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EHP5 for SAP ERP 6.

0 Dezember 2010 Deutsch

Hauptbuch (156)
Ablaufbeschreibung

SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland

SAP Best Practices

Hauptbuch (156): AB

Copyright
Copyright 2009 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfltigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrckliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen knnen ohne vorherige Ankndigung gendert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte knnen Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Lndern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Lndern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign und weitere im Text erwhnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Lndern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwhnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Lndern. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte knnen lnderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen knnen ohne vorherige Ankndigung gendert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen (SAP-Konzern) bereitgestellt und dienen ausschlielich Informationszwecken. Der SAP-Konzern bernimmt keinerlei Haftung oder Garantie fr Fehler oder Unvollstndigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich fr Produkte und Dienstleistungen nach der Magabe ein, die in der Vereinbarung ber die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrcklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterfhrende Haftung.

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Symbole
Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Externer Prozess Alternativer Geschftsprozess/Wahlmglichkeit

Typografische Konventionen
Format Beispieltext Beschreibung Wrter oder Zeichen, die von der Oberflche zitiert werden. Dazu gehren Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Mennamen, Menpfade und Meneintrge. Verweise auf andere Dokumentationen Beispieltext BEISPIELTEXT hervorgehobene Wrter oder Ausdrcke im Flietext, Titel von Grafiken und Tabellen Namen von Systemobjekten Dazu gehren Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Flietext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE. Ausgabe auf der Oberflche Dazu gehren Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen. Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste. Exakte Benutzereingabe. Dazu gehren Wrter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben mssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist. Variable Benutzereingabe. Die Wrter und Zeichen in spitzen Klammern mssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben.

Beispieltext

BEISPIELTEXT

Beispieltext

<Beispieltext>

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Inhalt
1 Einsatzmglichkeiten..................................................................................................................5 2 Voraussetzungen........................................................................................................................5 2.1 Stammdaten ........................................................................................................................5 2.2 Rollen...................................................................................................................................6 2.3 Vorbereitende Schritte..........................................................................................................6 3 Prozessbersicht........................................................................................................................7 4 Prozessschritte...........................................................................................................................8 4.1 Hauptbuchbelege buchen....................................................................................................8 4.2 Beleg anzeigen...................................................................................................................10 4.3 Einzelposten anzeigen und ndern....................................................................................12 4.4 Salden anzeigen.................................................................................................................14 4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen.........................................................................................15 4.6 Belegjournal anzeigen........................................................................................................16 4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen.....................................................................................19 4.8 Beleg stornieren.................................................................................................................21 4.9 Dauerbuchungen................................................................................................................25 4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege...................................................................................28 4.11 Dauerbuchungen ausfhren.............................................................................................30 4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen.........................................................................32 4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen.............................................................................34 5 Anhang.....................................................................................................................................37 5.1 Prozessschritte korrigieren.................................................................................................37 5.2 Verwendete Formulare.......................................................................................................38

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Einsatzmglichkeiten

Die Hauptbuchhaltung soll hauptschlich einen umfassenden berblick ber das externe Rechnungswesen und Konten liefern. Die Erfassung aller Geschftsvorgnge (Primrbuchungen und Abrechnungen aus der internen Buchhaltung) in einem Softwaresystem, das mit allen anderen operativen Bereichen eines Unternehmens vollstndig integriert ist, stellt die Vollstndigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsdaten zu jedem Zeitpunkt sicher. Die SAP-FI-Hauptbuchhaltung bietet folgende Funktionen: Freie Auswahl der Ebene: Konzern oder Gesellschaft Automatisches und gleichzeitiges Buchen aller Nebenbuchpositionen auf die richtigen Hauptbuchkonten (Abstimmkonten) Gleichzeitiges Fortschreiben der Bereiche Hauptbuchhaltung und Kostenrechnung Echtzeit-Auswertung und Auswertungen fr aktuelle Buchhaltungsdaten in Form von Kontoanzeigen, Bilanzen mit unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen und zustzlichen Analysen

Im Wesentlichen erfuellt die Hauptbuchhaltung den Zweck einer vollstndigen Aufzeichnung aller Geschftsvorflle. Es ist die zentralisierte, aktuelle Referenz fr die Rechnungslegung. Einzelne Vorflle knnen jederzeit per Echtzeitverarbeitung berprft werden, indem die ursprnglichen Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf verschiedenen Ebenen wie den Folgenden angezeigt werden: Kontofhrung Journale Gesamtsummen/Verkehrszahlen Bilanz/Gewinn- und Verlustauswertungen

Voraussetzungen

2.1 Stammdaten
SAP Best Practices Standardwerte In der Implementierungsphase wurde in Ihrem ERP-System eine Reihe von grundlegenden Stamm- und Organisationsdaten angelegt, beispielsweise die Daten, welche die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die ihrem betrieblichen Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten fr Materialien, Lieferanten, Kunden usw. Bei diesen Stammdaten handelt es sich in der Regel um standardisierte SAP-Best-PracticesVorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durchlaufen knnen.

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Verwenden Sie zur Ausfhrung der in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte die folgenden Stammdaten:

Alle
Stammdaten Kostenstelle Wert * Selektion alle Bemerkung Whlen Sie alle Kostenstellen aus.

2.2 Rollen
Verwendung
Die folgenden Rollen mssen bereits installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu knnen. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung mssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie bentigen diese Rollen nur, wenn Sie anstelle der Standard-SAP-GUI die NWBC-Oberflche verwenden.

Voraussetzungen
Die Rollen wurden dem Benutzer zugewiesen, der dieses Szenario testet. Benutzerrolle
Mitarbeiter SAP_NBPR_EMPLOYE E_S

Details
Mitarbeiter

Aktivitt Die Zuordnung dieser Rolle wird fr die Ausfhrung von Basisfunktionalitten bentigt.

Transaktion

SAP_NBPR_FINACC_ S

Hauptbuchhalter

FB50 FB03 FAGLL03 FAGLB03 S_ALR_87012289 S_ALR_87012287 S_PL0_86000030 FB08 F.13 F-03

SAP_NBPR_FINACC_ M

Leiter Geschftsbuchhaltung

F.80 FBD1 F.15 F.14

2.3 Vorbereitende Schritte


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Es sind keine vorbereitenden Schritte erforderlich.

Prozessbersicht
Externe Prozessreferenz Voraussetzungen/ Situation Benutzerrolle Transaktion scode Erwarte te Ergebni sse

Prozessschritt

Hauptbuchbelege buchen Beleg anzeigen Einzelposten anzeigen und ndern Salden anzeigen BelegKompaktjournal anzeigen Belegjournal anzeigen Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen Beleg stornieren Beleg stornieren Massenstorno Beleg stornieren Einzelstorno Dauerbuchungsbe lege bearbeiten Liste der Dauerbuchungsur belege Dauerbuchung ausfhren Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen

Hauptbuchhalter
Hauptbuchhalter Hauptbuchhalter

FB50 FB03 FAGLL03

Hauptbuchhalter Hauptbuchhalter

FAGLB03 S_ALR_ 87012289

Hauptbuchhalter

S_ALR_ 87012287

Hauptbuchhalter

S_PL0_ 86000030

Hauptbuchhalter Leiter Geschftsbuchhalt ung Hauptbuchhalter Leiter Geschftsbuchhalt ung Leiter Geschftsbuchhalt ung Leiter Geschftsbuchhalt ung Hauptbuchhalter

FB08 F.80

FB08 FBD1

F.15

F.14

F.13

Hauptbuchhalter

F-03

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Prozessschritte

4.1 Hauptbuchbelege buchen


Verwendung
Sie erhalten Sachkontenbuchungsbelege, die manuell im SAP-System gebucht werden mssen.

Voraussetzungen
Keine

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen FB50

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Buchung Buchung Sachkontenbuchung Einbildtransaktion

2. Falls ein Dialogfenster angezeigt wird, geben Sie folgende Daten ein, sofern diese nicht bereits vorm System vorgeschlagen werden: Feldbezeichner Buchungskreis 3. Whlen Sie Weiter (Enter). Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 Bemerkung

Um den Buchungskreis zu ndern, whlen Sie Bearbeiten Buchungskreis wechseln.

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4. Auf dem Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 1000 geben Sie die folgenden Werte ein: Feldbezeich ner Belegdatum Buchungsdat um Whrung Beschreibung Benutzeraktion und Werte <aktuelles Datum> <aktuelles Datum> EUR Bemerkung Beispiel: heute Beispiel: heute z. B. Hauswhrung EUR

5. Geben Sie zur ersten Belegposition die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner Sachkonto S/H Betrag Belegwhrun g Steuerkennz eichen Kostenstelle Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Sachkontonummer> Soll <Betrag> Beispiel: 1100 Bemerkung Beispiel: 680000

<Vorsteuerkennzeiche n> <Nummer der Kostenstelle>

Beispiel: V1 (Vorsteuer Inland 19 %) Beispiel: Kostenstelle 1101

Die Kostenstelle ist nur erforderlich, wenn die Sachkontonummer eine Kostenart ist. 6. Geben Sie zu den weiteren Belegpositionen die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner Sachkonto S/H Betrag Belegwhrun g Valutadatum Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Sachkontonummer> Haben * Geben Sie den Betrag aus dem letzten Schritt oder * ein. Beispiel: heute Bemerkung Beispiel: 280015

<aktuelles Datum>

Das Valutadatum ist nur erforderlich, wenn das Hauptbuchkonto ein Bankkonto mit obligatorischem Valutadatum ist.

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7. Whlen Sie die Registerkarte Detail und geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner Steuer rechnen Benutzeraktion und Werte Setzen Sie das Kennzeichen Steuer rechnen. Bemerkung

8. Um den Beleg vor dem Buchen zu prfen, whlen Sie Simulieren (F9). Dadurch knnen Sie den Beleg einschlielich der zu buchenden Vorsteuer anzeigen und ggf. korrigieren. Besttigen Sie alle angezeigten Meldungen mit Enter. 9. Um den Beleg zu buchen, whlen Sie Buchen (Strg+S). 10. Im unteren Bildbereich wird die Meldung: Beleg xxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht angezeigt, wobei xxxxx die fortlaufend vom System vergebene Belegnummer ist. 11. Notieren Sie die Belegnummer.

Ergebnis
Der Hauptbuchkontobeleg wurde gebucht. Das System hat automatisch das Vorsteuerkonto hinzugefgt.

Beispiel
Sachkonto 680000 Vorsteuer V1 Kostenstelle 1101 Datum <aktuelles Datum>

Sachkonto 280015

Valutadatum <aktuelles Datum>

4.2 Beleg anzeigen


Verwendung
Es besteht die Mglichkeit, Einzelbelege anzuzeigen.

Voraussetzungen
Bevor Sie mit diesen allgemeinen Ablufen beginnen knnen, mssen Sie einige Belege buchen.

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Vorgehensweise
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen knnen. 1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Anzeigen FB03

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Dokumentenanzeige

2. Geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner Belegnummer Beschreibung Benutzeraktion und Werte XXXXXXXXX Bemerkung Geben Sie die Belegnummer ein, die Sie vorher notiert haben.

Buchungskreis Geschftsjahr

1000 <Jahr des Buchungsbelegs>

3. Whlen Sie Weiter. Auf dem Folgebild wird in der Belegbersicht der gebuchte Beleg mit allen Belegkopfinformationen, wie z. B. Belegnummer, Buchungsdatum, Rechnungsdatum sowie den einzelnen Buchungszeilen einschlielich der automatisch gebuchten Vorsteuerzeile, angezeigt. 4. Sie knnen die Details der Buchungszeile mit Doppelklick (oder Auswahl des Symbols Lupe) anzeigen. 5. Anschlieend knnen Sie ber Wechsel des Anzeigemodus/ndernmodus (Umsch+F1) in den nderungsmodus umschalten und bestimmte Detailinformationen des Belegs ndern, wie z. B. die Zahlungsbedingungen.

Konten, Betrge, Steuerbetrge und Steuerkennzeichen knnen nicht gendert werden. Wenn Sie bezglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, mssen Sie die Buchung stornieren.

Die Transaktion zeigt zunchst das Bild Beleg anzeigen: Erfassungssicht an. ber Hauptbuchsicht (Strg+F9) knnen Sie zur Hauptbuchsicht des Belegs wechseln. Dies ist erforderlich fr die Anzeige der Ergebnisse des Belegsplits. ber Erfassungssicht (Strg+F10) kehren Sie zurck.

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Die Hauptbuchsicht ist nicht im Umfang von Layer 0 enthalten. Das Hauptbuch wird nur verwendet, wenn Sie den Online-Split installiert haben. Wenn Sie die Ergebnisse des Belegsplits anzeigen mchten, muss das Standardlayout ber den rechten Teil des Symbols Layout auswhlen gendert werden. Whlen Sie Layout ndern . Ein Dialogfenster wird angezeigt. Whlen Sie aus der Spalte Spaltenvorrat das zustzliche Feld (z. B. Segment) aus, whlen Sie in der Spalte Angezeigte Spalten die Position aus, zu der Sie es verschieben mchten, und verschieben Sie es mit der Nach-Links-Pfeiltaste in der Mitte des Dialogfensters. Im Beleg ber Benutzerdokumentation knnen Sie sich allgemeine Informationen zur ListViewer-Anpassung anzeigen lassen.

Bei einem stornierten Beleg (siehe unten Beleg stornieren) enthlt der Belegkopf (F5) eines Stornobelegs die Nummer des stornierten Belegs. Im Originalbeleg enthlt der Belegkopf (F5) die Belegnummer des Stornobelegs und den Stornogrund.

Ergebnis
Der Beleg wird angezeigt.

4.3 Einzelposten anzeigen und ndern


Verwendung
In diesem Schritt zeigen Sie Einzelposten eines Hauptbuchkontos an oder ndern sie.

Voraussetzungen
Zeilenaufbauvarianten, Summenvarianten und Selektionsfelder wurden im Customizing gepflegt.

Vorgehensweise
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen knnen. 1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Posten anzeigen/ndern (neu) FAGLL03

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Einzelposten Sachkonten

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2. Geben Sie auf dem Bild Sachkonten Einzelpostenliste Hauptbuchsicht folgende Daten ein: Feldbezeichner Sachkonto Buchungskreis Alle Posten Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Sachkontonummer> 1000 <Setzen Sie das Kennzeichen.> Bemerkung Beispiel: 280015

Whlen Sie Ausfhren (F8). Wenn Sie Alle Posten whlen, werden alle Posten des Kontos angezeigt. Sie knnen sich auch nur offene Posten oder verrechnete Posten anzeigen lassen. Gehen Sie folgendermaen vor, um den Beleg zu ndern: 3. Markieren Sie den zu ndernden Posten, indem Sie das Kennzeichen am Anfang der entsprechenden Zeile setzen. 4. Whlen Sie Beleg ndern (Strg+Umsch+F8) (Bleistiftsymbol). 5. Nehmen Sie auf dem Bild Beleg ndern: Position <Nummer> alle erforderlichen nderungen vor. Beachten Sie, dass Sie nicht alle Felder ndern knnen. Sie knnen beispielsweise Zusatzkontierungen oder den Betrag nicht ndern. 6. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Ergebnis
Die Einzelposten eines Kontos wurden angezeigt / gendert.

Mglicherweise mchten Sie, statt zur Eingabesicht zu wechseln, Belegpositionen anzeigen/ndern, die zu einem bestimmten Ledger gehren. ber Ledger auswhlen knnen Sie verschiedene Ledger der Hauptbuchhaltung auswhlen; auerdem gelangen Sie darber zur Erstellung einer Liste, die die jeweiligen Einzelposten enthlt.

ber Freie Selektionen (Strg+F1) knnen Sie eine Selektion anhand weiterer Kriterien vornehmen.

Konten, Betrge, Steuerbetrge und Steuerkennzeichen knnen nicht gendert werden. Wenn Sie bezglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, mssen Sie die Buchung stornieren.

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4.4 Salden anzeigen


Verwendung
In diesem Schritt werden die Salden von Hauptbuchkonten ausgewiesen.

Voraussetzungen
Das Hauptbuchkonto enthlt Positionen.

Vorgehensweise
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen knnen. 1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen (neu) FAGLB03

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung (Homepage alle Sachkonten)

2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner Sachkonto Buchungskre is Abstimmkont o fr Kontoart Lschvormer kung gesetzt: Fr Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie bernehmen. Markieren Sie die gewnschte Zeile (das gewnschte Konto), und whlen Sie Sachkontensaldo anzeigen. Geben Sie das Geschftsjahr ein und whlen Sie Ausfhren (F8). 4. Nur SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Sachkontensaldenanzeige die erforderlichen Daten ein. Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Sachkontonummer> 1000 Bemerkung Beispiel: 280015

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Hauptbuch (156): AB

Feldbezeich ner Kontonumme r Buchungskrei s Geschftsjah r

Beschreibung

Benutzeraktion und Werte <Kontonummer> 1000 <Geschftsjahr>

Bemerkung Beispiel: 280015

Beispiel: laufendes Jahr

5. SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Whlen Sie Ausfhren (F8).

Ergebnis
Die Salden fr alle Perioden des Jahres werden angezeigt.

Um die Einzelbelegeingaben einer Periode anzuzeigen, whlen Sie das Saldofeld der Periode, die Sie anzeigen mchten, mit Doppelklick aus. Um alle Belege des Jahres anzuzeigen, whlen Sie das Feld Gesamtsaldo mit Doppelklick aus.

4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen


Verwendung
Das Beleg-Kompaktjournal zeigt die wichtigsten Daten aus Belegkpfen und -positionen zu den ausgewhlten Belegen in tabellarischer Form an. Die Liste kann als Grundbuch und fr die Abstimmung mit den Saldenlisten (groe Umsatzprobe) verwendet werden.

Voraussetzungen
Fr die ausgewhlte Periode wurden Belege gebucht.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch (neu) Beleg Allgemein BelegKompaktjournal S_ALR_87012289

Transaktionscode

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Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Berichtswesen Beleg-Journal BelegKompaktjournal

2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Kompaktjournal folgende Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Geschftsjah r Ledger Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Geschftsjahr> <leer> oder 0L Beispiel: laufendes Jahr Whlen Sie den fr Sie interessanten Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum fhrenden Ledger gehrenden Belege angezeigt. Bemerkung

Allgemeine Abgrenzung en Referenznum mer Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an.

Weitere Abgrenzung en Normale Belege 3. Whlen Sie Ausfhren (F8). Setzen Sie das Kennzeichen.

Ergebnis
Je nach Belegstatus (normale Belege, Dauerbuchungsurbelege, Musterbelege, statistische Belege abhngig davon, was Sie als weitere Eingrenzungen ausgewhlt haben) wird eine eigene Liste erstellt. Der Belegstatus ist an der Listenberschrift erkennbar. Saldenlisten fr die einzelnen Perioden werden am Ende des Belegkompaktjournals angelegt.

4.6 Belegjournal anzeigen


Verwendung

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Das Beleg-Journal wird monatlich erstellt und beinhaltet alle Belegbuchungen einer bestimmten Buchungsperiode. Es kann auf notariell vorgestempeltem Papier gedruckt werden. Das BelegJournal enthlt die wichtigsten Daten aus dem Belegkopf und Belegpositionen.

Voraussetzungen
Fr die ausgewhlte Periode wurden Belege gebucht.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch (neu) Beleg Allgemein BelegJournal S_ALR_87012287

Transaktionscode

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Berichtswesen Beleg-Journal Document Journal

2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Journal folgende Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Geschftsjah r Ledger Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Geschftsjahr> <leer> oder 0L Beispiel: laufendes Jahr Whlen Sie einen Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum fhrenden Ledger gehrenden Belege angezeigt. Bemerkung

Allgemeine Abgrenzung en Buchungsdat um von - bis Referenznum mer * Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an. GJ = Geschftsjahr 01.01.GJ 31.12.GJ (Beispiel)

Weitere Abgrenzung en

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Hauptbuch (156): AB

Hauptbuchko nto

<Hauptbuchkonto> bis <Hauptbuchkonto>

Geben Sie, falls erforderlich, die auszuweisenden Kontonummern ein.

Programma blaufsteueru ng Testlauf Nur Einzelposten seiten 3. Whlen Sie Ausfhren (F8). Testlauf: Durch diese Option wird gesteuert, ob eine Datenbanktabelle, in der Salden gespeichert werden, aktualisiert werden soll. Ausfhrliche Informationen finden Sie in der Dokumentation des Berichts. Wenn das Kennzeichen Testlauf gesetzt ist, erzeugt das System nur ein Protokoll. In der erwhnten Datenbank werden keinerlei Daten aktualisiert oder gendert. Wenn das Kennzeichen Testlauf nicht gesetzt ist, aktualisiert das System die Daten in der Datenbank.

ber die Einstellungen in der Ausgabesteuerung knnen Sie verschiedene Detaillierungsgrade und Summenstufen, eine fortlaufende Nummerierung der Positionen oder die Ausgabe der alternativen Kontonummer statt der im Beleg angegebenen erzielen. Ausfhrliche Informationen finden Sie in der Programmdokumentation (Strg+F1).

Falls fr das Belegjournal standardmig die Mehrfachselektion aktiv ist ( fr Buchungskreis, Geschftsjahr und Buchungsdatum nicht mglich.

): Dies ist

In diesem Fall wird die Warnmeldung Nur ein Intervall fr Buchungsdatum mglich. Weitere werden ignoriert angezeigt. Whlen Sie Weiter.

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Hauptbuch (156): AB

Die folgende Warnung Es muss genau ein Geschftsjahr angegeben werden wird angezeigt. Whlen Sie Weiter.

Ergebnis
Anhand der im Selektionsbild eingegebenen Parameter wird eine Liste erstellt. Zu jeder Belegposition werden der Buchungsschlssel und gegebenenfalls das Sonderhauptbuchkennzeichen gedruckt.

4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen


Verwendung
Die Liste ermglicht eine Auswertung von Sachkonten mit allen Schlsselelementen der Hauptbuchhaltung, z. B. Sachkonto und, falls besondere optionale Building Blocks installiert sind, Profitcenter und Segment. Sie ermglicht nderungen an der Bildschirmanzeige und den Aufriss nach zustzlichen Elementen. Neben der Kontobeschreibung und den Schlsseln der ausgewhlten Elemente werden in der Liste der Saldenvortrag aus Vorjahr und Vorperioden, Soll- und Habensummen der Berichtsperioden sowie der Endsaldo der ausgewhlten Elemente angezeigt. Anders als bei der Darstellung in Transaktion FAGLB03 (Salden anzeigen, siehe oben) knnen Sie sich in dieser Transaktion eine Darstellung einzelner oder mehrerer Konten fr die ausgewhlte Periode und die jeweiligen Organisationseinheiten anzeigen lassen. Wenn die optionalen Building Blocks installiert sind, knnen Sie beispielsweise eine Liste mit Sachkontensalden fr ein Segment oder Profitcenter erstellen.

Voraussetzungen
Fr die ausgewhlte Periode wurden Belege gebucht.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch (neu) Saldenlisten Allgemein Sachkontensalden Sachkontensalden (neu) S_PL0_86000030

Transaktionscode

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Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Berichtswesen Sachkonten Sachkonten Salden (neu)

2. Geben Sie auf dem Bild Selektion: Sachkonten - Salden folgende Daten ein: Feldbezeich ner Allgemeine Abgrenzung en Whrungstyp Buchungskrei s Profit Center 10 1000 Whlen Sie, falls erforderlich, eine gebuchte Kostenstelle. Whlen Sie, falls erforderlich, ein gebuchtes Segment. Buchungskreiswhrun g Beschreibung Benutzeraktion und Werte Bemerkung

Segment

Berichtssele ktionen Ledger 0L Whlen Sie das fhrende Ledger (0L) oder ein anderes, von Ihnen definiertes Ledger. Nutzen Sie die Eingabehilfe (F4). Beispiel: laufendes Jahr Beispiel: 01; Whlen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Beginn der Periode aus. Periode bis <Periode bis> Beispiel: 12; Whlen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Ende der Periode aus. Ausgabeart

Geschftsjah r Periode von

<Geschftsjahr> <Periode von>

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klassischer Recherchebe richt 3. Whlen Sie Ausfhren (F8).

Setzen Sie das Kennzeichen.

Ergebnis
Das Ergebnis der Selektion wird als klassischer Recherchebericht angezeigt, dessen Aussehen Sie verndern knnen. Whlen Sie auf dem angezeigten Bild Einstellungen Merkmalsdarstellung und anschlieend Bezeichnung und Schlssel, um die Kontonummer neben der Kontobeschreibung anzuzeigen.

Wenn Sie das Profitcenter im neuen Hauptbuch verwenden: Um den Aufriss (z. B. nach Profit Center) zu wechseln, whlen Sie Navigieren Aufriss wechseln Profitcenter.

Als Alternative zum klassischen Recherchebericht bietet das Programm eine graphische Berichtausgabe oder eine Objektliste an. Um diese Funktion zu verwenden, whlen Sie die entsprechende Option auf dem Selektionsbild.

Um nach weiteren Kriterien des Hauptbuchs aus dem Hauptbuchstammsatz zu selektieren, whlen Sie Freie Selektion (Strg+F4), kopieren Sie die ausgewhlten Kriterien in das Selektionsbild und geben die Selektion dort ein. Diese Selektionen werden beim Ausfhren des Programms (F8) bercksichtigt.

Wenn Sie die Sachkontensaldensicht ausfhren, wird ein Dialogfenster mit der Meldung Mchten Sie die Daten erst sichern? angezeigt. Wenn Sie mit Ja besttigen, wird der Bericht mit den Daten der Liste gesichert. Beim nchsten Start der Liste wird eine Meldung angezeigt, und Sie knnen whlen, ob Sie eine neue Selektion vornehmen oder erst die gesicherte Liste angezeigt bekommen mchten.

4.8 Beleg stornieren


Verwendung

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Hauptbuch (156): AB

In diesem Schritt wird das Stornieren von FI-Belegen beschrieben. Im Rahmen dieses Vorgangs generiert das System Buchhaltungsbelege, fgt bestehenden Belegen Informationen hinzu und aktualisiert die Verkehrszahlen in den betroffenen Ledgern. Es bestehen grundstzlich folgende Mglichkeiten, Belege zu stornieren: Einzelstorno Massenstorno

Voraussetzungen
FI-Belege wurden gebucht und mssen storniert werden.

4.8.1

Beleg stornieren Einzelstorno

Verwendung
In diesem Schritt stornieren Sie einen Beleg, der innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden ist.

Voraussetzungen
Es wurden Belege gebucht.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Einzelstorno FB08

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen

2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner Sachkonto Buchungskre is Abstimmkont o fr Kontoart Lschvormer kung gesetzt: Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Sachkontonummer> 1000 Bemerkung Beispiel: 280000

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Fr Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie bernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewnschte Zeile (Belegnummer) und whlen Sie Beleg stornieren. 5. Geben Sie auf dem Bild Beleg stornieren: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner Belegnumme r Buchungskre is Geschftsjah r Stornogrund Beschreibung Benutzeraktion und Werte xxxxxxxxxx 1000 <aktuelles Jahr> z.B. 01 z.B. 2009 Storno in laufender Periode Bemerkung Geben Sie die Belegnummer ein.

6. Buchen (Strg+S) Sie die Belegstornierung.

Wenn Sie kein Buchungsdatum eingeben, wird der Beleg unter dem Tagesdatum gebucht. 7. Sollten Sie die Belegnummer des zu stornierenden Belegs nicht mehr wissen, steht Ihnen eine Suchhilfe zur Verfgung. Whlen Sie hierzu Belegliste. 8. Sie knnen den Beleg vor der Stornierung zur Kontrolle erneut anzeigen. Whlen Sie hierzu Anzeige vor Storno. 9. Um den Stornobeleg zu buchen, whlen Sie Buchen (Strg+S). Die Meldung Beleg xxxxxxxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht wird angezeigt. 10. Notieren Sie die Belegnummer.

Beachten Sie, dass ein stornierter Beleg nicht noch einmal storniert werden kann.

Ergebnis
Beim Buchen der Stornierung wird der Ursprungsbeleg storniert. ber die Auswahl des Stornogrunds knnen Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt htten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.

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4.8.2

Beleg stornieren Massenstorno

Verwendung
Hiermit knnen mehrere Belege, die innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden sind, storniert werden.

Voraussetzungen
Es wurden Belege gebucht.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Massenstorno F.80

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M) Hauptbuch Buchung Buchung Massenstornierung von Belegen

2. Geben Sie auf dem Bild Massenstornierung von Belegen: Einstieg zur Auswahl der zu stornierenden Belege zum Beispiel die folgenden Daten ein. Feldbezeich ner Buchungskrei s Belegnumme r bis Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Belegnummer> Geben Sie die Belegnummer (von) ein. Geben Sie die Belegnummer (bis) ein (nur, wenn der gesamte Belegbereich storniert werden soll). Beispiel: laufendes Jahr Beispiel: Normalerweise wird Stornogrund 01 verwendet, um den Beleg in der gleichen Periode zu stornieren. Testlauf <Setzen Sie das Setzen Sie hier Bemerkung

<Belegnummer>

Geschftsjah r Stornogrund

<Geschftsjahr der Belege> 01

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Kennzeichen.>

zunchst das Kennzeichen, wenn Sie prfen mchten, und entfernen Sie es, um dann den/die Beleg(e) zu stornieren.

3. Whlen Sie Ausfhren (F8). Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf setzen, berprft das System zunchst, ob die Stornierung mglich ist, bevor diese tatschlich ausgefhrt wird. 4. Whlen Sie Belege stornieren, um die Stornierung im System vorzunehmen.

Wenn mehrere Belege storniert werden sollen, die sich aber nicht in einem Bereich befinden, whlen Sie lediglich (Mehrfachselektion) in der Zeile mit der Belegnummer, und geben Sie die Einzelwerte der zu stornierenden Belegnummern ein.

Ergebnis
Sofern Sie das Kennzeichen Testlauf nicht setzen, storniert das System die Ursprungsbelege. ber die Auswahl des Stornogrunds knnen Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt htten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.

4.9 Dauerbuchungen
Verwendung
Diese Funktion ermglicht es, regelmig wiederkehrende Buchungen anzulegen. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der bei einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen eingerichtet wird. Die Buchungen werden vom Dauerbuchungsprogramm auf Basis der Dauerbuchungsbelege durchgefhrt. Im Bereich der Hauptbuchhaltung knnen Dauerbuchungen z. B. fr periodische Buchungen aktivischer und passivischer Rechnungsabgrenzungsposten verwendet werden, wenn es feste, zu buchende Betrge gibt. Die folgenden Daten eines Dauerbuchungsbelegs bleiben unverndert: Buchungsschlssel Konto Betrge

Diese sich nur gelegentlich ndernden Daten geben Sie in einen Dauerbuchungsbeleg ein. Dies ist ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen fhrt. Mithilfe dieses Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.

Voraussetzungen
Fr dieses Verfahren mssen Sie einen Dauerbuchungsbeleg erfassen, der vom System als Vorlage verwendet wird. Der Dauerbuchungsbeleg ist kein Buchhaltungsbeleg und verndert daher auch nicht den Kontostand.

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Ablauf
Erfassen Sie einen Dauerbeleg. Das Programm SAPF120 erstellt anhand der Dauerbuchungsbelege die Buchhaltungsbelege. Sie mssen es in regelmigen Abstnden starten. Es prft jeden Dauerbuchungsbeleg daraufhin, ob ein Beleg zu erstellen ist. Spielen Sie die Batch-Input-Mappe ab. Dauerbuchungen mssen im Rahmen des Jahresabschlusses nochmals geprft werden.

Ergebnis
Stimmt das Datum der nchsten Ausfhrung, das im Dauerbeleg gespeichert ist, mit dem Datum fr den Abrechnungszeitraum berein oder liegt es in dem dort angegebenen Bereich, bertrgt das Programm die Daten fr die Buchung in die angegebene Batch-Input-Mappe. Bei jedem Programmlauf wird pro Dauerbuchungsbeleg nur ein Buchhaltungsbeleg angelegt, auch wenn der Abrechnungszeitraum sehr lang ist.

Dauerbuchungsbelege bearbeiten Vorgehensweise


1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Referenzbelege Dauerbuchungsbelege FBD1

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M) Hauptbuch Buchungen Dauerbelege Dauerbuchung erfassen

2. Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchung erfassen: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Ausfhrung der Dauerbuchu ng Erste Ausfhrung am Letzte Ausfhrung am <Datum der ersten Ausfhrung> Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum 1. Mal gebucht werden soll Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum letzten Mal gebucht werden soll. Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 Bemerkung Buchungskreis 1000

<Datum der letzten Ausfhrung>

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Abstand in Monaten Tag der Ausfhrung

<Whlen Sie einen Abstand aus.> <Tag der Ausfhrung innerhalb des Monats>

Beispiel: <1> fr monatlich Beispiel: 01 (Gibt als Buchungsdatum den Tag an, an dem der Beleg gebucht wird) Hier werden die individuellen Daten fr den Beleg erfasst, der gebucht werden soll. Als Beispiel wurden die Daten fr eine Leasingrate vorgegeben.

Informatione n fr den Belegkopf

Belegart Whrung Referenz

SA EUR <Referenztext> Beispiel: Abgrenzungsposte n

Erste Belegpositio n Bschl Konto 40 <Sachkontonummer> Beispiel: 676000 Provisionsaufwendun gen (auer Vertriebsprovision)

3. Whlen Sie Weiter. Besttigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen hinsichtlich des Datums der ersten Ausfhrung. Feldbezeich ner Betrag Steuerkennz eichen Steuer rechnen Beschreibung Benutzeraktion und Werte <Betrag> <Steuerkennzeichen auswhlen> Setzen Sie das Kennzeichen. Bemerkung Beispiel: 500 erforderlich, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist Kennzeichen setzen, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist Beispiel: 1101 Beispiel: monatliche Abgrenzung

Kostenstelle

* (wenn das Konto eine Kostenstelle ist) <text>

Text Nchste Belegpositio n:

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Bschl Konto

50 <Sachkonto> Beispiel: 489000 Sonstige Verbindlichkeiten

4. Whlen Sie Weiter (Enter). Besttigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen zur Steuerrelevanz. Feldbezeich ner Betrag Beschreibung Benutzeraktion und Werte * Bemerkung Whlen Sie <*> oder geben Sie den obigen Betrag ein (z. B. 500)

5. Sichern Sie den Beleg ber Sichern (Strg+S), und notieren Sie die Belegnummer fr Folgetransaktionen. Der Beleg ist jetzt als Dauerbuchungsbeleg erfasst, jedoch noch nicht auf die Konten gebucht. Dem Beleg wird ein separater Belegnummernkreis zugeordnet. Die Buchung dieses Dauerbelegs wird im Kapitel Dauerbuchungen ausfhren beschrieben.

Ergebnis
Ein Dauerbeleg wird verarbeitet.

Beispiel
Sachkonto 676000 Sachkonto 489000 Kostenstelle 1101 Betrag 500 Betrag 500 Datum <aktuelles Datum>

4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege


Verwendung
In dieser Liste sind alle Dauerbelege aufgefhrt.

Voraussetzungen
Es wurden Dauerbelege gebucht.

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Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Listen F.15

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M) Hauptbuch Buchung Dauerbelege (Homepage Alle Dauerbuchungsbelege)

2. Nur SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchungs-Urbelege folgende Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Geschftsjah r 3. SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Whlen Sie Ausfhren (F8). 4. Nun wird eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege angezeigt. Es knnen Belege, die bisher noch nicht ausgefhrt wurden, und/oder Belege ausgewhlt werden, die nur beim nchsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgefhrt werden. 5. Die Liste zeigt das Datum der nchsten Buchung an. Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Geschftsjahr> Beispiel: laufendes Jahr Bemerkung

Ergebnis
Das System zeigt eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege an. Es knnen Belege, die bisher noch nicht ausgefhrt wurden, und/oder Belege ausgewhlt werden, die nur beim nchsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgefhrt werden. Die Liste zeigt das Datum der nchsten Buchung an.

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4.11 Dauerbuchungen ausfhren


Verwendung
In diesem Schritt legen Sie aus den Dauerbelegen Buchungsbelege an.

Voraussetzungen
Es mssen Dauerbelege gebucht werden.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Ausfhren F.14

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M) Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Dauerbuchungen ausfhren

2. Geben Sie auf dem Bild Buchungsbelege aus Dauerbelegen erstellen folgende Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Geschftsjahr Weitere Abgrenzung en Abrechnungs zeitraum <01.MM.JJ 31.MM.JJ> Fr den nchsten Lauf muss Datum ggf. korrigiert werden (z. B. 01.10.08-31.10.08) Beispiel: Dauer ber diesen Parameter knnen Sie den Namen der anzulegenden BatchInput-Mappe frei bestimmen. Wenn Sie keinen gesonderten Batch-InputMappennamen vergeben, setzt das Programm den Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Geschftsjahr> Bemerkung

Name der Batch-InputMappe

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Namen SAPF120 ein. Benutzernam e * ber diesen Parameter knnen Sie den Benutzernamen frei whlen. Wenn Sie keine gesonderte Benutzer-ID angeben, setzt das Programm SAPF120 ein.

3. Whlen Sie Ausfhren (F8). 4. Nur SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Whlen Sie System Dienste Batch-Input Mappen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Rolle Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M): Whlen Sie Hauptbuch periodische Arbeiten Vorbereitung Abschluarbeiten Batch-Input Monitoring. 6. Markieren Sie die Mappe SAPF120 (oder den von Ihnen eingegebenen Mappennamen). 7. Whlen Sie Abspielen. 8. Machen Sie auf dem Bild Mappe SAPF120 (oder von Ihnen eingegebener Name) abspielen folgende Eingaben: Feldbezeich ner Nur Fehler anzeigen Abspielen Beschreibung Benutzeraktion und Werte Setzen Sie das Kennzeichen. Whlen Bemerkung

Ergebnis
Das System legt den Dauerbeleg im Hintergrund an.

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4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen


Verwendung
In diesem Schritt gleichen Sie periodisch offene Hauptbuchpositionen aus.

Voraussetzungen
Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden knnen. Das bedeutet, dass die offenen Positionen die in der Dokumentation zu Transaktion F.13 beschriebenen Kriterien erfuellen mssen: Ein Ausgleich erfolgt, wenn fr die nach den Kriterien Buchungskreis, Konto und Whrung selektierten Belegposten der Saldo in der Fortschreibewhrung Null ist. Empfehlung: Nutzen Sie diese Transaktion fr das Testen mit angegebenen Belegnummernkreisen (oder bestimmten Belegnummern), so dass Sie den nchsten Schritt, Manuelles Ausgleichen, verwenden knnen. Wenn Sie diese Transaktion ohne irgendwelche Angaben ausfhren, bleiben keine weiteren, manuell auszugleichenden Belege brig.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Maschinell ausgleichen Ohne Vorgabe der Ausgleichswhrung F.13

Transaktionscode

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Periodische Arbeiten Ausgleich Maschinelles Ausgleichen

2. Geben Sie auf dem Bild Maschinelles Ausgleichen ohne Vorgabe der Ausgleichswhrung (SAPF124) die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner Buchungskre is Geschftsjah r Belegnumme r Beschreibung Benutzeraktion und Werte 1000 <Geschftsjahr> <Belegnummer> Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen mchten, whlen Sie die Nummern aus. Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen mchten, whlen Sie die Nummern aus. Bemerkung

bis

<Belegnummer>

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Sachkonten auswhlen 3. Whlen Sie Ausfhren (F8).

4. Fhren Sie zuerst einen Testlauf durch; das Kenzeichen ist automatisch gesetzt. 5. Whlen Sie Ausfhren (F8).

Zwischenergebnis
Es wird ein Protokoll des Testlaufs erstellt. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Standardausgleichskriterien (Buchungskreis, Kontonummer und Whrung) sowie die weiteren Gruppierungsmerkmale/Anwenderkriterien (hier Zuordnung und Partnergesellschaftsnummer) bereinstimmen, wird in der Spalte Ausgleich ein Ausgleichsdatum angezeigt. 6. Whlen Sie Zurck (F3). 7. Entfernen Sie das Kennzeichen Testlauf; alle weiteren Eintrge bleiben unverndert. 8. Whlen Sie Ausfhren (F8). 9. Besttigen Sie die Meldung Dieser Programmlauf ist ein Echtlauf! mit Enter.

Ergebnis
Es wird ein Protokoll des Echtlaufs ausgegeben. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Ausgleichskriterien bereinstimmen, werden das Ausgleichsdatum und die Ausgleichbelegnummer ausgegeben, unter der der Ausgleich erfolgte. Wenn Sie in der Ausgabesteuerung festgelegt haben, dass Belege, die ausgeglichen werden knnen, oder solche, die nicht ausgeglichen werden knnen, ausgegeben werden sollen, erhalten Sie eine ausfhrliche Liste. Wenn Sie keines der entsprechenden Kennzeichen gesetzt haben, erhalten Sie eine kurze Liste. Die Detailliste ist eine Liste der Belegposten und gibt Auskunft ber die selektierten offenen oder ausgeglichenen (bzw. ausgleichbaren) Belegposten. Gruppen von Posten, die sowohl den Systemkriterien als auch den Anwenderkriterien gengen, werden optisch zusammengefasst. Sind die Ausgleichsbedingungen erfuellt, werden das Ausgleichsdatum und im Echtlauf zustzlich die Ausgleichsbelegnummer angezeigt, falls der entsprechende Ausgleichsvorgang erfolgreich verlaufen ist. Ist beim Ausgleichen ein Fehler aufgetreten, wird die Meldung Kein Ausgleich angezeigt. Die Kurzliste der offenen und ausgeglichenen Posten bietet eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Programmlaufs. Dabei werden die Zahl der je Konto selektierten offenen Posten, die Zahl der davon ausgleichbaren Posten sowie die tatschlich ausgeglichenen Posten angezeigt. Dem Fehlerprotokoll knnen Sie entnehmen, welche Fehler beim Ausgleichen einer (gem den Systemkriterien und Anwenderkriterien ausgleichbaren) Gruppe aufgetreten sind.

Im Customizing knnen fnf weitere Kriterien fr die Gruppierung offener Posten hinterlegt werden.

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4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen


Verwendung
Mit dieser Transaktion werden offene Posten manuell ausgeglichen. Wenn der Saldo der auszugleichenden Posten nicht 0 betrgt, kann bei ber- bzw. Unterzahlung ein Restposten erzeugt werden. Voraussetzungen Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden knnen.

Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion ber eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI) SAP-Men Transaktionscode Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Ausgleichen F-03

Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) ber Benutzerrolle Benutzerrolle Rollenmen Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung (Homepage alle Sachkonten)

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2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie die erforderlichen Suchkriterien: Feldbezeich ner Sachkonto Beschreibung Benutzeraktion und Werte * (Konto mit Offene-PostenVerwaltung) 1000 Bemerkung Whlen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen mchten.

Buchungskre is Abstimmkont o fr Kontoart Lschvormer kung gesetzt: Fr Buchungen gesperrt:

3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie bernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewnschte Zeile (das gewnschte Konto), und whlen Sie Alle Posten Anzeigen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Whlen Sie die Registerkarte Offene Sachkontenpositionen. 6. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewnschte Zeile (den gewnschten Beleg), und whlen Sie Hauptbuchposition ausgleichen. 7. Nur SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Ausgleichen Sachkonto: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner Konto Beschreibung Benutzeraktion und Werte * (Konto mit Offene-PostenVerwaltung) 1000 Bemerkung Whlen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen mchten.

Buchungskre is

8. Nur SAP Graphical User Interface (SAP GUI): Whlen Sie OP verarbeiten. 9. Beim Einstieg in das Bild Ausgleichen Sachkonto: Offene Posten bearbeiten sind standardmig zunchst alle Posten aktiv. Um alle Posten zu deaktivieren, whlen Sie zunchst Alle markieren, und dann Posten inaktivieren. Anschlieend knnen Sie ber Markieren und Posten aktivieren die entsprechenden Posten auswhlen, die Sie ausgleichen wollen. Die aktivierten Posten (in blauer Schrift dargestellt) knnen anschlieend ausgeglichen

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werden, wenn der Wert im Feld Nicht zugeordnet 0,00 ist oder innerhalb des Toleranzbereichs liegt. 10. Es soll ein Restposten bestehen bleiben. Sie mssen festlegen, welche offenen Posten vollstndig ausgeglichen werden sollen und fr welche offenen Posten ein Restposten erstellt werden soll: Whlen Sie Restposten, und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Feldbezeichner Restposten Benutzeraktion und Werte <Differenzbetrag> Bemerkung Geben Sie fr mindestens einen offenen Posten den Differenzbetrag aller ausgewhlten offenen Posten ein

11. Anschlieend soll eine Differenzbuchung ausgefhrt werden. Alle ausgewhlten Posten werden ausgeglichen. ber die Differenz wird ein neuer offener Posten auf dem Konto angelegt. Feldbezeichner Differenzbuchungen Benutzeraktion und Werte <Differenzbetrag> Bemerkung Geben Sie den Differenzbetrag aller ausgewhlten offenen Posten ein.

12. Sichern Sie Ihre Eingaben. 13. Das Bild Ausgleichen Sachkonto Anzeigen bersicht mit der Meldung Bitte die gekennzeichneten Positionen korrigieren wird angezeigt. Whlen sie die markierten Posten mit Doppelklick aus und fgen sie im Feld Valutadatum das heutige Datum ein. 14. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Sie knnen weitere Eingrenzungen vornehmen, indem Sie auf dem Einstiegsbild dieser Transaktion das entsprechende Kennzeichen setzen. Auf dem anschlieend angezeigten Bild knnen Sie die auszuwhlenden Werte eingeben und weitere Selektionskriterien verarbeiten.

Ergebnis
Die ausgewhlten offenen Posten des Kontos sind ausgeglichen. Bei vorhandener Differenz wurde ein Restposten bzw. ein neuer offener Posten angelegt.

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Anhang

5.1 Prozessschritte korrigieren


Im folgenden Abschnitt finden Sie hufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitten korrigiert werden knnen.

Hauptbuchbelege buchen
Transaktionscode (SAP GUI) Korrektur: Transaktionscode (SAP GUI) Benutzerrolle Rollenmen Bemerkung FB50 Beleg stornieren (manuell) FB08 Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Beleg stornieren Zeigen Sie den Beleg vor der Stornierung an (F5-Taste)

Hauptbuchbelege buchen
Transaktionscode (SAP GUI) Korrektur: Transaktionscode (SAP GUI) Benutzerrolle Rollenmen Bemerkung FB50 Beleg stornieren (Massenstorno) F.80 Leiter Geschftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M) Hauptbuch Buchung Buchung Massenstornierung von Belegen Der Massenstorno sollte behutsam eingesetzt werden, vor allem, wenn die Belegnummern nicht innerhalb eines Bereichs liegen.

Manuelles Ausgleichen
Transaktionscode (SAP GUI) Korrektur: Transaktionscode (SAP GUI) Benutzerrolle Rollenmen F-03 Ausgleich zurcknehmen FBRA Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S) Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Reiter Ausgeglichene Sachkontenpositionen auswhlen und Suchkriterien eingeben und bernehmen entsprechende Zeile markieren Ausgleich zurcknehmen

Bemerkung

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5.2 Verwendete Formulare


Es sind keine Formulare erforderlich.

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