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TALLER CAPACITACIN MDULOS DE ASIGNACION DE TRABAJO, EJECUCIN Y SUPERVISIN Caso elaborado por: Contralora General de la Repblica - Grupo Operativo

SICA CASO PROCESO AUDITOR OBJETIVO: Mediante taller conocer el procedimiento de registro e ingreso del proceso auditor en el sistema integrado de control fiscal SICA, ejecutando los mdulos de Asignacin de trabajo, ejecucin y Supervisin de acuerdo al rol asignado. ESTRATEGIA: Se desarrollar el taller mediante explicacin terico prctica del tema por cada actividad y se avanza el ingreso de cada actividad explicada. A cada grupo se le entrega el material de forma virtual necesario para el desarrollo de la actividad.

TIPS IMPRESCINDIBLES!! Ser auditor o supervisor y conocer la Gua de auditoria Tener conocimiento en acceso a internet Haber ledo y tener en cuenta el Manual de ejecucin SICA. Leer el material de ayuda que se les entrega para la capacitacin correspondiente a Resumen estructuracin de contenidos y documentos proceso auditor y Gua rpida. El Supervisor ingresa a las actividades 1, 8 y 9. El Responsable de auditoria o Lder y los Auditores ingresan a las actividades 2 a 8.

DESARROLLO DEL TALLER Ustedes fueron asignados a la auditora de la SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA para lo cual deben crear la AT, consultar su AT e iniciar sus actividades de auditora, para lo cual se cuenta con los siguientes roles: Supervisor Auditor 1: Ser el Responsable de auditora, y efectuar seguimiento a la Funcin de advertencia (Archivo: 2 Funcin Advertencia Supervigilancia) Auditor 2: Tema misional Auditor 3: Tema adquisicin de bienes y servicios Auditor 4: Evaluacin contable

CREACION DE LA ASIGNACIN DE TRABAJO (AT) Con base en el Memorando de asignacin y los datos siguientes, el Supervisor crear la Asignacin de Trabajo (AT), para ser validada (aprobada) por el Ejecutivo de auditora (Directivo de la Colegiada que no tiene rol de Presidente).

Ver archivo: 1 - Memorando de Asignacin Nmero Programa: rea/Comit/Depende ncia: Programa : Tipo Programa: Tipo Actividad / descripcin del programa: Servicio: Actividad Fiscalizacin: Nmero: Tipo AT: Matera: Fecha inicio AT Ejecucin: 1 Ejecucin CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR DEFENSA JUSTIC es planificado Programa Regional -- / EJERCER CON OPORTUNIDAD Y EFECTIVIDAD, EL CONTROL AL MANEJO DE LOS RECURSOS PBLICOS INCLUIDOS LOS PARAFISCALES Y EMITIR PRONUNCIAMIENTO SOBRE EL FENECIMIENTO O NO DE LA CUENTA RENDIDA POR LA ENTIDAD EN LA VIGENCIA 2012, MEDIANTE LA EVALUACIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Auditora Ao: Encargado AT: 2013

Emitir Concepto sobre el fenecimiento de la cuenta fiscal 2012 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada 15/01/2013 Fecha trmino AT Ejecucin: 01/03/2013

Objetivos:

Emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendida por la entidad sobre la vigencia 2012, mediante la evaluacin de la gestin y resultados adelantados por la institucin en desarrollo de los previsto en el Plan Nacional de Desarrollo y en sus planes estratgicos y de accin y el examen de los Estados contables por la misma vigencia y si todas sus actividades estn respaldadas en un eficiente Sistema de Control Interno. La Auditora se desarrollar de acuerdo con los trminos establecidos en la Gua de Auditora.

Observaciones:

DATOS CLAVES PARA LA ACTIVIDAD A.1 Determinar Objetivos .. Para crear objetivos especficos es necesario revisar la matriz de riesgo de la entidad y seleccionar los macroprocesos y procesos ms riesgos. Los objetivos especficos deben ingresarse uno por uno. Los estudios de las Direcciones de estudios sectoriales y/o CD Economa y finanzas pblicas se ingresan por otros antecedentes en la actividad A1.2. Objetivos de la auditoria y anlisis especfico.

Las funciones de advertencia y dems documentos relacionados con antecedentes del control fiscal micro deben registrarse y/o adjuntarse en la actividad 1.4. Anlisis de resultados de las auditorias anteriores.

MACROPROCESOS CON MAYOR NIVEL DE RIESGO EN LA ENTIDAD MACROPROCESO Evaluacin de la inspeccin, vigilancia y control a la seguridad privada. PROCESO Evaluacin de la inspeccin, vigilancia y control sobre actividades asociadas a la vigilancia y seguridad OBJETIVOS ESPECFICOS Evaluar y conceptuar sobre la eficacia y eficiencia con que la Superintendencia adelant su actividad misional de inspeccin, vigilancia y control a la seguridad privada. Efectuar seguimiento a las acciones emprendidas por la Superintendencia en atencin a la Funcin de advertencia de 2010 sobre posibles riesgos en la ejecucin del Proyecto para el Mejoramiento de la capacidad tecnolgica. Evaluar y conceptuar sobre la economa y eficiencia con la que la Superintendencia adquiri bienes y servicio para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros de la vigencia 2012 y establecer si cuenta con un control interno contable que le permita presentarlos conforme a lo previsto en la respectiva normatividad.

Evaluacin de la adquisicin de bienes y servicios Evaluacin del proceso contable

Evaluacin a la ejecucin contractual Evaluacin a la realidad econmica y jurdica

SNTESIS DE LA AUDITORIA ANTERIOR El concepto Sobre la Gestin y Resultados fue DESFAVORABLE, con una calificacin de 59,34. La opinin sobre los estados contables fue con salvedades. Existe una funcin de advertencia sobre seguridad informtica (Ver archivo: 2 Funcin de Advertencia Supervigilancia). No se FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal 2011. No se cuenta con estudios sectoriales sobre esta entidad.

PERSONAL CLAVE DE LA ENTIDAD Superintendente. Representante Legal de la Entidad: Lupita Prez CC25530240 Fono: 3333333 Email: lp@superintentendencia.gov.co

Jefe Oficina Control Interno: Jacinto Gutirrez Fono: 3333333 CC 10653237 Email: jg@supervigilancia.gov.co Enlace Comisin CGR Delegado de Control: Juanito Castro Fono: 3333333 CC9334654 Email: jc@supervigilancia.gov.co La delegada de control le corresponde la inspeccin y vigilancia y recepcin de quejas, inspecciones y sanciones a los vigilados. Delegado de operacin: Edwin Ruiz Fono: 3333333 CC11345765 Email: er@supervigilancia.gov.co Delegado para la operacin que le corresponde el trmite de los permisos de Estado para la expedicin de las licencias de funcionamiento. ANLISIS INFORMACIN OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD La OCI cumple las funciones asignadas en la Ley 87/93. Cuenta con 5 profesionales de diferentes campos. Se realizaron 15 auditorias en la vigencia 2011, de las cuales 10 fueron realizadas directamente por la OCI y 5 a travs de auditores externos, correspondiente a: Recursos fsicos, control inspeccin y vigilancia, gestin jurdica y adquisicin de bienes y servicios.

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) En la Fase de Planeacin y de acuerdo con la metodologa establecida en la Gua de auditoria y aplicando las pruebas a los controles establecidos por la Supervigilancia para sus procesos misionales y de apoyo, arroj una calificacin de 1.424 (Eficiente). Para la Fase de Ejecucin y de acuerdo con la metodologa establecida en la Gua de auditoria en cuanto a la efectividad de los controles, obtuvo una calificacin de 1.818 (Con deficiencias). El total ponderado de las 2 calificaciones -fase de planeacin y ejecucin dio como resultado 1.70 ubicado en el rango Con Deficiencias. Ver archivos: MatrizEvaluacionControlInterno - PLANEACION MatrizEvaluacionControlInterno - EJECUCION IDENTIFICAR FACTORES DE RIESGO Y MATERIAS ESPECFICAS

Del estudio de la matriz de riesgo elaborada por la CGR para esta entidad, se seleccionan los macro procesos y procesos con mayor riesgo. Seleccione dos factores de riesgo de acuerdo al tema y califique el impacto por cada proceso escogido. DETALE DE LA MATERIA Evaluacin de la Evaluacin de la Evaluacin, Poltica de gestin inspeccin, vigilancia y inspeccin, vigilancia y inspeccin, vigilancia y integral del sector control a la seguridad control sobre control cuyo propsito es privada. actividades asociadas crear una relacin a la vigilancia y cercana con los seguridad vigilados. Evaluacin de la Evaluacin a la Evaluacin a la Se analizar la adquisicin de bienes ejecucin contractual ejecucin contractual ejecucin y el proceso y servicios contractual de los contratos que sean seleccionados. Evaluacin del Evaluacin a la Evaluacin a la Procesos de recaudo y proceso contable realidad econmica y realidad econmica y registro de la cuota de jurdica jurdica contribucin, inversiones en TES, Adquisicin de sede y renovacin parque automotor y proceso de Sentencias y Conciliaciones MACROPROCESO PROCESO MATERIA

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA Registrar los cuatro procedimientos descritos a continuacin uno por cada lnea y otro para el seguimiento a la funcin de advertencia, y determinar las fechas dentro de los tiempos de ejecucin: Procedimiento 1. PLAN DE ACCIN: Solicite el Plan de accin de la vigencia 2012 y la Matriz operacional y establezca la coherencia de los objetivos, estrategias y tareas con lo establecido en el Plan Estratgico y con las funciones asignadas por ley, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas seleccionados y compruebe si los resultados alcanzados en la ejecucin de dicho plan obedece a los lineamientos trazados en el Plan Estratgico. Procedimiento 2. SEGUIMIENTO FUNCIONES DE ADVERTENCIA: Efecte seguimiento a las funciones de advertencia y verifique la efectividad de las acciones adoptadas por la entidad para mitigar el riesgo de prdida de recursos. Procedimiento 3. EVALUACIN DE LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS: A partir de una muestra de contratos verifique, entre otros: 1) el cumplimiento del objeto y las obligaciones

contractuales; 2) la pertinencia de las adiciones o prrrogas y si estas se encuentran debidamente motivadas y justificadas; 3) el recibo del bien y/o servicio. Procedimiento 4. PROCESO DE RECAUDO Y REGISTRO DE LA CUOTA DE CONTRIBUCIN: Revise mediante muestreo la confiabilidad de la informacin contable frente al proceso de registro de ingresos de la cuota de contribucin.

PARA TENER EN CUENTA!!! Para el desarrollo de los procedimientos, se cuentan con algunos papeles de trabajo y soportes. En aquellos en los que no hay archivo, el equipo deber conformar el documento respectivo. Toda ejecucin de procedimientos debe tener al menos su papel de trabajo elaborado por el auditor y las observaciones se registran adjuntando la respectiva evidencia. Para efecto de las observaciones se har el registro con las siguientes observaciones: Para la lnea contable se selecciona la observacin Riesgos en bases de datos Para la lnea misional se selecciona la observacin Plan de accin Para la lnea de legalidad se selecciona la observacin Planeacin en la ejecucin de contratos Para la lnea de seguimiento de funcin de advertencia no hubo observaciones.