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Squence N 9

Les fonctions administratives

Objectifs intermdiaires -Identifier les fonctions administratives.

Objectifs oprationnels

- Identifier le rle de la fonction administrative. - Dcrire la gestion du personnel. - Prsenter les styles de management.

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I- Le rle de la fonction administrative :

FAYOL a distingu, au dbut du 20me sicle, six grandes fonctions : fonction administrative, fonction technique, fonction commerciale, fonction financire, fonction de scurit et fonction comptable. La fonction administrative assure la direction de lentreprise : administrer, cest la fois prvoir, organiser, commander, coordonner et contrler . La fonction administrative est synonyme de gestion. Il sagit de trouver la meilleure utilisation possible des moyens mises la disposition du titulaire de cette fonction administrative pour atteindre les objectifs quil sest fix. En effet, la fonction administrative repose sur 5 lments cl : Prvoir Organiser Commander Coordonner Contrler

1- Prvoir :
Cest le pralable toute action. La prvision porte sur les buts et sur les moyens. Elle suppose ltude de la conjoncture et lanalyse des rsultats et des ressources internes.

2- Organiser :
Cest fournir lentreprise les moyens et les mthodes ncessaires la ralisation de ses objectifs. On mettra dans en uvre les moyens humains, matriels et financiers, de manire optimale, cest--dire permettant dobtenir le maximum de production avec le moindre cot. Ainsi, lentreprise doit tre organise : Sous langle social (politique des relations sociales) ; Sous langle technique ; Sous langle financier ;

de faon rationnelle et efficace. Lorganisation relve donc des connaissances psychologiques, scientifiques et financires.

3- Commander :
Cest mettre en action les moyens dont dispose lentreprise. Il faut donc : 1. donner des directives ; 2. prendre des dcisions ; 3. sassurer de leur excution. Cette fonction suppose : - des connaissances humains, psychologiques (lart de commandement) ; - des connaissances techniques affrentes la tche accomplir ; - des connaissances prcises sur lentreprise et son organisation. 75

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4 - Coordonner :
Cest maintenir lunit daction et harmoniser les fonctions de chaque secteur de responsable. Il faut veiller ce que tout se passe conformment aux directives donnes.

5- Contrler :
Cest vrifier les moyens et les rsultats : - par apport aux ordres donns, - par apport aux objectifs fixs.

II- La gestion du personnel :

A/ LE RECRUTEMENT : 1-Dfinition :
Le recrutement est une dcharge dadquation entre un poste et un candidat. Le problme que pose tout recrutement est dassurer la meilleure adquation entre des aptitudes individuelles et les besoins dun poste. Le recrutement / adquation de deux sous-ensemble Le march du travail Lentreprise Des individus et leurs aptitudes Un poste et son profil

Apprciation des aptitudes individuelles.

Description des postes existants ou crer

Hirarchie des candidats

Adaptabilit : des savoirs, des aptitudes, des personnalits

Hirarchie des besoins

Une embauche
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Ista Hay Riad Un candidat

M. Rafi Med Mle : 7116 Un poste

2- La dmarche de recrutement :

Dfinition de poste Evaluation de poste Dfinition de profil

Base pour lapprciation

Gestion des carrires

Identification des sources de recrutement

Mise en place des moyens de recrutement Rptition du processus si ncessaire

Campagne de recrutement

Slection des candidats

Dcision dembauche

Intgration

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a- Dfinition de poste : Cest lanalyse objective de la nature du travail raliser. Il sagit la fois de prciser : La mission du poste : dfinir les objectifs que doit atteindre le titulaire du poste. Lanalyse du poste : dcrit les tches et les responsabilits que comporte le poste. La place de la structure : position hirarchique et fonctionnelle.

b- Dfinition du profil : - Comme le candidat idal nexiste pas dans la ralit, on procde gnralement un classement des lments du profil selon la grille suivante, indispensable, essentielle, souhaite. - Les lments du profil examins sont : Caractristiques physiques ; ge, prsentation, sant, etc ; Exprience acquise ; Comptences : niveau de savoir, connaissances techniques, etc ; Motivation.

c- La prospection : Elle se fait par annonce du profil requis. Cette annonce peut tre raliser dun grand nombre de faon diffrente : Candidatures internes ; Presse ; Foires demploi ; Appel aux services demploi ; Candidatures externes spontanes ; Affichage direct ;

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d- La slection :

Rception des rponses

Prslection

- par lettre C.V - par analyse graphologique

Rponse aux candidats non prslectionns

Poursuite de la slection

- analyse graphologique plus dtaille

Portefeuille de candidatures

Convocation pour rencontre avec charg de recrutement

- interviews - simulation - tests

Rponse aux candidats non retenues

Slection des 3 ou 4 meilleurs candidats

Prsentation hirarchie

- interviews

Dcision finale dembauche

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e - La dcision : Cest la phase ultime de la slection. La dcision finale est prise par le responsable hirarchique. f Laccueil : Elle commence gnralement par une prsentation de lentreprise puis des diffrents services avant de procder une prsentation du travail proprement dis. Laccueil est une procdure qui doit tre prvu et organiser en vue : - dviter les phnomnes de rejet. - de faciliter lintgration du nouvel arrivant. g Lintgration : Elle se dcompose de deux priodes : - priode dessaie : Priode dont la dure est dtermine par le contrat de travail ou les conventions collectives et pendant lequel les parties contractantes (employeur, employs peuvent dcider dannuler le contrat de travail sans pravis, ni risque juridique (dommage et intrt). - priode dintgration : est une priode de survie plus durable avec des priodes de formation et dentretien avec des responsables hirarchique (pour varie les difficults rencontrs, les frustrations ressentis, les incomprhensions..)

Priode dessai (Obligation juridique)

formation entretien Priode dintgration

formation entretien

B/ ENTRETIEN : 1- Dfinition :
Lentretien met en situation de communication orale (situation de face face) deux personnes. Celles-ci dialoguent, changent des informations sur un sujet prcis. Une relation de face face nexiste que si les deux acteurs ont une volont de communiquer ; donc un objectif commun ou un besoin dentrer en relation en vue dobtenir un rsultat attendu.

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2- Les diffrents types dentretien :

Cest lobjectif de la communication qui dtermine en fait le type dentretien.

Types dentretien Exemples Entretien dun suprieur Entretien hirarchique et dun de ses dinformation

Objectifs
Transmettre des consignes, discuter des rsultats obtenus, fixer des objectifs. Trouver de linformation, des explications, des solutions relatives un problme. Evaluer, comparer, estimer la personne en face de soi.

collaborateurs ; enqutes avec questionnaire : sondages, interview Orale de contrle de connaissances, entretien dembauche, de slection. Ngociations commerciales, sociales, politiques

Entretien dvaluation Entretien de ngociation Entretien daide

Convaincre le vis--vis daccepter des propositions, rapprocher des points de vue, trouver un accord, influencer Consultations chez un Rassurer, gurir, conseiller, mdecin, un psychologue, un orienter, soutenir, rconforter avocat ou tout autre conseiller, discussion avec un ami.

3- Comment russir un entretien ?

Un entretien est russi lorsquil a permis ses instigateurs datteindre leurs objectifs. Russir un entretien cest en dfinitive : Russir sa prsentation avant lentretien ; Russir sadapter son interlocuteur au cours de lentretien. a- Prparer un entretien : Se fixer des objectifs. Enquter, runir des informations. Amnager lespace. Prendre en compte le temps.

b- Sadapter son interlocuteur au cours de lentretien : Utiliser les mots (domaine verbal) quil comprend et adopter un comportement (domaine non verbal) qui lui convienne. Sadapter son partenaire se fait en deux tapes : Lobservation du non verbal qui permet didentifier ltat intrieur de lautre qui est lorigine des attitudes profitables ou nfastes la communication ;

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La rgulation, par un comportement non verbal adapt, des attitudes nfastes ainsi rvles.

La dmarche pour sadapter son interlocuteur peut se reprsenter ainsi :

Observation du non-verbal
Voix, Gestes, Mouvements, Regards, Mimiques, Dplacements, Silences.

Dcouverte de ltat intrieur

Tension, Motivation, Humeur, Autonomie, Contrle, Attitude envers lautre

Reprage des attitudes ngatives

Manque dcoute, Dsintrt, Fermeture, Refus de dialoguer.

Rgulation par le non-verbal

Adoption de gestes, Ton de la voix, Distance, Postures, etc Favorables la cration dun tat intrieur plus propice la communication.

C- LA FORMATION DU PERSONNEL :
Lvolution technologique actuelle se traduit par lapparition dimportants problmes dadaptation. Les nouveaux besoins se caractrisent par une multiplication des qualifications et des niveaux alors mme que se produit une obsolescence rapide des connaissances acquises au cours de la formation initiale. Ainsi, pour exercer au mieux leurs activits professionnelles, les salaris doivent disposer dun minimum de comptences. Celles-ci sacquirent dans un premier temps par la formation initiale, et dans un deuximes temps, au cours de la vie professionnelle, grce la formation continue.

1- Dfinition de la formation :
La formation est un investissement dans des actions dont lobjectif est de sinstruire ou dvelopper des savoirs ou des travailleurs, mesures prises entre lEtat et les employeurs. On peut schmatiser sa place dans lentreprise de la manire suivante : Changement technologique Besoins de formation Marche de Lentreprise

Mettre en place une cellule interne de Formation continue

Recourir des organismes externes spcialiss dans la matire

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Chacune des deux formules rpond une perspective de changement : Dans le cas o le changement nest que partiel, et ne touche que quelques branches dans le processus de production, son impact se traduit par la modification de quelques postes de travail et ne ncessite que quelques qualifications supplmentaires pour un nombre rduit de techniciens. Par contre, lorsque la changement est global, la formation concerne lensemble du personnel aussi bien technique quadministratif et ncessite la mise en place par lentreprise dune vritable politique de formation continue. Il est prfrable de recourir une politique de formation interne. Cependant lentreprise peut avoir recourt certains intervenants dans la formation tels que :

LOFPPT : ce dernier sest investi dune mission qui consiste dvelopper la

formation professionnelle aux besoins de lconomie du pays. Il assure deux types de formation : o Une formation initiale classique. o Une formation continue, spcifique l entreprise. Lobjectif de cet office est de mettre la disposition des entreprises des jeunes bien forms. Les grandes offices et rgies : ils ont mis en place des centres de formation adapts leurs propres besoins. Les tablissements privs de formation professionnelle.

2- La ncessite de la formation
La formation rpond un double objectif, elle permet lentreprise de sadapter son environnement et de faire progresser son personnel. Les transformations rapides de la socit industrielle oblige les entreprises dvelopper les activits de formation, ainsi ladaptation permanente du personnel est devenus une ncessit. Pour lentreprise, la formation permet : Dadapter son personnel lvolution technologique. Dassurer la comptitivit en amliorant le travail. Daugmenter la motivation du personnel. De prparer la mobilit professionnelle et la promotion. Pour le salari, la formation est un moyen : De spanouir et de faire voluer ses connaissances. Damliorer la qualification. Daugmenter lefficacit professionnelle et les chances de promotion. De sinsrer, se recycler et se reconvertir. La formation

Interne Les actions de formation 83

Externe le/se fait appel un

Ista Hay Riad Sont ralises par le/se elle mme La formation Intra-entreprise Les salaris dun stage appartiennent Tous la mme entreprise

M. Rafi Med Mle : 7116 organisme de formation.

Inter-entreprise les salaris appartiennent des e/ses diffrentes.

3- Les types de formation : a- la formation initiale :

Elle comprend plusieurs formes : la formation scolaire : o les jeunes suivent les filires classiques du systme scolaire. La formation en alternance sous le statut scolaire : des stages de fin dtudes sont rendus obligatoires dans certaines formations. Il sagit dun partenariat cole pour prparer les jeunes lentre dans la vie active. La formation en alternance sous le contrat de travail : il sagit dun contrat pat lequel un employeur sengage ; en plus du versement dun salaire, assurer une formation professionnelle une jeune qui suit par ailleurs, une formation thorique.

b- la formation professionnelle continue :

elle reprsente les actions de formation poursuivies par les personnes actives pour amliorer leur qualifications, envisager une reconversion ou sadapter aux nouvelles conditions de travail.

4- Le plan de formation :
Cest un document qui dtermine les actions de formation professionnelle en faveur du personnel au sein de lentreprise. Le plan de formation est soumis sous le contrle de lemployeur au comit de lentreprise ou dfaut au dlgu du personnel. Le plan de formation doit indiquer : Les besoins de lentreprise. Le patrimoine du personnel. Les souhaits. Le plan de formation est pluriannuel, alors que le programme de formation est annuel. La mise en marche et le droulement du plan de formation doivent tre suivis de prs par lentreprise, il ne suffit pas de planifier et dorganiser un plan de formation pour que le succs en soit assur. Si lentreprise ne donne pas elle-mme la formation, elle doit prvoir des moyens de contrle afin que le plan se droule selon les contraintes et les objectifs fixs.

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5- La dure de formation :
Elle dpend de limportance du message transmettre mais aussi de la disponibilit des forms. On noubliera pas que le temps consacr la formation rsulte dun arbitrage avec les deux autres contraintes du form qui sont le temps de vie familiale et de loisirs, et le temps consacr la production courante dans lentreprise, bien quil ny ait pas de limites infrieures. Des actions trop rduites dans le temps et non rptes se semblent pas aptes enclencher le processus dapprentissage et auront des effets peu sensibles.

III- Styles de management :

1- style directif :
Le style directif, fortement centr sur lorganisation du travail est destin des collaborateurs de faible niveau dautonomie ( peu de comptences et peu de motivation)

2- style persuasif :
Le style persuasif tente de tenir compte la fois des besoins dorganisation et des relations humaines. Il sapplique des collaborateurs motivs mais peu comptents et donc trs dpendants.

3- style participatif :
Le style participatif est plus centr sur les relations humaines que sur lorganisation. Il consiste essayer de partager objectifs et dcisions en consensus avec des collaborateurs comptents mais dont les systmes de valeurs divergent parfois de ceux de leurs suprieurs.

4- style par dlgation :

Le style de management par dlgation sappuie sur la direction par objectifs pour dlguer des collaborateurs de haut niveau un maximum de pouvoir de dcision et dautonomie et en ne les jugent que sur

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POST TEST
1) La premire activit de la gestion des ressources humaines est : abcdelvaluation des tches la rmunration le perfectionnement lanalyse des postes et la slection la planification des besoins en ressources humaines.

2) Nommer quelques-unes des tches de la gestion du personnel. 3) Citer la dmarche du recrutement. 4) Comment russir un entretien ? 5) Citer les avantages de la formation pour lentreprise et pour le salari. 6) Citer les diffrents styles de management.

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