COMPLETA GUIA SOBRE FACTURA ELECTRNICA EN CHILE.

Autoras: Ariana Aguilar Gallegos. Katherine Chamorro Rojas. Montserrat Oliva Villagrn. Estudiantes de Ingeniera Comercial . Universidad Austral de chile.

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Colaboradores:
Osvaldo Zambrano, em pleado del Servicio de Impuestos Internos. Cristian Salazar, acadmico de la Universidad Austral de Chile.

Manual y Gua de Procedimiento

La Factura Electrnica en Mipymes

Una Gran Oportunidad

Temas:
Ventajas y desventajas. Beneficios. Costos. Pasos a seguir. Requisitos Certificado digital.

Junio del 2012

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

ndice de Contenidos
Pgina

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP YMES

Definicin:

Qu es una factura electrnica?

a factura electrnica es un Documento Tributario Electrnico (DTE), el cual ha sido generado como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplaza con ello las facturas de papel, por lo t anto cumple con sus mismas funciones, la diferencias es que sta debe ser generada de forma electrnica por un usuario autorizado, en el formato que ha especificado el SII, y adems debe estar firmada digitalmente, para que as se avale la integridad de origen y la no repudiacin. Los Documentos Tributarios Electrnicos (DTE) que estn comprendidos en el sistema MIPYME en la pgina de SII son: Factura, Factura Exenta, Nota de Crdito, Nota de Dbito, Gua de Despachos. Los documentos electrnicos son un tipo distinto de documento,. Su foliacin es independiente a la de los documentos en papel. Ante el SII tienen un cdigo diferente.

La validez y consistencia del DTE est respaldada por la Ley Firma Digital, la cual se basa en la solidez de los Certificados Digitales, lo que da plena garanta acerca de la identidad de los emisores y de l a integridad de los contenidos.

Cmo lucen estas facturas?

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Ciclo de Facturacin Manual

Ciclo de Facturacin Electrnica

FUENTE: Material SII. 2012. Charla Generando Nuevas Capacidades Competitivas en la Mipyme uso de la factura electrnica.

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Beneficios
1. Mayor Liquidez y Flujo de Efectivo

Liquidez

Al correr el pago del IVA, los emisores de documentos electrnicos que declaren y paguen el IVA va Internet, pueden diferir el pago de este impuesto hasta el da 20 de cada mes.

Ahorro de Costos

Se puede efectuar este ahorro en todo el proceso tributario, por ejemplo, una factura electrnica evita el trmite timbraje de documentos ante el SII, las multas por prdidas de documentos, minimiza la impresin de documentos, y evita el costo de almacenamiento.

Acceso a Factoring en lnea

Produce mayor liquidez al efectuar la cesin de factura a terceros de forma online, y sirve como fuente simple de financiamiento, a bajo costo y muy rpida.

Ahorro de Tiempo

En todo el proceso de facturacin (desde que se dirije a la imprenta hasta que entrega la factura) y as el empresario puede destinar ms cantidad de tiempo a la generacin de negocios.

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

2. Gestin y Generacin de Nuevos Negocios

Aumento de Productividad y Competitividad

Se incrementa la productividad, ya que el empresario dispone de ms tiempo para dedicarse a la gestin y comercializacin de su negocio. Y fortalece la competitividad, porque muchas empresas estn priorizando negociar con entidades que facturen electrnicamente.

Modernidad

Otorga una imagen ms vanguardista, ya que presume un mayor grado e conocimiento tecnolgico por parte de las Mipymes, as se evita caer en obsolescencia empresarial y permite interactuar con otros tipos de clientes, accediendo a nuevos mercados.

Simplicidad

Entrega mayores facilidades en medio del proceso de facturacin (dentro de la empresa), ya que ste es un proceso clave y de alta relevancia entre la empresa y sus socios comerciales.

Financiamiento

Posibilita el acceso a instancias formales de financiamiento (bancos e instituciones financieras).

Ms de 9.000 grandes empresas ya son facturadores electrnicos, las cuales estn prefiriendo y otorgando facilidades de pago a Mipymes que utilicen facturas electrnicas. nete, Slo Faltas T!

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

3. Disminuye el Riesgo en la Operacin

Transparencia y Formalizacin Empresarial
El SII y el contribuyente minimiza el riesgo de involucrase con facturas falsas y de ocultar informacin. Adems otorga autenticidad al contenido del documento, pudiendo verificar la factura electrnica en el portal del SII, contribuyendo de tal forma a la formalizacin empresarial.

Al Usar DTE evit as: Expone rse a algun a accin fraudulenta por prdi da de documentos timbrados y sin emitir, la prdida de crdit o IVA por documentos recibidos (extraviados) y a l as multas que ello conlleva.

4. Masificacin de la Factura Electrnica

Impacto Ambiental

Se ve disminuido con la masificacin de esta herramienta tecnolgica, ya que evita cortar ms de 86 mil rboles. (ahorro de 5,7 millones de litros de agua y 1.925 millones de hojas de papel).

Crecimiento Econmico

Contribuye al crecimiento econmico del pas, dado que el proceso de generacin de negocios se puede realizar de manera ms eficiente y acceder a diversos mercados.

10

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Desarrollo Digital

Fomenta el desarrollo tecnolgico y el grado de alfabetizacin digital del pas, ya que aumenta las tasas de conectividad y acceso a Internet.

Asociacin

Incrementa y posibilita la asociacin gremial (clster o gremios) en las empresas que se han formalizado y han comenzado a ser facturadores electrnicos, permitindoles ser ms competitivos tanto de forma conjunta como individual en el mercado local y extranjero.

Crecimiento de Usuarios

Cada vez son ms los contribuyentes que optan por utilizar este sistema de facturacin dados sus beneficios y, principalmente por el ahorro de costos y tiempo que proporciona (ventaja competitiva).

Convenios

El SII est desarrollando una serie de convenios con una serie de empresas con el fin de capacitar y adherir a sus proveedores, clientes, usuarios y asociados, especialmente empresas Mipymes, a la Factura Electrnica. Estn participando en esta alianza:

11

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP YMES

Ventajas y Desventajas

Mejora la imagen de la empresa. Ahorro de dinero en imprenta, pues no necesitamos hacer talonarios. Ahorro de tiempo y dinero en timbrajes , y en el envo de facturas (va correo electrnico). Agiliza y mejora la gestin del pago y la cobranza. No existe la prdida de documento (se pueden imprimir las veces que sea necesario). SII fiscaliza en tiempo real la emisin de sus documentos. Los libros de compra y venta se envan mensualmente y electrnicamente al SII. Ser partcipe de este tremendo cambio tecnolgico y un plus comercial. Posibilidad de imprimir facturas desde varios computadores y de vari as empresas con solo un certificado digital POSTERGACION en el pago del IVA hasta el da 20 de cada mes, se paga por Internet. Simplifica el proceso de facturacin dentro de la empresa. Otorga mayor seguridad. Ayuda al medio ambiente y el desarrollo del pas. Posibilita el acceso a financiamiento. Genera mayor liquidez al permitir la cesin de factura a terceros (factoring) en lnea y al correr el pago del IVA. Ayuda a ser ms competitivo y productivo el negocio.

12

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Los problemas que pudiesen surgen en la adaptacin a este nuevo sistemas (personal especializado a cargo). No contar con las tecnologas adecuadas para el uso e implementacin de esta herramienta tecnolgica. Verificar si el contador con el cual se trabaja esta c apacitado en la emisin de DTE. Al emitir una factura de forma electrnica, si el receptor es emisor electrnico, se enviar de forma automtica un correo electrnico con el archivo.

En caso contrario, el contribuyente Mipyme debe entregarle la factura electrnica impresa a su cliente . No obstante lo anterior, el contribuyente puede solicitar autorizacin al receptor manual y enviar la imagen de la factura por correo electrnico.

Se deber im primir dos copias de la factura en el caso del transporte. Aumento de responsabilidades , ya que una empresa que factura electrnicamente tiene obligaciones: - Generar y enviar mensualmente los libros de compra y venta (IECV) en forma electrnica. - Declarar todos sus Documentos Electrnicos en el F29, tal cual lo hace con los documentos tributarios tradicionales.

13

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Requisitos para ser un emisor de factura electrnica.

Paso n 1
Para emitir una factura electrnica debe estar autorizado por el Servicio de Impuestos Internos (SII), para ello debe postular en el portal www.sii.cl y cumplir con los siguientes requisitos:

Tener inicio de actividades Vigente.

Ser contribuyente de IVA y con comprobacin positiva por el SII.

Calificar como contribuyente de primera categora (Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta).

No estar procesado ni sancionado por delito tributario.

No tener situaciones pendientes con el SII.

No superar los 500 millones de pesos en ventas durante los 12 ltimos meses.

14

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Paso n 2
Datos que debe ingresar el contribuyente en la etapa de postulacin:

15

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP YMES

Paso n 3
Una vez que la postulacin del contribuyente es aceptada por parte del SII se da inicio al proceso de certificacin, el cual consiste en una serie de pasos y pruebas que verifican que el contribuyente est en condiciones de emitir facturas electrnicas. Este proceso contiene los siguientes pasos:

Set de Prueba asignado por el SII: es la recepcin en el SII de documentos que el postulante construye en base a un archivo con datos de prueba que crea de forma nica el SII para el postulante. Simulacin: en esta etapa se enva una cierta cantidad de documentos con datos representativos, paralelo a la operacin real del postulante. Intercambio de Informacin: el SII enva documentos tributarios electrnicos al postulante para corroborar que se entrega un acuse de recibo y la aceptacin o rechazo del documento enviado. Envo de Muestras de Impresin: en esta etapa se deber entregar documentos impresos de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre electrnico entregar un archivo con imgenes segn especificaciones del SII. Declaracin de Cumplimiento de Requisitos: realizadas las pruebas de certificacin el postulante debe declarar en la pgina del SII que cuenta con la implementacin de procedimientos formales y establecidos que realicen las siguientes funciones: - Gestin de cdigos de autorizacin de folios. - Foliacin controlada. - Respaldo de los documentos e informacin generada. - Envo de documentos al SII. - Intercambio de documentos con otros contribuyentes. - Cuadratura de envos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII. - Administracin de contingencias. Autorizacin del Contribuyente: una vez que todas las pruebas de certificacin se completan exitosamente y el postulante declara el cumplimiento de requisitos, entonces el SII emite una resolucin que autoriza al postulante a operar con factura electrnica legalmente vlidos.

16

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Requisitos tcnicos para emitir factura electrnica.

Contar con un computador con acceso a Internet. Browser, inicialmente Internet Explorer 5.5 o superior para ejecutar correctamente el plug-in.

Certificado digital, emitido por una entidad acreditada por el SII. Adecuar el sistema computacional de facturacin para incorporar la

generacin de documentos tributarios electrnicos, en el formato definido por el SII. Sistema computacional debe generar el timbre electrnico de acuerdo al algoritmo indicado por el SII. Firmar, con llave privada del contribuyente emisor o signatario autorizado, el DTE completo. Contar con software de manejo de cdigos de barra 2D (PDF417) que permita ver e imprimir un cdigo de barra 2D que contenga la informacin especificada por el SII, incluido el timbre electrnico. Correo electrnico para la recepcin de informacin enviada por el SII. Plug-in de firma electrnica.

Formas de Acceso:
Las PyMes tienen dos formas para acceder a la aplicacin de la factura electrnica: 1. Software Comercial: Software del mercado. Software de desarrollo propio. 2. Factura electrnica Mipyme: El sistema de facturacin electrnica Mipyme tiene como objetivo ayudar a los contribuyentes micro y pequeos de una funcionalidad bsica que les permite operar con facturas electrnicas y cumplir con las normativas del SII. Para ello, el SII ha habilitado en su pgina Web (www.sii.cl/ mipyme) una seccin en donde el contribuyente puede emitir y recibir documentos tributarios electrnicos, como una factura electrnica; adems facilita la administracin de los documentos emitidos y recibidos, registrar y enviar informacin electrnica de compras y ventas al SII, ceder facturas electrnicas a terceros, entre otras. Los contribuyentes inscritos pueden generar, consultar, imprimir, almacenar, ceder o enviar a sus clientes facturas electrnicas. Adems SERCOTEC estar abriendo postulaciones para un taller acerca de este tema, donde se regalarn certificados digitales a quienes participen (mayor informacin http://i vael 20.sercotec.cl /)

17

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Certificado Digital
Qu es?
El certificado digital, en palabras simples, es el carnet de identidad virtual de cada persona. Este archivo electrnico, que puede ser transportado por correo electrnico o en un pendrive, permite ingresar e inscribirse en el sistema de Facturacin Electrnica Mipyme del SII, adems de emitir y firmar los documentos tributarios electrnicos, enviar la Informacin Electrnica de Compras y Ventas y ceder facturas electrnicas. Adems el certificado digital entrega un nivel de seguridad y privacidad al contribuyente en la realizacin de los trmites y transacciones que realice en el Portal Mipyme.

Para qu sirve?
El certificado digital permite a los contribuyentes:

Realizar, consultas, declaraciones y rectificatorias de manera segura y privada en el sitio web del SII Firmar electrnicamente los documentos tributarios que se emitirn en el Sistema de Facturacin Electrnica Mipyme, dndoles mayor autenticidad. Realizar operaciones en otras organizaciones y empresas

Cmo se consigue?
El certificado digital es comercializado por empresas particulares. Sus precios varan dependiendo de la empresa que lo ofrece, pero en el mercado se pueden encontrar C ertificados Digitales bastante econmicos con vigencia de un ao. Asimismo, se pueden hacer convenios masivos con Organizaciones. En la pgina del Servicio de Impuestos Internos se encuentran los enlaces para los sitios de Internet de las 5 empresas proveedoras de Certificados Digitales que existen.

http://www.cnc-once.cl/

https://www.e-sign.cl/

http://www.acepta.com/

http://www.e-certchile.cl/

http://www.certinet.cl/

18

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Instalacin de certificado digital y configuracin del computador. PASO A PASO

Guia para configurar el computador.

1
El SII recomienda, para el buen funcionamiento de sus aplicaciones, contar con un equipo de las siguientes caractersticas, o superiores: Windows XP con Service Pack 1 o Superior (usurario con perfil de administrador) Windows Vista Windows 7 Microsoft Explorer Versin 6 o superior C abe mencionar que los sistemas operativos deben corresponder a versiones oficiales de Microsoft. El SII no garantiza la correcta configuracin de los sistemas del Portal Mipyme con otro tipo de software. Debe contar con el lector de archivos PDF, Adobe Reader; en caso que no lo posea, lo puede descargar gratis desde la siguiente pgina ( descargue Asegrese de poseer perfil de usuario administrador para configurar su computador. Si no sabe distinguir si es usuario administrador, asesrese por un profesional del rea competente o verifquelo siguiendo la siguiente ruta: botn derecho del mouse, en Mi PC-> opcin Adminis trar ->Usuarios Locales y grupos -> Grupos -> seleccionar Administradores y verificar que se encuentre dentro de este grupo. En caso de no estar, no podr configurar correctamente el PC para utilizar el Portal Mipyme. Instale el certificado digital siguiendo estas instrucciones. Debe ejecutar el siguiente archivo (Archivo de C onfiguracin) que configura automticamente las opciones de Internet Explorer requeridas por el Portal Mipyme. Se recomienda para facilitar la ins talacin; ir a Herramientas> Opciones de Internet> pestaa Seguridad> seleccionar Sitios de C onfianza, (visto verde)> botn Nivel Personalizado y bajar el nivel de seguridad, este cambio es momentneo y mientras dura la configuracin de su navegador. Para esto, Si por algn motivo el contribuyente no tiene la ltima versin de las libreras Plug In de firma digital, stas se actualizarn al navegar en la sig uienVerifique que la opcin para Bloquear elementos emergentes est desactivada. Para esto, siga las siguientes instrucciones. Importante: No olvide restaurar los niveles previos de seguridad del paso 6. Nota: El sistema necesita tener instalado el .Net FrameWork de Microsoft, el cual viene por defecto en los ltimos exploradores; si por algn motivo no lo tuviera, puede bajarlo en microsoft.com

2 3

4 5 6

7 8

19

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP YMES L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP YMES

Costo de la Factura Electrnica.

Respecto a los costos de una factura electrnica, esta requiere desembolsar un costo inicial de $20.000 pesos, lo cual corresponde al certificado digital, dado por las empresas proveedoras de
C ertificados Digitales. Este certificado

tiene una vigencia de 3 aos y cumplido este periodo es necesaria una revalidacin del certificado lo cual tiene un costo de $2.605 + IVA. Cabe destacar que este certificado es valido para emitir: Facturas electrnicas, notas de crdito y notas de debito. Mientras que por el contrario, utilizar la factura tradicional tiene un costo mucho mayor, ya que un solo talonario de 50 facturas vara entre los $15.000 y $20.000 pesos, y las notas de crdito y notas de debito se compran de forma separada. Por lo anterior se puede evidenciar claramente la conveniencia de utilizar facturas electrnicas, especialmente en Mipymes, pues no solo significa un gran ahorro en costos, sin o tambin logran grandes ventajas y todos los beneficios expuestos anteriormente. Ejemplo de Factura electrnica.

20

L A FA CTURA EL ECTRNICA EN MIP Y MES

Fuentes de informacin:
http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/ arbol_documentos_tributarios_432.htm http://www.chileatiende.cl/fichas/ver/3007 https://maullin.sii.cl/cvc/dte/pe_condiciones.html http://www.sii.cl/factura_electronica/intro/introduccion.htm http://www.sii.cl/mipyme/inscripcion_factura_mipyme.htm http://www.sii.cl/mipyme/certif_digital.htm http://chile.contadorauditor.com/profiles/blogs/sobre-factura-electronica http://www.gmovil.cl /downl oads/Que%20es%20la %20Fa ctura %20Electr% C3%B3ni ca .pdf http://i vael 20.sercotec.cl / http://www.i vael 20.gob.cl / Za mbra no, Os valdo 2012. Cha rla del Servi cio Impues tos Internos a cerca del uso de la fa ctura electrni ca en Chile. 15 de junio de 2012

21