Secretaria de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informacin

Secretara de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informacin (S.E.T.S.I.)

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN MUNICIPAL

SIGEM
Manual de Usuario de Registro

Nmero de expediente: Descripcin del documento: Ref. Documento: Revisin: Fecha: Partida de certificacin:

0200728

Manual de Usuario de Registro SGM_2009_06_Manual de Usuario Registro 04 26-06-2009

Control del documento

Participantes del Grupo de Trabajo que coordina el documento Entidad MITyC FEMP MAP Iecisa Nombre / funcin Ministerio de Industria Turismo y Comercio / Organismo promotor SIGEM Federacin Espaola de Municipios y Provincias/ Organismo promotor SIGEM Ministerio para las Administraciones Pblicas/ Organismo promotor SIGEM Empresa colaboradora del proyecto SIGEM

Reuniones del Grupo de Trabajo que coordina el documento Fecha Documento / Acta de la reunin

Elaboracin Responsabilidad Nombre / funcin Desarrollado por: Revisado por: Aprobado por: Grupo de Trabajo

Control de versiones Versin 01 02 03 04 Fecha aprobacin 26-01-2009 17-04-2009 21-05-2009 26-06-2009 Cambio producido Versin inicial. Actualizacin para SIGEM 1.8. Actualizacin para SIGEM Modificaciones) Actualizacin para SIGEM 1.9. 1.9. (Historial de

NDICE

1 OBJETO.........................................................................................................4 1.1 DOCUMENTOS

RELACIONADOS...............................................................................4

2 ACCESO A LA APLICACIN............................................................................5 3 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA................................................................6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 INCORPORACIN DE DOCUMENTOS AL REGISTRO............................................................14 HISTORIAL DE DISTRIBUCIN...............................................................................17 HISTORIAL DE MODIFICACIONES............................................................................17 COMPULSA DE DOCUMENTOS................................................................................18 ASOCIACIN DE REGISTROS...............................................................................20 OPERATIVA DEL USUARIO DE REGISTRO EN LA COMPULSA..................................................21

4 MODIFICAR REGISTRO................................................................................26 5 BUSCAR REGISTROS...................................................................................27 5.1 BSQUEDA 5.2 BSQUEDA

SIMPLE.........................................................................................27 AVANZADA......................................................................................28

6 CONFIGURACIN SELLO ............................................................................33 7 CONFIGURAR ESCNER...............................................................................34 8 DISTRIBUCIN...........................................................................................36 8.1 DISTRIBUCIN 8.2 DISTRIBUCIN
AUTOMTICA................................................................................36 MANUAL.....................................................................................36

9 CIERRE DE REGISTROS...............................................................................39 10 CAMBIO DE OFICINA.................................................................................41

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1 Objeto
Este documento tiene por objeto la descripcin del Manual de la aplicacin de Registro para el proyecto SIGEM SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN MUNICIPAL.

1.1

Documentos relacionados

Se recomienda la lectura de los siguientes documentos relacionados con la operativa de registrar y con el Registro SIGEM: SGM_2009_07_Manual de Administracin Registro SGM_2009_01_Instalacin Registro

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2 Acceso a la aplicacin
El acceso a la aplicacin de Registro se realizar va Web desde cada oficina de Registro. Puede ser desde un Portal del Organismo, un icono en el escritorio, etc. El usuario deber seleccionar la entidad a la que desea acceder. Posteriormente, el usuario deber introducir los datos de Nombre y Contrasea, dados por un administrador de Registro o de Sistemas, para acceder a la aplicacin. Una vez autentificado en el sistema se entra ya a la pgina principal del registro presencial.

El sistema muestra para el usuario conectado, los libros de registro a los que puede acceder. Obsrvese que en la parte central y superior de la pantalla, se muestra el dato de la oficina de Registro a la que est asignado el usuario que se ha identificado y entrado a la aplicacin. El primer paso para acceder al Registro de entrada o al Registro de salida, es seleccionar uno de dichos Libros, que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla.

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3 Registro de entrada / salida
Se supondr en este manual, que se ha seleccionado, el Libro del Registro de Entrada (todo lo que se dice en el manual para Registro de entrada, es aplicable al Registro de Salida), se pueden realizar las siguientes acciones:

1) Ejecutar una bsqueda de registros, utilizando los campos del formulario y pulsando el botn Aceptar 2) Buscar el ltimo registro realizado, seleccionando el botn: Buscar ltimo 3) Limpiar la pantalla con los datos de la ltima bsqueda realizado, seleccionando el botn: Limpiar 4) Realizar un nuevo registro, seleccionando el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla: Nuevo registro 5) Emitir informes o certificados de registro, seleccionando el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla: Informes 6) Ejecutar la aplicacin de distribucin de registros, seleccionando el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla: Distribucin.

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Para dar un nuevo registro, se seleccionar el botn o ancla: Nuevo registro, situado en la parte superior izquierda de la pantalla. Se muestra entonces, la pantalla en formato Formulario (bajo estas lneas), se puede ver en su parte izquierda, la estructura del libro de registro, es decir, las "hojas" en las que estn distribuidos los campos del formulario y que se podrn ir cumplimentando, para hacer el registro tan completo como se quiera. Registro (por defecto es la hoja que se muestra y se corresponde con la imagen inferior) Comentarios Anexos (o documentos)

La parte central de la pantalla, la ocupa el formulario, con dos tipos de campos: Campos del registro que rellenar la aplicacin automticamente: Nmero de Registro, Usuario, Estado, Fecha de trabajo y Oficina de Registro. Campos que deber cumplimentar el usuario registrador, que son el resto de los campos del formulario, de los cuales los campos: Origen, Destino, Tipo de asunto, Tipo de Registro original y Tipo de transporte se rellenarn automticamente seleccionando la opcin correspondiente de la pantalla que

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aparece al pulsar sobre el icono del campo que se quiera cumplimentar. En el caso del Tipo de transporte se admite cualquier otro valor introducido manualmente.

El campo Remitentes se podr rellenar manualmente o seleccionarlo de la base de terceros seleccionando el campo Habilitar validacin personas (Ventana de configuracin Conf. registro)

Para utilizar esta opcin es necesario pulsar sobre el icono Remitentes.

del campo

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En esta pantalla existe la opcin de buscar personas fsicas o jurdicas y la opcin de crear una nueva. Si se selecciona la opcin de buscar personas fsicas, la bsqueda se puede realizar por N de identificacin, Primer apellido, Segundo apellido y/o Nombre. En cambio, si la bsqueda es de personas jurdicas, sta se realizar por N de identificacin y/o Razn Social. Tambin se puede modificar los datos de una persona pulsando sobre el icono una vez que se ha buscado y seleccionado dicha persona. Para crear una Nueva persona fsica se rellenan los siguientes campos:

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En caso de que se d de alta una Nueva Persona Jurdica identificativos de la persona sern los siguientes:

los datos

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En estas pantallas existe la opcin de introducir varias direcciones postales y telemticas para la misma persona y se seleccionar una de cada tipo como principal. Por defecto, la direccin principal ser la primera direccin introducida por el usuario. Una vez que se busque o se d de alta una persona aparecer en la parte superior de la siguiente pantalla con la direccin que se haya seleccionado como principal. En caso de tener dos direcciones principales, una de tipo postal y otra de tipo telemtica, por defecto aparecer la postal. El usuario tiene la posibilidad de seleccionar cualquier otra direccin mediante los botones Direccin Telemtica. Direccin Postal y

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El resto de los datos se introducirn de forma manual. Una vez cumplimentados los campos del formulario, para dar de alta el registro, se seleccionar el ancla situada en la parte superior izquierda de la pantalla: Registrar. Comentarios

Si se pulsa esta ancla, en la parte izquierda de la pantalla, se muestra el siguiente formulario:

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El usuario podr completar este campo con los comentarios correspondientes. Una vez completados los campos de Registro se pulsar superior izquierda de la pantalla. , en la parte

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3.1

Incorporacin de documentos al registro

Una vez realizado el registro, se habilita la opcin Anexos de la parte izquierda de la pantalla, para aadir documentos electrnicos o escaneados al registro y la opcin Historial de Distribucin, de la que se hablar ms adelante. Pulsando sobre Anexos con el botn derecho aparecen las opciones que el usuario puede realizar:

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Aadir documento: Al seleccionar esta opcin se abrir un recuadro para escribir el nombre del documento que desea anexar. Si no se quiere dar un nombre al documento, se seleccionar la opcin Aadir pgina.

A continuacin se incorporar dicho documento a la carpeta. Una vez creado el documento (como se dijo anteriormente no es necesario), se pueden aadir pginas seleccionando la opcin: Aadir pgina. Al seleccionar esta opcin, se abrir una ventana de seleccin de archivos para que escoja el fichero que se desee aadir:

Al seleccionarlo, se muestra el cuadro de seleccin de ficheros del explorador de Windows, para seleccionar el documento a anexar:

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Escanear pgina: una vez configurado el escner, se podr escanear documentos seleccionando esta opcin. Cuando es la primera vez que se selecciona, la aplicacin se descarga un ActiveX (programa) para poder configurar el escner y escanear documentos.

Eliminar, con esta opcin, se podr eliminar un documento anexado Cambiar nombre, opcin para cambiar el nombre del documento anexado.

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3.2 Historial de distribucin
Si la Oficina de Destino del registro tiene definida una lista de distribucin, podemos consultar mediante esta opcin el historial de la distribucin de dicho registro.

3.3

Historial de modificaciones

Cuando un registro se ha guardado, aparecer el botn Historial de modificaciones, en el que podremos ver cada modificacin que sufra el registro.

Cuando seleccionamos Historial de Modificaciones nos aparecer la siguiente pantalla:

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En ella aparecer: el usuario que realiz el cambio (USUARIO), la fecha en la que se produjo el cambio (FECHA DE MODIFICACIN), y el nombre de campo que se modific (CAMPO MODIFICADO). Para poder ver los valores que tena el campo que se cambi, deberemos hacer clic en el signo +.

Con ello aparecer el valor que contena el campo antes del cambio (VALOR ANTIGUO) y el valor que tiene despus del cambio (VALOR NUEVO).

3.4

Compulsa de documentos

El registro de SIGEM, incorpora la funcionalidad de la Compulsa de documentos. 3.4.1 Normativa y descripcin La Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, del Ministerio de Industria Comercio y Turismo, regula la Compulsa Electrnica de Documentos en Papel. Es un modelo a seguir para el resto de las Administraciones Pblicas, aunque limite el alcance de la norma por un problema de competencia. La compulsa electrnica de documentos, es un procedimiento seguro de digitalizacin de la documentacin de originales en papel que produce una copia electrnica del documento original, utilizando para ello la firma electrnica reconocida de un funcionario o empleado pblico del Ministerio o de alguno de sus organismos pblicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrnica.

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3.4.2 Procedimiento completo
El procedimiento para compulsar electrnicamente documentos originales en papel, ser: Digitalizar los documentos originales. La aplicacin los convertirlos a formato pdf y lo muestra en la pantalla del ordenador, con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel, con el mostrado en la pantalla del ordenador, se proceder a la firma de la copia electrnica mediante la utilizacin de la firma electrnica reconocida del funcionario o empleado pblico que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada, la aplicacin se le aadir un localizador universal del documento, as como la fecha y hora de la compulsa y la identificacin del firmante. Los documentos originales, una vez compulsados electrnicamente, se devolvern a los interesados o a los que los presentaron. 3.4.3 Formato de los documentos compulsados Los documentos compulsados electrnicamente se almacenarn utilizando el formato XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), especificacin tcnica ETSI TS 101 903 v1.2.2 (2004-04). Este formato, almacena una copia del documento original en papel, el resultado de aplicar los algoritmos hash, el certificado utilizado para firmar el documento compulsado electrnicamente, que permite identificar al funcionario o empleado pblico que realiza la compulsa electrnica, la fecha y hora de la compulsa, de acuerdo con el horario oficial, y la firma electrnica reconocida generada. 3.4.4 Validez documentos compulsados electrnicamente Los documentos compulsados electrnicamente tendrn la misma validez que el documento original, en el procedimiento concreto de que se trate, de acuerdo con lo previsto en el artculo 8.3 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administracin General del Estado, la expedicin de copias de documentos y devolucin de originales y el rgimen de las oficinas de registro. Cuando se compulsa un documento, se generan los siguientes archivos:

El fichero pdf original. El fichero pdf compulsado. Este documento en su margen izquierdo o en la parte superior, segn se haya decidido configurar, mostrar una banda o marca de la compulsa, consistente en un texto donde se indica que ha sido compulsado y los datos del firmante. Un fichero xml que muestra la firma en formato XADES.

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3.5 Asociacin de Registros

Para asociar manualmente registros de entrada y/o salida es necesario seleccionar la opcin Registros asociados en el registro que queremos asociar con otro u otros registros.

Posteriormente, pinchamos el icono y aparece la siguiente ventana donde se introducen los criterios de bsqueda de registros a asociar con el seleccionado. Es obligatorio seleccionar un Libro de registro.

Esta operacin podr ser realizada por cualquier usuario con permiso de creacin o modificacin de registros.

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En el ejemplo que aparece en la ventana anterior se ha asociado el registro nmero 200900100000020 con el registro nmero 200900100000019 que aparece como Registro Principal asociado. El primer registro asociado se considera el Registro Principal. La eliminacin de la asociacin se realiza pulsando el icono .

3.6

Operativa del usuario de Registro en la compulsa

Para compulsar un Registro: Situar en el escner el documento que se quiera compulsar. En un registro nuevo o existente (debe existir un nmero de Registro), se seleccionar el men Compulsa, situado en la barra de herramientas del programa de Registro.

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Se muestra una pantalla, en la parte derecha de la pantalla, con dos botones en la parte superior: Compulsar y Cancelar, y una primera ventana de advertencia, que se mostrar si es la primera vez que compulsa el usuario y que instala la aplicacin de conversin del fichero escaneado a formato pdf. En esta pantalla se deber seleccionar el valor SI:

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Se muestra una segunda ventana de advertencia, para la firma del documento. En esta pantalla se deber seleccionar el valor SI:

Finalmente, pulsar el botn Compulsar: (

).

El programa se mostrar sobre la imagen, la ventana de seleccin del certificado de firma con el que se firmar el documento y en la que una vez seleccionado, se pulsar el botn Aceptar: Nota: la imagen con el nombre del certificado, se ha modificado para escribir un nombre falso.

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Finalmente, se muestra la imagen compulsada y un mensaje confirmando que la compulsa se ha realizado correctamente:

Nombre del firmante

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En la imagen anterior, se ha diseado la firma compulsado en le lateral izquierdo. (Se han eliminado los datos del firmante). Nota: en la zona izquierda (frame) de la aplicacin, en el apartado anexos se mostrar un nuevo clasificador: Documentos compulsados, dentro del que se pueden consultar los siguientes documentos: 1. El fichero pdf original. 2. El fichero pdf compulsado (banda situada en el margen izquierdo o superior formada por una imagen y texto que muestra datos del firmante. 3. Un fichero xml que muestra la firma en formato XADES.

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4 Modificar Registro
Los usuarios que tienen permiso de modificacin, pueden cambiar todos los datos de un registro a excepcin de los siguientes: Nmero de registro, Usuario, Estado, Fecha de trabajo, Oficina de registro. Para ello, tienen que tener en pantalla el registro que se quiere modificar, cambiar el o los datos que estuvieran no cumplimentados o incorrectos y pulsar el ancla: Guardar.

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5 Buscar registros
Existen dos tipos de bsqueda de registros: la bsqueda simple, que es la que aparece por defecto cuando seleccionamos un libro de entrada o de salida, y la bsqueda avanzada, a la que accedemos pulsando el botn Avanzada.

5.1

Bsqueda simple

Para realizar una bsqueda simple, una vez seleccionado el libro: Entrada o Salida, se cumplimentarn el o los campos por los que se quiera realizar la bsqueda y se pulsar el botn: Aceptar:

Si no se introduce ninguna condicin de bsqueda, es decir, no se cumplimenta ningn campo y se pulsa Aceptar, la aplicacin mostrar todos los registros del libro seleccionado. Si el nmero de registros resultante es muy elevado, el sistema muestra un mensaje de aviso, para que se incluya alguna condicin en la bsqueda, que restrinja este nmero. Cada campo lleva asociado operadores de bsqueda, por defecto es el operador igual, (ver imagen inferior), de tal forma que se puedan construir expresiones, que permitan localizar un registro fcilmente:

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En el caso del operador entre los dos valores a tener en cuenta en la bsqueda se escribirn separados por un punto y coma. En el caso del operador O los valores a tener en cuenta en la bsqueda se escribirn separados por un punto y coma. Mediante el botn Buscar ltimo accedemos al ltimo registro que haya sido dado de alta.

5.2

Bsqueda avanzada

En la bsqueda avanzada se pueden realizar bsquedas ms complejas combinando los operadores lgicos y y o para definir bsquedas sobre varios campos. Se utilizan los botones y para aadir y eliminar condiciones, respectivamente.

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El botn Limpiar, que aparece en los dos tipos de bsqueda, vaca los campos por los que se realiza la bsqueda. El botn Ordenar, que aparece en los dos tipos de bsqueda, permite definir la ordenacin en la que queremos obtener los registros obtenidos como resultado de la bsqueda. Por defecto, la ordenacin se hace por Nmero de Registro de forma ascendente. Mediante los botones Agregar , Agregar Todos , Quitar y Quitar Todos cambiamos el criterio de ordenacin. Por defecto, el orden que aparece en los campos es ascendente (ASC), pulsando doble clic sobre los campos cambiamos la ordenacin a descendente (DESC).

La aplicacin mostrar el resultado de la bsqueda en formato lista, mostrando los datos ms relevantes de un registro:

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Desde esta ventana de resultados se podr: Dar de alta un nuevo registro con la opcin: Nuevo registro Buscar: volver a realizar otra bsqueda Distribuir: realizar una distribucin manual de registros Abrir: pasar registros cerrados a estado completo y permitir su modificacin Copiar: crea un nuevo registro a partir de los datos del registro que se ha seleccionado Editar: para cambiar sin salir de la lista, el Origen y Destino de un registro. Se seleccionar un registro de la lista, haciendo clic con el ratn sobre el cuadrado que se muestra a la izquierda del n de registro y se pulsar el botn Editar. Se muestra la siguiente pantalla, de seleccin de Origen y Destino:

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Ver el registro al detalle, o en modo Formulario, para ello hacer doble clic con el ratn sobre un registro de la lista o hacer un solo clic sobre el icono situado al principio de una fila de la lista de registros:

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6 Configuracin Sello
Cualquier documento registrado se puede imprimir con el sello del registro. El sello de validacin se imprime en la primera pgina del documento registrado. Dicho sello se enva a la impresora de validacin y se imprime sobre el registro seleccionado. Para imprimir el sello de registro tiene que seleccionar la opcin Sello Para configurar el sello, se pulsar en Conf.sello correspondientes en la pantalla: y se introducirn los datos

Una vez introducidos los datos se pulsar Prueba para comprobar que se ha configurado correctamente y a continuacin Aceptar

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7 Configurar Escner
Seleccionar Conf.escaner, con lo que se instala el plug-in que cargar los drivers del escner. Una vez instalado, se abre la ventana de configuracin del escner que permite asignar los parmetros adecuados al modelo de escner que va a utilizar

El recuadro Dispositivos estar vaco si no se ha configurado ninguno, o mostrar los dispositivos ya configurados. Se pulsar Nuevo para configurar uno o aadir otro a los que ya existen y se abrir otro dilogo en el que tiene que indicar cada uno de los parmetros que se necesitan

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Se introducirn los datos correspondientes y se pulsar Aceptar

El botn Probar le muestra en la pantalla cmo queda la imagen con los parmetros indicados. Si se est de acuerdo se pulsar Aceptar para volver a la pantalla de configuracin, en la que se volver a pulsar en Aceptar para terminar de configurar el escner.

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8 Distribucin
Existen dos tipos de distribucin de registros: la distribucin automtica y la distribucin manual. La distribucin manual siempre est disponible, en cambio, para que se realice la distribucin automtica de registros a los usuarios, grupos y/o departamentos que han de recibirlos, es condicin indispensable que la unidad administrativa correspondiente tenga definida una lista de distribucin. Para crear una lista de distribucin puede consultarse el Manual de Administracin de Registro.

8.1

Distribucin automtica

En el momento de registrar un documento se repartir de forma automtica a cada uno de los usuarios, grupos o departamentos a quienes vaya dirigido. Para que se produzca la distribucin automtica, el registro tiene que estar completo, es decir, al menos debe tener datos en los campos Origen o Remitente, Destino, y Resumen o Tipo de asunto.

8.2

Distribucin manual

La distribucin manual slo est disponible para los usuarios con perfil superusuario o para los usuarios operadores de registro que tengan permiso para esta operativa. Desde la pantalla de resultados de una bsqueda de registros de entrada, se seleccionarn aquellos que se deseen distribuir y pulsamos la opcin Distribuir.

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A continuacin aparecer la siguiente ventana donde se seleccionar el departamento, grupo o usuario al que se va a realizar la distribucin. Es obligatorio indicar el motivo por el que se ha realizado la distribucin de tipo manual para ese caso.

Los registros distribuidos de stas dos formas se mostrarn en estado pendiente en la ventana que se abre al pulsar la opcin Distribucin que aparece en la ventana de bsquedas.

Se podrn consultar los registros que se encuentren en la bandeja de entrada o en la de salida, a travs de la siguiente lista desplegable:

Para ver los registros aceptados habr que seleccionar este valor en la lista que se despliega en la parte superior de la ventana.

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Desde la pantalla de Distribucin se pueden realizar diferentes operaciones:

Aceptar: Slo para los que estn Pendientes en la bandeja de entrada: Cuando acepta uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y cambia su estado a aceptado. Archivar: Slo para los registros cuyo estado es Aceptado en la bandeja de entrada. Cuando archiva uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de aceptados y cambia su estado a archivado. Rechazar: Slo para los registros que estn Aceptados o Pendientes en la bandeja de entrada. Cuando rechaza uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y le aparecen como rechazados en la bandeja de entrada al usuario que realiz el envo. Cambiar destino: El usuario puede Cambiar el destino de un registro. Para ello primero seleccionar uno o varios registros y pulsar el botn Cambiar destino, con lo que se abre una ventana en la que indicar el cdigo de la unidad administrativa de destino.

Para volver a la pantalla principal de registro, el usuario pulsar el botn Volver

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9 Cierre de registros
Se puede realizar la operacin de cierre masivo de registros, es decir, cambiar su estado a Cerrado. Esta operacin slo puede realizarse sobre registros en estado Completo. Una vez cerrados los registros, no se puede realizar ninguna modificacin sobre ellos ni se pueden editar. Para realizar esta operativa pulsamos Relaciones en el men de bsquedas y aparece la siguiente ventana donde seleccionaremos un criterio de filtrado para obtener los registros que queremos cerrar. Es necesario seleccionar la opcin Cerrar registros seleccionados y pulsar el botn Cerrar.

Existe la operativa de Abrir registros que han sido cerrados previamente. Esta operativa slo puede ser realizada por un usuario con perfil superusuario y supondr el cambio de estado del registro a Completo y podr ser, de nuevo, modificado.

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10 Cambio de oficina
Un usuario puede estar asociado a ms de una oficina de registro, mediante el mdulo de Administracin de Registro, indicando cul es la oficina que utilizar por defecto. En este caso, aparecer la opcin Cambiar oficina en el formulario de bsqueda de registros y pinchando sobre ella aparecer una ventana con el resto de oficinas a las que est asociado el usuario y podr seleccionar cualquiera de ellas. De esta manera el usuario podr cambiarse a otra oficina que tenga asociada y registrar desde esta otra oficina.

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