Cinco principios productivos para un diagnstico del control interno

Uno de los principales retos del consultor es hacer conciencia en los empresarios de que si no cuentan con adecuados mecanismos de control con procesos claros y dinmicos, la administracin y operacin del negocio se hace compleja, con posibilidades de tener riesgos altos y posibles malos manejos

Este artculo hace nfasis en que tener implementado un adecuado sistema de control interno beneficia a los resultados del negocio generando mayores utilidades y ahorros. Al mismo tiempo pretende proporcionar a los colegas dedicados a la Consultora un enfoque hacia el cmo se puede evaluar de manera rpida, si su cliente cuenta con un sistema de control interno de acuerdo con el giro y tamao de la empresa.

Antes de entrar de lleno en el cmo efectuar el diagnstico de referencia, recordemos de manera resumida que el control interno es: - El corazn de la organizacin. - La cultura, las normas sociales y ambientales que la gobiernan. - Los procesos operativos y administrativos del negocio. - La infraestructura, la tecnologa de la informacin, las actividades, las polticas y procedimientos. - La tica y honestidad de las personas internas y externas que colaboran con la empresa.

Con base en lo anterior, preparamos cinco puntos que se pueden seguir:

1)Evaluar el ambiente de control

Este concepto se refiere al control que la organizacin refleja hacia dentro y fuera de la misma y de qu manera la alta direccin le da importancia al control interno. Este componente es el principal elemento a evaluar, ya que es el que proporciona la estructura y disciplina, integridad y competencia de los empleados, sus valores ticos, la filosofa de la administracin, la

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atencin y gua del Consejo de Administracin, el estilo operativo y de liderazgo de la administracin, cmo confiere autoridad y asigna responsabilidades, cmo organiza y desarrolla a su personal, ambiente laboral, ya que de nada sirve tener un excelente sistema de control interno si la empresa no cuenta con empleados con actitudes y aptitudes correctas que puedan desarrollar los controles implementados.

Hay que evaluar si est formalizado y si se difunden los siguientes aspectos: Manual de polticas y procedimientos. Perfiles de puesto, de funciones y responsabilidades. Planes de carrera y capacitacin. Manuales de puesto y funciones. Estrategia de reconocimientos al personal. Cdigo de tica. Principios de un gobierno corporativo.

2)Evaluacin de riesgos

Identificar y analizar si la administracin tiene detectados los riesgos clave del negocio, si estn cuantificados, si conocen su magnitud y si est proyectada su probabilidad y sus posibles consecuencias.

3) Actividades de control

Evaluar si la compaa tiene implementado para controlar los riesgos clave: controles preventivos, detectivos, correctivos, manuales o de usuario, de sistema y administrativos.

4) Monitoreo

Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de que los procesos se encuentran operando como se plane, y comprobar que son efectivos ante

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posibles cambios. El alcance y la frecuencia del monitoreo dependen de los riesgos que se pretendan cubrir.

Las actividades de monitoreo constante pueden ser implementadas en los propios procesos del negocio (autocontrol) o por evaluaciones separadas de la operacin mediante revisiones de Auditora Interna.

Los controles internos se deben implementar en los procesos del negocio sin inhibir el desarrollo de su operacin, no deben provocar que las actividades operativas y administrativas sean lentas y burocrticas, al contrario, deben ser giles y sencillos. Los controles que hacen que la ejecucin de las actividades sea lenta, pueden ser ms dainos que no tenerlos, debido al falso sentido de seguridad.Los controles son efectivos cuando en los procedimientos no se les recuerda constantemente de su existencia.

5) Gobierno corporativo

Validar que se tengan implementados los lineamientos de un gobierno corporativo, no importando el tamao y giro de la organizacin, como: - Los mecanismos para evaluar a los consejeros sobre su desempeo y sus deberes fiduciarios. - Que los consejos de administracin promuevan un plan formal de sucesin para el director general y para los funcionarios de alto nivel. - Que los consejeros fomenten los principios de responsabilidad social empresarial. - Que los consejeros aseguren la existencia de planes de contingencia y recuperacin de informacin clave. - Que los consejeros independientes, al momento de ser nombrados, entreguen una manifestacin de cumplimiento de requisitos de independencia. - Que se cuente con una revisin previa de las condiciones de contratacin del director general. - Que se establezcan criterios de compensacin y reglas para el otorgamiento de pagos por separacin del director general y de los funcionarios de alto nivel. - Que se cuente con una adecuada identificacin, anlisis, administracin, revelacin y control de riesgos.

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Cabe mencionar que este diagnstico debe realizarse con los responsables de las reas de Finanzas, Contralora y Auditora Interna, y luego de concluir con los puntos anteriores hay que entregarle a la organizacin un informe con las debilidades de control identificadas, as como las posibles recomendaciones sobre la mejora de las mismas.

El tema de control interno no solo es hablar de controles para prevenir irregularidades es un concepto que abarca a toda la organizacin, sus procesos, polticas, sistemas y algo muy importante a sus personas.

Un negocio puede tener implementados controles muy buenos, pero si las personas que ejecutan estos controles y procesos no cuentan con el perfil, el nivel y la actitud para llevarlos a cabo no ayuda en mucho tenerlos; por ello, es importante que en la definicin de los controles se involucre a los responsables de cada uno de los procesos para que participen en su implementacin y se hagan responsables de estos.

Algo muy importante es que los controles no deben inhibir a la operacin del negocio, al contrario deben ser giles y dinmicos, sin burocracias y reprocesos innecesarios.

Esperamos que estos puntos sean de utilidad para elaborar un diagnstico del sistema de control interno implementado.

L.C. Juan Rivero Medina Socio de Rivero y Asociados Auditores, S.C. Miembro de la Comisin de Consultora del IMCP

Fuente: Revista Contadura Pblica www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos ww w.imcp.org.mx

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