SESION 02: GRAFICOS AVANZADOS Doble entrada Rangos dinmicos Personalizacin de la salida

Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 1

CALCULAR DATOS DE VARIAS HOJAS DE TRABAJO En el tema anterior, usted hizo que las frmulas complejas fueran ms fciles de leer usando nombres de rango. Otra forma en la que puede aumentar la complejidad de sus frmulas es usar frmulas que obtienen datos de diversas hojas de trabajo, en vez de obtenerlos de una sola hoja de trabajo. En este tema, calcular datos de varias hojas de trabajo. Quiz encuentre que tiene datos ubicados en diferentes hojas de trabajo que necesita usar en sus clculos. Usted podra cortar y pegar los datos dentro de una sola hoja de trabajo, pero si los datos originales cambiaran, sus datos duplicados seran incorrectos. En vez de esto usted puede hacer clculos entre varias hojas de clculo en una frmula. Su clculo ser preciso, sin importar la ubicacin de los datos. Referencias de celda de tres dimensiones Denicin: Una referencia de celda de tres dimensiones (3-D) es una referencia de celda que est en la misma ubicacin en mltiples hojas de trabajo. Un referencia 3-D se puede usar nicamente en un libro de trabajo con mltiples hojas de trabajo. Cada referencia 3-D contiene un punto inicial (la primera hoja de trabajo), un punto nal (la ltima hoja de trabajo) y una referencia de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones y en ciertas frmulas. Ejemplo:

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

NOMBRES DE RANGOS Facilitan la ubicacin de referencias locales y externas en los Libros de Excel. Los asistentes de funciones pueden elegir de una lista y pegar los nombres mientras construyen una frmula. Fijan absolutamente los rangos implicados y sus referencias se actualizan de inmediato al cambiar su ubicacin. Asignar Nombre a un rango de celdas 1. Seleccionar un rango deseado 2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres 3. Escribir un nombre vlido (sin espacios) 4. Pulsar ENTER para aceptar el nombre

Eliminar un Nombre de rango Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para visualizar todos los nombres definidos del libro.

Seleccione el nombre de rango que desea borrar y haga clic en el botn Eliminar NOMBRES DE RANGOS DINMICOS Los nombres de rangos creados anteriormente, son nombres de rangos estticos, es decir siempre harn referencia al rango de celdas previamente creado. Muchas veces, cuando asignamos un nombre a una lista de datos, y luego cuando esta lista se va incrementando, ese nombre asignado no hace referencia a esas nuevas celdas que se han agregado. Para que esto suceda, debemos crear un nombre de rango dinmico, de tal manera si dicha lista de datos crece verticalmente como horizontalmente, el rango dinmico automticamente se actualizar. Ejemplo 17: Creacin de un nombre de rango dinmico

1. Ubicar el puntero dentro de la lista de datos 2. De la ficha Inicio, del grupo Estilos, seleccionar la opcin Dar formato como tabla 3. Luego elegir cualquier estilo. Aparecer la siguiente ventana: Sesin 01 MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez 3

4. Clic en Aceptar El resultado ser el siguiente:

Al hacer clic en el Cuadro de nombres, se habr creado automticamente un nombre de rango dinmico llamado Tabla1. Despus de esto, tambin puede seleccionar el rango A2:C5 y asignarle un nombre, dicho nombre asignado tambin ser dinmico. Ahora, ingrese un nuevo producto. Luego seleccione del cuadro de nombres el nombre Tabla1, ver que la referencia que hace sobre la lista se ha actualizado incluyendo al nuevo registro o fila agregada.

GRFICOS ESTADSTICOS
Un grfico es una representacin de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms claros de los mismos.
Pasos: 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. Si los datos a graficar estn separados usar la tecla CONTROL. Adems la seleccin no adyacente debe formar un rectngulo. Haga clic en Insertar y en el grupo grafico seleccione el tipo de grafico que desea.

2.

3.

Luego de insertado el grafico (que tendr una apariencia similar a la del ejemplo) se muestra la ficha Herramientas de grficos Diseo la cual detallamos a continuacin.

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Descripcin de Ficha Herramientas de Grficos Diseo Grupo Tipo a. Permite cambiar el tipo de grafico b. Guarda el diseo y formato del grafico para poder aplicarlo en futuros grficos Grupo Datos c. Intercambia los datos del los ejes d. Permite cambiar el rango de los datos incluidos e el grfico. Grupo Diseo de Grfico e. Cambia el diseo general del grafico Grupo Estilos de Diseo f. Cambia el estilo visual general del grfico.

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Importancia: Los grficos ofrecen una representacin visual de los datos. Puede interpretar el significado de los datos de un solo vistazo. la representacin grfica de los datos hace que estos se vean ms interesantes atractivos y fciles de leer que en otros formatos.

Herramientas de Grficos Construccin bsica de un grfico 1. Activar una celda o seleccionar un rango de datos a. Si selecciona una celda puede suceder Celda de un bloque numrico: las series se asumen automticamente Celda sin datos numricos perifricos: Las series se crean manualmente b. Si selecciona un rango Solo datos numricos: Deben definir los ejes de rtulos Con texto sobre los datos numricos: Se asumen los rtulos de los ejes 2. Cinta Opciones Insertar, Grupo Grafico 3. Asignar valores a las siguientes fichas Tipo y SubTipo 1. Elegir un tipo (columnas, barras, lneas, reas, etc.) y un subtipo (2D o 3D) 2. Clic en Aceptar Rango Series Define que valores son los que se van a graficar 1. Elegir entradas de leyenda (serie) 2. Tantos clic en el botn Agregar como series desea graficar Serie: Coleccin de valores a graficar 3. Configurar cada serie a. Un clic en la serie deseada y distinguir zonas Nombre y Valores b. Seleccionar o escribir los datos en las lecturas de Nombre y Valores Nombre: Es el texto que identifica a la serie (ubicada en la leyenda) Valores: son los datos de la hoja que desea graficar 4. Clic en Aceptar

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Estilos Cambia el estilo visual general del grfico

Formatos El asistente para grficos asigna los siguientes formatos Tipo o o Cambiar tipo de grfico: Cambia a un tipo diferente de grfico Guardar como plantilla: Guarda el formato y diseo de este grfico como plantilla que puede aplicar a futuros grficos Datos: o Cambiar entre filas y columnas: Intercambia los datos del eje. Los datos que se han colocado en el eje X se movern al eje Y y viceversa. o Seleccionar datos: Cambia el rango de datos incluidos en el grfico

Diseo de Grafico: Cambia el diseo general del grfico Estilos de diseo : Cambia el estilo visual general del grfico Ubicacin o Mover Grfico: Mueve este grfico a otra hoja o ficha del libro.

CREAR UN GRFICO

Crear un grafico de columnas que muestre los Ingreso y Egreso por cada seccin 1. Ubicarse en una celda libre (sin datos numricos alrededor)
En esta celda libre se insertar el grfico

2. Invocar al asistente para grficos: Cinta de opcin Insertar - Grupo Grficos

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Tipo y Sub Tipo 3. Elegir el tipo Barras: columna columna agrupada

Rango y Serie

4. Defina adecuadamente las referencias para cada objeto de serie y eje por rango de datos.

Por definicin de series manualmente

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Aceptar y se visualiza el Grafico seleccionado

Diseos de Grfico

Al momento de crear el grfico se visualiza la ficha Diseos de grfico en la cinta de Opciones: Aqu se aplica los diseos 1, 2,., como se muestra en la imagen siguiente:

Clic

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

Estilos de Diseo

Cambia el estilo visual general del grfico

Formatos: Se puede aplicar color de fondo, cambiar el color y fuente de los rtulos, el color de cada serie.

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

10

Editar el Grfico con Asistente

Se edita, tipo de grficos, datos, etc

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

11

Grupo Ubicacin g. Mueve el grafico a otra hoja o ficha del libro 4. Adicionalmente a la ficha Diseo contamos tambin con las Fichas Presentacin y Formato para personalizar la edicin del grafico
a h i

Descripcin de Ficha Herramientas de Grficos Presentacin Grupo Seleccin actual a. Seleccione un elemento de grafico par que pueda darle formato b. Muestra la ventana formato de acuerdo al elemento seleccionado previamente c. Borra el formato personalizado Grupo Insertar d. Da un atajo para insertar Imagen, formas y cuadros de texto Grupo Etiquetas e. Agrega o quita el ttulo al grafico f. Agrega quita o coloca el texto utilizado para etiquetar cada eje g. Agrega o quita una tabla de datos al grfico. h. Quita o agrega en diversas posiciones a la leyenda i. Utiliza etiquetas de datos para etiquetar los elementos del grfico con sus valores de datos actuales Grupo Ejes j. Cambia el formato y diseo de cada eje. Si el grafico esta en 2D hay opciones de eje secundario. k. Activa o desactiva las lneas de la cuadricula. Grupo Fondo l. Activa o desactiva el rea de trazado Grupo Anlisis m. Nos brinda un grupo de opciones de lneas para agregar al grafico como lneas de tendencia, barras de error

Sesin 01

MOSM - Ing. Edilberto Chvez Fernndez

12