Ing.

Enrique Luna Narvez

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Dr. Jess Ancer Rodrguez Rector Ing. Rogelio Garza Rivera Secretario General Dr. Ubaldo Ortiz Mndez Secretario Acadmico Lic. M.A. Patricia Martnez Moreno Directora Facultad de Ciencias Fsico Matemticas (FCFM) Lic. M.T. Rogelio Seplveda Guerrero Subdirector Administrativo Facultad de Ciencias Fsico Matemticas (FCFM) Dr. Jos Luis Comparn Elizondo Director UDICyT Subdirector de Posgrado de la Facultad de Ciencias Fsico Matemticas (FCFM) Ing. Enrique Luna Narvez Coordinador de Informtica UDICyT (Autor)
Unidad de Desarrollo de Instrumentos Cientficos y Tecnolgicos (UDICyT) Calle Vicente Suarez No. 1060, Col. Modelo CP. 64580, Monterrey, Nuevo Len, Mxico Tel: (81) 83294030 ext. 3369 Soporte tcnico: e-mail: enrique.lunan@uanl.mx Primera Edicin 2012 Universidad Autnoma de Nuevo Len Facultad de Ciencias Fsico Matemticas Diseo de Portada: UDICyT Colaboracion especial:

ISBN: 000-000-000-000-0

Queda prohibida la reproduccin o transmisin total o parcial del contenido de la presente obra en cualesquiera forma, sean electrnicas o mecnicas, sin el consentimiento previo y por escrito de la Universidad Autnoma de Nuevo Len.

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Curso: Nivel: Requisito: Dirigido a:

Gua Prctica: Grficos en Excel 2010 (Microsoft Office) Bsico - Intermedio Windows bsico - Excel bsico A todo usuario con la necesidad de generar grficos para apoyar de manerar visual sus trabajos hechos en la hoja de clculo y ofrecer una versin grfica de sus datos.
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Contenido:

I II III

Grficos Impresin Glosario

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Grficos

Indiscutiblemente una imagen dice ms que mil palabras y que mejor que ver en un grfico proyectados nuestros datos, nuestros resultados, adems imagine insertar imgenes que apoyen nuestro trabajo, que hagan resaltar la presentacin de nuestra informacin. Excel ofrece mltiples opciones y alternativas para los grficos y la mejor manera de aprender a crearlos es haciendo un ejemplo sencillo y prctico: Ejemplo 1: (tipo barras) En una hoja de clculo nueva capture los siguientes datos, tal y como se muestra en la imagen siguiente.

Una vez capturados hagamos un grfico de estos datos de una manera simple y prctica: 1) Seleccione el rango de celdas desde A1 hasta D4. 2) Presione la tecla de funcin F11. Listo! su grfico ha sido creado y anexado a su libro de trabajo, el grfico por default esta dado en barras verticales, ms adelante veremos cmo cambiar esta presentacin de acuerdo a su necesidad.

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Ahora tenemos mltiples opciones de presentacin y estructura de nuestro grfico, navegue a travs de sus muchos diseos que ofrece Excel. El sistema ha abierto un nuevo men llamado Diseo, En la parte superior de su pantalla de este mismo men se encuentra la seccin Estilos de diseo, modifique la apariencia de su grfico seleccionando diferentes estilos, seleccione el que ms le agrade. Ahora bien en la seccin Diseos de grfico, puede cambiar la estructura de nuestro grfico, como agregar ttulos y datos sobre la imagen, actvelos y note sus diferencias, seleccione el que necesite.

En algunos diseos aparecer opciones para Ttulo del grfico y los ttulos de los ejes: 1) De un clic sobre cualquiera de ellos. 2) Capture el ttulo que necesite. 3) Enter.

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Men Diseo: Cambiar tipo de grfico: Muestra los diferentes tipos de grficos que Excel ofrece. Guardar como plantilla: Cambiar entre filas y Columnas: Seleccionar datos: Mover grfico: Intercambia los datos de los ejes, ahora los datos de x estarn en y y viceversa. Permite modificar el rango de datos de la grfica. Cambia de localizacin al grfico, pasando de hoja individual a imagen dentro de la hoja de trabajo y viceversa. Guarda el formato y diseo de este grfico, para futuro uso.

Debe notar que dependiendo del tipo de grfico y diseo que usted elija, Excel proporcionara diferente alternativas de presentacin.

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Ejemplo 2: (tipo dispersin de puntos)

Capture los siguientes datos mostrados en la figura 1.

figura 1.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Seleccione el rango de celdas desde (A1:B7). Presione tecla (F11). Por default Excel nos ofrece un grfico tipo barras en formato sencillo. Cambiemos nuestra grfica a tipo dispersin de puntos, de clic en el botn Cambiar tipo de grfico, elija la categora x y dispersin). Por default queda seleccionada la primera opcin de esta categora llamada dispersin slo con marcadores. Clic en Aceptar An no esta lista nuestra grfica, de 2 veces clic en el botn Cambiar entre filas y columnas, ahora si es una grfica de dispersin de puntos. El sistema nos ofrece variantes del tipo de grfico que hemos elejido, en la seccin Diseos de grfico de clic y seleccione la que mas satisfaga su necesidad.

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9. Tambin puede cambiar de manera rpida el formato de presentacin del grfico, en la seccin Estilos de diseo.

Agregando Linea de tendencia para grficos dispersin de puntos: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Lnea de tendencia. 2. clic en Linea de tendencia lineal. 3. Excel muestra la lnea de tendencia en el grfico, si desea agregar la ecuacin del grfico y valor de R, lleve a cabo estos pasos: a. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Lnea de tendencia. b. Seleccione la ultima opcin Ms opciones de la lnea de tendencia. c. Aparece un mdulo especial para opciones de lnea de tendencia. i. En la parte inferior de esto mdulo, active las casillas llamadas Presentar ecuacin en el grfico y Presentar el valor de R cuadrado en el grfico. ii. Clic en Cerrar.

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4. Puede modificar la posicin de estos valores en el grfico: a. Clic sobre estos valores y mantenga presionado el botn del mouse. b. Arrastre el puntero hacia la nueva posicin libere el mouse. Opciones de men presentacin:

Inserte un titulo para su grfico: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Ttulo del grfico. 2. Clic en Opcin Encima del grfico. 3. Capture el ttulo que necesite, dando clic en el rea que ha generado Excel para su ttulo, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del grfico para aceptar los cambios. Rtular los ejes del grfico: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Rtulos del eje. 2. Seleccione Ttulo del eje horizontal primario. 3. Seleccione Ttulo bajo el eje. 4. Capture el ttulo para este eje segn necesite, dando clic en el rea que ha generado Excel para esta opcin, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del grfico para aceptar los cambios. 5. Seleccione Ttulo del eje vertical primario. 6. Excel ofrece 3 variantes para la presentacin del rtulo del eje vertical (ttulo girado, vertical y horizontal), experimente con las 3 opciones y elija la que ms le convenga.

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7. Capture el ttulo para este eje segn necesite, dando clic en el rea que ha generado Excel para esta opcin, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del grfico para aceptar los cambios. Leyenda del grfico: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Leyenda. 2. Se muestran opciones, para cambiar la posicin de la leyenda, experimente y seleccione la que mejor se acople a su grfico. (la opcin Mostrar leyenda a la derecha es una opcin clsica). 3. Si necesita cambiar el texto de la leyenda: a. De clic en el rea de la leyenda (seleccionar). b. Ahora de clic con el botn izquierdo del mouse. c. Seleccione la opcin Seleccionar datos. d. Clic en botn Editar. e. En el cuadro Nombre de la serie, capture el nuevo nombre y de Aceptar. f. Nuevamente de Aceptar. Etiquetas de los datos: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Etiquetas de datos. 2. Se muestran opciones, para cambiar la posicin de los datos sobre el grfico, experimente con las opciones ofrecidas y elija la de su predileccin. Escala de Ejes: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Ejes. 2. Seleccione Eje horizontal primario o Eje vertical primario, dependiendo el eje que desee modificar. 3. Excel ofrece algunas opciones de escala de eje, basadas en sus datos, seleccione una de ellas y repita este procedimiento hasta encontrar la escala correcta.
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Modificando las lneas de cuadrcula: 1. Teniendo acitvo el men Presentacin de Herramientas de grficos, de clic en el botn Lneas de la cuadrcula. 2. Seleccione si desea modificar lneas horizontales o verticales. 3. Experimente con las opciones, aumentando o disminuyendo el trazado de la cuadrcula en el grfico. Formato y apariencia del grfico:

Usted puede prcticamente cambiar la apariencia de casi todos los elemento que conforman su grfico, simplemente de clic en ese elemento y verifque que este activo el men Formato. Aplicando formato al ttulo principal: 1. Active su grfico en pantalla. 2. Cambiemos la fuente del texto: a. Clic en el ttulo (seleccinelo). b. Clic con el botn derecho de mouse. c. Seleccione opcin Fuente. d. Excel muestra el mdulo de tipos de letas y dems opciones, experimente con estas alternativas y repita este proceso hasta lograr resultados satisfactorios. e. Aceptar. Aplicando formato al rea del grfico: 1. Active su grfico en pantalla. 2. De clic en algn punto libre dentro del rea del grfico. 3. En la seccin Estilos de forma, puede seleccionar cualquier formato prediseado o tambin puede crearlo a su gusto y necesidad: a. Clic en opcin Relleno de forma.
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b. Active el relleno para esta seccin del grfico, repita la secuencia hasta encontrar la apariencia deseada. c. Bajo la opcin Relleno de forma, tambin cuenta con las opciones Contorno de forma y Efectos de forma, que ofrecen una amplia variedad de opciones de formato para el rea o elemento seleccionado.

Todas estas opciones de formato son vlidas para casi todos los elementos de un grfico (Titulos, rtulos, textos, ejes, datos etc.), solo seleccione ese elemento, active el men Formato y active cuanta opcion de apariencia necesite. Cambiando el tipo de grfico: Si decide cambiar el tipo de grfico, considere que los datos deben tener sentido, para ese cambio, de otra manera la grafica no representar informacin representativa de su informacin. 1. 2. 3. 4. Active el grfico. Seleccione el men Diseo. Clic en el botn Cambiar el tipo de grfico. Seleccione el tipo que necesite y de Aceptar.
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5. En ocasiones es necesario el reacomodo de los datos en Excel, cuando se cambia a un tipo de grfico totalmente distinto en su objetivo, como por ejemplo: de un tipo dispersin a un tipo de barras y viceversa, en estos casos especiales lleve a cabo estos pasos, para el reacomodo de los datos y que el grfico tome sentido nuevamente: a. Active el grfico. b. Seleccione el men Diseo. c. Clic en el botn Cambiar entre filas y columnas. d. De ser necesario repita el paso anterior, normalmente necesita este botn ser activado dos veces, para el reacomodo final. Moviendo el Grfico hacia dentro de la hoja de clculo: 1. Si desea mandar su grfico independiente hacia dentro de la hoja de clculo, lleve a cabo esta secuencia: a. Active el grfico. b. Seleccione el men Diseo. c. Clic en botn Mover grfico d. Active opcin Objeto en. e. Aceptar. Moviendo el Grfico de la hoja de clculo hacia un elemento separado: 2. Si desea mandar su grfico independiente hacia dentro de la hoja de clculo, lleve a cabo esta secuencia: a. Active el grfico. b. Seleccione el men Diseo. c. Clic en botn Mover grfico d. Active opcin Hoja nueva. e. Aceptar.

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II

Impresin

Ahora veremos el procedimiento a seguir para mandar a imprimir sus trabajos, comprender el concepto de rea de impresin, alternativas de presentacin y como configurar su hoja de trabajo para que su resultado final sea satisfactorio. Impresin de un grfico: 1) Active su grfico en pantalla. 2) Vaya al men Archivo y seleccione Imprimir. 3) El sistema muestra del lado derecho de la pantalla una vista previa de su impresin, si es satisfactorio solo de clic en el botn Imprimir, de lo contrario si necesita usar las opciones que ofrece el sistema, entonces enseguida se explicara las alternativas que tiene para cumplir con sus necesidades.

Men Archivo, opcin Imprimir, seccin Imprimir: Botn Imprimir: Copias: Manda a imprimir lo que ve en la vista previa. Defina cuntas copias necesita de su trabajo a imprimir.

Men Archivo, opcin Imprimir, seccin Configuracin:

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Imprimir hojas activas: Imprime la hoja de trabajo activa en su libro de trabajo. Imprimir todo el libro: Imprime todo el contenido de su libro de trabajo, sus hojas de trabajo y grficos (precaucin con esta opcin). Imprime el rango de celdas seleccionado. Defina en caso de ser necesario, de que pgina a que pgina se imprimir su trabajo. Cundo un trabajo es de varias pginas y necesita por lo menos 2 copias de l, usted puede decidir si quiere que se imprima un trabajo completo a la vez o que se imprima la primera hoja cuantas copias selecciono, despus la hoja 2 y as sucesivamente. Seleccione la orientacin del papel, vertical u horizontal. Seleccione el tipo de papel que tiene en su impresora. Defina que mrgenes usara en su impresin, Excel tiene por default los mrgenes tradicionales. Sin escalado es la primera opcin, el sistema mandara a imprimir en tamao real.

Imprimir seleccin: Paginas: Intercaladas:

Orientacin: Papel: Mrgenes: Escala:

Normalmente hay que hacer ajustes cuando mandamos a imprimir nuestros trabajos, la ms comn es definir en cuantas hojas queremos nuestros datos, a continuacin explicamos como: En el cuadro de Configuracin, la ltima opcin se titula Sin escalado, activando ese botn Excel muestra alternativas para satisfacer nuestro objetivo.
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Ajustar hoja en una pgina:

Hace que nuestro trabajo se ajuste a una sola pgina (si el rango de celdas es muy extenso, usar esta opcin puede no ser prctica, ya que el tamao de la fuente podra ser muy pequeo).

Ajustar todas las columnas A una pgina: Igualmente como la opcin anterior Excel har un ajuste para que todas las columnas de nuestra hoja de trabajo quepan en una hoja (si el trabajo es muy extenso puede no ser prctica esta opcin).

Ajustar todas las filas A una pgina: Aplica la misma descripcin anterior, slo que ahora el ajuste se har en relacin a las filas.

Existen an ms opciones de configuracin para la impresin de hojas de trabajo, veremos algunas a continuacin, se recomienda estrictamente pedir apoyo con alguien de soporte o de mayor experiencia en el mbito de impresoras, si es que usted no lo tiene an, esto evitara conflictos futuros a la hora de imprimir.

Configurar Pgina: Encontramos aqu, mltiples opciones y alternativas para configurar nuestro trabajo, veamos el siguiente grfico:

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En este primer cuadro de dilogo (Pgina), podemos cambiar la orientacin de la hoja de papel, ajustar el trabajo por pginas de alto y ancho, cambiar el formato de papel (carta, oficio, etc) y la calidad de impresin por default es de 600 ppp (no modifique esta opcin hasta conocer la capacidad grfica de su impresora).

En este cuadro de dilogo (Mrgenes), modifique sus mrgenes de acuerdo a su necesidad, adems puede dejar centrado su trabajo, si quiere que la hoja de trabajo quede exactamente en el centro, active las casillas Horizontalmente y Verticalmente.

Encabezados y pie de pgina, incluya estas opciones si as lo requiere, puede activar los botones de Personalizar para agregar nmeros de pgina, hora, fecha etc. Puede incluirlos en diferentes pginas si as lo desea.

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En esta ltima carpeta de opciones, puede definir el rango de celdas a imprimir, repetir sus ttulos de hoja de trabajo, imprimir las lneas de divisin, los encabezados filas y columnas (A,B 1,2) y el orden de las hojas como lo muestra el grfico.

Como ver son muchas las opciones y alternativas al momento de mandar a imprimir una hoja de trabajo en Excel, practique, realice sus cambios e imprima, comparando resultados y tomando en cuenta aquellas opciones que ms le satisfacen.

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III

Glosario

Trmino .xlsx Accesar Access Alfanumricos Archivo Arrastre de mouse

Barra de Estado

Barra de Windows

Booksheet Captura Celda

Clic Columna Dato Default Deshacer

Definicin Extensin para identificar libros de trabajo hechos en Excel. Activar una opcin, archivo, programa etc. Software, bases de datos. Datos mixtos que incluyen texto, nmeros y smbolos. Donde se almacena el trabajo realizado en la computadora. Dando clic y mantenindole presionado, seleccionando rea en las celdas. Espacio en la parte inferior de la pantalla, que Excel utiliza para notificar informacin. rea donde Windows nos mantiene conectados a otros programas o aplicaciones. Tecnisismo en ingls para referirse al concepto libro de trabajo. Teclear datos. Es el cruce grfico de la interseccin de fila y una columna en Excel, donde capturamos nuestros datos. Utilizar los botones del mouse. Trazo grfico vertical de las hojas de trabajo. Mnima representacin para capturar en las hojas de trabajo. Cundo Excel asigna algo ya preestablecido. Funcin que permite anular la ltima accin en nuestra hoja de trabajo.

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DOS Ejecutar Excel

Extensin de archivo Fila Filtrar Formato Frmulas

Fuente Funcin

Hoja de clculo Hoja de trabajo Indexar Libro de trabajo

Llenado Automtico Macros

Sistema operativo que usa el sistema Windows (Disk Operating System). Correr un programa, activarlo. Paquete de software desarrollado por Microsoft, usualmente incluido en Microsoft Office, clasificado como programa para crear hojas de clculo. Indica en que programa fue creado el archivo. Trazo grfico horizontal de las hojas de trabajo. Condicionar la salida de datos a pantalla bajo condiciones. Cambiar la apariencia de la informacin. A la agrupaciones de operadores matemticos y funciones de Excel, se caracteriza por siempre iniciar con el smbolo de =. Tipos de letras. Palabras reservadas por Excel que ejecutan un objetivo determinado en la hoja de trabajo, siempre a toda funcin se antepone el smbolo de =. Es el archivo resultante de crear trabajos en Excel. Sinnimo de hoja de clculo. Ordenar datos bajo criterios o condiciones. Archivo principal en Excel, puede contener mltiples hojas de trabajo y grficos. Genera series o secuencias de datos en la hoja de clculo. Nivel donde se programa las funciones de Excel (nivel avanzado).

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Mens

Microsoft Microsoft Office

PDF

Posicionarse Power Point Ppp

Pre-diseo Puntero de mouse

Rango de celdas Rehacer

Sistema operativo Software Windows Word

Excel distribuye muchas de sus funciones a travs de secciones, dentro las cules estn las opciones del sistema, organizadas por objetivo, ejemplos de mens: Archivo, Inicio, Insertar, etc. Compaa desarrolladora de Excel y de Office. Paquete de Software donde se incluye adems de Excel, Word, Power Point, Access, entre otros. Formato especial donde se puede dar lectura a la informacin, sin acceso a modificarla (Portable Document Format). Ubicar la celda activa en determinada fila y columna. Software, presentador de diapositivas Puntos por pulgada a la hora de imprimir, vara segn la capacidad de la impresora. Referido a cosas que Excel ya tiene creadas en el sistema. Es la representacin grfica de la ubicacin del mouse en pantalla, dependiendo de dnde est, tomara diferentes formas. Es la seleccin de ms de una celda para mltiples propsitos. Funcin que permite aplicar de nuevo la ltima accin en nuestra hoja de trabajo. Programa que controla todas las funciones de su computadora. Programas para computadora (Excel es un software). Programa base donde corre Excel, sistema de manejo grfico. Software, procesador de textos.
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Worksheet XL Zoom

Zoom in Zoom out

Tecnicismo en ingls para referirse al concepto hoja de trabajo. Abreviacin para referirse a Excel. Sirve para aumentar o disminuir la visualizacin de nuestra hoja de trabajo. Reducir visualizacin del rea de trabajo. Ampliar visualizacin del rea de trabajo.

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