Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor

CAPITOLUL 9

PRELUCRAREA DATELOR CU AJUTORUL SUBTOTALURILOR

9.1. Crearea subtotalurilor automate

C`nd sorteaz[ datele dintr-o list[, Excel permite efectuarea unor sinteze a datelor pe
baza totalurilor par\iale. C`nd se efectueaz[ calcule par\iale, acestea sunt calculate pentru
fiecare grup din list[. Un grup este alc[tuit din mai multe linii (]nregistr[ri) care au aceea=i
informa\ie ]ntr-o coloan[ (c`mp) specificat[.
Pentru a putea crea subtotaluri trebuie ca datele s[ fie sortate. Dup[ sortarea datelor
dup[ c`mpuri, se parcurg urm[torii pa=i:
1. Se selecteaz[ orice celul[ din list[.
2. Se aplic[ comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal (figura
9..1).

Figura 9..1 – caseta de dialog Subtotal

3. Se specific[ modul ]n care vor fi grupate datele pentru subtotaluri select`nd din lista
derulant[ At Each Change(la fiecare schimbare) numele coloanei dup[ care se face
gruparea.
Dac[ este prima dat[ c`nd este selectat[ comanda, Excel selecteaz[ automat coloana cea
mai din st`nga. Dac[ comanda a fost folosit[ =i mai ]nainte, atunci va fi selectat[ coloana
folosit[ ultima dat[.
4. Din lista derulant[ Use Function se selecteaz[ func\ia care trebuie calculat[. Func\iile cel
mai frecvent folosite sunt:
SUM – adunare
MAX – maximum
MIN – minimum
AVERAGE – medie
PRODUCT – produs
VAR - varian\a
STD DEVP - devia\ia standard;
Modelarea deciziilor utilizeând foile de calcul

5. Din lista Add Subtotal To se selecteaz[ datele cu care se vor efectua calculele. Aceast[
list[ con\ine numele coloanelor din lista de date. Se marcheaz[ coloanele pentru care se
vor efectua calculele.
6. Pentru a ]nlocui totaluri existente se marcheaz[ op\iunea Replace Current Subtotals.
7. Pentru a insera un salt de pagin[ ]naintea fiec[rui grup se marcheaz[ op\iunea Page
Break Between Groups.
8. }n mod implicit subtotalurile =i totalurile generale apar la sf`r=itul grupului de date
(op\iunea Summary Below Data se marcheaz[ automat). Dac[ ele trebuie afi=ate ]naintea
grupului de date se va demarca op\iunea Summary Below Data.
9. Se selecteaz[ butonul OK.

Pentru eliminarea subtotalurilor din caseta de dialog Subtotal se selecteaz[ butonul

Remove All.

9.2. Aplicaţie
La datele din aplica\ia din lec\ia 8 s[ se calculeze valoarea total[ a comenzilor livrate
]n fiecare ora=.
1. Se sorteaz[ comenzile dup[ ora=.
2. Se selecteaz[ o celul[ din list[.
3. Din meniul Data se aplic[ comanda Subtotals.
4. Caseta de dialog Subtotal se va completa ]n modul urm[tor (figura 9..2):
Din lista At Each Change se selcteaz[ Ora=. Se va genera c`te un grup de ]nregist[ri
pentru fiecare ora=. Din lista Use Function se va selecta func\ia SUM, iar ]n lista Add
Subtotal To se va marca coloana Valoare comand[. Deci pentru fiecare grup se va
calcula suma valorilor din coloana Valoare comand[.
Se marcheaz[ op\iunile Replace Current Subtotals =i Summary Below Data.
5. Se selecteaz[ butonul OK.

Figura 9..2

Excel insereaz[ r`ndurile de subtotal pentru fiecare grup =i realizeaz[ calculul

specificat ]n coloanele alese. Excel eticheteaz[ fiecare r`nd inserat cu un titlu potrivit. Se
insereaz[ de asemenea un r`nd de total general.
 Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor

C`nd se adaug[ totaluri par\iale calculate automat ]ntr-o list[, Excel afi=eaz[ lista ]n
modul Outline. Nivelul detaliilor din list[ poate fi extins sau restr`ns pentru a nu fi afi=ate
dec`t totalurile par\iale =i totalurile generale pentru datele respective. }n partea st`ng[ a
ferestrei (figura 9..3) apar c`teva butoane care permit ascunderea =i afi=area rapid[ a datelor
de detaliu:
• (-) Hide Detail - pentru a condensa sintetizarea datelor - apare ]n dreptul fiec[rui
subtotal calculat
• (+) Display Detail - pentru a extinde sintetizarea datelor - apare ]n dreptul fiec[rui
subtotal calculat
• 1, 2, 3, ... - butoane de ierarhizare care indic[ modul cum sunt grupate datele.
}n exemplul prezentat, deoarece s-a efectuat o grupare pe un nivel, sunt afi=ate doar
trei butoane: 1, 2 =i 3. Dac[ se apas[ pe butonul 1 este afi=at doar totalul general (figura 9.4),
dac[ se apas[ pe butoanul 2 sunt afi=ate totalurile par\iale, iar dac[ se apasa butonul 3 este
vizualizat[ toat[ lista.
Pentru a ascunde un nivel de detaliere se selecteaz[ o celul[ care con\ine un total
par\ial =i se aplic[ un clic pe butonul Hide Detail Level (-) de pe nivelul 2. Excel va reduce
dimensiunile listei astfel ]nc`t este afi=at doar r`ndul care con\ine totalul par\ial
corespunz[tor. Dac[ se aplic[ un clic pe butonul Display Detail (+) vor fi afi=ate toate
]nregistr[rile pe baza c[rora s-a calculat subtotalul corespunz[tor.
Butoanele Hide Detail (-) =i Display Detail (+) de pe nivelul 1 sunt folosite pentru
a condensa sau extinde datele care genereaz[ totalul general.

Figura 9..3
Modelarea deciziilor utilizeând foile de calcul

Figura 9..4

9.3. Crearea de subtotaluri ierarhizate

Dac[ ]n cadrul unui grup trebuie calculate subtotaluri suplimentare se vor calcula
subtotaluri ierarhizate.
Pentru a crea un subtotal ierarhizat datele trebuie sortate =i dup[ a doua cheie. Apoi se
aplic[ comanda Data, Subtotals. Se vor selecta op\iunile pentru grupul principal (cel mai
mare). Excel insereaz[ subtotalurile pentru primul grup.
Se alege ]n continuare Data, Subtotals =i op\iunile pentru urm[toarele subseturi de
grupe. Op\iunea Replace Current Subtotals trebuie s[ fie demarcat[. Excel insereaz[ c`te
un subtotal pentru urm[toarele subseturi de grupuri.

9.4. Aplicaţie

Pe l`ng[ subtotalurile pe ora=e =i totalul general se mai pot calcula =i subtotaluri pe

produse. Pentru a realiza acest lucru:
1. Se face o sortare a listei pe dou[ niveluri: nivelul 1 - sortare dup[ ora=; nivelul 2 -
sortare dup[ produs.
2. Ca ]n aplica\ia precedent[ se calculeaz[ subtotalurile pe ora=.
 Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor

Figura 9..5
3. Se aplic[ din nou comanda Data, Subtotals. Caseta de dialog Subtotal se
completeaz[ ]n modul urm[tor:
Din lista At Each Change In se selecteaz[ c`mpul Produs (se vor genera subgrupe
pentru fiecare produs).
Din lista Use Function se selecteaz[ func\ia SUM, iar ]n lista Add Subtotal To se
marcheaz[ c`mpul Valoare comand[ (se calculeaz[ suma valorilor comenzilor
pentru fiecare subgrup).
Se demarcheaz[ op\iunea Replace Current Subtotals.
4. Se selecteaz[ butonul OK.
Se ob\ine rezultatul din figura 9.5.

}n col\ul din st`nga sus a ferestrei apar butoanele de ierarhizare 1, 2, 3, 4. Acum apar
mai multe butoane de ierarhizare pentru c[ se calculeaz[ subtotalurile pentru mai multe
nivele (produs =i ora=). Pentru a afi=a doar totalul general se aplic[ un clic pe butonul de nivel
1. Dac[ trebuie afi=ate doar totalurile v`nz[rilor efectuate ]n fiecare ora= =i totalul general se
aplic[ un clic pe butonul de nivel 2. Dac[ trebuie afi=ate subtotalurile pe produs =i ora= se
aplic[ un clic pe butonul 3, iar dac[ trebuie afi=at[ toat[ lista se aplic[ un clic pe butonul 4.