Viciados em distraes

Escrito por Marisa Adn 02.01.2012 Categorias: Empreendedora Gil em Cultura

Seja honesto: no espao de uma hora, quantas vezes voc interrompe o trabalho para mergulhar em alguma distrao deliciosa? Checar e-mails, conferir os ltimos posts no Facebook, mandar um torpedo para um amigo Cinco a dez vezes, seria a minha resposta. A verdade que a tentao de abrir uma nova janela, responder quele post no Twitter ou espiar as fotos novas no Tumblr praticamente irresistvel. Existe uma razo para isso, diz Ilya Pozin, empreendedor digital e colunista da Inc. Segundo ele, ns amamos as distraes. Somos praticamente viciados nelas. Mas o empresrio faz um alerta: essas paradas, quando em excesso, podem ser fatais para a produtividade. Em artigo para a Inc, Pozin enumerou as sete dicas fundamentais para manter a produtividade e se livrar das distraes. Desmonte seu projeto em pequenas partes. No basta fazer uma lista de prioridades: Montar o website da empresa, Aumentar as vendas, Criar um programa de benefcios para os funcionrios etc. preciso desdobrar cada uma dessa prioridades em pequenas tarefas, de maneira que voc saiba qual o prximo passo a tomar em cada caso. Dessa maneira, ser possvel estabelecer um cronograma e colocar cada projeto em movimento. Evite fazer vrias coisas ao mesmo tempo. Resista tentao de ter e-mail, Facebook, Twitter e mais dez janelas abertas ao mesmo tempo no seu computador. O famoso multi-tasking extremamente prejudicial ao trabalho. Segundo alguns especialistas, quem pula de tarefa para tarefa fica entorpecido. O efeito seria semelhante ao de uma droga: o raciocnio fica mais lento e a capacidade de deciso vai embora pelo ralo. Elimine as distraes a qualquer custo. Se no estiver conseguindo completar uma tarefa importante, vale tomar medidas drsticas: trancar a porta, colocar um sinal de No perturbe, desligar o celular, fechar o Outlook e, em casos mais drsticos, sair da internet. Voc ver que o trabalho vai fluir com muito mais facilidade. Determine horrios para o e-mail. Escolha dois ou trs horrios ao longo do dia para ler e responder e-mails. Parar o que est fazendo o tempo todo para conferir mensagens cria um barulho enorme na sua cabea, diminuindo pela metade a produtividade. Troque o e-mail pelo telefone. Se voc tiver que responder a um e-mail mais de duas vezes, sinal de que melhor pegar o telefone e resolver de uma vez a questo. Pode ser bem mais rpido e indolor. Seja o dono do seu tempo. No deixe que suas atividades dirias sejam controladas por mecanismos externos. Determine sua agenda logo pela manh e siga o que determinou, na medida do possvel. Muita gente comea o dia lendo e-mails e

enlouquece tentando resolver tudo ao mesmo tempo. Faa seu cronograma dirio e deixe os e-mails para mais tarde. Faa uma parada a cada 90 minutos. Est comprovado: seu crebro consome mais glicose do que qualquer outra parte do corpo. Depois de uma hora, uma hora e meia, seu estoque de energia estar esgotado. No toa que as pessoas ficam cansadas depois de longas reunies. O ideal fazer um intervalo a cada 90 minutos e recarregar: comer alguma coisa, bater um papo, curtir a paisagem (se houver uma). bom para o crebro e para a sua empresa.

O multitasking est deixando voc menos produtivo?

Escrito por Mariana Iwakura em 25.08.2011 Categorias: Gesto Mesmo sozinhos em um escritrio, provavelmente estaremos na companhia de um computador, um telefone fixo e um celular. E talvez um tablet. Ao responder a um e-mail, paramos para verificar o SMS que chegou. Conversando com algum no telefone fixo, damos uma lida nas atualizaes do Facebook ou do Twitter. E, quando estamos na companhia de outras pessoas, por mais que tentemos garantir que estamos prestando ateno, qualquer encontro interrompido quando o celular vibra na mesa do restaurante. Ao dividirmos o nosso foco entre vrias tarefas o chamado multitasking , achamos que a produtividade cresce. Mas ser que isso mesmo? Essa foi a pergunta levantada pela americana Nancy Bistritz, diretora da agncia de marketing Nurun, em uma coluna no site Mashable. Nancy cita uma pesquisa, publicada em maro na revista Psychology Today (Psicologia Hoje), que afirma que desempenhar duas tarefas ao mesmo tempo s possvel quando uma delas no exige nenhuma concentrao e quando as duas envolvem processos cerebrais diferentes. Por exemplo: ouvir msica e ler so atividades que comprometem partes diferentes do crebro. Mas, se a msica tem letra, voc consegue reter menos informaes, j que as duas aes envolvem a parte do crebro que processa a linguagem. Portanto, ler mensagens no celular e e-mails paralelamente a uma reunio diminui a sua ateno e capacidade de responder com sucesso aos estmulos. Mas qual a soluo? De acordo com Nancy, para desempenhar uma tarefa com sucesso, preciso desativar o que desnecessrio. Nem tudo urgente voc pode desligar o celular ou fechar o Facebook por perodos mais longos. Avise os amigos e familiares que estar desconectado por um tempo, mas que responder s suas mensagens no mesmo dia.

Na nossa corrida para ter todos os gadgets, diz a executiva, ns nos tornamos pssimos ouvintes, que no conseguem realmente se conectar com as pessoas. Portanto, estabelea regras e trace limites. Faa uma transio lenta e tranquila entre uma tarefa e outra. No somos programados para fazer tudo ao mesmo tempo. Quando tentamos, podemos cometer grandes erros, que iro custar caro para ns e para os clientes. E voc, leitor, o que faz para dar conta de tudo isso? Voc consegue resistir tentao e desligar pelo menos uma parte dos seus gadgets?

3 Responses to O multitasking est deixando voc menos produtivo?

1. # 1 Victor Santos Says: August 25th, 2011 at 11:36 am Assumir vrias tarefas ao mesmo tempo um erro. Mais vale se concentrar efetivamente em algo e fazer algo bem feito do que pegar um monte de coisa pra fazer e no fazer bem nenhuma delas. Abraos, Victor Santos | Dicas de um empreendedor victorsantos.com.br 2. # 2 Marinalva Says: August 26th, 2011 at 8:04 am O seu artigo trs uma reflexo sria para compreender que no somos maquinas focadas em vrias direes, mas seres humanos que precisa centrar se no que faz. 3. # 3 Fernando Vieira Says: August 29th, 2011 at 3:03 pm Assumir e realizar tarefas diversas, simultaneamente, uma qualidade, um diferencial. Isto exige alto padro de versatilidade e compromisso, para que tudo saia corretamente. uma caracterstica inata da gerao Y e, em tempos, devese tornar pr-requisitos para contrataes, j que a pluralidade de negcios tende a crescer. Quanto utilizao de vrios gadgets, tudo tem seu momento. Alguns so indispensveis, outros no, cabe o bom senso julgar o que se deve e o que no deve-se fazer. Isto sinal dos tempo, um processo, possivelmente, irreversvel e agravado cada dia pela internacionalizao dos mercados diversos e sua multi-facetao.

Quanto tempo o tempo tem?

Escrito por Patrcia Machado em 07.10.2011 Categorias: Empreendedorismo, Oportunidades A sensao de acelerao do tempo aumenta ainda mais nessa poca de final do ano. Todos querem aproveitar os ltimos meses de 2011 para concluir as metas propostas tanto na vida pessoal

quanto na profissional at o esperado dia 31 de dezembro. Mas como controlar o seu tempo diante de tantos afazeres? Em um dia de trabalho, empreendedores so interrompidos a todo o instante por problemas e dvidas de funcionrios e colaboradores, ligaes de clientes, e-mails que lotam a caixa de entrada e mensagens nos celulares. Diante de tudo isso, difcil se concentrar e entregar todos os projetos a tempo. Para evitar o estresse, importante separar cerca de 30 minutos para colocar no papel todos os compromissos, com datas e horrios de entrega. Isso permite ao empreendedor visualizar em uma planilha os seus deveres no longo prazo. Alm disso, vlido acrescentar ao lado de cada tarefa um grau de importncia as atividades. Os projetos mais trabalhosos e com chances de maiores resultados merecem destaque e ateno. Para no perder o foco nas atividades, interessante colocar um tempo mximo para a realizao de cada um dos afazeres. Saber dizer no tambm fundamental para que de tempo de realizar todos os compromissos. Negar um pedido muitas vezes necessrio para que se obtenha total concentrao na realizao das atividades previamente agendadas. essencial manter a calma. Esbravejar e se irritar com a quantidade de tarefas diante do pouco tempo ser estressante e, com certeza, atrasar ainda mais a realizao das atividades. Afinal, como j dizia o famoso trava-lnguas infantil, o tempo no pode parar, nem que seja por um segundo: O tempo perguntou pro tempo quanto tempo o tempo tem. O tempo respondeu pro tempo que no tinha tempo pra falar pro tempo quanto tempo o tempo tem.

Distraes no escritrio
Escrito por Mariana Iwakura em 08.07.2011 Categorias: Gesto Voc e seus funcionrios andam dispersos no trabalho? Os fatores para a queda na produtividade podem estar no prprio escritrio. Para aumentar a realizao de tarefas, preciso analisar e, talvez, mitigar os elementos que esto roubando a ateno de todos. De quebra, eles podem tambm estar prejudicando a sade dos empregados. O site da Inc. fez um levantamento com seis grandes distraes no escritrio. Veja quais delas podem estar tirando o foco do seu funcionrio neste momento. Barulho De acordo com uma pesquisa da Universidade Cornell, dos Estados Unidos, em um escritrio amplo, mesmo um rudo baixo pode resultar em altos nveis de estresse. Se a sua empresa tem um ambiente aberto, estude bem onde colocar cada funcionrio e mquinas barulhentas, como copiadoras. Temperatura A temperatura no ambiente de trabalho afeta diretamente a produtividade. A Universidade Cornell fez um experimento em que aumentou a temperatura em escritrios de 20 C para 25 C. Os erros na empresa caram 44%. Outro estudo indica

que os ambientes tambm podem ser quentes demais, com quedas no desempenho quando o termmetro passa de 24 C. Interrupes tecnolgicas Quase 60% das interrupes no trabalho vm da internet. Blogs, mdias sociais, e-mail e, claro, todos os programas abertos na tela tudo isso contribui para que as atividades no sejam realizadas mais rapidamente. De acordo com um levantamento feito pela empresa de pesquisa de mercado uSamp, enquanto a mdia social pode encorajar a interao entre empregados, no h como negar que ela seja uma enorme distrao. Conversas Telefonemas, reunies, aquele colega falante que senta ao lado: essas conversas podem ter um grande efeito na produtividade. Atender ligaes, falar com outros funcionrios e fazer reunies no programadas pode somar 43% das interrupes no ambiente de trabalho. Conforto O design dos mveis do escritrio est proximamente ligado sade, ao conforto e produtividade. Cadeiras que no so ajustveis e mesas pequenas demais podem causar dores nas costas e contribuir para leses de esforo repetitivo. Um estudo coordenado pela consultoria Health and Work Outcomes mostrou que os indivduos que receberam treinamento de ergonomia e sentavam em cadeiras ajustveis tiveram uma produtividade 17,8% maior depois de um ano. Espao O Wall Street Journal publicou recentemente resultados de uma srie de estudos que mostraram os impactos do espao em volta da estao de trabalho. Tetos baixos estimulam o pensamento analtico, enquanto os altos levam a pensamentos abstratos e criatividade. Cores e luzes tambm podem mudar a maneira como pensamos. Paredes vermelhas podem minar a criatividade, mas encorajar tarefas que pedem detalhismo e exatido.

Como organizar a sua caixa de entrada

Escrito por Nathalia Prates em 29.09.2011 Categorias: internet

Adivinhe, sem olhar, quantos e-mails voc tem em sua caixa de entrada. O nmero provavelmente bem maior do que voc imagina. Isso porque costumamos no ligar muito para isso e acabamos deixando a tarefa de organizar a caixa de e-mails sempre para o dia seguinte. Para que voc no deixe de ler e responder nenhuma mensagem importante, o site da Entrepreneur elaborou trs dicas rpidas, prticas e eficientes. Que tal fazer uma faxina hoje? 1. Use e abuse da caixa de rascunhos

Pegue os e-mails mais antigos da sua caixa de entrada e selecione-os, um a um, de acordo com o seu destino. Algum deles precisa ser respondido ou encaminhado? H algum anexo para salvar no computador? Esse um passo importante para no deixar nenhum e-mail importante esquecido nas ltimas pginas. Se for lixo, exclua-o j! O que acaba acontecendo que, muito frequentemente, precisamos de tempo e concentrao para responder certas mensagens. a que entra a utilidade da caixa de rascunhos. s abrir o e-mail, comear a fazer o que precisa e clicar em salvar rascunho. O incio de sua resposta (e a mensagem original) ficar salva, e voc poder apagar o e-mail da caixa de entrada. 2. Reserve 15 minutos do seu dia para responder todos os e-mails da caixa de rascunhos Podem ser 15 minutos ou 15 horas, mas no deixe de dedicar uma parte do seu dia para esvaziar a caixa de rascunhos e se livrar disso. O importante ter foco e no ficar acumulando e-mails para depois. E tente no se distrair com as novas mensagens que chegarem: uma coisa de cada vez. 3. Preste ateno nos e-mails prioritrios Quando se trata de assuntos urgentes, nada melhor do que um telefonema, uma mensagem de texto ou at mesmo um encontro pessoal. Quando nenhuma dessas alternativas for possvel, mandar um e-mail poder resolver o seu problema. Ento, sempre que receber uma mensagem com prioridade alta, esquea os 15 minutinhos dirios do tpico acima e responda-a assim que puder. Outra dica criar uma assinatura personalizada. Dessa forma, voc no precisa escrever seu nome e informaes adicionais, como nmero de telefone e nome da empresa. uma boa ideia para quem escreve muitos e-mails por dia e acaba se esquecendo de digitar algum dado importante.

3 Responses to Como organizar a sua caixa de entrada

1. # 1 Luciana Vicente Says: September 30th, 2011 at 8:52 am Muito bom post, essas dicas realmente so valiosas e como elas fazem parte do meu dia a dia posso dizer que funcionam. Alm das dicas do post eu tambm criei um marcador: HOJE. Tudo que sei que no pode passar do dia hoje marcado e at o final do dia tenho que responder todos os e-mails marcados. O mais importante na organizao ser disciplinado e minha sugesto comee termine o seu dia dando uma organizada nos seus e-mails. Abs, Luciana Vicente http://www.lojadeconsultoria.com.br/loja/ 2. # 2 Joo Says: November 29th, 2011 at 2:31 pm timo post. Permitam-me acrescentar que existem alguns provedores de e-mail que limitam

o tamanho das caixas de mensagens. Neste caso, bom lembrar que quando a caixa ficar cheia, no entram mais e-mails. Na empresa em que trabalhei e fui responsvel pelo sistema de e-mail, sempre dava como exemplo aos meus colegas que a caixa de e-mail deve ser tratada como a caixa postal l de casa. Se no fazem a limpeza diria dela, vai encher e o carteiro vai comear a colocar a correspondncia fora da caixa. Abs. Joo Barbosa Portugus Online 3. # 3 Pedro Nery Says: January 1st, 2012 at 12:38 pm timo post, uma boa ideia tambm dar uma olhada em como adicionar regras pois podera criar filtros que economizar seu tempo, hj recebo media de 370 emails dia, apenas 14% realmente importante o restante vai para pastas de propaganda, familiares, entre outras isso vai lhe poupar um tempo importante. Aproveite tambm dicas no Blog da http://maissucesso.com/category/blog l voce encontrar infomaes de como ter sucesso, conexes que movem a vida so 02 timos tpicos. Aproveitem e