ATA Assistente Tcnico Administrativo Arquivologia Alexandre Amrico

2012 Copyright. Curso Agora Eu Passo - Todos os direitos reservados ao autor.

TERMINOLOGIAS ARQUIVSTICAS

INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informao registrada. DOCUMENTO: qualquer informao registrada em um suporte.

CONCEITOS

ARQUIVOLOGIA

Disciplina da Cincia da Informao.

Revoluo Francesa a Arquivologia cuida da informao, que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao.

CONCEITOS

ARQUIVOLOGIA a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais, desde a produo do documento, seu trmite administrativo e sua posterior destinao, seja ela a eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico.

Seu objetivo a organizao e o acesso informao.

CONCEITOS
ARQUIVO: a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo dos objetivos, visando utilidade que podero servir no futuro. Sua finalidade FUNCIONAL. Lei n 8.159/91 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblico e privados e d outras providncias Art. 2 CONCEITO DE ARQUIVO: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos, produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

CONCEITOS
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRODE 1991 Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias. CAPTULO I Disposies Gerais Art. 2 - Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

CONCEITOS
CONARQ

designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao.
ATENO s existe arquivo quando h idia de

conjunto, de agrupamento e nesse conjunto o documento precisa estar ligado aos outros do mesmo conjunto (Carter rgnico)

OBJETIVO DO ARQUIVO SERVIR ADMINISTRAO

FINALIDADES ESPECFICAS:

1) REALIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS UTILIZAO DE TCNICAS VISANDO FACILITAR A RECUPERABILIDADE DOS MESMOS;

2) PRESERVAO DOS DOCUMENTOS ACONDICIONAMENTO ADEQUADO;

3) ESTAR APTO PARA ATENDER DE FORMA EFICIENTE CONSULTAS SURGIDAS NOS SETORES DA INSTITUIO;

rgos Arquivsticos
CONARQ CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS poltica nacional de arquivos pblicos e privados; rgo vinculado ao Arquivo Nacional;

SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS implementa racionalizao das atividades arquivsticas garante a integridade do ciclo documental;

MUSEU E BIBLIOTECA SO ARQUIVOS?????

RGOS DE DOCUMENTAO
BIBLIOTECA
Biblioteca o conjunto de materiais, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade CULTURAL. VALOR PREDOMINANTEMENTE CULTURAL MUSEU Instituio de interesse pblico, com finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjunto de peas e objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL. VALOR PREDOMINANTEMENTE CULTURAL
CENTROS DE DOCUMENTAOE INFORMAO Abrangem algumas atividades prprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de toda espcie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

 ARQUIVOS SO FUNCIONAIS, E NO CULTURAIS; APESAR DE TER ALGUM VALOR CULTURAL, NO A SUA RAZO DE SER, SUA ESSNCIA;

SUA ESSNCIA FUNCIONAL;

APS CERTO PERODO DE TEMPO, PODEM ADQUIRIR CARTER CULTURAL (DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS PODEM SER CONSIDERADOS HISTRICOS). CARTER PREDOMINANTE DOS ARQUIVOS

FINALSTICOS;

BIBLIOTECAS DOCUMENTOS COLECIONADOS EM VRIOS EXEMPLARES;

ARQUIVOS NO H QUALQUER COLEO; DOCUMENTOS PRODUZIDOS NO NMERO DE EXEMPLARES ESTRITAMENTE NECESSRIO AO CUMPRIMENTO DE SUAS FUNES. BIBLIOTECAS SEUS DOCUMENTOS SO COLECIONADOS DE FONTES DIVERSAS, ADQUIRIDOS POR COMPRA OU DOAO ARQUIVOS PRODUZIDOS E INSTITUIES A QUE PERTENCEM; RECEBIDOS PELAS

BIBLIOTECONOMIA TRATA DE DOCUMENTOS DE MANEIRA ISOLADA, INDIVIDUAL;

ARQUIVSTICA TRATA DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS.

NUANCES E PARTICULARIDADE DOS ARQUIVOS

1) Exclusividade de criao e recepo por um rgo, uma empresa, uma instituio no arquivo de um rgo h somente documentos criados ou recebidos diretamente por ele ; 2) Origem no curso de suas atividades originados no prprio rgo ou esto a ele relacionados; 3) Carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto INTERLIGADOS, INTERRELACIONADOS, SINCRONIA, MUTUALISMO

HISTRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Importncia dos Arquivos: centro vital de informao; veculo de comunicao;segurana para defesa de direitos; apoio para tomada de decises;

Finalidade: servir administrao. Servindo administrao, est constituindo a base do conhecimento da Histria. Funo: guarda e conservao dos documentos e Recuperao da informao.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Segundo entidades criadas: Pblicos Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal Privados Comerciais firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais) Institucionais igrejas, sociedades, associaes, instituies educacionais, instituies filantrpicas (sem fins lucrativos) Familiares ou Pessoais

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Estgios da Evoluo:

Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973).
Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua destinao, a distncia entre a administrao e a histria numa seqncia temporal. Fases Corrente, Intermediria e Permanente

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Correntes Tambm chamados de primeira idade, constitudo de documentos em curso ou de uso freqente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso. Protocolo: recebimento, classificao, registro e movimentao; Expedio; Arquivamento pp dito; Emprstimo e consulta; CORRENTE; 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento; Em curso; Ncleos de arquivo; 1 Fase; 1 Ciclo;

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Intermedirios Tambm chamados de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de se conservarem e localizarem prximos aos escritrios. A permanncia nesses arquivos transitria. Por isso, tambm so chamados de limbo ou purgatrio. INTERMEDIRIO; 2 Idade; Pr-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatrio; Temporrio; Transitrio; 2 Fase; 2 Ciclo;

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Permanentes

Conhecidos tambm como de TERCEIRA IDADE, constitudo de documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurdica e que se conservam em virtude de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos.
PERMANENTE; 3 Idade; Histrico; De Custdia; Inativo/passivo;Morto; Esttico; Definitivo; Final; 3 Fase; 3 Ciclo;

TEORIA DAS TRS IDADES

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS TRS IDADES:

CORRENTE

INTERMEDIRIA

PERMANENTE

TRANSFERNCIA

RECOLHIMENTO

INFORMAO CAPCIOSSSIMA pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

VALORAO DOS DOCUMENTOS

Valor Primrio (IMEDIATO): funcional - administrativo; jurdico ou legal; fiscal;

Valor Secundrio (MEDIATO): histrico probatrio; informativo;

CLASSIFICAODOS ARQUIVOS
Extenso de sua atuao: Arquivos GERAIS OU CENTRAIS CENTRALIZA as atividades de um arquivo corrente. Arquivos SETORIAIS DESCENTRALIZA as atividades do arquivo corrente junto aos rgos operacionais.

CLASSIFICAODOS ARQUIVOS
Natureza dos documentos: Especial Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas fsicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides e que por esta razo merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao, etc. Especializado o que tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que se apresentam, como por exemplo arquivosmdicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos tambm, so chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos.

CLASSIFICAODOS DOCUMENTOS
Gnero Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos)

Audiovisuais (Filmogrficos = filmes e fitas videomagnticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnticas)

Cartogrficos (dimenses e formatos variveis = mapas, plantas e perfis ligados geografia, engenharia e arquitetura) Iconogrficos (imagens estticas = fotografias (negativos e ampliaes), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartes postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Microgrficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela) Informticos (disquetes, discos rgidos, discos ticos)

CLASSIFICAODOS DOCUMENTOS
Espcie Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatrio (Medida Provisria, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Servio, etc.) Atos enunciativos = emitem opinio, esclarece sobre certo assunto (Relatrio, Voto, Despacho, Parecer) Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrncia (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infrao)

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Atos comprobatrios = comprovam assentamentos, decises, apontamentos (Traslado, Certido, Atestado, Cpia Autntica) Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convnio, Contrato, Termos) Atos de correspondncia = criados com propsito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimao, etc.)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
FUNO/ATIVIDADE

P/ESPCIE

OBS: um contrato de prestao de servios um tipo documental, pois contrato espcie e a prestao de servio uma tipologia.

CLASSIFICAODOS DOCUMENTOS

Natureza do Assunto Ostensivos - No prejudicam a administrao Sigilosos - Conhecimento restrito 4 Classificaes: Reservados - No devem ser do conhecimento do pblico em geral 5 ANOS Confidenciais -Mdio grau de sigilosidade 10 ANOS Secretos - Alto grau de sigilosidade 20 ANOS Ultra-Secreto - Acarreta dano segurana da sociedade e do estado 30 ANOS OBS: RECLASSIFICAO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Forma

Estgio de preparao: rascunho ou minuta, original ou cpia;

Formato Aspecto fsico independente da informao armazenada: ficha, livro, caderno, carto, folder, etc;

PRINCPIOS TERICOS

RESPEITO AOS FUNDOS

Os arquivos de uma instituio devero ser organizados por FUNDO, que o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exerccio de suas atividades e no podero ser arranjados com outros documentos de outras instituies, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informao se perder. O documento solto no tem valor arquivstico, somente se pertencer a uma srie documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em funo de uma atividade, uma manifestao de uma ao, uma vontade, assumindo um carter orgnico dentro de uma relao hierrquica e ratificando sua criao em funo de um objetivo.

PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIODA PROVENINCIA

Est ligado origemdo documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, h que se respeitar a origem do documento princpio intimamente ligado ao organograma da instituio. PRINCPIODA INDIVISIBILIDADE o respeito aos conjuntos documentais que guardam relaes orgnicas entre si, proporcionando arquivologia seu perfil nico e inconfundvel dentre as cincias da informao; PRINCPIODA INTEGRIDADE preservao semdisperso,mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida de arquivo.

PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIODA ORGANICIDADE Todo documento tem uma relao orgnica coma Instituio que o criou, em funo de seu propsito; PRINCPIODA UNICIDADE O documento nico, mesmo que isso parea um paradoxo, pois apesar de s ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituio, h que se respeitar o documento como unidade;

PRINCPIOS TERICOS

PRINCPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE formao progressiva, natural e orgnica. PRINCPIO DA CUSTDIA SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL INTACTA OU

Respeito ordem dos papis na primeira e segunda idade.