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Sesin 12. Informes

12.1. Qu es un informe? Un informe es aquello que tenemos que crear cuando queremos ver nuestros datos impresos. Por ejemplo, la ficha de un cliente, una factura, un ticket. Su creacin es muy parecida a la de los formularios, aunque hay algunas diferencias apreciables. 12.2. Ficha de clientes Vamos a crear una ficha de clientes, de modo que podamos imprimir la ficha del cliente que deseemos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Abra su base de datos. Entre en el panel de Informes haciendo clic en el botn Informes en la ventana Principal de la base de datos. Haga doble clic en el icono Crear un icono utilizando el asistente. Se abre el asistente. Lo primero que tiene que hacer es seleccionar los datos del informe. Seleccione la tabla Cliente y todos sus campos. Haga clic en el botn Siguiente. Puede ordenar los registros por varios campos. Despliegue el primer cuadro y seleccione Apellidos. Despliegue el segundo cuadro y seleccione Nombre.

8. 9.

Ahora las fichas de clientes saldrn ordenadas por apellidos y luego por nombres. Haga clic en el botn Siguiente. Como distribucin seleccione Justificado y Vertical.

10. Haga clic en el botn Siguiente. 11. Seleccione el estilo que ms le guste y haga clic en Siguiente. 12. Como ttulo escriba Ficha cliente.

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@INTE ACADEMIA 13. Haga clic en el botn Finalizar.

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14. En unos momentos se abre el informe, pero la ficha de cada cliente es demasiado grande. Abra el informe en vista Diseo. 15. Los informes son similares a los formularios, pero tenga cuidado de no tocar el borde derecho. Los informes se ajustan al ancho de la pgina y si lo mueve, luego tendr que devolverlo a su sitio. Coloque los controles a su gusto y cmbieles su aspecto.

16.

Abra el informe en vista Informe. Salen todas las fichas de los clientes, con varios por pgina. Y si quisiera tener solo una ficha de cliente por pgina?

17.

Vuelva a la vista Diseo. Haga clic en el control Salto de pgina del cuadro de herramientas de Access.

18. Haga clic en la zona inferior derecha de la seccin Detalle, para insertar el salto de pgina. Esto har que, cada vez que termine un cliente, haga un salto de pgina.

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19. Abra el informe en vista Preliminar de nuevo. Ahora cada cliente tiene su pgina de ficha, pero la primera pgina tiene un encabezamiento y las dems no. Vamos a cambiar esto. 20. Abra el informe en vista Diseo. 21. Borre del encabezado del informe el texto Ficha Cliente. Este texto solo se muestra al principio del informe. Si queremos que algo se muestre en todas las hojas del informe, tiene que hacerlo en la seccin Encabezado de pgina. 22. Ample la seccin encabezado de pgina y oculte toda la seccin Encabezado de informe. 23. Coloque una imagen como logo de su empresa en el encabezado de formulario y alguna informacin sobre la misma: nombre, direccin, telfono.

24. Ahora vuelva a abrir el informe en vista Preliminar. Cada pgina tiene su encabezado. 25. Guarde el informe. Muy bien!!! Ya puede imprimir sus fichas de clientes. Ejercicio. Cree un nuevo informe para los artculos similar al de los clientes 12.3. Lista de Artculos Vamos a obtener un listado de artculos ordenados por tipo de artculo y luego por precio, para saber que artculo es ms caro y cual ms barato de cada tipo. 1. Cree un nuevo informe con el asistente con todos los campos de la tabla Artculos salvo FotoArtculo, ordenados por Familia de artculo y luego por la descripcin del Artculo, tabular y en horizontal. Aplique el estilo que desee. 2. 3. Gurdelo con el nombre ListaArticulos. Observe como el informe queda ordenado efectivamente por los campos indicados. 3/6 AINTE INFORMTICA S.L.

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Ejercicio. Cree una lista de clientes ordenados segn su forma de pago 12.4. Informes agrupados Access permite obtener informes donde los datos se vean agrupados, de modo que podamos ver de una vez ciertos datos importantes. Vamos a hacer un informe que nos diga cuantas facturas tiene cada cliente y cuanto importe suman para cada uno. 1. Primero hay que crear una consulta que calcule el importe total de cada factura. Aprovechando las consultas que ha creado en sesiones anteriores, cree una consulta que indique el importe total de una factura sin iva y con iva. Guarde esta consulta con el nombre consultatotalfacturas.

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Cree un informe usando el asistente. Agregue los campos ms importantes de la tabla Cliente y todos los campos de la tabla consultatotalfacturas. Se le pregunta como desea ver los datos, es decir, cual ser la tabla principal. Deje seleccionada la tabla Cliente y haga clic en el botn Siguiente.

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Como nivel de agrupamiento no seleccione nada y haga clic en el botn Siguiente. Ahora haga clic en el botn Opciones de resumen. Desde aqu podemos sealar si queremos hacer alguna operacin. Marque las casillas Suma de los dos totales.

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Haga clic en el botn Aceptar. Haga clic en el botn Siguiente. Aplique una distribucin Vertical con Alinear a la izquierda 1.

10. Haga clic en el botn Siguiente. 11. Seleccione el estilo que desee. 12. Haga clic en Siguiente. 13. Escriba como nombre del informe InfFacturasyClientes. 14. Haga clic en el botn Finalizar.

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Ejercicio. Obtenga un informe donde se muestren los artculos y el total de dinero que se ganado con cada uno de ellos con iva y sin iva.

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