You are on page 1of 6

Fokusthema: Social Business

Entmystifizierung der Beschaffung von OfficeProduktivittslsungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lsungen basieren. Fokus auf kleine und mittelstndische Unternehmen
23.03.2012

Axel Oppermann
0561 506975-24 Axel.oppermann@experto n-group.com

ie Experton Group hat von Winter

2011 bis Frhjahr 2012 eine Untersuchung im Produkt- und Lsungsbereich der OfficeProduktivittslsungen (SaaS-OfficeKommunikationsund Kollaborationslsungen) durchgefhrt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. Nachfolgend erfolgt eine erste Vorstellung ausgewhlter Ergebnisse und konkreter Empfehlungen fr Geschftsfhrer und ITVerantwortliche in den betreffenden Unternehmen.

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Immer

mehr

kleine

und

mittelstndische

mageblich verkrzt werden. Der gehobene Mittelstand kann flchendeckend oder auf Abteilungsebene SaaS-Lsungen einsetzen und so seine Anforderungen an die IT extrem individuell decken. Allerdings ist auch festzustellen, dass sich viele Entscheider in diesen Unternehmen noch schwertun, die fr sie neue Technik zu beschaffen. Oftmals sind Zweifel an der Zuverlssigkeit der Services sowie Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit Auslser hierfr. Dies hngt einerseits damit zusammen, dass keine Erfahrungen ber den Bezug und den Einsatz von ITDienstleistungen vorhanden sind. Auf der anderen Seite ist die Zurckhaltung auch auf fehlendes Fachwissen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit zurckzufhren. Eine aktuelle Studie der Experton Group zeigt, dass ber 50 Prozent der befragten Entscheider aus Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern die eigenen Anforderungen an den Datenschutz nicht umfassend bestimmen knnen. Hinzu kommen auch noch unzureichende

Unternehmen bringen mit neuen Gerten wie dem iPad, Tablets oder Smartphones frischen Wind in ihre IT-Infrastrukturen. Deutliche Innovationskraft fr die Unternehmen bieten auch Lsungen, die das Zusammenarbeiten der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten (Officeund die neben und Tabellenkalkulation untersttzen. Hierzu zhlen auch moderne Office-Produktivittslsungen KommunikationsKollaborationslsungen), Textverarbeitung

auch Videokonferenz, Messenger-Funktionen und den Datenaustausch untersttzen. Diese Lsungen werden zunehmend nicht mehr im eigenen Unternehmen auf Servern betrieben, sondern ber Angebote wie Software as a Service (SaaS) eines Elements des Cloud Computings bezogen. Prominente Angebote sind hier Office 365 von Microsoft, die Lsungen von Google oder demnchst auch verstrkt Angebote von IBM. Untersuchungen der Experton Group aus dem Jahr diese hierdurch 2011 Art haben der und gezeigt, dass sich von zu Geschftsfhrer und IT-Verantwortliche fr Beschaffung unkompliziert Informationstechnologie entscheiden, weil sie schnell funktionierenden in der Lage, Lsungen Technologien kommen. ohne groe

Informationen und die Panikmache in einigen Medien sowie die teilweise intransparente Informationspolitik der Anbieter. Dabei ist gerade Geschftsfhrern und ITVerantwortlichen in Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern eine Transparenz ber die Prozesse und Arbeitsweise von Anbietern besonders wichtig. Auch wird besonderer Wert auf die Einhaltung von Zertifizierung und Orientierung am Status quo der in Deutschland vorhandenen Empfehlungen und Richtlinien des Datenschutzes gelegt. Losgelst von der Bewertung der Sachlage von Zuverlssigkeit und Datensicherheit eines

Insbesondere dieses Nutzersegment ist somit Investitionen in eigene Server oder Know-how der Mitarbeiter einzusetzen, die bisher nur den Groen vorbehalten waren. Auch fr Freiberufler besteht der Nutzen vor allem darin, ohne groe Kosten ein konsistentes System zu nutzen. Die Leistungen werden gemietet und knnen unmittelbar genutzt werden. Lange Einfhrungszyklen knnen

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Cloud Service Providers kommen die befragten Entscheider zu der Erkenntnis, dass Themen wie Ausfallsicherheit von IT-Systemen und Verfgbarkeit Herausforderung Informationssicherheit der Daten im eine enorme der eigenen hinsichtlich

Datenschutzanforderungen sicherstellen ein professioneller Anbieter oder das eigene Unternehmen selbst? Treiber und Hemmnisse bei der Auswahl von Office-KommunikationsKollaborationslsungen in kleinen mittelstndischen Unternehmen Vernderungen wie die Einfhrung von OfficeProduktivittslsungen kommen gerade in kleinen und mittelstndischen Unternehmen nicht ber Nacht. Mitarbeiter haben bestimmte Erwartungen modernen gestalten. Auswahl zhlen hinsichtlich der eingesetzten die bei ihren der Lsungen und Technologien. Sie wollen mit Services arbeiten, und eine nur die Arbeitsalltag erleichtern angenehmer verbesserte individuelle und und

Unternehmen darstellen. Hinzu kommt die zunehmende Komplexitt in Bezug auf die sichere Einbindung von mobilen Gerten und der Schutz vor Viren und Malware. Auch aus diesem Grund muss primr nicht ber die Frage der Ausfallsicherheit und Qualitt der Leistungen eines Cloud Services diskutiert werden, sondern vielmehr darber, ob durch einen Cloud Service die Herausforderungen hinsichtlich der Informationssicherheit und Verfgbarkeit gegenber einem Eigenbetrieb nicht nachhaltig besser gelst werden kann. Die zentrale Frage im Vergleich Eigenbetrieb versus Bezug ber die Cloud lautet also in kleinen und mittelstndischen Unternehmen: Wer kann eine und hhere Servicequalitt, von und Verfgbarkeit Gewhrleistung

Geschftsfhrer regelmig

haben

Produktivitt im Blick. Zu dieser Produktivitt jedoch nicht Leistung der Mitarbeiter, sondern vielmehr auch Themen wie Verfgbarkeit der Daten oder eine hohe Ausfallsicherheit.

Datensicherheits-

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Abbildung:

Herausforderungen im

hinsichtlich

oder

Identity in

&

Access

Management Unternehmen einzelne

Informationssicherheit

Unternehmen.

langfristige Wunschthemen. Wenn berhaupt bestehen greren fr Insellsungen

Quelle: Experton Group 2012.


Hinzu kommen im Zusammenhang mit der Informationssicherheit immer Themen wie EMail-Sicherheit oder der Schutz vor Viren. Die oben dass bereits gerade angesprochene diese und Themen aktuelle bei ITin Untersuchung der Experton Group hat gezeigt, Verantwortlichen Geschftsfhrern

Unternehmensbereiche oder Lsungsaspekte. Gleiches gilt fr die Einbindung mobiler Endgerte. Zwang, zu Der zunehmende auf diesen und Einsatz Gerten von dem alle Smartphones oder auch machen Tablets fhrt zu

relevanten Daten und Informationen verfgbar entsprechende Sicherheitsstandards einzuhalten.

Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern weit oben auf der Agenda stehen. Oftmals sehen sich Verantwortliche in den Unternehmen vor einer enormen Herausforderung, diese Anforderungen umfassend zu befriedigen. Dies hngt mit limitierten Ressourcen zusammen. So fehlt oftmals das Fachwissen bei den Verantwortlichen, und der sie bekommen hoch keine Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen Eigenbetrieb performanter Systeme ist teuer. So bleiben in diesen Unternehmen E-Mail-Verschlsselung, Security Information & Event Management

Abbildung:

Herausforderungen

hinsichtlich

Informationssicherheit im Unternehmen nach Unernehmensgrenklassen. Quelle: Experton Group 2012.


Interessant ist an dieser Stelle, dass in diesem Nutzersegment die Themen Datenschutz und Datensicherheit im Allgemeinen also die Einhaltung von Standards und transparenten Prozessen - erst an nachgelagerter Stelle

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

kommt.

Erstaunlich

ist

diese

Erkenntnis

insbesondere deshalb, weil in der allgemeinen Diskussion um das Thema Cloud Computing und die Einfhrung von SaaS-OfficeKommunikations- und Kollaborationslsungen insbesondere diese Facetten als der Einwand gegen eine Entscheidung fr diese Lsungen eingebracht wird. Es ist daher abzuleiten, dass diese der oftmals ber die in Medien kleinen gefhrte und Diskussion an den Problemen und Bedarfen Entscheider mittelstndischen Unternehmen eher vorbei geht. Der Einwand wird hier deutlich als Vorwand enttarnt. Ein weiterer Beweis fr diese These ist das fehlende Wissen vieler Sachund/oder Fachverantwortlicher ber die tatschlichen regulatorischen Vorgaben und Prozesse an den Datenschutz. Mitarbeitern Thematik So knnen 68 Prozent der Befragten in Unternehmen mit bis zu 9 einzelne nicht Facetten beantworten. dieser Bei

Abbildung: Entscheidungsgrundlagen bei der Auswahl einer SaaS-Office-Kommunikationsund Kollaborationslsung. Quelle: Experton Group 2012.
Unter Reputation wird hier die Summe aller Wahrnehmungen, genommen allgemein als die als (fr) Sie z.B. ein wahr wird eines werden, das ist verstanden. Ansehen hierbei

Unternehmens in der ffentlichkeit definiert. Glaubwrdigkeit Faktor der zentraler Reputation. Wahrnehmungen

entstehen durch Fakten, Verhalten und durch Handeln. Im wirtschaftlichen Kontext wird mit der Reputation die Einschtzung der Aktivitten eines Unternehmens ausgedrckt. Dabei ist die Unternehmensreputation eine konomische Gre, wenn sie zu einem Entscheidungskriterium fr oder gegen eine Vertragsbeziehung mit diesem Unternehmen wird. Mit dieser Reputation einher geht die Verbundenheit (Loyalitt bzw. Vertrauen) mit einem Anbieter. In Bezug auf Office-Lsungen hat hier, allen Unkenrufen getrieben zum Trotz, die im Microsoft noch immer Verbundenheit Allgemeinen wird und einen Vorteil. Die durch

Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sind es immerhin noch 33 Prozent. Die Entscheider orientieren sich bei der Auswahl von modernen Office-Produktivittslsungen vielmehr an der Reputation Prozessen des und Anbieters, an transparenten Die Zertifizierungen.

jahrelangen Erfahrungen der Anwender im der IT-Entscheider Besonderen. So verbirgt sich hinter der Marke Microsoft Office einerseits eine allgemeine Zufriedenheit der Anwender und auf der anderen Seite ein Leistungsversprechen von Microsoft. Anbietern wie Google oder kleineren und regionalen Hostern oder Cloud Service Providern wird dieser Vertrauensvorschuss hufig nicht entgegengebracht. Die Masse der Geschftsfhrer orientiert sich und IT-

Bedeutung von regionalen Anbietern (also regional orientierten Servicedienstleistern als Erbringer des Cloud Services) werden leicht nachgelagert bewertet.

Verantwortlichen

neben

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Erfahrungswerten

und

der

Reputation

insbesondere an transparenten Prozessen und der Methodenkompetenz der Anbieter. Diese Methodenkompetenz wird regelmig durch Normen oder Zertifizierungen dokumentiert. Hierbei geht es oftmals um Regularien fr die Herstellung, Einfhrung, den Betrieb, die berwachung, Wartung und Verbesserung einer IT-Infrastruktur. Hinzu kommen Themen wie die Offenlegung von (Sub-) Dienstleistern oder regulatorische Manahmen im Bereich der einer Auftragsdatenverwaltung von personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage zum reibungslosen Austausch

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de