MANUAL DE USUARIO DEL CENTRO DE TRANSFERENCIAS

Hacer Click en la Seccin Proveedores

En esta seccin debe colocar el usuario y la contrasea, luego hacer Click en la opcin entrar.

Esta es la seccin de proveedores, en ella solo se muestra la informacin a la que cada usuario tendr acceso. Aqu el usuario deber hacer Click sobre la opcin a la que quiera accesar.

En esta seccin se muestran los datos del proveedor , los mismos son muy importantes por lo que hay que estar pendiente de esta informacin.

Al seleccionar Centro de Transferencias el mismo muestra una opcin para cargar el cdigo del cliente al que se le desea pasar el pedido, y el almacn del cual se desea rotar la mercanca. Luego de seleccionadas estas opciones, hacer Click en Aceptar.

Luego de Accesar al CT, se muestra la informacin del cliente, del proveedor, del inventario seleccionado, y de los productos del proveedor solo si tienen inventario.

La cubeta roja, muestra la informacin de los items cargados a medida que se realiza el pedido. Para visualizar el mismo solo se debe hacer Click sobre la misma.

En esta parte, aparecen las letras segn los productos de cada proveedor. Para ubicar un producto se debe hacer click sobre la letra que corresponda.

En esta seccin se muestra la informacin del saldo actual, el saldo diferido y el saldo que al final esta disponible. Esta es una de las mejoras incluidas al sistema para que el proveedor tenga un poco mas de control en relacin al dinero que gasta.

Esta opcin entra en las mejoras del sistema. En este punto, al hacer Click en Buscar el mismo lo llevara a la ventana de archivos del PC, una vez estando all se debe ubicar el archivo TXT que contiene los datos del pedido. Una vez ejecutada esta accin, deber hacer Click en Abrir y luego en Subir. Luego de esto seleccionar aceptar, para que el sistema adjunte los datos del pedido.

Este es el modelo de archivo TXT diseado por nuestro departamento de sistemas, es solo un modelo y cada proveedor deber colocar los datos pertenecientes a sus productos. El formato debe mantener su estructura para que el sistema pueda hacer el match con la base de datos y as subir la informacin cargadas en el mismo. (D000) Este tem indica el cdigo del cliente al cual se le har la transferencia. (D001) Este tem muestra el cdigo Dronena del producto solicitado por el cliente. (D002) Este tem muestra la cantidad del producto a solicitar. (D003) Este tem muestra la descripcin del producto tal como se encuentra en el inventario.

De haber algn dato que no concuerda con nuestra base de datos, bien sea por cdigo o por nombre del producto el sistema arrojara una alerta indicando el cdigo de los productos no asociados para que el transferencista verifique la informacin y este al tanto de que no se adjuntaron los mismos. De lo contrario, los mismos se adjuntan y pasamos al siguiente paso.

Luego de cargar el pedido y seleccionar la cubeta, el sistema muestra los items cargados en nuestro pedido. En este punto si todo esta correcto solo nos queda hacer Click en enviar y listo. Si tenemos alguna modificacin podemos borrar en la opcin que muestra la papelerita, o modificar en la opcin que muestra la flechita. Debemos recordar que siempre debemos o Enviar o Vaciar por que de lo contrario el pedido se quedara all hasta que se efecte alguna de estas dos opciones.

En caso de que el usuario que esta pasando el pedido tenga acceso a la opcin de Descuento Especial luego de hacer Click en la opcin enviar se le desplegar esta pantalla en la cual solicita colocar el descuento que desea otorgarle al pedido. Luego de esto deber enviar y listo.

El sistema calcula automticamente un aproximado del Descuento que se desea otorgar, en bolvares para que el proveedor tenga un poco mas de control en relacin al descuento que esta otorgando. Esta es una de las mejoras del sistema

En caso de que el usuario trate de otorgar un descuento mayor al 50% el sistema le mostrar un alerta indicando que solo esta permitido otorgar mximo 50%.

Luego de enviar el pedido, si esta todo bien la pagina mostrar el siguiente mensaje: Su pedido ha llegado con xito; adems de esto, el sistema le suministrara un Nro. Pedido con el cual podr hacerle seguimiento al mismo dentro del proceso de envo, procesamiento, despacho y entrega al cliente final

Si desea cargar otro pedido solo debe hacer Click en la opcin regresar y cargar los datos del nuevo pedido.

PASOS DE CMO UN CLIENTE SUBE UN PEDIDO POR CENTRO DE TRANSFERENCIAS

Al entrar a su sesin de clientes, el mismo deber colocar su cdigo. Para que all se carguen sus datos.

Una vez que el cliente accesa con su cdigo aparecen todos los datos relacionados a la farmacia, Datos fiscales, estatus del cliente y datos de su saldo y fecha de corte.

En la seccin inferior izquierda aparece la opcin Pedido CT

Una vez seleccionada esta opcin, aparecen los datos del Centro de Transferencias.

En esta opcin, deber seleccionar al laboratorio con el cual realizo la negociacin..

En esta opcin, deber seleccionar al representante que tenga la opcin de otorgar Descuentos adicionales.

En esta opcin, deber colocar el descuento negociado con el laboratorio.

Esta opcin esta entre las mejoras del sistema. En este punto, al hacer Click en Buscar el mismo lo llevara a la ventana de archivos del PC, una vez estando all se debe ubicar el archivo TXT que contiene los datos del pedido. Una vez ejecutada esta accin, deber hacer Click en Abrir y luego en Subir. Luego de esto seleccionar aceptar, para que el sistema adjunte los datos del pedido.

Este es el modelo de archivo TXT diseado por nuestro departamento de sistemas, es solo un modelo y cada proveedor deber colocar los datos pertenecientes a sus productos. El formato debe mantener su estructura para que el sistema pueda hacer el match con la base de datos y as subir la informacin cargadas en el mismo. (D000) Este tem indica el cdigo del cliente al cual se le har la transferencia. (D001) Este tem muestra el cdigo Dronena del producto solicitado por el cliente. (D002) Este tem muestra la cantidad del producto a solicitar. (D003) Este tem muestra la descripcin del producto tal como se encuentra en el inventario.

De haber algn dato que no concuerda con nuestra base de datos, bien sea por cdigo o por nombre del producto el sistema arrojara una alerta indicando el cdigo de l (los) producto (s) no asociado (s) para que el cliente verifique la informacin y este al tanto de que no se adjunto (aron) los mismos. De lo contrario, el (los) mismo (s) se adjunta (n) y pasamos al siguiente paso.

Una vez que se termina el proceso de adjuntar el pedido, el sistema muestra la cubeta con los datos del pedido que fue cargado. El cliente deber hacer Click en la misma para verificar esta informacin.

Una vez que se verifica la informacin de los productos y cantidades, el cliente deber enviar su pedido .

Luego de enviar el pedido, si esta todo bien la pagina mostrar el siguiente mensaje: Su pedido ha llegado con xito; adems de esto, el sistema le suministrara un Nro. Pedido con el cual podr hacerle seguimiento al mismo dentro del proceso de envo, procesamiento, despacho y entrega al cliente final

Si desea cargar otro pedido solo debe hacer Click en la opcin regresar y cargar los datos del nuevo pedido.

PASOS DE CMO APROBAR LOS PEDIDOS MONTADOS POR LOS CLIENTES A TRAVES
DEL CENTRO DE TRANSFERENCIAS

Luego de que un cliente monta su pedido a travs de la opcin de Pedido CT existente nicamente en la seccin del Cliente, El Proveedor debe ingresar como de costumbre por su seccin de proveedores y seleccionar Centro de Transferencias

Una vez seleccionada la opcin de Centro de transferencias, el proveedor podr visualizar un men que indica Cestas Pendientes en el cual se mostraran los datos del pedido, el cdigo del cliente, el descuento que se negocio y que el cliente puede colocar aun cuando es el laboratorio el que decide si es ese el % que se le otorgara al pedido; aparece la fecha en la cual se paso el pedido, y la sede por la cual deber despacharse el mismo.

El proveedor debe hacer click sobre el Cod. Cesta para poder visualizar los productos que el cliente monto en ese pedido.

Una vez seleccionada la opcin de Cdigo Cesta, el proveedor podr visualizar la pagina principal del centro y la cubeta roja llena de los productos que el cliente selecciono, un poco mas abajo aparecer el detalle de los productos y es donde el podr verificar si efectivamente el pedido coincide con lo negociado.

Luego de la verificacin del pedido, el proveedor cuenta con dos opciones, la de Enviar si todo esta tal como lo negocio, y la de Rechazar si hay alguna discrepancia en relacin a la negociacin acordada.

Si el proveedor luego de la verificacin de los productos que conforman el pedido, concluye que todo esta bien y decide Enviar, deber colocar el % de descuento que negocio con el cliente antes de culminar el proceso.

Si por alguna razn el pedido no cumple con la negociacin, el proveedor tiene la opcin de Rechazar el mismo; Cuando el proveedor efecta este paso , el sistema le despliega una ventana en la cual puede colocar el motivo del rechazo. Al hacer click en OK este comentario le llegara al cliente y de esta forma hasta que ambas partes no estn de acuerdo el pedido no podr ser procesado.

Luego de que el proveedor acepte y enve el pedido entrara a nuestro sistema y all finalizara el proceso.

Otro aspecto importante a resaltar, es el hecho de que el nico que puede modificar el pedido es el cliente y el nico que puede colocar el descuento es el proveedor. Hasta que esto no suceda el pedido no va a ser procesado.

Es muy importante el numero de pedido que muestra el sistema cuando es enviado, ya que este es el # de identificacin del mismo, y es la mejor forma de hacerle seguimiento al pedido.

PASOS DE CMO UN TRANSFERENCISTA VERIFICA LA INFORMACION POR EL CENTRO DE TRANSFERENCIAS

En la Seccin Reporteador podrn verificar 6 tipos de reportes, en el antiguo sistema solo contbamos con un solo tipo de reportes subdividido en 3 tipos que eran Listado de: Clientes, Representantes y Monto de descuento los cuales aun se encuentran en el mismo. Aparte de los ya existentes, se sumaron el reporte por Zona, por Cliente, por Producto y estatus de pedido. Deben recordar que para cualquier reporte se colocan la fecha desde/ hasta.

El Listado de: Clientes: muestra la informacin de las compras por clientes que se efectuaron en un periodo de tiempo. Representantes: muestra la informacin de las ventas efectuadas por cada representante durante un periodo de tiempo. Monto de descuento: muestra la informacin tanto de las escalas que maneja cada proveedor para otorgar sus descuentos como del saldo disponible en cada una de los potes. Pedidos sin procesar: muestra la informacin relacionada a los pedidos que ya fueron ingresados a nuestros sistemas pero que aun no se han facturado. Estatus de Pedidos: Muestra el tracking del pedido desde que ingreso al sistema hasta que se le entrego al cliente.

El reporte por Zona: muestra la informacin de una zona especifica en un periodo de tiempo. Aqu el proveedor deber ubicar la zona que desea consultar, es muy importante que recuerden colocar la fecha del periodo a consultar.

El reporte de Clientes muestra la informacin de un cliente especifico en un periodo de tiempo. Aqu el proveedor deber ubicar el cliente que desea consultar, es muy importante que recuerden colocar la fecha del periodo a consultar.

El reporte por Producto: muestra la informacin de un producto especifico en un periodo de tiempo. Aqu el proveedor deber colocar el cdigo Dronena del producto que desea consultar, es muy importante que recuerden colocar la fecha del periodo a consultar.

En todos los reportes que el representante desee consultar, debe colocar un rango de fechas.

El reporte Estatus de Pedido: muestra el tracking del o los pedidos consultados en un rango de fechas. En este reporte existen dos maneras de buscar, bien sea con el numero de pedido que aparece justo despus de enviar el pedido, o por un rango de fechas sin colocar el numero de pedido.

En este reporte se pueden visualizar los datos del pedido que normalmente se observan en el reporte por representante, y adems de eso indica el estatus del pedido dentro de nuestros sistemas.

Existen varios estatus: Entregado es cuando el pedido ya fue entregado al cliente; Por Procesar es cuando el pedido ya esta en el almacn pero aun no lo han ni facturado ni armado el despacho; Pendiente por pote es cuando el pedido esta detenido por falta de disponibilidad del proveedor; Por Disponibilidad del Cliente es cuando esta detenido por falta de disponibilidad del cliente; Cancelado es cuando por una falla tcnica se cancelo el pedido internamente.

PASOS A SEGUIR PARA RECUPERAR LA CONTRASEA

En el Home de la pagina, en la seccin de Proveedores hay un botn que indica Olvido su contrasea. El proveedor que no recuerde su contrasea o que tenga problemas con esta debe hacer click all para reiniciarla.

Luego de hacer Click en Olvido su contrasea, deber colocar el Login, y el Cdigo de verificacin o Imagen que muestra el sistema en ese momento, luego de esto hacer click en Siguiente

En este punto tenemos dos formas de recuperar la contrasea; Enviar por correo electrnico un vinculo o Pregunta de Seguridad

Al seleccionar la opcin Enviar por correo electrnico un vinculo el representante deber verificar que su cuenta de correo electrnico esta correcta, si es as deber hacer click en siguiente, y ya con esto culmina ese proceso. Lo siguiente ser esperar que reciba el correo con el link de acceso directo a la planilla de registro.

Si el representante decide escoger la opcin de Pregunta de seguridad deber responderla correctamente y hacer click en siguiente para que el sistema lo lleve a la planilla de registro.

Una vez que el representante responde la pregunta secreta, el sistema lo lleva a la planilla de registro en la cual solo deber llenar los campos: Telfono, Nombre del contacto, Contrasea, confirmar contrasea, Pregunta secreta, Respuesta y colocar el Cdigo de verificacin que aparece en la imagen, .

Es muy importante destacar que tanto la Contrasea, como la Pregunta y la Respuesta deben tener Mnimo 8 caracteres que pueden ser alfanumricos ( nmeros y letras), lo importante es que cumpla con este parmetro para que el sistema lo pueda validar. Luego de llenados estos campos, al hacer click en registrar el sistema le indicara que el registro ha sido satisfactorio y el mismo ya podr ingresar a la pagina.