CAPICITACION EXCEL 2010

(DIRECTORES Y JEFES)

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SESION 3: FUNCIONES LGICAS 1. FUNCIN SI: Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO. Sintxis: =SI (prueba_lgica, valor_si_verdadero,valor_si_falso) Dnde: Prueba_lgica: Expresin Lgica que se desea evaluar como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolver si prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso: Es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Ejercicio 01: Se desea mostrar el estado de los alumnos, a partir del promedio obtenido.

Ejercicio 02: Se desea calcular la comisin del vendedor a partir de su venta.

Ejercicio 03: Se desea calcular la bonificacin del vendedor a partir de su N de ventas.

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Ejercicio 04: Se desea calcular los das de mora, condicin e importe de mora en el siguiente cuadro:

2. FUNCIN Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si algn argumento es FALSO. La funcin Y, nos permitir usar la funcin SI con varias condiciones verdaderas en la prueba lgica. Sintaxis: =Y (valor_lgico1, valor_lgico2,...)

Dnde: valor_lgico1, valor_lgico2,: Son criterios que se evalan como VERDADERO o FALSO. Ejercicio 01: Evala si la Aptitud de un postulante al puesto de Asistente de Cmputo es VERDADERA o FALSA. Se pide como requisitos indispensables: COMPUTACION e INGLES.

Observacin: La funcin Y, de por s, devuelve slo VERDADERO o FALSO, que en muchos casos no es muy til en los reportes de una organizacin. Pero si la combinamos con la funcin Si, es muy usual. Ejercicio 02: Calcular el Aumento y Nuevo Sueldo asignado para los empleados de la Minera ANDOSMAR. Sabemos que dicho aumento se har efectivo si el Sueldo est entre 600 y 900 soles (>=600 y <=900).

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Nota: Observe que hemos unido con la funcin Y, los criterios: C5>=600 y C5<=900. Ejercicio 03: Lea el enunciado descrito, y devuelva el texto SI o NO en la columna Agenda, correspondiente al cliente que cumpla con los criterios especificados.

Nota: Observe que hemos unido con la funcin Y, los criterios: C12=Libro y D12>30. Ejercicio 04: Distribuidora LUIGI S.A. tiene el siguiente cuadro de Control de Pedidos, que permiten establecer el reclamo o no del pedido. La poltica de la empresa es Si la fecha actual es superior a la fecha de recepcin prevista, se debe hacer el reclamo del pedido, salvo que ya se recibi el pedido.

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Haga clic en la celda F8 e inserte la frmula: =SI (Y (C8<>"", HOY ()>D8, E8<>"x"),"Reclamar","No") 3. FUNCIN O: Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS. Sintaxis: =O (valor_lgico1, valor_lgico2,...) Dnde: valor_lgico: condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Ejercicio 01: Evala si la Aptitud de un postulante al puesto de Asistente de Cmputo es VERDADERA o FALSA. Se pide como requisitos uno de los siguientes: COMPUTACION o INGLES.

Observacin: La funcin O, de por s, devuelve slo VERDADERO o FALSO, que en muchos casos tampoco es muy til en una organizacin. Pero si la combinamos con la funcin Si, es muy usual.

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Ejercicio 02: Se desea calcular el aumento para los empleados de la empresa, de la siguiente manera, si son del rea de VENTAS o COMPRAS el porcentaje aplicado es de 10%, de lo contrario 8%, aplicndolo sobre el sueldo. Considere: Aumento=10%*Sueldo (si es de las areas de Compras o Ventas) O 8%*Sueldo (si es de otra area d la empresa. Nuevo Sueldo= Sueldo + Aumento El uso de la funcin Si con la funcin O, permite evaluar varios criterios excluyentes en la prueba lgica.

Ejercicio 03: Se desea cubrir 2 plazas vacantes en el rea de Sistemas, por ello se evala los expedientes de ciertos postulantes. Los postulantes Aptos para la entrevista personal, sern aquellos que tienen ms de 3 aos de experiencia O que sean titulados en Computacin.

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Ejercicio 04: Se desea mostrar el cdigo de categora correspondiente a cada pas segn las condiciones establecidas:

En la celda E2, escriba la siguiente frmula: =SI (B2<40000, SI(O (C2>4000, D2>90),"A","C"), SI (C2>4500,"B","C")) Ejercicio 05: El Dpto. de Personal de una empresa, desea recategorizar a sus empleados a partir de capacitaciones que establecern ciertos puntajes de evaluacin. Los puntos se establecen segn lo indicado:

En la celda E2, escriba la siguiente frmula: =SI(O (Contar.Si (B3:D3,"X")=2, Contar.Si (B3:D3,"X")=3), 10, SI (Contar.Si (B3:D3,"X")=1, 5, SI (Contar.Blanco (B3:D3)=3,0)))

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FUNCIN SI ANIDADA Est funcin se emplea cuando evaluamos una condicin con ms de dos posibilidades dentro de la solucin, usando dentro de la funcin SI otra funcin SI. Ejercicio 01: Se desea saber el Nivel obtenido de cada alumno de acuerdo a la tabla de lado derecho.

Procedimiento: 1. Seleccionar la celda D3 2. En la ficha Frmulas abrir el botn Lgicas, luego ingresar a la funcin SI

3. Ingresar los argumentos de la funcin en la ventana que se muestra a continuacin:

4

1 2 3

1 2 3 4

En Prueba_lgica ingresar: C3>18 En el Valor_si_verdadero ingresar: EXCELENTE En el valor_si_falso se debe dar clic dentro del cuadro. Se debe hacer clic sobre la lista desplegable del cuadro de nombres para activar otra funcin Si e ir completando la informacin requerida.

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El resultado de todo el procedimiento anterior de la frmula es: =SI (C3>18,EXCELENTE, SI (C13>15,BUENO, SI (C13>10,REGULAR,MALO)))

Observacin Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas ms complicadas. Tome en cuenta que a veces se puede realizar otro tipo de anidamientos (una funcin como uno de los argumentos de otra funcin). Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUMA(G2:G5),0)

Ejercicio 02: Se tiene el siguiente reporte de evaluacin de los alumnos de una Institucin Educativa referente a un curso, y se desea conocer su condicin final

Procedimiento: 1. Haga clic en la celda I4 2. Escriba la frmula siguiente: =SI(G4<=4,SI(H4>=10.5,"Aprobado","Desaprobado"),"Inhabilitado") Ejercicio 03: Una agencia de turismo ofrece comisiones a sus vendedores, de acuerdo al sector que pertenezcan. Completar la tabla de datos de acuerdo a las consignas que aparecen debajo de la misma.

Procedimiento: 1. Seleccione la celda D13.

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2. Digite lo siguiente: =SI (B13=INT,5%, SI (B13=NAC,3%,0))*C13 Otra forma sera usando las celdas, de la siguiente manera: =SI (B13=INT,$B$9,SI(B13=NAC,$B$10,0))*C13 3. Presione la tecla Enter. 4. Copie la frmula a las celdas siguientes y observe el resultado. Ejercicio 04: Determinar el Aumento y Nuevo Sueldo de cada Empleado, teniendo en cuenta que la tasa de Aumento (% Aumento) se asigna en funcin de la Zona en donde trabaja. Considere: Aumento= % Aumento*Sueldo actual y Nuevo sueldo= Sueldo Actual + Aumento.

Haga clic en la celda D7 e inserte la frmula: =SI (B7=SUR, $B$2, SI (B7=CENTRO, $B$3, SI (B7=NORTE, $B$4)))*C7 Ejercicio 05: Si sueldo es mayor que 2000, entonces en la columna Observacin colocar Alto, si el sueldo es menor que 1000 colocar Bajo, caso contrario colocar Medio.

Haga clic en la celda C2 e inserte la frmula: =SI (B2>2000,ALTO, SI (B2<1000,BAJO,MEDIO))*C7

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Ejercicio 06: En un depsito se encuentran almacenados distintos productos. En la tabla adjunta debajo se detallan los cdigos de identificacin y otras caractersticas ms.

1. Haga clic en la celda E5 2. Escriba la funcin si anidada: =SI(D5="A","Mxima Precaucin",SI(D5="B","Precaucin Moderada", SI(D5="C", "Precaucin de Rutina"))) FUNCIN SIERROR Est funcin devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda contenga un error. Utilice la funcin SIERROR para interceptar y controlar errores en una frmula. Sintaxis: =SIERROR(valor, valor_si_error) Dnde: valor: puede ser una referencia a otra celda, o una frmula. valor_si_error: valor a mostrar en caso que el argumento valor devuelva un error. Ejercicio 01: En la empresa SNACKS se desea obtener el porcentaje de gastos con relacin a las ventas para cada zona.

Procedimiento: 1. Seleccionar la celda E3 2. En la ficha Frmulas abrir el botn Lgicas, luego ingresar a la funcin SIERROR. 3. Ingresar los argumentos de la funcin en la ventana que se muestra a continuacin:

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1 2

1 2

En Valor ingresa: D3/C3, gastos sobre ventas. En Valor_si_error ingresa: -, nos devolver un guin en caso se produzca un error.

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BASE DE DATOS: ORDENAR, SUBTOTALES Y FILTROS BSICOS Y AVANZADOS Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin dividida en campos los cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su estructura lgica de una base de datos en Excel se puede ver por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las columnas definen a los campos y a las filas a los registros. Un campo es una pieza nica de informacin, un registro es un sistema completo de campos. Los registros nos indican el nmero de datos que existe en la tabla. Cada campo tiene un nombre que lo identifica, al cual se le denomina encabezado de campo o nombre de campo. Por ejemplo una gua de telfono es anloga a una base de datos en Excel, Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, direccin y nmero de telfono. Encabezados de campos

REGISTROS

C AM P O S

ORDENACION DE REGISTROS A. ORDENACION POR UN CAMPO: Consiste en redistribuir los registros en un sentido ASCENDENTE o DESCENDENTE del campo elegido segn la naturaleza del dato. Ejercicio: Ordenar la base de datos por el campo AREA en forma descendente. Procedimiento: 1. Ubicarse en cualquier celda del campo AREA (Por ejemplo C3)

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2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar de A a Z.

B. ORDENACION POR MS DE UN CAMPO: En nuestro ejemplo sencillo, hemos ordenado la base de datos por el campo AREA. Ahora tenemos los registros agrupados por AREA , y las AREAS estn en orden alfabtico descendente. Pero dentro de cada grupo los registros no tienen un orden. Supongamos que dentro de cada AREA queremos ordenar por los sueldos de menor a mayor. Procedimiento: 1. Ubicar el cursor en cualquier celda de la base de datos. 2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar. 3. Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo (y as sucesivamente, cuando sea necesario).

El resultado es el siguiente:

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AUTOFILTROS
Seleccionar los datos que forman la lista y elegir la Ficha Datos, elegir la opcin Filtro. O tambin desde la Ficha Inicio, seleccionar Ordenar y Filtrar seleccionar la opcin Filtro.

Los nombres de campo que estn como encabezados de las columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la seleccin.

Desde la opcin de Autofiltro, podemos seleccionar los datos que se desean mostrar. Ejemplo: Mostrar todos los productos cuyo precio base es mayor que S/. 180.

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 Ingresar la condicin respectiva.

El resultado seria

Tambin podemos ordenar los datos de mayor a menor o viceversa. Ejemplo: Mostrar todos los productos ordenados por Precio Base de Mayor a menor:

El resultado mostrara todos los datos de la sigui9ente manera

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FILTROS AVANZADOS
Es una manera de seleccionar algunos datos y mostrarlos en una ubicacin diferente. Esta opcin utiliza los cuadros de criterios vistos en las funciones de Base de Datos. Ejemplo 01: Filtrar los datos de los abarrotes: Crear el cuadro de criterios:

Seleccionar la opcin de Filtro Avanzado de la Ficha Datos

El resultado seria.Cuadro de Criterio

Destino de los Datos

Ejemplo 02: Filtrar los datos de las golosinas cuyo Precio Base sea menor que S/. 220 Crear el cuadro de criterios:

Seleccionar la opcin de Filtro Avanzado de la Ficha Datos:

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Cuadro de criterio criterios

Destino de los Datos El resultado seria

SUBTOTALES
Puedes calcular automticamente subtotales y totales generales en una lista de datos o calcular subtotales de una columna utilizando el comando subtotal del grupo esquema de la ficha Datos; en base a una funcin de resumen (Sumar, Contar, Promedio). Ejemplo: Dada la siguiente tabla de datos, calcular el promedio de ventas por tipo de producto.

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Solucin: Para poder calcular el subtotal por Tipo de Producto, debemos de tener ordenados los datos por este criterio.

El resultado de los datos ordenados por Tipo de Producto seria:

Seleccionar la opcin Subtotal de la Ficha Datos:

Ingresar las consideraciones del ejercicio:

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Criterio del Subtotal Funcin a utilizar Campo a analizar

El resultado del subtotal seria:

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TABLAS Y GRFICOS DINMICOS Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas reas de inters. Se utiliza un informe de tabla dinmica cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de nmeros para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada nmero. En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierten en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. DISEO DE LA TABLA DINMICA En la Ficha Insertar, seleccionar Tabla Dinmica.

Seleccionar la tabla que contiene los datos que se desean analizar.

Disear la tabla Dinmica

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 En la opcin valores se colocan los datos numricos centrales de anlisis. En rtulos de fila y/o columna, se ingresan los criterios de anlisis (Tipo de Producto, Producto, Marca, Color, etc.).

Por defecto ola operacin usada es la SUMA. Para modificar el Criterio del Anlisis de los Datos, se puede seleccionar otra operacin aritmtica. Seleccionar el campo respectivo y se mostrara el men contextual siguiente:

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 Seleccionar la operacin respectiva. Se puede cambiar tambin el texto del campo.

La tabla dinmica final seria

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GENERAR GRFICO DINMICO A partir de cada tabla dinmica, se puede generar un Grfico dinmico, con solo seleccionar la opcin Grfico Dinmico de la Ficha Herramientas de Tablas Dinmicas.

Seleccionar el tipo de Grfico.

Y se mostrara automticamente el Grfico Dinmico respectivo.

Se pueden hacer consultas a los Grficos Dinmicos, para mostrar u ocultar algunos datos; estas consultas tambin afectaran a la tabla correspondiente.
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 Y el grfico y la tabla a mostrarse se modificaran de la siguiente manera:

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VALIDACIN DE DATOS Se utiliza para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas. Seleccionar las celdas para validacin, luego seleccione Ficha Datos, en el grupo Herramienta de Datos, hacer clic en el botn Validacin de datos, y se muestra la siguiente figura:

Ficha Configuracin: Permite ingresar la condicin que debe cumplir el contenido de la celda. Ejemplo: que la celda no acepte nmeros menores que 0

Ficha Mensaje Entrante: Se define un mensaje informativo donde se indican los valores que se deben ingresar en esa celda.

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 Ficha Mensaje de Error: Es un mensaje de error que se mostrara cada vez que se ingresan nmero que no cumplan con la condicin ingresada en la celda.

En la celda se mostrar el mensaje de entrada, tal como se muestra en la siguiente figura.

Si se ingresa un dato que no cumple con la condicin, se mostrara el mensaje de error:

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