DEFINICIN

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos

Comprobar o verificar

Regular

Comparar con un patron

Frenar o impedir

Elementos del concepto

Relacion con lo planteado Medicin

Detectar desviacione s
Correccin de fallas y errores Medidas correctivas

Prevision de fallas o errores futuros

Requisitos de un buen Control

Importancia del control

CREAR MEJOR CALIDAD: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. ENFRENTAR EL CAMBIO: La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

PRODUCIR CICLOS MAS RAPIDOS: Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida. AGREGAR VALOR: el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. FACILITAR LA DELEGACION Y EL TRABAJO EN EQUIPO: El proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

PLANEAR Y ORGANIZAR: Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
HACER: es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

EVALUAR: Interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

BASES DEL CONTROL

MEJORAR: Es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa.

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Existen cuatro tipos de estndares:
1. 1. ESTANDARES DE CANTIDAD: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. 1. ESTANDARES DE CALIDAD: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. ESTANDARES DE TIEMPO: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros. 1. ESTANDARES DE COSTOS: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.

EVALUACION DEL DESEMPEO: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.

Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.

Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

> Areas del Control <

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.

AREA DE PRODUCCION
Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: CONTROL DE PRODUCCION Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de produccin Control de inventarios Control de operaciones Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservacin

CONTROL DE PRODUCCIO N
Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones, entre otros).
Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

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El objetivo fundamental es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin.

Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o de mano de obra. Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

Control de los tiempos de produccin: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables.

Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.

AREA COMERCIAL: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

CONTROL DE VENTAS: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

Volumen total Clientes
Tipos de artculos vendidos Vol. de ventas estacionales Precio de art. vendidos Utilidades producidas

Territorios

Vendedores

Por costos de los diversos tipos de ventas: Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas. Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros. rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin: Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros. rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas. Esto es importante por lo siguiente: 1. Las metas definidas en forma vaga, son palabras huecas. Mejorar las habilidades de los empleados 2. Las metas enunciadas con exactitud se pueden medir mejor. "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo 3. Los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y mtodos que se pueden usar para medir los resultados.

Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control"

Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.

Retroalimentacin: Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc. De la calidad de la informacin depender el grado con el que se retroalimente el sistema.

Principios de control:
Equilibrio: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte

Oportunidad: El control debe ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectu el error.
Objetivos: El control no es un fin, si no un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente, de manera que se puedan conocer las causar de su origen.
Costeabilidad: Debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero. Excepcin: El control debe aplicarse a actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
Funcin controladora: Seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Reglas del proceso de Control .

Qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?

Qu puede indicarnos lo que podra mejorarse?

Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?

Qu informar mejor "quien" es responsable de las fallas?

Cules son los ms fciles y automticos? Qu controles son los ms baratos y amplios a la vez?

Tipos de control segn su peridiosidad

CONTROL PRELIMINAR
Seleccin de recursos humanos: En el nivel del taller, los requerimientos pueden especificarse fijndose en los atributos fsicos y la destreza manual; por otro lado, en la gerencia, la capacidad de la gerencia es un determinante fundamental del xito de la organizacin.

Sus procedimientos incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden FAVORABLEMENTE con los resultados planificados. Las polticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la accin futura.

Materiales: La materia prima que se transforma debe ajustarse a los estandares de calidad. Y debe mantenerse un inventario para asegurar el flujo continuo que satisfaga la demanda de los clientes.

Mtodo del periodo de recuperacin: Es el mas simple, se calculan los aos que se necesitan para recuperar el capital para pagar el costo original con los futuros ingresos en efectivo. Tasa de rentabilidad sobre la inversin: Medida alternativa de rentabilidad. Es la razn de los ingresos netos adicionales sobre el costo original.
Mtodo tasa descontada de rentabilidad: Tomar en cuenta el valor temporal del dinero y considerar solo el flujo de efectivo, se usa ampliamente porque es el correcto para calcular la tasa de rentabilidad.

CAPITAL

Refleja la necesidad de reemplazar el equipo o de aumentar la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son controladas por criterios de rentabilidad que deben determinarse antes de que la propuesta sea autorizada. Existen varios mtodos ampliamente utilizados para cribar las propuestas de inversin estos se basan en anlisis econmico e implican la formulacin de un estndar al que deben ajustarse para aceptar la adquisicin prospectiva del capital.

RECURSOS FINANCIEROS

CONTROL CONCURRENTE: Las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de los subordinados, sobre los medios y procedimientos adecuados para asegurarse que lo realiza adecuadamente.

Deben estar disponibles para asegurar el pago de las obligaciones (materiales, sueldos, intereses, vencimientos) El medio principal para controlar la disponibilidad y el costo de los RF es el presupuesto, particularmente el de efectivo y el capital de trabajo.

CONTROL DE RETROALIMENTACION:

Estos destacan los resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros son para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y determinar que cambios podran hacer.

Tcnicas para el control .

CONTABILIDAD AUDITORIA

PRESUPUESTOS

REPORTES, INFORMES

Una compaa que se dedica a la fabricacin y venta de bicicletas montaeras en 3 tamaos (20, 24 y 26). En 1994 logro situarse entre una de las mejores del ramo, con una produccin anual de 30 000 mil unidades y con unas ventas que superaban los 85 millones de Bolvares. 5 aos mas tarde el presidente de la compaa fallece, dejando la empresa en manos de sus 2 hijos quienes en el ao 2000 decidieron venderla.

Los nuevos dueos deciden redisear todo el organigrama funcional, para igualarlo a sus otras sucursales. Estos cambios trajeron consecuencias en todos los niveles de la organizacin. Mencionaremos un departamento:

DEPARTAMENTO DE DISEO .
Los cuadros de las bicicletas diseadas por expertos en la materia, se construyeron con un material muy pesado. El gerente de ventas recibi varias quejas sobre el peso de las bicicletas, notando as que esta era la causa por la cual las ventas haban disminuido. VARIABLE: Las ventas han disminuido como consecuencia de utilizar un material muy pesado en el cuadro de las bicicletas.

ALTE R NATI VA Disear un cuadro con otro material (aluminio) que sea ms liviano y que permita mayor velocidad y comodidad a sus conductores.
El aluminio adems de proporcionar menos peso es un material econmico para al empresa. Con este nuevo diseo quedaran satisfechas las necesidades de los consumidores, entre ellos los deportistas. Se introducen innovaciones que colocaran a la empresa por encima de sus competidores. Medida a largo plazo, ya que se deben realizar varias pruebas de rendimiento del nuevo producto. Incremento en el costo del producto, ya que adems del cuadro se deben cambiar tambin los frenos, porque estos estn diseados para el peso de la bicicleta vieja.