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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Grundlagen, Prozesse in Einkauf, Materialwirtschaft und Vertrieb

Theorieskript

Vorwort
Unsere Lehremission Wir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universitt Mnchen, damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung im Umfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- und Kommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten. Hierbei legen wir groen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete und praxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir die Entwicklung flexibler und teamfhiger Persnlichkeiten, die in der Lage sind, ihr Fachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode beherrschen. Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist, Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch als Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzes auszufllen, Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich der Wirtschaftsinformatik zu werden und Fhrungsaufgaben, auch in der Unternehmensfhrung, anstreben. Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und theoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wir ein Grundverstndnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zustzlich wird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wie beispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln. Zustzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreise und bungen unter Verwendung von SAP -Software. Vor allem in den Arbeitskreisen und bungen wird die Aktivitt des Einzelnen in der Gruppe gefordert und gezielt gefrdert. Wir wollen die zuknftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassend ausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische Fhrungsaufgabe Informationsmanagement entscheidend mit gestalten und bernehmen knnen. Kontakt Bei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an: Matthias Mohr Technische Universitt Mnchen Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik (I17) Prof. Dr. H. Krcmar Boltzmannstr. 3 85748 Garching b. Mnchen matthias.mohr@in.tum.de

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3 Einstieg ............................................................................................................................. 1 1. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 1 2. Systemhandling................................................................................................ 2 Materialwirtschaft........................................................................................................... 14 3. Organisationseinheiten im MM ..................................................................... 14 4. Einkaufsprozess ............................................................................................. 18 5. Einkauf........................................................................................................... 20 6. Bestandsfhrung ............................................................................................ 25 7. Rechnungsprfung ......................................................................................... 30 8. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 31 9. Mgliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 33 10. Materialstamm ............................................................................................... 35 11. Lieferantenstamm .......................................................................................... 43 12. Einkaufsstammdaten ...................................................................................... 49 13. Rahmenvertrge ............................................................................................. 54 14. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57 Vertrieb........................................................................................................................... 61 15. berblick ber den Vertrieb .......................................................................... 61 16. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 62 17. Geschftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 66 18. Belege im Vertrieb......................................................................................... 85 19. Debitoren ....................................................................................................... 96 20. Kundenrahmenvertrge................................................................................ 100 21. Einfhrung in die Konditionstechnik........................................................... 104 22. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 110 23. Verfgbarkeitsprfung und Versandterminierung....................................... 114 24. Streckengeschft .......................................................................................... 118 25. Stcklisten.................................................................................................... 120 Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 122 26. berblick ber die Beispielfirma IDES....................................................... 122 27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 123 28. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124

Copyright-Hinweis Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstaltungen des Lehrstuhls fr Wirtschaftsinformatik der Technischen Universitt Mnchen. Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu groen Teilen aus Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfltigung, zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrckliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet

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Einstieg 1. Was ist SAP R/3 ?


In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchen Bausteinen das SAP-System besteht. SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander verknpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen ermglichen.

Das R/3-Integrationsmodell
SD FI

ProduktionsProduktionsplanung planung

PP

M aterialMaterialwirtschaft wirtschaft

MM MM

Vertrieb Vertrieb

FinanzFinanzwesen wesen

Controlling Controlling

CO

R/3
PersonalPersonalwirtschaft wirtschaft

AnlagenAnlagenbuchhaltung buchhaltung

AA

QualittsQualittsM gmt. M gmt.

QM

InstandInstandhaltung haltung

Client / Server ABAP PM


HR IS

W orkflow W orkflow

WF

ProjektProjektsystem system

PS

BranchenBranchenlsungen lsungen

SAP AG

Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)

Im R/3 sind die Module in vier bergeordnete Themenbereiche eingeteilt: Logistik Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcenmanagement und Instandhaltung), Bestandsfhrung, Produktionssteuerung und Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und genealogie, Dokumentenverwaltung, Qualittsmanagement, Kennzahlenauswertung Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung, Bestandsfhrung, Rechnungsprfung und Materialbewertung Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen 1

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Qualittsmanagement (QM) Instandhaltung (PM) Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung Controlling (CO): Koordination, berwachung und Optimierung aller ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung, Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Treasury (TR) Anlagenbuchhaltung (AA) Projektsystem (PS) Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reisekostenverwaltung Branchenlsungen (IS) Workflow (WF)

Rechnungswesen

Personalwirtschaft

Anwendungsbergreifende Funktionen -

2. Systemhandling
Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Mglichkeiten Ihnen zur Navigation innerhalb des SAP-Systems offenstehen.

2.1.

Anmelden und Abmelden

Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten knnen, mssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der Erstanmeldung sowie spter in regelmigen Abstnden ndern. Unabhngig von den zu bearbeitenden Anwendungen im SAP-System mssen Sie das SAPSystem starten bzw. beenden. 2.1.1. Anmelden Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.

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Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, mssen Sie das vom Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persnliches Kennwort ersetzen. Aus Sicherheitsgrnden mssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmig ndern. Das System fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf. 2.1.2. Abmelden Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie knnen sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden. Sie haben folgende Mglichkeiten zur Abmeldung: 1. Whlen Sie in der Menleiste System 2. Klicken Sie auf das Symbol Modus geffnet haben). Abmelden. rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen

Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, da ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Ihre Daten gesichert haben und sich daher nicht abmelden mchten, whlen Sie Nein. Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurck. Wenn Sie sicher sind, da Sie alle Ihre Daten gesichert haben, whlen Sie Ja. Alle Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom SAP-System abgemeldet.

2.2.

Oberflche

2.2.1. SAP-Hauptfenster Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:

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Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)

2.2.2. Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthlt das Befehlsfeld und Drucktasten fr hufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.

Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklrt:


Element/Drucktaste Funktionsname Enter Bedeutung Durch Anklicken dieser Taste besttigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Sie knnen die gleiche Funktion auch durch Drcken der ENTER -Taste auf Ihrer Tastatur ausfhren. Sie knnen mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern. Bedeutung Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben fr die Direktwahl und andere Befehle.

Element/Drucktaste

Funktionsname Befehlsfeld

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Sichern

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Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Die Sichern-Drucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Sichern im Men Bearbeiten. Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurck. Falls Daten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie Daten sichern knnen. Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAPEbene zurck. Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Die AbbrechenDrucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Abbrechen im Men Bearbeiten. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigte Daten ausdrucken. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie eine erweiterte Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Bedeutung Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur ersten Seite einer Information. Die Erste SeiteDrucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination STRG + BILD . Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur vorigen Seite in einer Information. Die Vorige Seite-Drucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste BILD .

Zurck

Beenden

Abbrechen

Drucken

Suchen

Weiter suchen

Element/Drucktaste

Funktionsname Erste Seite

Vorige Seite

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Nchste Seite Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur nchsten Seite in einer Information. Die Nchste Seite-Drucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste BILD . Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur letzen Seite in einer Information. Die Letzte SeiteDrucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination STRG + BILD . Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen neuen SAPModus. Die Modus erzeugenDrucktaste fhrt die gleiche Aktion aus wie Funktion Erzeugen Modus im Men System. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie eine SapguiVerknpfung zu einer SAP-Report, einer SAP-Transaktion oder einer SAP-Anwendung erstellen. Fr diese Funktion ist das 32-BitBetriebssystem Windows Voraussetzung. Durch Anklicken dieser Taste zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie den Cursor positioniert haben. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie die Anzeigeoptionen anpassen.

Letzte Seite

Modus erzeugen

Sapgui-Verknpfung erstellen

F1-Hilfe

Layout-Men

Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste

2.3.

Navigation

Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, whlen Sie die Anwendung aus, mit der Sie arbeiten mchten. Sie knnen jederzeit zu einer anderen Anwendung als der ausgewhlten wechseln. Im SAP-System gibt es zwei Mglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen: 1. Sie knnen eine Anwendung aus dem Arbeitsplatzmen SAP Easy Access auswhlen. ber dieses Men knnen Sie Ihre Anwendung problemlos finden, ohne da Sie sich den Transaktionscode merken mssen.

2. Sie knnen einen Transaktionscode in das Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine 6 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Anwendung, ohne durch die verschiedenen Mens der Systemhierarchie navigieren zu mssen. 2.3.1. Transaktionscodes

Was sind Transaktionscodes ? Fr jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR. Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein. Anstatt eine Anwendung ber das Arbeitsplatzmen auszuwhlen, knnen Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die entsprechende Funktion auslsen. Zwar mssen Sie sich bei dieser Form der Navigation bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel schneller. ber die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen mchten, knnen Sie den entsprechenden Meneintrag auswhlen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden Transaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01. Mit Transaktionscodes knnen Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten, knnen Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln und dort eine Anwendung bearbeiten. Voraussetzung: Sie kennen die fr Sie wichtigen Transaktionscodes. Transaktionscodes suchen Um eine Anwendung ber einen Transaktionscode aufrufen zu knnen, mssen Sie den entsprechenden Transaktionscode kennen. Um den Transaktionscode fr eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den Cursor im Arbeitsplatzmen SAP Easy Access auf die gewnschte Funktion (d.h. den Meneintrag). Dann haben Sie folgende Mglichkeiten: 1. Whlen Sie Zustze Technische Detailinformation. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem gewhlten Meneintrag sehen:

2. Alternativ knnen Sie Zustze Einstellungen Technische Namen anzeigen whlen. Das Men wird geschlossen. Wenn Sie es erneut ffnen, werden alle Meneintrge des Arbeitsplatzmens (nicht nur der von Ihnen gewhlte

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Meneintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:

Sie knnen die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den Meneintrag doppelklicken oder Enter whlen. Ansonsten knnen Sie den ermittelten Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum Einstiegsbild der neuen Anwendung. Transaktionscodes eingeben 1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld. Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmig geschlossen. Um es anzuzeigen, whlen Sie den Pfeil links neben dem Symbol fr Sichern .

Das Befehlsfeld erscheint: . Um es wieder auszublenden, whlen Sie den Pfeil rechts (auerhalb) neben dem Feld. Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, whlen Sie den Abwrtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds. 2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den entsprechenden Transaktionscode ein. Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, mssen Sie folgendes eingeben: /nmb01.

3. Whlen Sie Enter. Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen Anwendung. Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer anderen Anwendung Objekte bearbeiten mchten, knnen Sie einen neuen Modus ffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und mchten sich die Whrungstabelle ansehen. Sie knnen sich die Tabelle in einem anderen Modus anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu mssen. 2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi) Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten mchten, knnen Sie weitere Fenster oder Modi ffnen. Damit ersparen Sie sich lstiges Hin- und Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen. Sie knnen bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die gleiche Anwendung bearbeiten. Sie knnen zwischen den geffneten Modi hin und her springen, und sie knnen einen Modus schlieen, ohne sich vom System abmelden zu mssen.

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Neuen Modus erzeugen Sie knnen im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen Modus ffnen. Dabei gehen in bereits geffneten Modi keine Daten verloren. Sie knnen bis zu sechs Modi ffnen, die unabhngig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen Modus schlieen, bleiben die anderen geffneten Modi weiterhin einsatzbereit. Mit jedem Modus, den Sie erffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewltigen, d.h., es kann lnger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, da die Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs beschrnkt. Sie haben folgende Mglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus zu erzeugen: 1. Whlen Sie in der Menleiste System Erzeugen Modus. .

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste

Das System ffnet ein zustzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen. Jeder Modus verfgt ber eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird. Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.

Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)

Modus und Anwendung gleichzeitig ffnen Im SAP-System knnen Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 9

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neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig geffneten Anwendung an. Dazu mssen Sie aber den Transaktionscode der entsprechenden Anwendung kennen. 1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrgstrich und den Buchstaben o) und den Transaktionscode der gewnschten Anwendung ein. Um beispielsweise einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01 (Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein. 2. Whlen Sie Enter. Das System ffnet ein neues Fenster fr den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild der angewhlten Anwendung an. Modi wechseln Sie knnen von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet sind, knnen Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort jederzeit wieder aufnehmen. Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewnschte Modus befindet (oder whlen Sie die vorgesehene Tastenkombination). Das gewhlte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es berlagert alle anderen Fenster auf Ihrem Bildschirm. Wenn Sie mehrere Modi geffnet haben, knnen Sie die aktuell nicht benutzten Modi minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi spter wieder benutzen mchten, knnen Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen. Wenn Sie nicht bentigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich verringert. Modus schlieen Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus beenden. Jeder geffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflut damit die Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schlieen, sichern Sie alle Daten, die Sie behalten mchten. Wenn Sie den Modus schlieen, fordert Sie das System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern. Haben Sie nur einen Modus geffnet und schlieen ihn, melden Sie sich damit vom System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre Daten zu sichern. Sie haben folgende Mglichkeiten: 1. Whlen Sie in der Menleiste System Lschen Modus. 2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an. Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurck.

2.4.

Hilfefunktionen

Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAPSystems bereit und erlutert und deren Verwendung. Das Men Hilfe enthlt folgende Eintrge: Meneintrag Bedeutung Hilfe zur Anwendung Ausfhrliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP10 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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SAP-Bibliothek Glossar Release-Infos SAPNet Einstellungen... Hilfe zu Feldern und Festwerten (F1) Hilfe zu Eingabewerten (F4)
Tabelle 2: Hilfemen ( SAP AG)

Komponenten Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAPDokumentation Definitionen zu SAP-Begriffen Informationen zu Neuerungen und Vernderungen in den verschiedenen Release-Stnden des SAP-Systems Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit Kunden und Partnern Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe angezeigt werden soll

2.4.1. Hilfe zur Anwendung Kontextsensitive Hilfe, die Sie von jeder SAP-Komponente aus aufrufen knnen. Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, ber die Feldhilfe hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung knnen Sie direkt aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die fr Ihren Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklrt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem SAP-Bild ausfllen mssen. Die Hilfe zur Anwendung enthlt Anleitungen oder Informationen, die Sie zur Durchfhrung einer Anwendung bentigen. 2.4.2. SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek enthlt umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAPKomponenten im HTML-Format. Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente ausgewhlt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baumstruktur. Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis fr die Bibliothek. Das Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponentenhierarchie wider. 2.4.3. Glossar Verzeichnis mit Erklrungen betriebswirtschaftlichen Begriffen.

zu

SAP-spezifischen

und

allgemeinen

Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine kurze Definition dazu bentigen, knnen Sie im Glossar suchen. Fr ausfhrlichere Erklrungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurck. 2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fllen knnen Sie jedoch ber die Feldhilfe (F1) zustzliche Informationen zu einer Meldung erhalten. 1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an. Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 11

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2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf drcken F1).

Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine zustzlichen Informationen. 2.4.5. Hilfe zu Feldern 1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen mchten. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drcken Sie F1 .

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewhlten Feld. Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im OnlineGlossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewnschten Begriff an. Zustzlich zur Feldhilfe Informationen abrufen. knnen Sie anwendungsspezifische und technische

2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten Zu vielen Feldern im SAP-System knnen Sie sich eine Liste der mglichen Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste knnen Sie den gewnschten Wert auswhlen und in das Eingabefeld bertragen. Diese Mglichkeit der Wertehilfe wird jedoch nicht bei allen Feldern untersttzt. Ob die Hilfe verfgbar ist, sehen Sie erst dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe untersttzt wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste. Liste der mglichen Eingabewerte anzeigen: 1. Stellen Sie den Cursor auf das gewnschte Feld. Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld. Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe fr dieses Feld nicht untersttzt. 2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der mglichen Eingabewerte. 3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewnschten Wert und whlen Sie ihn mit Doppelklick aus. Das System fgt den ausgewhlten Wert in das Feld ein. Eingeschrnkte Liste mit mglichen Eingabewerten anzeigen: Die Liste der mglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie knnen die Zahl der Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschrnken, indem Sie nur das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) fr die generische Suche eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte, die mit k beginnen. 1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mgliche Eingabewerte untersttzt. Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste mglicher Eingabewerte stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste. 2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom Platzhalterzeichen * (Stern) ein.

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3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit den mglichen Eingabewerten an. 4. Whlen Sie den gewnschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System fgt den ausgewhlten Wert in das Feld ein.

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Materialwirtschaft 3. Organisationseinheiten im MM
Mit Hilfe der von R/3 zur Verfgung gestellten Organisationsstrukturen knnen real existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es in der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhngen. Sie werden in der Lage sein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu bersetzen.

3.1.

Organisationseinheiten

Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Mglichkeit, auch komplexe Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dient dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaft andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der Buchhaltung. Durch die Verknpfung der Organisationseinheiten untereinander werden die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengefhrt und der Aufbau des Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der gesamten Unternehmensstruktur.

Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)

3.1.1. Mandant bergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B. einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die Lieferantenadresse gefhrt. 3.1.2. Buchungskreis Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich selbststndigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung. 14 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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3.1.3. Werk Ein Werk ist eine Produktionssttte oder auch einfach die Zusammenfassung rumlich nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das Werk bildet eine disponierende und bestandsfhrende Einheit und ist zentrales Organisationselement der Materialwirtschaft. 3.1.4. Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen fr ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach auen rechtlich fr alle Einkaufsvorgnge verantwortlich. Das System kann flexibel eingestellt werden. Beispielsweise fr zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation ist fr die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns verantwortlich. Oder fr dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche Einkaufsorganisationen sind fr bestimmte Buchungskreise und Werke zustndig. Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformen mglich, die erlauben, da eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafteren Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann. 3.1.5. Einkufergruppe Die Einkaufsorganisation ist in Einkufergruppen gegliedert, die fr die operati-ven Ttigkeiten zustndig sind. Eine Einkufergruppe kann auch fr mehrere Einkaufsorganisationen zustndig sein. Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen? Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisationseinheiten. Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.

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3.2.

Organisation des Lagers


eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten,

Die folgende Abbildung zeigt Lagernummern und Lagertypen:

Sicht der normalen Logistik

Sicht des WarehouseManagements

Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)

3.2.1. Lagerort Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbestnden innerhalb eines Werks ermglicht. Alle Daten, die sich auf einen bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich hauptschlich auf Lagerortbestnde. Der Lagerort wird als rumlicher Lagerbereich verstanden. 3.2.2. Lagernummer Alphanumerischer Schlssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht. Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehren u.a. Daten zu Palettierung, Einlagerung und Auslagerung. 3.2.3. Lagertyp Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerpltzen. Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien. Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden knnen, sind: Wareneingangszone Wareneingangszone Kommissionierbereich Hochregallager

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Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehren z.B. Festlagerpltze sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen. Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das Lagerverwaltungssystem nutzt. Einem Werk knnen mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein. Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehren, knnen unter ein- und derselben Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein. Zu einer Lagernummer knnen mehrere physische Lager gehren. Diese sind im Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere Lagerpltze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System ansprechen kann. Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem verwaltet werden

3.3.

Organisation des Einkaufs

3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf Sie knnen Ihren Einkauf als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von denen jede fr ein unterschiedliches Werk zustndig ist. Die folgende Grafik erlutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System abbilden knnen:

Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)

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3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation Je nach Einstellung Ihres Systems knnen zentraler und dezentraler Einkauf getrennt nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen drfen, die mit ihr verbunden sind) abgebildet werden. Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings knnen Ihr ein, kein oder mehrere Werke zugeordnet werden. Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation: Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen knnen. Die Einkaufsorganisationen, die fr die Beschaffung in den einzelnen Werken verantwortlich sind, knnen Materialien ber diesen sog. Zentralkontrakt abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen. Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) knnen auch einzelne Firmen, die zu einem Konzern gehren, aber jeweils mit unabhngigen SAPSystemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog. Verteilte Kontrakte. Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten fr Lieferantenstammstze und Einkaufsinfostze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden mssen. Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, knnen diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu mssen.

4. Einkaufsprozess
Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Beschaffungsvorgangs, von der Bedarfsermittlung ber die Bestellung bis hin zur Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und Komponenten.

4.1.

Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses

Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitten. Im einzelnen umfat der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen: 1. Bedarfsermittlung Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Mglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen. 18 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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2. Ermittlung der Bezugsquelle Die Komponente Einkauf untersttzt Sie bei der Ermittlung mglicher Bezugsquellen unter Bercksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann ber SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewnschte Lieferanten bermittelt werden knnen. 3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so da Sie Angebote miteinander vergleichen knnen. Absageschreiben werden automatisch verschickt. 4. Bestellabwicklung Das Einkaufssystem bernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Erffnung von Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen knnen Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferplne und Kontrakte werden ebenfalls untersttzt. 5. Bestellberwachung Das System prft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann in den entsprechenden Zeitabstnden automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnen den aktuellen Status smtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen. 6. Wareneingang und Bestandsfhrung Versand und Wareneingang knnen den Empfang von Waren besttigen, indem sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulssigen berund Unterlieferungstoleranzen haben Einkufer die Mglichkeit, ber- und Unterlieferungen zu begrenzen. 7. Rechnungsprfung Das System untersttzt das Prfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgnge und Wareneingnge wird der Rechnungsprfer auf Mengenund Preisabweichungen hingewiesen.

4.2.

Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten

Die Funktionen fr die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle fr das Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren berwachung werden in der Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und "Bestandsfhrung" werden in der Komponente "Bestandsfhrung" der Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsfhrung). Die den Geschftsprozess abschlieende Rechnungsprfung und Bezahlung der Lieferung wird teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprfung" (LogistikRechnungsprfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der RechnungswesenKomponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen (s.a. Kap. 7 - Rechnungsprfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).

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MM-Komponente Rechnungsprfung

MM-Komponente Einkauf

Endgltige Bezahlung erfolgt in der FI-Komponente Kreditorenbuchhaltung

MM-Komponente Bestandsfhrung
Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)

5. Einkauf
In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen berblick ber den Einkauf im R/3-System. Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese strukturiert sind. Als Beispiele fr Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote, Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.

5.1.

berblick ber den Einkauf

Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des SAP-Systems. Es untersttzt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf, Wareneingang, Bestandsfhrung und Rechnungsprfung. Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben: externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen Ermittlung mglicher Bezugsquellen fr einen Bedarf, der entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist berwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, da Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet. Dieser Informationsflu ist im SAP-System dadurch gewhrleistet, da der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und bergnge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.B. zum: 20 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Controlling (CO)

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Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor allem bei Bestellungen fr Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag zugeordnet werden knnen.

Finanzwesen Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im (FI) System definierten Lieferanten. Fr jeden Lieferanten wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthlt. Der Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet werden sollen. Vertrieb (SD) Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb entstanden ist, an den Einkauf bergeben werden. Darber hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.

Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs

5.2.

Einkaufsbelege

Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen. 5.2.1. Arten Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmt z.B., welcher Nummernkreis magebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen. Es gibt beispielsweise Belegarten fr Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenen Belegarten definieren. Die anschlieende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen Einkaufsbelege: Anfrage Angebot bermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten. enthlt die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl von Lieferanten.

Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklrung gegenber einem Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung. Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche Willenserklrung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthlt fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen. BANF Mittels Bestellanforderungen knnen dem Einkauf Material- oder Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind rein 21

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intern verwendete Belege.


Tabelle 4: Einkaufsbelegarten

5.2.2. Struktur Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen mglich. Der Belegkopf enthlt die fr den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, whrend die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge angeben. Die Zusatzdaten enthalten zustzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen ber bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingnge zu der Position enthlt. Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heit, Einkaufsvorgnge werden positionsweise angefordert, bestellt und berwacht.

Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

5.2.3. Nummerierung Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, da dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heit, da die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt. Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe mglich.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen

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Anfrage Definition Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen abzugeben. Struktur einer Anfrage Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen. Anfragekopf Er enthlt allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse Positionen Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehrigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die angefragte Menge fest. Angebot Definition Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. Struktur eines Angebots Die Offerte ist fr einen bestimmten Zeitraum fr den Lieferanten rechtlich bindend. Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer Einkaufsorganisation. Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehrigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die angebotene Menge fest. Wenn Leistungen nicht genau definiert werden knnen, dann werden Wertlimits anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits knnen fr bestimmte Kontrakte festgelegt werden. Konditionen knnen auf verschiedenen Ebenen gelten: fr das gesamte Angebot auf Positionsebene fr das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben fr Dienstleistungen auf Ebene der Leistungszeile fr die einzelne Leistung

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Angebotsvergleiche Definition Sie knnen die Preise smtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen) bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der gnstigsten Preisangebote aufgelistet. Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, bercksichtigen Sie folgendes: Die Angebotsdaten sollten mglichst fr alle Positionen innerhalb der zu vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der Mittel- und Gesamtwerte mglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System Informationen, um einen korrekten Preisvergleich fr alle drei Angebote durchzufhren. Bei Angeboten in Fremdwhrung wird der Angebotspreis automatisch in die Whrung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, da die aktuellen Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind. Bestellung Definition Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen. Die Bestellung kann fr verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie knnen Materialien fr den direkten Verbrauch oder fr das Lager und Dienstleistungen beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke und Konsignation vorgesehen. Mit Bestellungen knnen Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B. eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso knnen Sie mit einer Bestellung dafr sorgen, da ein Material, das in einem Ihrer Werke bentigt wird, von einem anderen Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitten zu Bestellungen - wie Waren- und Rechnungseingnge - werden protokolliert, so da Sie den Beschaffungsvorgang berwachen knnen. Sie knnen Bestellungen fr einmalige Beschaffungsvorgnge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen mchten, dann legen Sie eine Bestellung an - wenn Sie erwgen, mit diesem Lieferanten eine lngerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung ber Rahmenvertrge, da Sie hierbei u.a. gnstigere Konditionen erzielen knnen. Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschpfen oder um vorhandene Transportkapazitten optimal zu nutzen. Struktur einer Bestellung Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen: Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs. Fr die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten: 24 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Normal Lohnbearbeitung Konsignation Umlagerung Dienstleistung

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Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehrigen Lieferterminen untergliedert werden. Fr Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellte Menge fest. Fr Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden knnen, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

6. Bestandsfhrung
Nach diesem Kapitel knnen Sie die Komponente "Bestandsfhrung" kurz beschreiben und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges ber den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nchsten Schritt nach der Bestellung von Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang eines bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere Bereiche hat.

6.1.

berblick ber die Bestandsfhrung


mengen- und wertmige Fhrung der Materialbestnde Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Durchfhrung der Inventur

Diese Komponente befat sich mit folgenden Aufgaben:

Die Bestandsfhrung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet:

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Abbildung 10: Einbettung der Bestandsfhrung in die Logistik (Quelle: SAP AG)

Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsfhrung als Wareneingang erfat. Das Material wird solange gelagert (und im Bestand gefhrt), bis es an Kunden (Vertrieb) geliefert oder fr interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird. Bei allen Vorgngen greift die Bestandsfhrung auf Stammdaten (z.B. Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.

6.2.

Wareneingang

6.2.1. berblick ber den Wareneingang Mit der Komponente "Wareneingang" knnen Sie den Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang fhrt zu einer Erhhung des Lagerbestands.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Es werden folgende Wareneingnge unterschieden:

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Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert) Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion generiert) sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung) Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung. 6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und berwachungsinstrument fr die Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsfhrung und die Rechnungsprfung. Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es fr alle betroffenen Abteilungen wichtig, da der Wareneingang sich auf diese Bestellung bezieht, denn: Die Wareneingangsstelle kann berprfen, ob tatschlich geliefert wird, was bestellt wurde. Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung (z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als auch die Kontrolle (ber- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert. Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspteter Lieferung Mahnverfahren veranlassen. Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge geprft. Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises. Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem Lieferschein aufgefhrt, der der bestellten Ware beigefgt ist und vom Lieferanten an die Wareneingangsstelle bergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem Lieferschein steht, knnen Sie ber die Material- oder die Lieferantennummer im System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat. Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder fr das Lager, den sofortigen Verbrauch oder fr den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unter Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material fr das Lager bestimmt ist, kann der Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen oder gendert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, mssen Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben. Ein Wareneingang fr das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden: in den frei verwendbaren Bestand in den Qualittsprfbestand in den gesperrten Bestand Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 27

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In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualittsprfbestand zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche Bestandsart das Material gebucht wird. 6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System: Erzeugen eines Materialbelegs Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis fr die Bewegung ist.

Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)

Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die fr die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthlt. Erzeugen eines Warenbegleitscheins Wenn Sie den Wareneingang erfassen, knnen Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein (Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen). Senden einer Nachricht an den Einkauf Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhlt der Einkufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist. Fortschreibung des Bestands Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hngt vom Bestimmungsort der Ware ab: Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware fr das Lager angeliefert wird, erhht das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird gleichzeitig fortgeschrieben. Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware fr den Verbrauch angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz fortgeschrieben.

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Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WESperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang ber den WESperrbestand), bleibt der Bestand unverndert. Die Ware wird nur in dem WESperrbestand der Bestellentwicklung gefhrt. Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort gebucht, den es fr dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WEBuchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. Als Voraussetzung dafr mu im Customizing das automatische Anlegen von Lagerungsdaten sowohl fr das Werk als auch fr die Bewegungsart erlaubt sein. Andernfalls mssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen. Fortschreibung der Sachkonten Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen knnen auch in den nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet. Fortschreibungen in der Bestellung Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben: Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein Bestellentwicklungssatz angelegt, der die fr den Einkauf wesentlichen Daten enthlt, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position, die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs. Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestellposition als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.

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Andere Fortschreibungen Abhngig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.: Dispositionsvormerkung oder Primrbedarfsabbau in der Disposition Statistikdaten im Bestandscontrolling Daten fr die Lieferantenbeurteilung im Einkauf Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung Prflos im Qualittsmanagement

7. Rechnungsprfung
Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprfung, die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschliet und das Bindeglied zum Finanzwesen darstellt. Die Logistik-Rechnungsprfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsfhrung und Rechnungsprfung prft sie Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im Rechnungswesen. Auerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener Posten in Hhe der Rechnung erzeugt, der spter ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 Ausgleich offener Posten). Die Logistik-Rechnungsprfung hat folgende Aufgaben: den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung ber Einkauf zum Wareneingang - abzuschlieen Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B. Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rcklieferung, zu bearbeiten

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In der Logistik-Rechnungsprfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einer Rechnung zur Verfgung: Rechnungsprfung im Dialog Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im System, vergleichen und korrigieren die vom System vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit den Angaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung. Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das System prft die Rechnung dann im Hintergrund. Wenn keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die Rechnung gespeichert und mu in einem gesonderten Arbeitsschritt nachbearbeitet werden. Die Rechnungsinformationen werden per Datenfernbertragung in das R/3-System gebracht; das System versucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehler auftreten, mssen die Rechnungen manuell bearbeitet werden. Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchen die Rechnung selber auf Basis der Bestell- und Wareneingangsinformationen.

Rechnungsprfung im Hintergrund

EDI-Eingang einer Rechnung

Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS)

Tabelle 5: Bearbeitungsmglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprfung

8. Kreditorenbuchhaltung
Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen ber die Kreditorenbuchhaltung, um den Einkaufsprozess abzuschlieen. Die Kreditorenbuchhaltung ist Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen werden knnen.

8.1.

berblick

Die Kreditorenbuchhaltung fhrt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Darber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems: Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen gefhrt. Aus den operativen Vorgngen werden die Buchungen automatisch angestoen. Das Cash Management wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquidittsplanung zu optimieren. Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle gngigen Zahlwege (Schecks, berweisungen etc.) in Formularform ebenso untersttzt wie der elektronische Weg (Datentrgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der Datenfernbertragung). Die jeweiligen lnderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls Bestandteil des Programms.

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Bestehende Forderungen (z.B. Rckzahlung einer Gutschrift) knnen ggf. angemahnt werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm untersttzt. Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch gefhrt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Fr die Verfolgung der offenen Posten stehen Ihnen Flligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfgung. Im Schriftverkehr knnen Saldenbesttigungen, Kontoauszge und andere Mitteilungen individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgnge in der Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und andere Auswertungen zur Verfgung.

8.2.

Ausgleich offener Posten

Offene Posten stellen unerledigte Vorgnge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten gefhrt, bis sie bezahlt wird. Die offenen Posten eines Kontos knnen ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten mu also Null ergeben.

Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklrt gekennzeichnet. Voraussetzung ist, da das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit OffenePosten-Verwaltung gefhrt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darber, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Fr Sachkonten mssen Sie diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie ber diese Konten nachvollziehen wollen, ob Geschftsvorgnge bereits abgeschlossen sind. Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, da alle Posten, die noch nicht ausgeglichen wurden, im System verfgbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.

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Ob ein Posten ausgeglichen ist, knnen Sie durch die Einzelpostenanzeige oder ber die Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante fr den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch Posten ausgeglichen wurden.

9. Mgliche Szenarien beim Einkaufsprozess


Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Ablufe vorgestellt und deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitten durchzufhren sind, abhngig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschftspartner ist. In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung von Materialien in den seltensten Fllen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1 beschrieben wurde. Vielmehr werden sich die mglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der sich der zustndige Einkufer gerade befindet, mglicherweise stark voneinander unterscheiden. Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses knnen z.B. sein: ist das zu beschaffende Material frher schon einmal beschafft worden, d.h. ist es bekannt ? wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwhrende Geschftsbeziehungen pflegen, oder mssen wir uns nach einer neuen Bezugsquelle umsehen ? liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess abzulaufen hat, z.B. Qualittsmanagement-Richtlinien ? Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.

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9.1.

Material und Lieferant bekannt

Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir schon lnger Geschftsbeziehungen unterhalten, knnte der daraus resultierende Einkaufsprozess folgendermaen aussehen: 1. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten L. 2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang. 3. Wir prfen die an uns gestellte Rechnung. 4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per berweisung.

9.2.

Material unbekannt, Lieferant bekannt

Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetes und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, mssen wir den einen zustzlichen Schritt ausfhren: 1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap. 10 - Materialstamm). 2. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten L. 3. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang. 4. Wir prfen die an uns gestellte Rechnung. 5. Wir begleichen die Rechnung z.B. per berweisung.

9.3.

Material bekannt, Lieferant unbekannt

Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjhriger Lieferant L das Material X aufgrund von Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden Weg einzuschlagen: 1. Wir richten einige Anfragen ber den Bezug des Materials X an die Lieferanten M und N, mit denen wir bisher keine geschftlichen Beziehungen pflegen. 2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurck. 3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und whlen das gnstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus. 4. Wir bringen einige wichtige Daten ber N in Erfahrung und legen den Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -

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Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um einen temporren Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir in Zukunft wieder bei L bestellen, wrde es auch ausreichen, den Lieferanten N als CpD-Lieferanten anzulegen, um unntigen Datenerfassungsaufwand zu vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten). 6. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten N. 7. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang. 8. Wir prfen die an uns gestellte Rechnung. 9. Wir begleichen die Rechnung z.B. per berweisung.

9.4.

Langfristige Geschftsbeziehungen zum Lieferanten

Pflegen wir schon sehr lange gute Geschftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und wollen mit diesem eine Vereinbarung ber die Lieferung von Materialien bzw. die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder werten treffen, knnen wir einen Rahmenvertrag mit L abschlieen. 1. Wir schlieen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Mglichkeiten "Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen. Entschlieen wir uns z.B. fr einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthhe. 2. Wird ein bestimmtes Material bentigt, schicken wir eine Bestellung an L. 3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung ber Kontrakt erhlt der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heit, es wird eine Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten, Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie fr den Lieferanten relevante Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt bernommen.

10. Materialstamm
In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erlutert, der eng mit dem organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknpft ist. Sie erfahren, welche Daten der Materialstamm enthlt und aus welchen Sichten diese betrachtet werden knnen.

10.1.

Verwendung des Materialstamms

Die Gesamtheit aller Informationen ber smtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Fr das Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar. Der Materialstamm wird von smtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems genutzt. Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfllt das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten knnen von allen Bereichen, Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 35

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wie Einkauf, Bestandsfhrung, Disposition, Rechnungsprfung usw., gemeinsam genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).

10.2.

Nummerierung des Materialstamms

Fr jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, mssen Sie im Materialstamm einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig gekennzeichnet ist. Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen knnen Sie als Materialnummern sprechende Schlssel oder nichtsprechende Schlssel vergeben. Aus diesem Grund gibt es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe: extern Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlssel verwendet, geben Sie die gewnschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe knnen Sie in der Auswahl mglicher Nummern, die Sie zuordnen knnen, beschrnkt sein. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizing gepflegt. intern Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlssel verwendet, geben Sie beim Anlegen des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des Materialstammsatzes.

10.3.

Struktur des Materialstamms

Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu werden, ermglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur (s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverstndlich ist diese Flexibilitt auch in der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten verschiedenen Organisationsebenen zugeordnet. Mandant Allgemeine Materialdaten, die fr das gesamte Unternehmen gelten, werden auf Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehren u.a. die Warengruppe, die Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren fr alternative Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel fr allgemeine Daten sind Details ber die Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen (Temperaturbereich, Angaben darber, ob es sich um explosives oder verderbliches Material handelt etc.).

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Buchungskreis Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehrigen Werken und Lagerorten gltig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehren z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf Buchungskreisebene stattfindet). Werk Diese Ebene enthlt die Daten, die fr die einzelnen Betriebssttten oder Abteilungen innerhalb einer Firma relevant sind. So gehren die fr den Einkauf wichtigen Daten dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Hchst- und Mindestbestellmenge eines Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie ber den Werksschlssel zu. Lagerort Diese Ebene enthlt die speziell fr einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel werden die Bestnde auf Lagerortebene gefhrt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie ber Werks- und Lagerortschlssel zu. Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder an mehr als einem Lagerort gelagert wird.

10.4.

Daten im Materialstamm

10.4.1. Fachbereichsdaten Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)

Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist fr die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich. Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele

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Theorieskript Arbeitsvorbereitung

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Daten zur Vorbereitung der Fertigung, insbesondere fr die Terminierung Bewertungs- und kalkulationsspezifische Informationen Informationen zur Materialbedarfsplanung Toleranzdaten, Eigenfertigungszeiten

Buchhaltung

Preissteuerung, Standardpreis oder gleitender Durchschnittspreis, Bewertungsklasse Dispositionsmerkmal, Sicherheitsbestand, geplante Lieferzeit oder Fertigungszeit fr ein Material die fr das Material zustndige Einkufergruppe, zulssige berund Unterlieferungstoleranzen, Einkaufsbestelltext

Disposition

Einkauf

Durch den Einkauf bereitgestellte Daten fr ein Material

Fertigungshilfsmittel Informationen zum Material Verwendung in bestimmten bei der Verwendung als Plantypen, Gruppierungsschlssel, Fertigungshilfsmittel Vorschlagswerte fr Plne und Fertigungsauftrge Grunddaten Allgemeine Daten, die von Daten zur allen Fachbereichen genutzt Dokumentenverwaltung, werden knnen Europische Artikelnummer, Abmessungen Kalkulationsspezifische Informationen Erzeugnis- oder Einzelkalkulation, kalkulatorische Losgre, Vorschlagsdaten fr die Bewertung Zuordnung zu einer oder mehreren Klassen, Bewertung der Merkmale, Standardklasse Lagerbedingungen, Verpackungsmae Daten zur Bestimmung des Lagertyps fr Ein- und Auslagerung, Ladehilfsmittelmengen Prognosemodell, Prognosezeitraum technische Lieferbedingungen, Zeugnis erforderlich oder nicht, QM-Prfdaten (eine Prfart pro Vorgang) Produkthierarchie, Kontierungsgruppe, Preismaterial, Vertriebstext

Kalkulation

Klassifizierung

Typische Daten zur Klassifizierung des Materials Informationen zur Lagerabwicklung und Lagerung des Materials Allg. Daten zur Lagerverwaltung, Informationen zu Lagerungsstrategien etc. Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs

Lagerung

Lagerverwaltung

Prognose

Qualittsmanagement Daten zum Qualittsmanagement:

Vertrieb

Informationen zu Kundenauftrgen und zur Preisfindung

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Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm

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10.4.2. Materialart Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermglicht Ihnen, verschiedene Materialien nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.

Abbildung 14: Beispiele fr Materialarten (Quelle: SAP AG)

Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, mssen Sie das Material einer Materialart zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest: ob das Material fr einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als konfigurierbares Material oder als Prozematerial) ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen welche Fachbereichsdaten eingegeben werden knnen welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt oder fremdbezogen wird, oder ob beides mglich ist Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsfhrungspflicht eines Materials, d.h. ob Mengenvernderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden ob Wertvernderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden Darber hinaus ist von der Materialart abhngig, welche Konten bebucht werden, wenn ein Material ins Lager geht oder das Lager verlt. Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstamms unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.

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10.4.3. Branche Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System. So beeinflut sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachtrglich nicht nderbar.

Abbildung 15: Beispiele fr Branchen (Quelle: SAP AG)

Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Krzel der Branche steht in Klammern): Anlagenbau (A) Chemie (C) Maschinenbau (M) Pharmazie (P) Die brigen Branchen werden in SAP Retail verwendet. Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhngige Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen. 10.4.4. Zusatzdaten Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthlt jedes Material auch noch eine ganze Reihe sog. Zusatzdaten. Materialkurztext Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext knnen Sie in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text mglich. Mengeneinheit Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden: Basismengeneinheit Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestnde eines Materials verwaltet werden. Alle Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in die Basismengeneinheit um. Alternativmengeneinheiten Die einzelnen Fachbereiche knnen ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden 40 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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unter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefat. Das R/3System untersttzt folgende Alternativmengeneinheiten: Bestellmengeneinheit Diese ermglicht die Bestellung eines Materials in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen automatisch vorgeschlagen und kann dort gendert werden. Verkaufsmengeneinheit Diese ermglicht den Verkauf eines Materials in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit wird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kann dort berschrieben werden. Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben wird. Diese ermglicht es, Verbrauch, Umlagerungen, Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im System zu fhren. LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltung gefhrt wird. Fr Bestandsfhrungszwecke rechnet das System die in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material normalerweise in der Basismengeneinheit Stck verwaltet wird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stck enthlt, kann es sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die fr die Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.
Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten

Abbildung 16: Verhltnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)

Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit sollten Sie mit Bedacht whlen, denn Mengen knnen nur dann genau in einer Alternativmengeneinheit ausgedrckt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestellt werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit mssen Sie daher unbedingt folgende Punkte beachten: Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die hchste erforderliche Genauigkeit bietet.

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Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben. Eine Mengeneinheitengruppe enthlt mehrere Alternativmengeneinheiten und deren Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definieren Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen die Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von Alternativmengeneinheiten. Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben, rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieser Tabelle enthalten sind, mssen Sie den Faktor zur Umrechnung der Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben. Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.

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11. Lieferantenstamm
Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Auerdem erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine GeschftspartnerModell des R/3-Systems aussieht, das sowohl fr Lieferanten als auch fr Kunden gltig ist.

11.1.

Verwendung des Lieferantenstamms

Der Lieferantenstamm enthlt Informationen ber die Lieferanten eines Unternehmens. Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammstzen abgelegt. Neben Name und Anschrift des Lieferanten umfat ein Lieferantenstammsatz Angaben ber die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Whrung Zahlungsbedingungen Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkuferIn) Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschftspartner des Unternehmens gilt, enthlt der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem Lieferanten mssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur Zahlung im System erfassen knnen.

11.2.

Kontengruppe

Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, mssen Sie eine Kontengruppe angeben. Die Kontengruppe bestimmt die Art der Nummernvergabe den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das System den Lieferanten identifiziert ob es sich um CpD-Lieferanten handelt welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefllt werden knnen oder mssen welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B. Lieferantenteilsortiment) welche Partnerschemata gltig sind Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr gendert werden. Nur in Ausnahmefllen kann die Systemverwaltung sie ndern. Dies kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann knnen Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim ndern des Stammsatzes eingabebereit sein.

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11.3.

Nummerierung des Lieferantenstamms

Jeder Lieferantenstammsatz erhlt eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des Lieferanten fr die Buchhaltung). Diese Nummer bentigen Sie, um den Stammsatz aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen. Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heit, da das System sie vergibt; extern bedeutet, da Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen. Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden ber die Kontengruppe bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben mssen. Das System gewhrleistet, da die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen Vergabe whlt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, da eine bereits verwendete Nummer erneut vergeben wird. Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditorenkontonummer).

11.4.

Struktur des Lieferantenstamms

Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen: Allgemeine Daten Dies sind Daten, die fr jeden Buchungskreis innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaen gelten. Hierzu gehren beispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mit dem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindung etc. Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationen der Buchhaltung gefhrt. Dazu gehren z.B. die Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontos etc. Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation gefhrt. Es handelt sich dabei um Daten, die fr den Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner, Lieferkonditionen etc.

Buchungskreisdaten

Einkaufsorganisationsdaten

Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms

Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)

11.5.

CpD-Lieferanten

Fr Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, knnen Sie spezielle Stammstze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammstze. 44 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpDLieferantenstammsatz ab. Im Unterschied zu anderen Stammstzen wird ein CpD-Stammsatz fr mehrere Lieferanten benutzt, um nicht unntig viele Stammstze anlegen zu mssen. Deshalb drfen Sie im Stammsatz fr CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten wie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert innerhalb des Belegs gespeichert. CpD-Stammstze werden wie alle anderen Stammstze angezeigt, gesperrt oder gelscht.

11.6.

Geschftspartner und Partnerrollen

11.6.1. Geschftspartner Geschftspartner sind juristische oder natrliche Personen, mit denen Ihre Firma geschftliche Beziehungen unterhlt. Die folgenden Arten von Geschftspartnern sind im R/3-System definiert: Partnerart Kunde (Debitor): Ein Kunde ist ein Geschftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungen ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert: - interne Kunden (eigene Betriebe) - externe Kunden Partnerart Lieferant (Kreditor): Ein Lieferant ist ein Geschftspartner, von dem Waren und Dienstleistungen beschafft werden knnen. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferanten definiert: - interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne Lieferanten gepflegt. - externe Lieferanten Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus der Einkaufsabteilung ausgewhlt und gelistet. andere Partnerarten: Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel fr einen weiteren Geschftspartner im R/3System.

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Abbildung 18: Arten von Geschftspartnern (Quelle: SAP AG)

Daten zu Geschftspartnern werden in Stammstzen abgelegt. Das System schlgt diese Daten bei den verschiedenen Geschftsvorfllen (z.B. bei der Erstellung von Kundenauftrgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor. Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschftspartner der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Vertrieb verwendet. Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Einkauf verwendet. Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit fr andere Betriebe darstellt. Ein Geschftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall mu fr den Geschftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammstzen legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.

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11.6.2. Partnerrollen Geschftspartner bernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschftsvorfalls hat. Hier sind einige Beispiele fr Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert sind: Partnerrollen fr die Partnerart Kunde Auftraggeber enthlt Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem Verkaufsbro oder zu einer gltigen Preisliste Warenempfnger Rechnungsempfnger Regulierer
Tabelle 9: Partnerrollen fr Kunden

enthlt Daten fr den Versand, z.B. die Abladestelle und die Warenannahmezeiten enthlt die Anschrift und Daten fr den Dokumentendruck sowie den elektronischen Datenaustausch enthlt Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die Kontoverbindung

Partnerrollen fr die Partnerart Lieferant Bestelladresse Warenlieferant Rechnungssteller abweichender Zahlungsempfnger Kreditor, der eine Zahlung erhlt und nicht identisch ist mit dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B. Abtretungen).

Tabelle 10: Partnerrollen fr Lieferanten

Partnerrollen fr andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammstze) zustndiger Mitarbeiter Sie knnen diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen Einkufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten zuzuordnen.
Tabelle 11: Partnerrollen fr andere Partnerarten

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Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)

11.7.

FI-Kopplung des Lieferanten

Der Lieferantenstammsatz enthlt Daten, die den Buchungsvorgang und die Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zustzlich legen Sie alle Daten im Kreditorenstammsatz ab, die Sie fr die Geschftsverbindung zum Kreditor bentigen. Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft (MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben fr Sie den Vorteil, da Sie Daten nicht mehrfach eingeben mssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten werden auerdem unterschiedliche Datenstnde vermieden. Wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Kreditors gendert hat, mssen Sie diese nderung nur einmal erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den aktuellen Daten. Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten: Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors Steuernummern Bankverbindungen Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der Hauptbuchhaltung Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen Einkaufsdaten Organisation der FI-Daten des Lieferanten Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten ber die Geschftsbeziehung zum Kreditor speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt: 48 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)

Abstimmkonto Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch mitgebucht. Im Hauptbuch werden fr jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere Abstimmkonten gefhrt. Damit ist gewhrleistet, da der Saldo der Sachkonten immer Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafr, da jederzeit eine Bilanz erstellt werden kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung mssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr in die Hauptbuchhaltung bernommen werden.

Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)

In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. ber das Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen: ber das Abstimmkonto knnen Sie die Bildschirmbilder fr das Buchen auf Kreditorenkonten gestalten. Sie knnen beispielsweise die Felder fr die Erfassung von Kurssicherungsgeschften bei Fremdwhrung ber das Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschfte nicht vorkommen. ber das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Whrungen auf die zugehrigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.

12. Einkaufsstammdaten
In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfostze und das Orderbuch.

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Auerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden knnen.

12.1.

berblick ber die Einkaufsstammdaten

Die Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zustzlichen Arten von Stammdaten untersttzt: Einkaufsinfosatz Orderbuch Quotierung Konditionen Lieferantenbeurteilung Einkaufsinfosatz Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereits beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischen einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatz gibt beispielsweise Auskunft darber, in welcher Bestellmengeneinheit bei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner gehen aus dem Infosatz Preisnderungen fr das betreffende Material hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angebote leichter bewerten, und der Proze der Angebotsauswahl wird vereinfacht. Infostze werden bei Bestellung eines Materials automatisch angelegt. Das Anlegen, ndern und Lschen von Infostzen durch den Benutzer ist ebenfalls mglich. Im Orderbuch sind die mglichen Bezugsquellen fr ein Material, gltig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums ein Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem Kontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch untersttzt den Benutzer bei der Klrung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder externe) knnen ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern? Es dient auerdem zur automatischen Auswahl von Lieferanten fr ein Material. Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der fr ein Material berechnet, welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie knnen dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmten Zeitpunkt fr eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen von Quoten besteht die Mglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene Bezugsquellen zu verteilen. Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und fr Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhngigen Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.

Orderbuch

Quotierung

Zeitabhngige Konditionen

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Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmter Kriterien wird fr den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.

Tabelle 12: Einkaufsstammdaten

12.2.

Einkaufsinfostze

12.2.1. Definition Einkaufsinfostze dienen als Informationsquelle fr den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz (auch als Infosatz bezeichnet) enthlt Daten zu einem bestimmten Material und Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz abgelegt. Dadurch hat der Einkufer jederzeit die Mglichkeit, folgendes festzustellen: Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder geliefert? Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert? 12.2.2. Inhalt Der Einkaufsinfosatz enthlt z.B. die aktuellen Preise und Konditionen fr die zustndige Einkaufsorganisation bzw. das zustndige Werk die Nummer der letzten Bestellung die Toleranzgrenzen fr ber- bzw. Unterlieferungen die Planlieferzeit des Lieferanten fr das Material (Zeit, die der Lieferant bentigt, um das Material zu liefern) Lieferantenbeurteilungsdaten ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant fr das Material gilt das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehrt das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann Der Infosatz enthlt Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise) werden auch als Vorschlagsdaten fr Bestellungen verwendet. Sie knnen z.B. die derzeitigen und zuknftigen Angebotskonditionen (Rabatte, Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen bernehmen zu knnen. Darber hinaus knnen Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen. 12.2.3. Organisationsebenen Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten: fr eine Einkaufsorganisation fr ein Werk

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12.2.4. Beschaffungsarten bei Infostzen Normal Ein Normalinfosatz enthlt Informationen fr Normalbestellungen. Die Infostze knnen fr Materialien und Leistungen mit und ohne Stammsatz angelegt werden. Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthlt Bestellinformationen ber Lohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage einer Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung ausfhren lieen, dann wrde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis des Lieferanten fr die Montage enthalten. Pipeline Ein Pipeline-Infosatz enthlt Informationen zu einem Material des Lieferanten, das ber Pipeline beschafft wird (l), ber Rohrleitung (Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthlt den Preis des Lieferanten fr die Entnahme. Sie knnen Entnahmepreise fr verschiedene Gltigkeitszeitrume hinterlegen. Ein Konsignationsinfosatz enthlt Informationen zu einem Material, das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithlt. Der Infosatz enthlt den Preis des Lieferanten fr die Entnahme aus dem Konsignationsbestand. Sie knnen Entnahmepreise wie beim Pipeline-Infosatz fr verschiedene Gltigkeitszeitrume hinterlegen.

Konsignation

Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfostzen

12.2.5. Bestellpreisentwicklung Die Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferanten fr ein Material oder eine Dienstleistung ber einen bestimmten Zeitraum, der sich bis zur Gegenwart erstreckt. In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise fr ein Material bei einem Lieferanten protokolliert.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 12.2.6. Texte im Infosatz Im Infosatz gibt es folgende Textarten:

Theorieskript

Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition bernommen wird. Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt. Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition und entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die Bestellposition bernommen und ausgedruckt. Kurztext: Fr Material, das ber einen Materialstammsatz verfgt, wird der Kurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag bernommen. 12.2.7. Infobestelltext und Einkaufsbestelltext Fr einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz knnen Sie pro Einkaufsorganisation festlegen, ob nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll. (Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den Einkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.) oder der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und ausgedruckt werden sollen. Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MText nicht gesetzt ist. 12.2.8. InfoUpdate-Kennzeichen Beim Anlegen bzw. ndern von Angeboten, Lieferplnen, Kontrakten und Bestellungen knnen Sie ber das Feld InfoUpdate festlegen, da der Infosatz angelegt bzw. aktualisiert werden soll.

12.3.

Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik

12.3.1. Preisfindung Sie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externen Verwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (fr interne Zwecke, wie die der Kostenrechnung) durchzufhren. Konditionen stellen eine Reihe von Bedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wenn beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt, Bestellmenge, Datum - den Endpreis fr den Kunden. Die Informationen ber alle diese variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionsstzen abgelegt.

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Theorieskript 12.3.2.

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Konditionstechnik

Ablauf Der Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System aus den in Konditionsstzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthlt vordefinierte Elemente fr routinemige Preisfindungsttigkeiten. Beispielsweise gehren zum Standardsystem Konditionsarten fr grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschlge sowie Zuschlge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Fr jedes Element knnen Sie die Standardversion verwenden oder vllig neue Definitionen anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die Abfolge von Aktivitten sieht normalerweise wie folgt aus: 1. Definition von Konditionsarten fr alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschlge), die in Ihren tglichen Geschftsvorfllen vorkommen. 2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie fr jede Konditionsart Konditionsstze ablegen und zurckholen knnen. 3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gltigen Konditionsstze auffinden kann. 4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von Kalkulationsschemata. Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhlt sich analog zu dem im Modul Vertrieb (SD) (s.a. Kap. 21 - Einfhrung in die Konditionstechnik).

13. Rahmenvertrge
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie lngerfristige Geschftsverbindungen mittels Kontrakten und Lieferplnen abgebildet werden knnen. Sie lernen deren Einsatzmglichkeiten und Struktur kennen. Ein Rahmenvertrag ist eine lngerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten ber die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten Zeitraum. Es gibt folgende Rahmenvertrge: Kontrakte
-

Zentralkontrakte Verteilte Kontrakte Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt

Lieferplne
-

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Theorieskript

Entsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden Elementen: Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten Vertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des Belegkopfs. Positionen: Dieser Teil des Belegs enthlt die fr die betreffende Ware oder Dienstleistung spezifischen Daten, z.B.:
-

Statistik ber Bestellaktivitten zu der Position Menge oder Preis der Position Konditionen wie mengenabhngige Zuschlge und Rabatte

13.1.

Kontrakte

Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden. 13.1.1. Struktur Der Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen bzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben. Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt, z.B. Positionstyp K fr Konsignation oder L fr Lohnbearbeitung. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die Menge fest. Dienstleistungen knnen auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile abgerufen werden. Die anfallenden Kosten knnen durch die Kontierung auf verschiedene ControllingObjekte verteilt werden. Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert. Folgende Kontrakte werden unterschieden: Mengenkontrakte Wertkontrakte Diese Kontraktart whlen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfllt, wenn infolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist. Diese Kontraktart whlen Sie, wenn der Gesamtwert smtlicher Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht berschreiten soll. Der Kontrakt gilt als erfllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter Wert erreicht ist.

Tabelle 14: Kontraktarten

Sie knnen auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese gelten fr alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt). Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.

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Theorieskript

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3

13.2.

Lieferplne

Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums beschafft werden. 13.2.1. Struktur Ein Lieferplan besteht aus Positionen, fr die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten: Normal Lohnbearbeitung Konsignation Umlagerung Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehrigen Lieferterminen untergliedert werden. Fr Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Konditionen knnen fr den gesamten Lieferplan gelten. Fr das zu liefernde Material sind Konditionen auf Positionsebene aufgefhrt. Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den Einteilungen aufgefhrten Terminen zu liefern. Die anfallenden Kosten knnen durch die Kontierung auf verschiedene ControllingObjekte verteilt werden. Mit Besttigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen bzw. Abweichungen davon mitteilen. Sie knnen bei Lieferplnen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird ber die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, da Sie die an einen Lieferanten bermittelten gltigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen knnen. mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen haben internen Charakter, d.h. Sie knnen sie beliebig ndern. Erst wenn Sie explizit einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen, werden die Einteilungen an den Lieferanten bermittelt. Mit der Abrufdokumentation knnen Sie die an einen Lieferanten bermittelten Abrufe innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau Sie welche Information an den Lieferanten geschickt haben. ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen haben offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie als Abruf an den Lieferanten bermittelt. Die Abrufe werden nicht im System dokumentiert. 13.2.2. Einsatzmglichkeiten Das Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgnge in Ihrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder Kontraktabrufen ersetzen kann. 56 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Theorieskript

Sie mssen nur geringe Lagerbestnde vorhalten, da durch die Vorgabe des genauen Lieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) mglich sind. Ihre Lieferanten bentigen krzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge des Lieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden mu, sondern - den Einteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen. Bei Massengeschft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wnschenswert, da automatisch Abrufe von Lieferplnen erstellt werden. Im SAP-System knnen Sie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen. 13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt Mit dieser Funktion knnen Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen der Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden. Lieferplne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die bentigten Materialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und Feinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren sich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral). Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation (Referenzeinkaufsorganisation) fr den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral). Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt. Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt knnen diese Konditionen der Referenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt werden. Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen knnen, mu der Lieferplan zeitabhngige Konditionen haben der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein

14. BANFen und Bezugsquellenermittlung


Ziel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zu erlutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlung kennen, mit dessen Hilfe fr einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferant gefunden werden kann. Dazu lernen Sie die bentigte Datengrundlage und den Ablauf kennen.

14.1.

BANF

Die Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Bestellanforderungen werden manuell (ber Vorlage) in der anfordernden Abtei-lung erfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponenten erzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen knnen indirekt erstellt werden ber: Disposition Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 57

Theorieskript Fertigungsauftrge

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Instandhaltungsauftrge Netzplne. 14.1.1. Struktur Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, fr die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten: Normal Lohnbearbeitung Konsignation Umlagerung Dienstleistung Die Position enthlt die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge der zu erbringenden Dienstleistung. Fr Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die bestellte Menge und den Termin fest. Fr Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden knnen, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann die Bestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten. Die anfallenden Kosten knnen durch die Kontierung auf verschiedene ControllingObjekte verteilt werden. Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenvertrge erfllt werden. Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung auerhalb des Unternehmens findet.

14.2.

Bezugsquellenermittlung

Fr neue Beschaffungsvorgnge mchten Sie zunchst auf im System vorhandene Daten zurckgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer neuen Bezugsquelle ber den aufwendigeren Proze von Anfrage und Angebot kommt oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es fr einen bestimmten Bedarf keine geeignete Bezugsquelle im System gibt. In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine groe Menge von Lieferanten und Rahmenvertrgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen (Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma (Fremdbeschaffung intern). Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete Bezugsquelle fr einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlgt den passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten fr eine Bestellung vor.

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Theorieskript

14.2.1. Datengrundlage Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage Bezugsquellenermittlung fr Bestellanforderungen und Bestellungen:

fr

die

Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenvertrge stellen mgliche Bezugsquellen fr ein Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder Lieferplaneinteilungen erzeugen. Infosatz Wenn ein Infosatz fr das angeforderte Material vorhanden ist, kann dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu der zugeordneten Bestellanforderung anlegen. Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle fr eine Bestellanforderung sein. Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird der Bedarf ber einen firmeninternen Beschaffungsvorgang gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. Mit Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf an einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn Quotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie, genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren mglichen) einer Banf zugeordnet wird. Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle fr einen bestimmten Zeitraum gltig ist. Sie knnen im Orderbuch eine von Ihnen bevorzugte Bezugsquelle fr ein Material, z.B. einen Lieferanten, als fest kennzeichnen. Dann schlgt das System genau diese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mgliche Bezugsquellen vorhanden sind.

Werk Quotierung

Orderbuch

Tabelle 15: Datengrundlage fr die automatische Bezugsquellenermittlung

14.2.2. Ablauf Bei der Ermittlung mglicher Bezugsqellen fr ein angefordertes Material sttzt sich das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren: 1. Quotierung Zunchst prft das System, ob fr das Material eine Quotierung existiert, deren Gltigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eine Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der fr die Lieferanten vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll und schlgt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann wird das Orderbuch geprft. 2. Orderbuch Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist, dessen Gltigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder Lieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthlt, dann wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrere Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keine

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Theorieskript

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Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenvertrge und Infostze geprft. 3. Rahmenvertrag und Infosatz Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplnen fr das Material sowie nach Infostzen und schlgt diese vor. (Wenn Infostze mit mehr als einer Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infostze derjenigen Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die fr die Beschaffung des anfordernden Werks zustndig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenvertrge und ggf. Infostze vorhanden sind, werden alle als mgliche Bezugsquellen in einem Fenster zur Auswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden folgenden Zusatzprfungen durchgefhrt: Prfung der Lieferregion Das System prft, ob im zugehrigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehrt. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz als mgliche Bezugsquelle aus. Prfung des Regellieferanten Das System prft, ob ein Regellieferant fr das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant, der fr den gesamten Konzern gltig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im Customizing eingestellt ist, da der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt. Bezugsquellenermittlung im Hintergrund: Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausfhren und das System mehrere mgliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlgen. Aus diesen knnen Sie eine Bezugsquelle auswhlen und zuordnen. Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchfhren, mu das System eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschlieend automatisch eine Bestellung erzeugt werden kann. Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen Bezugsquelle zu kommen. Falls zwei Rahmenvertrge gefunden werden, wird geprft, ob einer davon bei einem Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle zu, die Zuordnung der Banf mu anschlieend manuell durchgefhrt werden.

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Theorieskript

Vertrieb 15. berblick ber den Vertrieb


Die Erfllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellung von Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD) untersttzt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche: Vertriebsuntersttzung Verkauf Versand Fakturierung

15.1.

Vertriebsuntersttzung

Mit der Vertriebsuntersttzung knnen Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Auendienst Informationen ber Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und deren Produkte sammeln und nutzen. Im IDES umfat die Vertriebsuntersttzung u. a. die Erfassung und Auswertung von Kundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.

15.2.

Verkauf

In der Verkaufsphase knnen unterschiedliche Geschftsvorflle mit den damit verbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfgbarkeitsprfung, Versandterminierung und Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden. Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in Unternehmensbereiche knnen Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen. andere

15.3.

Versand

Der Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei die Sicherstellung des Kundenservices und die Untersttzung der Distributionsplanung die Hauptaufgaben darstellen. Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung flliger Auftrge, die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung, Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.

15.4.

Fakturierung

Die Fakturierung bildet den Abschlu eines Geschftsvorfalls im Vertrieb. In der Auftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zur Fakturierung eines Vorgangs jederzeit verfgbar. Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, die Bearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der Fakturierungsvorgnge

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Theorieskript

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sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgefhrt werden.

15.5.

Schnittstelle zu anderen Modulen

Abbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)

16. Organisationsstrukturen im Vertrieb


16.1. Verkaufsorganisation

Mit Hilfe der Verkaufsorganisation knnen Sie eine regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes bercksichtigen. Jede Verkaufsorganisation steht fr eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Alle Geschftsvorflle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt. Je Verkaufsorganisation werden in Abhngigkeit vom Vertriebsweg die fr den Verkauf erlaubten Werke festgelegt, so da eine Verkaufsorganisation Waren aus mehreren Werken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenen Verkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen knnen aus diesem Werk verkaufen. Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesem Buchungskreis werden die Geschftsvorgnge der Verkaufsorganisation primr buchhalterisch verfolgt. 62 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Theorieskript

Buchungskreis 1

Buchungskreis 2

Verkaufsorgani sation 1

Verkaufsorgani sation 2

Verkaufsorgani sation 3

Werk 1 Marken - PCs Werk 2 No-Name PCs Werk 3 Server

Werk 4 Drucker

Werk 5 Bildschirme

R/3 - System

Abbildung 23: Organisationsstrukturen im Vertrieb

Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, fr die eine vollstndige, in sich geschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. 16.1.1. Buchungskreisbergreifender Verkauf Die Mglichkeit, Werke auch buchungskreisbergreifend Verkaufsorganisationen zuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschftsfeldbergreifender Kundenauftrge.

Buchungskreis 1

Buchungskreis 2

Verkaufsorgani sation 1

Verkaufsorgani sation 2

Verkaufsorgani sation 3

Werk 1 Marken - PCs Werk 2 No-Name PCs Werk 3 Server

Werk 4 Drucker

Werk 5 Bildschirme

R/3 - System

Abbildung 24: Buchungskreisbergreifender Verkauf

Bsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschftsfelder PCs, Drucker und Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihres Buchungskreises zugeordnet. Darber hinaus erfolgt eine buchungskreisbergreifende Zuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des Buchungskreises Deutschland/PCs. Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 63

Theorieskript

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Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieser Auftrag ber Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden: Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschftsfeldes, der Bildschirm von Werk 5 des Geschftsfelds Bildschirme geliefert. Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura fr beide Auftragspositionen. Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag fr Marken-PC und Bildschirm an Verkaufsorganisation 1. Fr die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interne Faktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhltnis).

16.2.

Vertriebswege

Um den Markt mglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb auf verschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanlen oder Absatzschienen zu verstehen.

16.3.

Produktsparten

Beim Vertrieb eines breitgefcherten Produktspektrums knnen Sie Produktlinien nach Sparten organisieren. Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet. Auf Spartenebene knnen statistische Marketingstrategien erstellt werden. Auswertungen durchgefhrt und

Spartenbergreifend erfolgt der Verkauf ber die Sparte 00 (Sparte fr die Belegerfassung). Somit knnen Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg erfassen.

16.4.

Vertriebsbereiche (Vb)

Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten eines Kunden definieren Sie abhngig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird fr Auswertungen und fr die Preisfindung verwendet. V

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Durch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, da in einem gegebenen Vertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.
Sparte 07 Vertriebsbereich 1 Sparte 08 Vertriebsbereich 5 Vertriebsweg Einzelhandel

Vertriebsbereich 3

Vertriebsbereich 7

Vertriebsweg Grohandel

Verkaufsorganisation
Abbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)

16.5.

Verkaufsbros und Verkufergruppen

Die interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbro, Verkufergruppe und Verkufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt. Das Verkaufsbro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschftsstelle und kann fr einen oder mehrere Vertriebsbereiche ttig sein. In Deutschland verfgt IDES ber vier Niederlassungen. Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist ber Verkufergruppen abgebildet. In jeder Verkufergruppe ist, je nach Gre der Niederlassung, eine bestimmte Anzahl Vertriebsbeauftragter ttig. Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend Schwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden. seiner Qualifikationen und

Die Verkufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die den Verkaufsvorgang durchfhrt und fr diesen intern zustndig ist.

Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)

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16.6.

Versandorganisation

Versandstellen sind eigenstndige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die Bearbeitung und berwachung der Lieferungen sowie die anschlieende Warenausgabe erfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.

17. Geschftsprozesse im Vertrieb


Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitten und endet mit der Bezahlung des Kunden fr gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Die Vertriebskomponente bildet smtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege ab, die jeweils mit dem Vorgnger- und den Nachfolgebelegen verknpft sind.

Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)

Vorverkaufsaktivitten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstellt und verschickt. Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag Nun mssen Sie das Material beschaffen eine Lieferung anlegen eine Faktura erstellen und den Zahlungseingang des Kunden verbuchen

In der folgenden Graphik werden die Aktivitten der Kundenauftragsabwicklung im R/3 System in eine Struktur gebracht.

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Abbildung 28: Aktivitten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

Alle Kstchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitten und Auftragsbearbeitung stellen verschiedene Verkaufsbelegarten dar. Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung und Bearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuern knnen.

17.1.

Anfrage

Oft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage. 17.1.1. Definition Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eine unverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben. Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf. Liefertermine beziehen. Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich fr die weitere Bearbeitung.

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17.1.2. Struktur Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die nachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten. Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den dazugehrigen Lieferterminen unterteilt sein. Positionen knnen hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach Chargen bzw. eine Auflsung von zusammengesetzten Materialien (Stcklisten) mglich. In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen aufgefhrt. Sie knnen aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.

17.2.

Verkaufsauskunft

Wenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot von Ihnen wnscht, knnen Sie diesen Kundenkontakt in Form eines Verkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann der Verkaufsauskunftsbeleg spter als Grundlage fr die Erstellung eines Kundenauftrags oder fr die Vertriebsanalyse genutzt werden.

17.3.

Angebot

17.3.1. Definition Die Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialien bzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist fr den angegebenen Zeitraum fr das Unternehmen rechtlich bindend. Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kunden antworten oder sich auf einen Geschftspartnerkontakt beziehen. In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitten (z.B. Lieferart, Adresse) angegeben. Bereits im Angebot knnen Attribute erfat werden, die zu einem spteren Zeitpunkt in den daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag bernommen werden. 17.3.2. Struktur Ein Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthlt, die fr das gesamte Angebot gltig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angebotene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten. Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den dazugehrigen Lieferterminen unterteilt sein. Positionen knnen hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach Chargen bzw. eine Auflsung von zusammengesetzten Materialien (Stcklisten) mglich. In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen aufgefhrt. Sie knnen aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden. Angebote an einen Kunden knnen erfat, verwaltet und berwacht werden. 68 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Fr die optimale Bedienung des Marktes knnen so die Akquisitionsaktivitten geplant und gesteuert werden. 17.3.3. Gltigkeitszeitraum Als allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem potentiellen Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gltigkeitszeitraum erfat. Damit wird die zeitliche Gltigkeit des Angebots festgelegt. Eine berfhrung des Angebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr mglich. 17.3.4. Verwendung Ein Angebot kann direkt in einen Auftrag bergefhrt werden. Dabei werden smtliche Angebotsdaten in den neuen Auftrag bernommen und es wird im Auftrag ein Verweis auf das zugrundeliegende Angebot erstellt.

17.4.

Auftrag

Abbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)

17.4.1. Definition Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen (Terminauftrag). Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich fr die Erfllung des Vertrages. Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur Verfgung. Das System prft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfgbar ist und schliet ggf. die Bedarfsbergabe an die Disposition an. Bei der Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.

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17.4.2. Struktur Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftrag gegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten. Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, die die verschiedenen Teilmengen mit den dazugehrigen Lieferterminen enthalten. Positionen knnen hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach Chargen bzw. eine Auflsung von zusammengesetzten Materialien (Stcklisten) mglich. In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen aufgefhrt. Die Konditionen fr eine Position knnen aus einer Gesamtkondition abgeleitet werden, die fr den gesamten Auftrag gltig ist. Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweils einen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturieren ist. Die Positionen eines Kundenauftrags knnen aufgrund der Positionen eines Kundenangebots entstanden sein. Zustzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. den Sofortauftrag oder den Barverkauf. Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt. Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird jedoch zu einem spteren Zeitpunkt erzeugt.

Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

17.4.3. Integration Abweichend vom Kunden als Auftraggeber knnen andere Geschftspartner in verschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfnger) angegeben werden.

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17.5.

Beschaffung

Abbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)

Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt: Ob das Produkt verfgbar ist (Verfgbarkeitsprfung) wie das Produkt beschafft wird: aus verfgbarem Bestand durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung) Einzelfertigung Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess) Lieferung durch anderes Lager

17.6.

Lieferabwicklung

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Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)

Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses untersttzt die Auslieferung alle Versandaktivitten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang. In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status der Versandaktivitten berwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenen Daten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitten, wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Daten aufgenommen, die whrend der Versandabwicklung generiert werden. 17.6.1. Funktionsumfang Eine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden: mit Bezug zu einem Kundenauftrag mit Bezug zu einer Umlagerbestellung mit Bezug zu einer Lohnbeistellung mit Bezug zu einem Projekt ohne Bezug Dabei knnen Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeitsvorrten oder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden knnen Sie Vereinbarungen ber Teil- und Komplettlieferungen sowie ber eine Auftragszusammenfhrung treffen. Auslieferungen knnen zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefat werden. bersichten ermglichen eine berwachung der erstellten Auslieferungen und der dafr noch ausstehenden Versandaktivitten. Im IDES z.B. knnen Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorrten oder manuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden ber Komplett- und Teillieferungen sowie ber Auftragszusammenfhrung bercksichtigt. Auslieferungen knnen nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden: Auf Kopfebene mssen u.a. folgende Voraussetzungen erfllt sein: Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein. Die Liefersperre kann z.B. wegen einer berschreitung des Kreditlimits automatisch gesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an. Der Verkaufsbeleg mu mindestens eine lieferbare Position enthalten. Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fllig, kann der Auftrag nicht beliefert werden. Auf Positions- und Einteilungsebene mssen u.a. folgende Voraussetzungen erfllt sein: Die Einteilung mu zum angegebenen Selektionsdatum fllig sein. Eine Einteilung wird fr den Versand fllig, sobald sie das Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.

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Es darf keine Liefersperre fr die Einteilung gesetzt sein. Sie knnen manuell im Verkaufsbeleg fr eine Einteilung eine Liefersperre setzen, wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunchst berprft werden soll. Die noch zu liefernde Menge mu grer null sein. Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag mssen vollstndig sein. Sind sie unvollstndig, mssen Sie zunchst das Unvollstndigkeitsprotokoll des Auftrags bearbeiten Der Produktstatus des Materials mu eine Lieferung zulassen. Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie knnen aufgrund ihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden. Die Ware mu verfgbar sein, falls die Verfgbarkeit geprft wird

17.7.

Kommissionierung

Der Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einem Lagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualitt in einem Kommissionierbereich, wo die Ware fr den Versand vorbereitet wird. 17.7.1. Funktionsumfang Unabhngig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgefhrt wird, knnen Sie das System so einstellen, da die Kommissionieraktivitten automatisch bei der Auslieferungserstellung regelmig zu bestimmten Zeiten, manuell anhand von bersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderung eines Mitarbeiters erfolgen. Zur Terminierung und berwachung der Kommissioniervorgnge ist in jeder Lieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B. Auskunft darber, fr welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat. In der Standardeinstellung des Systems ist fr die Buchung des Warenausgangs Voraussetzung, da kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Dies bedeutet, da Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in der Auslieferung bereinstimmen mssen. Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alle erforderlichen Prozesse voll integriert. Sie knnen z.B. direkt aus der Auslieferung einen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status der Lagerverwaltungsvorgnge kann in der Lieferung berwacht werden. Bei der Verwendung von Subsystemen knnen Sie alle fr die Kommissionierung bentigten Daten und die Rckmeldung der Kommissionierdaten ber die Lieferschnittstelle bertragen. ber die Nachrichtensteuerung knnen Daten an ein Subsystem bertragen werden, das zur Kommissionierung eingesetzt wird. Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung knnen Sie lieferrelevante Informationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgter Kommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen: Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 73

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aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert welche Serialnummern wurden kommissioniert aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen. Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten: Einzelkommissionierung auf Zuruf: Nach Erstellen der Lieferung tragen Sie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenn eine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen mu). Einzelkommissionierung ber Kommissionierliste: Mit dem Druck einer Kommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in den Lieferpositionen automatisch fortgeschrieben. Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppe von Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES ist quittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann erst erfolgen, wenn die kommissionierten Mengen besttigt worden sind.

17.8.

Warehouse-Management-System (WMS)

SAP R/3 kann als eigenstndiges Warehouse Management System (WMS) installiert werden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lager entgegenzunehmen bzgl. Wareneingang Warenausgang Umbuchungen Des weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Materialien aus dem fhrenden ERP-System entgegenzunehmen. 17.8.1. Integration Geplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungen mitgeteilt, die im fhrenden ERP-System erfat werden. Nach der erfolgten physischen Ein- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der im WM-System die Bereinigung der Lagerpltze vornimmt. Gleichzeitig mit dieser Aktivitt findet die Erstellung der Rckmeldung statt, die die Vernderungen in der Bestandsfhrung des ERP-System durchfhrt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Einbzw. Auslagerung bevor die Bestnde gebucht werden. 17.8.2. Funktionsumfang Im Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallenden Aktivitten durchgefhrt. Im einzelnen sind das: die Lagerplatzverwaltung die Bestandsfhrung auf Lagerplatzebene die Platzfindung die Kommissionierung 74 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 das Verpacken das Erstellen der bentigten Versandpapiere

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17.9.

Lagernummern

In der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigen Lagernummer definiert. Mit der Lagernummer knnen mehrere Lagertypen verwaltet werden, die sich in einem oder mehreren Gebuden befinden. Das Lager fr Firma XYZ umfat zum Beispiel folgende Einrichtungen: Wareneingangszone Warenausgangszone Halle mit Hochregalen Blocklagerzone Kommissionierbereich mit Festpltzen Lagerraum im Freien fr Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypen voll ausgelastet sind.) Im WM knnen alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefat und grafisch dargestellt werden. 17.9.1. Verwendung Unter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale eines Lagerkomplexes zusammengefat. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mit verschiedenen Steuerparametern angelegt, die fr alle Elemente des Lagerkomplexes gelten. Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazittsprfung im Lager einsetzen mchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieser Ebene werden auerdem die Standardmengeneinheiten fr WM-Belege, die Art der Kommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oder Schnittstellen zu WM-PP, festgelegt. Bei Bedarf knnen Sie alle diese Steuerparameter ndern, auch wenn Sie bereits mit dem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind. Jedes oben aufgefhrte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet. Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt? Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer fr jede Gruppe von Lagertypen oder Gebuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sich Ihre Lagereinrichtungen in verschiedenen Stdten befinden oder physisch weit auseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummer und einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhngig. 17.9.2. Lagertyp

Definition Ein Lagertyp ist eine Lagerflche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die fr eine Lagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigen Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 75

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Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchten Raum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem oder mehreren Lagerpltzen besteht. Sie knnen mehrere Lagertypen fr jede Lagernummer definieren. Die folgende Abbildung zeigt fnf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.

Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)

Folgende hufig verwendeten Lagertypen knnen Sie beispielsweise mit dem WM definieren: Blocklager Freilager Hochregallager Kommissionierbereich Regallager Bei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen. Sie knnen auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsfhrung und von der Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man von Schnittstellenlagertypen. Dazu zhlen: Wareneingangszone Warenausgangszone Differenzenschnittstelle Umbuchungszone Verwendung Die Bestandsfhrung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung ber diese Schnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingnge und ausgnge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen knnen 76 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Eigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nicht definiert werden. Zum Beispiel sind fr Schnittstellenlagertypen negative Bestnde mglich, keine Kapazittsprfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oder Kommissionierstrategien festgelegt. Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und knnen sich in einem einzelnen Gebude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einer einzigen Lagernummer verwaltet. Definition von Steuerparametern im Lagertyp Auf Lagertypebene mssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die den Materialflu (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedem Lagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmten Kombination sinnvoll oder zulssig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichen erlaubt. Auerdem drfen einige nur mit uerster Sorgfalt nachtrglich gendert werden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv. Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgefhrt werden, wenn innerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. Bestimmte Kapazittsprfungen knnen nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren fr diesen Kapazittsprfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachtrglichen ndern der Steuerungskennzeichen fr Einlagerungsstrategien geboten. Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart bersteuert werden knnen. Dies bedeutet, da bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht fr Einlagerung und Kommissionierung oder die Mglichkeit von Umbuchungen an demselben Lagerplatz im allgemeinen fr einen bestimmten Lagertyp, aber nicht fr eine bestimmte Buchung gelten (Wareneingnge aus der Produktion mssen zum Beispiel nicht quittiert werden). Vordefinierte Lagertypen fr das WM In der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollstndige Lagertypen konfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zhlen ein Hochregallager, ein Blocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lager wurden alle mit verschiedenen Steuerparametern fr Einlagerung, Kommissionierung und Inventur definiert. Sie knnen die Standardlagertypen im System verwenden oder ndern oder eigene Lagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.

17.10. Transportauftrag
Der Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel fr die Steuerung der Warenbewegungen im Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werden die Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedem Transportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt. Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einer Umbuchungsanweisung erzeugt werden.

17.11. Verpackung von Lieferpositionen


Verpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Whrend der Bearbeitung einer Lieferung knnen Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe eines Versandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen. Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 77

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Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden. Die dadurch entstehenden Versandelemente knnen Sie in weitere Versandhilfsmittel verpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken). Beispielsweise knnen Sie Lieferpositionen knne im IDES mit Hilfe vordefinierter Versandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise knnen Sie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesen werden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Waren knnen Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden. Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, knnen whrend der Lieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden. Die Verpackung knnen Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpackten Produkte knnen weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden. Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederum in einen Waggon oder LKW.

17.12. Warenausgang
Wenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschftsvorgang aus Versandsicht abgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs fr Auslieferungen abgebildet.

Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG)

Fr die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Mglichkeiten zur Verfgung: Warenausgangsbuchung fr eine einzelne Auslieferung Warenausgang in der Sammelverarbeitung fr mehrere Auslieferungen buchen Warenausgang in der Sammelverarbeitung fr mehrere Auslieferungen ber die Hintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen

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17.12.1. Funktionsumfang Grundlage fr den Warenausgang ist die Auslieferung. Fr die Warenausgangsbuchung werden die ntigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbeleg bernommen, der manuell nicht gendert werden kann. Korrekturen mssen in der Auslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, da der Warenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung reprsentiert. Mit dem Buchen des Warenausgangs fr Auslieferungen werden ber den Warenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt: Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert Die Wertvernderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltung gebucht Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert Status der Serialnummern wird aktualisiert Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegflu festgehalten Eine Bestandsfindung fr die Lieferantenkonsignationsbestnde wird durchgefhrt Ein Arbeitsvorrat fr die Lieferempfangsbesttigung wird erzeugt Ein Arbeitsvorrat fr die Fakturierung wird erzeugt Nachdem der Warenausgang fr eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug die nderbarkeit der Lieferung stark eingeschrnkt. Abweichungen zwischen der Auslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.

Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)

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17.13. Fakturierung

Abbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)

17.13.1. Definition berbegriff fr Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen und Stornobelege. 17.13.2. Verwendung Die Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.

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17.13.3. Struktur Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig vielen Positionen zusammen. Kopf Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr die gesamte Faktura Gltigkeit haben. Dazu gehren z.B.: Nummer des Regulierers Fakturadatum Nettowert der gesamten Faktura Belegwhrung Zahlungsbedingungen und Incoterms Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers Preiselemente auf Kopfebene Positionen In den Positionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Position gelten. Dazu gehren z.B.: Materialnummer Fakturamenge Nettowert der einzelnen Positionen Gewicht und Volumen Nummer des Referenzbelegs zugrundeliegenden Lieferung fr die Faktura, z.B. die Nummer der

Preiselemente der einzelnen Positionen Die Faktura wird ber die Fakturaart gesteuert. 17.13.4. Integration in das Rechnungswesen Die Integration in das Rechnungswesen besteht darin, da die im Vertrieb erzeugten Fakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden: die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen) das Controlling (CO) Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, da das System Fakturadaten aus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet. Das System fhrt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mit Hilfe der Kontenfindung) gewhrleistet, da alle Fakturen, die zu einem Geschftsvorgang gehren, von FI als zusammengehrig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung) Die Integration mit dem Controlling besteht darin, da das System Kosten und Erlse an die entsprechenden Nebenbcher weiterleitet. Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 81

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Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen des Rechnungswesens automatisch Belege erstellt: General Ledger Profit Center Ergebnisrechnung Kostenrechnung Buchhaltung

17.14. Zahlungseingang

Abbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)

Die Zahlung ist der abschlieende Geschftsproze innerhalb der Kundenauftragsabwicklung. Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatisch fortgeschrieben. Dabei fhrt das R/3 System eine Sollbuchung auf dem Zahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus. Die Zahlung umfat: Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen Klrung von Abweichungen, falls erforderlich

17.15. Offener Posten


Offene Posten stellen unerledigte Vorgnge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten gefhrt, bis sie bezahlt wird. Die offenen Posten eines Kontos knnen ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten mu also Null ergeben. 82 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Abbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung: Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklrt gekennzeichnet. Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie knnen mehrere Konten, verschiedene Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und Sonderhauptbuchvorgnge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten. 17.15.1. Offene Posten bearbeiten Zur Bearbeitung offener Posten gehren die Auswahl und Aktivierung der offenen Posten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs. Das System bercksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen, worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach Ihrer Systemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben auf ein Konto fr unberechtigte Abzge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oder berzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.

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Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)

Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswhlen und bearbeiten, da der Saldo aus Soll und Haben gleich Null ist. Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und der bearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, knnen Sie einen Ausgleichsbeleg buchen. Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, mssen Sie offene Kreditorenposten auswhlen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr System eine Toleranz von 1% zult, knnen Sie offene Posten von $990 bis $1010 ausgleichen. Bei der Bearbeitung offener Posten knnen Sie: offene Posten aktivieren oder inaktivieren Skonto aktivieren oder inaktivieren Skontobetrge pflegen Teilzahlungen oder Restposten eingeben Bevor Sie offene Posten ausgleichen knnen, mssen Sie diese aktivieren.

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18. Belege im Vertrieb


Im SAP-System werden die Geschftsvorflle mit Hilfe von Belegen festgehalten. Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alle Informationen, die im Beleg gespeichert werden mssen, systematisch ablegen zu knnen. Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung. Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden: Verkaufsbelege Versandbelege Fakturabelege Ein Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl von Belegpositionen: Der Belegkopf enthlt Daten, die fr den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen, Versandanschrift, Texte usw.). Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kunde bezieht.

18.1.

Verkaufsbelege
Anfrage Angebot Auftrag Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferplne) Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)

Man unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:

Im Lauf der weiteren Geschftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis der Verkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt. 18.1.1. Struktur Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur: Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen knnen wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.

Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

Kopfdaten Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr den gesamten Beleg Gltigkeit haben. Dazu gehren z.B.: Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 85

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Nummer des Auftraggebers Nummer des Warenempfngers und des Regulierers Belegwhrung und Kurs Preiselemente fr den gesamten Beleg Lieferdatum und Versandstelle Positionsdaten im Verkaufsbeleg Whrend die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige Daten nur fr bestimmte Positionen gltig. Diese Daten werden auf Positionsebene gespeichert und beinhalten: Materialnummer Zielmenge bei Rahmenvertrgen Nummer des Warenempfngers und des Regulierers (auf Positionsebene kann ein abweichender Warenempfnger oder Regulierer definiert werden) Werks- und Lagerortangaben Preiselemente fr die einzelnen Positionen Einteilungsdaten Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten alle Daten, die zur Belieferung bentigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftrag fr 20 Stck eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Sie knnen allerdings gegenwrtig nur 10 Stck liefern, die restlichen 10 Stck liefern Sie im nchsten Monat. Es mssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten fr diese Lieferungen (Datum, besttigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichen Einteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind, z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keine Einteilungen. In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten: Einteilungsmenge Lieferdatum besttigte Menge

18.2.

Versandbelege
Lieferung Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthlt Gruppe von Lieferungen

Es gibt folgende Versandbelege:

18.2.1. Struktur Die Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung. 86 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Abbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)

Belegkopf Im Belegkopf werden die allgemeinen, fr die Auslieferung relevanten Daten festgehalten. Sie haben Gltigkeit fr den gesamten Beleg. Dazu gehren z.B.: Versandstelle Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oder das Anlieferdatum beim Warenempfnger) Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung Nummer des Auftraggebers und des Warenempfngers Route Belegpositionen In den Belegpositionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Belegposition gelten. Dazu gehren z.B.: Materialnummer Liefermenge Endverkaufspreis Werks- und Lagerortangaben Kommissionierdatum Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen Toleranzen bei Unter- oder berlieferung

18.3. Fakturabelege
Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig vielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.

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Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)

18.3.1. Kopf Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr die gesamte Faktura Gltigkeit haben. Dazu gehren z.B.: Nummer des Regulierers Fakturadatum Nettowert der gesamten Faktura Belegwhrung Zahlungsbedingungen und Incoterms Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers Preiselemente auf Kopfebene 18.3.2. Positionen In den Positionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Position gelten. Dazu gehren z.B.: Materialnummer Fakturamenge Nettowert der einzelnen Positionen Gewicht und Volumen Nummer des Referenzbelegs zugrundeliegenden Lieferung fr die Faktura, z.B. die Nummer der

Preiselemente der einzelnen Positionen

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18.4.

Belegfluss

Der Belegflu zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im System aufeinanderfolgende Belege eines Geschftsvorfalls ab. Ein mglicher Belegflu knnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferung und einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegflu anzeigen wrden, wre das Angebot ein Vorgngerbeleg; Lieferung und Rechnung wren Folgebelege. 18.4.1. Voraussetzungen Vorgngerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegflu fortgeschrieben werden sollen, mssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerung entsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegflu werden fr Belege in folgenden Bereichen definiert: Vertriebsuntersttzung Verkauf Versand Transport Fakturierung 18.4.2. Funktionsumfang Der Belegflu wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben: fr den Gesamtbeleg fr die einzelnen Positionen eines Belegs Im Belegflu werden alle Vorgnger- und Folgebelege aufgelistet. Zustzlich wird Ihnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegs angezeigt. Bsp. Belegflu Beleg . Auftrag 5362 Auslieferung 80003721 . Kommissionierauftrag 19980610 . .. Rechnung 90005596 Datum Gesamtbearbeitungsstatus 10.06 10.06 10.06 10.06 erledigt erledigt erledigt erledigt erledigt nicht ausgeziffert

. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06

Die Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.

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Der Beleg, fr den der Belegflu angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispiel wird der Belegflu fr die Auslieferung angezeigt. Die direkten Vorgnger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punkt dargestellt. Indirekte Vorgnger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Im obigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung und ein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.

18.5.

Steuerung der Verkaufsbelege

Whrend der Systemeinstellung fr den Vertrieb definiert der Systemverwalter verschiedene Arten von Daten fr die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen. Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt: nach Verkaufsbelegart nach Positionstyp nach Einteilungstyp Auf Verkaufsbelegebene knnen Sie z.B. festlegen, ob fr eine bestimmte Belegart eine Kreditprfung durchgefhrt wird. Auerdem knnen Sie angeben, ob ein Beleg automatisch gesperrt wird und erst berprft werden mu, bevor er weiter bearbeitet werden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung). Auf Positionstypebene knnen Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp fr Lieferung oder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden, sind z.B. nicht fr Lieferung oder Fakturierung relevant. Sie knnen auch, abhngig von Bedarf und Verfgbarkeitsprfung, Einteilungstypen definieren. 18.5.1. Verkaufsbelegarten Die Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefinierten Verkaufsbelegarten. Whrend der Einfhrung Ihres Systems knnen diese Standarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedrfnissen Ihrer Firma zu entsprechen. Sie knnen auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu den Verkaufsbelegarten im Standard gehren beispielsweise: Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Angebot Verkaufsphase Terminauftrag Barverkauf Sofortauftrag Abkrzung AF AG TA BV SO Vorverkaufsphase Anfrage

Kostenlose Lieferung KL

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Rahmenvertrge Mengenkontrakt Wertkontrakt Mietvertrag Lieferplan Reklamationen Gutschriftsanforderung Lastschriftsanforderung Retoure Abkrzung KM WK MV LP G2 L2 RE

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Kostenlose Nachlieferung KN

18.5.2. Steuerungselemente in Verkaufsbelegarten ber Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jede Verkaufsbelegart so eingestellt werden, da sie einen eigenen Funktionsumfang enthlt. Die Belegarten knnen Ihren Anforderungen gem installationsspezifisch angepat werden. Auerdem knnen neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAPStandardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten. Fr die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zustndig. Die Antworten auf die folgenden Verkaufsbelegart definiert wird. Fragen entscheiden darber, wie eine

Allgemeine Daten Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgngerbeleg erfat werden ? Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz bercksichtigt werden ? Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ? Mu bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel knnen Sortimente kundenneutral erfat werden. Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ? Soll die Angabe der Sparte fr jede Position aus dem Materialstammsatz bernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf die Positionsangaben berschreiben ? Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von den Angaben in den Positionen abweicht ? Soll eine Kreditlimitprfung stattfinden ? Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externer Nummernvergabe stammen ? Welche Felder sollen fr das Unvollstndigkeitsprotokoll relevant sein? Fr Kontrakte ist z.B. der Gltigkeitszeitraum wichtig und mu darum im Beleg angegeben werden. Kann ein unvollstndiger Beleg gesichert werden oder mssen alle Daten vollstndig sein? Welche Partnerrollen sind zulssig und welche mssen erfat werden? Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 91

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Versanddaten Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben? Soll eine Versandterminierung stattfinden? Soll eine Transportterminierung stattfinden? Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden? Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein. Sie knnen fr eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wird dann bei der Belegerstellung bernommen, unabhngig davon, welche Angabe im Debitorenstammsatz gemacht wurde. Fakturadaten Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierende Faktura haben? Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderung zunchst geprft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird. 18.5.3. Positionstypen Um in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermglichen und somit die aus den verschiedenen Geschftsvorfllen resultierenden Anforderungen abzudecken, werden Positionstypen definiert. Fr diese Positionstypen ist jeweils eine eigene Steuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eine Normalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt. Die folgende Abbildung zeigt einige der Positionstypen, die in im Standard definiert sind. Hier ist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, im Angebot oder im Auftrag abgebildet.

Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)

18.5.4. Steuerungselemente in Positionstypen Je nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulssig. Auch die Positionstypen werden ber Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer Installation angepat. Auerdem knnen neue Positionstypen definiert werden. Fr die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich. Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darber, wie ein Positionstyp definiert wird.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Allgemeine Daten Soll fr die Position eine Preisfindung durchgefhrt werden?

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Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel knnte eine Angebotsposition erst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Auftrge bernommen wurde. Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reine Textposition? Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt? Drfen die kaufmnnischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen Positionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen? Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollstndig erfolgen kann? Welche Felder sind relevant fr das Unvollstndigkeitsprotokoll? Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulssig und welche sogar Pflicht? Welche Nachrichten sind fr den Vorgang erlaubt und nach welchem Schema werden sie vorgeschlagen? Versanddaten Ist eine Position lieferrelevant ? Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden? Fakturadaten Ist eine Position fakturarelevant ? Soll der Verrechnungswert ermittelt werden? Handelt es sich um eine statistische Position ? Fr statistische Positionen findet eine Preisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden dem Kunden also nicht in Rechnung gestellt. Soll fr eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kann z.B. fr Positionen wichtig sein, bei denen zunchst die Preise geklrt werden mssen. Handelt es sich um eine Retourenposition ? 18.5.5. Ermittlung des Positionstyps Der Positionstyp im Verkaufsbeleg hngt von der Verkaufsbelegart und dem Material ab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sind in der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM fr lagerhaltige Materialien und die Gruppe DIEN fr Dienstleistungen und Nichtlagermaterial definiert. Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Fr ein Material mit der Positionstypengruppe NORM ermittelt das System fr eine Anfrage (Verkaufsbelegart AF) den Positionstyp AFN, fr einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) den Positionstyp TAN. auf

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Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)

18.5.6. Positionstypen in Lieferungen Um eine weitere Steuerung in den Lieferungen fr die einzelnen Artikel zu ermglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus der Auftragsposition bernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zu einer Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einen Auftrag erfat, wird der Positionstyp in Abhngigkeit von der Lieferbelegart und der Positionstypengruppe des Materials vorgeschlagen. 18.5.7. Einteilungstypen Die Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungen unterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Menge voneinander. Auch fr die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Fr manche Einteilungen wird keine, fr manche wird eine Disposition durchgefhrt. Fr eine Einteilung mit der Ausprgung Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein Wareneingang gebucht. Die folgende Abbildung zeigt eine bersicht einiger Einteilungstypen, die im Standard definiert sind.

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Abbildung 45: bersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)

Einteilungstyp-Steuerung Fr die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen: Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information. Fr die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsbergabe und keine Verfgbarkeitsprfung. Fr die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe bergeben und die Verfgbarkeit der Artikel wird berprft. Fr die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestnde gefhrt. Fr die Typen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht. Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN und CN. Allerdings knnen zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden. Fr die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein Wareneingang gebucht. Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderen Einteilungstypen nicht. 18.5.8. Steuerungselemente fr Einteilungstypen Je nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulssig. Auch die Einteilungsstypen werden ber Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer Installation angepat. Auerdem knnen neueEinteilungstypen definiert werden. Fr die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich. Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darber, wie ein Einteilungstyp definiert wird. Allgemeine Daten Welche Felder sind fr das Unvollstndigkeitsprotokoll relevant? Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden? Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 95

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Soll eine Verfgbarkeitsprfung durchgefhrt werden? Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ? Versanddaten Ist die Einteilung lieferrelevant ? Soll automatisch eine Liefersperre fr die Einteilung gesetzt werden? Eine solche Liefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll. 18.5.9. Ermittlung des Einteilungstyps Der Einteilungstyp hngt von dem Positionstyp der zugehrigen Position und dem Dispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wird im Materialstammsatz angegeben. Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatisch vorgeschlagen. Sie knnen die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verndern. Die nderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstyp angeben, prft das System, ob dieser Typ zulssig ist. Welche Einteilungstypen jeweils zulssig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.

19. Debitoren
Zu den Debitoren zhlen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden, mit denen Ihre Firma geschftliche Beziehungen unterhlt, erfassen Sie in einem Debitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthlt alle fr die Abwicklung von Geschftsvorgngen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Bei konsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgngen erheblich reduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgnge bernommen werden.

19.1.

Geschftspartner

Beim Geschftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natrliche Person handeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist. Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschftspartnerrollen: Auftraggeber Warenempfnger Regulierer Rechnungsempfnger 19.1.1. Auftraggeber Fr den Auftraggeber bentigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem Verkaufsbro und zu einer gltigen Preisliste. Im hufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringung von Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfnger, Regulierer und Rechnungsempfnger. Aus diesem Grund umfat die Funktion "Auftraggeber" im SAPSystem alle diese Rollen. 96 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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19.1.2. Warenempfnger Fr den Warenempfnger bentigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B. Abladestelle und Warenannahmezeiten. 19.1.3. Regulierer Bei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die die Rechnungen fr die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Fr den Regulierer bentigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die Kontoverbindung. 19.1.4. Rechnungsempfnger Fr den Rechnungsempfnger bentigen Sie z.B. die Adresse, Daten fr den Dokumentendruck und Druckdaten und evtl. fr den elektronischen Datenaustausch. 19.1.5. Ansprechpartner beim Geschftspartner In der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mit denen Sie fernmndlichen, schriftlichen oder persnlichen Kontakt zur Abwicklung des Geschftsvorfalls haben. Fr die Ansprechpartner bentigen Sie hufig andere Informationen wie fr den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name des Ansprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Da der Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie diese Daten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie bentigen fr die Ansprechpartner also keinen separaten Stammsatz. Die Daten zum Ansprechpartner knnen Sie in der SAP-Standardversion allerdings lediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur die Ansprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.

19.2.

Struktur im Debitorenstammsatz

Auf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch die Vertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einem gemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden. Auf den Debitorenstammsatz knnen Sie mit Hilfe von drei verschiedenen Datengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden. Ein Stammsatz lt sich entsprechend folgendermaen gliedern.

Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)

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19.2.1. Allgemeine Daten Die allgemeinen Daten sind unabhngig von der buchhaltungsspezifischen oder vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind fr einen Kunden aus beiden Sichten eindeutig. Hierzu gehren z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden. Allerdings beschrnken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die fr beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den allgemeinen Daten zhlt, ist nur fr den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und fr den Kunden immer eindeutig ist, gehrt sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten. Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h. ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten. Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfat, die den Debitorenstammsatz fr den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz anlegt, dann mu sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch ber die Anzeigefunktion einsehen. 19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten Diese Daten sind lediglich fr die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehren z.B. Versicherungs- und Kontofhrungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur innerhalb eines Buchungskreises eindeutig. Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, mssen Sie die Debitorennummer und den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten aufzurufen. 19.2.3. Vertriebsspezifische Daten Diese Daten sind lediglich fr den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehren z.B. Daten fr die Preisfindung, Lieferprioritten und Versandbedingungen. Je nach Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte) knnen sich diese Daten fr einen Kunden unterscheiden. Nur wenn Sie die Vertriebsdaten fr den Kunden erfat haben, knnen Sie Vertriebsvorgnge (z.B. Auftrge) zum Kunden erfassen. Auerdem knnen Sie einen Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht gepflegt ist. Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, mssen Sie die Debitorennummer und den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten aufzurufen. 19.2.4. Menzugriff entsprechend der Abteilung Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System ber den Menzugriff erreicht: Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie ber das Vertriebsmen (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein. Wollen Sie die Daten fr die Buchhaltung erfassen, steigen Sie ber das Rechnungswesenmen in den Debitorenstammsatz ein. 98 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Theorieskript

ber beide Einstiegsmens ist es mglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus der Vertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten. Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur fr die Geschftspartner Auftraggeber und Regulierer vorgesehen, fr die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.

19.3.

Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz

Die folgende Abbildung zeigt die Daten, die fr die Abteilung Vertrieb von Bedeutung sind.

Abbildung 47: Vertriebsdaten Debitorenstamm (Quelle: SAP AG)

im

Zugriff auf die Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz Auf diese Daten greifen Sie ber das Men zum Vertrieb zu. Je nachdem, welche Datengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriff ber" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle). Arten Zugriff ber Datengruppen Anschrift Steuerung Marketing Zahlungsverkehr Ansprechpartner Abladestellen Allgemeine Daten Debitorennummer

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Theorieskript Vertriebsdaten

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Debitorennummer Vertriebsweg Sparte Anschrift Marketing Zahlungsverkehr Ansprechpartner Abladestellen Verkauf Versand Fakturierung Nachrichten Partnerrollen

Verkaufsorganisation Steuerung

20. Kundenrahmenvertrge
20.1. Lieferplan

Der Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -termine festgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form von Einteilungen angegeben. Sie knnen Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oder zu einem spteren Zeitpunkt eingeben. Ein Lieferplan wird erfllt, indem Sie zum Flligkeitstermin die Einteilungen beliefern. Sie bearbeiten Lieferungen fr einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normale Lieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgefhrt haben, aktualisiert das System das Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Die nachfolgende Abbildung zeigt den Belegflu fr Lieferplne.

Theorieskript

Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)

20.2.

Kundenkontrakt

Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag ber die Abnahme von Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar. In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von Kontrakten: Gruppenkontrakte Der Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontrakte gruppieren knnen, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert und konsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinen Rahmenbedingungen fr die Unterkontrakte dar. Mengenkontrakte Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, da Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet grundstzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der Liefertermine und Liefermengen. Wertkontrakte Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet da fr einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein) beziehen. Servicevertrge Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden, unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems knnen Mietvertrge und Wartungsvertrge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gltigkeitsdaten, Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 101

Theorieskript

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Kndigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu mglichen Folgeaktionen. 20.2.1. Mengenkontrakte Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, da Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet grundstzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der Liefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, knnen Sie statt dessen einen Lieferplan anlegen). Der Kunde erfllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Auftrge erteilt. Diese Kundenauftrge werden Abrufe genannt. Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden Kontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt. Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalen Terminauftrags. 20.2.2. Wertkontrakte Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet da fr einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein) beziehen. Der Wertkontrakt enthlt Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei knnen Einschrnkungen bezglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Sie knnen zustzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indem Sie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie knnen auch zustzliche Warenempfnger fr Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen. Im Wertkontrakt knnen Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen. Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Sie knnen jedoch auch Wertkontrakte fr nur ein Material (z.B. ein konfigurierbares Material) anlegen. Um diese beiden Flle abzudecken, werden im Standard zwei Kontraktarten angeboten: Wertkontraktart WK1 Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 knnen Sie eine Produkthierarchie oder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immer dann an, wenn Sie fr mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe von Materialien einen Wertkontrakt anlegen mchten. Abrufbar sind dann alle Materialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die der angegebenen Produkthierarchie angehren.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)

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Diese Wertkontraktart dient hauptschlich dazu, Kontrakte zu einem, in der Regel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in der Softwarebranche blich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt ber einen Wert von 500 000 DM fr ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen. Bei dieser Kontraktart kann zustzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden. Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von der Vertragsdauer auf Kopfebene abweichen. Zum Wertkontrakt knnen besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. Diese Preisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen mglich. Der Wertkontrakt kann zum Beispiel Preise fr einzelne Materialien enthalten oder Abschlge, die fr jedes abgerufene Material gelten. Abrufe Der Kunde erfllt einen Kontrakt, indem er Auftrge gegen den Kontrakt erteilt. Da der Wertkontrakt keine genauen Angaben ber den Zeitplan der Lieferungen enthlt, erfolgt ein Abruf vom Wertkontrakt ber einen Kundenauftrag. Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte im Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- und Lieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt. Auch bei nachtrglichen nderungen (z.B. berlieferung eines Abrufauftrages, Preisnderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen von Auftragspositionen, Stornieren oder Lschen von Auftrgen, Lieferungen, Fakturen) wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert. Sie knnen die Abrufe in jeder beliebigen Whrung vornehmen, das System rechnet automatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Whrung um. Bei einem solchen Abruf in Fremdwhrung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die im Kontrakt vereinbarte Whrung um. Fakturierung Sie knnen den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie den Wertkontrakt direkt fakturieren mchten, mssen Sie zum Wertkontrakt einen Fakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan knnen Sie den Wertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Bei nachtrglichen nderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die noch offenen Fakturierungstermine automatisch angepat, damit insgesamt der volle Wert fakturiert wird. Belegflu Mit Hilfe des Belegflues knnen Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontrakt entstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenauftrge, Lieferungen, Fakturen). Wertkontrakt erledigen Ein Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. Im Customizing fr den Wertkontrakt (Positionstyp) knnen Sie einstellen wie das System bei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung). Ein nicht vollstndig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert. Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben, dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prfung statt, ob evtl Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 103

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zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall mssen Sie eine Gutschrift ber den Differenzbetrag anlegen. Mengen- und Wertkontraktpositionen knnen nicht gemeinsam in einem Beleg verarbeitet werden.

20.3.

Servicevertrge

Mit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest, das Sie mit dem Empfnger der Serviceleistungen fr einen festgelegten Zeitraum vereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an: Routineaufgaben bei Gerten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietet haben Preise fr diese Routineaufgaben Preise fr zustzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile Bedingungen, unter denen der Vertrag gekndigt werden kann Whrend der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um: eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmig anzustoen zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertrag abgedeckt ist zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen fr Serviceleistungen gelten, die nicht durch den Servicevertrag abgedeckt sind zu ermitteln, ob ein Kndigungswunsch des Kunden gltig ist Folgeaktivitten anzustoen, bevor der Servicevertrag ungltig wird Im IDES z.B. knnen Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis eines vorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen. Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden, unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems knnen Mietvertrge und Wartungsvertrge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gltigkeitsdaten, Kndigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu mglichen Folgeaktionen.

21. Einfhrung in die Konditionstechnik


In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnik gehren. Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthlt vordefinierte Elemente fr routinemige Preisfindungsttigkeiten. Beispielsweise gehren zum Standardsystem Konditionsarten fr grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschlge sowie Zuschlge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Fr jedes Element knnen Sie die Standardversion verwenden oder vllig neue Definitionen

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anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die Abfolge von Aktivitten sieht normalerweise wie folgt aus: Definition von Konditionsarten fr alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschlge), die in Ihren tglichen Geschftsvorfllen vorkommen. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie fr jede Konditionsart Konditionsstze ablegen und zurckholen knnen. Definition der Zugriffsfolgen, Konditionsstze auffinden kann. mittels derer das System die gltigen

Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von Kalkulationsschemata.

21.1.

Konditionsarten

Eine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der tglichen Preisfindungsaktivitten im System ab. Sie knnen beispielsweise fr jede Art von Preisen, Zu- und Abschlgen, die in Ihren Geschftsvorfllen vorkommen, eine eigene Konditionsart festlegen. Beispiel einer Konditionsart Sie definieren die Konditionsart fr einen speziellen Materialabschlag. Sie knnen dabei festlegen, da der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von 1, DM pro Verkaufseinheit) oder da der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird (zum Beispiel ein Abschlag von 2 % fr Auftrge ber 1000 Verkaufseinheiten). Wenn Sie beide Mglichkeiten nutzen wollen, mssen Sie zwei separate Konditionsarten definieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung fr einen Kundenauftrag verwendet werden knnen.

Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)

Im obigen Beispiel gelten fr die Position im Kundenauftrag zwei Abschlge. Der erste Abschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhngigkeit von der Bestellmenge, der zweite ist ein fester Abschlag in Abhngigkeit vom Gesamtgewicht der Position.

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21.2.

Konditionstabelle

Eine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlssel) fest, die einen einzelnen Konditionssatz kennzeichnet. In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie in das System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlag fr einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionsstze an. Beispiel fr eine Konditionstabelle Eine Verkaufsabteilung legt Konditionsstze fr kundenspezifische Artikelpreise an. In der Standardversion des R/3-Systems steht dafr die Tabelle T005 zur Verfgung. Der Tabellenschlssel der Tabelle T005 enthlt folgende Felder: Verkaufsorganisation Vertriebsweg Kunde Material Die ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, die letzten zwei Felder drcken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Material aus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz fr einen kundenspezifischen Materialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch die Konditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlssels und Sicherung des Satzes. Die folgende Abbildung stellt die Verknpfung zwischen der Konditionstabelle und den darauffolgenden Konditionsstzen dar.

Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionsstze (Quelle: SAP AG)

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Wichtige Felder Im Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebsweg besonders zu bercksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als ein Kriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oft ihre eigenen Preise, Zu- und Abschlge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation als ein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebsweg verwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht fr jeden Vertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschlge festlegen wollen. Im SD-Customizing knnen Sie einen Vertriebsweg als Vorlage fr alle anderen verwenden und dadurch die gleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.

21.3.

Zugriffsfolgen

Eine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gltige Daten fr eine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen. Die Abfolge der Zugriffe steuert die Prioritt der einzelnen Konditionsstze untereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo jeweils als nchstes nach einem gltigen Konditionssatz gesucht werden soll. Fr jede Konditionsart, fr die Sie Konditionsstze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge fest Es gibt einige Konditionsarten, fr die keine Konditionstabellen angelegt werden (zum Beispiel Kopfabschlge, die nur manuell eingegeben werden). Fr diese Konditionsarten mu keine Zugriffsfolge festgelegt werden. Beispiel einer Zugriffsfolge Eine Vertriebsabteilung mchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. Die Abteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionsstze im System anlegen: Einen Grundpreis fr einen Artikel Einen kundenspezifischen Sonderpreis fr den gleichen Artikel sowie Eine Preisliste, beispielsweise fr Grokunden Theoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung fr alle drei verschiedenen Preise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einer vorgegebenen Reihenfolge auf die Datenstze zuzugreifen, bis ein gltiger Preis gefunden ist. In diesem Beispiel mchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleicht den vorteilhaftesten Preis gewhren. Sie legt also fest, da zuerst der kundenspezifische Preis gesucht werden soll. In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevanten Datensatz sucht.

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Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)

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21.4.

Kalkulationsschemata

Hauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulssigen Konditionsarten in einer bestimmten Reihenfolge festzulegen. Darber hinaus legt das Kalkulationsschema folgendes fest: welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung mglich ist auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschlge berechnet welche Bedingungen erfllt sein mssen, damit eine bestimmte Konditionsart bercksichtigt wird. Beispiel eines Kalkulationsschemas Wenn eine Vertriebsabteilung Kundenauftrge vieler verschiedener auslndischer Kunden bearbeitet, so knnen diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden. Fr jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. Ein Kalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuern festlegen. In der Auftragsabwicklung knnen Sie Schemata fr bestimmte Kunden und fr Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vom System ermittelt Kalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAP Das Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die hufig verwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend hufig verwendeten Zugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems knnen Sie bei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.

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21.5.

Zusammenwirken der Elemente der Konditionstechnik

Die folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik.

Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)

22. Preisfindung in Verkaufsbelegen


In diesem Abschnitt wird ein berblick ber die in der Auftragsabwicklung verwendeten Preiselemente gegeben. Auerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer tglichen Auftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindung ermittelt das System Betrge auf der Grundlage von automatischen Verfahren und manuell eingegebenen Daten. Das System bertrgt die Preisfindungsdaten - zum Beispiel Informationen ber die Preise, Zu- und Abschlge - von sogenannten Konditionsstzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik Ihres Unternehmens knnen Sie die Preise whrend der Auftragsabwicklung manuell bearbeiten. Beispielsweise kann die Mglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmten Rahmens Abschlge einzugeben oder zu ndern.

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22.1.

Preiselemente in der Auftragsabwicklung

Die Preiselemente, mit denen Sie in Ihren tglichen Preisfindungsverfahren zu tun haben, wie Preise, Zu- und Abschlge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-System als Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen berblick ber die Preiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion des Vertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen von Preisinformationen fr ein bestimmtes Preiselement legen Sie im System Konditionsstze an Bei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien: Preise Zu- und Abschlge Frachtkosten Verkaufssteuern Bei der Erfassung von Kundenauftrgen kann das System eine automatische Preisfindung durchfhren. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevanten Abschlge abgezogen, eventuelle Zuschlge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten und Verkaufssteuern) und anschlieend der Nettopreis fr den Kundenauftrag ermittelt. Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschft vorkommenden Preiselemente im System abgebildet werden.

Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)

Die vorstehende Abbildung zeigt, da der Preis eines Artikels im System durch eine Konditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andere Arten von Preisfindungsstzen im System grnden. Der Preis kann aus einer Preisliste entnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacher Materialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alle Frachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.

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22.1.1. Preise In der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklung auf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert: Materialpreis Preislistentyp kundenindividueller Preis 22.1.2. Zu- und Abschlge Die R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweise verwendeter Abschlge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschlge verwenden, so knnen diese whrend der Systemkonfiguration oder bei spteren Anpassungen im SD-Customizing definiert werden. Abschlge in der Standardversion Zur Standardversion gehren unter anderem folgende Abschlge: Abschlag (Schlssel) Zum Kunden (K007) Zum Material (K004) Zur Preisgruppe (K020) Zur Materialgruppe (K029) Zum Kunden/Material (K005) Zur Preisgrp./Material (K032) Zur Bonusabwicklung (BO01) Zur Bonusabwicklung (BO02) Zur Bonusabwicklung (BO03) Zur internen Verrechnung (PI01) Zur internen Verrechnung (PI02) Zu Rechnungslisten (RL00) Zu Rechnungslisten (MW15) Art des Abschlags Prozentualer Abschlag Absoluter Abschlag Prozentualer Abschlag Absoluter Abschlag nach Gewicht Absoluter Abschlag Absoluter Abschlag Gruppenbonus (%) Materialbonus (fest) Kundenbonus (%) Interner Abschlag (fest) Interner Abschlag (%) Delkredere Steuer Delkredere

Zum Kunden/Materialgrp. (K030) Prozentualer Abschlag Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031) Prozentualer Abschlag

Zum Anlegen von Konditionsstzen knnen Sie alle diese Standardabschlge verwenden. Das System bercksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch die Abschlge, die unter den jeweiligen Umstnden gelten, und sucht nach gltigen Konditionsstzen. Bei Gruppenabschlgen (beispielsweise zu Material- oder Preisgruppen) mssen Sie die Gruppe zunchst im entsprechenden Kunden- oder Materialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.

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22.1.3. Frachtkosten Sie knnen Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondere Konditionsarten fr Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversion enthlt vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms. Incoterms Incoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungen sowohl des Lieferanten als auch des Empfngers festlegen. Eine verbreitete Versandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauer spezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufgt, zum Beispiel FOB Boston. Sie knnen Konditionsstze auf zweierlei Grundlage erstellen: nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston). Frachtkonditionen Die R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor. Die erste (Konditionsart KF00) gilt fr jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei der automatischen Preisfindung sucht das System nach gltigen Konditionsstzen, die fr diese Frachtkondition gelten. Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendet werden. Diese Fracht wird whrend der Auftragsabwicklung manuell eingegeben. 22.1.4. Verkaufssteuern

Verwendung Die Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, die landesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten fr Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europischen Lndern. Zur Steuerermittlung fr die USA enthlt die Standardversion Konditionsarten fr Verkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie fr Steuern auf der Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes"). Automatische Mehrwertsteuerberechnung Bei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktoren bercksichtigt: die Art des Geschftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschft) die Steuerklassifikation des Warenempfngers (beispielsweise gemeinntzige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit). sind

die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert, andere unterliegen niedrigeren Steuerstzen). Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz fr jede Position im Kundenauftrag ermittelt. Im Customizing wird fr den Steuersatz eine eigene Konditionsart eingerichtet (Steuern auf Verkufe und Einkufe).

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Steuerklassifikation Material Die Steuerklassifikation fr ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den Verkaufsbeleg bernommen. Steuerklassifikation Kunde Die Steuerklassifikation fr einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Bei der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den Verkaufsbeleg bernommen.

23. Verfgbarkeitsprfung und Versandterminierung


23.1. Verfgbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung

Wenn Sie einen Auftrag erfassen, knnen Sie die Lieferung der Ware zum Liefertermin nur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig fr alle vor der Lieferung notwendigen Bearbeitungsaktivitten zur Verfgung steht: Auf der Versandseite mu dafr gesorgt werden, da die Spedition oder ein anderes Transportunternehmen frhzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch gengend Zeit fr das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ware sptestens bereitstehen mu, kann eine Verfgbarkeitsprfung durchgefhrt werden. Auf der Beschaffungsseite mu Sorge getragen werden, da bei nicht ausreichendem Bestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Ware rechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen ber erforderliche Materialien fr den Verkauf werden ber Bedarfe an die Disposition weitergeleitet. Bedarfe stellen somit die geplanten Abgnge dar. Durch die Bedarfsbergabe wird die Produktion darber informiert, da Waren gefertigt werden mssen, oder der Einkauf wird darber unterrichtet, da Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungen erstellt und an die Lieferanten verschickt werden mssen. 23.1.1. Zeitpunkt der Verfgbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung Wenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vom Wunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zu diesem Datum mu damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zu verpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das fr die Disposition relevante Datum, zu dem die Verfgbarkeit geprft wird.

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Folgende Daten sind fr die Ermittlung dieses Datums erforderlich:

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die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma des Warenempfngers festlegt die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz die im Auftrag ber die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe 23.1.2. Arten der Verfbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung Es existieren drei Arten der Verfgbarkeitsprfung: Prfung auf Basis der ATP-Mengen Prfung gegen Kontingente Prfung gegen die Vorplanung Im Customizing legen Sie fest, ob eine Verfgbarkeitsprfung gegen ATP-Menge oder gegen die Vorplanung durchgefhrt wird. Die Prfung gegen Kontingente wird u.a. ber den Materialstamm gesteuert. Prfung auf Basis der ATP-Menge Die ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, den geplanten Zugngen (Fertigungsauftrge, Bestellungen, Planauftrge etc.) und den geplanten Abgngen (Kundenauftrge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet. Bei dieser Art der Verfgbarkeitsprfung wird je Vorgang dynamisch unter Bercksichtigung der zu bercksichtigenden Bestnde und der geplanten Warenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprft. Planprimrbedarfe bleiben hier unbercksichtigt. Prfung gegen Kontingente Mithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhngige Zuteilung von Produkten fr bestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann die Verfgbarkeitsprfung gegen Kontingente durchgefhrt werden. Damit kann z.B. verhindert werden, da bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamte verfgbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenauftrge nicht mehr oder viel zu spt besttigt werden. Prfung gegen die Vorplanung Bei der Prfung gegen die Vorplanung wird gegen einen fr einen anonymen Markt erzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primrbedarf geprft (beispielsweise bei der Strategie Vorplanung ohne Endmontage, wenn die Fertigung nur bis zur Bevorratungsebene erfolgt). Der Planprimrbedarf resultiert aus der Produktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zuknftig zu erwartenden Verkaufsmengen.

23.2.

Terminierung

Aufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatisch eine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vom Wunschlieferdatum aus zeitlich rckwrts durchgefhrt wird, wird sie auch als Rckwrtsterminierung bezeichnet. Fhrt die Rckwrtsterminierung dazu, da die Vorbereitung fr die Versandaktivitten bereits in der Vergangenheit htten einsetzen Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 115

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sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehend vom Tagesdatum eine automatische Vorwrtsterminierung durchgefhrt. Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurz definiert. Man unterscheidet hierbei zwischen Zeiten (Zeitdauer), durchzufhren die bentigt werden, um bestimmte Aktivitten

Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden 23.2.1. Zeiten/Rckwrtsterminierung Zur Berechnung der Versandtermine bentigt das System Erfahrungswerte aus der Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit und Transportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden: Die Transitzeit ist die Zeit, die bentigt wird, um eine Ware zum Kunden zu transportieren. Sie wird fr eine Route definiert. Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware bentigt wird. Sie wird ber die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt. Die Richtzeit umfat die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung, zum Kommissionieren und Verpacken bentigt wird. Sie wird anhand der Versandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragsposition berechnet. Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die bentigt wird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zhlen z.B. das Buchen eines Schiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird fr eine Route definiert. Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rckwrtsterminierung die verschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung bercksichtigt werden.

Abbildung 54: Versandterminierung (Rckwrtsterminierung) (Quelle: SAP AG)

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Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 23.2.2. Termine Folgende Termine sind fr die Lieferbearbeitung von Bedeutung:

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Am Materialbereitstellungstermin mu damit begonnen werden, die whrend der Richtzeit anfallenden Aktivitten (z.B. kommissionieren und verpacken) vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin mu frh genug gewhlt werden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht. Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation des Warentransports beginnen mu. Auch dieser Termin mu frh genug gewhlt sein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und die Ware aufnehmen knnen. Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein mu und an dem alle fr den Transport bentigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehen mssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware bentigt wird (Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen. Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Haus verlassen mu, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen. Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll. Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibt sich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma des Kunden fr die gewhlte Route. Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin des Kunden handeln oder um den besttigte Liefertermin, d.h. der Termin, an dem Sie die Ware frhestens liefern knnen. 23.2.3. Vorwrtsterminierung

Falls die Rckwrtsterminierung ergibt, da der Termin, zu dem eine Einteilung fr den Versand fllig wird, in der Vergangenheit liegt, oder da zu diesem Termin der Artikel nicht verfgbar ist, fhrt das System automatisch eine Vorwrtsterminierung auf Basis des frhsten mglichen Termins durch. Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwhnten Versandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich der besttigte Liefertermin errechnet.

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Abbildung 55: Vorwrtsterminierung (Quelle: SAP AG)

24. Streckengeschft
Bei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewnschten Artikel nicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externen Lieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnung stellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollstndig aus Streckenpositionen bestehen. Es kann auch vorkommen, da Sie von Zeit zu Zeit Positionen als Streckenpositionen abwickeln mchten, die Sie normalerweise selbst liefern.

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Bsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder in Ihrem Lager fhren.

Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschfts (Quelle: SAP AG)

24.1.1. Voraussetzungen Im Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponenten integriert ein: R/3-Komponente Verkauf Einkauf Bestandsfhrung Rechnungsprfung Kreditmanagement Fakturierung Funktionen Kundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitung Bestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufe erstellen und versenden statistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional) Rechnung buchen und Zahlung veranlassen, Kreditlimitprfung, Absicherung offener Forderungen Rechnungsbearbeitung

24.1.2. Ablauf Die Abwicklung von Streckenauftrgen wird ber die Materialart gesteuert. Die Materialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur extern bezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten mglich sind. Beispielsweise Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 119

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kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kann jedoch auch ab und zu erwnscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt, zustzlich von externen Lieferanten zu beziehen. 24.1.3. Streckenabwicklung im Verkauf Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, knnen Streckenpositionen automatisch vom System ermittelt werden. Sie knnen in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuell eine Normalposition in eine Streckenposition ndern. Automatische Streckenabwicklung Wenn ein Material ausschlielich extern bezogen wird, knnen Sie im Materialstammsatz festlegen, da das Material in der Verkaufsabwicklung immer als Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch den zugehrigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz als Streckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein. Manuelle Streckenabwicklung Wenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umstndehalber extern beziehen mssen, knnen Sie den Positionstyp im Kundenauftrag berschreiben. Fr Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie im Materialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein 24.1.4. Einflu der Einkaufsdaten auf die Terminierung Bei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zustzlich auch durch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- und Einkaufsbearbeitungszeiten im System bercksichtigt. Das System bercksichtigt z.B. die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware bentigt und die Zeit, die die Einkaufsabteilung fr die Bearbeitung der Streckenauftrge bentigt.

25. Stcklisten
Eine Materialstckliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich ein Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthlt eine Materialstckliste fr ein Fahrrad alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Rder usw. 25.1.1. Ablauf Wenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevanten Materialstckliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stckliste beschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden als Unterpositionen angezeigt. Im Verkauf kann die Stcklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eine Stckliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung, Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchfhren: auf Hauptpositionsebene auf Komponentenebene

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Welche Art der Verarbeitung das System durchfhrt, wird durch die Positionstypengruppe bestimmt, die Sie fr die relevanten Materialien im Materialstammsatz eingeben.

25.1.2. Verarbeitung auf Hauptpositionsebene Wenn Sie mchten, da Preisfindung, Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf Ebene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen die Komponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgende Abbildung zeigt die Verarbeitung einer Stckliste auf Hauptpositionsebene.

Abbildung 57: Stcklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG) 25.1.3. Verarbeitung auf Komponentenebene Wenn Sie mchten, da Preisfindung, Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf Komponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur die Komponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eine Liefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalb dieser Gruppe zum Lieferdatum fr die gesamte Liefergruppe.

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Beispielfirma IDES 26. berblick ber die Beispielfirma IDES


Im Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und bungsfirma IDES kennen, anhand derer in SAP-Trainings die Funktionalitt des SAP-Systems vorgestellt und gebt wird und die auch wir in unserem Kurs zu bungszwecken heranziehen werden. Auerdem wird vorgestellt, welche Geschftsprozesse wir betrachten und durchfhren wollen. IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellt eine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Lndern. IDES enthlt beispielhafte Anwendungsdaten fr unterschiedliche Geschftssituationen im SAP System. Im IDES sind die Geschftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die Funktionalitt des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelner Funktionen, sondern auf den durchgngigen Geschftsprozessen und deren Integration.

Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)

Die IDES-Gruppe umfat vier Teilkonzerne. Der europische Teilkonzern besteht aus fnf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und Asien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmigkeiten organisiert. Im Finanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die franzsische Landesgesellschaft ist zum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hochinflationstechniken und das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und in der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft und verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaften sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepat worden. So ist zum Beispiel fr

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die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Grobritannien eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.

26.1. Der Geschftsablauf


Unser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu knnen. Dazu mssen wir im Verlauf dieses Kurses alle ntigen Vorbereitungen treffen, vom Einkauf der Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.

27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft


27.1. Einkaufsorganisationen
Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar, die den gesamten Einkaufsvorgang durchfhrt. Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation. In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mit Lieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralen Einkaufsorganisationen zur Verfgung gestellt. Dezentrale Buchungskreis Einkaufsorganisation 1000 1000 Werke 1000 1100 1200 1300 2000 2100 2300 2200 3000 3100 3200 3300 3400 6000 6100 Standort Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Heathrow Porto Barcelona Longjumean New York Chicago Atlanta Los Angeles Seattle Mexico City Monterey

Im IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.

2000

2000 2100 2300 2200 3000

2200 3000

6000

6000

27.2.

Werke

Die Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, was das jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. In jedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann eine bestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist als Distributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen berblick ber Werke in Deutschland: Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 123

Theorieskript Werk 1000 1100 1200 1300 1400

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3 Standort Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart Schwerpunkt Diskrete Fertigung Prozessfertigung Serienfertigung Kundeneinzelfertigung Serviceleistungen

Werk Bezeichnung Schwerpunkt

28. Organisationsstrukturen im Vertrieb


28.1. Verkaufsorganisation
IDES verfgt ber vier umfassend ausgeprgte Hauptverkaufsorganisationen und vier Verkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprgung auf eine definierte, betriebswirtschaftliche Aufgabe beschrnken. Verkaufsorganisation 1000 1020 3000 3020 2100 2200 Standort Frankfurt/Deutschland Berlin/Deutschland Philadelphia/USA Denver/USA Porto/Portugal Paris/Frankreich Ausrichtung vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation teilausgeprgte Verkaufsorganisation fr ALESzenarien schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion) fr firmenbergreifende Verkaufsabwicklung und Umlagerungen ALE-Szenarien teilausgeprgte Verkaufsorganisation Materialledger-Szenarien fr

2300 6000

Barcelona/Spanien Mexiko City/ Mexiko

28.2. Vertriebswege
IDES-Produkte werden ber folgende Vertriebswege vermarktet: Vertriebsweg 10 12 124 Bezeichnung Endkundenverkauf Wiederverkufer Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik

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Theorieskript

28.3. Produktsparten
Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet: Sparte Bezeichung 00 01 02 03 04 05 06 07 08 10 12 13 14 Spartenbergreifend Pumpen Motorrder Farben Beleuchtung Nahrungsmittel Aufzge High Tech Dienstleistungen Fahrzeuge Lsungsmittel Pharmazeutika Kosmetik

Der Verkauf im IDES erfolgt spartenbergreifend ber die Sparte 00 (Sparte fr die Belegerfassung). Somit knnen Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg erfassen.

28.4. Vertriebsbereiche (Vb)


Folgende Vertriebsbereiche sind fr IDES Deutschland vorgesehen: Verkaufsorganisation 1000 1000 1000 1020 Vertriebsweg 10 12 14 20 Sparte 00 00 00 00 125

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Theorieskript 1020 1020

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28.5. Verkaufsbros und Verkufergruppen


Folgende Verkaufsbros und Verkufergruppen sind bei IDES Deutschland vorgesehen: Verkaufsbro 1000 Bro Frankfurt Verkufergruppe 101 Gr. F2 Hr. Mayer 100 Gr. F1 Hr. Anton 103 Gr. F3 Hr. Ludwig 110 Gr. H1 Hr. Thomas 111 Gr. H2 Hr. Thiel 120 Gr. B1 Fr. Schmale 121 Gr. B2 Fr. Vega 130 Gr. S1 Fr. Chmiel 131 Gr. S2 Hr. Kaysers

1010 Bro Hamburg 1020 Bro Berlin 1030 Bro Stuttgart

28.6. Versandorganisation
Im IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oder Nachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligen Werken zugeordnet sind. Versandstelle 1000 1100 1200 1300 1400 1999 Werk 1000 1100 1200 1300 1400 1999 Standort Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart Dresden

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