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Conhecendo o Excel............................................................................................................................................4 Conhecendo a rea de trabalho.........................................................................................................................5 Iniciando o programa.........................................................................................................................................6 Abrindo uma pasta de planilhas .......................................................................................................................6 Inserindo dados...................................................................................................................................................7 Apagando o contedo de clulas........................................................................................................................7 Substituindo o contedo de uma clula............................................................................................................7 Salvando a planilha ...........................................................................................................................................8
Digitando datas e horas....................................................................................................................................17 Incrementando seqncias...............................................................................................................................18 Usando o assistente de funes........................................................................................................................19 Usando valores absolutos ou relativos............................................................................................................20
Conhecendo o Excel
Barra de Ttulo
Registra o nome da pasta ativa de trabalho.
Barra de Menus
Apresenta todos os comandos disponveis. Barra de ferramentas Padro e Barra de ferramentas Formatao
Oferecem rpido acesso aos comandos do Excel, atravs do adequado pressionamento de seus botes. Barra de Frmulas Mostra a referncia e o contedo da clula ativa. Barra de Guias Exibe os nomes das planilhas em guias ou pginas. esquerda, so exibidos os Botes de rolagem de guias e direita, a Caixa de diviso, que permite ampliar ou diminuir o tamanho da barra de guias, e a Barra de rolagem horizontal da planilha. Barra de Status Mostra mensagens e o estado de determinadas teclas.
Janela de trabalho
Destinada a receber e exibir os dados de uma planilha a qual possui uma dimenso mxima de 16.384 linhas por 256 colunas.
Antes de digitar os dados ou escolher um comando, seleciona-se a clula ou o grupo de clulas desejado. A clula selecionada, chamada de clula ativa, distinguida por uma moldura, a que receber os dados a serem inseridos ou o efeito do comando. Para finalizar a digitao de uma entrada de dados numa clula pode-se pressionar a tecla Enter ou clicar sobre o boto esquerdo do mouse em outra clula.
Iniciando o programa
Para iniciar o programa Excel pelo menu Iniciar, deve-se proceder como segue: 1 - Clique no boto Iniciar na Barra de Tarefas para abrir o menu vertical. 2 - Aponte com o cursor para o grupo Programas para ativar seu submenu e, em seguida, d um dique sobre o programa Microsoft Excel.
Inserindo dados
Para inserir um dado nas clulas da planilha, proceda como segue: 1 - Posicione o cursor de seleo na clula A1 e digite o ttulo Processamento de Dados . Em seguida, pressione a tecla Enter, para finalizar a entrada e o cursor de seleo , automaticamente, deslocado para a clula de baixo. 2 - Digite um subttulo INF1503 3 - Posicione o cursor na clula B4, e inicie a digitao dos nomes dos alunos da turma. DICA: Normalmente, o tamanho da clula insuficiente para conter o ttulo ou nome digitado e voc percebe que "digitou" sobre a clula vizinha. Nestes casos s clicar duas vezes na margem superior da clula vizinha (entre as letras que identificam as colunas ) e a clula automaticamente se ajustar.
Salvando a planilha
Para salvar esta planilha no disco rgido com o nome de ex_excel1 dentro do subdiretrio j criado com o nome de excel, proceda como segue: 1 - Clique sobre o menu Arquivo e escolha Salvar como. 2 - Na caixa de dilogo Salvar como, clique sobre a seta posicionada direita da caixa de texto Salvar em:" selecione a unidade de disco rgido, geralmente, identificada pela letra C. 3 - Localize o seu diretrio e dentro dele excel e clique no boto Abrir. 4 - Na caixa de texto intitulada Nome do arquivo, digite ex_excel1. 5 - Clique sobre o boto Salvar, para efetivar a gravao.
margem direita da clula com um duplo clique do mouse ou arrastandoa at comportar o texto. DICA: Caso voc queira colocar um ttulo centralizado em uma planilha, basta: 1 - Digitar BOLETIM PARCIAL na clula A1 da planilha. 2 - Aumente o espao da clula A1 para conter o texto. 3 - Marcar com o mouse as clulas (A1:B1) que contero o texto (clique e arraste). 4 - Acionar na barra de formatao o boto Mesclar e centralizar.
Formatando textos
Para trocar o tamanho da fonte do texto digitado para, digamos, tamanho 14 com estilo negrito, siga os seguintes passos: 1 - Selecione (clique sobre) a clula que contm o texto a ser alterado. 2 - Abra a lista Tamanho da fonte na barra de ferramentas Formatao e escolha o tamanho 14. 3 - Em seguida, clique sobre o boto Negrito para realar o texto. 4 - Digite em A2: NOME e em B2: MENO I 5 - Passe para tamanho 12, negrito, centralize os subttulos nas respectivas clulas, utilizando a seleo de ambas clulas e, posteriormente, na barra de ferramentas Formatao, o drop-down (setinha) para tamanho 12 e os botes Centralizar e Negritar.
OBS: No h necessidade de selecionar as letras do texto, pois ao marcar a(s) clula(s) e informar os novos formatos, imediatamente, as alteraes acontecero nos contedos.
Selecionando dados
Com os seus dados digitados voc poder fazer a seleo de uma nica clula ou de um intervalo.
Para fazer uma seleo adjacente veja o quadro: uma clula clique sobre a clula um intervalo clique na clula inicial e arraste com o mouse at o final do intervalo. uma coluna clique na letra da coluna uma linha clique no nmero da linha Para fazer a seleo de colunas no adjacentes, execute as operaes acima e mantenha pressionada a tecla CTRL.
ala do cursor preenchimento at a clula D1 e solte o boto do mouse. 4 - Na clula C2 digite seu nome e arraste a ala do seletor at a clula C8. 5 - Digite nas clulas A2, A3 e A4 as palavras Endereo, Cidade e Estado, respectivamente. 6 - Selecione as clulas A2:A5 e arraste a ala de preenchimento at a clula A12.
3 - Selecione a coluna a ser excluda, clicando sobre a letra da coluna com o boto direito do mouse. 4 - No menu de atalho, escolha Excluir.
1 - Posicione o cursor sobre os nmeros das linhas. 2 - Arraste-o, lentamente, sobre a diviso da linha e quando ele mudar de formato, pressione o boto do mouse e arraste o cursor para baixo, aumentando alguns milmetros a altura da linha, de acordo com a sua necessidade.
4 - Abra, novamente , o menu Editar e Selecione Colar . OBS: A borda em movimento em torno das clulas indica que as mesmas podem ser copiadas, novamente. Pressione a tecla Esc para eliminar a borda. A rea de colagem deve ter sempre o mesmo tamanho da rea copiada.
Formatando a planilha
Voc pode melhorar a apresentao da planilha, de algumas formas: 1 - Colocando linhas de grade na sua planilha, delimitando a rea da planilha e inserindo por meio do boto Bordas na barra de Ferramentas, os contornos para realce.. 2 - Com a Autoformatao, selecionando qualquer clula da planilha v para o menu Formatar, opo Autoformatao, selecione na caixa Formato da tabela o estilo conveniente dentre os itens da lista e clique sobre o boto OK.
DICA: Se a formatao da tabela for alterada, utilize o procedimento de arrastar as margens das colunas e refaa, manualmente, a estrutura anterior.
Imprimindo a planilha
Antes de imprimir uma planilha, aconselhvel que utilize o comando Visualizar impresso, pois ele permite reduzir as ocorrncias de desperdcio de papel, eliminando o procedimento de tentativa/erro. Estando na janela de Visualizar impresso:
1 - Clique sobre Zoom para obter um modo de exibio mais ampliado. 2 - Ajuste o layout da pgina, clicando, inicialmente, no boto Configurar.
3 - A caixa de dilogo Configurar Pgina, apresenta quatro guias: Pgina, Margens, Cabealho/ Rodap, e Planilha. 4 - Para centralizar os dados na pgina, selecione a guia Margens e, no quadro Centralizar na pgina, marque a caixa de verificao Horizontal e a Vertical. 5 - Para imprimir sem as linhas de grade, selecione a guia Planilha e desmarque a caixa de verificao Linhas de grade, caso esteja previamente marcada. 6 - Volte a clicar sobre o boto Visualizar da caixa de dilogo. 7 - O Excel mostra a planilha do modo que ser impressa. 8 - Clique sobre a pgina da planilha para ampliar seu tamanho e clique, novamente, para retornar ao modo de pgina inteira, ou se preferir, clique sobre boto Zoom na barra de ferramentas que funciona como uma chave liga-desliga. 9 - Se houver uma impressora conectada ao sistema e desejando realizar a impresso, escolha o boto Imprimir e, em seguida, na caixa de dilogo Imprimir, o boto 0K. 10 - Para sair do visualizador de impresso e voltar para a janela da planilha, clique no boto Fechar.
Se voc quiser somar, por exemplo, o valor da clula = B1+B2+B3, siga os seguintes passos: 1 - Selecione a clula B 2 - D um clique sobre o boto AutoSoma na barra de ferramentas. 3 - O Excel subentende que se deseja somar os valores das trs clulas e gera a frmula, mostrando o intervalo de clulas a serem somadas. 4 - Pressione Enter ou clique, novamente, sobre o boto AutoSoma, para aceitar a frmula proposta pelo Excel.
5 - O valor da soma aparece na clula B4 e a frmula na barra de frmulas, se a clula B4 for selecionada. DICA: Observe que esta simples operao de soma tambm poderia ser obtida, digitando-se na clula B4 a expresso: =B1+B2+B3 ou digitando-se a frmula: = SOMA(B1:B3)
Copiando frmulas
Para se obter a soma de mais outras duas colunas da planilha, pode-se copiar a frmula da clula B4, como segue: 1 - Selecione a clula B4. 2 - Posicione o ponteiro do mouse sobre a ala de preenchimento do cursor de seleo, e quando o ponteiro mudar para a forma de sinal de +, pressione e, mantendo pressionado o boto do mouse, arraste o cursor de seleo para a clula D4 e, em seguida, libere o boto do mouse.
Formatando nmeros
Para exibir esses mesmos valores como resultados de vendas, isto , em formato de moeda, proceda como segue: 1 - Selecione o intervalo B1:D4 (esta a forma abreviada de dizer da clula B1 clula D4). Para selecionar uma faixa de clulas, posicione o cursor de seleo na clula inicial, no caso a clula B1, e, com o ponteiro em cima da clula B1, pressione e mantenha o boto do mouse pressionado enquanto arrasta o cursor de seleo at a clula D4. As clulas selecionadas so marcadas com um fundo escuro. Nota: Para desmarcar seleo, basta dar um clique sobre qualquer outra clula da planilha. 2 - Na barra de Menus em Formatar, selecione Clulas. 3 - Na guia Nmero e dentro do quadro de Categoria marque a opo Moeda.
4 - Verifique se o exemplo ao lado est correto (smbolo/casas decimais), em caso negativo, acione as setas para lanar os valores corretos. 5 - Clique em OK. DICA: Se alguma clula agora mostra o smbolo de nmero # em vez de valores, porque a formatao "estourou" a largura das colunas. Nesse caso, a largura das colunas deve ser ampliada para poder exibir os respectivos valores.
Digitando nmeros
Os nmeros so, automaticamente, alinhados direita na clula. O Excel reconhece um nmero se este possuir os algarismos de O a 9 e qualquer um dos seguintes smbolos: +, -, ( ), $, %. Nota: Para o Excel considerar um nmero como texto, basta digitar um apstrofo antes do nmero.
1 - Para selecionar nova planilha nessa mesma pasta de trabalho, clique sobre a guia Plan2 na parte inferior da tela. 2 Digite os dados da primeira coluna do quadro abaixo.
3 - Excel os exibir conforme apresentados na segunda coluna: 30/10 19/12/1996 set-96 16/5 30/Out 19/12/96 Set/96 16/Mai (data) (data) (data) (data) Nota: Para introduzir a data do dia, pode-se utilizar a combinao de teclas Ctrl + ; e para a hora atual, Ctrl + Shift + ;.
Incrementando seqncias
Uma seqncia de nmeros sucessivos reconhecidos pelo Excel incrementada pelo valor do intervalo dessa mesma seqncia, pelo recurso de auto preenchimento. 1 - Insira a data de hoje (pressione Ctrl + ;) na clula F3 e deixe o seletor posicionado nesta clula. 2 - Arraste a ala de preenchimento at a clula F8,e solte o boto do mouse. 3 - Na clula A1 digite Janeiro e arraste a ala de preenchimento at F1. 4 - Digite o n 5 na clula C3 e n 10 na clula D3. Selecione ambas as clulas e arraste a ala de preenchimento at D8. 5 - Digite Ms 1 na clula A2 e proceda o arrasto at F2.
DICA: Todas as seqncias somente so incrementadas,aps a entrada dos dados na primeira clula.
DICA: Caso a caixa de dilogo esteja sobre a planilha, impedindo voc de verificar os dados, arraste-a com o mouse para uma melhor posio.
Criando um grfico
Para criar qualquer tipo de grfico, necessrio que voc selecione a regio da planilha que deseja incluir como dados do seu grfico e verifique qual a melhor forma de apresentao, isto , se voc deseja um grfico em uma folha separada ou incorporado prpria planilha. Existem no Excel quatorze (14) tipos de grficos diferentes, todos ativados com um clique na Barra de Menus, comando Inserir/Grfico, ou no boto na Barra de Ferramentas. Considerando a planilha abaixo (TOTAL DE VENDAS), vamos empreg-la como base para utilizao dos principais recursos disponveis e facilitar a sua iniciao ao uso de grficos.
1 - Abrir a planilha de origem dos dados (TOTAL DE VENDAS). 2 - Selecione a rea de clulas A1:B5.
DICA: No caso das colunas necessrias a montagem do grfico serem alternadas(no adjacentes): marque uma delas, pressione a tecla CTRL e assinale a outra coluna.
3 - Acione o Assistente de grficos. 4 - Na tela da etapa 1, voc deve escolher o tipo e o subtipo do grfico (vamos optar por tipo=colunas/subtipo=colunas agrupadas com efeito 3-D.
5 - Clique em 6 - Nesta etapa 2, troque a opo Seqncias em para Linhas e voc ter uma melhor disposio dos dados do grfico. 7 - Clique em
8 - Na guia Ttulo, em Ttulo do grfico, informe na caixa de entrada: Venda Quadrimestral. 9 - Na guia Ttulo, em Eixo das categorias (X): informe na caixa de entrada: Totais vendidos. 10 - Na guia Ttulo, em Eixo dos valores (Z) informe na caixa de entrada: Valores OBS: O eixo Y no est disponvel devido ao fato de no corresponder a este tipo de grfico e dados selecionados. 11 - Abra a guia Eixos e verifique que as opes selecionadas, automaticamente (X/Z), so as mais adequadas para este tipo de
dados. 12 - Abra a guia Linhas de grade e escolha entre inserir ou no linhas adicionais na parede do grfico, marcando ou desmarcando as opes disponveis. OBS: Evite "poluir" um grfico com linhas, textos, ttulos e eixos desnecessrios. 13 - Na guia Legenda, voc pode escolher a opo para o posicionamento do quadro de legendas do grfico (marque diferentes opes e veja o resultado no painel visualizao). 14 - Na guia Rtulos de dados, voc pode fazer com que seja exibidos, por exemplo, os valores, os percentuais (dependendo do grfico e dos dados sobre os quais o grfico est sendo desenvolvido), e outros elementos acima das colunas. 15 - Por fim, na guia Tabela de dados, voc pode fazer com que uma tabela seja exibida logo abaixo do grfico, juntamente com a legenda ou no - para o nosso exemplo, no achamos ser necessrio que a tabela seja exibida.
16 - Clique em 17 - Nesta etapa 4 (ltima) selecione a opo para que o grfico seja inserido numa nova planilha, e deixe o nome da planilha como Grfico1. 18 - Clique em Veja como ficou a planilha.
DICA: Se voc quiser fazer qualquer alterao no grfico, aps a sua concluso, posicione o apontador do mouse sobre uma rea limpa do grfico, clicar no boto direito e escolher, no Menu rpido, a opo que voc deseja modificar.
4 - Abra o drop-down no ttulo da coluna desejada 5 - Na lista informada selecione a sua opo de dados (pesquisa). 6 - Logo aps, a planilha retira todos os dados no pertinentes a sua pesquisa. 7 - Desmarque a opo AutoFiltro (Dados/Filtrar) para retornar planilha original.