Direccin de Reuniones

CONCEPTO:

Es

un mtodo que

permite de

tratar problemas o de acuerdo

situaciones a

con

un grupo determinado

personas

un objetivo y

conforme a un plan preparado por un director.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como econmicamente, intercambiar ha habido mayor necesidad de las reunirse e experiencias. En la empresa moderna reuniones

constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios tcnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha trado como consecuencia la necesidad de elaborar un mtodo que proporcione a las personas encargadas de la para conduccin obtener de un reuniones, resultado aquellas herramientas necesarias

satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la tcnica de conduccin de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.
CARACTERISTICAS

Debe existir un grupo Comunicacin fluida y constante entre los asistentes En un lugar concreto y con un tiempo determinado

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 TIPOS:

Las decisiones se toman por consenso Debe haber objetivos

En toda reunin interviene tres elementos bsicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participacin del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones: 1- Con Control del Director y Sin Participacin del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusin ni aporta ideas. La decisin la toma el director. Hay muy poca aceptacin de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunin dictatorial". 2- Sin Control del Director y Con Participacin del Grupo: No existe tema especfico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientacin en la reunin. En este tipo de reunin el Director deja que los participantes discutan entre s, formndose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavlicos utilizan este sistema para, en la confusin, imponer sus ideas. 3- Con Control del Director y Con Participacin del Grupo: Este es el tipo de reunin ms importante, ya que permite al grupo una mejor comprensin de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptacin de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunin es el ms adecuado y a continuacin se presentan sus caractersticas ms resaltantes de sus tres modalidades:

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Modalidades de Reunin con Control del Director y con Participacin del Grupo

Instructiva El Director desea instruir o informar al grupo. El control del Director es remarcado. El Director permite que el grupo el discuta critique

Investigacin de Opinin

Resolucin de Problemas

El Director tiene menos control sirviendo define coordinador la reunin. El problema es resuelto ofrece por el grupo. No se prepara un plan del grupo, como o de la

y El Director presenta el moderador y los lmites de

material tema

presentado.

El Director conduce la discusin. reunin conforme al El grupo lineamiento establecido. El Director pre- sugerencias y crticas.

Se permiten discusiones rgido para la reunin. procura entre participantes. la que el los tema El mayor problema del y dirigir la reunin. La aceptacin del grupo por es

conseguir haciendo participantes desarrollen objeto de estudio. Las pesar conclusiones de

aceptacin del grupo,

La decisin final queda director es el controlar en el Director.

parte mayor.

a ser

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predeterminadas,

no

son impuestas al grupo.

Segn el propsito de la reunin, se pueden preparar diferentes tipos.

Reunin para informar.

El responsable informa a los participantes y responde a sus preguntas. Se producen cuando se quiere que un grupo de personas est al da de un asunto concreto.

Reunin para recoger informacin.

Los participantes informan y el responsable hace las preguntas.

Reunin de formacin.

El responsable ensea habilidades y conocimientos a los participantes.

Reunin para lograr un acuerdo.

El responsable y los participantes tratan de conciliar posturas para llegar a un acuerdo.

Reunin de toma de decisiones.

El responsable y los participantes hacen propuestas, acciones y toman decisiones. Para llegar al acuerdo se formaliza un procedimiento, las decisiones se toman por consenso, voto, o deciden algunas personas?

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Cmo Planear una Reunin

1- Haga una descripcin general. Determine el tema y objetivos de la sesin. Prepare la Sesin. Prepare su gua de la sesin a dictar. Determine los puntos claves a destacar en su sesin. 2- Planee la Direccin de Reunin. Estudie el grupo que asistir a la sesin. Informe sobre el contenido de la sesin. Prevea situaciones problemticas que puedan surgir en la sesin. 3- Tenga Listo TODO el material Material a distribuir durante la sesin. Pizarrn a utilizar en la sesin. Tiza y borrador. Ayudas audiovisuales. Equipo necesario para las demostraciones. 4- Prepare convenientemente el lugar de la reunin. Cercirese que todos puedan ver y or bien. Asegrese que el local de la reunin presente las condiciones adecuadas (iluminacin, ventilacin, salidas, mobiliario).

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Cmo Dirigir una Reunin

1- Inicie la Reunin. Presentacin (Si es necesario). Procure que el grupo se sienta cmodo. Indique el procedimiento o rgimen usado. Destaque cul es el problema o asunto a ser tratado y cules objetivos se desean alcanzar. Haga introduccin. 2- Dirija y Controle. Estimule la participacin. Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio visuales. Mantenga la reunin dentro del asunto o tpico

en desarrollo. Resuma con frecuencia. No permita que un participante monopolice un tema. Controle la reunin sin provocar resentimientos. 3- Consiga la Aceptacin de los Resultados. Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente. Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayora del grupo las acepte. Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayora.

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4- Resuma la Reunin. Indique lo que se ha conseguido con la reunin. Muestre los aspectos sobresalientes. Haga una evaluacin de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas. Determine el plan de accin a seguir. Haga una clausura adecuada.

LA ENTREVISTA.
1.- Qu es una entrevista? La entrevista corresponde a una tcnica de carcter periodstico, mediante la cual tratamos de recoger informacin acerca de personas (escritores, estadistas, filsofos, polticos, actrices, deportistas, etc.) que se han constituido en centro de inters para la comunidad. 2.- Cmo se prepara una entrevista? a. Produccin: Comprende todos lo requisitos previos para la ejecucin de la entrevista. Elegir al entrevistado. Se debe escoger a una persona que resulte interesante, que pueda aportar alguna experiencia o idea valiosa. Recoger informacin sobre el entrevistado. (su vida, su obra, etc.) y tambin sobre el tema principal de la entrevista. Elaborar el cuestionario. Es decir, las preguntas que se consideran adecuadas. Es importante agrupar y ordenar bien las preguntas, ya que el cuestionario es una valiosa gua en el momento de llevar a cabo la entrevista oral.

b. Realizacin: Para realizar la entrevista es importante cumplir con las frmulas de cortesa como el saludo, la presentacin, el

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agradecimiento y la despedida. Adems es vital que el entrevistador gue la conversacin y que se muestre seguro de lo que habla, mediante el uso de preguntas breves, certeras y claras. c. Poner la entrevista por escrito: En esta fase se hace una seleccin, un recorte y un rearmado de la conversacin sostenida. Para crear la ilusin de oralidad y comprometer al lector en la interaccin se suelen incluir los elementos paraverbales (entre parntesis o mediante el uso de signos de puntuacin) y se sealan algunos componentes no verbales que siten la conversacin o que den cuenta del estado de nimo del entrevistado. Si bien se puede jugar con el orden y la distribucin del material obtenido, es una exigencia tica conservar el tono general de la conversacin, respetar el contexto en que fue dicha cada cosa y abstenerse de crear situaciones o frases que no se produjeron. d. Publicacin de la entrevista: Es la fase final, en ella se da a conocer el contenido de la entrevista. A veces, en las publicaciones locales autoeditadas, el entrevistador puede determinar el diseo, la extensin y la ubicacin que se le da al texto. Sin embargo, en la mayora de los casos el material ya no depende del periodista y queda a disposicin del medio que reproducir la entrevista, donde le darn la ubicacin, el espacio, el ttulo y la diagramacin que ms estimen conveniente.

3.- Cmo se redacta una entrevista? El entrevistador debe mantenerse en segundo plano y dejar hablar al entrevistado. Sin embargo, es el entrevistador quien dirige la entrevista y quien la organiza en tres partes: presentacin, cuerpo o desarrollo de la entrevista y cierre.

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Partes de la entrevista: 1. Presentacin Es el momento de la recepcin y de hacer una breve introduccin antes de empezar la entrevista Debe ser breve, pero suficientemente informativa. En ella se habla no slo del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista. 2. Desarrollo de la entrevista Est formado por las preguntas y las respuestas. Es importante elegir preguntas que interesen al pblico. Deben ser adecuadas, breves, claras y respetuosas para que el entrevistado pueda transmitir sus experiencias. Independientemente del tipo de entrevista utilizado, se repasarn unas reas determinadas, incidiendo ms en unas u otras en funcin de las caractersticas del puesto de trabajo. El desarrollo ms habitual es el siguiente: Introduccin Planteamiento general, distensin del entrevistado. establecer una relacin favorable (la primera impresin). Formacin Repaso sistemtico de estudios reglados y no reglados realizados: Datos objetivos: fechas, duracin, contenido Asignaturas o materias ms y menos preferidas Resultados acadmicos Proyectos de estudios futuros Grado de satisfaccin en la formacin realizada Presentacin:

Experiencia profesional Repaso sistemtico de todas las experiencias laborales: Tareas, funciones y cargos Condiciones de trabajo

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Motivos de cambio de trabajo Satisfaccin laboral Aprendizaje laboral Relaciones personales con compaeros y jefes Deseos de promocin

Evaluacin de conocimientos En caso de que se hayan adquirido conocimientos profesionales por vas diferentes de la experiencia laboral o de la formacin bsica, se repasarn siempre que sean significativos para el lugar de trabajo (idiomas, informtica,...). Motivacin Esta rea es muy importante y se valora para prever resultados en el trabajo. A veces una buena motivacin puede sustituir otras deficie ncias (intelectuales, de formacin, experiencia...). Es posible que la motivacin se evale a lo largo de la entrevista con preguntas directas e indirectas, y no se le dedique un tiempo concreto. De cualquier forma el entrevistador/a centrar la atencin en los siguientes aspectos: Actividades extralaborales Intereses y aficiones personales Objetivos o metas profesionales reas de motivacin preferentes Valores ocupacionales: seguridad econmica, estabilidad laboral, relaciones interpersonales, realizacin personal, xito, responsabilidad Disponibilidad horaria, obligaciones familiares... Actitud e inters por el puesto de trabajo concreto, deseo de promocin, aspiraciones econmicas.

Antecedentes personales y familiares En funcin de las exigencias del puesto de trabajo y del estilo del entrevistador/a se repasarn con ms o menos profundidad los aspectos siguientes: Estructura familiar: convivencia, profesin y nivel econmico de los padres y hermanos/as, ambiente familiar, educacin recibida, independencia econmica.

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Situacin social actual: casado/ada, independizado/ada, datos de la pareja, hijos/as...

Autovaloracin y conclusiones Generalmente al finalizar la entrevista se pide al/la candidato/a que haga una reflexin sobre sus puntos fuertes y puntos dbiles. El objetivo es establecer el grado de conocimiento sobre si mismo/a, detectar el nivel de sinceridad y otros aspectos como: Actitud vital (optimismo, pesimismo...) Seguridad y confianza en sus posibilidades Auto concepto (valoracin global sobre un/a mismo/a, grado de satisfaccin personal)

3. Cierre Este es el momento que el candidato puede exponer sus dudas sobre el trabajo que se ofrece al entrevistador o que le aclare algn punto no entendido Tiene que ser breve. En l, el entrevistador puede presentar resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal CARACTERSTICAS La entrevista es un acto de comunicacin oral que se establece entre dos o ms personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una informacin o una opinin, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicacin oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el pblico que est pendiente de la entrevista. Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita, podemos distinguir dos tipos de entrevistas: Informativas. Con ellas se pretende conocer la opinin sobre un determinado tema. Psicolgicas. Con ellas se pretende conocer la personalidad o el ambiente que rodea al entrevistado un

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TIPOS DE PREGUNTAS En una entrevista debemos utilizar diferentes tipos de preguntas. Veamos algunas de ellas: Preguntas cerradas Son preguntas de las cuales el entrevistador espera una respuesta muy concreta. Fuma? Tiene hijos?Cuntos? Preguntas abiertas Son preguntas que suelen dar lugar a respuestas amplias, ya que el entrevistado puede expresarse libremente sobre el tema planteado. Qu opina del actual gobierno? Qu planes tiene para el futuro? Preguntas hipotticas Son aquellas que, como su nombre indica, plantean a la entrevistada situacin hipottica. Qu hara usted si...? Preguntas de sondeo Son preguntas que permiten al entrevistador obtener ms informacin, profundizar en el tema. Por qu? Qu sucedi despus? Preguntas-comentario Muchas veces el entrevistador no formula ninguna pregunta, sino que hace un comentario o bien inicia una frase que deja inacabada, todo ello hace que el entrevistado responda como si realmente lo hubieran interrogado. Y en 1990 se publica su primera antologa de relatos... Y en el futuro

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BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos66/direccionreuniones/direccion-reuniones2.shtml http://www.rivassanti.net/curso-ventas/como-dirigir-reuniones.php http://www.google.com.pe/url?sa=t&rct=j&q=direccion%20de%20reunio nes&source=web&cd=12&cad=rja&sqi=2&ved=0CF4QFjAL&url=http%3A %2F%2Fwww.upv.es%2F~jmontesa%2FDPI%2Fdpi5.ppt&ei=jEamUPmLMI2y 8QTI2YDACg&usg=AFQjCNHphNc6UNy648odNXrniXDz_AZHXQ

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