Sie sind auf Seite 1von 5

Fokusthema: Social Business

Entmystifizierung der Beschaffung von OfficeProduktivittslsungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lsungen basieren. Fokus auf kleine und mittelstndische Unternehmen (Teil 2)
30.03.2012

Axel Oppermann
0561 506975-24 Axel.oppermann@experto n-group.com

ie Experton Group hat von Winter

2011 bis Frhjahr 2012 eine Untersuchung im Produktund Lsungsbereich der OfficeProduktivittslsungen (SaaS-OfficeKommunikations- und Kollaborationslsungen) durchgefhrt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. In unserem Newsletter 12/2012 vom 23.03.2012 haben wir erste ausgewhlte Ergebnisse und konkrete Empfehlungen fr Geschftsfhrer und ITVerantwortliche in kleinen und mittelstndischen Unternehmen vorgestellt. Im aktuellen Newsletter mchten wir die Ausfhrungen ergnzen. Weitere Studienergebnisse und Empfehlungen knnen in einer Research Note nachgelesen werden: Entmystifizierung der Beschaffung von Office-Produktivittslsungen

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Die Herausforderung fr Unternehmen jeder Grenklasse insbesondere und darin, die Struktur richtige besteht Art der

Datensicherheit Vermeidung Eigenschaften

mit von

Zielen

der

Schden von und die welche

gleichgesetzt. Es geht im Kern um informationsverarbeitenden lagernden Systemen,

Bereitstellung der Office-, Kollaborations- und Kommunikationslsungen sowie den fr ihre Anforderungen adquaten Hersteller bzw. Serviceanbieter auszuwhlen. Jedoch tun sich Entscheider in kleinen und mittelstndischen Unternehmen hier oftmals besonders schwer. Begrndet wird in dies mit So diesen fehlendem haben die Unternehmen hinsichtlich Erfahrungshintergrund. Verantwortlichen oftmals keine

Vertraulichkeit, Verfgbarkeit und Integritt sicherstellen sollen. Bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der fr die eigene ist Situation und optimalen der den Bereitstellung Bereitstellungsform zwischen

Erfahrung

Beschaffung von IT-Services oder Auslagerung an Dienstleister / Outsourcer. Diese Sachlage fhrt regelmig Es des oder zur Vertagung geht bei von diesen Hierzu an von

Bereitstellungsmodellen zu unterscheiden. Bei den Bereitstellungsformen handelt es sich um Client-Applikationen Auf dem Client installierte Anwendungen, die ein umfngliches Leistungsspektrum bieten. Server (vor Ort beim Anwender) Server, die beim Anwender vor Ort stehen und die Funktionalitten der Client-Lsungen integrierte ermglichen Services Bezug und Zugriff auf die Lsungen via Internet und i.d.R. ber den Browser Unternehmen Mglichkeit, Kombination exemplarisch erhalten eine fr der Mail-Lsungen ber hierdurch sich die ergnzen sowie Funktionalitten

Entscheidungen. Leistungsfhigkeit zhlen Funktionalitten

Entscheidungen auf der einen Seite um die Anbieters. Umfang Verfgbarkeit exemplarisch

Services. Auf der anderen Seite geht es um die Validierung von Themen wie Datenschutz und Datensicherheit. Dabei wird Datenschutz interpretiert. Schutz informationelle als ein Schutz ist vor der auf

missbruchlicher Datenverarbeitung Verbunden Rechts des

Selbstbestimmung,

der Schutz des Persnlichkeitsrechts bei der Datenverarbeitung sowie der Schutz der Privatsphre. Datenschutz steht fr die Idee, dass jeder Mensch grundstzlich selbst entscheiden kann, wem, wann und welche seiner persnlichen Daten zugnglich sein sollen.

optimierte einzelnen Service-

Bereitstellungsoptionen zu whlen. So knnen Modelle beschafft werden, whrend wichtige Daten im Unternehmen auf eigenen Servern betrieben werden.

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

Dabei haben die Unternehmen die Wahl zwischen den folgenden drei Betriebsmodellen: On-Premise Eigene Unternehmen Hybrid Hybride Modelle verbinden (Cloud-) Services mit vor beim Ort Anwenderunternehmen Infrastruktur im

im Umfeld der SaaS-/ Cloud-basierten OfficeProduktivittslsungen Prozess geringen wesentlicher erfolgt vor aufzunehmen, dem zu filtern und verarbeiten zu knnen. Dieser Hintergrund und der bei asymmetrischer Informationslagen

Erfahrungswerten

Beschaffung dieser IT-Services. Dies ist ein Unterscheidungsfaktor, beispielsweise gegenber Unternehmen die bereits eine entsprechende Erfahrungs- und Lernkurve durchschritten haben. Was jedoch bei Unterschied allen zwischen unterschiedlichen Informationsangebot, und der Der einen Der subjektiven objektive Anwendersegmenten zu erkennen ist, ist der Informationsbedarf Informationsnachfrage. objektiven und

installierten/betriebenen Lsungen SaaS-Only Lsungen Dienstleistermodell Hierdurch ergibt sich die Mglichkeit, eine, bis auf Ebene des einzelnen mit und Mitarbeiters, der und der bedarfsgerechte Ausstattung diese Bndelung Strategie hinsichtlich OfficeIntegration ber (Cloud-Only) ein

Ausschlielicher Bezug der Office-

Informationsbedarf ist zu unterteilen in einen Informationsbedarf.

Kommunikationslsungen umzusetzen. Durch unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und Produkteigenschaften knnen Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge fr das eigene Unternehmen ermitteln und variieren. Ausgangspunkt ist immer der Bedarf des einzelnen Mitarbeiters (und in Summe des gesamten Unternehmens). Herausforderung: Mangelnde Kommunikation der Anbieter einerseits Diskrepanz zwischen Informationsbedarf und Informationsnachfrage andererseits Entscheider in kleinen und mittelstndischen Unternehmen, die bisher noch keine - bzw. nur wenige IT-Services ber einen Dienstleister beschafft haben, stehen die vor der Herausforderung, unterschiedlichen

Informationsbedarf zielt auf die Informationen ab, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind. Der subjektive Informationsbedarf leitet sich aus (subjektiven) Einschtzungen des Einzelnen respektive der Summe der subjektiven Elemente im Buying Center im Beschaffungsprozess ab. Informationen ber die Einhaltung von Standards oder Zertifizierungen zielen regelmig auf beide Informationsbedarfe ab. Die Praxis zeigt jedoch, dass im Rahmen einer Informationsbeschaffung Beschaffungsprozess vorhanden exemplarisch ausgewhlte Hierbei sind. viele Inhalte im institutionellen immer alle nicht So oder

(objektiven und subjektiven) Informationen kommunizieren nur lenken ber die Anbieter

Aufmerksamkeit in eine bestimmte Richtung. werden die regelmig umweltGren und/oder vernachlssigt,

Werbebotschaften und inhaltlichen Merkmale

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

produktspezifische unternehmensspezifische (=nachfragespezifische) Faktoren

sowie im

Datenschutzanforderungen

sichergestellt

werden kann, oder ob ein professioneller Anbieter hier Mehrwerte liefern kann. Kurzbersicht Die Experton Group hat eine Kurzbersicht ausgewhlter Anbieter von SaaS-/Officesowohl Kollaborations- und Kommunikationslsungen zusammengestellt. Hierbei wurden Anbieter aufgenommen, die Ihre Leistungen in einer Public Cloud als auch in einer PrivateCloud-Infrastruktur bereitstellen. Aufgelistet wurden unterschiedliche Eine Zertifizierungen, der Prozesse und Manahmen zum Erzielen von Transparenz. Kurzbeschreibung Zertifizierungen ist in Kapitel 7 der erwhnten

Beschaffungsprozess beinhalten.

Abbildung:

Diskrepanz

zwischen

Research Note zu finden. Diese aufgefhrte Darstellung kann (und muss gegebenenfalls) noch um industriespezifische regulatorische oder interne Sicherheitsanforderungen ergnzt werden. Eine Gewichtung oder Bewertung der unterschiedlichen Zertifizierungen findet an dieser Stelle nicht statt. Auch knnen und sollten die Ausfhrungen der Kurzbersicht noch individuell ergnzt werden. Die Beschaffung und der Cloud in der Einsatz ber IT-Entscheidern kleinen auch Sicherheitsvon das Computing und und eine und

Informationsangebot und nachfrage. Quelle: Experton Group 2012.

Die Experton Group empfiehlt kleinen und mittelstndischen berlegen, Modelle bentigen zu Unternehmen, die sich und der zu Office-Kommunikationsbeziehen, im und Vorfeld Inhalte

Kollaborationslsungen ber SaaS-/ CloudBeschaffung die fr die Entscheidungsfindung Informationen erfassen und in fr sie einfachen Modellen abzubilden. Letztendlich sollten egal in welchem Umfang die Aktivitten tatschlich umgesetzt werden die Methoden bzw. das Vorgehen in eine quantitative Ausrichtung mnden. Also quasi in eine gewichtete Wissens- und Informationsbilanz. In diesem Zusammenhang muss auch die zentrale Frage beantwortet werden, ob im Eigenbetrieb eine hhere Servicequalitt, von Verfgbarkeit und und Gewhrleistung Datensicherheits-

Produktivittslsungen Bereitstellungsmodell erfordert von den Geschftsfhrern mittelstndischen ernsthafte Prfung

Unternehmen

Datenschutzfragen und Technologien. Hiervon knnen sie sich nicht lossprechen. Es wird empfohlen, die Entscheidung fr oder gegen einen Lieferanten oder eine Bereitstellungsform auf einer transparenten vergleichenden Darstellung durchzufhren. So kann die nachfolgende Darstellung in eine

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de

gewichtete Scorecard) des

Bewertungsmatrix bertragen und die werden. Kosten

(Balance Diese fr die

beinhaltet dann auch die Punkte Reputation Anbieters Services.

November 2012 Experton Group

www.experton-group.de