Geschäftsbereich

data & knowledge

Leitfaden zur Einführung von openERP 
Organisation & Security Management

„openERP Organisation & Security“

 
Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security

INHALTSVERZEICHNIS

Inhalt..........................................................................................................................................................................2

Abkürzungen..............................................................................................................................................................3

Empfehlung zur Bildung der Teams...........................................................................................................................4

Arbeitsgruppe Organisation & Security......................................................................................................................6
Stammdatenschulung ...............................................................................................................................................6
Übungen zu Stammdaten..........................................................................................................................................7
Stammdatencheck.....................................................................................................................................................8

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Abkürzungen

AG.............................................Arbeitsgruppe

DB.............................................Datenbank

terp............................................openERP Datenbank für Schulung und Test
echt...........................................openERP Datenbank für den Echtbetrieb
schul..........................................openERP Datenbank für Anwenderschulungen

oADM.........................................openERP Modul Administration
oFM...........................................openERP Modul Financial Management (Fibu)
oPROD......................................openERP Modul Products (Produkte)
oINV..........................................openERP Modul Inventory Control (Lagerwirtschaft)
oPRM........................................openERP Modul Partner­Relationship­Management (CRM & SRM)
oPUM........................................openERP Modul Purchase Management (Einkauf)
oREP.........................................openERP Report Management
oMAN........................................openERP Modul Manufacturing (Fertigung)

SR.............................................Schulungsraum
KR.............................................Konferenzraum

Mawi..........................................Materialwirtschaft

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Leitfaden zur Einführung von openERP Organisation & Security

Empfehlung zur Bildung der Teams

Für   eine  erfolgreiche   und  effektive  Systemeinführung   der openERP   Organisation   &  Security   (Module 
„Organisation & Security“) kann ein entscheidender Beitrag seitens des Kunden geleistet werden.

Eine der Fragen, die sich ein Kunde unmittelbar vor der Systemeinführung stellen sollte, betreffen vor 
allem die bereitzustellende Infrastruktur sowie die sinnvolle personelle Zusammensetzung der während 
der Systemeinführung zu involvierenden Mitarbeiter. 

Außerdem   ist   eine   Zeitbindung   der   Projektbeteiligten   für   Schulungen,   Projektmeetings   oder 
Stammdateneingaben   während   der   Projekteinführungsphase   neben   ihrem   Tagesgeschäft   zu 
berücksichtigen. Hinzu kommt das   Schulungsumfeld, welches die Motivitation und den Lernerfolg der 
Anwender letzlich deutlich steigern kann. 

Folgende Faktoren wären wünschenswert:

● die   Bereitstellung   ausreichender   technischen   Infrastruktur   (z.B.   Schulungsrechner, 

Beamer, Whiteboard)
● die Bereitstellung der notwendigen qualifizierten Personalressourcen
● die aktive Beteiligung der Mitarbeiter im Projekt (Faktor Mitarbeitermotiviation)
● funktionierender   Informationsfluss   ihrer   direkt   oder   indirekt   an   der   Systemeinführung 
beteiligten   Mitarbeiter   (vor   allem   rechtzeitige   Termininformationen,   Task   –   Listen, 
Checklisten, Programmdokumentation, Zugriff auf Online Konowledge etc.)
● Schaffung von Freiräumen bezüglich des Tagesgeschäfts (Telefon!)
● möglichst frühzeitige Definition von Key­Usern in den Bereichen (größere Organisation) 
oder eines unternehmensweiten Key­Users.

Welche   Ihrer   Mitarbeiter   sollten   an   welchem   Termin   teilnehmen?  Im   folgenden   werden   Teams 
anhand bestimmter Aufgaben und Kenntnisse definiert – diese werden in der Spalte „Teilnehmer“ der 
jeweiligen Termine berücksichtigt. 

Ziel der Arbeitsgruppen ist die Erhebung der Organisationsstruktur sowie der Geschäftsprozesse. Somit 
wird frühzeitig ein Vergleich zwischen der derzeitigen Situation der Einrichtung und der zukünftigen, unter 
dem   Einsatz   von   openERP   durchgeführt   und   eventuelle   organisatorische   aufbau­   und/oder   ablauf­
orientierte Änderungen für die Einrichtung avisiert. Entscheidungen bzgl. der Stammdaten müssen im 
Rahmen   der   Arbeitskreise   getroffen   werden,   z.B   inwieweit   die   Freigabe   von   Modulen   für   User 
überarbeitet   bzw.   umgestellt   wird.   Aus   diesem   Grund   sollten   die   Entscheidungsträger   am   jeweiligen 
Termin teilnehmen.

➔ Team A (Arbeitsgruppe)

➔ Kenntnisse   über   die   geplanten   User   von   openERP,   sowie   Bereiche   (Abteilungen)   in   denen 
openERP eingesetzt werden soll (Projektleitung im Hause)
➔ Kenntnisse über die User (Mitarbeiter, externe Dienstleister)
➔ Kenntnisse über die bereitzustellenden Funktionen

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Bei   den   Terminen   zur  Schulung   und   Erfassung   der   Organisation   und   der   Sicherheitseinstellungen  
(Zugriffe) werden die in der Arbeitsgruppe „Organisation und Security“ definierten User und Funktionen, 
sowie die Zugriffe auf openERP Menüs in dem entsprechenden openERP Modul „Administration“ erfaßt.

Eine Feinjustierung erfolgt allerdings vielfach auch bei der Definition der Stammdaten bei der Einführung 
von Modulen, da oftmals die dezidierten Rechte nur den Entscheidungsträgern aus den betrieblichen 
Funktionsbereichen bekannt ist (z.B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb usw.)
 

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Inhalt Method openERP DB Teilnehmer

e Module Voraus
setzung
Arbeitsgruppe Organisation & Security Arbeits­ Berater für die  BR
gruppe openERP
(1) Statusaufnahme der relevanten Stammdaten für die  Administration
globalen openERP Rechte Team A

➢ Erarbeitung User
➢ Definition Gruppen und Rollen
➢ Definition Abteilungen/Bereiche
➢ Definition Firma (Firmen)
➢ Definition Zugriff / Rechte zu Menüs
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Ziel: Konkretisierung und Abstimmung der Anforderungen als Grundlage für eine optimierte Einführung

Inhalt Method openERP DB Teilnehmer

e Module Voraus
setzung
Schulung der openERP Organisation & Security Arbeits­ oADM terp Berater für die  BR
gruppe echt openERP
(2) Erfassung der relevanten Stammdaten für die globalen  Administration
openERP Rechte Team A

➢ Erarbeitung User
➢ Definition Gruppen und Rollen
➢ Definition Abteilungen/Bereiche
➢ Definition Firma (Firmen)
➢ Definition Zugriff / Rechte zu Menüs
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Ziel: Sicherheit für die Definition der Stammdaten der Organisation sowie der Securityeinstellungen

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Inhalt Method openERP DB Teilnehmer

e Module Voraus
setzung
Übungen zur openERP Organisation & Security Übung oADM terp Berater für die  BR
echt openERP
(3) Erfassung der relevanten Stammdaten für die globalen  Administration
openERP Rechte Team A

➢ Erarbeitung User
➢ Definition Gruppen und Rollen
➢ Definition Abteilungen/Bereiche
➢ Definition Firma (Firmen)
➢ Definition Zugriff / Rechte zu Menüs
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Felder (Filter)
➢ Definition Zugriff / Rechte auf Daten (Filter)

Ziel: eigenständige Definition der Stammdaten der Organisation sowie der Securityeinstellungen

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Inhalt Methode openERP Module DB Teilnehmer Voraussetzung

Vorbereitung Echtbetrieb Checkliste oADM echt Berater  Schulungsraum

openERP
Administration

(1) Stammdatencheck

➢ Prüfung User
➢ Prüfung Gruppen und Rollen
➢ Prüfung Abteilungen/Bereiche
➢ Prüfung Firma (Firmen)
➢ Prüfung Zugriff / Rechte zu Menüs
➢ Prüfung Zugriff / Rechte auf Felder 
(Filter)
➢ Prüfung Zugriff / Rechte auf Daten 
(Filter)

(2) Dokumentation des Checks

➢ Dokumentation der Checks
➢ Dokumentation der offenen Punkte

(3) Informationssynchronisierung   mIt 

Projektleitung

➢ Abstimmung mit den Projektleitern

(4) Dokumentation   und   Protokollierung 

der Services

Ziel: Prüfung auf Vollständigkeit der Stammdaten für einen reibungslosen  Start des Echtbetriebs

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