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CONTABILIDAD BASICA

CAPITULO I:

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD 1.- INTRODUCCIN.Predicar el carcter social de la Contabilidad implica, al menos dos apostolados esenciales, que implcitamente todo estudiante de la Facultad de Administracin de Empresas de la ESPOCH, debe analizar e interpretar: El primero, relacionada con el entronque que tiene la Contabilidad con las disciplinas cientficas de naturaleza social en general, y administrativa en particular, disciplinas tales como las econmicas, de derecho, etc. El segundo apostolado tiene que ver directamente con su vinculacin y su capacidad de servicios relacionados con las normas, principios, valores y tica profesional, tan venidos a menos en los ltimos tiempos. Al margen de que, a la Contabilidad se le considere como ciencia, tcnica o arte, estemos plenamente convencidos de que es una herramienta fundamental para que el profesional de la administracin logre sustentarse en el difcil y principal funcin del rea administrativa como lo es la toma de decisiones para obtener un desarrollo sostenido de la empresa en su entorno econmico tan competitivo como el nuestro. 1.1.- DEFINICIN: Se define a la Contabilidad como un campo especializado de las Ciencias Administrativas que sustentan en principios y procedimientos generalmente aceptados (PCGA), destinados a analizar, registrar y controlar, las transacciones realizadas por las empresas, a fin de informar e interpretar la situacin econmica financiera de la empresa y los resultados alcanzados en un perodo contable. 1.2.- IMPORTANCIA: Ya sea un negocio grande o pequeo o sus procedimientos sean simples o complejos, la contabilidad se constituye en un proceso de extrema importancia, ya que en la mayor parte de las actividades depende del alto grado de exactitud, integridad y confiabilidad de los registros contables y sus resultados obtenidos y presentados en los Estados Financieros. 1.3.- USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE:

Cualquier persona o Institucin que necesite controlar las actividades econmicas y financieras, o tomar decisiones en el campo de los negocios debe conceder el valor y la importancia a la informacin que genera la Contabilidad. 1.3.1.- USUARIOS INTERNOS: Dentro de la empresa, tenemos: Propietarios: O accionistas de la empresa, requieren conocer sobre la rentabilidad de su inversin. Funcionarios: O ejecutivos de la empresa, requieren de elementos de juicio para tomar decisiones acertadas. Trabajadores: Empleados y obreros necesitan conocer los resultados del ejercicio contable para el debido reparto de utilidades que el Cdigo de trabajo lo ampara. 1.3.2.- USUARIOS EXTERNOS: Fuera de la empresa tenemos: Acreedores y proveedores: Son aquellas personas o Instituciones con relacin de otorgamiento o suspensin de crditos, como por ejemplo Casa comerciales, Bancos, Financieras, etc.

El Estado: Debe verificar el pago de tasa impositivas derechos, obligaciones y ms informacin requerida, a travs del Servicio de Rentas Internas (SRI), Superintendencia de Compaas, de Bancos, Contralora en el sector Pblico. 1.4.- LA CONTABILIDAD Y LA TENEDURA DE LIBROS:

Si hacemos un anlisis retrospectivo del ejercicio contable, muchas personas todava confunden la Contabilidad con la Tenedura de libros: muy equivocados, ya que confunden una parte con el todo. O sea que la tenedura nicamente registra las transacciones en los libros adecuados, mientras que la Contabilidad, en su contexto ms amplio analiza, registra, controla, interpreta e informa la situacin econmica y financiera de la empresa, durante un perodo de tiempo determinado.

CONTABILIDAD
TENEDURA DE LIBROS

1.5.- OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD: 1.5.1.- OBJETIVO GENERAL: El objetivo fundamental de la Contabilidad es la degenerar la obtencin de la informacin financiera, para la orientacin en la toma de decisiones y un correcto control de las actividades econmicas de la empresa.

CONTABILIDAD INFORMACIN FINANCIERA

TOMA DE DECISIONES

CORRECTO CONTROL

1.5.2.- OBJETIVOS ESPECFICOS: Los objetivos especficos o secundarios de la Contabilidad, para efectos metodolgicos vamos a considerar a los elementos esenciales del procedimiento de datos contables, entre los cuales tenemos:

SISTEMATIZACIN CUANTIFICACIN PROCESAMIENTO

EVALUACIN INFORMACIN

SISTEMATIZACIN: Se determina el sistema de informacin financiera acorde al objeto social de la empresa. Ejemplo Una empresa de comercializacin utilizar una Contabilidad Comercial, si la Empresa es una ascienda, se utilizar la contabilidad Agrcola. CUANTIFICACIN: Se cuantifica todos los recursos y obligaciones financiera en trminos monetarios; de la moneda de libre circulacin del pas, en nuestro caso el dlar americano, USD. PROCESAMIENTO: Consiste en la Elaboracin de los Estados Financieros (Estados de Situacin Financiera, Estados de Resultados, etc.), listos para su presentacin y anlisis. EVALUACIN: Permite determinar la incidencia de los resultados econmicos y financieros obtenidos en el ejercicio contable, a travs de razones financieras como Productividad, Liquidez, Rentabilidad, Endeudamiento, etc. INFORMACIN: Comunicar los resultados obtenidos durante el ejercicio contable a los usuarios de la informacin contable, tanto internos como externos, inclusive cierto tipo de empresas, la Ley les obliga publicar sus estados financieros por la prensa escrita. 1.6.- CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD: Los campos de aplicacin de la contabilidad, se los realiza en las empresas e instituciones, consideradas como unidades de produccin y elemento de servicio social, que deben poseer su respectivo sistema contable; siendo estas, agrupadas por gremios o sectores que regulan y controlan su accionar. Consideramos que el marco legal que establece la obligatoriedad de las empresas para llevar contabilidad, lo determina la Ley de Compaas en su artculo 290, donde textualmente dice: Todas las compaas debern llevar su contabilidad en idioma castellano y expresarle en moneda nacional (La Disposicin General Primera de la Ley de Transformacin Econmica del Ecuador, seala que la contabilidad de las personas naturales y jurdicas, pblicas y privadas, se llevarn en dlares de los Estados Unidos de Norteamrica y su capital se expresar en la misma moneda) Solo con autorizacin de la Superintendencia de Compaas, las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrn llevar la contabilidad en otro lugar del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compaa.

A dems la Ley de Rgimen Tributario, en su artculo nmero 20, textualmente dice: Estn obligadas a llevar Contabilidad las personas naturales y jurdicas que realicen actividades empresariales en el Ecuador y que operen con su capital propio, que al 1 de enero de cada ejercicio impositivo superen los cien mil dlares (100.000,00) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio inmediato anterior sean superiores a los mil millones de sucres (100.000,00) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrcolas, forestales o similares. Se los puede clasificar a las empresas ya seas por su patrimonio, por su estructura, por su tamao, o por su actividad, etc. A nuestro criterio la clasificacin ser en su contexto ms general, por lo tanto tenemos:

1.6.1.- SECTOR PRODUCTIVO COMERCIAL:

Son empresas que tienen como objeto social o giro comercial el intercambio de bienes y/o servicio, o sea la compraventa de productos aptos para el consumo y/o uso final, obteniendo en el intercambio un margen de beneficio econmico llamado Utilidad, as tenemos: La Competencia, Artefacto, Ferreteras, Centros Comerciales, etc. 1.6.2.- SECTOR PRODUCTIVO INDUSTRIAL: Son empresas dedicadas a la transformacin de carcter fsico o qumico, de la materia prima en productos terminados, por ejemplo: La Cermica, Cemento Chimborazo, Prolac, Tubasec, etc. 1.6.3.- SECTOR PRODUCTIVO DE SERVICIOS: Es el sector productivo ms amplio, ya que abarca en su seno, las ms diversas variedades de empresas con objetivos sociales diferentes, as tenemos: Empresas de transporte pblico y privado, Instituciones Financieras, Restaurantes, Hoteles, Clnicas, Hospitales, etc. 1.7.- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. El ejercicio profesional contable, descansa fundamentalmente en la aplicacin de normas tcnicas y ticas, las mismas que enmarcan el ejercicio de la profesin y su relacin con el mundo empresarial. La Superintendencia de Compaas determina mediante resolucin los principios contables que se aplicar obligatoriamente en la elaboracin de la informacin contable, sujetas a su control. 1.7.1.- PRINCIPIOS BSICOS:

Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la accin de la profesin contable. Los siguientes constituyen las caractersticas contables bsicas que deben considerarse en la aplicacin de los principios contables. Ejemplo: Ente Contable, Perodo de tiempo, Medicin en trminos monetarios, Juicio y Criterio, etc.

1.7.2.- PRINCIPIOS ESENCIALES: Tiene relacin con la contabilidad financiera en general y proporciona las bases para la formulacin de otros principios. Especifican el tratamiento general que deben aplicarse al reconocimiento y medicin de los hechos ciertos que afectan la posicin financiera y los resultados de las operaciones de las empresas. Estos principios establecen las bases para la contabilidad acumulativa y comprenden entre otros: Determinacin de los resultados, Registro Inicial, Reconocimiento de Costos y Gastos, Unidad de medida, etc. 1.7.3.- PRINCIPIOS GENERALES DE OPERACIN: Son los que determinan el registro, medicin y presentacin de la informacin financiera. Adems guan la seleccin y medicin de los acontecimientos en la contabilidad, as como tambin la presentacin de la informacin a travs de los estados financieros, s sub.-clasifican en: Principios de seleccin medida Principios que determinan los efectos sobre los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de resultados, ejemplo: Partida Doble, etc. Principios para la presentacin de Estados Financieros. Ejemplo: Estados de Resultados, etc.

1.8.- NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA (NIIF)

Con el propsito de responder a los permanentes requerimientos de los usuarios de la informacin contables, el Comit de pronunciamientos, integrado por los socios representantes de las firmas auditoras, del Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador, de la Federacin de Contadores y por delegados de los Organismos de Control (Superintendencia de Compaas, Superintendencia de Bancos y el Servicio de Rentas Internas), indujo un cambio profundo en la prctica profesional con la reciente adopcin de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, las cuales son de obligatoria aplicacin para la profesin contable.

Su aprobacin fue ratificada a travs de resoluciones individuales por parte de los Organismos de Control facultados para emitir principios y normas contables en el pas. Por otra parte, los Organismos de Control y gremios contables han otorgado el apoyo y responsabilidad al Comit de Pronunciamientos para proponer proyectos tcnicos adicionales, relativos al ejercicio de la contadura pblica, y es as como los objetivos del Comit estn encaminados en corto plazo al estudio y preparacin de las restantes Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y de las Normas Ecuatorianas de Auditoria NEA.

CAPITULO II:

LAS TRANSACCIONES.

2.- REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES.

Se constituye en la materia prima del proceso contable, el cual consiste en la identificacin, registro y el resumen de las operaciones realizadas en una forma ordenada y sistemtica cumpliendo con los principios y normas contables por la empresa, en reportes peridicos. 2.1.- LA CUENTA: En toda transaccin financiera intervienen elementos que permiten indicar la naturaleza de la misma e implcitamente se entiende que a esto se denomina cuenta, por eso es considerada un electo bsico. A la Cuenta se le define as: es un sistema universal de registro ordenado y cronolgico de los aumentos y disminuciones que sufren los Activos, Pasivos y Patrimonios; Ingresos y Egresos como consecuencia de las transacciones realizadas por la empresa en un perodo contable. 2.1.1.- FORMA DE LA CUENTA: El tipo de cuenta ms utilizada se asemeja a la letra T, tiene la siguiente forma.

2.1.2.- PARTES DE LAS CUENTAS:

NOMBRE DE LA CUENTA

DEBE CARGO

HABER ABONO

a. NOMBRE DE LA CUENTA: Nombre de la partida a la que corresponde la transaccin. b. DEBE: Todas las anotaciones que se registran en el lado izquierdo c. HABER: Las operaciones realizadas en el lado derecho se llama, acreditar en una cuenta. d. SALDO: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor. Cuando el aumento y disminuciones registradas en una cuenta, determinan una cantidad ya sea en el debe o en haber, se denominan SALDO. 2.1.3.- CLASES DE SALDOS:

SALDO DEUDOR: del HABER.

Cuando el movimiento del DEBE es MAYOR que el movimiento

SALDO ACREEDOR: El saldo es acreedor cuando el movimiento del DEBE es MENOR que el de movimiento del HABER, y SALDO NULO O CERO: Cuando el movimiento del DEBE es IGUAL al movimiento del HABER, en trminos cuantitativos. 2.2.- CLASES DE CUENTAS:

Entre las diferentes cuentas que intervienen en el proceso contable, clasificamos a las cuentas en dos grupos principales que son: CUENTAS DE BALANCE CUENTAS DE RESULTADOS

Tambin es necesario indicar que las cuentas por su saldo se clasifican en Cuentas DEUDORAS, que representan Activos o Prdidas, y Cuentas ACREEDORAS, las mismas que constituyen Pasivos o Utilidades. 2.2.1.- CUENTAS DE BALANCE: O tambin llamadas cuentas PERMANENTES, determinan la situacin Econmica y Financiera de la empresa, a una determinada fecha (Activo, Pasivo y Patrimonio). 2.2.2.- CUENTAS DE RESULTADO: Tambin llamadas cuentas TRANSITORIAS, determinan la utilidad o prdida durante un ejercicio contable. (Ingresos y Egresos). Adems existen otros tipos de cuentas, como por ejemplo cuentas de ORDEN, o de contingencia. Para efectos de estudio del presente nivel, estudiaremos nicamente las cuentas de Balance y Cuentas de Resultado.

A.- CUENTAS DE ACTIVO: El Activo es el conjunto de bienes y derechos que posee una Empresa. Se clasifica en:

Circulante

Disponible Exigible Realizable

A C T I V O

Tangible Fijo Intangible

Depreciables No Depreciables Agotable Renovables No Renovables

Diferidos Diferido Otros Activos

B.- CUENTAS DE PASIVO:

El pasivo constituye todas las deudas y obligaciones contradas por la empresa con terceras personas, su clasificacin es:

P A S I V O

A Corto Plazo (Circulante o corriente) A Largo Plazo (No circulante o no corriente) Diferidos (Precobrados)

C.- CUENTAS DE PATRIMONIO: El patrimonio est representado por el conjunto de cuentas que controlan los valores exclusivos de la empresa. Es la Diferencia entre el Activo menos el Pasivo.

P A T R I M O N I O

Capital Social Reservas Legales Facultativas Estatutarias Utilidad o Prdida

Resultados

D.- CUENTAS DE RESULTADOS:

Cuando se elabora un Estado de Resultados es necesario conocer el importe de cada clase de ingreso y egreso pagado por concepto de las diferentes transacciones realizadas.

As tenemos cuentas de: INGRESOS Y EGRESOS.

E.- CUENTAS DE INGRESOS: Son todas las entradas que recibe la empresa por negocios lcitos efectuados con otras personas. A los ingresos clasificamos en: ORDINARIOS Y EXTRAORDINARIOS. E.1.- INGRESOS ORDINARIOS: Son aquellos ingresos que se reciben por las ventas de mercaderas dentro del giro comercial u objeto social del negocio. Ejemplo: Una farmacia las ventas de Medicina. E.2.- INGRESOS EXTRAORDINARIOS: Son todos aquellos otros ingresos percibidos fuera del objeto social o del giro comercial de la empresa.

F.- CUENTAS DE EGRESOS: Los egresos son erogaciones de dinero que realiza la empresa por diferentes motivos. A las cuentas de egresos lo clasificamos en Egresos ORDINARIOS y Egresos EXTRAORDINARIOS. F.1.- EGRESOS ORDINARIOS: Son todas las reparticiones de dinero que se realiza dentro del giro comercial de la empresa. Se clasifica en: Costo de Ventas, y Gastos Operacionales

COSTO DE VENTAS: Inventario Inicial de Mercaderas + Compras Netas = MERCADERA DISPONIBLE PARA LA VENTA - Inventario Final de Mercaderas = COSTO DE VENTAS

GASTOS OPERACIONALES: Gastos Administrativos Gastos Financieros Gastos de Ventas

F.2.- EGRESOS EXTRAORDINARIOS: Son erogaciones efectuadas fuera del giro comercial de la Empresa, especialmente imprevistas. Ejemplo robos, incendios, donaciones, prdidas en venta de Activos, etc. 2.2.3.- EJEMPLO DE CDIGO DE CUENTAS: El presente ejemplo corresponde a un grupo de cuentas para las empresas de comercializacin, tenemos:

CUENTAS DE BALANCE

ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO DISPONIBLE CAJA BANCOS ACCIONES Y VALORES ACTIVOS EXIGIBLES CLIENTES DEUDORES VARIOS DOCUMENTOS POR COBRAR OTRAS OBLIGACIONES POR COBRAR ACTIVOS REALIZABLES INVENTARIO DE MERCADERAS - Artculo A

Articulo B Artculo C, etc.

ACTIVO FIJO DEPRECIABLES EDIFICIOS EQUIPO DE OFICINA MUEBLES DE OFICINA VEHCULOS EQUIPO DE COMPUTACIN NO DEPRECIABLE TERRENOS OBRAS DE ARTE PROYECTOS EN CURSO

DIFERIDOS PAGOS ANTICIPADOS ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO COMISIONES PAGADAS POR ANTICIPADO OTROS ACTIVOS GASTOS DE CONSTITUCIN GASTOS DE ORGANIZACIN GASTOS DE INSTALACIN GASTOS DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO PASIVOS PASIVOS A CORTO PLAZO PROVEEDORES VARIOS ACREEDORES DOCUMENTOS POR PAGAR SUELDOS POR PAGAR ARRIENDOS POR PAGAR, ETC. PASIVOS A LARGO PLAZO HIPOTECAS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR (Mayor a 1 ao) OBLIGACIONES BANCARIAS

PASIVOS DIFERIDOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO ARRIENDOS COBRADOS POR ANTICIPADO COMISIONES COBRADAS POR ANTICIPADO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL RESERVAS LEGALES FACULTATIVAS ESTATUTARIAS RESULTADOS UTILIDAD DEL EJERCICIO PRDIDAS DEL EJERCICIO

CUENTAS DE RESULTADOS
CUENTAS DE INGRESO INGRESOS ORDINARIOS VENTAS PRODUCTOS FINANCIEROS - DESCUENTOS EN COMPRAS - INTERESES GANADOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS OTROS INGRESOS UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS INTERESES GANADOS EN INVERSIONES

CUENTAS DE EGRESOS EGRESOS ORDINARIOS COSTO DE VENTAS - COMPRAS - TRANSPORTE EN COMPRAS GASTOS OPERACIONALES GASTOS ADMINISTATIVOS - SUELDOS Y SALARIOS - ARRIENDOS - SERVICIOS BSICOS

IMPUESTOS GASTOS DEPRECIACIN

GASTOS DE VENTAS - COMISIONES VENDEDORES - ARRIENDO ALMACEN - PROPAGANDA - MANTENIMIENTO EQUIPO DE REPARTO GASTOS FINANCIEROS INTERESES PAGADOS NOTAS DE CRDITO

EGRESOS EXTRAORDINARIOS OTROS GASTOS - PRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS - DONACIONES ENTREGADAS - IMPREVISTOS 2.3.- CONCEPTOS DE CARGO Y ABONO Dentro de la terminologa contable, encontramos trminos especialmente en la bibliografa Espaola, como cargo y abono, que su significado es el siguiente; Cuando se registra una cantidad en el DEBE, se produce un CARGO. Si la cantidad se escribe en el HABER, se produce un ABONO. Las siguientes son las reglas del cargo y abono se refleja en los aumentos y disminuciones que sufren las cantidades de los Activos, Pasivos y Patrimonio, y cuentas de resultados como efecto de las transacciones que han sido registradas: Si aumenta una cuenta de activo, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Si disminuye una cuenta de activo, hay que hacer un abono a esta cuenta. Si aumenta una cuenta de pasivo, hay que hacer un abono a esta cuenta. Si disminuye una cuenta de pasivo, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Si aumenta una cuenta de patrimonio, hay que hacer un abono a esta cuenta. Si disminuye una cuenta de patrimonio, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Si aumenta una cuenta de ingreso, hay que hacer un abono a esta cuenta. Si disminuye una cuenta de ingreso, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Si aumenta una cuenta de egreso, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Si disminuye una cuenta de egreso, hay que hacer un abono a esta cuenta. 2.4.- RECONOCIMIENTO DEL DBITO Y DEL CRDITO EN UNA TRANSACCIN.-

2.4.1.- REGLAS PARA EFECTUAR LOS DBITOS Y LOS CRDITOS EN LOS REGISTROS DE LAS CUENTAS. Qu pasa con sus saldos cuando se debitan o se acreditan las cuentas de ACTIVO?:

DEBE A U M E N T A

ACTIVO HABER D I S M I N U Y E

Qu pasa con sus saldos cuando se debitan o se acreditan las cuentas de PASIVO Y PATRIMONIO?.

PASIVO DEBE HABER

PATRIMONIO DEBE HABER

D I S M I N U Y E

A U M E N T A

D I S M I N U Y E

A U M E N T A

Qu pasa con sus saldos cuando se debita o se acreditan las cuentas de INGRESOS (RESULTADOS)?. INGRESOS DEBE HABER

I S M I N U Y E

U M E N T A

Qu pasa con sus saldos cuando se debitan o se acreditan las cuentas de EGRESOS (RESULTADOS)?.

EGRESOS DEBE HABER

A U M E N T A

D I S M I N U Y E

2.5.- EL ESTADO DE SITUACIN INICIAL.