Fase Conceptual de una metodologa para la Gestin de Proyectos de Software

Por Jessie Castell Gonzlez Se entiende la gestin de proyecto como un rea interdisciplinaria donde convergen elementos de psicologa, sociologa, tcnicas de direccin, gestin de contratacin, conocimientos tcnicos del rea concreta donde se aplique, tcnicas de ayuda a la toma de decisiones y un enfoque dirigido a la calidad. Tiene como objetivo organizar las acciones para alcanzar la satisfaccin completa de las necesidades de los beneficiados con el proyecto especfico; manteniendo un balance entre costo, tiempo y calidad. Debe estar apoyada en el uso de herramientas que automaticen y ayuden a la organizacin del trabajo. Actualmente existen muchas instituciones y centros dedicados a la gestin de proyectos, sin embargo se pudiera asegurar que existen dos lderes mundiales en cuanto al tema. Tal es el caso del Instituto de Administracin de Proyectos (Project Management Institute, PMI) de Estados Unidos y la Asociacin Internacional de Gestin de Proyectos del Reino Unido (International Project Management Association, IPMA. Han sistematizado sus conocimientos y buenas prcticas a travs de guas de fundamentos para orientar a organizaciones en el rea, de igual modo han creado sistemas de certificacin internaciona para la avalar a especialistas en el tema (1) (2). El PMI en su Gua de Fundamentos de Direccin de Proyectos (Project Management Body of Knowledge Guide, PMBOK) estandariza un grupo de procesos y reas de conocimiento para proyectos de toda ndole. Generaliza las funciones bsicas de la Oficina de Gestin de Proyectos, adems incluye especificaciones por cada rea de los procesos correspondientes a esta y las relaciones que se establecen entre las reas.

El IPMA en su base de conocimiento denominada ICB (IPMA Competence Baseline) utilizada generalmente como un documento de referencia para aplicar en la Gestin de Proyectos define un grupo de tareas, buenas prcticas, habilidades, funciones, procesos de administracin, mtodos, tcnicas y herramientas que son usadas para una buena Gestin de Proyectos terica y prctica, as como un conocimiento especializado y experiencia, donde prcticas apropiadas,

innovadoras y avanzadas se usan en situaciones especficas (1). Surgen mundialmente diversas iniciativas en el campo de la Gestin de Proyectos, adaptndose a entornos en particular y mostrando sus resultados en la implantacin y casos de xito. Podran citarse algunas como la renombrada compaa Microsoft S.A., con su marco de trabajo (Microsoft Solutions Framework, MSF), reconociendo disciplinas tcnicas dentro de la Gestin de Proyectos y funciones dentro de estas (5) (6). Autores como Roger S. Pressman, Tom deMarco y Tom Peters han contribuido significativamente a la cuestin de cmo abordar efectiva y eficazmente el tema de la gestin en los proyectos (7) (8). Las guas, metodologas son abstractas y genricas, por lo que su aplicacin en entornos especficos se torna difcil e insuficiente como en el caso del propio Desarrollo de software. Pese a definir procesos, no se encaminan por su carcter general a abordar a profundidad algunos aspectos significativos que aportan claridad a la descripcin del proceso, como por ejemplo la fase en la que se ejecutar el mismo, quines son los responsables del desarrollo del proceso, as como una especificacin de las tcnicas para obtener las salidas correspondientes al proceso. En el caso particular del proceso de desarrollo de software, este se ve tradicionalmente guiado por etapas o fases por las que transita y ejecuta las acciones concernientes en cada momento; siendo otro de los dficits que presentan las tendencias mundiales estudiadas. Las fases son una forma prctica de delimitar las actividades dentro del ciclo de vida de los proyectos, as como una va eficiente de estructurar el trabajo. Un gran nmero de proyectos culminan con la

finalizacin y entrega del producto y generalmente se proponen para ello slo cuatro fases. Aunque puedan ser definidas correctamente, la profundidad y duracin de cada una depende, segn sea el caso, del tipo de proyecto que se desee realizar, vase Fig. 1.

1. Fase conceptual (Inicio): es la primera y una de las ms decisivas etapas de un proyecto. Se evala la situacin problemtica existente, se definen los objetivos preliminares a alcanzar, se efecta el anlisis del entorno del proyecto. Adems se realiza como parte del proceso de toma de decisiones inicial y primordial en estas acciones iniciales, un estudio de la factibilidad tcnica, econmica del mercado potencial, y la seleccin de la alternativa ms apropiada. 2. Fase estructural (Elaboracin proyecto, planificacin): en esta fase se identifican los recursos humanos necesarios para su ejecucin, se programan los recursos financieros as como los resultados a alcanzar, se elabora el proyecto propiamente dicho, delineando su estructura formal y se negocian los recursos financieros estimados. Por otra parte se define el alcance general del proyecto, antes solamente se haca de forma muy preliminar, y se planifican las actividades que se desarrollarn y el cronograma de las mismas. 3. Fase ejecutiva (Construccin): fase vital, donde se ejecuta el proyecto de acuerdo con el cronograma elaborado, empleando los recursos financieros planificados, se elaboran informes parciales y se revisa la planeacin inicial,

adoptando la estructura formal a la nueva situacin que se comienza a crear. 4. Fase cierre (Transicin producto, finalizacin): Se entregan los resultados obtenidos, se elabora el informe final y se da seguimiento al proceso de introduccin en su primera fase. 5. Fase de soporte: Esta fase es parte del ciclo de vida de los proyectos, pero realmente no constituye una parte representativa en la obtencin del producto por lo que en muchos casos ni siquiera es considerada como tal. No obstante, es durante ella muchos productos mejoran su calidad y eficiencia partiendo de la correccin de errores y defectos en los mismos. Es una fase esencial en el prestigio de la organizacin y la confianza de los clientes para futuros proyectos. Las fases realmente constituyen divisiones lgicas en el ciclo de vida de un proyecto, generalmente las divisiones entre ellas se establecen a partir del cumplimiento de los hitos ms importantes en un proyecto. Incluso en ocasiones, es recomendable el desarrollo de sub-proyectos por cada fase. Las fases de la Gestin de Proyectos son diferentes a las fases propias del desarrollo de un producto o servicio, estas ltimas se concentran nicamente en las acciones necesarias para obtener el resultado esperado; mientras que las de gestin son mucho ms globales y abarcan todas las reas que influyen en un proyecto.

En la Fig. 1 se muestra cmo en la Fase ejecutiva se comienzan a ejecutar las fases para el desarrollo del producto de software en s, se han representado los flujos de trabajo que propone la metodologa RUP (9), una de las ms reconocidas mundialmente; no obstante queda a decisin del equipo de direccin la seleccin de la metodologa a utilizar. Sin embargo pueden existir procesos de las etapas del desarrollo del producto que pueden solaparse con la de las fases de la Gestin del Proyecto. Las denominadas reas de conocimiento o tambin conocidas como reas de procesos, vase Fig. 2, son agrupaciones de procesos que han de ejecutarse en

cada fase dentro del proyecto acorde al objetivo y el propsito de cada una de estas, y por estar circunscritas a un rea en particular del conocimiento, se juntan para formar un ente funcional en cada etapa e interactuar con las dems reas.

Gestin de Integracin Es el rea que recoge los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades del proyecto. Se encarga de gestionar las expectativas de los interesados y cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes, consiste en tomar decisiones sobre dnde concentrar recursos y esfuerzos cada da, anticipando las posibles polmicas y evitar las polmicas crticas. Adems coordina e integra todo el trabajo que se desarrolle en el proyecto, hacer concesiones entre objetivos y alternativas en competencia. Constituye algo as como el rea rectora de las principales decisiones y facilitadora de la sistematicidad de todas las acciones. Gestin de Alcance

La planificacin y gestin del alcance influyen en gran medida en el desarrollo exitoso del proyecto. Cada proyecto necesita que exista una estrecha relacin y un equilibrio entre las metodologas, recursos, tiempo y actividades a realizar, para no dedicar ms tiempo del necesitado, ni ms recursos, ya sean materiales o humanos, en tareas menos o ms importantes que influyan tanto en el xito o en el fracaso de cualquier proyecto. El alcance de cualquier proyecto puede verse desde dos enfoques:

- el alcance del producto: se corresponde a las caractersticas o funciones que estarn incluidos en el producto o servicio a desarrollar, y este se mide en relacin con los requerimientos.

- el alcance del proyecto: se corresponde al trabajo que se deber hacer con el objetivo de entregar un producto con caractersticas determinadas, funciones definidas y solicitadas por el cliente.

Ambos enfoques para gestionar el alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto tenga como resultado la entrega del producto definido con la calidad deseada. Gestin de Recursos Humanos

Es el rea que se encarga de la gestin integral y sistemtica de los Recursos Humanos del proyecto desde las etapas iniciales del proyecto hasta que el mismo concluye. Es una de las reas ms complejas y abarcadoras, dado que su contenido son personas, y estas representan el capital primario capaz de desarrollar actividades y dar cumplimiento a las tareas de forma eficiente. Es de inters de la metodologa que se propone otorgar la importancia que merece una buena gestin de los Recursos Humanos, desde un buen proceso de planificacin y adquisicin hasta la capacitacin y control de tareas, lo cual ser efectivo para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Gestin de Tiempo

En ella se incluyen todos aquellos procesos necesarios para que el proyecto termine con xito y calidad en el tiempo acordado con el cliente. Gestionar el tiempo es algo ms que una prioridad en cualquier trabajador, es la principal de las tareas y la ms complicada pues requiere un comprometimiento total. La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas han aprendido a desarrollar, siendo un factor que mejora la productividad y la competitividad de la organizacin, por lo cual mientras ms eficientes y gestionados estn estos procesos, mejores sern los resultados finales del proyecto, en relacin con el indicador tiempo. Gestin de Calidad

Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organizacin ejecutante que determinan las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativas a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi. Implementa el sistema de gestin de calidad a travs de las polticas, los procedimientos y los procesos de planificacin de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realicen durante todas las fases del proyecto, segn corresponda. Gestionar la calidad es una estrategia organizativa y un mtodo de gestin que hace participar a todos los empleados y pretende mejorar continuamente la eficacia de una organizacin y por ende satisfacer al cliente. Los procesos de esta rea estn estrechamente relacionados con el resto de los procesos de las dems reas, atendiendo al principio de calidad total. Gestin de Riesgos

Un riesgo dentro del proyecto es un evento o condicin que, si de producirse, tendr un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como pudiera ser el tiempo, costo, alcance o calidad. Un riesgo pudiera tener una o ms

causa, as como el impacto a considerar dentro del proyecto. Si ocurren algunos de estos eventos inciertos, puede haber un impacto sobre el costo, el cronograma o el rendimiento del proyecto. Las condiciones de riesgo pueden incluir aspectos del entorno del proyecto o de la organizacin que pueden contribuir al riesgo, tales como prcticas deficientes de direccin de proyectos, la falta de sistemas de gestin integrados, mltiples proyectos concurrentes o la dependencia de participantes externos que no pueden ser controlados. Por tal razn los objetivos principales de la Gestin de Riesgos son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, adems de disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos sobre el proyecto. Gestin de Adquisiciones

Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo fuera del mbito de la organizacin. Incluye adems los procesos de la gestin del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. El objetivo fundamental del rea es encargarse de la gestin de los contratos. Gestin de Costos

La Gestin de los Costos de un proyecto se encarga fundamentalmente del control de los recursos necesarios para completar las actividades planificadas en los cronogramas dentro de los presupuestos establecidos. Adems influye en la toma de decisiones que pueda tener un impacto sobre los costos de uso, mantenimiento y soporte del producto o servicio que se espere como resultado del proyecto. Frecuentemente se le denomina tambin como clculo de costos del ciclo de vida del proyecto, que junto con tcnicas de ingeniera del valor pueden reducir el gasto y el tiempo de ejecucin, mejorando la calidad y el rendimiento del producto final. La posibilidad de influir sobre el costo es mayor en las primeras etapas del

proyecto, y esa es la razn por la cual la definicin temprana del alcance es crtica para el xito del proyecto. Gestin de Conocimiento

El rea es un nuevo enfoque gerencial basado en el reconocimiento y la utilizacin del valor ms importante de las organizaciones: los recursos humanos, su conocimiento y su disposicin a colocarlos a su servicio. Entre los principales intereses planteados por esta rea estn contribuir a comprender cmo conseguir organizaciones ms competitivas y adaptables; as como crear procesos y mecanismos de gestin que aceleren los procesos de aprendizaje, la creacin, adaptacin y difusin del conocimiento, tanto en la organizacin como entre esta y su entorno. Fomenta la creacin y difusin de una cultura organizacional y un entorno de colaboracin que favorezca dichas acciones mediante el liderazgo, la cooperacin mutua y las comunidades de prctica. Asimismo, posibilita la implementacin de polticas en la organizacin, que estimula la capacitacin, el aprendizaje y la motivacin de cada miembro de la organizacin, segn sus necesidades, adems de crear las condiciones necesarias para que la informacin fluya de forma idnea sobre la base de un soporte tecnolgico que facilite y agilice el flujo de la informacin y el conocimiento. De este modo, se facilita la toma de decisiones en funcin del cumplimiento de la misin, visin, metas y objetivos de la organizacin. Gestin de Comunicaciones

Es el rea que se encarga de las comunicaciones pueden establecerse entre los stakeholders y clientes del proyecto con los desarrolladores y lderes, adems de las que puedan establecerse dentro de los mismos miembros del equipo de desarrollo. Las acciones que se realicen debern ser, como en la mayora de las reas, sistemticas y retrospectivas, la colaboracin, la efectiva comunicacin tanto interna como externa entre las reas de la organizacin y las personas, deber

adems atenderse de forma directa y constante, su fruto permite que se entienda, se realice y se trabaje siguiendo todos la misma misin y estrategia del proyecto. Procesos de la fase conceptual en la gestin de proyectos de software El artculo slo se centrar en los procesos que se ejecuten en cada una de las reas de conocimiento durante la primera fase de la Gestin de Proyectos. Como se explicara anteriormente es en la fase de inicio del proyecto donde se definen y conceptualizan los objetivos primarios del proyecto, su razn de ser. En ella se realiza una evaluacin tcnica, de factibilidad econmica, se estudia a profundidad las potencialidades de una insercin en el mercado de las soluciones, servicios o producto a generar por el proyecto. Se analizan los resultados obtenidos y se estiman los recursos necesarios para cumplir los propsitos delimitados y solicitados por los clientes. Es una Fase donde sus procesos estarn encaminados mayormente a planificar, al menos preliminarmente, las acciones venideras. Las acciones que se comenten dentro de esta etapa son fundamentales para la gestin en los proyectos de software en concreto, dado que gran parte de las causas para el xito o fracaso de un proyecto viene dada por la eficacia de la planificacin y estimaciones iniciales, as como la mayor certeza posible en cuanto a la realidad y la ejecucin posterior que se logre realizar. En la Fig. 3 se muestra una secuencia del conjunto de procesos concebidos para la Fase de Conceptualizacin. La secuencia propuesta est organizada mediante un rbol de procesos, donde el nivel de cada proceso representa su prioridad de ejecucin, encontrndose a un mismo nivel aquellos procesos que pueden ser realizados simultneamente.

Los procesos en cada rea se rigen por principios de trabajo que guan la realizacin de estos. Y por cada proceso se establecieron: premisas o entradas necesarias para el desarrollo del proceso; una instrumentacin, o tcnicas y mtodos propuestos que en un conjunto de ellos faciliten la finalidad del proceso; las salidas o entregables a obtener del proceso, as como tambin la propuesta de plantilla para ello que se propone; y finalmente se definen los responsables, mediante los roles que se evidencian en los proyectos de software. Elementos todos que proporcionan en su conjunto un entendimiento claro del proceso, con suficiente descripcin en cada caso que facilita su ejecucin.

Instrumentacin La instrumentacin o seleccin de tcnicas que sirvan de apoyo para la obtencin de las salidas o artefactos pertinentes en cada caso, pueden ser escogidas de acuerdo a las caractersticas especficas y el ambiente del proyecto, a continuacin se describen las tcnicas propuestas: - Juicio de expertos: para esta tcnica deber contarse con el apoyo de una persona, grupo de personas u otras fuentes con experiencia en el proyecto que se va a realizar, ya sean internas o externas a la organizacin que va a ejecutar el proyecto. El juicio y criterio de dichos expertos ser til en diversos procesos dentro de la gestin del proyecto, para evaluar casos y apoyar en la toma de decisiones aportando criterios fundamentados, siendo su consulta de vital importancia para el xito del proyecto. - Definicin del organigrama de proyecto: Todo equipo de direccin necesita tener una estructura y organizacin para regir el trabajo en el proyecto, algunos de los

enfoques de organigramas ms aceptados son el Descentralizado Democrtico, Descentralizado Controlado y Centralizado Controlado (10). - Definicin de la Metodologa de Gestin de Proyecto: Es necesario definir cul ser la metodologa de gestin de proyectos y las polticas a seguir en el proyecto a desarrollar debiendo estas estar en concordancia con las de la Oficina de Gestin de Proyecto. El equipo de direccin del proyecto tendr completa autonoma en seleccionar la metodologa a usar, puesto que son los principales ejecutores, teniendo siempre en cuenta la misin y los objetivos de la organizacin. - Tcnica dirigida por modelos: En el desarrollo de todo proyecto, necesariamente del mismo mbito, se pueden desarrollar esquemas, modelos o plantillas, que guiarn la definicin de actividades o indicadores a tener en cuenta para concluir satisfactoriamente un proceso o ya sea para la generacin de una salida. En los proyectos de software de igual forma pueden establecerse estos modelos basados en la experiencia de proyectos anteriores, lo cual facilitara, ampliara y agilizara el trabajo del equipo de direccin. - Tcnicas cognitivas: son tcnicas que permiten auxiliarse de sistemas que ayuden a automatizar y agilizar los procesos. Existen sistemas basados en el conjunto de conocimientos que un experto humano puede poner en prctica para la resolucin de determinado problema, denominados Sistemas Basados en Conocimiento, los cuales son capaces de, dadas algunas informaciones (interpretadas como entradas) generar (o extraer) una serie de conocimientos de determinada rea. En sntesis, son herramientas que dadas algunas premisas permiten generar (en un mayor o menor grado de certidumbre) los resultados necesarios de determinada situacin. - Verificacin de la integridad del Plan: Debido a que el Plan de Gestin est compuesto por los hitos y por los restantes planes subsidiarios de gestin de las dems reas, se deber chequear la integridad de cada plan, revisando que los objetivos y principios con los cuales fueron creados estn estrechamente

relacionados, as como que exista una integridad en el desarrollo de cada uno de ellos. - Tcnicas tradicionales de levantamiento de requisitos: Consisten en el uso de cuestionarios, encuestas y entrevistas, adems de la revisin y anlisis a la documentacin existente acerca de las caractersticas de la organizacin, as como de estndares, procesos y modelos que se lleven a cabo en la organizacin para la que se desarrollar el proyecto. Grupo de tcnicas creativas: Son un grupo de tcnicas dedicadas

especficamente a la realizacin de actividades, con el objetivo de identificar las necesidades que debe satisfacer tanto el producto como el proyecto. Entindase por estas a la Tormenta de ideas, Grupo de atencin, Tcnica Delphi, Tcnicas cognitivas y la Observacin. - Modelacin y anlisis: Los requisitos que fueron identificados , deben ser separados por sus caractersticas en grupos, en aras de comprender hacia dnde va dirigido el producto a desarrollar, estos grupos pueden ser: a) Modelo de empresa: como las caractersticas especficas que debe ser capaz de realizar el sistema a desarrollar; b) Modelo de datos, donde quedan identificados y definidos los requisitos que estn relacionados con la manera que deben ser recogidos los datos o la informacin se procesar por el sistema; y c)Modelo de requisitos no funcionales, como capacidades o caractersticas que debe poseer el sistema. - Identificacin de alternativas: Es una tcnica usada para generar diferentes enfoques en la ejecucin del trabajo del proyecto. A menudo se usa una generalidad de tcnicas de gestin, entre las ms comunes se encuentran la tormenta de ideas y el pensamiento lateral. - Definicin del organigrama del proyecto (RRHH): es una forma de representacin donde se especifican y describen los roles y las responsabilidades de los miembros del proyecto. Existen diferentes formas de representacin de los organigramas: la de rbol jerrquico, la matricial y la textual.

- Creacin de conexiones: la organizacin que desarrolla el proyecto deber propiciar encuentros entre el personal, incluso antes de comenzar a desarrollar el proyecto, lo cual propiciar la comunicacin y facilitar el trabajo en equipo. El desarrollo de las habilidades interpersonales de los miembros del equipo, en reuniones extra laborales como juegos deportivos, fiestas, o simplemente reuniones para conversar y compartir, crear en el proyecto un ambiente propicio para el desarrollo. - Anlisis de requisitos de comunicaciones: es la tcnica que permite obtener e identificar los posibles canales de comunicacin en el proyecto. Para ello se analizar los implicados en el proyecto para determinar las vas y mtodos de intercambio de informacin. Para el anlisis podrn estudiarse los organigramas del proyecto, la descripcin de los roles y responsabilidades, el Plan de Gestin de los Recursos Humanos, la contabilizacin de los departamentos, la cantidad de miembros del proyecto, etc. - Anlisis de mtodos de comunicacin: es la tcnica que determinar las vas de comunicacin posibles en el proyecto, ya sean establecidas a travs de las tecnologas de comunicacin, en reuniones u otros mtodos de comunicacin. - Descomposicin: Se hace necesario descomponer cada hito y objetivos del proyecto en tareas y acciones concretas capaces de ser asignadas al personal, que no sean ambiguas, de fcil comprensin y medibles. Los niveles de

descomposicin del proyecto dependern en gran medida de la complejidad y tamao del producto a entregar. Esto le permite al equipo de direccin y de desarrollo tener un panorama claro del momento de desarrollo en que se encuentra el proyecto, y le proporcionar adems una va para medir el avance del proyecto. - Planificacin gradual: Es un forma de planificacin de elaboracin progresiva, donde el trabajo que se tiene que realizar a corto plazo se detalla a precisin, mientras que el trabajo a largo plazo se planifica para el momento que debe ser analizado a detalle, debiendo quedar identificadas la mayora de las actividades que se tiene que realizar en el proyecto.

- Anlisis Costo Beneficio: El principal beneficio de cumplir con los requisitos de calidad es obtener un mnimo de reproceso, lo cual significa mayor productividad, menores costos y mayor satisfaccin de los interesados. - Estudios comparativos: Un estudio comparativo implica comparar prcticas del proyecto reales o planificadas con las de otros proyectos, a fin de generar ideas de mejoras y de proporcionar una base slida y real respecto a la cual medir el rendimiento. - Costo de calidad: Son los costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos (reproceso). Los costos por fallos a menudo se clasifican en internos y externos. Los costos por fallos tambin se denominan costos por calidad deficiente. - Herramientas de planificacin: Es recomendado hacer una evaluacin previa, de cules seran las herramientas de planificacin de calidad ms convenientes a emplear para facilitar una rpida y eficaz ejecucin del proceso. Conclusiones Se puede constatar que los procesos propuestos para la Fase Conceptual satisfacen algunos aspectos encontrados deficientes en la Gestin de Proyectos en el proceso de desarrollo de software en particular. Se logr objetivamente la concepcin de premisas, instrumentacin, salidas, los artefactos especficos para estas, as como los roles responsables de la ejecucin de cada uno. La inclusin, definicin y descripcin de la totalidad de dichos elementos propicia una comprensin, aplicacin oportuna y necesaria. Los procesos definidos son una primera y aceptada iniciativa de una metodologa que contemplar las restantes fases con igual profundidad, guiando eficientemente la gestin de proyectos de software.