2. 2.7. CONTAGEM FSICA DOS ESTOQUES NOS CDs, CDAs E EMPREITEIRAS: Aplicam-se os procedimentos desta instruo com especial ateno : Comunicar sobre o inventrio fsico e suas datas de realizao; Efetuar arrumao fsica por item; Verificar a necessidade de equipamentos para contagem onde aplicvel; Determinar equipe de contagem/coordenao, para realizar o levantamento fsico; Haver acompanhamento da Auditoria Externa e Interna no perodo de contagem a critrio da CPI.

3. PROVIDNCIAS ANTES DO INVENTRIO: 3.1. DESIGNAO DA EQUIPE: importante o bom dimensionamento do nmero de pessoas e equipes envolvidas na contagem fsica e que estejam familiarizadas com a identificao dos itens do estoque. Devem ser efetuadas reunies preparatrias em todos os nveis, de forma a proceder os esclarecimentos de todos os procedimentos de contagem e treinamento das equipes.
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A composio das equipes deve obedecer ao Organograma Funcional, conforme demonstrado no ANEXO 1 . A descrio das funes e responsabilidades de cada participante encontra-se detalhada no ANEXO 4. 3.2. DEFINIO DOS LOCAIS DE CONTAGENS: Os depsitos devem ser identificados com os respectivos locais, especificando, qual o tipo de material ali existente. Deve tambm ser elaborado um lay-out do local de forma a facilitar sua identificao, bem como o dimensionamento das equipes necessrias. ARRUMAO FSICA: Os estoques devem ser arrumados com antecedncia. Nos dias anteriores ao inventrio os responsveis pelos vrios depsitos devem proceder ao empilhamento adequado de caixas e agrupamento de itens que estejam espalhados, de modo a facilitar a sua identificao e contagem. Os materiais em processo de medio/devoluo devero estar em rea especfica e isolados dos materiais a serem inventariados (devidamente identificados). A arrumao fsica dos estoques dever estar pronta impreterivelmente at as 17h50m do dia anterior ao incio do inventrio, com as respectivas identificaes dos materiais. 3.4. MATERIAL NO CONFORME REPROVAS: Para agilizao do processo de inventrio imprescindvel que, a rea de Inspeo e Recebimento providencie as devolues dos materiais, com pelo menos 05 dias antes do incio da realizao do inventrio. RECEBIMENTO / EXPEDIO DE MATERIAIS: O encerramento fsico x contbil ocorrer no dia anterior ao incio do inventrio, os fornecedores devero suspender as entregas de materiais durante este perodo. Caso isto no seja possvel, criar um pr-recebimento em local previamente definido, comunicando oficialmente aos Almoxarifados este procedimento. Os materiais do pr-recebimentos devem estar identificados atravs de referncia ao documento fiscal de entrada, e no devem ser includos no inventrio, bem como, sua integrao ao estoque dever ocorrer somente aps o trmino do inventrio. Deve-se fazer um esforo para remover todos os itens de estoque da expedio e no devem ser permitidas sadas durante o inventrio, salvo casos de
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3.3.

3.5.

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emergncias que devero ser autorizados pelo Coordenador do Inventrio no depsito e devidamente documentados. Os CDs podero transferir material para os CDAs e Depsito das Empreiteiras somente at a data a ser definida no cronograma de inventrio (ANEXO 5). 3.6. ATIVIDADES DE MOVIMENTAO DE MATERIAIS: As movimentao de materiais no R/3 sero suspensas durante o perodo do inventrio, afim de no prejudicar as contagens. Eventuais emergncias vide item 5.5 Movimentao Fsica dos Materiais. TRANSFERNCIAS ENTRE DEPSITOS: As transferncias de materiais entre depsitos podero ser efetuadas at a data a ser definida no cronograma de inventrio (ANEXO 5). proibida a transferncia durante o perodo de contagem, exceto para casos de emergncias mencionados no item 5.5. 3.8. MATERIAIS EM TRNSITO: As transferncias de materiais entre Depsitos devem ser planejadas de modo a no termos tal situao na data do inventrio. Havendo material em trnsito, estes devero ser considerados como estoque do depsito que o remeteu, com base nos dados dos pedidos de transferncia em trnsito. Para efeito de Inventrio, cpias das GMs de transferncias devero ser anexadas ao inventrio dos materiais que encontram-se em depsitos intermedirios. Na data do Inventrio, o Departamento de Planejamento de Suprimentos emitir um relatrio de posio dos estoques dos materiais em trnsito por depsito. para preenchimento das contagens. 3.9. EQUIPAMENTOS PARA CONTAGEM: Devem ser providenciadas pelos Coordenadores do Inventrio dos Depsitos (CDs, CDAs e Empreiteiras), as quantidades necessrias de bancadas, calculadoras e outros equipamentos necessrios a contagem e coloc-los disposio dos locais com antecedncia de pelo menos 02 dias da data do inventrio. Dever ser observado que os equipamentos de contagem estejam aferidos para aquela data.
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3.10. FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE DE PRATELEIRAS (QUANDO APLICVEL): Visando uma maior segurana para a realizao da contagem, os supervisores devero orientar o recolhimento das Fichas de Controle de Estoque colocadas nas gavetas e/ou prateleiras, antes da data prevista para incio das contagens. 3.11. ATUALIZAO DO SISTEMA DE MATERIAIS: O Sistema de materiais dever estar atualizado, ou seja todas as movimentaes de materiais serem registradas no R/3, GEMWEB, LOGUS, Banco Access at o dia anterior ao do inicio do Inventrio. A CPI dever proceder reunio para orientao e treinamento das equipes e pessoas envolvidas no inventrio, com pelo menos 15 dias de antecedncia a data de realizao. 4. FORMULRIOS DE INVENTRIO E A SUA UTILIZAO:

4.1. FORMULRIOS: Os documentos necessrios para realizao do inventrio so os seguintes: - Lista de Materiais MB52 (ANEXO 2); - Lista para Registro das Mercadorias de nossa Propriedade em Poder de Terceiros - (ANEXO 6). 4.2. RESPONSABILIDADE PELOS FORMULRIOS: Os formulrios de inventrio - MB52, sero emitidos pela Equipe de Suporte e a responsabilidade pela sua obteno e distribuio com antecedncia mnima conforme cronograma de inventrio do Departamento de Planejamento de Suprimentos. 4.3. INSTRUES DE UTILIZAO: Equipamentos Avariados As Listas de Materiais - MB52 sero emitidas, j contendo a identificao por item. Elas sero emitidas por depsitos e com base na ltima posio existente de estoque. A lista de materiais - MB52 dever permanecer em poder do responsvel do depsito para controle das contagens. Para melhor controle sugerimos realizar a 1. contagem em todo o Depsito ou parte dele e, s ento, iniciar a 2. contagem e 3. caso necessrio.

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Aps o preenchimento, a Lista de Materiais MB52 dever ser enviada via E-mail para o representante indicado pela CPI e o original devolvido via malote devidamente preenchida ao Departamento de Planejamento de Suprimentos. desejvel que o responsvel pelo inventrio no depsito revise todas as reas, para verificar Se todos os itens foram includos no inventrio. Obrigatoriamente realizar-se-o duas contagens em inventariados excetuando-se os mencionados no item 2.6. todos os materiais

A terceira contagem ocorrer quando existir diferena entre a primeira e a segunda. recomendvel que a segunda contagem, seja realizada por uma equipe diferente da primeira, consequentemente o mesmo critrio se aplica quando da necessidade de uma terceira contagem. Cada local de contagem poder ser assistido por Auditores Externos e/ou Auditores Internos a critrio da CPI. As contagens procedidas sero registradas na Lista de Materiais MB52, e enviadas por e-mail aps todos os itens serem contados. Equipamentos Novos Paulista Retirar a planilha de estoque individualizada das reas, utilizando a opo do Sistema LOGOS: - Manter informaes Transferncia para Empreiteira guia Estoque Abaixo est representada a tela do Sistema Logus para obteno da planilha de estoque da rea a ser inventariada.

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4.3.1 A partir da planilha, gerar um arquivo .txt somente com os nmeros dos medidores; 4.3.2 Salve este arquivo na mesma pasta do aplicativo Equipamentos para Manuteno, no caso das EAs ou Controle de Medidores, no caso das Empreiteiras; 4.3.3 Abrir um dos aplicativos acima e utilizar a opo Verifica Situao, escolhendo a opo planilha, quando solicitado.

Equipamentos Novos Piratininga Retirar a planilha de estoque individualizada por rea (Base Local), utilizando o Sistema Access Controle de Equipamentos.

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4.3.4. Retirar a planilha dos equipamentos com os nmeros de patrinmios; 4.3.5. A planilha contendo os equipamentos no localizados dever ser encaminhada a DEES/DSP/DCVP 4.3.6. Aps as verificaes nos sistemas de equipamentos GME e GEMWEB, visando localizar os medidores faltantes, os no encontrados sero suspensos no sistema pelo prazo de 90 meses. Findo esse prazo a DEES far a Retirada de Propriedade e os medidores devero ser cobrados das reas responsveis

5. PROVIDNCIAS DURANTE O INVENTRIO 5.1. UTILIZAO DO SISTEMA: O Sistema R/3 estar disponvel durante a realizao do inventrio apenas para a consulta. 5.2. CONTROLE DAS CONTAGENS: Diariamente os Supervisores devero controlar e acompanhar o andamento das contagens. 5.3. OCORRNCIAS: Todo tipo de ocorrncia (anormalidades) dever ser prontamente comunicada ao responsvel geral do inventrio, para que a soluo seja providenciada. 5.4. LIBERAO DAS REAS: As reas sero liberadas para incio da contagem pela CPI, quando o depsito estiver totalmente identificado e organizado. Caber aos responsveis do Inventrio nos depsitos, percorrerem as reas onde j foram concludas as contagens certificando-se que todos os itens foram devidamente contados e solicitar a liberao da rea.

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5.5. MOVIMENTAO FSICA DOS MATERIAIS: Evitar todo e qualquer tipo de movimentao fsica de materiais durante o perodo de inventrio, se eventualmente ocorrer a retirada de algum material, em carter de emergncia, durante a realizao do inventrio, o Coordenador ou preposto dever considerar a sada do material na Planilha. Dever ser emitida GM (ZM06), identificando a reserva para a execuo da baixa ao trmino do inventrio. 5.6. CORTE DE DOCUMENTAO CUT-OFF Os coordenadores do inventrio realizaro o controle da documentao da entrada e sada, certificando-se de que estas foram digitadas em tempo hbil no Sistema. 5.7 PROTOCOLO DE CONTROLE DAS LISTAS DE MATERIAIS - MB52: Aps emitidas pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos as listas necessrias para a realizao do Inventrio, as mesmas devero ser enviadas por e-mail com protocolo de registro de recebimento. Terminado o inventrio, todas as listas devidamente preenchidas devero ser devolvidas. 6. PROVIDNCIAS APS O INVENTRIO: 6.1. ENCERRAMENTO: Os responsveis pelo inventrio encerramento do Inventrio. nos depsitos deveram comunicar o

6.2. LIBERAO DO SISTEMA DE MATERIAIS: Encerrado o inventrio haver a comunicao dos coordenadores CPI da volta do sistema para as movimentaes. 6.3 FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE (QUANDO APLICVEL) (Fichas de Gaveta e/ou Prateleiras) Os Coordenadores do Inventrio devero providenciar a recolocao das fichas de controle de estoques nos respectivos lugares. 6.4. DIFERENAS / JUSTIFICATIVAS: O Departamento de Planejamento de Suprimentos em conjunto com representantes das Bases Operacionais e Gesto de Ativos devem analisar as divergncias e providenciar as justificativas. Critrios: a) As justificativas devero ser feitas sobre as variaes negativas e/ou positivas.
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Todos os depsitos e filiais devero apresentar justificativas para os itens com variao acima de R$ 1.000,00. Data base do inventrio - O valor utilizado o preo mdio mvel da data base do inventrio. b) O formulrio de justificativa segue ANEXO 3. c) As justificativas devero ser consistidas comprobatrios/evidncias do ocorrido (ANEXO 3). com documentos

Dever ser elaborado relatrio especfico (ANEXO 7) e submetido a aprovao obedecendo os nveis de competncia descritos na Norma Administrativa Nveis de Competncia Delegao de Autoridade (Documento GED n 314). 7. INVENTRIO ROTATIVO: Realizao peridica e continua de contagem dos itens em estoque, conforme critrio definido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, a fim de acompanhar a acuracidade dos estoques, avaliando as causas das eventuais divergncias, propor melhorias nos processos e possibilitar registro e ajustes das divergncias a cada bimestre, atravs de Relatrios de Inventrio.

7.1 INVENTRIO ROTATIVO NOS CENTROS DE DISTRIBUIO - CD: A cada 2 meses o DSP/DEES informar os itens a serem inventrios. O operador far as justificativas das divergncia a cada apurao dos inventrios rotativos ao Departamento de Planejamento de Suprimentos, identificando as causas e apurando as responsabilidades. A CPFL, no fechamento do Inventrio Oficial far as cobranas dos valores superiores a 0,3 % do valor global do estoque em poder da contratada ( quando aplicvel ). 7.2. INVENTRIO ROTATIVO NOS DEPSITOS DOS CENTROS DISTRIBUIO AVANADOS CDAS (ESTAES AVANADAS) DE

At o Inventrio Oficial todos os estoques tero sido mapeados trs ( 02 ) vezes.A responsabilidade pelos resultados ser compartilhadas com a base operacional, devendo haver uma anlise conjunta das divergncias (conforme item 6.4).

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7.3. INVENTRIO ROTATIVO NOS DEPSITOS DAS EMPREITEIRAS RPC e STC Conforme condies contratuais, nos materiais em poder das empreiteiras devero ser realizados inventrios rotativos a cada 2 meses, afim de manter a acuracidade do estoque. Por determinao da legislao vigente, dever ser executado um Inventrio Oficial a ser definido pela CPFL. A contratada ser notificada com pelo menos 30 dias de antecedncia do incio do inventrio, a fim de providenciar a organizao das reas para contagem e disponibilizar os recursos necessrios, indicando inclusive um representante para o inventrio. As eventuais divergncias de estoque no justificadas sero apresentadas contratada aps a apurao do inventrio, que ter no mximo 30 dias para executar a reposio do material ou a indenizao dos valores apurados.

8. SUBTRAO 8.1. SUBTRAO DE MATERIAIS REGISTRADOS NO ESTOQUE A Subtrao de Materiais/Equipamentos ocorridos nos depsitos dos Centros de Distribuio (RPC e RPC)e EAs devero ser notificados formalmente pelos correspondentes Gestores ( Gerentes do Departamento do Servio de Rede ou Gerente do Operador Logstico ) ao DSP Departamento de Planejamento de Suprimentos, devendo ser acompanhado do respectivo BO Boletim de Ocorrncia policial. Dever constar no BO Boletim de Ocorrncia o cdigo, descrio e quantidade do material subtrado, alm dos nmeros patrimoniais. Ser elaborado Relatrio sobre o fato e submetido a aprovao dos Gerentes dos Depto de Engenharia DEE e Depto de Planejamento de Suprimentos DSP, cpia ser enviada ao PRI Departamento de Infra-Estrutura Administrativa para o acompanhamento. Ser gerada a ODI/ODD para desativar os itens subtrados e criar saldo no SAP R/3. Os lanamentos sero realizados aps a aprovao do Relatrio pelo Gerente do DSP atravs transao MB1A mov. 907 / Centro de Custo da localidade e Conta 6753000000.

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NOTA : Materiais em processo de medio/ ativo imobilizado em curso devero estar registrado na conta de estoque para lanamento. No se aplica aos materiais registrados/estocados nas empreiteiras, sendo sua guarda de inteira responsabilidade da contratada.

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ANEXO 1 ORGANOGRAMA FUNCIONAL

COMISSO PERMANENTE DE INVENTRIO CPI Contabilidade / DSP

COORDENADOR GERAL Contabilidade

COORDENADORES Procedimento Auditoria Operacional DEE/DCV/DSP

EQUIPE DE SUPORTE

COORDENADOR DO INVENTRIO Gerentes DEES/DCVP, Servio de Distribuio / Campo Chefe de Operaes - CD

EQUIPE DE DIGITADORES

SUPERVISOR DA REA REP. DA EMPRESA

EQUIPES DE INVENTRIO

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LISTA DE MATERIAIS PARA O INVENTRIO MB52

M te l a ria D p T x b v mte l e . e to re e a ria CAS N . U L S EU ID tiliz.liv B q e d re lo u a o 5 -0 0 0 -0 9 D 0 T A OD T 3 3 0 V 0 0 -0 2 8 1 7 R F IS R F 0 K A A P C 10 ,0 0 10 ,0 0 5 -0 0 0 -1 4 D 0 C B C UP C 7 0 3 1 M 2 0 0 -0 2 6 1 7 A O .C V A 5 V X ,5 M B M 10 0 0 ,0 0 00 ,0 0 5 -0 0 0 -1 6 D 0 C B C UP C 7 0 5 1 M 2 0 0 -0 2 6 1 7 A O .C V A 5 V X ,5 M B M 3 ,0 0 50 00 ,0 0 5 -0 0 0 -1 3 D 0 C B IS LC P C 0 5 V6 M 2 0 0 -0 2 8 1 7 A O O U V A ,7 K ,0 M C M 2 ,0 0 30 00 ,0 0

S ld R 1 c n g m 2 c n g m 3 c n g m a o /3 a o ta e a o ta e a o ta e 20 ,0 0 10 0 0 ,0 0 3 ,0 0 50 2 ,0 0 30

S m t U . o a ria tiliz L +B q e d ivre lo u a o

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ANEXO 3 RELATRIO DAS JUSTIFICATIVAS DAS DIVERGNCIAS


R T IOD SJU TIFIC TIVA D SD R C S ELA R A S A S A IVE G N IA D epsito: D escriodoD epsito: C idade: C digo D escrio do M aterial PreoM M dio vel Q uantidaderegistrada R Q /3 uantidade Inventariada D ivergncia Valor Justificado Justificativa

R esponsvel peloInventrio: M atricula/A ssinatura/D ata

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Francisco Carlos Martins

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UN Distribuio
ANEXO 4 DESCRIO DAS FUNES E RESPONSABILIDADES DOS PARTICIPANTES Comisso Permanente de Inventrio Marcar a data da realizao do inventrio junto com o Departamento de Planejamento de Suprimentos e comunicar a Auditoria; Escolher os coordenadores do inventrio dentro de sua rea e solicitar as indicaes dos demais participante; Elaborar o cronograma de prazos de inventrio; Verificar a fidedignidade do inventrio; Autorizar, aps valorizado e analisado o encerramento do inventrio; Liberar o sistema para as movimentaes, aps encerrado o inventrio; Preparar e encaminhar os Relatrios para Homologao do inventrio; Preparar e realizar o treinamento dos Coordenadores do Inventrio e do representante da empresa, com pelo menos 15 (quinze) dias de antecedncia a data de realizao.

Coordenador do Inventrio Definir os Supervisores da rea; Indicar o pessoal envolvido ao responsvel pelo Inventrio para devida convocao; Providenciar recursos necessrios para a contagem dos materiais; Responsabilizar-se pela elaborao e entrega dos documentos ao responsvel nos prazos estabelecidos; Controlar os prazos, de forma que o Inventrio seja feito corretamente e seus resultados sejam confiveis; Verificar as contagens e se necessrio, fazer com que os materiais sejam recontados;
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Assegurar a exatido das contagens; Fornecer e recolher do Supervisor da rea, todos os documentos para realizao e controle do inventrio; Liberar a rea inventariada, em comum acordo com a CPI; Encerrar o Inventrio fsico, aps verificar que no falta nenhum material a ser contado.

Representante da Empresa - Supervisor da rea Indicar os contadores e controladores; Comunicar contadores e controladores a data do Inventrio; Orientar a equipe de inventrio sobre as normas e cronograma de prazos do Inventrio; Inspecionar os locais de contagem, quanto ao arranjo fsico do Inventrio, comunicando ao Coordenador qualquer irregularidade; Controlar a lista de material MB52 e orientar as contagens conforme definido neste procedimento. Redistribuir as equipes de contagem que forem terminando as contagens nas reas pr-definidas; Solicitar ao Coordenador, funcionrios para a Contagem, quando notar que a equipe pr-definida for insuficiente para o cumprimento do prazo; Responder pelo controle e contagem de todos os itens, cuidando para que nenhum item fique sem ser inventariado; Assegurar a exatido das contagens; NOTA : No caso de contagens rasuradas, as mesmas devero ser confirmadas (corrigidas) com assinatura do Supervisor da rea ou Auditores presentes.

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Equipes de Inventrio - Contadores Efetuar a 1, 2 ou 3 contagem, conforme autorizao do Representante da Empresa - Supervisor da rea. Para os itens com diferena entre a 1 e 2 contagem devero ser seguidos os seguintes critrios:
Todos tero tantas contagens quantas forem necessrias, at que se obtenha a igualdade entre duas contagens;

Confrontar se os dados do material a ser contado so os mesmos que constam na Lista de Material MB52, inclusive se a unidade de medida igual; Contar o material, anotando na lista a quantidade apurada; Devolver ao mesmo local o material retirado para efetuar a contagem; Levar ao conhecimento do Supervisor da rea qualquer irregularidade encontrada; Repetir os procedimentos para outras reas que forem designadas a fazer contagens; Entregar ao Supervisor da rea todas as contagens sob sua responsabilidade;
Aguardar do Supervisor da rea a comunicao do encerramento do Inventrio daquela rea.

Equipe de Suporte
organizar o recebimento, conferncia e preparao dos dados para insero no

R/3.
suporte sobre os procedimentos; emisso, encaminhamento e controle das Lista de Materiais ( MB52); coordenar as aes e procedimentos no R/3, afim de suportar o inventrio. Emisso dos documentos do Inventrio.

Equipe de Digitadores
digitar resultado obtido por local;

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preparao de dados para o lanamento; emisso de documentos de inventrio; Conferncia da digitao;

controle e arquivamento dos documentos originais; preparar dados para as anlises dos resultados dos inventrios. Equipe para Identificao de Itens (DSQ) Durante a realizao do inventrio o Departamento de Qualificao de Fornecedores dever ter de planto equipe para identificao dos itens que porventura estejam sem cdigo e/ou misturados nas embalagens.

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ANEXO 5

Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES / RESPONSABILIDADES Atividades Responsvel Coordenao Geral do Inventrio CPI Coordenao/Cumprimento das Instrues de Inventrio CPI Divulgao da data do inventrio CPI Elaborao do manual de instruo de inventrios CPI Definio dos locais de contagem Coordenadores Reunio de instrues de inventrio CPI Elaborao do lay out dos locais de contagem Definio do dimensionamento dos grupos de contagem; Relao dos nomes; CPI e Coordenadores Coordenadores, Supervisores, Chefes, Contadores e Controladores. Separao dos pedidos do sistema GEM - Metrowatt DSP - DEES Medio dos medidores retirados (Emisso da ODI/ODD) DSP - DEES - DCVP Material de nossa propriedade em poder de terceiros; Relatrio dos estoques em poder de terceiros na data base; DSP - DEES Preparao das cartas, controle do envio aos fornecedores. Emisso de listagem de lanamento de contagem MB52 Distribuio de listagem de lanamentpo de contagem MB52; Onde distribuir; A quem distribuir. Recebimento/Expedio Limpar o Recebimento e Expedio Se ocorrer recebimento durante o inventrio, criar um pr inventrio. Arummao Fsica Atualizao dos sistemas de materiais/ efetuar todos os lanamentos Bloqueio das Movimentaes - R/3. Confirmao formal pelas reas (Op. Logstico, EA's e Empreiteiras RPC/STC) que todas as providncias para inventrio foram tomadas. Confirmao da contagem em 100% dos itens Autorizao do incio e encerramento do inventrio Recebimento das Listas de Inventrio Anlise das divergncias e preparao de dados para anlise Anlise das divergncias Acerto de eventuais divergncias Emisso dos documentos de Inventrio Coordenao da digitao dos documentos de inventrio Emisso dos relatrios para conferncia da digitao Emisso de Relatrios - valor das divergncias, acuracidade, etc Lanamento dos documentos de inventrio Justificativas das diferenas de inventrio Emisso do Relatrio de Inventrio (por empresa) para aprovao Follow-up da circulao junto aos fornecedores, buscando a obteno de 100% das respostas. Contagem em 100% dos itens nos depsitos Copilao e apurao do resultado do inventrio DSP DSP - DEES - DCVP

Data Limite

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Coordenadores/Empreiteiras Op. Logstico/Coordenadores/Empreiteiras Coordenadores / Empreiteiras DSP / PRI Coordenadores Coordenadores/Empreiteiras/Op. Logstico Coordenadores/Auditores DSP DSP DSP - DEES - DCVP DSP DSP DSP DSP DSP Contabilidade Coordeadores/Equipe de Suporte DSP DSP Coordenadores / Empreiteiras DSP - DEES - DCVP

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ANEXO 6 CARTA PARA CONFIRMAO DE MATERIAIS DE NOSSA PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS

Campinas,

de

de

2006

(Fornecedor ou Cliente) Endereo CEP - Cidade - Estado

Prezados Senhores,

A ttulo de conferncia e por estarmos realizando inventrio em nossos estoques, solicitamos confirmarem o relatrio em anexo, referente aos produtos de nossa propriedade que se encontrarem em poder de V.Sas. Informamos que o anexo contempla a posio de ----/----/------ devendo V.Sas atualizarem os itens com as notas fiscais de recebimento e confirmarem a existncia fsica dos equipamentos em suas dependncias. A resposta dever ser encaminhada at o dia ____/_____/_____

Responsvel CPFL : Nome completo E:mail Telefone Anexo:

Cdigo CPFL Descrio Fornecedor Criado NF de Envio Data da NF Utiliz.livre UMB Vl.estimado 50-000-001-612 TRAFO DISTR 1008202 08/03/2002 2 PC 2.800,00 50-000-001-620 TRAFO DISTR 1004067 08/03/2002 1 PC 1.700,00

Atenciosamente

____________________________________ GERENTE DO DSP

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ANEXO 7 Utilizado nos Inventrios Anual e Rotativo Relatrio Comisso de Inventrio
Para: Diretoria Financeira Objetivo: Aprovao do Inventrio Fsico de Materiais 200X RELATRIO A Instruo Contbil n 6.3.3 do Manual de Contabilidade do Servio Pblico de Energia Eltrica, aprovado pela Resoluo ANEEL n 444 de 26/10/2001, em consonncia com o disposto nos artigos 260 e 292 do Regulamento do Imposto de Renda RIR, determina que os estoques contabilizados como operao e investimento, devam ser inventariados fsica e financeiramente, para fins de encerramento do Exerccio, sem prejuzo de outros inventrios durante o mesmo Exerccio social, caso determinados pela Administrao do Concessionrio. Conforme Norma Administrativa "Inventrio Fsico de Materiais" - cdigo 2.2.005/CPFL, foi realizado o inventrio fsico em 100 % dos depsitos ( n. dep / locais ) e em 100% dos itens dos estoques de manuteno e de obras (total de itens), no ms de ------- de 200X, apresentando os seguintes resultados, conforme tabela anexa. A diferena lquida positiva/negativa de R$ ____________ apurada nos Depsitos inventariados, ocorreram principalmente pelos fatores abaixo : Variao Negativa Valor Variao Positiva Valor

Resultado
valor

As sobras e faltas apuradas neste inventrio sero processadas atravs de documentao especfica, inerente ao Mdulo MM do R/3, valorizados e registradas contabilmente, nos grupos "Resultado Operacional para materiais de estoque de manuteno e Resultado No Operacional" para os materiais vinculado ao estoque de obras. CONCLUSO Com base no exposto, a Comisso Permanente de Inventrio, submete Vice-Presidncia Financeira e de Distribuio, a aprovao dos registros contbeis relacionados ao resultado desse inventrio. Campinas, __ de novembro de 200X.

_____________________ Diretoria de Contabilidade


De acordo Vice-Presidncia Financeira

______________________ Diretoria de Suprimentos


De acordo Vice-Presidencia de Distribuio

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