CARACTERISTICA CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

Las caractersticas de este documento son las mismas que la carta estilo bloque (NTC 3393).Solamente se diferencia por los siguientes aspectos;

El estilo bloque extremo es el estilo ms fcil y cmodo. Todas sus partes integrantes del escrito comienzan en el margen izquierdo del papel, sin utilizar sangra. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. Una vez fijados los mrgenes iniciarles, no debemos preocuparnos por los tabuladores o sangras, permitindonos crear una carta con rapidez El modelo bloque extremo es muy usado en la actualidad para mensajes informales porque no requiere tabulacin y por eso es ms rpido para escribir.

Las reglas para su realizacin son: 1. Todo se escribe al margen izquierdo 2. Se deben justificar los prrafos para darle mejor apariencia a la carta 3. La secuencia de informacin y los espacios entre cada una de las partes de la carta tipo bloque extremo son los siguientes: Membrete (3 4 espacios) Fecha (4 espacios) Nombre y direccin del destinatario (2 espacios) Saludos (2 espacios) Texto de la carta (2 espacios entre prrafos. Cada prrafo se escribe a espacio sencillo) Despedida (4 espacios) Nombre del remitente y, debajo a espacio sencillo, el cargo que desempea (2 espacios) Iniciales de referencia / Copia (c.) / Anexo (2 espacios entre cada una de estas partes)

CARACTERISTICAS MEMORANDO CIRCULAR

El memorando circular o tambin llamado memorando mltiple conserva las mismas caractersticas que el memorando simple (NTC 3397) que solamente va dirigido a una persona, la diferencia del memorando circular es:

Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o caractersticas de todo texto escrito: Claridad, brevedad, integridad, cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su xito depender del grado de aceptacin que encuentre en el destinatario.

CARACTERISTICAS CIRCULAR
Qu son? Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente.

Caractersticas de redaccin y presentacin La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter general. La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y corts; emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada Organizacin. distribuir el texto de acuerdo con su extensin. TIPOS DE CIRCULARES: La circular general, se dirige a un grupo especfico de personas. La carta circular, est dirigida en forma personalizada.

SUS PARTES: Encabezado: De cero a una interlnea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayscula sostenida y centrada, acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Cdigo: Se recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del encabezado. Vase el numeral. Lugar de origen y fecha de elaboracin: Se recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del cdigo. Encabezamiento y destinatarios: De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta; nicamente cambian los datos del destinatario. La preposicin para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debera utilizar. Asunto: Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. Saludo: Se incluye en el inicio del texto. Texto: Se inicia de dos a tres interlneas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlnea libre. En circulares de uno o dos prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos. Despedida: Se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Remitente y firmas responsables Tener en cuenta; Identificacin de pginas subsiguientes El encabezado se escribe de tres a cuatro centmetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo o la fecha. El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de una a dos interlneas libres del encabezamiento. La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida.

CARACTERISTICAS ACTAS
Qu son? Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal. Jurdico e histrico desde el momento de su creacin, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si el Carcter de la reunin es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o situacin especfica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse entiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico; tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos. Gramaticales ni de puntuacin. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo por solicitud expresa de algn participante. Se anotan las aclaraciones necesarias. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos. se registran los resultados y los nombres completos. Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo. UTILIZACIN DE LAS ACTAS: Las actas se utilizan corno registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especfica. CLASES DE ACTAS: Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: actas de comits actas del concejo municipal actas de consejos actas de junta directiva actas de asambleas

 actas de reuniones administrativas actas de levantamientos de cadveres actas de baja de inventarios actas de eliminacin de documentos actas de sociedades actas de entrega PARTES Ttulo: El ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dos nterlneas libres del margen superior. Denominacin del documento y nmero: A una o dos interlneas libres se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda. Encabezamiento: El encabezamiento est conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayscula sostenida. Lugar de origen y fecha de la reunin: Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlneas libres de la denominacin del documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunin y la fecha. Hora: Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalizacin de la reunin. Lugar: Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin. Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el ttulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se seguir orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.

Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representacin de otra. Invitados: A continuacin de la lista de asistentes, a una interlnea libre del ltimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a interlineacin sencilla y despus del tratamiento. Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes. Si los hay, a una interlnea libre del ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. Orden del da: Contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo nombre y con mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A una interlnea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlineas libres. Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del ltimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo. A una interlnea libre del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los prrafos de cada numeral con una interlnea libre. La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organizacin. La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, donde indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se registran los temas tratados, haciendo nfasis en las decisiones aprobadas Compromisos: Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificando nmero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha lmite de la realizacin y observaciones. Convocatoria: se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida a tres interlineas libres del ltimo rengln del texto contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el lugar, la direccin, la fecha y la hora de la prxima reunin. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

Firmas, nombres y cargos: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha. En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlneas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabtico de su primer apellido. Si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra. En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.