WORKSHOP N 8

Valor Ganado, un caso prctico

Relator Ignacio Vera G. PMI Santiago Chapter 23 de Noviembre del 2009

AgendadePresentacin IntroduccinalMtododelValorGanado PresentacindeProyectocomocasoprctico,simple AnlisisdeProyectoensituacinInicial ControldelProyectodespusde5dasdeavance. RevisindelosprincipalesKPIdelproyecto PreguntasdeDireccindeProyectos TcnicasdeForecasting CasosRealesyusodevalorGanado Comentariosfinalesypreguntas

Mtodo del Valor Ganado (Earned Value Management) Introduccin: El Mtodo surgi en el mundo de la manufactura y posteriormenet fue incorporado en para medir el desempeo de los proyectos (C/SCSC Cost / Schedule Control System Criteria). El Mtodo del Valor Ganado ha probado ser una de los ms eficientes herramientas de retroalimentacin y medicin de rendimiento (performance) para dirigir proyectos. Le permite a los directores cerrar el ciclo de direccin plan-do-check-act. La retroalimentacin es crtica para el xito de cualquier proyecto. La retroalimentacin peridica y programada, puede permitirle a los Portfolio Managers, Program Managers y a los Jefes de Proyecto, identificar problemas (desviaciones) en forma temprana y hacer los ajustes que permitirn que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y del plazo.

AlMtododelValorGanadoselehallamadoDireccinconlasluces encendidas(management with the lights on),debidoaquepermite iluminarenformaclarayobjetivacomoest unproyectoyhaciadonde va,encomparacinconloquesesuponaqueibaaocurrir(lo planificadoenlaLneaBase). EsteMtodousaelprincipiofundamentaldequelospatronesy tendenciasdelpasadosonbuenospredictores delfuturo. ElMtododelValorGanadoleentregaalasorganizacionesla metodologanecesariaparaintegrarladireccindelmanejodealcance, plazoycosto.EsteMtodopuededesempearaunrolfundamental respondiendolassiguientespreguntasquesoncrticasparaelxitode cadaproyectodesucarteracomoson:

INTEGRACIN ALCANCE COSTO

GruposdeProcesosyreasdel conocimiento(PMBOK)
INICIO

PLANIFICACIN CALIDAD PLAZO COMUNICACIN RIESGO ADQUISICIN RRHH EJECUCIN SEGUIMIENTO Y CONTROL TERMINO

Mtododel ValorGanado Earned Value

Dentrodelos5procesosdelaDireccindeProyectos,esdecir,Inicio, Planificacin,Ejecucin,SeguimientoyControlyCierre,elMtododel ValorGanadosefocalizaenlosprocesosdePlanificacinyControl. EnlaPlanificacinsedebedefinir: ElalcanceyeltrabajoadesarrollarestructuradoenunEDT(WBS)para lograresealcance. Quienvaadesarrollarydirigireltrabajo(Responsable OBS). Cundosevaadesarrollareltrabajo. Cuntamanodeobra,materiales,yrecursosvaarequerirelproyecto paraterminar.

Imagen extrada del EVM del PMI

ElMtododelValorGanadoest orientadoaapoyarestratgicamenteal JefedeProyectos,yaqueaumentasucapacidaddedireccin,facilitando laplanificacinyelcontroldelosrendimientosdecostoyplazo.Las prcticasclavesdeesteMtodoincluyen: ElestablecimientodeunaLneaBaseparamedicinderendimiento. Elalcancedeltrabajodebeserdescompuestohastanivelesmanejables. LaasignacindeResponsablenopuedeserambigua. Desarrollarunpresupuestodistribuidoeneltiempoporfasesparacada paquetedetrabajo. SeleccionarlatcnicademedicinValorGanadoparatodaslastareas. MantenerlaIntegridaddelaLneaBasedurantetodoelProyecto.

MediryAnalizarelrendimientocontralaLneabase Registrarelusoderecursosdurantelaejecucindelos trabajos. Medirobjetivamenteelavancefsicodelosproyectos. Analizaryproyectarrendimientosdecostoyplazo. Reportarproblemasderendimiento. Tomaraccionescorrectivaspararesolverlosproblemas. ElementosBsicosdelValorGanado Valor planificado (PlannedValue) Valor Ganado(EarnedValue) Costo Real(ActualCost)

 ValorPlanificado(Planned Value). Describecomovaaserelcomportamientodeltrabajoen cualquierpuntodedesarrollodelcronogramadelproyecto. Esunarepresentacinnumricadeltrabajoprogramadoa desarrollar,establecidoenlaLneaBasedeMedicinde Rendimiento(PMB Performance Measurement Baseline), contralacualsevaacompararelrendimientorealdelos avancesdelproyecto.UnavezestablecidalaPMB,solopuede sermodificadadebidoauncambioenelalancedelproyecto odelentregable.TambinconocidacomoBCWS(Budgeted Cost of Work Scheduled),elValorPlanificado(PV),es normalmenteutilizadaparaconstruirlacurvaSquereflejala acumulacindecostoseneltiempo.

 ValorGanado(Earned Value) Correspondeaunafotodelrendimientodelos avancesdeltrabajoenunpuntoprecisodeltiempo. TambinconocidocomoBCWP(Budgeted Cost of Work Performed),reflejalacantidaddetrabajoque realmentehasidoejecutadoentrminosdel presupuestoaprobado,asignadoaunaactividaddel cronogramaaouncomponentedelaEDT,alafecha oaunciertoperododecontrol.

 CostoReal(ActualCost) Correspondeaunaindicacindelosrecursos quehansidoefectivamenteusadospara lograrunciertoavanceaunafechaespecfica decontrol.TambinconocidocomoACWP (ActualCost of Work Performed).

Actaconstitucin Proyecto
NombreProyecto Linea Base PresupuestoRecursos PrecioUnitario(IncluyeMO) Presupuesto$pesos Tiempo(Plazo) Tipocontrato Sponsor Responsable Stakeholders Muro LBMuro 1000 $100 $100.000 10das SumaAlzada PMI IgnacioVera Cliente Gerencia Equipodelproyecto Municipalidad Proveedores Riesgos Incumplim.Plazo Llegadatarda materiales Aumentovalor materiales

NombreProyecto ProyectosinAvance
Tiempo(das) Gantt PresupuestoCompleto Gantt ValorPlanificado (Unidades) Gantt ValorPlanificado(Costos)

Muro

0 0 0

1 100 100
$10.000

2 200 200
$ 20.000

3 300 300
$ 30.000

4 400 400
$ 40.000

5 500 500
$ 50.000

6 600 600
$ 60.000

7 700 700
$ 70.000

8 800 800
$ 80.000

9 900 900
$ 90.000

10 1000 1000
$ 100.000

Gantt ValorReal

Gantt ValorGanado

Valorplanificado(Planned Value)

ValorReal(ActualValue)

ValorGanado(Earned Value)

Situacin Inicial Visualizacin de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.

 Reglasparalamedicindedesempeo: ClaradefinicindelaEDTylospuntosdecontrol dondeserealizar lamedicindelascuentasde control. Establecerlasmtricasqueseemplearnparamedir elvalorganado(ej.Hitosponderados,0/100,frmula fija,porcentajecompletado,etc) Especificarlasfrmulasdeclculodegestindel ValorGanado,paradeterminarlaestimacinala conclusin(EAC)Proyectada.

FechadeControl:trminoda5
Tiempo(das) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Gantt PresupuestoCompleto

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Gantt ValorPlanificado(Unidades)

100

200

300

400

500

Gantt ValorReal

100

200

300

400

Gantt ValorGanado

100

200

300

Valorplanificado(Planned Value)

500

*DeacuerdoalaLneaBaseseesperabaunavancedel50%alquintoda.

ValorReal(ActualValue)

400

*SerevisaenBodegalacantidaddeladrillosutilizados(40%deltotal)

ValorGanado(Earned Value)

300

*Serecogelainformacindeterrenodondeseverificaun30%deavancefsicoreal

1er Control Visualizacin de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.

Desviaciones Recursos(Unidades)Costos($)

Resultado VariacindelCronograma(SV)= ScheduleVariance: Comparaelavancereal contraelavance programado. ValorGanado(Earned Value) ValorPlanificado(Planned Value)

Var.Cron.(Unid)

300

500=

200

Var.Cron.(Costos) VariacindelCosto(CV)= Cost Variance: Comparaladesviacin delpresupuestoen$o Unidades. ValorGanado(Earned Value)

$30.000

$50.000= ValorReal(Actual Value)

$20.000

Var.costo(Unid) Var.costo(Costos)

300 $30.000

400= $40.000=

100 $10.000

Indices (KPI) Recursos(Un)Costos($)

Resultado ndicedeDesempeodePrograma(SPI)= ValorGanado(Earned Value)/ / ValorPlanificado(Planned Value)

SchedulePerformance Index

SPI(Unid)

300

500=

0,6

SPI(Costos) ndicedeDesempeodelCosto(CPI)=

30.000

/ /

50.000= ValorReal(ActualValue)

0,6

ValorGanado(Earned Value)/

Cost Performance Index

CPI(Unid) CPI(Costos)

300 30.000

/ /

400= 40.000=

0,75 0,75

Cronograma (Schedule) SV > 0 & SPI > 1.0 SV = 0 & SPI = 1.0 SV < 0 & SPI < 1.0

Mediciones de Rendimiento, Interpretacin de los Resultados de Desviaciones e Indices.

CV > 0 & CPI > 1.0 Adelantado en Plazo y Bajo el Presupuesto En Plazo y Bajo el Presupuesto Atrasado en Plazo y Bajo el Presupuesto

CV = 0 &

CPI = 1.0

Adelantado en Plazo y Dentro del Presupuesto

En Plazo y Dentro del Presupuesto

Atrasado en Plazo y Dentro del Presupuesto

Costos

CV < 0 &

CPI < 1.0

Adelantado en Plazo y Sobre el Presupuesto

En Plazo y Sobre el Presupuesto

Atrasado en Plazo y Sobre el Presupuesto

Nota: La tabla indica las posibles combinaciones que se producen entre los principales Indicadores de Valor Ganado y como interpretar los nueve escenarios.

Preguntas de direccin de Proyectos

Medicin de Rendimiento con Mtodo de Valor Ganado Anlisis de Programa y Proyecciones Variacin de Cronoograma (Schedule Variance) ndice de Desepmeo de Cronograma (SPI)

Respuestas Indicador Unidades

200 (atrasado) 0,6(60%de rendimiento)

Cmo estn los Plazos? El Proyecto est atrasado o adelantado respecto del plazo contractual, indicado en el cronograma? Se es eficiente en el uso del tiempo?

Indicador Costos
$20.000 0,6

Cmo estn los Costos El proyecto est bajo o sobre el Presupuesto a la fecha de control? Se est usando los recursos en forma eficiente? Se va a usar los recursos remanentes en forma eficiente? Cunto va a costar el proyecto al trmino (Forecast)? Vamos a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?

Anlisis de Programa y Proyecciones Variacin de Costo (Cost Variance)

Indicador Unidades
100(prdida)

Indicador Costos
$10.000 0,75

ndice de Desempeo del Costo (CPI) ndice de Desempeo del Costo por completar (TCPI) Estimacin a la Conclusin (EAC)

0,75(75% eficiencia) 1,16(16% sobreelppto) 1100(100 unidadessobre ppto) 100 (diferencia negativade 100un.) 700 (proyeccin paracumplir alcance)

1,16

110000

Variacin de Costo al Trmino (VAC)

10000

Se va a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?

Estimacin de Costo por Completar (ETC)

70000

 ReportedeValorGanado ReporteValorGanadoProyectoGestin

 Silosindicadoressonmalos,qu sedebe hacer?: 1. Ignorarelindicadoroladesviacin(<5%). 2. Tomaraccionescorrectivasparavolverala LneaBase. 3. Revisarelprograma(siesnecesario, reprogramar).

 UsosdelValorGanado: ParavalidarEstadosdePagoenfuncindelos avancesfsicosoelcumplimientodelos entregablesdefinidosenelalcancedel proyecto(ej.ProyectoTI). Paradeterminarel%deAvanceFsicodel Proyecto. Paraproyectarelcomportamientofuturode losrecursos/costosenelproyecto.

Tcnicasparareprogramar(Forecasting) EAC=BACEV+AC(1.100=1000300+400) CPIEAC=BAC/CPI=1000/0.75=1.333 TCPI=(BACEV)/(BACAC)=1,166 CPIXSPIEAC=(BACEV)/(CPIXSPI)+AC= 1.555

Reprogramacin de Unidades remanentes.

 Presentacindecasoparadadeplanta Metacontrol

REPORTE DE AVANCE DE BETOLLI POR AREA DE TRABAJO

TOTAL

17%

16%

REACTOR EQUIPO D-702 (DSD)

38% 35% 29% 32% 36% 22% 24% 18%

40% 37% 36% 21%

 Literaturasugerida PMBOK,4taEdicin,MdulosdeIntegracin, CostosyComunicaciones.PMI Practice Standardfor Earned Value Management PMI The ProjectManagers Desk Reference, mdulos12,13(JamesP.Lewis ) Earned Value White Paper (Fleming & Koppelmann)

 ConsultasyComentarios.

PMI Santiago Chile Chapter Misin

Promover la direccin de proyectos, programas y portafolios como una especialidad y profesin relevante para el xito de los negocios empresariales