Manual Sistema Contable Gisin s3 d3xd

Sistemas D3xD Gisin3
Software Administrativo Comercial
Sistemas D3xD, C.A. Sistemas D3xD - Gisin3 - Revisin del 31 de Agosto 2012.
Contenido
COMPATIBILIDAD .......................................................................................................................... 5 INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA ................................................................................... 6 INSTALACION INICIAL .................................................................................................................... 8 RE - INSTALACION (ACTUALIZACION) ........................................................................................ 8 RECOMENDACIONES EN LA INSTALACION ................................................................................ 8 CONFIGURACION INICIAL DEL SERVIDOR DE DATOS .................................................................. 10 ACTIVACION DEL PROGRAMA ..................................................................................................... 12 CONFIGURACION DEL PROGRAMA ............................................................................................. 13 GENERALES Y DATOS DE LA EMPRESA .................................................................................... 14 BASICOS ................................................................................................................................... 14 CORRELATIVOS ........................................................................................................................ 15 DISPOSITIVOS .......................................................................................................................... 15 Gaveta de Dinero. ............................................................................................................... 16 Display de Precios................................................................................................................ 16 Balanza Digital. .................................................................................................................... 16 Slip de Corte. ....................................................................................................................... 16 Cdigo y Peso Integrado...................................................................................................... 16 LEER EL CODIGO / PESO INTEGRADO DESDE VENTAS ......................................................... 19 ESTE EQUIPO (AFECTA SOLO ESTE EQUIPO EN LA RED) .......................................................... 20 FACTURACION (Configuracin de Facturas, Impresoras Fiscales y Formatos). ..................... 21 CONFIGURAR LAS FACTURAS, PRESUPUESTOS Y RDENES DE ENTREGA. ......................... 21 FORMATOS E IMPUESTOS (Configuracin de Pas y Moneda)................................................ 25 Formatos de Monedas principal y secundaria. ................................................................... 25 INVENTARIOS y VENTAS (configuracin de Opciones)............................................................ 26 Permitir vender productos sin existencia............................................................................ 27 Exigir el Ingreso de seriales por Inventario ......................................................................... 27 Permitir facturar en Otra Moneda Distinta a la predeterminada ....................................... 27 Exigir el Cliente antes de Facturar ....................................................................................... 27 Exigir confirmacin de seriales al facturar. ......................................................................... 28 INTERNET Configuracin de Email (Reportes al Correo) ...................................................... 29 SEGURIDAD ............................................................................................................................. 29 CONFIGURAR UNA IMPRESORA FISCAL. ..................................................................................... 31 Problemas al instalar una impresora fiscal. ........................................................................ 32 1 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com
CONSOLA DE CONTROL DE IMPRESORAS FISCALES: ................................................................... 33 PREPARAR EL DIA DE TRABAJO (Iniciar operaciones). ................................................................ 34 INICIAR FINALIZAR OPERADOR: ............................................................................................ 35 INFORME DE OPERADOR: ....................................................................................................... 35 COPIAS DE SEGURIDAD (Backup y Restauracin) ....................................................................... 36 Realizar copia de seguridad..................................................................................................... 37 Restaurar desde una copia de seguridad previa. .................................................................... 38 INVENTARIO DE PRODUCTOS ...................................................................................................... 40 Crear un producto: .................................................................................................................. 40 Crear un producto de Materia Prima: ..................................................................................... 42 Crear un producto COMPUESTO: ............................................................................................ 43 Modificar un producto compuesto (su contenido de productos)....................................... 44 Modificar productos ya existentes: ......................................................................................... 44 ELIMINAR PRODUCTO: ........................................................................................................ 44 ENTRADA DE PRODUCTOS. ................................................................................................. 44 AGREGAR SERIALES A LOS PRODUCTOS.............................................................................. 44 MODIFICAR CODIGO DE PRODUCTO: .................................................................................. 45 ASOCIAR UNA IMAGEN A LOS PRODUCTOS: ....................................................................... 45 AUMENTAR O DISMINUIR PRECIOS (TODO EL INVENTARIO):............................................. 45 INFORME DE COSTO DE INVENTARIO: ................................................................................ 46 MOVIMIENTO DE PRODUCTOS. .......................................................................................... 46 ESTADISTICO DE PRECIO DE PRODUCTO. ............................................................................ 47 IMPRIMIR INVENTARIO. ...................................................................................................... 48 INVENTARIO DE SERVICIOS ......................................................................................................... 49 COMO VENDER UN SERVICIO DE INVENTARIADO: ............................................................. 49 Desde la ventana principal Ir al Men Avanzados. ................................................................. 49 Para hacer un ajuste o autoconsumo de inventario: .............................................................. 50 Ajustes de inventario Mediante Colector de Datos: ............................................................... 50 Ajustes de Inventarios mediante listado: ................................................................................ 52 TRASLADO ENTRE DEPOSITOS LOCALES.................................................................................. 52 TRASLADO DE PRODUCTOS A SUCURSALES ............................................................................ 53 CREAR SUCURSALES ............................................................................................................ 53 COMENZAR A TRASLADAR PRODUCTOS A SUCURSALES .................................................... 55 CONECTAR CON SUCURSAL. ................................................................................................ 56 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com 2
VENDER Y FACTURAR. ................................................................................................................. 57 AGREGAR LOS PRODUCTOS EN LA HOJA DE VENTAS.......................................................... 58 Funciones generales en ventas: .............................................................................................. 59 BUSQUEDA ACTIVA: ............................................................................................................ 59 ESCOGER CANTIDAD (establecer cantidades el Momento de facturar): ............................ 59 BUSCAR POR LISTADO: ........................................................................................................ 59 ESCOGER PRECIOS: .............................................................................................................. 59 MODO CODIGO / PRECIO: ................................................................................................... 60 ESTABLECER PRECIO ALTERNATIVO: ................................................................................... 60 MOSTRAR IMAGEN DE PRODUCTO: .................................................................................... 60 MONEDA PARA FACTURACION ........................................................................................... 60 AGREGAR SERVICIO O DESCRIPCION ADICIONAL:............................................................... 60 AGREGAR PRODUCTO GENERICO GRAVADO: ..................................................................... 60 AGREGAR PRODUCTO GENERICO EXENTO ......................................................................... 61 ALTERNAR ENTRE PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................................................... 61 REMOVER EL ULTIMO ITEM ................................................................................................ 61 AGREGAR CLIENTE POR LISTADO ........................................................................................ 61 ABRIR PEDIDOS / NOTAS DE ENTREGA ............................................................................... 61 GUARDAR PEDIDOS ............................................................................................................. 61 IMPRIMIR COMO PEDIDO ................................................................................................... 61 PROCESAR VENTA - FACTURAR ........................................................................................... 61 NOTAS DE ENTREGA Y/O GUIAS DE DESPACHO.......................................................................... 63 REIMPRIMIR UNA ORDEN DE ENTREGA O GUIA DE DESPACHO DESPUES DE IMPRESA LA FACTURA. ................................................................................................................................ 66 VENTAS POR APARTADOS Y/O ABONOS: .................................................................................... 67 ANULAR UN APARTADO .......................................................................................................... 69 FACTURAR UN APARTADO. ..................................................................................................... 70 VENTAS POR PLANES DE CREDITOS ............................................................................................ 70 PEDIDOS: ..................................................................................................................................... 72 COTIZACIONES Y PRESUPUESTOS:............................................................................................... 73 DEVOLUCIONES NOTAS DE CREDITO: ...................................................................................... 74 Pagar con Nota de Crdito o Saldo a Favor) ............................................................................... 77 DEVOLUCION DE SALDO A FAVOR (CLIENTES). ........................................................................... 79 NOTAS DE DEBITO - CLIENTES ..................................................................................................... 80 USUARIOS (Crear, Modificar, Eliminar) ....................................................................................... 81 3 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com
COMPRAS: DE PRODUCTOS (INGRESO A INVENTARIO A TRAVES DE FACTURAS DE COMPRA) . 81 ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA SOBRE EL INVENTARIO. ............................................ 86 Compras de Importacin:............................................................................................................ 87 CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA de Productos A CREDITO.......... 94 COMPRAS: DE GASTOS Y SERVICIOS ........................................................................................... 94 CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA de Gastos y Servicios A CREDITO. ..................................................................................................................................................... 95 ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA DE GASTOS Y SERVICIOS........................................... 96 CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES) ...................................................................................... 96 PAGAR O ABONAR A UNA FACTURA A CREDITO DESDE PROVEEDORES. ............................... 97 CREAR ETIQUETAS DE CODIGOS DE BARRA PARA PRODUCTOS. ................................................ 98 CHEQUES Y CUENTAS. ............................................................................................................... 100 PASOS PARA HACER UN CHEQUE CON COMPROBANTE DE EGRESO ................................... 103 Editar Archivo de Inventario (Script): .................................................................................... 106 REPORTE DE VENTAS ................................................................................................................. 107 VER REPORTE DE VENTAS POR EQUIPO O USUARIO: ........................................................... 109 VER REPORTE DE VENTAS ESPECFICO POR DOCUMENTO O POR CLIENTE: ......................... 109 Exportar Reporte de ventas: ............................................................................................. 109 INFORME DE VENTAS (Imprimir o Vista de previa): .......................................................... 109 INFORME FINANCIERO (Imprimir o Vista de previa): ........................................................ 109 INFORME FINANCIERO SOLO TOTALES (Imprimir o Vista de previa): ............................... 110 LIBRO DE VENTAS Y COMPRAS (LEGALES) ................................................................................ 111 RESUMIR Y AGRUPAR EL LIBRO DE VENTAS ......................................................................... 112 CORREGIR DATOS EN EL LIBRO DE VENTAS O DE COMPRAS. ............................................... 113 EXPORTAR, ENVIAR POR CORREO EL LIBRO DE VENTAS O COMPRAS. ................................ 114 RETENCIONES ............................................................................................................................ 115 APLICAR RETENCIONES A VENTAS (APLICAR A UNA VENTA YA REALIZADA) ........................ 115 APLICAR RETENCIONES A COMPRAS (APLICAR A UNA COMPRA) ......................................... 116 APENDICE .................................................................................................................................. 117 FUNCIONES AVANZADAS DE BASE DE DATOS....................................................................... 117 Utilidades Importar base de datos a partir de archivos. ................................................ 117 MANTENIMIENTO DE BASE DE DATOS.................................................................................. 124 CONFIGURAR EL PROGRAMA DE FORMA REMOTA A TRAVES DE INTERNET ....................... 125 ERRORES COMUNES DEL PROGRAMA: ..................................................................................... 126
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COMPATIBILIDAD
Sistema operativo:
Microsoft Windows XP Microsoft Windows Vista Microsoft Windows Seven
Equipo:
Procesador: Pentium IV 512 Mb Memoria RAM: 512 Mb Disco duro: 250 Mb Resolucin de pantalla: Mnimo 800 x 600
Redes:
Topologas de red estndar, Grupo de trabajo o dominio. Compartiendo carpeta principal de recursos del programa y a travs de Protocolo Tcp/IP de MySql. Dispositivos: Gavetas de dinero rj11 y puerto serial rs-232 (COM) Lectores de cdigos de barra ps2 USB serial Bluetooh. Balanza digital: CAS PDII Y PDI (u otras con protocolo compatible) Balanzas digitales sin protocolo (con etiquetas de cdigos de barra (cdigo peso) Impresoras no fiscales con slip o sin slip (corte automtico de papel). Colector de datos para inventarios (con salida de archivos de Texto).
Impresoras Fiscales:
De los fabricantes: THE FACTORY HKA (Aclas, Bixolon, Custom Kube, OKI, Etc.) BEMATECH (MP 20, MP-2100, MP 4100, etc.) BMC (SPARK 614, Etc.) EPSON (PF 220, PF 300) VMAX (220AE, 200AE) HASAR (SMH-PT100 fve)
Pases configurados:
Chile Colombia Costa Rica.
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Espaa. Panam. Repblica Bolivariana de Venezuela. Repblica dominicana.
INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA

Software de Facturacin, Ventas e Inventarios y Deberes formales para comercios. Basado y elaborado en relacin a las diferentes ordenanzas de los pases de Latinoamrica. Asesora Tcnica. Mesa tcnica de Trabajo DIAM Colombia Entorno de Normativas fiscales SENIAT Departamento tcnico de Desarrollo Sistemas D3xD Asesores Particulares (colegio de Contadores Pblicos de Venezuela) Del Diseo. Desarrollado en Arquitectura .Net Base de datos en MySql Server. Activaciones por Equipo Versatilidad Fcil Instalacin y Uso Entorno muy grafico. Permite trabajar en red Compatibilidad con Impresoras Fiscales Compatibilidad con Dispositivos de Punto de Venta. Funciones Control de Inventarios: Entradas, Salidas, Traslados locales y sucursales, Autoconsumos, Etc. Ventas de Contado, Ventas por Apartados y Abonos, Ventas a Crdito. Funciones para sucursales Conexin Remota traslado de productos, etc. Libro de Ventas y de Compras. Compras de Productos Gastos y Servicios. Descuentos y Recargos. Control de Acceso a Usuarios y funciones. Bsqueda y consultas de productos y clientes.
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Mtodos de Pagos (formas y medios) Clientes y grupos de Clientes Vendedores y Comisiones. Servicios e inventarios de Servicios. Exportacin a Microsoft Excel de todos los reportes y libros. Verificador de precios para mdulos Stand Alone en Pasillos. Control de Pedidos y validacin preciso de Stock en inventario. Tasas de Impuesto y tipo de contribuyente modificables. Control de Seriales a la Entrada o a la Salida en los productos Fotografas por productos. Control de Usuario para mltiples cajas. Documentos Emitidos Facturas; Fiscales (Impresora Fiscal) y Sobre Formas Pre impresas (Forma Libre) Notas de Crdito (Impresora Fiscal) y Sobre Formas Pre impresas (Forma Libre) Reporte Z, X, ((Impresora Fiscal) Hoja de Autoconsumos (Desincorporacin, Ajuste, uso Propio). Ordenes de Entrega (Para traslados y entrega de mercancas). Cheques y Comprobantes de Emisin. Facturas Remotas (Por impresora No fiscal en almacenes o depsitos). Hojas de Seriales. Impresin de Reportes de Todos los mdulos. Listado de Clientes. Listado de productos. Orden de Compras. Reportes Emitidos Reporte financiero (Medios de pagos, efectivo, cheque, tarjetas) Reporte de Inventarios (entradas, Salidas y ajustes) Reporte de Ventas por Servicios. Reporte de Ventas por vendedores. Reporte de Ventas por Equipos, Usuarios Reporte de Ventas por Da, Mes y Ao. Reporte de Productos Vendidos por Da. Reporte de Movimiento de Producto. Reporte de Cobros a Clientes por Da, Mes y Ao. Reporte de Compras y Ventas Reporte de Traslados locales y a sucursales.
Reporte de Seguridad
INSTALACION INICIAL
Tipos de Instalacin Mediante CD Instalacin (Siga las especificaciones del CD de Instalacin) Mediante descarga Web. (www.d3xd.com) Orden de Instalacin 1. Instale Microsoft .Net Framework 2.0 (Incluido en Windows Vista, Seven) 2. Instale MySql Server 5.0 (recordar colocar de Clave: 123 y activar la excepcin para el Firewall de Windows.) 3. Instale el Programa Sistemas D3xD, Gisin3 (Verificar siempre que sea la ltima versin)
RE - INSTALACION (ACTUALIZACION)
Orden de Instalacin 1. Desinstale el programa Sistemas D3xD, Gisin3 desde panel de control (agregar o quitar Programas 2. Instale el Programa Sistemas D3xD, Gisin3 (Verificar siempre que sea la ltima versin) NOTA: No debe desinstalar por ningn motivo MySql Server si solo va a realizar una actualizacin ya que podra perder la data (base de datos) del programa.
RECOMENDACIONES EN LA INSTALACION
Net Framework 2.0: Nota: Algunas Computadoras ya tienen instalada esta aplicacin, si fuera as obviar este paso. MySql Server 5. 0: Se Instala Solo En El Servidor En Caso De Trabajar En Red. Al instalar MySql Server, Si deseamos trabajar en RED. Debemos de activar la casilla de verificacin que dice (add firewall exception for this port) Aadir una excepcin al firewall de Windows para este puerto.
El Password o clave que se colocara aqu es 123. Hacer clic en Next (Siguiente) luego execute (Iniciar) deben aparecer los 4 listados posteriores en azul. Luego haga clic en finish. (Terminar)
Sistemas D3xD Gisin3: Instalar el GISIN3, Dndole Siguiente a los botones. Una vez instalado se creara en el escritorio un acceso directo. Detngase un momento en la pestaa Lame para que conozca las condiciones de Uso del programa y mtodos de activacin.
CONFIGURACION INICIAL DEL SERVIDOR DE DATOS

NOTA: Si est ejecutando el programa desde Windows vista, Seven o server, debe ejecutar el programa siempre en modo administrador de lo contrario no escribir sobre el disco duro (no almacenara la informacin).
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Al iniciar el programa por primera vez mostrara la ventana de configuracin del servidor de Datos.
Nombre del Servidor: Se refiere al nombre del equipo donde est instalado el servicio de Bases de datos de MySql Server...Si es el principal servidor de datos; Por defecto le dejamos localhost. Ahora si esta mquina es un cliente entonces debemos especificar e nombre del Servidor. Base de Datos: Especifica el Nombre de la Base de Datos (Esta informacin es solo de carcter informativo) No puede cambiarse o editarse. Carpeta principal del programa: En el servidor de datos. Ruta principal donde se almacenan todos los archivos y reportes del sistema. Por defecto debe estar en la raz del servidor por ejemplo (C:\archivos de programa\Sistemas D3xD\Gisin3\). Pero si se trata de un Cliente. Debe hacer referencia la carpeta raz pero en el servidor Origen; ejemplo. (\\Servidor\sistemas D3xD\Gisin3). De no hacerlo de esta manera no funcionara adecuadamente. Ruta de Backup: Especifica el destino donde se realizaran las copias de seguridad automticas Conectar a Servidor en Internet: Esta opcin se utiliza si el nombre del servidor fuese una direccin Web, al activar esta casilla el programa prohbe la creacin de
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archivos de red ya que estara trabajando en modo remoto y muchas funciones no estarn disponibles.
NOTA: Las copias de seguridad automticas o completas se realizan solo desde el servidor principal de datos. Carpeta del Servidor de Base de Datos.: Especifica el origen o destino de las Bases de Datos. . Si esta en un cliente no es necesario especificar esta ruta. Luego de almacenado satisfactoriamente. El programa; Si fuese la primera vez que se ejecuta crear entonces las Bases de Datos y es probable que solicite los datos del servidor nuevamente. SI EL SERVIDOR DE DATOS ESTA ERRADO o INCORRECTO: Entonces debemos eliminar el archivo de configuracin de Servidor. Este archivo se almacena en cada equipo cliente en la carpeta de programas XX\program Files (Archivos de Programa)\Sistemas D3xD\Gisin3\ center\ ubicamos el archivoSTAR_D3xD.INF y lo eliminamos. Luego al iniciar el programa de nuevo aparecer la ventana de configuracin del servidor.
ACTIVACION DEL PROGRAMA

Una vez configurado el servidor tendremos el programa de facturacin en modo DEMO Para realizar la activacin o Validacin del programa. Correspondiente se va a la pestaa de AYUDA ACTIVAR PROGRAMA All debe llenar los campos requeridos con la informacin de su Empresa negocio. Luego hacer clic en Activar va telefnica o a trabes de Internet. Si activa Va telefnica Usted Debe. Comunicarse con Sistemas D3xD, C.A. A los nmeros que aparecen en la caja o en la pgina Web. Y dicte al operador los seriales que aparecern en pantalla. Y el operador le devolver la clave de Activacin.
Si activa Va Internet Usted Debe. Solo completar el formulario de Registro y en pocos segundos estar su licencia activada lista para usar.
NOTA: Para activar este programa usted debe tener el nmero de Licencia. El nmero de certificado de autenticidad y los datos de su empresa. (Una vez activado a un Nombre de empresa no puede cambiarse la informacin del Registro Fiscal y Nombre de la misma.)
CONFIGURACION DEL PROGRAMA
NOTA: Para primero que deber hacer si utiliza impresora fiscal, ser conectarla a la computadora y encenderla correctamente NOTA: Este modulo est protegido por contrasea el usuario inicial por defecto es master y la contrasea es 0000 4 veces cero.
Archivo Modificar valores para poder hacer las modificaciones correspondientes
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GENERALES Y DATOS DE LA EMPRESA

Colocar los datos de su empresa (Direccin, Nombre y telfono) tambin un mensaje adicional a la factura y/o a los presupuestos, etc.
BASICOS
Active estas opciones si trabajar con: Ventas a crdito, vendedores y comisiones, descuentos, Asignar porcentaje mximo de descuentos, recargos, etc. Inclusive si trabaja con Sucursales puede activar las funciones para que pueda tener disponibilidad de recursos para las sucursales. O activar funcin de Ventas a Crdito por planes de pago. NOTA: Para colocar el logo de su empresa. La imagen debe estar en .JPG
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CORRELATIVOS
Esta pestaa muestra informacin no modificable de los correlativos de todos los procesos. Facturas, Notas de Crdito, Presupuestos, Pedidos. Etc.
Nota: Para cambiar estos valores debe hacer tres veces clic sobre el logo que se
encuentra en la pestaa general y luego. Ir a la pestaa seguridad y seleccionar el botn MODIFICAR CORRELATIVOS..
Nota: La modificacin de este modulo puede alterar la integridad del sistema.

Para corregir o modificar algn correlativo es conveniente pedir soporte tcnico si no est seguro de lo que puede ocasionar.
DISPOSITIVOS
Aqu puede establecer, activar y configurar los dispositivos. Cambiar los puertos. Y escoger los diferentes tipos de dispositivos los cuales pueden trabajar simultneamente de ser necesario.
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Gaveta de Dinero.
Puede activar su gaveta de dinero modificando el puerto. Si utiliza Impresora Fiscal y la impresora fiscal posee puerto para la gaveta. Puede escoger la opcin que diga (Usar Impresora Fiscal) en el listado de Puertos.
Display de Precios.
Puede seleccionar el puerto y activar el dispositivo. Est configurado inicialmente para Display LCD que 20 lneas superior x 20 lneas inferior.
Balanza Digital.
Puede activar su Balanza y Seleccionar el Modelo. Funciona con Balanzas Digitales con conexin RS232 (COM:). Recomendaciones sobre las balanzas El cable debe ser de la siguiente configuracin. Balanza 2 ----- PC 3 Balanza 3 -------PC 2 Balanza 5 ------ PC 5 Para Configurar la Balanza a trabajar con conexin a la PC debe hacer lo siguiente: Tipo 2: 1. Apagar balanza 2. Encender balanza manteniendo oprimida tecla TARA Hasta aparecer en la pantalla TYPE - X 3. Con la tecla * oprimir hasta situar en el valor 2 4. oprimir cero para reiniciar
Slip de Corte.
Funcin utilizada solo para Impresoras No fiscales que poseen corte automtico de papel (cuchilla).
Cdigo y Peso Integrado
Para uso en Balanzas Digitales sin conexin a la PC que imprimen un cdigo de Barra que debe ser descomprimido por el programa dependiendo de la configuracin del mismo. A travs de esta funcin puede interactuar con las diferentes configuraciones de etiquetas de cdigos de barra. Condiciones para usar esta funcin. 1. La Etiqueta de cdigos de barra debe ser del Tipo EAN13 (13 dgitos)
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2. La balanza debe estar configurada para emitir en el cdigo de barra el cdigo del producto y su peso. 3. Debe existir en el inventario del sistema el producto con el mismo estndar de cdigo que el de la balanza. Por ejemplo el producto en el inventario la longitud debe ser fija. Por ejemplo 0001 4 dgitos. O ms o menos. Pero siempre debe ser de una misma cantidad de dgitos. No puede ser 1, porque solo soportara entonces 9 cdigos. 0 9 y si es 01 soportara solo 99 cdigos.
4. El producto en el inventario debe ser del tipo KG. Ya que no podemos vender unidades por Peso. 5. Debe estar activada esta funcin 6. Para vender los productos con este sistema debe Presionar desde Ventas; Modo Cdigo/Peso. Para que se active la casilla de bsqueda y pueda descomprimir el cdigo. Ejemplo. Nuestra balanza crea el siguiente cdigo de barras.
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Son 13 dgitos. Donde esta codificado el peso y el cdigo. El cdigo es 12345 (5 dgitos de cdigo) y el peso es 8.900 gramos. Ahora creamos en el sistema nuestro cdigo 12345, el tipo de producto debe ser KG.
Examinemos el cdigo de barra!
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Como se desea obtener y decodificar solo el cdigo y existen dos nmeros antes de nuestro cdigo 50 12345 debemos decir en el primer rengln: Configurando el cdigo. Inicia en = 3, para que cuente a partir del tercer digito que sera 1. Mximo dgitos. = 5, para que a partir del numero 1 cuente 5 dgitos. 12345. Ya tenemos nuestro cdigo. Configurando el Peso. Inicia en = 10, para que cuente a partir del primer digito del peso que seria 8, (claro depende tambin de cuantos dgitos de peso usa la balanza si es 99.999 o si es 9.999. el ejemplo esta realizado en base a una balanza de 9.999 kg) Mximo dgitos. = 4, para que a partir del numero 1 cuente 4 dgitos. 8900 = 8.900 kg. Ya tenemos nuestro peso
LEER EL CODIGO / PESO INTEGRADO DESDE VENTAS
Desde ventas Presionamos CTRL+F1: Esto hace que la casilla de bsqueda de cdigo quede en Amarillo.
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De esta manera funciona perfectamente. Y para restablecer la ventana de venta pulsamos de nuevo CTRL+F1. La configuracin de la balanza, qued de la siguiente manera.
ESTE EQUIPO (AFECTA SOLO ESTE EQUIPO EN LA RED)

Desde esta pestaa se asignan las opciones que necesite para el correcto funcionamiento del programa (tales como restricciones en cada equipo). IMPORTANTE: Desde este modulo o pestaa puede permitir ciertas opciones disponibles o permisibles solo a la computadora actual. De manera que los
cambios realizados en este equipo solo afectan al cliente y no al servidor o las otras computadoras de la Red.
FACTURACION (Configuracin de Facturas, Impresoras Fiscales y Formatos).
1. Facturas y notas de crdito. Seleccione el modelo de facturacin de su gusto. Forma libre o estilo ticket o si posee impresora fiscal puede seleccionarla del listado. (Para Instalar la impresora fiscal solo basta con seleccionarla, Y al finalizar o cerrar la ventana de configuracin el sistema la reconocer y devolver el serial). En caso de no haber comunicacin devolver un mensaje de error; en ese caso verifique cables, puertos y comunicacin. Si escoge forma libre o ticket; puede pulsar el botn de al lado para configurar tamao y presentacin de la factura. 2. Copia remota de factura: Si desea que salga una copia de la factura por otra impresora (no fiscal en una hoja convencional) seleccione el modelo y el nombre del a impresora local o en red.) 3. Presupuestos y cotizaciones: Si desea emitir presupuestos puede configurar el tamao, forma y estilo, mxima cantidad de tems, etc. NOTA: La configuracin de facturacin e impresoras debe hacerse en cada equipo que trabaje con el sistema, ya que solo afecta al equipo local.
CONFIGURAR LAS FACTURAS, PRESUPUESTOS Y RDENES DE ENTREGA.
Desde la pestaa de facturacin. Basta con hacer clic sobre el botn situado al lado del modelo de factura seleccionado.
Si Utiliza impresora fiscal aparecer el men de configuracin de impresora Fiscal. Que permite incluir algunos otros valores adicionales en la factura.
Si utiliza forma Libre. Puede seleccionar entonces la configuracin de espacios en la hoja. Por asignacin de coordenadas. En la Plantilla de Configuracin.
IMPORTANTE: El mismo procedimiento para la configuracin de las

facturas, es el mismo para las rdenes de entrega, presupuestos, factura remota.
Al configurar Las Facturas (Formas Libres): esa misma configuracin

queda establecida para las Notas de Crdito y Debito Este plantilla contiene cuatro grupos de opciones. 1. 2. 3. 4. Encabezados de documento. Posicionamiento de tems. Final del documento. Opciones de Documento
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Este plantilla contiene cuatro grupos de opciones. Encabezados de documento. En esta plantilla configuramos el posicionamiento en la hoja impresa. Y comprende todo los encabezados.
Posicionamiento de tems. En este grupo coordinamos las columnas de los tems en la factura. Posicin y Mximo de caracteres (letras) por columna. Y a partir de que coordenada se escriben.
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Final del documento. En este grupo especificamos la posicin de los subtotales y totales.
NOTA: DONDE DICE DERECHA SIGNIFICA QUE LOS CARATERES SE ESCRIBEN DE DERECHA A IZQUIERDA Y DONDE DICE IZQUIERDA, SE ESCRIBEN DE IZQUIERDA A DERECHA.
Opciones del documento. En este grupo anexamos opciones adicionales o quitamos de lo que puede aparecer en la factura, Nota de crdito, o etc.
DE IGUAL MANERA SE APLICA A EL FORMATO DE PRESUPUESTO Y DE ORDENES DE ENTREGA.
Importante:
Recuerde guardar la plantilla luego de ajustar sus propiedades para poder ver los cambios. Y para que pueda mantenerse la configuracin de la misma.
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FORMATOS E IMPUESTOS (Configuracin de Pas y Moneda)
Aqu especifique el tipo de contribuyente que aplique y las diferentes tasas de Impuestos.
Formatos de Monedas principal y secundaria.
As como el valor de las monedas secundarias en referencia a la moneda principal. Por ejemplo. Si la moneda principal es Dlar y la moneda secundaria es peso colombiano. Debe especificar en el valor de moneda en relacin a la principal es cuantos pasos equivalen a 1 dlar (moneda principal). Ejemplo: 1 $ USD = 1900 $ COP. O su equivalente a la moneda actual. (Esto es necesario en caso de compras con otra moneda distinta a la principal Y si deseamos facturar con otra Moneda distinta a la principal.)
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Pas de Uso El programa est configurado para Multi Pas de manera que puede escoger la configuracin (nombre de pas) QUE APLIQUE. (Esto cambiara los formatos de moneda el programa simultneamente) Es importante que este configurado correctamente en la configuracin Regional de Windows. Identificacin Fiscal de Cliente o Empresa. Debe especificar el nombre o siglas con la que se identifica al contribuyente Registro Fiscal) por ejemplo RIF NIT CC- ID CI, etc. Nombre del Impuesto. Debe especificar el nombre del impuesto principal en caso de que este sea diferente a IVA, reemplazar por el valor correspondiente al pas.
INVENTARIOS y VENTAS (configuracin de Opciones)

Desde esta ventana puede especificar las funciones ms bsicas para el control de su inventario y movimientos de productos.
Precios con IVA incluido. De esta manera todos los precios incluidos en el inventario ya poseen en su composicin el valor del Impuesto IVA. Y a la hora de facturar se desacoplara del precio total para realizar el clculo del impuesto. NOTA: Cuando trabajamos con impuesto (IVA) incluido puede verse perdida de decimales de acuerdo al valor de redondeo de decimales aplicado.
Permitir vender productos sin existencia. Si esta activada esta opcin no se visualizar el
movimiento de inventario y la existencia podra quedar en valores negativos.

Exigir el Ingreso de seriales por Inventario: Obliga a cargar los seriales al ingresar los
productos al inventario.
Desactivar la creacin del archivo de movimientos de producto: Existe un archivo que mantiene la informacin general del movimiento de producto si bloqueamos esta opcin desactivamos la modificacin de ese archivo (esta opcin puede ser til cuando se trabaje con volmenes muy alto de inventario donde evitar crear este archivo puede aumentar velocidad en las transacciones)
Permitir facturar en Otra Moneda Distinta a la predeterminada. Si estn especificados las
opciones y valores de moneda desde ventas y/o presupuestos puede especificar un presupuesto o facturar en otra moneda distinta a la predeterminada.
Exigir el Cliente antes de Facturar.
Si especifica esta opcin aparece en la pestaa de ventas el campo para buscar por registro Fiscal (RIF, RUC, Etc.) De lo contrario no obliga esta opcin sino que al momento de facturar exige entonces al cliente.
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Exigir confirmacin de seriales al facturar.
Obliga a que se especifique un nmero de serial a los productos que apliquen al momento de facturar. NOTA: Para que las funciones relacionadas con seriales apliquen los productos deben tener esa opcin tildada (contiene seriales)
Los seriales al ingresar deben ser cargados desde el Inventario. Desde el men edicin Otros - agregar seriales. Debe estar activada esa funcin (Exigir el Ingreso de seriales por Inventario) para ejecutar esta accin.
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INTERNET Configuracin de Email (Reportes al Correo)

Si tiene internet puede colocar su correo y le llegara la informacin DE LAS ventas diarias. A su e-mail al finalizar el da o al iniciarlo.
Direccin de correo electrnico que enva: Es la misma que colocar en nombre de usuario o Host. Direccin del correo que recibe: su Correo o varios correo separados por , por ejemplo. D3xd@hotmail.com, Daniel.perez@gmail.com. Avanzados: Puerto: especifique un puerto diferente si conoce que puerto utiliza su servicio de internet. Por ejemplo Hotmail y Gmail utilizan el puerto 587, pero confirme con su operador de correo el nmero de puerto. Servidor SMTP (Correo Saliente): Especifique su servidor de correo saliente dependiendo del operador de correo Por ejemplo Hotmail utiliza smtp.live.com y Gmail utiliza smtp.gmail.com. Nombre de usuario y password del host: Escriba el nombre de su cuenta (correo del servicio de internet. Por ejemplo d3xd@hotmail.com) y su clave xxxxx Requiere seguridad SSL: Casi todos los servidores de correo necesitan esta seguridad dependiendo de su servidor de correo marque la casilla
SEGURIDAD
Desde esta pestaa puede permitir ciertas funciones de seguridad. Exigir contrasea para devolver desde ventas: si esta activada esta opcin y el vendedor una vez agregado en la hoja de ventas un producto desee devolverlo. Deber utilizar la clave asignada con el privilegio mnimo de usuario avanzado, para devolver este producto al inventario.
Exigir contrasea para realizar descuentos. Si esta activada esta opcin. Para realizar descuentos le ser solicitada la clave asignada con el privilegio mnimo de usuario avanzado. Exigir operador para operaciones de caja. Al activar esta funcin para poder realizar una venta. El programa, le exigir que ingrese su contrasea o clave de acceso. (Cualquier nivel). De esta manera quedara asignada las ventas a cada operador incluido. De esta manera se maneja cada usuario su propio control de flujo en caja. Y se pueden establecer responsabilidades.
NOTA: PARA ALMACENAR DEBE:
SALIR Y GUARDAR LOS CAMBIOS. Y ABRIR DE
NUEVO EL PROGRAMA PARA QUE LOS VALORES SEAN TOMADOS EN CUENTA.
EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DEPENDE DE LA CORRECTA CONFIGURACION DEL MISMO.
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CONFIGURAR UNA IMPRESORA FISCAL.

PARA Configurar una Impresora fiscal solo debe seleccionarla del listado en la pestaa de Facturacin en Configuracin. Y al guardar los cambios el sistema debera reconocerla y devolver el serial.
Por defecto el puerto predeterminado para la impresora es el COM1: sin embargo en caso de utilizar otro puerto debe seleccionarlo desde la pestaa dispositivos.
Si conecto una impresora fiscal el sistema debera reconocerla automticamente y describir el serial de la misma, de lo contrario mostrara un mensaje de error como este:
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Problemas al instalar una impresora fiscal.
Los dispositivos fiscales en algunos casos presentan diferentes fallas, la mayora de las veces es por no saber cmo funcionan. Antes de comenzar el reconocimiento a travs del programa debe cerciorarse de lo siguiente 1. Que la impresora este encendida On line 2. Que tenga papel y no tenga ninguna luz indicadora de falla encendida. 3. El cable debe estar bien conectado al puerto serie y bien ajustado 4. Que tenga correctamente instalado cintas, cartuchos o si es trmica que est correctamente cerrada las compuertas. Despus de verificados estaos pasos proceda entonces a reconocer la impresora fiscal desde el men de configuracin del programa. Caractersticas de las impresoras fiscales Son dispositivos preparados para cumplir eficazmente con el proceso de facturacin y debe cumplir ciertos requisitos. 1. Posee un precinto de seguridad en la parte posterior o inferior que impide que sea abierta o reparada por cualquier persona sin la debida autorizacin. (debe cerciorarse que no sea violado) 2. Posee una memoria fiscal interna que almacena la informacin de aproximadamente cinco aos de facturacin, y de igual forma tambin posee la informacin de su empresa nombre comercial, nmero de identificacin fiscal, direccin fiscal, etc. Informacin que quedara plasmada en el membrete de cada documento fiscal. 3. Posee de manera explcita el numero de serial fiscal impreso o troquelado externamente por ejemplo ekr7158999 4. Tambin tiene un libro fiscal donde est su historia, procedencia y ubicacin, histricos de reparaciones, etc. Y es necesario al ser fiscalizado por un especialista. 5. Cable de conexin de datos a la computadora por donde se transmitir la informacin a la impresora. 6. Tambin la impresora debe ser capaz de producir los siguientes: Reporte z o cierre diario Reporte x o cierre de turno Reporte de memoria fiscal
Certificacin comprobantes fiscales comprobantes no fiscales Descuentos devoluciones subtotal. Recomendaciones de uso de la impresora fiscal. Al finalizar la jornada de ventas y cerrar la caja o finalizar el da la impresora forzada por el programa imprime un reporte z que es el informe de los movimientos del da resumido en una sola hoja, y es la hoja necesaria para que el contador prepare sus libros. Para facturar la impresora debe tener la misma fecha que el sistema de lo contrario no se realizara la factura. La impresora debe coincidir el impuesto de ella con el del sistema Estar conectada preferiblemente en el puerto serie com1: que es el ideal para la transmisin de datos por defecto. Debe verificar el papel a diario para evitar fallas al momento de facturar. Si est imprimiendo y hay una interrupcin elctrica la impresora automticamente cancela el documento. Si existe algn error que no se pueda corregir con respecto a la impresora el programa cancelara la facturacin. Algunas veces cuando se trabaja el sistema con impresoras fiscales puede haber lentitud al abrir o finalizar una venta por la comunicacin con la impresora y verificacin de datos. Si el papel se acaba mientras est imprimiendo no es necesario apagar el equipo solo reemplace el papel y cierre la compuerta y acepte el mensaje de error que debe aparecer. El hacer cierre z innecesarios puede acortar la vida de su impresora ya que generalmente estn diseadas para unos 512 cierres z (vida til de la memoria fiscal 5 aos aproximadamente) y esto genera el agotamiento de la memoria fiscal. Hay algunos modelos de impresoras fiscales que automticamente al otro da ellas imprimen su propio reporte z, en este caso no es necesario realizar otro adicional
CONSOLA DE CONTROL DE IMPRESORAS FISCALES:

Ubicada dentro en el men avanzado desde el modulo principal
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En la pestaa de funciones Bsicas, se puede probar el estado de la impresora reconectarla, puede sacar reporte X o Z sin tener que finalizar el da o el operador
En la pestaa funcin de auditora, se puede reimprimir los reportes Z por un nmero en especfico y por fecha.
PREPARAR EL DIA DE TRABAJO (Iniciar operaciones).

NOTA. EL PROGRAMA maneja una fecha y la impresora fiscal si la hubiese; maneja otra fecha y el PC Computador maneja la fecha actual. Por lo que es necesario que las fechas estn iguales para poder facturar. Por eso es necesario Iniciar el da antes de comenzar a utilizar el programa cada da. Para que el programa tome la fecha de la computadora. Prepare los reportes generales y est listo entonces para facturar. Luego al culminar el da de trabajo es necesario finalizar el da. Para que el ciclo se
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complete. Se impriman los reportes Zeta de la impresora fiscal. (Si la hubiese) y se bloque el programa hasta el otro da.
INICIAR FINALIZAR OPERADOR:

Para trabajar con operadores primero debemos entrar en el Men: AVANZADOS CONFIGURACION, en la pestaa de SEGURIDAD.
En AVANZADOS - USUARIOS y creamos todos los operadores que tendrn acceso al sistema. Dndole los permisos y restricciones necesarias para cada uno. y de esta manera al entrar en da iniciar operador le dar la opcin de todos los operadores creados. NOTA: esta opcin es muy til cuando los negocios trabajan con varios cajeros y por turnos. Se recomienda al cerrar cada turno realizar un reporte X si tuviera impresora fiscal.
INFORME DE OPERADOR:
Este es el resumen de cada operador al cerrar.
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COPIAS DE SEGURIDAD (Backup y Restauracin)

ES NECESARIO REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD. Cada cierto tiempo para evitar prdida valiosa de datos en caso de dao en el disco principal.
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Realizar copia de seguridad.

Seleccione el destino (ruta donde desea realizarla) de la copia de seguridad y pulse iniciar. En pocos minutos ser realizada la copia de seguridad.
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NOTA. ES CONVENIENTE QUE UNA VEZ REALIZADA NUESTRA COPIA DE SEGURIDAD. LA COPIEMOS EN UN DESTINO EXTERNO. (CD PENDRIVE, ETC.) POR SI ACASO SE DAA EL DISCO DURO. DONDE HICIMOS LA COPIA.
Restaurar desde una copia de seguridad previa.

Para restaurar en caso de falla ubicamos la carpeta que tiene nuestra copia de seguridad previamente realizada.
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ESTE ES EL CONTENIDO DE LA COPIA DE SEGURIDAD REALIZADA. DEBEMOS APUNTAR HACIA ESTA CARPETA CUANDO REALICEMOS ESTA RESTAURACION. NOTA. De ejecutar una copia de seguridad sin necesidad o sobre una base de datos en buen estado corremos el terrible riesgo perder toda la data.
Seleccionamos la carpeta que contiene el respaldo o copia de seguridad.
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INVENTARIO DE PRODUCTOS
Crear un producto:
En la casilla de buscar cdigo: colocar el cdigo a crear de manera alfanumrica (Mximo 15 dgitos) y PRESIONE LA TECLA Enter. Si el cdigo escrito existe puede modificar sus valores a excepcin de las existencias (se realiza a travs de un modulo de ajustes) y si no existe debe entonces especificar todos sus valores.
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NOTA: Puede incluir solo los valores que necesite los nicos obligatorios son (Cdigo, descripcin, precio de venta, Impuestos y existencia) Descripcin: Especifique la misma del producto. Departamento: grupo asociado a las bsquedas donde se encuentra el producto. Es importante crear grupos de productos para posteriormente poder asociar nuestros productos a los mismos. (Si no existe la categora o departamento puede crearla en el mismo momento). Ya que por defecto la bsqueda de productos por listado est vinculada a los departamentos.
Sub departamento. Un sub grupo derivado del principal para reorganizar mejor los productos. Marca: Opcional; especifique la marca del producto. Precio de costo. Precio unitario con Impuesto incluido de costo al mayor. Precio de venta. Especifica previo de venta al pblico con impuesto o sin impuesto dependiendo de las opciones configuradas en el modulo de configuracin. Otros precios: Precio2, precio3 y precio 4: Casillas de mayor de en precio 2 y 3: especifican el monto mnimo por el cual el producto valdra si la cantidad llegase a ser igual esta. Por ejemplo precio unitario Precio de Venta = 100. Precio 2 si es mas de 6 = 99, etc. Unidad de Medida: si el producto se vende en Unidad, Kilo; metro, Litros
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Tipo de producto: Si el producto es del tipo Materia Prima (No se vende solo), Compuesto (Dentro de este producto existen otros productos y al vender este producto este a su vez vende todos los productos vinculados) Producto (Es un producto de venta) Impuesto. El valor de impuesto que aplique. (Previamente configurado en las tasas de impuesto) por ejemplo: IVA1 = 12). Existencia Local: Cantidad de productos dispuestos a vender. Deposito1 2 3. Lugar temporal de almacenamiento de productos. (Para ser vendidos deben ser trasladados a la existencia local.) Sucursales. Cantidad asignada a sucursales. Comprometido. Cantidad reservada para vender o guardad en algn pedido. Apartado. Apartado en la ficha de algn cliente de apartados. NOTA: A TRAVES DEL INVENTARIO NO PUEDEN MODIFICARSE LAS EXISTENCIAS DE LOS PRODUCTOS (EXISTENCIA LOCAL, Y DEPOSITOS) SINO A TRAVES DE EL MODULO, DE TRASLADOS Y AUSTES DEINVENTARIO. PARA LAS CANTIDADES COMPROMETIDAS. SOLO SE DESCOMPROMETEN AL DEVOLVER UN PEDIDO. O AL FACTURARLO. PARA LAS CANTIDADES APARTADAS. AL FACTURAR EL APARTADO SE ELIMINA ESTA CONDICION
Crear un producto de Materia Prima:

Estos productos estn diseados para no ser vendidos al pblico directamente si no como para uso interno de la empresa o como parte de un producto compuesto. El procedimiento es simple. Creamos nuestro producto como lo hicimos previamente pero antes de almacenar colocamos el Tipo de producto como (MATERIA PRIMA)
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Crear un producto COMPUESTO:

Se crea de la misma manera como los productos de materia prima, solo que estos productos FISICAMENTE NO EXISTEN. Son utilizados para vender varios productos en uno solo por ejemplo: tenemos un producto que a su vez queremos vincular a otro o muchos entonces creamos este producto.
Como vincular este producto Compuesto con otros o varios? Sean de materia prima o normal. El procedimiento es el siguiente: Una vez creado el mismo al pulsar el botn Guardar o almacenar aparece el siguiente sub modulo:
Desde aqu agregamos los productos que contendr el compuesto y a medida que vallan pasando al listado se ir calculando el precio de costo del mismo. Este producto del tipo compuesto no maneja existencia. Ya que la existencia depender de la existencia de cada producto. 43 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com
Modificar un producto compuesto (su contenido de productos) Desde inventario previamente seleccionado el producto compuesto en el men edicin pulsamos el sub men. Editar composicin de productos compuestos. Aparece el listado de los productos y podemos agregar y eliminar sub productos al mismo.
Modificar productos ya existentes:

En la casilla de buscar cdigo: colocar el cdigo y PRESIONE LA TECLA Enter. El producto aparecer y solo basta con pulsar desde el men Edicin Modificar datos del producto o Pulsar F3 y se desbloquear el producto y permitir modificar todos los datos. A excepcin de las existencias de los mismos lo cual se puede hacer solo por Traslados y ajustes de Inventario.
ELIMINAR PRODUCTO: Puede eliminar un producto mientras este no posea movimientos
en el mes actual. (Sin existencias, sin entradas y sin salidas ya que esta informado el listado de entradas salidas e inventarios y podra desajustarse.)
ENTRADA DE PRODUCTOS. Si necesita agregar una cantidad de productos No por
compras puede hacerlo a travs de este modulo, debe solo especificar la cantidad de entrada y el lugar.
AGREGAR SERIALES A LOS PRODUCTOS. Para agregar serial a los productos debe haber
especificado previamente esta opcin en la configuracin. Y de estar asignado comience a crear los mismos. A la hora de facturar no permitir seriales distintos a los ingresados por este modulo.
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MODIFICAR CODIGO DE PRODUCTO: Puede tambin colocar un nuevo cdigo a un
producto ya existente con esta funcin.

ASOCIAR UNA IMAGEN A LOS PRODUCTOS: A travs de esta opcin puede agregar una
imagen a los productos y al consultar el producto por consola de consulta de precios o desde ventas puede ver la imagen al solicitar Mostrar imagen de producto.
AUMENTAR O DISMINUIR PRECIOS (TODO EL INVENTARIO): Puede de manera general
aplicar un aumento o disminucin de los precios que en base a un porcentaje que ser aplicado sobre el precio de venta actual. Ms no sobre el de costo.
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INFORME DE COSTO DE INVENTARIO: A travs de esta funcin el programa calcula todos
los posibles costos y sus variantes.
MOVIMIENTO DE PRODUCTOS. Puede ver el movimiento de los productos Entradas,
salidas, traslados, etc.
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A partir de este informe ser preparado el informe de entrada, salidas y autoconsumo que se prepara al iniciar un nuevo mes. Adems de las funciones mencionadas. Puede obtener: Reporte completo de los productos. Exportar el inventario. Imprimir el inventario para realizar un inventario, etc.
ESTADISTICO DE PRECIO DE PRODUCTO. En esta pestaa puede observar el
comportamiento de los costos, impuestos y los precios de ventas especificando tanto el impuesto real y la ganancia neta por producto.
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IMPRIMIR INVENTARIO. Desde el modulo de inventario podemos acceder al sub men
Imprimir el cual permitir acceso al modulo de impresin de Inventario.
Desde este modulo podemos imprimir de forma personalizada los detalles del inventario clasificado de la forma como lo deseemos. Son siete opciones predefinidas para obtener el mximo de beneficios. Y a su vez estn los grupos de decisiones para aumentar el mximo de seleccin. 1. Listado de Impresin: Muestra las siete opciones de impresin del Inventario. 2. Datos bsicos: Aqu se muestra que contiene el reporte a imprimir. 3. Precio de venta: permite seleccionar con qu precio queremos la lista de precios o el detallado de inventario completo. (no aplica para los reportes bsicos ni completo detallado, pero si para lista de precios y Completo) 4. Opciones de existencia: Permite seleccionar si queremos que muestre todo el inventario, solo con existencia o solo apartados.
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INVENTARIO DE SERVICIOS
Para crear un servicio en la casilla de buscar cdigo colocar uno y darle Enter, el sistema le dir que el cdigo no existe que si le gustara crearlo, dar clic en s y continuar llenando los datos del servicio. Luego almacenar.
COMO VENDER UN SERVICIO DE INVENTARIADO: desde ventas debe pulsar la tecla F10
para que cambie a la opcin de ventas por servicio. Y a continuacin escriba el cdigo del servicio a buscar o presione la tecla F4 para Seleccionar desde el listado.
TRASLADOS Y AJUSTES DE INVENTARIO

Desde la ventana principal Ir al Men Avanzados.
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Para hacer un ajuste o autoconsumo de inventario:

Archivo Nuevo Ajuste o Autoconsumo, sale el siguiente recuadro donde se colocara: Responsable, el motivo del ajuste, origen de los producto, Etc.
Luego buscar los cdigos de los productos a ajustar colocando la cantidad que se desea ajustar, Luego clic en agregar, cuando se haya el ajuste de los productos deseados dar clic en proceder, se guardara en el sistema un reporte de autoconsumo. Y se imprimira tambien un Acta de Autoconsumo especificando los cambios realizados. Este cambio aparecera en el reporte de Entradas salidas y autoconsumos. Si no deseo ejecutar el autoconsumo en el momento entonces podemos almacenarlo en el boton inferior para ejecutarlo posteriormente
Ajustes de inventario Mediante Colector de Datos:
A travs de este modulo podemos acceder a la consola de ajuste diseada para tal fin. El colector de Datos o Data colector, es un dispositivo capaz de recibir informacin
mediante su cdigo de barra y almacenarlo en el mismo y posteriormente lo expulsa mediante un archivo *.txt o *.dat) Estos archivos estn separados o delimitados por (tabuladores TAB, comas ,, Puntos ., o espacios ) el programa lo que hace es recibir el archivo y lo revisa de acuerdo a su tamao y simplemente la cantidad de veces que aparece un cdigo l lo registra y agrupa.
Una vez que se ha ledo todos los cdigos con el colector de datos; procedemos a cargar el archivo resultante del mismo. Una vez cargado el archivo el Modulo lo muestra comparado con el inventario existente y especifica si faltan o si sobran y solo tenemos que especificar lo que hemos de hacer. (Agregar o Quitar) Y cuando este todo ajustado debemos entonces colocar Realizar cambios. Para que se puedan reflejar en
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el inventario. Una vez realizado este ajuste se imprimir un acta de autoconsumo por los productos faltantes.
Ajustes de Inventarios mediante listado:

Archivo Ajuste Mediante Listado de productos. Aparece el listado de productos.
Una vez revisado los productos al ver cualquier irregularidad podemos simplemente hacer doble clic sobre la fila o producto y aparece la ventana para ajustar lo que deseemos de las existencias.
TRASLADO ENTRE DEPOSITOS LOCALES

Para hacer un traslado entre depsitos y locales externos Colocar a mano izquierda los datos de quien enva, responsable, motivo del traslado y el origen de los productos a mano izquierda los datos de quien recibe, En la casilla
cdigo introducir los productos a trasladar (AL IGUAL QUE EN AUTOCONSUMO) e ir agregndolos y al finalizar dar clic en proceder.
TRASLADO DE PRODUCTOS A SUCURSALES

Para Hacer un traslado entre Sucursales, deben estar creadas las sucursales previamente.
CREAR SUCURSALES (SI NO EXISTEN PREVIAMENTE)
Para crear Las sucursales debe activar esa opcin desde configuracin. Pestaa de bsicos. Activar la opcin Habilitar caractersticas especiales para sucursales, luego salimos y guardamos los cambios.
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Luego desde el men avanzados en el modulo principal Ingresamos al men Sucursales. Y la opcin Listar sucursales.
En este modulo, creamos nuestras sucursales. Descripcin de sucursal. (Nombre descriptivo de sucursal). Numero de sucursal. Numero con que se identificara esta sucursal de las otras si las hubieses. Direccin IP del servidor (Requiere una Direccin IP fija) por ejemplo 192.244.10.18 (Pueden usarse redireccionadores de IP dinmicas gratuitas como NO-IP u otras Ejemplo: miIp-gratuita.biz. Nombre de la base de Datos. El programa utiliza un nombre para la Base de Datos de Gisin3 como D3xD_Dbase sin embargo si hubiese otra empresa puede notar D3xD_Dbase1 y as sucesivamente.
Una vez creada la sucursal y almacenada. Esta se probara y retornara la direccin fiscal de la sucursal de lo contrario no dar respuesta positiva.
COMENZAR A TRASLADAR PRODUCTOS A SUCURSALES
Ingrese a Traslados y escoja un nuevo Traslado!
Llene todos los datos necesarios al igual que en un traslado Local! Pero en la pestaa contigua. (Sucursales) Seleccione la sucursal a la que desea realizar el envo.
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Una vez seleccionado el origen y el destino (sucursal cargamos todos los productos. Y para finalizar proceder) Si por alguna causa fall la conexin con la sucursal los productos que no se hubiesen pasado se quedan demarcados en la ficha de sucursales para tomar cualquier accin necesaria posterior.
CONECTAR CON SUCURSAL.
HAY QUE VERIFICAR LOS PRODUCTOS QUE ENVIAMOS A LA SUCURSAL Desde el men avanzados en el modulo principal Ingresamos al men Sucursales. Y la opcin Conectar con Sucursal. Para conectarnos solo damos dos veces clic al listado de sucursales en la sucursal que deseemos acceder.
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Una vez conectados vera la Palabra en la parte superior Derecha. Sucursal (#)
Esta funcin permite conectar a travs de internet o la Red (en caso de ser local la sucursal). Tal como si estuvisemos fsicamente en la computadora de la sucursal. Y podemos realizar cualquier accin como si estuvisemos all. Nota. Existen algunas restricciones para las sucursales o empresas remotas. Ya que no hay acceso a todos los recursos de la sucursal (Por ejemplo a la Configuracin y Facturacin) pero si a una gran mayora de opciones.
VENDER Y FACTURAR.
Para VENDER Y FACTURAR. Debe ingresar a Ventas Vender desde el modulo principal. En la ventana que aparecen la casilla: Cdigo. Puede incluir el cdigo del producto a Buscar o leerlo desde un escner de cdigos de barra. Si ya esta creado el producto debera aparecer. Si no conoce el cdigo puede presionar F4 para buscar desde un listado. Organizado por categoras o departamentos. Por defecto est configurado para buscar Productos de Inventario pero tambin puede buscar Productos de servicios solo presionando la tecla F10.
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Opciones de Ventas. Ajuste de acuerdo a su necesidad para optimizar
AGREGAR LOS PRODUCTOS EN LA HOJA DE VENTAS
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De esta manera va agregando productos.
Funciones generales en ventas:

Existe un gran nmero de opciones para facilitar, acelerar y permitir la facturacin de diferentes formas.
BUSQUEDA ACTIVA: Si este comando est activado cuando se escribe el cdigo el
sistema va revisando coincidencias en la base de datos y de modo desactivada el sistema busca en la base de datos solo cuando se presiona Enter.
ESCOGER CANTIDAD (establecer cantidades el Momento de facturar): Este comando o
funcin permite activar o desactivar la casilla de cantidad. Y el mtodo abreviado es F2.

BUSCAR POR LISTADO: Si no se conoce el cdigo del producto o no se dispone de un
lector de cdigos de barra este comando o funcin permite abrir el listado de los productos donde podr consultar los mismos con tan solo escribir un criterio de bsqueda. (Por descripcin, referencia, departamento, cdigo, etc.) Y el mtodo abreviado es F4.
ESCOGER PRECIOS: Este comando o funcin permite activar o desactivar la casilla de
PRECIO. PARA QUE UNA VEZ BUSCADO EL PRODUCTO PODAMOS ESCOGER o Cambiar el precio a precio1, precio2, o precio3. (Debe estar activada esta funcin para poder
cambiar el precio al momento con el otro comando que Editar precios) Y el mtodo abreviado es F7.
MODO CODIGO / PRECIO: Este comando o funcin est diseada para cuando se quiere
descomprimir un cdigo de barra en dos partes la parte del cdigo y la del peso. Solo trabaja con la funcin balanzas cdigo peso Y el mtodo abreviado es CTRL + F1. Para ms informacin ver el Capitulo de configuracin Dispositivos Cdigo y peso Integrado.
ESTABLECER PRECIO ALTERNATIVO: Este comando o funcin permite Predefinir o
predeterminar el precio 2 sobre el precio 1 o viceversa con tan solo ejecutar este comando.
MOSTRAR IMAGEN DE PRODUCTO: Ya que el programa permite agregar imgenes en el
inventario de productos con este comando podemos mostrarla desde la ventana de ventas.
MONEDA PARA FACTURACION Si esta activado en configuracin permitir facturar en
otra moneda entonces este comendo permite cambiar la moneda en base al valor de la moneda relacionada con la principal.
AGREGAR SERVICIO O DESCRIPCION ADICIONAL: Este comando permite agregar una
especificacin (servicio de algo que no existe en los inventarios ni de productos ni servicios. Modo producto de servicio (especifique descripcin, cantidad y precio luego pulse Agregar) para salir puede pulsar ESC o F8. Modo Descripcin especifique descripcin y en cantidad coloque 0 y precio coloque 0 esto agrega una descripcin que no tiene precio ni cantidad. El mtodo abreviado es CTRL + S.
AGREGAR PRODUCTO GENERICO GRAVADO: Con este comando agregamos en nuestro
inventario un producto que no existe (Estilo servicio con una descripcin Varios) predeterminado a la tasa de impuesto (IVA1) y activa y desbloquea la casilla de precio de ventas para que solo coloquemos el precio unitario de ventas y la cantidad y ya queda agregado a la hoja de ventas. El mtodo abreviado de este comando es CTRL+F2.
AGREGAR PRODUCTO GENERICO EXENTO Con este comando agregamos en nuestro
inventario un producto que no existe (Estilo servicio con una descripcin Varios) y de tasa de Impuesto EXENTO, el comando activa y desbloquea la casilla de precio de ventas para que solo coloquemos el precio unitario de ventas y la cantidad y ya queda agregado a la hoja de ventas. El mtodo abreviado de este comando es CTRL+F3.
ALTERNAR ENTRE PRODUCTOS Y SERVICIOS Con este comando CAMBIAMOS al
inventario de Productos (por defecto) o al inventario de Servicios. F10.

REMOVER EL ULTIMO ITEM Para devolver un producto de los agregados en la hoja de
ventas basta solamente con seleccionarlo con el ratn luego hacer clic sobre el mismo con el botn derecho del ratn y luego escogemos si devolver el producto seleccionado, devolverlos todos o modificarlo para cambiar cantidades. Pero si no queremos utilizar el ratn podemos utilizar este comando para devolver el ltimo producto. Y de esta manera devolver todos uno a uno. El mtodo abreviado para este comando es CTRL+R.
En el men Archivo encontramos otros procesos ya para finalizar la venta, como Facturarla, Guardarla como pedido o Imprimirla como pedido.
AGREGAR CLIENTE POR LISTADO Este comando permite incluir el cliente antes de
seleccionar los productos. Aunque tambin existe otra funcin para obligar a seleccionar el cliente antes de facturar. Pero este comando no es obligatorio solo si el cliente desea agregarlo antes sin necesidad de estar obligado. El mtodo abreviado para este comando es F9.
ABRIR PEDIDOS / NOTAS DE ENTREGA Este comando permite abrir un pedido guardado
previamente desde cualquier equipo en la red o de manera local. El mtodo abreviado para este comando es F6.
GUARDAR PEDIDOS Este comando permite ALMACENAR un pedido en uso para abrir
posteriormente desde cualquier equipo en la red o de manera local. El mtodo abreviado para este comando es F5.
IMPRIMIR COMO PEDIDO Este comando permite IMPRIMIR la totalidad del pedido en
uso por la impresora predeterminada para tal fin.

PROCESAR VENTA - FACTURAR Este comando Finaliza el proceso de venta y apertura la
ventana de pagos. El mtodo abreviado para este comando es F12.
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Si los productos llevan seriales recuerde agregarlos antes de procesar el pago Facturar. Haciendo clic sobre el producto y escogiendo la opcin Editar seriales.
Si desea devolver un producto agregado haga clic con el botn derecho del ratn y seleccin la opcin devolver producto o devolver todos segn sea el caso. Para Facturar presin F12 - o la opcin Finalizar Venta.
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DESDE ESTA VENTANA. Podr Facturar, pero antes agregar los clientes o las diferentes formas de pago. NOTA. SI DESEA QUE LOS CLIENTES SE ALAMACENEN DEBE ESPECIFICAR TODOS LOS VALORES DE LOS MISMOS, NOMBRE, CEDULA, DIRECCION Y TELEFONO, DE LO CONTYRARIO NO SE ALMACENARAN. Puede Facturar al Contado o Crdito.
Par facturar a Crdito el cliente debe existir previamente. No puede dar crdito a un cliente que no exista previamente!
NOTAS DE ENTREGA Y/O GUIAS DE DESPACHO

Primero debe configurar la Nota de entrega. (En caso de No estar configurada)
Coloque los valores correspondientes hasta que pueda salir como desea. Recuerde hasta de imprimir la prueba Guardar Plantilla.
SI DESEA QUE AL FACTURAR SALGA DE UNA VEZ LA NOTA DE ENTREGA O GUIA DE DESPACHO DEBE CONFIGURAR ESA OPCION DESDE EL MODULO DE CONFIGURACION EN LA PESTAA ESTE EQUIPO.
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Y al facturar aparecer ya tildada la opcin. Si desea omitir desbloquee la opcin.
NOTA. EL TAMAO Y CONFIGURACION DE LAS NOTAS DE ENTREGA DEPENDERA DE LA CONFIGURACION PREVIA REALIZADA EN LA PLANTILLA CORRESPONDIENTE A LAS NOTAS DE ENTREGA
REIMPRIMIR UNA ORDEN DE ENTREGA O GUIA DE DESPACHO DESPUES DE IMPRESA LA FACTURA.

ESTA OPCION PUEDE UTILIZARCE SI LA ORDEN DE ENTREGA SALIO DEFECTUOSA O NO SALIO. Y CONSISTE EN ABRIR LA FACTURA PREVIAMENTE REALIZADA COMO SI FUERAMOS A REALIZAR UNA DEVOLUCION O NOTA DE CREDITO Y EN VEZ DE SELECCIONAR ESA OPCION SELECCIONAMOS LA OPCION DE REIMPRIMIR DOCUMENTOS.
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Al seleccionar esta opcin, el mensaje nos solicita si queremos utilizar para nuestra orden de entrega el ltimo nmero usado (si fuese una reimpresin por falla o dao del original) o si deseamos asignar un nuevo nmero al documento. (Por si es la primera orden de entrega que haremos a una factura ya impresa) De acuerdo a la necesidad respondemos.
VENTAS POR APARTADOS Y/O ABONOS:

*Primero para dar un apartado debe existir el cliente en la base de datos. Si no fuese as puede Crear los clientes en AVANZADOS-Ficha de CLIENTES. *Luego desde el modulo Principal Ingresar en el men ventas y seleccione ventas por apartados y/o abonos. Ya desde all seleccione el cliente si lo ve en el listado. De lo contrario. Pulse el Men Archivo. Y seleccione Agregar Nuevo apartado. Donde deber buscar el cliente y almacenarlo en este modulo para luego crear los productos.
All busca el nombre del cliente y lo guarda tal como muestra la figura:
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Al hacer clic en Nuevo Apartado seleccione la opcin de buscar al cliente y agregar el producto a apartar. Esto nos vincular con la ventana de ventas y desde all agregamos nuestros productos. Y luego Finalizar Apartado F12
Una vez hecho el apartado presionar (f12) o ir a Archivo Procesar Apartado. Para realizar un abono al apartado solo haga clic en el botn pagar y escoja la forma de pago. Para procesar el pago.
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ANULAR UN APARTADO.
Para anular un apartado debe bsicamente hacer lo siguiente. Escoja el apartado. Seleccione el producto a devolver y pulse el botn derecho del ratn. Y seleccione Devolver.
Debe repetir este procedimiento con todos los productos del mismo cliente hasta anularlos todos al final aparecer un mensaje preguntando si desea eliminar toda la informacin de este apartado. Debe responder Si.
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NOTA: ESTA OPCION ES PARA SOLUCIONAR ERRORES CON LOS APARTADOS MAL PROCESADOS. NECEITA PERMISOS DE ACCESO TOTAL PARA EJECUTAR ESTA OPERACIN.
FACTURAR UN APARTADO.
Para Facturar un apartado debe pagar todo lo que el cliente debe y al final se activara la casilla de Facturacin donde a travs de este procedimiento saldr la factura. Si tiene vendedor Obligado pedir a nombre de qu vendedor se factura.
VENTAS POR PLANES DE CREDITOS

Funcin que permite vender al estilo de apartados pero estableciendo los parmetros de financiamiento si los hubiese. NOTA: LOS PRODUCTOS CONTENIDOS EN ESTE MODULO QUEDARAN RESERVADO DEL INVENTARIO COMO SI ESTUVIESEN APARTADOS. Y SALDRAN SOLO CUANDO SE GENERE LA FACTURA AL FINAL DEL PROCESO DE PAGO.
Lo primero es Crear Nuestro Cliente. Y desde el men archivo Nuevo Plan de crdito. Esto permite que se active el botn de bsqueda para el cliente que ya debe existir y las dems opciones estn simplificadas en 5 pasos.
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Paso1. Buscar el Cliente Paso 2. Almacenar Los Datos Paso 3. Agregar los productos. Paso 4. Escoger los Planes de financiamiento. Paso 5. Aplicar e iniciar el plan. Luego para realizar los pagos de las cuotas en la ltima pestaa haga clic con el botn derecho del ratn para pagar las mismas.
PEDIDOS:
Desde Ventas Si desea guardar una venta temporalmente para facturarla posteriormente puede hacerlo desde la ventana de ventas. CON SOLO PRESIONAR f5 DESDE VENTAS. Desde Pagos Si desea guardar una venta desde Pagos (ya con los datos de Cliente, Rif, Direccin, vendedor, etc.) puede presionar de igual forma F5. Y se guardar ya con toda esa informacin.
Tambin es muy til cuando se trabaja en red con varias COMPUTADORAS Y SE DESEA DIRECCIONAR LA FACTURACIN A UN SOLO EQUIPO (CAJA), ya que puede guardar los pedidos y verlos en la maquina principal donde se imprimir finalmente la factura.
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SI ESTA CONFIGURADA LA OPCION DE IMPRIMIR PEDIDOS. AL ALMACENAR LE PREGUNTARA SI DESEA IMPRIMIR COMO PEDIDO. DE ESTA FORMA IMPRIME UN FORMATO CON LOS DETALLES DEL PAGO CORRESPONDIENTE. NOTA: MIENTRAS EXISTAN PEDIDOS CON TOTALES SIGNIFICA QUE EXISTEN PRODUCTOS COMPROMETIDOS.
PARA ELMINAR UN PEDIDO EN CERO = 0, QUE NO TIENE TOTAL (NO TIENE PRODUCTOS) SOLO ABRALO, CARGUELE PRODUCTOS Y FACTURE PARA QUE SE PUEDA ELIMINAR LOS PRODUCTOS.
COTIZACIONES Y PRESUPUESTOS:
A travs de este modulo puede realizar presupuestos, al igual que la ventana de ventas. Puede agregar productos y clientes. Y posteriormente Imprimirlos. Enviarlos por Correo o exportarlos. Existen Tres tipos de Presupuestos:
Tipo 1. Sencillo sin logo ni lneas. Tipo 2. Sencillo con logo pero sin lneas. Tipo 3. Con lneas y logo.
La configuracin de espaciado y distribucin. Depende de la configuracin previa realizada desde la plantilla en configuracin. Ver plantilla de configuracin.
DEVOLUCIONES NOTAS DE CREDITO:

Aqu se pueden hacer las devoluciones de facturas o notas de crdito (solo del da).
Para devolver una factura debe conocer su nmero de pedido o de factura. Incluirlo y a continuacin buscarlo desde este modulo.
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Una vez que aparezca la factura seleccionar la opcin Devolver todos los productos. Y Luego proceder. Esto generar una Nota de Crdito. Existen varias formas para Notas de crdito. Total (todos los productos) Parcial (uno o varios productos dentro de la factura) Y de Ajuste.(Funciona como un descuento o ajuste al documento por un monto determinado)
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Una vez agregado los productos a Devolver solo falta seleccionar la accin posterior por el total de la devolucin. (Cuando hacemos una devolucin debemos especificar hacia donde van a ir los fondos, y tenemos varias opciones) Acciones. Si la Factura a la que se le est aplicando una devolucin es a Crdito: El total de la devolucin anula la factura en cuestin y rebaja del monto de la deuda. Si la Factura a la que se le est aplicando una devolucin es de Contado: 1. Crear Saldo a Favor (Si el cliente Existe previamente en la Base de Datos; el sistema lo localiza y le coloca un saldo a favor que posteriormente puede utilizar como parte de pago. Ver seccin de Pagar con Nota de Crdito o Saldo a Favor) Pero si el cliente no existe el sistema retirar del total de entradas del da el total de la devolucin y lo har en EFECTIVO. 2. Devolver Monto al Cliente: Esta opcin permite que la devolucin no se acumule como saldo a favor sino que lo retire inmediatamente del total de entradas del da dependiendo del medio de pago seleccionado.
Una vez seleccionada la opcin ms conveniente pulsamos sobre el botn procesar devolucin y Se imprimir la Nota de crdito y quedar reflejada la accin en el reporte de ventas diarias.
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Pagar con Nota de Crdito o Saldo a Favor)

Para usar una Nota de Crdito o Saldo a favor como medio de pago debemos hacer lo siguiente: 1. Desde pagos ya listos para facturar buscamos el cliente que tiene un saldo a favor primero que nada.
Una vez all utilizamos la opcin descontar desde y escribimos el monto que queremos descontar del saldo a favor.
Una vez descontado entonces ya podemos facturar, teniendo en cuenta lo presente si el saldo a favor es mayor que lo que se est facturando entonces quedar un remanente para utilizarlo posteriormente. Y si fuese menor entonces deber completar con otro medio de pago para llegar al total. Aparecer una confirmacin de si est de acuerdo en restar del saldo a favor el monto total de la nueva venta. Si est de acuerdo la solicitar la confirmacin a travs de su clave autorizada. 77 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com
Esto a su vez tendr que reportar en el reporte de ventas el medio de pago el cual aparecer como Nota de Crdito (ya que se est pagando con el saldo de una nota de Crdito).
Y en la ficha de clientes reportara el saldo restante y los detalles de la ltima facturacin.
Y si quisiese devolver el efectivo restante podr hacerlo por a travs de la ficha de Clientes Devolver saldo a Favor. Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com 78
DEVOLUCION DE SALDO A FAVOR (CLIENTES).

Puede darse el caso que por alguna circunstancia se le quiera devolver el saldo a favor restante a algn cliente (proveniente de una Nota de Crdito Devolucin previa). Para eso debemos ingresar a la ficha Clientes. Y una vez seleccionado el cliente con el saldo a favor.
Vamos al men Devolucin de Saldo a Favor. Y luego especificamos en la venta subsiguiente el monto a devolver y en que medio de pago.
Una vez realizado este proceso se resta de las entradas a caja el monto total de la devolucin de saldo a Favor. 79 Sistemas D3xD Gisin3 www.d3xd.com
NOTAS DE DEBITO - CLIENTES

Para hacer una nota de debito a un cliente en particular lo hacemos directamente desde el modulo de clientes.
Una vez all pulsamos sobre el men Nota de Debito al aparecer la ventana de nota de debito.
En datos de Nota de Debito especificamos los cargos y/o conceptos especificados de igual forma a que factura afecta. Luego pulsamos agregar podemos agregar cuantos conceptos apliquen. Una vez concluido pulsamos el botn Aplicar Nota de debito. Lo que imprimir el documento y quedar un saldo deudor a nuestro cliente.
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USUARIOS (Crear, Modificar, Eliminar)

Desde avanzados ingrese a usuarios y desde ARCHIVO NUEVO USUARIO llenar los espacios en blanco colocndole el nombre del usuario, su contrasea o password, repetir el password, se le coloca el nivel de seguridad, luego dar clic en aceptar.
Acceso Total. Este nivel de seguridad tiene todos los privilegios. Administrador. Segundo Nivel despus del Acceso total permite hacer realizar casi todas las operaciones a excepcin de Usuarios, Configurar el programa o eliminar productos o existencias) Auditor. Puede ingresar a todos los niveles pero en calidad de Solo lectura. No puede Modificar, ni eliminar. Usuario Avanzado. Funciona como un encargado. Puede realizar devoluciones, notas de crdito, cargar facturas, etc. Pero no puede eliminar ni ver los reportes de ventas. Usuario. Solo para el control de cajas e informe de operador. NOTA. SI CAMBIA LOS NIVELES DE ACCESO DEBE DEJAR ALGUNO CON ACCESO TOTAL DE LO CONTRARIO SERIA IMPOSIBLE ACCEDER LUEGO A MODIFICAR LOS USUARIOS.
COMPRAS: DE PRODUCTOS (INGRESO A INVENTARIO A TRAVES DE FACTURAS DE COMPRA)

Para agregar compras de facturas de productos que a su vez se agreguen al inventario.
Debe acceder al Men Avanzados Compras Productos (Inventarios). Desde all puede seleccionar desde el men nueva Compra (No importa si es nota de crdito o Factura).
Aparece el men de carga de factura. Lo primero a seleccionar es el proveedor.
EXISTEN CINCO (5) PARTES EN LAS COMPRAS. 1. LOS DATOS BASICOS: La informacin general de la factura, Proveedor, tipo de documento (Si es factura o nota de crdito). Si es contado o crdito. mbito (Nacional o de importacin) Nmeros de documentos. Factura, control, etc. Descuentos y/o recargos en compras (aplicados sobre todo el documento)
**FECHA DE REGISTRO. La fecha de aplicacin de un documento, en el caso de que el documento este llegando fuera del periodo y se necesite declarar en el periodo actual o en el periodo anterior. Entonces colocamos la fecha en que se aplicar dicho documento. Si hubieses uno ms descuentos generales o recargo aplicado sobre todo el documento.
2. LOS DATOS AVANZADOS: Informacin avanzada de una compra que puede ser fletes, compra en una moneda extranjera, etc. Monto Base para prorrateo: a travs de este monto se calculan los fletes o aranceles que afectan la compra. Y de esta manera altera el precio de costo de manera porcentual. Existen dos tipos de recargos. Los que estn incluidos en la factura (fletes y Otros) y los que no estn incluidos en el documento. Pero que son costos que afectan el costo de producto. Tales como fletes no incluidos en la factura. Aranceles, nacionalizacin, y todo lo que pueda afectar el costo.
NOTA: los recargos directos en la factura afectan el total de la factura y los costos unitarios de productos. Sin embargo los recargos indirectos no afectan el total de la compra pero si afectan los costos unitarios del producto. 3. RESUMEN DE LA COMPRA: Muestra el total de la compra y los botones para aplicar la compra sobre el inventario. O guardar la compra para editarla posteriormente. (Esta es la ltima accin ya pera agregar la compra)
4. AGREGAR LOS PRODUCTOS: A partir de esta pestaa luego de haber presionado el botn empezar. Comienza el proceso de carga de los productos.
Antes de permitir cargar los productos el advierte los detalles de la compra como tal. Y sobre el impuesto incluido si fuese el caso.
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A partir de esta pestaa comienza el proceso de carga de los productos.

El procedimiento es sencillo: Donde dice cdigo: escriba el cdigo del producto a crear y pulse enter. Si existe el sistema traer toda la informacin del mismo sino el sistema le advertir que no existe y le preguntara si desea crearlo. Si acepta crear el producto aparecer la ventana de inventario. Pero con la mayora de los campos bloqueados. (Ya que lo que interesa es crear el cdigo y la descripcin y/o departamento) lo dems se crea al aplicar la compra. Descuento en tem: Aplique el descuento por producto si lo hubiese. En porcentaje (1 al 100 %) Tasa de Impuesto: Que aplique a la compra de dicho producto. Precio de costo: Que aparece en la factura como tal Con impuesto o sin impuesto como sea el caso (a medida que se escriba el precio de costo el sistema le calculara el IVA al costo (si estuviese activada esa opcin) y tambin le sumara el porcentaje de distribucin de los otros costos que afectan el precio de costo (tales como Aranceles, Fletes, Nacionalizacin, etc.). Apareciendo como tal un precio Full. Precios de Venta: En esta celda deber escribir el precio de venta final y en la celda de al lado se ver el porcentaje en relacin al precio de costo. NOTA: al variar el precio de costo se alteran de manera automtica todos los precios de venta ya que estn estructurados por el porcentaje de ganancia. Asignar las cantidades: en las celdas Existencia local, deposito1, deposito2, deposito3, se coloca el total de las cantidades compradas en facturas distribuyndolos de una vez entre los depsitos si as lo desea. Agregar al listado: al pulsar sobre este botn los productos pasan a un listado para simular la compra y se vacan los campos para seguir agregando ms productos. Ver la pestaa listado de productos: En la pestaa siguiente se observan todos los productos agregados. Editar un producto agregado en la lista. Seleccinelo y pulse con el botn derecho del ratn el men Editar registro. Eliminar un producto agregado en la lista. Seleccinelo y pulse con el botn derecho del ratn el men Eliminar registro. 5. VER LISTADO DE PRODUCTOS: En la tercera pestaa puede observar todos los productos agregados.
Aplicar compra sobre el inventario. Una vez agregados todos los productos puede pulsar sobre el botn de Aplicar compra sobre el inventario que est en la primera pestaa (opciones de documento) y de inmediato se cargaran todos los productos al inventario y quedara ya bloqueada esta compra (no puede editarse posteriormente si se aplico).
ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA SOBRE EL INVENTARIO.

Si una compra se cargo por error o algunos de los datos eran incorrectos y necesita ser eliminada entonces el procedimiento a seguir es este. 1. Seleccione la compra del listado de compras, 2. En el men archivo. Seleccione el men: Eliminar Compra.
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Responda afirmativamente a la pregunta de confirmacin. Y la compra se eliminara satisfactoriamente. NOTA: Al eliminar una compra ya aplicada los productos que ingresaron al inventario se devuelve su existencia. Sin embargo los precios de costo y de venta que se cambiaron al aplicar permanecen con este cambio.
Compras de Importacin:
Las compras de importacin se agregan al sistema mediante un comando especial diseado para tal fin. Las compras de importacin por lo general comprenden 2 facturas 1. La factura dada por la empresa en el exterior, (esta no cumple con los lineamientos nacionales ya que cada pas tienen su poltica de importacin) por lo tanto no se puede agregar como factura principal. 2. La factura dada por la empresa aduanera la que comprende toda la informacin de la importacin, nacionalizacin y etc. (esta es considerada la factura principal ya que es otorgada por la empresa que nacionaliza y cumple con las especificaciones nacionales). 3. Factura nacional que contiene otros cobros de flete o transporte que no tienen relacin con las primeras facturas pero afectan el costo de los productos, ya que pueden ser por gastos de terceros de manejo y envo desde la aduana a la empresa como tal. (por ejemplo un taxi, o un transporte etc.) TERMINOS QUE DEBEMOS CONOCER EN PRIMERA INSTANCIA. LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS AFUERA VIENEN EN UNA FACTURA QUE CONTIENE SOLO INFORMACION DE LOS PRODUCTOS. Y EL TOTAL EXPRESADO EN LA MISMA COMPRENDE SOLO EL TOTAL DE LOS PRODUCTOS F.O.B F.O.B. (FREE ON BOARD) LIBRE A BORDO (A PARTIR DE ALLI SE CALCULAN TODDOS LOS FLETES Y SEGUROS HASTA SU DESTINO)
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C.I.F. (Cost, Insurance and freight) Costo, seguro y flete (este es el precio cotizado hasta el destino final aduana) a partir de este monto se calcular o se aplicaran los cargos de nacionalizacin, gravmenes y etc. MODELO DE DOCUMENTO O FACTURA EXTERNA (NO NACIONAL)
EL TOTAL EN LA MONEDA MOSTRADA CORRESPONDE AL TOTAL F.O.B. (SOLO LOS PRODUCTOS).
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Factura Nacional Otorgada por la aduana. En este documento se observa en prima Instancia el Valor F.O.B (equivalente de la factura externa del proveedor internacional) y su valor esta expresado en moneda extranjera. Flete: este es el flete incluido en moneda extranjera para permitir la llegada al pas
Seguro: tambin en moneda extranjera especifica el seguro del mismo asi como el ajuste y otros cargos. A partir de all se muestra el valor C.I.F. que es es el total de los productos F.O.B. + flete + seguro + ajustes + otros. Y sobre ese valor C.I.F es que se hace el clculo de la nacionalizacin.
En fin para cargar una compra de Importacin en el sistema los pasos son los siguientes. Desde el modulo de compras seleccione Nueva compra, y comience a colocar los datos de la factura de gastos de aduana. Donde est la informacin de la importacin (se coloca los datos de la misma ya que esta es la que representar la entrada de nuestros productos al pas ya que la misma es una factura nacional.), numero de factura y control, fechas, etc.
Al activar el mbito de importacin se activa la opcin de importaciones, donde al pulsar sobre editar los costos de importacin se expondr una ventana para colocar los datos de la factura.
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En la primera lnea debemos colocar el nombre de la empresa de origen Distribuidor extranjero. En el grupo Documentos de Importacin debemos colocar los datos contenidos primer recuadro colocamos los datos contenidos en la factura de nacionalizacin
Especifique Moneda (para esto debe estar registrado el valor de la moneda en configuracin del programa). El valor F.O.B, el flete, seguro, ajustes y otros, todos en la moneda extranjera. Todo esto dar como resultado de forma automtica el valor C.I.F. (ya traducido en moneda nacional) en el segundo grupo.
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Resultado del segundo grupo luego de incluir los valores del primer grupo.
Luego debemos incluir los derechos, la tasa y algn ajuste si lo hubiese. Esto de manera automtica calcula la base imponible para el clculo del impuesto de importacin y de igual forma el total de gravmenes. Luego falta colocar el servicio que cobra la empresa aduanera por hacer todo este trmite y lo que conformara la razn de ser de la factura.
Con esto ya tenemos el total de la importacin e inclusive existe un campo adicional para especificar otros gastos no establecidos en la factura pero que afectan el costo de los productos.
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Aqu observamos el total de la importacin (el total de dos facturas en una sola compra) (El valor CIF + derechos + tasa de importacin + ajuste + IVA de importacin) son el equivalente del total de gravmenes por importacin un valor exento en la factura de nacionalizacin La base imponibles se calcula sobre el resultado de el valor cif + derechos + tasa de imp. + Ajuste) y sobre la base el impuesto a trasladar en los libros de compras.
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CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA de Productos A CREDITO.
Al crear una compra. Tan solo al especificar que es a crdito; El programa crea ya un registro de cuenta por pagar y se la vincula al proveedor. De manera que para consultar las cuentas por pagar desde el modulo principal puede ingresar a Cuentas. De proveedores. Por pagar. Y podr ver listadas todas las facturas pendientes por pago. O tambin puede ir a proveedores y al seleccionar el proveedor correspondiente podr ver listada las cuentas por pagar. (Facturas de compras o facturas de gastos y servicios)
COMPRAS: DE GASTOS Y SERVICIOS

(NO INGRESAN AL INVENTARIO) A TRAVES DE FACTURAS U OTROS DOCUMENTOS.
Desde el modulo principal del programa seleccione el Men Avanzados compras de gastos y servicios. Desde esta ventana puede preparar su compra de gastos y posteriormente si aplica puede ser agregada al libro de compras. NOTA: La inclusin de gastos y/o servicios por este modulo genera un listado de gastos que puede exportar o imprimir. Y los mismos pueden ingresar al libro de compras si cumples con las caractersticas de un documento fiscal.
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Para comenzar. En el men archivo seleccione Nuevo Gasto/ servicio. Luego seleccione el proveedor y comience a especificar los detalles del documento o factura. **FECHA DE REGISTRO. La fecha de aplicacin de un documento, en el caso de que el documento este llegando fuera del periodo y se necesite declarar en el periodo actual o en el periodo anterior. Entonces colocamos la fecha en que se aplicar dicho documento. Una vez especificados todos los datos pulse Guardar y Aplicar para agregarla al listado y ejecutarla sobre el libro de compras. Nota. Para el total solo debe especificar la base sobre la que se calcula el impuesto y el sistema calculara el Impuesto sobre esta misma base.
CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA de Gastos y Servicios A CREDITO.
El mismo procedimiento utilizado para una compra de productos. Solo al especificar que es a crdito; El programa crea ya un registro de cuenta por pagar y se la vincula al proveedor. De manera que para consultar las cuentas por pagar desde el modulo principal puede ingresar a Cuentas. De proveedores. Por pagar.
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ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA DE GASTOS Y SERVICIOS.

Si una compra de gastos y servicios. Se cargo por error o algunos de los datos eran incorrectos y necesita ser eliminada entonces el procedimiento a seguir es este. 1. Seleccione la compra del listado de compras por gastos y servicios, 2. En el men archivo. Seleccione el men: Eliminar Compra. 3. Responda afirmativamente a la pregunta de confirmacin. La compra de gasto y servicios se elimina y se elimina del libro de compras (si estuviese aplicada en el mismo.)
CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES)

Desde el modulo principal El men Cuentas. Proveedores Por Pagar. Muestra todas las cuentas por pagar ya sean por compras de productos o por gastos y servicios. Y si deseamos aplicar alguna accin sobre ese documento como pagar o Abonar podemos realizar doble clic sobre el mismo y nos trasladara al men de proveedores desde donde podremos realizar pagos o abonos a ese documento.
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PAGAR O ABONAR A UNA FACTURA A CREDITO DESDE PROVEEDORES.

SOLO SELECCIONELA Y SI TIENE DEUDA SE ACTIVARA EL BOTON DE PAGAR O ABONAR Y AL PULSAR SOBRE EL PODREMOS VISUALIZAR EL MODULO DE PAGOS Y ABONOS. DONDE PODREMOS REALIZAR CUALQUIER PAGO. Y ELS ISTEMA CREARA UN LISTADO DE PAGOS REALIZADOS CONLA INFORMACION DEL PAGO.
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Especifique el detalle o forma de pago y pulse aceptar. Para crear el asiento de pago y rebajar de la deuda por factura.
CREAR ETIQUETAS DE CODIGOS DE BARRA PARA PRODUCTOS.

La creacin de etiquetas de cdigos de barra es bastante til y puede realizarse de varias formas. Lo primero seria configurar como deseamos el conjunto de etiquetas. Desde el men Miscelneos desde la ventana principal accedemos al sub men Etiquetas de cdigos de barra.
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El conjunto de controles superiores: Son para realizar una cantidad de etiquetas al momento. El listado del lado Izquierdo: Son la cantidad de compras que se han cargado en el programa desde el modulo de compras o desde el modulo de inventarios. Y tan solo al hacer clic sobre cualquiera de la lista podemos entonces ver la cantidad de productos que se cargaron en una determinada compra y solo estamos listos ya imprimir las etiquetas. Listado lado derecho: Es donde podemos observar las etiquetas que se han de crear posteriormente. Eliminar una Lnea de etiquetas: Solo debemos seleccionar la fila completa y presionar el botn suprimir. Editar una lnea de etiquetas: Solo debemos hacer doble clic sobre ella y al instante pasar a la lnea superior para ser editada. Configurar los detalles de las etiquetas: Solo debemos ir a la pestaa que dice Configuracin de etiqueta y all colocamos nuestros parmetros. Y al final pulsamos almacenar los cambios.
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Ejemplo de los modelos de etiquetas. En tamao carta (30 por hoja)
Puede imprimirse en hojas adhesivas de 30 partes x 1 carta o en hojas blancas simples para recortar o tambin a travs de impresoras trmicas diseadas para imprimir etiquetas y a todas son reconocibles en los diferentes lectores de cdigos de barra.
CHEQUES Y CUENTAS.
La creacin de Cheques y el control de las cuentas bancarias tambin puede controlarse a travs de este modulo.
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Desde la venta principal puede seleccionar la cuenta donde se creara el cheque. Imprimir solo el cheque. Introducirlo directamente en la impresora y el programa lo imprime de acuerdo a los datos establecidos. Comprobante gua: Es un comprobante de egreso que se imprime en una hoja tamao carta donde puede apreciarse el espaciado del cheque. Para que pueda colocarse en ese espacio y luego reimprimir con la opcin cheque sobre comprobante gua. Cheque sobre comprobante gua: En esta opcin imprimimos solo el cheque que ya est colocado sobre el comprobante Gua. Endoso. Especfica en la parte posterior la leyenda para ser depositado en la cuenta numero xxx (la que este activa).
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Desde la segunda pestaa podemos crear nuestras cuentas as como los cargos y abono a nuestra cuenta. Y en la tercera pestaa Histricos podemos consultar los movimientos realizados.
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PASOS PARA HACER UN CHEQUE CON COMPROBANTE DE EGRESO

Lo primero es tener nuestra cuenta ya creada. Luego desde la pestaa Detalle de cuenta: pulsamos Nuevo Cheque:
Luego llenamos los datos del Monto total. Del beneficiario, la fecha y el lugar y luego pulsamos sobre el botn Comprobante Gua para que se imprima el comprobante de egreso primero y las marcas donde debe salir el cheque posteriormente. MUY IMPORTANTE. Es de saber que los cheques difieren de los tamaos sin embargo existe una gran estandarizacin sobre los mismos y lo que ms vara es los espacios de colocacin de donde vamos a empezar a escribir. Por eso existe el control de desplazamiento para desplazar a travs de espacios hacia abajo o hacia arriba donde se comenzara a imprimir el cheque.
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PUBLICIDAD ALEATORIA.
Funcin para mostrar publicidad en una pantalla independiente u otro equipo donde se podr mostrar tanto imgenes con informacin publicitaria como tambin un listado de los productos de inventarios que posean fotos. Tambin podr mostrarse simultneamente la informacin de los productos facturados (Estilo display de precios).
Para Ingresar desde la pantalla inicial del programa en el sub men Miscelneos Publicidad por pantalla Una vez dentro debemos configurar para usar. Archivo - Configurar Panel.
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Se puede Mostrar dos Tipo de Publicidad:
Imgenes de Publicidad en Carpeta Pub:

Excelente funcin para promocionar imgenes de forma aleatoria, lo primero que debes realizar dar uso a esta funcin es: Carga en la Carpeta Pub que se encuentra en la Unidad C, Archivos de programa Sistemas D3XD, Gisin3, all colocaremos todas las fotos o imgenes de publicidad (O puedes incluir otra ruta deseada) NOTA: Para Imgenes de publicidad en carpeta pub la opcin de Editar Archivo de Inventario (script) queda sin efecto. Aspecto de pantalla: Color de Fuente: selecciona el color que desees para el color de las letras. Color de Pantalla: ser el color de fondo que tendr la ventana Mostrar texto descriptivo: muestra la descripcin de los productos seleccionados. Imagen en tamao real: es la ampliacin de la imagen en la pantalla. Intervalos de cambio: modifica el tiempo de espera de una imagen a la otra Por defecto es 1 (3 segundos) Luego para aplicar los cambios pulsamos sobre el botn inferior se cierra la ventana y comienza el muestreo de imgenes.
Editar Archivo de Inventario (Script):

Permite promocionar los productos del Inventario que posean imgenes (Para agregar imgenes a los productos de inventario se realiza desde la ficha de inventarios All selecciona el producto a Asociar imagen, Edicin, Otros, Asociar imagen a producto) Desde la ventana de publicidad Aleatoria Editar Archivo de Inventario (script). Estando en el editor de listado de productos a publicar. Para ingresar los productos se pulsa sobre el Men: Archivo, Agregar Productos, selecciona el producto a publicar desde la ventana de bsqueda de productos y pulsas doble clic sobre la fila para agregar la seleccin, en caso de no querer publicar algn producto (se selecciona la fila donde se encuentra el producto y pulsamos suprimir (DEL) desde el teclado). Luego guardar los cambios en: Archivo, Guardar Cambios
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Mientras este mostrando cualquier informacin si se realizare una venta esta ventana de forma automtica, se convertir en display de precios como muestra la imagen inferior.
Cuando se finaliza, el pago se cierra el rea de display y contina mostrando la informacin publicitaria.
REPORTE DE VENTAS
A travs del reporte de ventas podemos evaluar el resultado de los movimientos diarios, mensuales y del ao. Para acceder a este modulo desde el modulo principal ir al Men Reportes - Reporte de Ventas. En este reporte se pueden observar las diferentes opciones de Reporte derivada de la venta, facturacin o pagos diarios.
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El reporte de ventas Muestra 2 pestaas en la parte inferior donde pueden observarse los detalles de ingreso solo de dinero (medios de pagos) (Total Entradas) y la otra pestaa Otros totales Generales; donde se muestran los detalles generales Fiscales y de costos en las ventas.
Es importante destacar que existen diferentes tipos de movimientos codificados por el programa de la siguiente manera. FCT: Facturas emitidas (suman el total de ventas dependiendo si fueron a contado o a crdito entonces aumentan el total de cuentas por cobrar) NDB: Notas de Debito emitidas. (Suman el total de cuentas por cobrar) NCD: Notas de crdito Emitidas (Restan el total de ventas y el total fiscal) COB: Cobros son los pagos realizados de una factura a crdito para un cliente (Aumentan el total de entradas y de ventas) SAL: Salidas realizadas por devolucin de saldo a favor o anulacin de un apartado (Aumentan el total de entradas y de ventas) PAG: Entradas por abonos de apartados (Aumentan el total de entradas el de ventas y el de pagos de apartados.)
VER REPORTE DE VENTAS POR EQUIPO O USUARIO:

Desde el mismo reporte de ventas solo seleccionamos la opcin superior donde dice todos los equipos o todos los usuarios y escribimos el nombre del equipo a consultar o el nombre del usuario y luego pulsamos consultar estableciendo el parmetro de bsqueda si por da, mes o ao.
VER REPORTE DE VENTAS ESPECFICO POR DOCUMENTO O POR CLIENTE:
Solo tildamos la casilla Especifico y tenemos la opcin de buscar uno o varios documentos tan solo al especificar el Id del cliente o el Numero de documento. Nota Importante: Si queremos buscar en un periodo determinado algn documento o cliente especfico debemos seleccionar el periodo a consultar (da, mes o ao) y luego pulsamos la casilla Especfico y colocamos nuestra opcin a buscar. Existen otras opciones avanzadas dentro de reporte de ventas como lo son:
Exportar Reporte de ventas: Exporta a un archivo (*.txt o *.xls, sin formatos) para luego
editar por el mismo usuario.

INFORME DE VENTAS (Imprimir o Vista de previa): Muestra o Imprime el detalle del
informe de ventas detallado del da, mes o ao.
INFORME FINANCIERO (Imprimir o Vista de previa): Muestra o Imprime el detalle del
informe de ventas detallado del da, mes o ao, pero ms especificado.
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INFORME FINANCIERO SOLO TOTALES (Imprimir o Vista de previa): Muestra o Imprime el
ORDEN de los diferentes Conceptos cobrados, entradas y salidas.
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LIBRO DE VENTAS Y COMPRAS (LEGALES)

Desde el modulo principal podemos acceder mediante el Men Avanzados Libro de Ventas y compras. Especificamos el mes a consultar y el sistema ordenar cronolgicamente cada una de las facturas, Notas de crdito y debito. Y las mostrara en su orden respectivo.
EN UNA MISMA VENTANA, podemos observar el Libro de Ventas y el Libro de compras separados solo por pestaas y abajo estn la totalizacin de los mismos.
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Vista previa del libro de ventas en modo normal (no resumido)
RESUMIR Y AGRUPAR EL LIBRO DE VENTAS

Los pasos para agrupar el libro de ventas son los siguientes: Una vez que el Libro de ventas es observado en pantalla podemos hacer clic sobre el mismo para resumirlo, sin embargo el libro resumido no se ver en pantalla sino que se exportar o se imprimir. (Ya que es un proceso dinmico al momento de imprimir o guardar) El proceso de resumir consiste en agrupar los documentos POR FECHA (Desde hasta) y solo desagrupa el resumen para incluir Notas de crdito Debito, O si la fecha cambiase entonces inicia de nuevo el grupo. Esto facilita la lectura del mismo.
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CORREGIR DATOS EN EL LIBRO DE VENTAS O DE COMPRAS.

Permite modificar el nmero de control o numero de documento si fuese el caso, solo basta con hacer clic sobre la fila a modificar y luego con el botn derecho sobre la misma y pulsar corregir.
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Luego de modificado escoja los parmetros a cambiar y ejecute el mismo. Valido para ambos Libros Compras y Ventas.
EXPORTAR, ENVIAR POR CORREO EL LIBRO DE VENTAS O COMPRAS.

Para ejecutar estas funciones solo debemos de tener configurado como queremos el libro; Si resumido o completo.
Si fuese a ser exportado se abre la consola donde deseamos almacenar y especificado un nombre y ruta de archivo el sistema lo almacena. Para Enviar el programa por Correo: El sistema primero exporta el archivo a *.xls y luego lo prepara para ser enviado por correo y usted solo debe colocar la direccin de correo y llegar como archivo adjunto.
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RETENCIONES
APLICAR RETENCIONES A VENTAS (APLICAR A UNA VENTA YA REALIZADA)
Esta funcin solo disponible para Venezuela. Permite aplicar una retencin sobre una venta ya realizada y para eso desde el modulo principal buscamos el men: Avanzados Retenciones Aplicar Retenciones a Ventas. Y desde all podemos especificar los datos de la retencin sobre la factura. Esto afecta directamente el libro de ventas.
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Para aplicar una retencin sobre una factura impresa deben seguirse ciertos parmetros. 1. Escoger el Tipo de documento (Factura, Nota de crdito, Nota de debito) 2. Numero de documento. Una vez que buscamos esta factura y el sistema la muestra. 3. Aplicar Retencin: aqu especificamos los datos de nuestra retencin y una vez preparada aplicamos la misma. (si por error los datos suministrados a la retencin son incorrectos, podemos volver a aplicar la retencin y ella actualiza los valores. El libro de ventas quedara modificado de la siguiente manera.
APLICAR RETENCIONES A COMPRAS (APLICAR A UNA COMPRA)

Esta funcin solo disponible para Venezuela. Permite interfaz directa para los contribuyentes Especiales que a su vez poseen el programa Sistemas D3xD
Retenciones Instalado previamente.
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APENDICE
FUNCIONES AVANZADAS DE BASE DE DATOS
Utilidades Importar base de datos a partir de archivos.
IMPORTAR PRODUCTOS A PARTIR DE ARCHIVOS DE TEXTO. Para importar un listado de productos obtenidos desde otro programa o a travs de un listado ordenado en columnas se puede importar a cualquiera de los productos Sistemas D3xD. Para Importar los productos. Lo primero que debe hacer es tener el archivo o listado de los productos respectivos y poder convertirlos a un formato *.txt (delimitado por tabulaciones).
Pasos a Seguir para importar los productos. (TAMBIEN VALIDO PARA CLIENTES Y PROVEEDORES)
SELECCIONAMOS EN EL MENU SUPERIOR ARCHIVO LA OPCION A AFECTAR (PRODUCTOS, CLIENTES, ETC.)
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PREPARAR EL ARCHIVO CON LOS DATOS (RECOMENDAMOS MICROSOFT EXCEL). EN ESTE ARCHIVO LAS COLUMNAS DEBEN COINCIDIR CON LAS DEL MODULO DE IMPORTACION POR EJEMPLO EN EL LA COLUMNA1 DEBERIA ESTAR EL CODIGO, EN LA COLUIMNA 2: LA DESCRIPCION Y ASI SUCECIVAMENTE. SIN EBARGO SINO TENEMOS TODOS LA INFORMACION PODEMOS DEJAR LA COLUMNA EN BLANCO DE LO QUE NO APLICA.
NOTA: OTRA COSA IMPORTANTE ES QUE A VECES AL ABRIR CON EXCEL ALGUN
ARCHVO EXPORTADO DE OTRO PROGRAMA A VECES VEMOS ERRORES EN EL CAMPO CODIGO POR LO QUE RECOMENDAMOS DAR EL FORMATO DE CELDA APROPIADO POR LO QUE RECOMENDAMOS UTILIZAR EL SIGUIENTE FORMATO PARA EVITAR LOS ERORES DEL TIPO 1548878+E.
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Una vez preparado el archivo debemos almacenarlo como archivo de texto delimitado por tabulaciones.
De nuevo en el programa desde el modulo de importacin. Seleccionemos el archivo a importar en este caso se llama Unos.txt Este archivo se mostrara en la lnea inferior del modulo ocupando cada columna hecha en Excel en cada columna del modulo del programa correspondiente.
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Lo importante debe ser la coincidencia de los campos. EN EL CONTENIDO Y UBICACION DE CAMPOS ESCOGEMOS LOS CAMPOS MAS APROPIADOS PARA CADA COLUMNA, SI ESTA EN LA LISTA (CAMPO ACTUAL) DE LO CONTRARIO SELECCIONAMOS O ESCRIBIMOS LO QUE CONSIDEREMOS,
Por ejemplo si el campo o columna local no lo tenemos o no queremos incluirlo podemos escoger la opcin que afecta la columna.
120
RECOMENDACIONES RECORDAR LOS VALORES MAS IMPORTANTES SI SE VAN A SER UTILIZADOS DESDE EL LISTADO ACTUAL SERIAN LOS DE CAMPO IVA Y TIPO DE UNIDAD. REALIZAR UNA REVISION DEL LISTADO PARA VER LOS ERRORES. EN CASO DE NO COINCIDIR LAS COLUMNAS. PUEDE EXPORTAR LA REVISION PARA EDITARLA EN EXCEL U OTRO PROGRAMA Y CONFIGURAR LAS COLUMNAS DE MANERA ADECUADA. INICIAR LA IMPORTACION. UNA VEZ REALIZADO LOS PROCESOS INFORMARA EL RESULTADO.
CAMPO 1
cdigo OBLIGATORIO
Campo actual
alfanumrico
Numrico
Utiliza los valores Crea un cdigo (utiliza los valores incluidos en el campo o iniciando desde la que estn en el columna 1 de el archivo primera fila del campo listado # 1 hasta la seleccionado) ltima fila del Cdigo numrico: listado pero antepone los tres crea un cdigo iniciando desde la primeros primera fila del caracteres de listado # 1 hasta la descripcin. Por ejemplo champ ltima fila del
121
para el cabello ... listado CODIGO = cha1 CAMPO 2 DESCRIPCION OBLIGATORIO CAMPO ACTUAL Especifica los valores incluidos en la segunda columna NO INCLUIR Ingresa un valor por defecto en cero = 0 CAMPO + IVA / CAMPO - IVA NO INCLUIR Especifica los valores incluidos en la tercera columna CAMPO 4 PRECIO DE VENTA CAMPO ACTUAL
CAMPO 3
PRECIO DE COSTO CAMPO ACTUAL
Especifica los valores de Incluye o no el Pone un precio de la cuarta columna valor de impuesto venta por defecto sobre la columna de cero = 0 cuatro CAMPO 5 EXISTENCIA CAMPO ACTUAL Especifica los valores incluidos en la quinta columna CAMPO 6 DEPARTAMENTO CAMPO ACTUAL NO INCLUIR Pone una existencia por defecto de cero = 0 NO INCLUIR PERSONALIZADO
Especifica el valor de la Deja el campo en Escribe en el sexta columna blanco campo lo que hayamos escrito en el combo de seleccin CAMPO 7 REFERENCIA CAMPO ACTUAL NO INCLUIR PERSONALIZADO Especifica el valor de la Deja el campo en Escribe en el sptima columna blanco campo lo que hayamos escrito en el combo de seleccin CAMPO 8 IVA CAMPO ACTUAL TIPOS DE IVA Especifica el valor de la Puede escoger de De no especificar octava columna las diferentes una tasa valida el tasas expuestas en programa lo el combo utilizara como exento CAMPO 9 TIPO DE UNIDAD CAMPO ACTUAL Especifica el valor de la
TIPOS DE DATOS De no especificar

122
novena columna CAMPO 10 PROVEEDOR CAMPO ACTUAL NO INCLUIR
un valor tomara todo como UNI PERSONALIZADO
Especifica el valor de la Deja el campo en Escribe en el dcima columna blanco campo lo que hayamos escrito en el combo de seleccin OPCIONALES
Selectores alternativos de Datos

Luego de preparado el archivo debe ejecutar una revisin y si todo esta aceptable y sin errores puede entonces hincar el proceso. Advertencia: Este proceso es irreversible debe verificar cuidadosamente los datos para que no tenga problemas. En algunos formatos de moneda debe estar pendiente que el separador decimal de los precios y existencia sea una coma (,) y no un punto (.). (puede utilizar las funciones buscar y remplazar para solucionar cualquier error en los campos) El archivo a cargar no debera tener ms de 5.000 tems y si fuera as debe compartirlo en varias listas. No ejecute ninguna operacin mientras procesa esta funcin. Puede que en algn momento el equipo no responda por la gran cantidad de datos que se estn procesando. No interrumpa este proceso
REQUERIMIENTOS
PARA IMPORTAR UN ARCHIVO *.TXT
IMPORTAR LISTADO DE CLIENTES.

Archivo de listado en formato txt (delimitado por tabulaciones) puede elaborarlo en Excel y almacenarlo con este formato.
123
ESPECIFICACION DE CAMPOS Y COLUMNAS

SIGA LOS MISMOS PASOS EJECUTADO CON LOS PRODUCTOS TOMANDO EN CUENTA QUE PARA EL LISTADOD E CLIENTES SOLO SE IMPORTARAN CUATRO CAMPOS
CI O RIF
CAMPO 1
NOMBRE
Rif OBLIGATORIO
DIRECCION
TELEFONO
CAMPO 2
Nombre OBLIGATORIO Direccin
CAMPO 3
CAMPO 4
Telfono
Campo actual Utiliza los valores incluidos en el campo o columna 1 de el archivo CAMPO ACTUAL Especifica los valores incluidos en la segunda columna CAMPO ACTUAL Especifica los valores incluidos en la tercera columna CAMPO ACTUAL Especifica los valores de la cuarta columna
NO INCLUIR Ingresa un valor por defecto en cero = 0 NO INCLUIR Pone un precio de venta por defecto de cero = 0
MANTENIMIENTO DE BASE DE DATOS.

ATRAVES DE ESTE MODULO PODEMOS REPARAR, ELIMINAR, CREAR DE NUEVO REALIZAR MANTENIEMINTO INDEXACIONES Y REPARACIONES EN LA BASE DE DATOS DE MYSQL.
124
NOTA: Estas funciones son irreversibles y la recomendacin andes de hacer cualquier cosa es realizar una copia de seguridad completa por si acaso. Algo no saliera como se espera.
CONFIGURAR EL PROGRAMA DE FORMA REMOTA A TRAVES DE INTERNET

1. Para configurar el programa de manera remota es necesario primero que nada que en el servidor principal al cual se va a conectar posea una direccin IP fija de salida. Puede utilizar los servicios de IP dinmicos como www.no-ip.org para compartir su IP, o puede comprar una IP Fija a su proveedor de servicios. Y no puede ser colocada a travs de un router (Enrutador) sino de forma directa al modem ADSL. O a travs de un swich. 2. MySql se instala solo en el servidor y debe darle permiso ante el firewall de Windows y cualquier antivirus para abrir los puertos 3306. 3. Todos los equipos deben tener como servidor de datos su propio equipo ya que de forma remota no se puede almacenar los soportes en el servidor solo se accede a la base de Datos. 4. Debe estar instalado el programa en cada equipo a excepcin del MYSQL. 5. En cada cliente en el modulo de configuracin de servidor debe especificar que el servidor es a travs de internet, activando la casilla
125
ERRORES COMUNES DEL PROGRAMA:

No se encuentra el servidor de Base de Datos. CAUSA SOLUCION
Algn antivirus o el Firewall de Windows modificaron o no permite la conexin TCP con MySql.
Dar permisos a MySql desde firewall de Windows o el antivirus a los puertos TCP 3306 - 3307
No est Instalado MySql en el servidor especificado.
Instale MySql o direccione el cliente hacia un Nombre de servidor valido donde est funcionando MySql perfectamente. Que el nombre del servidor sea vlido. Y si el servidor es el mismo equipo; debe estar en LOCALHOST, si lo escribi mal debe eliminar el archivo de configuracin de servidor (Ver Configuracin inicial del
126
El servidor especificado No es correcto.
servidor de datos.)
No hay acceso al servidor de la base de datos.
Verificar el correcto funcionamiento de la Red.
Cualquier otra informacin puede obtenerla con. SISTEMAS D3XD, C.A. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. WWW.D3XD.COM
127

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Software Administrativo Comercial

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Espaa. Panam. Repblica Bolivariana de Venezuela. Repblica dominicana.

INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA

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CONFIGURACION INICIAL DEL SERVIDOR DE DATOS

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ACTIVACION DEL PROGRAMA

CONFIGURACION DEL PROGRAMA

Archivo Modificar valores para poder hacer las modificaciones correspondientes

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GENERALES Y DATOS DE LA EMPRESA

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Nota: La modificacin de este modulo puede alterar la integridad del sistema.

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Examinemos el cdigo de barra!

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LEER EL CODIGO / PESO INTEGRADO DESDE VENTAS

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ESTE EQUIPO (AFECTA SOLO ESTE EQUIPO EN LA RED)

FACTURACION (Configuracin de Facturas, Impresoras Fiscales y Formatos).

IMPORTANTE: El mismo procedimiento para la configuracin de las

Al configurar Las Facturas (Formas Libres): esa misma configuracin

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DE IGUAL MANERA SE APLICA A EL FORMATO DE PRESUPUESTO Y DE ORDENES DE ENTREGA.

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FORMATOS E IMPUESTOS (Configuracin de Pas y Moneda)

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INVENTARIOS y VENTAS (configuracin de Opciones)

movimiento de inventario y la existencia podra quedar en valores negativos.

Exigir el Cliente antes de Facturar.

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Exigir confirmacin de seriales al facturar.

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INTERNET Configuracin de Email (Reportes al Correo)

NOTA: PARA ALMACENAR DEBE:

SALIR Y GUARDAR LOS CAMBIOS. Y ABRIR DE

NUEVO EL PROGRAMA PARA QUE LOS VALORES SEAN TOMADOS EN CUENTA.

EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DEPENDE DE LA CORRECTA CONFIGURACION DEL MISMO.

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CONFIGURAR UNA IMPRESORA FISCAL.

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Problemas al instalar una impresora fiscal.

CONSOLA DE CONTROL DE IMPRESORAS FISCALES:

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PREPARAR EL DIA DE TRABAJO (Iniciar operaciones).

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INICIAR FINALIZAR OPERADOR:

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COPIAS DE SEGURIDAD (Backup y Restauracin)

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Realizar copia de seguridad.

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Restaurar desde una copia de seguridad previa.

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Seleccionamos la carpeta que contiene el respaldo o copia de seguridad.

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